KA2 Leonardo-Strategic Partnership. What evaluators evaluate
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KA2 Leonardo-Strategic Partnership. What evaluators evaluate

Learn how to write proposals for KA 2 Leonardo Strategic Partnership Erasmus+ Real case examples on real projects.
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Created by ISES NGO
Last updated 6/2014
English
Price: Free
Includes:
  • 36 mins on-demand video
  • 2 Articles
  • Full lifetime access
  • Access on mobile and TV
What Will I Learn?
  • At the end of the course you will learn how to fill in the application form. The main concepts evaluators evaluate are explained on each lesson. It will help you to draw your project idea in a more clear way. The feedback generated by the participants will help you to clarify many new issues included in this program, since most of documents and rules are new.
  • Understand the value of a strategic partnership. In the previous program Leonardo VET was more about Transfer of Innovation. known as LEO-TOI. In Erasmus+ program is more about learning from each other to innovate. This is why you have to choose your partners from a strategic point of view. It means in few words what is the value of the organization to your project, what you can learn from them and how you can share knowledge with them.
  • Understand what evaluators evaluate. There is a technical guide what evaluators evaluate. However you need to learn some practical facts that helps you to understand what to address on each part of the Application FORM. This course tells you about it. The feedback and questions of the participants will enhance this knowledge.
View Curriculum
Requirements
  • To download the application form from the website https://erasmusplus.org.uk/how-to-apply/key-action-2-co-operation-for-innovation-and-exchange-of-good-practices . That will help you to follow up the explanations given in the video plus the side notes included on each lesson.
Description

Learn step by step how to write a proposal for KA2 Strategic Partnerships for Vocational Education/Training and what evaluators evaluate. The lesson follows the Application FORM and it is organised in 3 Sections + a bonus of 5 videos about the erasmus+ program.

1.The Application FORM

Part B Context
Part B.1 Project Identification & Part B.2 National Agency

C. Participating organisation(s)
D. Description of the Project
E. Preparation
E.1. Project Management
F. Implementation
F.2. Project Activities & Intellectual Outputs

F.2.2. Multiplier Events
G. Follow-up
G.1. Impact
G.2. Dissemination and Use of Projects' Results
G.3. Sustainability
7.H. Budget (it covers H1 to H7)
H1. Project Management and Implementation
H.2. Transnational Project Meetings
H.3. Intellectual Outputs
H.4. Multiplier Events
H.5.2. Subsistence
H.6. Special Needs
H.7. Exceptional Costs
I. Project summary

2.Documents and more

Documents you need to read to fill in properly in the application form What a Strategic Partnership is? Your National Agency

3.The erasmus+ program

Learn what erasmus+ is

VET - Conference

Erasmus+ opportunities

Erasmus+ message

Who is your target group?

Who is the target audience?
  • All organisations willing to participate in Erasmus+ 1)people from the PPs organisations 2)participants to the Interactive Lessons (IL) 3)participants to the National/Local Seminars (NLS) 4)participants in the online Webinars (WS) 5)web-surfers engaged in social network activities & in the reading/watching of project website/web repository/podcast contents
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+
The Application FORM
13 Lectures 19:37

What activities are possible?

Strategic Partnerships covering more than one field can last for 2 or 3 years and are a flexible way of working with partners from different countries. Strategic Partnerships in more than one field must demonstrate how their activities will improve provision across the selected fields.

Activities could include:
Curricula, courses, joint study programmes
Learning, teaching, training and the development of materials and methods
Project-based collaboration, peer learning, workshops, research and analysis
Capacity building and networking
Information, guidance, coaching and counselling activities
Improvement of qualifications frameworks, credit transfer, quality assurance
Training, teaching and learning activities for HE, VET, school education, adult education and/or youth.

Full details of these activities, including durations and eligibility criteria, are given in the Programme Guide.

How many partners are needed?
Strategic Partnerships in more than one field must include a minimum of 3 partners from 3 different Programme Countries, including the applicant organisation. The number of partners and funding will vary depending on the project’s aims and activities. Strategic Partnerships can receive a maximum of 150,000 euro in funding per year.


En español -

Una de las primeras cosas que tienes que tener en cuenta es elegir el Formulario de Solicitud correcto, de lo contrario estará rellenando los datos erróneos.

Si usted tiene socios de diferentes campos que abordan el sector de la FP a continuación puede escoger:

KA2 - Cooperación para la innovación y el intercambio de buenas prácticas y allí escoge Asociaciones Estratégicas que abordan más de un campo.

Las partes B1. y B2. se refieren a la organización del solicitante, también conocido como su Coordinador de Proyecto. Este documento se puede descargar desde el sitio web Erasmusplus, o en su Agencia Nacional. Por favor, tenga en cuenta que algunas agencias nacionales pueden requerir que se registre y descargue su versión de documento, de lo contrario pueden considerar que el documento no es válido. Algunas agencias también requieren que el solicitante envíe directamente a ellos una copia de la propuesta entregada online. Algunas agencias pueden requerir que el idioma usado en el formulario de solicitud deba ser distinto del Inglés.

Como una opción personal le recomendamos leer y descargar los documentos de la web erasmusplus.org.uk/, pero la misma información está disponible en diferentes páginas web.

