Presupuestos Costos y Avances de Proyectos con Excel
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Presupuestos Costos y Avances de Proyectos con Excel

Dé seguimiento al Proyecto desde KPI's que le dirán el avance, requerimientos de gastos y rentabilidad del Proyecto.
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Last updated 10/2016
Spanish
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Includes:
  • 2.5 hours on-demand video
  • 2 Supplemental Resources
  • Full lifetime access
  • Access on mobile and TV
  • Certificate of Completion
What Will I Learn?
  • Hacer Presupuestos, Contruir Escenarios de Costos y llevar el control de Gastos del Proyecto con Excel
  • Diseñar las Actividades del Proyecto y construir los Imprevistos y cuánto costarían si se llegaran a presentar.
  • Tener lecciones aprendidas después de la ejecución de un proyecto para que la siguiente Propuesta sea mejor y se incremente la rentabilidad.
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Requirements
  • Lo único que necesita es tener un conocimiento básico de Excel.
Description

Este curso está basado en los diez principios de Administración de Proyectos
de la quinta edición del PMBOK(r) dado por el Project Management Institute.
Éstos principios son:

1) Alcance
2) Tiempo
3) Costo
4) Recursos Humanos
5) Comunicación a los involucrados
6) Riesgo (Imprevistos)
7) Contrataciones
8) Menejo de Actores que pueden afectar positiva o negativamente el proyecto.
9) Manejo de Integración:  Ejecución y Control de Cambios
10) Control de Calidad

El curso trata las siguientes áreas desarrollando este contenido:

a) Alcance
Diagrama de Procesos y Actividades.  Se le conoce como el Work Break
Down Structure.  Se detalla en forma gráfica todas las tareas que 
estarán involucradas en el desarrollo del Proyecto.  Además se incluye
el manejo de imprevistos o de RIESGO que podrían ocurrir durante la ejecución.

b) Tiempo
Cada actividad tendrá un tiempo definido.  Además de las dependencias entre ellas.
Cuáles son predecesoras y sucesoras.  Se realiza un diagrama de Gantt para identificar
la Ruta Crítica y qué actividades pueden realizarse al mismo tiempo.

c) Costo
Cada actividad necesitará consumir recursos los cuales demandan dinero.  
Este dinero determinará el presupuesto de cada actividad y del proyecto total.

d) Recursos Humanos y Comunicación a los Involucrados
Cada actividad tendŕa definido qué recursos humanos utilizará.  
Al tener definido qué actividades utilizarán qué personas, se puede planificar
una estrategia más efectiva de comunicación.

e) Riesgos
Los imprevistos deben de estar planificados desde la definición de Actividades.
Se debe de planificar qué recursos humanos y materiales consumirán.  De esta forma
se puede tener un aproximado de cuánto costará manejar un imprevisto.
Este presupuesto puede mencionarse al cliente o puede esconderse ocultarse como
una reserva gerencial.

f) Manejo de Integración:  Ejecución y Control de Cambios
Grabar cada gasto de la ejecución es clave para controlar si éstos están dentro
del Presupuesto.  Otro punto importante es el Contro de Órdenes de Cambio,
las cuales deben de tener un presupuesto y un control de ejecución parelelo
para que se puedan cobrar al cliente.

g) Contrataciones
Al tener las Actividades y los recursos humanos y materiales se puede hacer 
una proyección de compras.  Así se pueden negociar mejores precios con los 
proveedores y contratistas.

Modelo de Escenarios:
En Excel se colocará los costos de los recursos en una hoja independiente.
De esta forma se podrá modelar distintos escenarios variando las cantidades
y los costos de los recursos.

Colocación de los datos en la Hoja de Excel.  
La hoja de Excel tendrá los siguientes datos:
1) Proyecto
2) Actividad
3) Recurso
4) Cantidad
5) Precio Unitario
6) Total de Dinero
7) Tipo de Línea:  Presupuesto Modelo-Escenario Ejecución

La tabla dinámica de Excel puede generar los siguientes reportes:
a) El presupuesto por Actividad y Proyecto
b) Qué recurso está demandando más dinero durante la ejecución
   y si está dentro del presupuesto.
c) Modelar escenarios de diferentes cantidades y costos de recursos.
d) Modelar escenarios con actividades de riesgo.

Who is the target audience?
  • Toda persona que realiza proyectos en su trabajo o vida cotidiana.
  • Profesionales de Ingeniería, Arquitectura y Administración.
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11 Lectures
02:24:43
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Introducción General a Presupuestos-Costos-Avances de Proyectos con Excel
1 Lecture 09:34

El curso de Presupuestos Costos Avances con Excel de Proyectos tiene los siguientes objetivos:

a) Describir la importancia del Diagrama de Actividades del Proyecto para generar:  
      a.1) Diagrama de Gannt, las actividades, tiempos y dependencia

      a.2) Recursos y costos de cada Actividad para tener Presupuestos parciales y totales.

      a.3) Llevar un control de Contabilidad por Proyecto en dónde las partidas contables están definidas

             por las actividades específicas de cada Proyecto.

b) Con la definición anterior se pueden construir modelos de escenarios en dónde se varían los costos

de los recursos para saber cuál es el impacto en el Presupuesto si un recurso sube o baja de precio.

c) Se construyen las actividades, recursos, costos en una Tabla Dinámica de Excel para poder ver un gráfica

integrada de:

     c.1) Presupuesto  
     c.2) Escenarios de Costo

     c.3) Costos de Ejecución

d) Llevar el control de los gastos de Ejecución por Recurso y Actividad dará información 

confiable de cuánto costó el proyecto y la ganancia real.  Este es el INPUT para la presentación

de Presupuestos para los Proyectos Futuros.  Queda en la empresa como "know how"  y lecciones aprendidas.

