วิธีเรียกโปรแกรม Excel ขึ้นมาเริ่มใช้งาน

แนะนำหน้าจอ เครื่องไม้ เครื่องมือต่างๆ ของ Excel ให้ผู้ใช้รู้จักว่าอะไรอยู่ตรงไหน

หมายเหตุ: หน้าจอแต่ละคนอาจไม่เหมือนกัน ขึ้นอยู่กับรุ่น หรือ เวอร์ชั่น ของ Excel ที่ใช้งานกันอยู่ อย่างไรก็ตาม การใช้งานเมนู หรือ เครื่องมือต่างๆ ยังคงเหมือนกัน แต่อาจวางหรือใส่ไว้ในตำแหน่งต่างกัน หรือ ต่างเมนูกัน ให้ลองค้นหาไปเรื่อยๆ ตามเมนูต่างๆ เดี๋ยวก็เจอ มันเพียงสับที่ไปมาให้ดูต่างเท่านั้น

ทำการปรับแต่ง Quick Menu หรือ เมนูด่วนที่ใช้งานบ่อยๆ ให้เข้ากับการใช้งานของเรา

Worksheet คือหน้าสมุดที่ใช้เขียนบันทึกข้อมูล ส่วน Cells คือช่องที่มีชื่อตำแหน่งเฉพาะ เช่น A1, B4, C2 ... ใช้อ้างอิงว่าข้อมูลนั้นๆอยู่ตำแหน่งใด

ทำการบันทึกข้อมูลทั้งหมดเพื่อเก็บไว้ใช้ต่อไป

วิธีเปิดไฟล์งาน สามารถทำได้หลายวิธี

คีย์ลัดเพื่อลดเวลาการทำงาน

รูปแบบเกี่ยวกับข้อมูลที่เป็นตัวเลย

การกำหนดรูปแบบข้อมูลวันที่

การอ้างชื่อ Cells

การใส่สูตรเพื่อคำนวนข้อมูลใน Cells ที่ถูกอ้างอิง

การอ้างชื่อ Cells ที่แปรเปลี่ยนไปอัตโนมัติ เมื่อเรามีการเลื่อน หรือ สำเนา สูตรไปที่อื่น Cells ที่อ้างอิงก็จะแปรเปลี่ยนตาม

ลำดับการคำนวนของสูตร เริ่มจาก
วงเล็บ () 
คูณ x
หาร /
บวก +
ลบ -

สูตรหา ยอดรวม ยอดต่ำสุด ยอดสูงสุด และหน่วยนับ

ปัญหาข้อผิดพลาดที่เกิดจากความช่วยเหลือในการตรวจสอบของ Excel

วิธีรวมยอดแบบอัตโนมัติ

รวมยอดแบบอัตโนมัติ

ตัด สำเนา วาง ย้าย ข้อมูลจาก Cells หนึ่งไปอีก Cells หนึ่ง และ ยกเลิกการทำงานที่เพิ่งทำไป โดยคืนกลับข้อมูลเหมือนก่อนหน้าแก้ไข

การเพิ่มแถว เพิ่มคอลัมน์ และการปรับเปลี่ยนสูตรให้อัตโนมัติ เมื่อมีการเลื่อนของข้อมูล

การปรับความกว้าง ความสูง ของคอลัมน์ หรือ แถว

การซ่อน/แสดง คอลัมน์ หรือ แถว ตลอดจนการซ่อน ชื่อคอลัมน์ และ เลขแถว อย่าง A หรือ 1 เพื่อไม่ให้ใครเห็นว่าแถว หรือ คอลัมน์ไหนหายไป

การเพิ่ม เปลี่ยนชื่อ ย้าย สำเนา หรือ ลบ Worksheet กระดาษทำการ

การย้าย หรือ สำเนา Worksheet ที่ทำการอยู่ไปเป็น Workbook/สมุดทำการใหม่ ซึ่งก็คือย้าย หรือสำเนาไปเป็นอีกไฟล์นั่นเอง