Part B Context. Project Identification and National Agency
01:18

Participating Organizations

If you are running under Strategic Partnerships covering more than one field then you need to have partners from different sectors. That is key, because you can explain how your project transfer and share from each partner new knowledge. In other words you need to learn from each other, this is why you come together.

In this new program it is possible to include more than one partner from your country if that benefit the project.

What kind of organizations can participate

Companies

NGOs

AssocIations

VET schools

Training Centers

Except as a private person any kind of legal institution with or without previous experience can participate in any of the calls. Some of the calls are open only to NGOs, check it before you start to plan your project.

Be aware of the quality of the partnership and their financial capacity. Any project over 60.000 euros may require the Applicant shows the financial capabilities. Public institutions do not need to prove any financial capacity.


En español -

Para participar en el proyecto debe estar registrado en la base de datos de la UE y tener un número PIC.

Cuando se introduce el número PIC en el formulario de solicitud, todos sus datos se muestran de forma automática. Así que lo primero que hay que hacer es conseguir los números PIC de sus socios.

En C.2 Conocimiento y experiencia, personalice su experiencia sobre el proyecto, no introduzca cualquier otra información que no esté relacionada con el tema del proyecto. Responda a las preguntas, puede que sea una recomendación absurda pero muchas organizaciones no lo hacen, escriben lo que quieren y no lo que se les pide. Evite bla, bla, sea concreto. El evaluador lee muchísimos proyectos por día, imagine que su proyecto es el último en un día muy largo. Haga el día del evaluador agradable.

Enumere por lo menos 2 personas que van a participar realmente en el proyecto, existe la creencia de que puede cambiarlos después, lo cual es cierto de alguna manera, pero eso va a sembrar el caos.

No se preocupe si usted no ha participado en convocatorias anteriores, los recién llegados son bienvenidos.

Explique claramente cuál es su valor añadido en el proyecto y cómo se beneficiará del proyecto, es en ambos sentidos.

2.C. Participating organisation(s)
01:18

What to check out before you start writing your project idea

Adam database link, you have a project idea right?, check first if there is any similar project submitted under a similar idea and try to learn from this project. http://www.adam-europe.eu/adam/homepageView.htm#.U5QsnC-nzWY

These conclusions provide for a strategic framework for European cooperation in education and training up until 2020. This framework builds on the achievements of the “Education and Training 2010” (ET 2010) work programme, with a view to responding to the challenges that remain in creating a knowledge-based Europe and making lifelong learning a reality for all. A must read document

http://europa.eu/legislation_summaries/education_training_youth/general_framework/ef0016_en.htm

Europe 2020 is the EU's growth strategy for the coming decade.
In a changing world, we want the EU to become a smart, sustainable and inclusive economy. These three mutually reinforcing priorities should help the EU and the Member States deliver high levels of employment, productivity and social cohesion. A must read

http://ec.europa.eu/europe2020/index_en.htm

En español -

Tres palabras clave: Lógica, Objetivos y Necesidades.

Aquí identificará cuál es el problema y qué solución tiene. Para respaldar su idea, necesita saber bastantes cosas, las prioridades de la UE, Directivas, Agendas, y la base de datos de Adam.

Explique claramente el Qué, el Cómo y el Por Qué de su proyecto.

Ofrezca enlaces de referencia a documentos de la UE por ejemplo, la Agenda 2020 Technology Alliance. Dé métricas.

Explique cuál es el valor de su propuesta en comparación con otros proyectos (es por ello que usted necesita comprobar la base de datos ADAM), ¿qué innovación aporta? Punto 1.2.3, cree un proceso mental estructurado para el evaluador, para que se acostumbre a un modelo.

Los evaluadores desean saber cómo se asociaron y qué valor proporciona cada socio, no se trata de transferir, si no de compartir y aprender unos de otros.

Comunicación, asegúrese de que domina esto en la vida real y no sólo en la solicitud, esto es clave.

Sus prioridades, lea antes lo que significan las prioridades.

Resultados: En primer lugar haga un resumen de sus Resultados, a continuación describa paso a paso el proceso de implementación. Usted descubrirá que primero es necesario escribir la parte de Resultados antes de que pueda hacer el Storytelling en esta parte.

D.Description of the project
01:24

What to write on preparation is about co-creation.

The co-creation key features can be summarized as follows:

  • Co-creation involves a limited number of partners (5 maximum)
  • Co-creation is not about involving as many people as possible, because in a crowd collaboration, dialogue and meaningful findings are not as possible. A community or large group can not co-create. Co-creation happens in teams, where people share goals and work together to create mutual benefits and value.
  • Co-creation initiatives are iterative in nature and require that participants interact during different stages of the project, from the concept to the final prototype testing.
  • Co-creation involves all stakeholders: partners, target group, impact project managers, dissemination plan managers, etc. And all participants must actively contribute. Co-creation is not about individuals submitting ideas to the organization, it is about a collaborative, iterative, social and creative experience where all participants create mutual value, sharing ideas and understanding different needs and perspectives.