Preview 09:34
+
Diagrama de Actividades para Control Contable del Proyecto
1 Lecture 15:01

Requisitos para la creación de la Contabilidad del Proyecto.
El diagrama de Actividades es necesario para que se controle el avance, lo recursos y sus gastos 

a nivel de cada una.

De esta manera se tiene el control del Proyecto para saber en qué actividad, tiempo, fase y recurso

se está gastando el dinero.  La contabilidad tradicional almacena los gastos en partidas generales en dón de se pierde

el detalle de qué actividad y qué proyecto realizó el gasto.

Preview 15:01
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Planeamiento de Presupuestos, Modelado de Escenarios, Control de Ejecución
1 Lecture 15:01

Introducción al Planeamiento del Presupuesto, Modelado de Escenarios y Control de Gastos

Se armará inicialmente una tabla dinámica con las Actividades diseñadas en la lección anterior

 y con los costos por recurso para tener:
a) Presupuesto
b) Escenarios de qué sucede si el costo de un recurso sube o baja.
c) Control de gastos de ejecución a nivel de Actividad y Proyecto.

Planeamiento de Presupuestos, Modelado de Escenarios, Control de Ejecución
15:01
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Colocación de Actividades y Recursos para diseño del Presupuesto
1 Lecture 15:01

Diagrama de Actividades a la tabla de Excel

Cada Actividad y sus recursos-costos se colocará en la tabla de Excel para tener el presupuesto.
Este es el punto de partida del Proyecto.  La línea base.

Definición de las Actividades de RIESGO y cuánto afecta el Presupuesto
15:01
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Definición de las Actividades de RIESGO y cuánto afecta el Presupuesto
1 Lecture 15:01

RIESGO en el Proyecto:

Se debe de pensar en qué IMPREVISTOS pueden surgir en el proyecto para planificar sus actividades,

los recursos que demandará y el costo que significa. Este dinero IMPREVISTO debiera de estar incluído en el Presupuesto para estar preparados en una eventual

baja de rentabilidad del Proyecto debido a situaciones que no estaban previstas.

Definición de las Actividades de RIESGO y cuánto afecta el Presupuesto
15:01
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Grabación de gastos por Actividad-Proyecto en la Ejecución
1 Lecture 15:01

Control de Gastos de la Ejecución:
Cada gasto debe de grabarse en la Tabla Dinámica en la Actividad y el Recurso que corresponde.
De esta manera se podrá tener información de:

a) En qué fase va el proyecto.
b) Si se está cumpliendo con el Presupuesto de cada Actividad.
c) Controlar que los gastos se estén ejecutando en la Actividad que corresponde.

Grabación de gastos por Actividad-Proyecto en la Ejecución
15:01
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Comparación del Presupuesto versus gastos de Ejecución
1 Lecture 15:01

Comparación del Presupuesto versus gastos de Ejecución

En la ejecución se presentan situaciones como: a) cambios de costos de recursos b) Actividades Imprevistas c) Órdenes de Cambio.  Éstas deben de estar grabadas para asegurar la rentabilidad.

Cada gasto del Proyecto, una vez iniciada la Ejecución debe de estar grabado en la Hoja de Excel.  

De esta manera se puede comparar en todo momento si la ejecución está dentro de lo que se presupuestó.

Comparación del Presupuesto versus gastos de Ejecución
15:01
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Análisis de razones para que gastos de Ejecución estén fuera de Presupuesto
1 Lecture 15:01

Análisis de razones para que gastos de Ejecución estén fuera de Presupuesto

Se debe de analizar los puntos a) Cantidad  y costo de recursos b) Actividades Imprevistas c) Órdenes de Cambio para entender en dónde se está saliendo de Presupuesto y tener lecciones aprendidas.
Este análisis debe de hacerse continuamente para poder hacer correcciones en el Proyecto antes que la situación se salga de control y los gastos sean mayores.

Análisis de razones para que gastos de Ejecución estén fuera de Presupuesto
15:01
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Lecciones aprendidas para futuros Proyectos y Política de Mejora Continua
1 Lecture 15:01

La documentación de actividades-gastos se convierte en Lecciones Aprendidas para la presentación de la siguiente propuesta de Presupuestos.
Si no se guarda esta documentación y no hacen comentarios en el cierre de cada proyecto, nunca se tendrá una 
política de Mejora continua.  Entonces se presentarán Presupuestos sin actualizarse y cada vez el riesgo de perder dinero será mayor.

Lecciones aprendidas para futuros Proyectos
15:01

leccion08
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Examen y Respuestas
1 Lecture 15:01
Respuestas al examen
15:01

El examen consta de 12 preguntas.  Deberá utilizar la hoja de Excel que fue proporcionada en la sección de Introducción.
Las respuestas están en el video colocado en esta sección.

Examen de Curso de Presupuestos Costos Avances de Proyectos con Excel
12 questions
About the Instructor
Mr. Fernando Roque SD Metrics
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Director SD Metrics

Desarrollo Investigación de Procesos para diseñar un modelo qué diga qué recursos están consumiendo y tener un Presupuesto/Costos de cualquier negocio. Este modelo será usado para mejorar las ganancias y el flujo de caja, previniendo cualquier Riesgo Financiero. Actualmente estoy trabajando en la construcción y mantenimiento de plantas de energía. Me interesa el control de costos de la operación, pues es un factor importante para eficiencia energética de la propia planta.