ปรับแต่งตัวอักษร ใส่พื้นหลัง และทำกรอบรอบข้อมูล

การทำข้อมูลรูปแบบ Percent %

การคัดลอกรูปแบบจากที่หนึ่ง ไปใช้อีกที่หนึ่ง

การรวม Cells

การให้รูปแบบที่กำหนดแก่ Cells ที่เป็นไปตามเงื่อนไขที่กำหนด

เรื่องของรูปภาพ กับ รูปทรง

การสร้างกราฟฟิคด้วยระบบ Smart Art หรือตัวสร้างแบบอัจฉริยะ

ทำกราฟแบบปกติ

การสี่งพิมพ์ข้อมูล กำหนดขอบเขต และขนาดย่อขยายในการพิมพ์

การกำหนดขอบเขตพื้นที่การพิมพ์ กำหนดข้อมูลที่เพิ่มเติมบนหัว และ ท้ายกระดาษ

การทำและใช้โครงสร้างต้นแบบที่ Excel ทำไว้ให้ และเราทำไว้ใช้เอง

การสั่งเรียง

การค้นหาข้อมูล

การคำนวนยอดรวมย่อย

การทำข้อมูลให้เป็นตาราง

การหาข้อมูลซ้ำ การให้ Condition ลงสีข้อมูลซ้ำ และการลบข้อมูลซ้ำออก

การรวมยอดด้วย Function รวมยอดแบบรวมจากฐานข้อมูล

การใช้ Function ฐานข้อมูลหาค่าเฉลี่ย จำนวนนับข้อมูลตัวเลข หรือ วันที่ และจำนวนนับข้อมูลประเภท ข้อความ

การออกยอดรวมย่อย ในระบบฐานข้อมูบ

การทำ Dropdown เอาไว้เลือกบังคับข้อมูล แทนที่จะอนุญาตให้พิมพ์อะไรก็ได้ลงไป

การนำเข้าข้อมูลจากไฟล์ประเภทอื่นจากภายนอก และการส่งข้อมูลออกไปเป็นไฟล์ประเภทอื่น อย่างไฟล์ Text หรือไฟล์ข้อความปกติ

การนำข้อมูลเข้ามาจาก MS Access

การใช้เครื่องมือที่เรียกว่า PivotTable สรุปรายงานจากข้อมูลที่มีอยู่ ในรูปแบบต่างๆ ที่ต้องการ

Pivot ตอนที่ 2

Pivot ตอนที่ 3

Pivot ตอนที่ 4

การใช้ Power Pivot สรุปรายงานที่ซับซ้อนขึ้นไปอีก โดยการเชื่อม 2 ชุดข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันเข้าด้วยกัน แล้วนำไปสรุป

การล็อคหัวคอลัมน์ หัวแถว เพื่อให้เห็นหัวแถว หรือหัวคอลัมน์ตลอดการทำงาน ไม่ว่าจะเลื่อนข้อมูลจนพ้นหน้าจอถึงไหนก็ยังเห็นหัวอยู่ ตลอดจนการกำหนด ให้เห็นหัวคอลัมน์ หรือ หัวแถว ในทุกหน้ากระดาษที่สั่งพิมพ์

การคำนวนผลรวมจากข้อมูลต่าง Sheets กัน

การให้ชื่อกับกลุ่มข้อมูล เพื่อสะดวกในการอ้างอิงถึงข้อมูลทั้งกลุ่ม

การใช้คำสั่ง IF สำหรับการตรวจสอบตรรก ถ้าเป็นอย่างนี้ ให้แสดงอย่างไร และถ้าไม่ ให้แสดงอย่างไร

การใช้ IF ร่วมกับ Function อื่นอย่าง AND หรืด MIN เพื่อตรวจสอบตรรกที่ซับซ้อนขึ้นไปอีก

เลือกนับ หรือ เลือกรวม ข้อมูลตามเงื่อนไข

การใช้สูตรคำนวน หรือ เช็คอะไรสักอย่างแล้วเจอผิด แบบว่าถ้าเจอผิดให้แสดงอะไร หรือจะปล่อยว่างไว้ แทนที่จะแสดงเป็นค่า #VALUE! ที่ผู้ใช้ไม่เข้าใจว่าหมายถึงอะไร

การเทียบข้อมูลหนึ่งกับอีกข้อมูลในแนวตั้ง หรือคอลัมน์ เพื่อเชื่อมความสัมพันธ์ แล้วดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันมาวาง ซึ่งข้อมูลที่จะไปเทียบต้องอยู่คอลัมน์แรกเสมอ