The participatory and active engagement of all partners and users reinforces their commitment and will to create an experience, product or service that has value for all participants, enhancing creativity and results.

Co-creation happens behind the scenes, but it represents a key process to develop meaningful experiences and to produce innovation in products and services. The dialogue and negotiation processes enhanced by co-creation initiatives involving users, designers and stakeholders can bring to the surface and reveal new emerging needs, which are the starting point to renew current experiences and bring innovation into being.

Evaluators will check on the profiles of the partners and look for what kind of activities you have put in place before the project activities start. Your partner profile plays a key role. I would like to sugest you do a GANTT and PERT charts, see examples or google for more. Somehow this is a sort of stakeholder map where you need to define the role of each one, to play your project as a whole.

http://templates.openoffice.org/en/template/gantt-chart-template

http://www.wikihow.com/Create-a-PERT-Chart-Using-Microsoft-Office-2007

En español -

Si usted sabe cuales son sus Resultados entonces podrá responder fácilmente esta parte, porque siempre hay un trabajo de preparación para definir sus Resultados. Así que tal vez valga la pena escribir los Resultados antes de poder responder a esta parte.

Es necesario ir explicando qué va a realizar cada uno de los socios de acuerdo con el papel que tienen en la implementación del proyecto.

Es una buena idea que explique la necesidad de alguna cooperación cruzada entre los socios que comparten tareas comunes. Eso va a mostrar el valor añadido de cada socio.

El evaluador podrá ver que hay un plan en marcha y que está muy bien conectado con los Resultados.

Explique también la conexión entre la comunicación anterior y la fase de preparación y conecte estas conversaciones con los Resultados.

Finalmente trate de dibujar un mapa mental de todas las conexiones y cómo impactan en todo el proyecto.

E. Preparation
00:57

Here you have a typical example;

"The Coordinator provides an efficient and effective Project Management (PM) ensuring the success of the Partnership and Project implementation. Reflecting the Valikiria multilateral character, the PM structure demonstrates a well-defined and justified Partnership, focusing on the demands of the strategic partnership rules and exemplifying that Project Intellectual Outputs and activities cannot be achieved without multilateral cooperation. LEAD: PC"

"The Multilateral PM Structure comprises:

The Steering Group (SGC), elected at the Kick off Meeting, is chaired by the PC: for the decision-making and monitoring 1 representative per PP. The SGC is responsible for strategic monitoring, decision-making and monitoring, for the guidance of PPs in implementation procedures and steps (reviewing and approving action plans and reports), for the evaluation of Project progress (outputs, results, indicators assessed to objectives set), for the effectiveness and efficiency of implementation (time plan, budget plan, cost benefits), for the quality of management and coordination."

Be aware of

Project management is one of the most difficult part of any project. If you wrote the whole proposal and write a wording like the one above that will sound logic for the evaluators, but it is your only approach, you may face problems in the future. Project management is about "soft skills". The fact you write the proposal (only you) makes you on the papers the coordinator if you submit the proposal in your country. But being a real coordinator it will require more than that. Evaluators are capable to see if this a common input or one single man show. In the past many people signed the projects without even reading a single word of the submitted project. After, problems arise when they see things they don't like and pretend to change it. You will struggle with real management. Meet your partners explain your vision, involve them in the management, the evaluator will see this clearly.

En español -

La gestión del ciclo del proyecto es un proceso muy bien definido, si usted no lo ha leído todavía, este el momento para leerlo. Algunos de los componentes que necesitará describir son:

-Gestión Multialteral del Proyecto y Administración

-Coordinación Multilateral del Proyecto

-Seguimiento Multilateral del Proyecto

-Evaluación y Plan de Gestión de Calidad

-Objetivos de Garantía de Calidad y Enfoque

Usted realmente necesita una estructura bastante clara para gestionar su proyecto con el fin de evitar problemas. Se trata de la gestión. Cuanto más detallada sea, mejor.

Ahora déjenme hablarles acerca de los Riesgos del Proyecto.

Hay muchos factores que pueden poner en peligro el proyecto. Cada socio tiene una expectativa/ interpretación diferente del proyecto. Algunos sólo hacen lo que está escrito. Otros quieren hacer más. Otros no hacen nada en absoluto. Otros lo hacen impresionante. Referencias culturales cruzadas son muy importantes. La pregunta que debe hacerse a usted mismo es "¿qué es lo peor que le puede pasar"? a continuación, trate el asunto. Explique en la propuesta que todos los socios deben firmar un acuerdo y explicar el acuerdo. Incluya una cláusula sobre "Cómo resolver los conflictos".

Con indicadores de calidad necesita explicar cómo va a realizar las evaluaciones internas y externas de los resultados del proyecto a lo largo de toda la estructura del proyecto.

E.1. Project Management
01:23

Implementation Metrics

Metrics, clear outputs, your Gantt and Pert chart conclusions will help you a lot to sell your project idea. If you don't describe crystal clear what and how you will implement your project in this part, the evaluator may get confused on your IOs. Don't give him/her a chance to make assumptions about what your project is about. Drive him through the implementation process. Connect this with your IOs and partners. Show them clear steps on the implementation phase, define milestones to achieve the final outcomes. Define how these outcomes are available for your target group.

