PMOnline. Programa de Dirección de Proyectos: Módulo Básico

Referencias

Project Management Institute, Inc.. Pmi.org. (2020). Retrieved 19 April 2020, from https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/ethics/pmi-code-of-ethics.pdf?v=e9572fd4-d359-474d-a094-7980b9b65d72&sc_lang_temp=es-ES.

El primer tópico que abordaremos será muy importante tanto en nuestrA profesión, como en nuestro aporte a la sociedad. 

Código de ética y conducta profesional del Project Management Institute PMI

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Project Management Institute, Inc.. Pmi.org. (2020). Retrieved 19 April 2020, from https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/ethics/pmi-code-of-ethics.pdf?v=e9572fd4-d359-474d-a094-7980b9b65d72&sc_lang_temp=es-ES.

Cuando nos embarcamos en esta hermosa profesión de Dirección de proyectos, nos comprometemos a actuar con ética y responsabilidad en todo los aspectos de nuestra vida, y con mucha más razón, en lo que corresponde a la gestión de proyectos. Pues, como en muchas algunas otras profesiones, nosotros dirigimos y gestionamos los recursos de otros, ya sea económicos, naturales, sociales, e inclusive vidas humanas.  Por tanto, de ahora en adelante usted afirmará su compromiso a llevar la dirección de proyectos bajo cuatro pilares fundamentales: la responsabilidad, el respeto, la equidad y la honestidad. Next

¿A dónde queremos llegar como directores de proyectos? A siempre actuar de manera correcta y honorable, ante nosotros mismos y nuestros colegas, y procuraremos infundir confianza y ayudar a los dasás profesionales.

¿Quiénes estamos comprometidos? Todos los miembros del PMI, los aspirantes o practitioners y los demás voluntarios.

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Responsabilidad

¿Qué significa para nosotros tener responsabilidad? Significa que tenemos la obligación de hacernos cargo de todas las decisiones y medidas que tomamos y las que no, así como de sus consecuencias.

Nosotros debemos como norma, llegar a un nivel en el cual primero todas nuestras decisiones y medidas deban estar basadas en los intereses de la sociedad, la seguridad pública, y el medioambiente.

Segundo, De aceptar asignaciones que no vayan más allá de nuestros antecedentes, experiencia, habilidades y preparación profesional.

Tercero De cumplir nuestros palabra y honrar nuestros compromisos.

Cuarto De hacernos cargo de nuestros errores, corrigiéndolos de inmediato, si son de terceros, de comunicarlo al organismo pertinente, y de hacernos cargo de cualquier problema ocasionado a raíz de nuestros errores.

Y quinto, siempre protegemos toda información que llegue a nosotros de manera confidencial o exclusiva.

Eso sí, obligatoriamente, nosotros donde quiera que estemos, debemos estar al tanto de las normas y requisitos legales que apliquen, políticas, reglas, normativas, leyes. Respetarlos y hacerlos respetar. denunciando conductas ilegales o contrarias a la etica, ante la dirección correspondiente y ante los afectados de ser necesario.  Estas denuncias éticas hacia el organismo pertinente deben ser solo basadas en hechos, no en opiniones, y por último velar porque luego de llegar acciones disciplinarias, se precautele que no se toma,en represalias a quienes formulen inquietudes éticas.

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Project Management Institute, Inc.. Pmi.org. (2020). Retrieved 19 April 2020, from https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/ethics/pmi-code-of-ethics.pdf?v=e9572fd4-d359-474d-a094-7980b9b65d72&sc_lang_temp=es-ES.

Equidad, implica no solo tomar decisiones sino actuar de manera imparcial, objetiva, absteniéndose de participar y procurar que no se den  situaciones que presenten conflictos de interés. En otras palabras, evitar los prejuicios y los favoritismos.

Como normas ideales de equidad, debemos procurar transparencia en la toma de decisiones, revisar constantemente nuestros criterios de imparcialidad y objetividad, así como liberar el acceso a las mismas oportunidades a los candidatos idóneos.

Al estar obligados a actuar con equidad, tenemos un deber de lealtad con nosotros y los demás, evitar de maner integra y proactiva las situaciones de conflictos de intereses, en cuyo caso abstenerse en la toma de decisiones, o de influir en estas, a menos que se revele esta situación a los interesados, y se cuente con un plan de mitigación del riesgo de parcialidad aprobado por ellos, y puesto en marcha con su consentimiento. También tenemos que evitar el favoritismo, pues no contratamos, ni despedimos, ni castigados ni recompensamos, ni adjudicamos ni negamos contratos, basándonos en consideraciones personales, favoritismo, nepotismo, sobornos, etc., y finalmente debemos evitar la discriminación de sexo, raza, edad, religión, discapacidad, nacionalidad u orientación sexual.

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Equidad, implica no solo tomar decisiones sino actuar de manera imparcial, objetiva, absteniéndose de participar y procurar que no se den  situaciones que presenten conflictos de interés. En otras palabras, evitar los prejuicios y los favoritismos.