การเทียบข้อมูลหนึ่งกับอีกข้อมูลในแนวนอน หรือแถว เพื่อเชื่อมความสัมพันธ์ แล้วดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันมาวาง ซึ่งข้อมูลที่จะไปเทียบต้องอยู่แถวแรกเสมอ

กรณีที่ไม่อาจใช้ Lookup Function เพราะข้อมูลที่จะเทียบไม่ได้อยู่ในคอลัมน์ หรือ แถวแรก เราสามารถใช้ Function Match หาเลขแถว แล้วใช้คำสั่ง Index ดึงข้อมูลแทน Lookup ได้

Function ในการหา และดึงกลุ่มตัวอักษรที่ต้องการออกมาจากข้อมูล อย่าง นาย สมชาย ที่เราอาจอยากได้แต่ สมชาย ไม่เอานาย เป็นต้น

การรวมข้อมูล 2 ชุด หรือ หลายๆ ชุดมาเป็นข้อมูลเดียวกัน อย่าง 20 กับ ชิ้น ให้มาเป็น 20 ชิ้น

การให้ Excel จดจำการกระทำของเราในการตัดคำ แล้วให้นำไปทำซ้ำเองโดยไม่ต้องสั่งที่ละบรรทัด (อาจมีผิด เพราะเป็นการเดาจากตัวอย่างการกระทำของเราแค่บางส่วน)

การแยกข้อมูลจากคอลัมน์เดียวจำแนกออกเป็นหลายคอลัมน์อย่างแยก นาย สมชาย ในคอลัมน์เดียว ออกเป็น นาย กับ สมชาย 2 คอลัมน์

การเช็คสูตร ตรวจสอบการเชื่อมโยง

การป้องกันข้อมูล ไม่ให้ใครเปลี่ยนแปลง

เป็นเรื่องของการวิเคาะห์คล้ายๆกับ IF แต่หลายถ้ากว่า อย่างใส่ผลลัพธ์ที่ต้องการเข้าไป แล้วให้ Function Goalseek ไปเช็คว่าถ้าต้องการผลลัพธ์อย่างนี้ ต้องปรับเปลี่่ยนค่าตัวแปรต่างๆ ที่เกี่ยวข้องอย่างไร

วิธีใส่ผลลัพธ์ที่ต้องการเข้าไป แล้วให้ Function Solver ปรับเปลี่่ยนค่าตัวแปรต่างๆ ที่เกี่ยวข้องให้อัตโนมัติเช่นเดียวกับ Gaolseek แต่มากตัวแปร และซับซ้อนกว่า

การทำงานเหมือ Goalseek กับ Solver แต่ผลลัพธ์ที่ต้องการหามีมากกว่าหนึ่ง เพื่อใช้เปรียบเทียบว่า ถ้าเท่านั้น ต้องเป็นอย่างไร

ลักษระใกล้เคียงกับ Data Table แต่หนักกว่าคือจำลองสถาการณ์ขึ้นมาเป็นชุดๆ ว่าชุดไหนให้ผลอย่างไร

Macro คือให้ Excel บันทึกการทำงานของเราไว้เป็นชุดการทำงานอัตโนมัติ ไว้ใช้ในภายหลัง จะได้ไม่ต้องทำซ้ำทุกครั้ง

แสดงการใช้งาน Macro

Visual Basic for Application ภาษาที่ใช้เขียนโปรแกรม เพื่อสั่งให้ Excel ทำงานเอง ด้วยคำสั่งง่ายๆ

เริ่มเขียน Code หรือคำสั่ง

ทำความเข้าใจกับ ตัวแปร ซึ่งเป็นส่วนสำคัญที่ใช้คู่กับการเขียนโปรแกรม

เขียนคำสั่ง IF ด้วย Visual Basic

คำสั่งให้โปรแกรมวนทำซ้ำไปเรื่อยๆ จนกว่าจะบรรลุเงื่อนไข

คำสั่งเรียก กล่องรับข้อความให้ผุดขึ้นมารอรับข้อมูลจากผู้ใช้ เพื่อเอาไปทำงานต่อ เป็นจุดเริ่มต้นของการสื่อสาร 2 ทาง

เริ่มต้นของการสื่อสาร 2 ทางแบบทางการ คือมีกล่องผุดขึ้นมาสื่อสารกับผู้ใช้เพื่อแจ้ง หรือเพื่อให้ผู้ใช้เลือกตอบสนอง