Example:

The majority of the PPs have consolidated skills in managing transnational partnerships; they are familiar with the frequent use of e-mail contacts, phone & Skype calls, faxes and all related means as required.
OUTPUTS:
- 1 Total Quality Approach Plan
- 22 Google + Accounts set & used
- 1 list of PPs addresses/contacts
- 1 Project Internal Communication Code of Conduct
- 1 List of project partners duties
-1 project Gantt
-1 mobilities calendar
- 7 transnational meetings minutes
- 22 Monthly Resume Minutes (no month 1 and 24)

En español -

Página web, folletos, DVD, libros no se consideran actividades. Usted recibe una cuantía fija para gestión, por lo que estas actividades forman parte de la gestión.

Aquí es necesario describir sus Resultados y eventos de divulgación.

En pocas palabras, esta sección se trata de resumir lo que hará para implementar su idea de proyecto.

Algunos evaluadores consideran clave esta parte, ya que da una visión general de lo que se va a hacer en la vida real del proyecto. Aquí es donde se explica la función de cada socio y por qué lo hace. Cómo las conexiones de las actividades están planificadas y cómo cada actividad es un hito para los Resultados Finales.

Explique las conexiones entre todos los socios y lo que hacen en el proceso de implementación de todo el proyecto.

Recuerde que su socio es estratégico por lo que tiene un valor añadido y este valor añadido debe ser explicado aquí de alguna manera.

Cuando preguntan sobre los target groups, piense en grande e involucre a un amplio grupo de actores locales. Pregunte a sus socios para proporcionar una lista para incluir en la propuesta.

Incluir Participantes con Menos Oportunidades es su elección y no es obligatorio incluirlos.

F.Implementation
01:16

Is all about explaining your IOs

The evaluator is now at the heart at the core of your project proposition.The F.2.1 part is clearly divided in two main areas:

Output Identification

In the output identification be clear and precise so S/he can understand what the output is. Focus this as a Pitch. You are describing what kind of activities you will implement to deliver your outputs. On the Activity code the evaluator wants to read the description of the activities. Don't list many activities for each Intellectual Output that will not make your Output better, just list the one you who really need. The evaluators will look the coherence of the activities, outputs, partners involved, budget assigned and much more, all has to be connected and make sense. Language, Media and timing are here key elements to be described and explained why they have been chosen.

Example:

The identification and selection of best practices, regardless the field of analysis, is a very challenging task and implies the consideration of a numerous set of variables, especially for topics such as efficiency and energy savings, social innovation, environmental protection and sustainable development.
Moreover, all the above-mentioned topics, in order to be qualified as socially and economically sustainable themselves, should be analyzed and evaluated within the framework of an integrated and multi-sectorial approach, including different and heterogeneous expertise and professionalisms.
For this reasons, the first phase of the E-SNAIL project will consist of a series of activities aimed at developing a common approach among the partners for the identification of best practices in the following fields:
1) Management of the territory - (zero new constructions option, rehabilitation and reuse of wastelands, participative planning, bio-construction...)
2) Ecological footprint of the functioning of public buildings - (energy efficiency, green acquisition, biological cafeterias...)
3) Waste - (“door -to-door” collection of separated waste, projects for reduction of production and re-use…)
4) Sustainable mobility - (car-sharing, car-pooling, public transportation, foot bus…)

Activity Code & Project Phase.

In this part you have to give a more detailed explanation and match the activities with the calender and budget costs. Defined clealry the role of your partners.

Example:

During the organization of focus groups in each partner countries, partners will be also committed to the realization of Manifesto sections. Each partner will be assigned a section that is more in line with their field of expertise. The role and tasks in any case, will be assessed during the kick-off meeting.
1) Management of the territory - (zero new constructions option, rehabilitation and reuse of wastelands, participative planning, bio-construction...)
2) Ecological footprint of the functioning of public buildings - (energy efficiency, green acquisition, biological cafeterias...)
3) Waste - (“door -to-door” collection of separated waste, projects for reduction of production and re-use…)
4) Sustainable mobility - (car-sharing, car-pooling, public transportation, foot bus…)
5) New life styles - (auto production, short production cycle, seasonal biological food, groups of solidary shopping, tourism and sustainable hospitality, promotion of the Culture of Peace, cooperation and solidarity, “unpacked of territories”, extended fair trade, ethic financing…).


En español -

Si está familiarizado con los proyectos LEO DOI podrá ver que esta parte del documento es parecida.

Si usted no tiene una idea clara de su proyecto, será un poco difícil rellenar esta parte, es necesario tener la idea del proyecto clara en su mente. Le sugiero que trate de rellenar primero el gráfico de Excel Gantt para obtener la imagen completa del proyecto. Una excelente idea es dibujar el mapa itinerario de las actividades del proyecto.

Un buen consejo es no aumentar el número de Resultados, pensar que cuántos más Resultados tenga mejor, no es cierto. Todo está conectado, el tiempo, los recursos humanos, el dinero asignado, los resultados, todo tiene que ser equilibrado. Si no el evaluador verá que no es factible.

