El Project Canvas

Estamos presenciando el auge de los proyectos como la unidad principal de trabajo, así como el modelo esencial para entregar cambio y crear valor para individuos, organizaciones y la sociedad en general. ¡Bienvenido a la Economía del Proyecto!

Sin embargo, a pesar de este aumento en las actividades y gastos del proyecto, el riesgo de falla del proyecto continúa siendo enorme y seguirá aumentando a menos que las organizaciones y gobiernos adopten prácticas avanzadas de liderazgo de proyectos. Además, la gestión de proyectos no escapará de las disrupciones que están experimentando otras industrias.

Si actuamos ahora, hay una buena posibilidad de que la gestión de proyectos se convierta en una de las habilidades más buscadas por las organizaciones en el nuevo mundo.

Para obtener apoyo adicional relacionado con el crecimiento de tus competencias como gerente de proyectos moderno, no dudes en contactarme en antonio.nieto.rodriguez@gmail.com .Estoy aquí para ayudarte en tu viaje de desarrollo.

En mi carrera de más de 20 años como educador ejecutivo, he trabajado con cientos de líderes que no entienden, o no están interesados en, los aspectos diarios de la gestión de un proyecto. El problema es que las metodologías y cursos existentes son demasiado complicados y entrenan a los gerentes de proyectos para hablar en términos técnicos sobre asuntos que no interesan a la mayoría de los interesados. Los líderes, y aquellos impactados por un proyecto, quieren saber principalmente el ‘por qué’ – el propósito, los beneficios, el impacto y los elementos clave que harán que un proyecto sea exitoso – y ‘cómo’ pueden contribuir a él.

Ante los desafíos de enseñar gestión de proyectos a ejecutivos y MBAs, desarrollé el Project Canvas. Si quería mantenerlos comprometidos e interesados durante días, tenía que alejarme del argot de experto – tenía que simplificar el lenguaje y las herramientas y técnicas de gestión de proyectos para que todos pudieran entenderlas y aplicarlas. El marco se basa en otra premisa. Cada proyecto – independientemente de la industria, la organización (con o sin fines de lucro), el sector (público o privado), o si es personal o profesional – está compuesto exactamente por los mismos elementos, que determinan si el proyecto es un éxito o un fracaso. Si los individuos, líderes y organizaciones se enfocan en estos elementos y aplican las técnicas detrás de ellos, el éxito del proyecto casi será garantizado.

El Project Canvas está compuesto por 14 dimensiones – las que la investigación ha demostrado que influencian y determinan el éxito del proyecto. Estas están agrupadas en cuatro dominios principales. Cada dominio, o área de experiencia, tiene un peso específico en el éxito de un proyecto, que se indica mediante un porcentaje.

Los cuatro dominios son:

• ¿Por qué?: la razón y el propósito y la pasión para lanzar e implementar el proyecto con éxito (~20%)

• ¿Quién?: la rendición de cuentas y la gobernanza que asegurarán que el proyecto esté dotado de recursos y entregado (~20%)

• ¿Qué, cómo y cuándo?: los aspectos duros de los proyectos (definición, diseño, planes, hitos, costo, riesgo, adquisiciones) así como los aspectos blandos (motivación, habilidades, partes interesadas, gestión del cambio, comunicación) (~50%)

• ¿Dónde?: la organización, la cultura, las prioridades y el contexto (interno y externo) en el que se lleva a cabo el proyecto (~10%).

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La dimensión ¿Por qué? cubre los desencadenantes y el significado real de un proyecto (la razón de ser y el caso de negocio, y el propósito y la pasión), que se convertirán en los motores una vez que el proyecto esté en marcha.

Todas las metodologías de gestión de proyectos exigen que los proyectos siempre tengan un caso de negocio bien definido. La experiencia muestra, sin embargo, que los casos de negocio tienen sesgos y suposiciones subjetivas, especialmente en cuanto a los beneficios financieros del proyecto, que a menudo se inflan para hacer que el proyecto parezca más atractivo para los tomadores de decisiones. ¿Alguna vez has visto un proyecto con un retorno negativo o magro siendo presentado?

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Las personas tienen enormes fortalezas; cuando un proyecto en el que trabajan está conectado con su propósito y pasión, pueden hacer cosas increíbles, más de lo que jamás han imaginado. Los mejores líderes de proyectos saben que es posible aprovechar las fortalezas de las personas a través de sus corazones. Lo bueno es que las personas no tienen que ser excelentes en algo para ser apasionadas. Steve Jobs no era el ingeniero, vendedor, diseñador o empresario más excelente del mundo. Pero era lo suficientemente bueno en todas estas cosas y estaba impulsado por su propósito y pasión para hacer algo mucho mayor. Por el contrario, la falta de convicción sobre un proyecto puede expandirse rápidamente al resto del equipo.

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El dominio ¿Quién? se relaciona con el patrocinador ejecutivo y la gobernanza, y aborda los elementos de rendición de cuentas y asignación de responsabilidades.

Muchos proyectos comienzan sin haber decidido quién es, en última instancia, responsable de su entrega exitosa. Dado que los proyectos tienden a cruzar departamentos, unidades de negocio y países, a menudo son propensos a una ‘responsabilidad compartida y patrocinio colectivo’. Como resultado, muchos ejecutivos se sienten responsables, pero nadie es realmente responsable de llevar el proyecto a su conclusión.

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El patrocinador ejecutivo, junto con el gerente del proyecto, debe definir la gobernanza del proyecto. La gobernanza en un proyecto está representada por un gráfico de proyecto en el que se definen los diversos roles que contribuyen y los órganos de toma de decisiones.

Uno de los órganos más importantes en un proyecto es el comité directivo, que está presidido por el patrocinador ejecutivo y dirigido por el gerente del proyecto. Los miembros y la frecuencia con la que se reúnen a menudo determinan la importancia que el proyecto tiene para la organización.

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El dominio ¿Qué, cómo y cuándo? cubre los elementos fundamentales del proyecto, que pueden dividirse en áreas técnicas y elementos relacionados con las personas.

Comprender y acordar en qué consistirá el proyecto y qué entregará – el alcance – es una de las razones de ser de la gestión de proyectos. Otros términos para el alcance incluyen especificaciones, requisitos detallados, diseño y funcionalidad.

El alcance es el elemento más importante para estimar con precisión el costo, la duración, el plan y los beneficios del proyecto. Se pueden usar diversas herramientas para tratar de determinar cómo será el resultado del proyecto, sin embargo, esto sigue siendo una de las tareas más difíciles.

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“El tiempo es dinero”: esta frase famosa, atribuida a Benjamin Franklin, es absoluta en los proyectos. El tiempo es una de las características significativas de los proyectos en que, a menos que haya una fecha límite articulada, convincente, oficial y anunciada públicamente, hay una buena posibilidad de que el proyecto se entregue más tarde de lo planeado inicialmente.

Los retrasos en los proyectos significan, además de costos adicionales, una pérdida de beneficios y ingresos esperados, ambos teniendo un impacto negativo tremendo en el caso de negocio de la iniciativa. Un proyecto sin fecha límite no debería considerarse un proyecto: mejor llámalo un experimento, una exploración o una actividad comercial diaria.

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El presupuesto en los proyectos está compuesto principalmente por el tiempo dedicado por los recursos del proyecto. Estos incluyen principalmente a las personas que trabajan en el proyecto más todas las demás inversiones (consultores, material, software, hardware, etc.) requeridas para desarrollar el alcance del proyecto. El presupuesto es la tercera restricción principal en la gestión de proyectos tradicional, junto con el tiempo y el alcance. Sin presupuesto, no hay proyecto.

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