Como normas ideales de equidad, debemos procurar transparencia en la toma de decisiones, revisar constantemente nuestros criterios de imparcialidad y objetividad, así como liberar el acceso a las mismas oportunidades a los candidatos idóneos.

Al estar obligados a actuar con equidad, tenemos un deber de lealtad con nosotros y los demás, evitar de maner integra y proactiva las situaciones de conflictos de intereses, en cuyo caso abstenerse en la toma de decisiones, o de influir en estas, a menos que se revele esta situación a los interesados, y se cuente con un plan de mitigación del riesgo de parcialidad aprobado por ellos, y puesto en marcha con su consentimiento. También tenemos que evitar el favoritismo, pues no contratamos, ni despedimos, ni castigados ni recompensamos, ni adjudicamos ni negamos contratos, basándonos en consideraciones personales, favoritismo, nepotismo, sobornos, etc., y finalmente debemos evitar la discriminación de sexo, raza, edad, religión, discapacidad, nacionalidad u orientación sexual.

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Project Management Institute, Inc.. Pmi.org. (2020). Retrieved 19 April 2020, from https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/ethics/pmi-code-of-ethics.pdf?v=e9572fd4-d359-474d-a094-7980b9b65d72&sc_lang_temp=es-ES.

Por último.

Honestidad, es decir, comprender la verdad y actuar con sinceridad nuestras comunicaciones y nuestra conducta. Procuraremos comprender la verdad con seriedad, ser sinceros en nuestras comunicaciones y en nuestra conducta, proporcionar información de manera precisa y oportuna, que nuestras promesas y compromisos ha sea implícitos o explícitos sean de buena fe, y crear una ambiente donde los demás se sientan seguros de decir la verdad. 

Estamos obligados por honestidad a no involucrarse ni aprobar comportamientos que provoque engañar a terceros, decir verdades a medias, o información fuera de contexto, o que beneficie a uno mismo o a terceros.

Entendiendo a la organización

Uno de los factores más básicos para saber desenvolverse en un proyecto es conocer el terreno sobre el cual moverse. Qué tipo de organización es la que usted pertenece? Cuál es la estructura administrativa a ala cual obedece, es el tema que abordaremos a continuación.

Existen varios tipos de estructura en la que puede encajar la organización, desde orgánica o sencilla de unos pocos elementos, virtuales en donde hay una estructura de nodos en los puntos de contacto con otras personas, híbridas, multidivisional descentralizada, y los clásicos funcional, proyectizada y matricial. Estos últimos trataremos más adelante.

cuáles son los factores de la organización influyen en la realización de proyectos, 

Cada organización considera varios factores a incluir en su estructura, cada uno con una importancia especifica que proporciona información para la toma de decisiones. Entre estos están qué tanto se alinean con los objetivos de la organización, cómo se especializan, el grado de eficiencia y eficacia, cómo delegan, escalan, y qué nivel de autoridad tienen, con qué responsabilidades, y bajo qué desempeño, políticas, visión e incluso la ubicación física de sus integrantes.

qué impacto tienen esos factores sobre los proyectos.

Entender en qué tipo de organización nos estamos desenvolviendo, implica conocer el nivel de autoridad que un director de proyectos puede tener, la asignación de su rol, la disponibilidad de los recursos a su cargo quien gestiona el presupuesto del proyecto y con quiénes cuenta como apoyo administrativo. Esto permite un mejor análisis de estrategia y tomar mejores decisiones sobre un proyecto.

La organización funcional determina la existencia de diversos supervisores, cada cual especializado en determinadas áreas. 

En una estructura funcional, la división del trabajo en una organización se agrupa por las principales actividades o funciones que deben realizarse dentro de la organización.

Cada grupo funcional dentro de la organización está integrado verticalmente desde la parte superior hasta la parte inferior de la organización. Por ejemplo, un Vicepresidente de Marketing llevaría a toda su gente, agrupados en el departamento de marketing.

Los empleados dentro de las divisiones funcionales de una organización tienden a realizar un conjunto especializado de tareas, por ejemplo, el departamento de ingeniería estaría integrado únicamente con los ingenieros. Esto conduce a la eficiencia operativa dentro de ese grupo. Sin embargo, también podría conducir a una falta de comunicación entre los grupos funcionales dentro de una organización, lo que hace la organización lenta e inflexible.

En esta estructura típicamente los proyectos los lleva a cabo un gerente funcional, quien probablemente lleva el control del presupuesto también, su autoridad se limita a la jurisdicción de su propia área funcional, con poca o ninguna en las otras áreas, salvo que haya un escalamiento vertical cada vez que se necesite algo. El tiempo dedicado por este gerente funcional al proyecto es parcial, puede o no ser un rol de trabajo designado más como coordinador del proyecto. Salvo sus propios recursos, la disponibilidad de los recursos de otras áreas es poca o ninguna, así como el apoyo administrativo de otras gerencias, es de tiempo parcial.