En la parte de Resultados usted vende su proyecto, no justifica el proyecto, se trata de vender su proyecto al evaluador. No incluya varias tareas para cada Resultado, no es necesario detallar en exceso. Dé resultados medibles y éstos deben ser coherentes con el resumen final.

No hagaa multi-traducción de los contenidos, opte mejor por contenido original multilingüe, cada socio hace el trabajo en su idioma. Siempre haga referencia al Inglés y al idioma del Coordinador. Las Agencias Nacionales financian el proyecto por lo que necesitan el idioma local para poder diseminar sus resultados.

Medios de comunicación, sean racionales y describan por qué es necesario y el impacto que tiene en su proyecto.

En un abrir y cerrar de ojos el evaluador debe tener una idea clara sobre qué tratan sus Resultados.

En la parte Código de Actividad dé todo tipo de detalles acerca de cómo va a lograr el Resultado.

Haga una descripción clara de cuál es el papel de cada socio en ese Resultado en particular. Involucre a todos ellos. Es necesario definir el período de tiempo y ello está conectado con el gráfico de Excel Gantt. Tenga en cuenta que el tiempo de trabajo aquí expresado, está conectado al presupuesto.

Incluya por lo menos un Resultado por socio, por lo que cada socio lidere al menos un Resultado.

Sugerimos no más de 5 socios involucrados en el proyecto.

Eventos de Divulgación

Un evento de divulgación es lo su nombre indica, se multiplica la difusión, aplicación y explotación de los Resultados.

Es muy recomendable que incluya al menos un evento de divulgación en el país del Coordinador.

Ejemplos de eventos de difusión pueden ser; conferencias finales, talleres o, la combinación de ambos, es una perfecta elección.

Estos eventos sirven para presentar sus resultados finales, los cuales podrían ser una metodología, un canal MOOCs, o un kit de herramientas.

Si se incluye un talle, debe explicar aquí cuál es el papel de cada socio y lo que va a hacer con los resultados del taller. ¿Van a ser incluidos en los canales existentes o van agenerar una mejor práctica? y ¿Cómo contribuye al impacto general del proyecto?

Un Evento de Divulgación puede ser suficiente o también puede incluir uno por socio si está justificado.

F.2. Project Activities & Intellectual Outputs (IOs)
02:07

IMPACT make concrete description of the target groups

In this part the evaluators will see how much do you know about your partners and how strategic they are for the project in itself. It is worth to explore with them if they can tackle the sectors listed below. This is deeply connected to their profile. Don't blah, blah the evaluator, he knows what a real Impact is.

• Number of developed/revised and implemented vocational training courses curricula , modular programs and relevant e-learning materials in cooperation with relevant sector representatives;
• Number of education tools such as multimedia and e-learning material developed and implemented for VET;
• Number of comprehensive and scheduled awareness raising events organised with the cooperation of private sector to increase awareness among the sector;
• Number of partnership protocols between VET institutions, social partners and the private sector;
• Number of VET institutions with improved capacity and programs;
• Number of VET teachers, master trainers, counsellors and school managers trained;
• Number of students provided with vocational and career guidance services;
• Activities for preparation and delivery of documents related to VET school innovation approach, methodological tools and various innovative and practice-based teaching/learning materials such as: ICT platforms, worksheets, tool-kits for teachers, portfolios of best-practice examples, and others;
• Activities for in-service trainings for teachers and master trainers to improve their competence of skill assessment of VET trainees in line with learning outputs;
• Activities for supporting pre-service VET teachers and master trainers training centers for improving pedagogical and professional competencies of VET teachers through trainings;
• Activities related to trainings for teachers or VET teachers and master trainers regarding vocational guidance and career guidance services impacting not only VET but in primary, lower secondary, secondary and post-secondary school;
• Activities for training of VET teachers and master trainers for relevant application of new multimedia / e-learning, education as well as relevant development / pilot-testing of the new multimedia / e-learning methods and sources at the VET institutions (e.g. specialized on-line platforms and software, IT templates, virtual libraries, toolkits, and others);

En español -

Evaluar el impacto no es una tarea fácil si usted no sabe cuál es el valor real de sus socios. Usted necesita saber de lo qué es capaz de hacer y qué experiencia previa tienen para lograr un impacto local conectado a su idea de proyecto, de lo contrario el evaluador verá una narración en lugar de una evidencia real del potencial impacto.

Usted tiene que explicar cuáles son los beneficios de este proyecto, quién se beneficia y cuál es su propuesta de valor que desencadena el impacto.

Es necesario explicar a quien va dirigido, tratando de definir lo más posible a su target group y si es posible conectado a sus socios.

Debido a que su consorcio está compuesto por al menos cinco países, cada uno de ellos con un perfil diferente, eso es lo que hace que sean complementarios y estratégicos. Se utiliza este factor complementario y estratégico para explicar el impacto a nivel local, regional, nacional e internacional.

Una vez que haya identificado el impacto deseado tendrá que proporcionar algunas métricas sobre cómo va a medir este impacto.

Algunos indicadores podrían ser;

Número de docentes de FP, capacitadores, consejeros y directivos escolares capacitados.