คำสั่งหาตำแหน่งแถวสุดท้ายของข้อมูล เนื่องจากแต่ละชุดข้อมูลจะสั้นยาวไม่เท่ากัน

การหาแถวสุดท้ายด้วยวิธี ลงไปล่างสุดของ Excel แล้วเด้งกลับขึ้นมาชนแถวสุดท้ายที่มีข้อมูล

การเขียนคำสั่งเพื่อรวบรวมข้อมูลจากหลายๆ Sheets มารวมต่อๆกันใน Sheet ใหม่โดยอัตโนมัติ

ต่อ Console 2

การเขียนคำสั่งเพื่อรวบรวมข้อมูลจากหลายๆ Sheets มารวมต่อๆกันใน Sheet ใหม่โดยมีการปรับปรุงเพิ่มเติมข้อมูลบางส่วนระหว่างทาง

ต่อ Sale Condole 2

ต่อ Sale Condole 3

ต่อ Sale Condole 4

การเขียนคำสั่งเพื่อรวบรวมข้อมูลจากหลายๆ Sheets มารวมต่อๆกันใน Sheet ใหม่โดยมีการแก้ไขระหว่างทาง

การแปลงข้อมูลที่นำเข้าจากระบบที่อยู่ในรูปแบบรายงานตายตัว มาเป็นข้อมูลดิบ เพื่อนำไปปรับเปลี่ยนรูปแบบรายงานได้หลากหลายมิติ

ต่อ Convert Rep 2

ต่อ Convert Rep 2

คำสั่งค้นหาข้อมูล โดยคีย์เพียงบางคำค้นเข้าไป ลักษณะคล้ายๆ Google Search

การเรียกใช้คำสั่งค้นหาข้อมูลด้วยการ Double Click ตรงพื้นที่ใดๆกำหนด

ต่อ Double click 2

ต่อ Double click 3

แนะนำรูปแบบโปรแกรมเก็บข้อมูล Invoice และออก Invoice เป็นแบบพิมพ์

ต่อ Invoice 1

ต่อ Invoice 2

ต่อ Invoice 3

ต่อ Invoice 5

ต่อ Invoice 6

ต่อ Invoice 7

ต่อ Invoice 8

แนวคิดพื้นฐานในการออกแบบตารางเก็บข้อมูล ที่สามารถประหยัดเวลาการทำงานไปได้กว่า 10 เท่า

ต่อ แนวคิดพื้นฐาน 1

ต่อ แนวคิดพื้นฐาน 2

ต่อ แนวคิดพื้นฐาน 3

ตัวอย่างแนวคิดพื้นฐาน

เขียนคำสั่งเพิ่ม Invoice ใหม่เข้าฐานข้อมูล

ต่อ เขียนคำสั่งเพิ่ม Invoice 1

ต่อ เขียนคำสั่งเพิ่ม Invoice 2

เขียนคำสั่งดึงข้อมูล Invoice เก่าขึ้นมาแก้ไข

ต่อ ดึงข้อมูล Invoice เก่าขึ้นมาแก้ไข

คำสั่ง Double Click เอาสินค้าจากข้อมูลหลักสินค้ามาใส่ใน Invoice โดยไม่ต้องพิมพ์

เอาโปรแกรม Invoice มาปรับปรุงเป็น Quotation

ออก Quotation ใหม่

แก้ไข Quotation เก่า

เอาโปรแกรม Invoice มาดัดแปลงเป็นโปรแกรม Purchase Order

ต่อ เอาโปรแกรม Invoice มาดัดแปลงเป็นโปรแกรม Purchase Order 1

ต่อ เอาโปรแกรม Invoice มาดัดแปลงเป็นโปรแกรม Purchase Order 2

ต่อ เอาโปรแกรม Invoice มาดัดแปลงเป็นโปรแกรม Purchase Order 3

วิธีทำเมนูสวยๆ ด้วย Smart Art

การย้ายเสียบคอลัมน์ง่ายๆ ด้วย Shift + ลาก

การแปลงคอลัมน์ใน Pivot Table จากรูปแบบ Header กับ Details มาอยู่ในระนาบเดียวกัน

ข้อมูลที่ดึงออกมาจากระบบหลัก ไม่สามารถเชื่อมกับข้อมูลที่มีอยู่เพื่อทำ Vlookup ได้ ทั้งๆที่หน้าตาไม่ต่างกันเลย