Una empresa tiene una organización orientada a proyectos cuando todos o la mayor parte de los empleados están agrupados en proyectos. Los miembros del equipo de un mismo proyecto están frecuentemente ubicados en un mismo lugar. Los directores del proyecto cuentan con una gran independencia y autoridad, y probablemente también lleva la gestión del presupuesto. Su rol está asignado a tiempo completo al proyecto. Las organizaciones orientadas a proyectos suelen estar divididas en departamentos, pero estos grupos dependen directamente del director del proyecto o proveen servicios de soporte a diversos proyectos.  Los recursos están casi totalmente asignados a los proyectos en cuestión. 

Las organizaciones proyectizadas basan sus operaciones se componen principalmente de proyectos. Esto puede darse en dos casos o categorías:

• Organizaciones que obtienen sus ingresos principalmente de la ejecución de proyectos para otros en virtud de un contrato. Por ejemplo, las empresas de arquitectura, de ingeniería, los consultores o las promotoras de construcción.

• Organizaciones que han adoptado la dirección por proyectos. Estas organizaciones tienden a tener sistemas de gestión para facilitar la dirección de proyectos. Por ejemplo, algunas entidades financieras con frecuencia están especialmente diseñadas para contabilizar, hacer seguimiento e informar sobre múltiples proyectos simultáneos.

En el centro de esta escala existen las organizaciones de tipo Matricial. Introducido en las empresas desde los 70s.

Una administración Matricial es una estructura organizacional en el cual los individuos reportan a más de un supervisor o líder: en este caso, el jefe funcional y el director de un proyecto. Más ampliamente, puede describirse la administración de grupos trasversales a las funciones, líneas de negocio y otros modelos de trabajo que no mantienen unidades de negocio verticales o silos agrupados por función o geografía.

Hay diferentes tipos de administración Matricialz incluyendo Fuerte, débil y balanceada, y hasta hay híbridos con funcionales con agrupamiento funcional, divisional o por producto.

Una organización matricial promueve la comunicación fluida y el uso de metodologías ágiles. Todo es más fluido, se eliminan barreras burocráticas y el interés se centra exclusivamente en sacar adelante el proyecto con éxito.

En una estructura matricial fuerte, el director de proyectos es una función independiente a tiempo completo con gestión de presupuesto, mientras que en la débil y balanceada, es sólo una función de su trabajo a tiempo parcial, con gestión de presupuesto respectivamente por un gerente funcional o entre los dos.  La autoridad del director de proyectos es mucho más alta en la matricial fuerte, así como mayor es el tiempo dedicado de sus recursos y el personal de soporte administrativo.

Factores ambientales de la empresa

Los Factores Ambientales de la Empresa (Enterprise Environmental Factors), son situaciones del medio ambiente organizacional que pueden afectar el desarrollo de un proyecto.

Dado que en general son situaciones intangibles, el Director de Proyecto, el Patrocinador y el equipo de proyecto deben tomarlos en cuenta, con base en la experiencia, el juicio de expertos y cualquier otra herramienta que consideren aplique, para realizar una planificación efectiva.

Muchos de ellos afectarían las relaciones con otras áreas organizacionales, con los clientes, con los usuarios finales y con otros interesados externos.

Algunos factores son internos de la empresa e intangibles como la cultura organizacional, el organigrama, la idiosincrasia de la empresa, sus valores y políticas, en entorno que comprende a la gente que labora.  También incluye el entorno externo a la empresa como por ejemplo las regulaciones gubernamentales, políticas de Estado que le incumbe a la organización, estándares de calidad que debe cumplir, normas y certificaciones que cumplir o mantener. La parte física, el edificio los bienes, la infraestructura, las plataformas tecnológicas te lo grado tecnológico que posee para determinados procesos de negocio, la gente y el recurso humano, afectado inclusive si hay personas de diferentes localidades con culturas y costumbres diversas, los sistemas de aprobación y escalamiento, el nivel de burocracia, y flexibilidad para adaptarse a los cambios, el clima político y ambiente social en un momento dato, y finalmente los canales internos y externos de comunicación.

Todos estos factores impactan sin lugar a dudas en el desarrollo del proyecto, pues es en la empresa en donde se va a desenvolver. El entorno podría alterar las prioridades de un proyecto en curso o por iniciar, la falta o poca disponibilidad del recurso humano podría causar que los recursos de reasignen. La tolerancia en la reacción que una empresa tenga comparada a otra en relación a la desviación de presupuesto o cronograma planificado hará la diferencia con esta en las medidas que aquella empresa tome. La cultura y estructura organizacional repercute en la falta o tal vez Numa autoridad que pueda tener el director de proyectos, o aún con la suficiente autoridad, sea necesario demasiada burocracia para realizar aprobaciones o avanzar en algún proceso debido probablemente a la alta burocracia, producto de la misma idiosincrasia de la empresa.

Todos estos factores, tales como los estándares que deben cumplir los sistemas de calidad, tales como las normas ISO , las OSHA etc., que brindan oportunidades de mejora en los procesos como por ejemplo  optimizaciones de costos o de rendimiento, los cambios externos, cómo una nueva legislación, las innovaciones tecnológicas para alinearse a la demanda del mercado y a la competencia, y en general, oportunidades de negocio, repercuten en cambios de prioridad en los proyectos plasmados en el Plan estratégico de la organización

El o los patrocinadores del proyecto