G.1.Impact
01:14

This part is one of the most difficult ones. The application form ask you many questions and again coherence plays a role. Evaluators will check out your partners profile, partners activities, your target groups, you activities connected to the outputs and impact you have described. You will need more than easy wording here. Read the questions placed in application form as whole so any answer your provide is connected to the previous one.

Key issues to address are;

Dissemination plan explaining in detail,
-purpose of the plan
-key concepts
-exploitation
-general activities
-electronic strategy
-event strategy

En español -

Esta parte del formulario de solicitud es muy importante y usted debe tener una idea clara sobre cómo difundir su proyecto y cuál es su plan de acción. Decir que va a hacer un sitio Web y una página en Facebook no es suficiente. Eso es a día de hoy un estándar que debe tener. El plan de gestión cubre esto.


Lea las preguntas con cuidado y no enumere metas imposibles que, o bien no tienen impacto o no va a ser capaz de realizar. Si usted dice que va a trabajar con comunidades, proporcione enlaces de las comunidades y explique cuál es el valor.

Definir qué tipo de "actividades de valorización están previstas en el proyecto" y cómo va a organizarlas. Si usted dice "creamos un canal en LinkedIn " ¿quién lo gestiona?, ¿quién introduce el contenido?, ¿cómo asegura que la gente se involucre? y, ¿cómo este canal contribuye al proyecto? Eso es lo que los evaluadores quieren leer.

Elija a alguien dentro de los socios que esté a cargo del diseño de documentos, utilice el mismo diseño de documento pero genere contenidos diferentes, no traduzca los resultados logrados en los países de otros socios en diferentes idiomas, ya que se supone que cada socio y país tienen un impacto local con sus propias actividades locales. El modelo común sirve a los propósitos estéticos de un diseño común.

Si utiliza Big Data o técnicas Webscraping explique qué tipo de mapas temáticos se crean y cómo la visualización contribuye al proyecto.

Si usted entrega sesiones de cata, prototipos o ejemplos de servicios en formación explique por qué.

Establezca licencia Creative Commons y explique cómo los resultados permanecerán disponibles, la mayoría de los proyectos dicen; "el socio A proporcionará los hostings para los próximos 5 años y gestionará el sitio",esa explicación es muy débil, hay que hacerlo mejor. Los evaluadores saben que no tiene ningún valor en absoluto.

Por último, haga un plan de difusión para explicar en detalle,
- propósito del plan
- conceptos clave
- explotación
- actividades generales
- estrategia electrónica
- estrategia de eventos

Esto demostrará que tiene una estrategia que será implementada a lo largo de la vida del proyecto.

G.2. Dissemination and Use of Projects' Results
02:12

Partner "A" will pay for the hosting and will keep the website running for the next 5 years. Don't dare to say this, it has no value. The evaluator wants to see something different, e.g.

-connect your project sustainability to your national strategies on the core of your project idea.
-define the technical level-channels and audiences that will make your project sustainable
-define the economic level and how the cost is absorbed (always there is a cost)
-leverage the social media strategy
-define the policy maker strategy that can generate spin-offs

Be aware of a sort of EU thinking when funding stops projects are dead. The EU. wants to reverse this situation and that is what you have to explain here. In any case if you have made a good Impact and Dissemination parts, you should have no problem to explain the sustainability of your project.

En español -

Si ha descrito en el Impacto y Difusión los beneficios de su proyecto no debería ser un problema identificar cómo su proyecto va a lograr sostenibilidad en el futuro.

Sería una buena idea capitalizar resultados de proyectos anteriores. Ya que sus socios ya han participado en otros proyectos, ellos podrían ser capaces de contribuir de alguna manera a identificar y definir formas de hacer sostenibles los resultados del proyecto.

La UE sabe que este es uno de los mayores problemas, el proyecto termina, el financiamiento acaba, y por lo tanto el proyecto muere.

Cómo va a superar esta situación es lo que los evaluadores necesitan que leer.

Algunos consejos;
- conecte la sostenibilidad del proyecto con las estrategias nacionales y la base de su idea de proyecto.
- defina el nivel de los canales técnicos y audiencias que harán que su proyecto sostenible.
- defina el nivel económico y cómo se absorbe el costo (siempre hay un costo).
- influencia de la estrategia de las redes sociales.
- defina la estrategia de políticas que puede generar spin-offs.

G.3.Sustainability
01:13

The evaluators check for unbalanced budgets. Unbalanced budgets means one or more partners have a big share of the budget allocated to unrealistics tasks. Due the differences on staff cost per day according to the partner's country some "project writers" allocates more days to the same task to some partners with no real project justification, but willing to give them more money. If a task takes 100 days, it can't take 400 days for the "same task" for another partner unless you can justify why, then it is not the same task. Be aware of that. Your Gantt chart comes here very valuable to give you a prospect of the budget.

Understand clear for what is the lump sum in the management and implementation cost, read the rules.

Transnational meetings be effective organise the meetings you really need to have, so each meeting is a sort of milestone for the progress of the project and you have to explain that in the proposal and address the cost here.

Intellectual Outputs, what you budget here must be addressed and explained in the F.2. Project Activities & Intellectual Outputs (IOs). Most unbalanced project budgets happen here. Be aware you have to address Teachers/Trainers/Researchers. If you claim more Staff cost the evaluator needs to understand why and you have explain it very detailed. Be aware of the technicians category, your website is not elegible under this category neither your Facebook page.

H.5.Learning/Teaching/Training Activties, be careful with this part special rules are applied and before you fill in read the rules, otherwise the evaluator will see you have no clear idea of the rules if mistaken numbers are shown.

H.7 Exceptional cost are what the meaning of the word is, they are exceptional, so you need to hire a service that you can't do by your own. A good explanation need to be given in order for them to accept this cost.

En español -

El presupuesto es una de las cosas más difíciles de hacer. Europa está dividida en diferentes ramas y categorías de costos y realmente tiene que prestar atención a esto.

Vamos a empezar con el costo del viaje. Usted no debería tener ningún problema en hacer errores ya que todos los valores están predefinidos en una tabla.


Decida dónde y cuántas personas participarán en las reuniones y cumpla con las reglas. Esté atento a crear un presupuesto de gastos de viajes balanceado conectado a sus Resultados, ya que esto es lo que el evaluador comprobará.

Costes de los Resultados (IOs):

Esto se refiere a los costes de implementación del proyecto. La mayoría de los costes están en la categoría de profesores / formadores / investigadores.

El coste por día en Suecia es muy diferente del coste por día en Bulgaria.

A veces, los socios tienen la tentación de asignar a la “misma tarea" y "mismo perfil" más días como una forma de darle más presupuesto de coste donde los presupuestos son más bajos.


Lo que el evaluador ve es que para la misma tarea, por ejemplo, Bulgaria tiene 100 días, mientras que Suecia necesita 25. Su conclusión es; misma tarea, mismo perfil de experto, pero los días se multiplican por cuatro, con lo cual el "presupuesto es desequilibrado", por tanto, se obtienen menos puntos en la evaluación. Un presupuesto incorrecto mata su proyecto.

La parte del Presupuesto es el núcleo del formulario de solicitud. El evaluador sabe la descripción de sus Resultados, pero en esta parte el evaluador verá el coste asignado a cada actividad y si la actividad se corresponde con lo que dice en la descripción de los Resultados.

Tenga en cuenta que cuando se define el papel de cada socio en los Resultados, debe incluirlo también en las "organizaciones participantes" de lo contrario no podrá asignar costes de personal en el formulario de solicitud.

Un presupuesto es siempre un tema de análisis, no sólo del evaluador si no también de los socios. Le aconsejamos negociar con sus socios el presupuesto y confirmar que entiendan cuáles son sus actividades y responsabilidades.

Le sugerimos que haga una tabla de Excel organizando los Resultados y las tareas, asignando la cantidad de días necesarios para realizar las tareas. Eso le dará una primera imagen.
No hagan el presupuesto distribuyendo actividades al azar sin que coincida con las tareas y resultados, los evaluadores son expertos en ver esto a primera vista.

El H.4 Evento de Divulgación aparecerá aquí si tiene alguno, aparecerá en la lista de eventos. Tenga en cuenta que incluir un evento sólo para incrementar su presupuesto no funcionará. La mayoría de los evaluadores conectarán el evento al impacto del proyecto, difusión y sostenibilidad con el fin aprobar el coste.

F.2.3. Aprender las actividades docentes (YES), es necesario describirlas en su presupuesto. Normalmente es (NO) debido a que su enseñanza, actividades de formación están incluidos en los Resultados.

H.7 Costes excepcionales, son lo que su nombre indica, que son excepcionales, por lo que necesitan contratar un servicio que no puede hacer por su cuenta. Se necesita dar una buena explicación para que ellos acepten este coste.

H.Budget
03:08

There are specific rules for this budget category, read the rules. The evalautors wants to read why you need this multiplier event and how does it impact the project. You need to connect this with the impact, dissemination and sustainability parts of the proposal. It amplifies your Intellectual Outputs, explain how.

En español -

El Evento de Divulgación aparecerá aquí si tiene alguno, aparecerá en la lista de eventos. Tenga en cuenta que incluir un evento sólo para incrementar su presupuesto no funcionará. La mayoría de los evaluadores conectarán el evento al impacto del proyecto, difusión y sostenibilidad con el fin aprobar el coste.

Budget Multiplier Events
00:59

Summing up is an art. The evaluator needs to read in few lines what the projects is about and if what you wrote makes sense with the project concept since this part can be used as a sort of short summary of what oyur project is about. A Pitch concept more than ever has to be implemented here.

En español -

Al escribir esta parte piense en hacer una presentación resumen. Sea preciso y concreto en la presentación;
1. De que directiva europea, programa o proyecto anterior está capitalizando.
2. Explique cuál es el problema
3. Explique cómo va a contribuir a solucionar el problema
4. Haga una descripción de las acciones más importantes que se deben tomar en la ejecución del proyecto.
5. Defina cuál es la función y el perfil de cada socio y cómo contribuyen y se benefician.
6. Explique cómo el Evento de Divulgación contribuirá al proyecto y haga una proyección futura de su impacto. 7. Describa cuáles son sus Resultados, por ejemplo,
- Una nueva metodología para abordar los problemas ambientales
- Una plataforma de mejores prácticas en modo multilingüe
- Un toolkit paso a paso de cómo innovar en áreas verdes - Un evento de divulgación
- Un plan de negocios sobre medio ambiente
- Una nueva comunidad activa en internet - Un canal de vídeo

I.Project Summary
01:08
+
Documents and more
3 Lectures 02:45

Think in that way, you are Hero, you have a mission to accomplish, you have several challenges to defeat, each challenge moves you into another level, your winning condition is to fill in all parts of the Application form.

For this to happen you need to understand the game play -rules- and the game mechanics "the documents" that support the rules. The project idea is your own business.

Here is a list of "must"documents you need to read to play the game.

https://www.erasmusplus.org.uk/sites/default/files/erasmus-plus-programme-guide_en.pdf

https://www.erasmusplus.org.uk/sites/default/files/KA2%20application%20guidance%20for%20projects%20in%20more%20than%20one%20field%20V1_1.pdf

https://www.erasmusplus.org.uk/sites/default/files/eform-technical-guide_en-V2.pdf

https://www.erasmusplus.org.uk/sites/default/files/expert-guide_en.pdf

http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/documents/manualurf_en.pdf

http://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/home.html

Documents you need to read to fill in properly in the application form
00:47

Your Strategic Partner must be Strategic

Your Strategic Partner is key in your proposal and the evaluator will check the profile. It may happen within your actual network of partners you do not have the right profile, then you do what everybody does.

You go fishing on Linked In or other networks. As soon you publish a request for a partner in any group you belong to, many unkown people answer providing you an "amazing cv". Here is where your skills come to play before you make your choice. If you can, even go to meet them u organize a preparatory meeting for discussing the project in any of the countries of the potential partnership. It is an investment that worth their money. My recommendation is touch and feel your partner expertise.

What to ask to your new Strategic partnership

1.All project numbers where they have been involved so you can check on the Adam database

2.Meet him/her on Skype soft skills are key

3.Ask him about the possibility to invest in a preparatory meeting in any of the partners country to analyze the project.

Then make your choice. Good luck.

En español -

Un Socio Estratégico no es un amigo de un amigo. Es alguien que puede dar un valor añadido a su idea de proyecto. El enfoque correcto es que usted no escriba solo todo el formulario de solicitud, aunque usted tenga la idea central. Identifique la propuesta de valor de sus socios y haga que contribuyan.

Algunos consejos;

1. Pregúnteles el número de identificación de proyecto, de cualquier proyecto anterior que hayan implementado.

2. Compruebe la base de datos Adam, sitios web, resultados, informes.
3. Puede encontrar socios con suficiente experiencia que acaban de crear una nueva empresa / ONG que han trabajado en proyectos de la UE, pero no tienen registro del proyecto aún.
4. No confíe en lo que dice el CV, un papel no confirma lo que ha hecho.
5. Esté seguro de que la persona que va a figurar en la solicitud es el que va a participar en el proyecto. Conózcalo por Skype y sienta el lado humano y cuánto conocimiento posee sobre el tema de su proyecto.
6. Los proyectos son sobre habilidades y competencias, personas equivocadas significa problemas.
7. Tendrá que justificar en su propuesta cuál es el valor añadido de sus socios, así que es mejor que encuentre los socios correctos de lo contrario el evaluador se dará cuenta.

What a Strategic Partnership is?
01:20

Your National Agency
00:38
+
The Erasmus+ Program
6 Lectures 15:05
Learn what erasmus+ is
03:54

VET - Conference
01:57

Erasmus+ opportunities
01:51

http://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus_en

Erasmus+ message
02:01

Who is your target group?
04:24

Concluding Lecture
00:58
About the Instructor
ISES NGO
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1 Course
NGO FOR SOCIAL GOOD

ISES creates this course under the frame of Aurora a Leonardo partnership project. The purpose of this lesson is to support organisations in submitting Erasmus+ proposals under KA 2 Strategic Partnership.

ISES is an NGO based in the north west part of Spain. It focus on Social Good through European Projects such as Leonardo Partnership -AURORA-. ISES work with the following methodologies Oasis Games, Dragon Dreaming, Art of hosting and Johari Window.

The project Aurora is about teaching NGOs and educational centers (VET schools) how to write KA2 projects.

The NGO has developed a platform http://www.erasmusplushub.net to support entrepreneurs to submit projects.

ISES has experience in different European Projects.

Leonardo Mobility -Improving Municipalities services Turkey
http://facebook.com/Denizlibcn

http://pinterest.com/seesagittarius

SOUTH EAST ETCP Sagittarius training
http://tinyurl.com/c5gbqbz

http://www.facebook.com/PotenzaAbruzzo

http://www.facebook.com/dmstproject

http://www.facebook.com/pages/Project-implentation/268391186595679

http://www.facebook.com/pages/Bolugram/390365214351537

http://www.facebook.com/QrCodesForTourismEducation

http://www.see-tcp-project-sagittarius.eu/index.php/en/

Disclaimer

All views expressed in the Aurora course document are the sole responsibility of the author and do not necessarily reflect the views of the European Commission.