Ihre Meetings auf Erfolgskurs
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Ihre Meetings auf Erfolgskurs

Was Sie wissen müssen, um Ihre Meetings erfolgreich zu machen
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Last updated 5/2017
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  • 1.5 hours on-demand video
  • 13 Supplemental Resources
  • Full lifetime access
  • Access on mobile and TV
  • Certificate of Completion
What Will I Learn?
  • souverän Meetings leiten
  • Struktur und Ordnung in Meetings bringen
  • Meetings richtig planen, durchführen und nachbereiten
  • grundlegende Moderationstechniken anwenden
  • mit ihren Meetings nachhaltige Ergebnisse erzielen
  • Schluss machen mit endlosen Meetings ohne Ergebnissen
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Requirements
  • Ideale Voraussetzungen sind erste Erfahrungen mit langweiligen und ergebnislosen Meetings und dem Wunsch, die eigenen Meetings besser zu machen.
Description

Wie Sie es schaffen, Ihre Meetings zielorientiert in angemessener Zeit durchzuführen, alle Meinungen zu berücksichtigen, gemeinsam Ideen zu entwickeln, Entscheidungen zu treffen, das lernen Sie in diesem Kurs. 

Ihre Meetings mit Ordnung und Struktur werden Ergebnisse abliefern, Ihre Teilnehmer werden begeistert sein und Sie werden als Leiter des Meetings Anerkennung finden.

Who is the target audience?
  • Berufsanfänger, die Meetings (demnächst) leiten müssen
  • Menschen im Ehrenamt, die ihre Besprechungen professioneller gestalten wollen
  • Fach- und Führungskräfte, die bereits Meetings leiten, aber mit den Ergebnissen nicht zufrieden sind.
  • Nicht teilnehmen sollte, wer bereits seit langen Jahren Meetings leitet und mit den Ergebnissen zufrieden ist.
  • Nicht teilnehmen sollten auch diejenigen, die die Effizienz und Produktivität von Meetings nicht steigern wollen.
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26 Lectures
01:18:41
+
Meetings - unsere Hassliebe
4 Lectures 10:57

Sie machen sich klar, ob auch und in wiefern auch Sie von der "Meetingitis" (zu viele Meetings, zu öde, zu lang ...) betroffen sind und welche Erfahrungen Sie mit Meetings gemacht haben.

Preview 01:59

Es kann viel schief laufen in Meetings. Die wichtigsten Punkte werden aufgeführt, um bewusst zu machen, wo die Hebel sind für bessere Meetings.

Viel gesprochen - wenig erreicht
02:20

Auf Grund des erarbeiteten Quick Checks Ihrer Meetings-Situation berechnen Sie, wieviel Geld die sinnlos in Meetings verbrachte Zeit pro Monat kostet. Das Formblatt in der Lektion ermöglicht es Ihnen, die Gesamtkosten eines Meetings zu berechnen. 

Die Kosten von Meetings
02:42

Auch wenn Meetings unbeliebt sind, in der arbeitsteiligen Wirtschaft sind sie nicht wegzudenken. Meetings sind wichtig und erfüllen verschiedene Zwecke.

Warum überhaupt Meetings?
03:56

Die Aufgaben

  • Warum sind Meetings wichtig?
    • Um sich mit den anderen Abteilungen abzustimmen
    • Meetings sind karriereförderlich, wenn der Chef meine guten Wortbeiträge mitbekommt
    • Weil wir dann eine Auszeit aus dem Alltagstrott haben.
    • Weil in unserer komplexen Welt wir zusammenarbeiten müssen.
  • Warum haben Meetings so einen schlechten Ruf?
    1. Weil sie bei der eigentlichen Arbeit stören
    2. Weil sie sowieso nichts bringen. Der Chef hört sich zwar an, was wir sagen, macht dann aber doch, was er will
    3. Weil hinterher alle Klarheiten beseitigt sind
    4. .........
  • Kann man denn Meetings besser gestalten?
    1. Nein, unser Chef will die Meetings so wie sie sind
    2. Weiss nicht
    3. ja





Lösungshinweise

Frage: Warum sind Meetings wichtig?

Meetings sind durchaus eine Option, wenn wir uns mit anderen Abteilungen abstimmen müssen, insbesondere, wenn gemeinsame Entscheidungen über irgendwelche Abläufe getroffen werden müssen.

Karriereförderung: Dazu sollten Meetings nicht genutzt werden. Den Chef lieber mit guter Arbeit überzeugen.

Auszeit: Eine Auszeit hin und wieder ist wichtig, aber vielleicht doch eher in der Cafeteria.

Zusammenarbeit: Richtig. Heute hat nicht mehr eine Person alle Informationen, Gruppen arbeiten kreativer und gemeinsame Entscheidungen sind nachhaltiger.


Frage: Warum haben Meetings so einen schlechten Ruf?

Zu 1:

Wenn Sie so etwas von Teilnehmern hören, waren entweder nicht die richtigen Leute zum Meeting eingeladen, oder es wurde nicht klar, warum das Meeting für sie und ihre Arbeit wichtig ist.

Zu 2:

Wenn ein Chef so vorgeht, braucht er sich nicht zu wundern, wenn seine Mitarbeiter sich möglichst drücken vor den von ihm einberufenen Meetings.

Zu 3:

Damit sind wohl Meetings gemeint, bei denen zwar viel gesprochen, aber nichts beschlossen wird. Kein Wunder, dass sie unbeliebt sind.

Zu 4: sicherlich fallen Ihnen noch sehr viel mehr Gründe ein, wie zu lange, zu oft usw.

Frage: Kann man denn Meetings besser gestalten?

Zu 1: Wenn Ihr Chef an der Art der Meetings nichts ändern will, sprechen Sie ihn doch einmal an. Auch Chefs werden betriebsblind. Und rechnen Sie ihm vielleicht einmal – höflichst natürlich – die Kosten vor.

Zu 2: Ich kann Ihnen versichern, dass Sie es in diesem Kurs lernen werden. Sie erhalten „Fahrpläne“ für das Vorgehen und Checklisten, um nichts zu vergessen.

Zu 3: richtig. Auch diejenigen, denen das nicht Leiten eines Meetings vielleicht nicht in die Wiege gelegt wurde. Aber das wissen Sie ja, sonst wären Sie nicht in diesem Kurs.

Testen Sie Ihr Wissen vom 1. Abschnitt
+
Meetings vorbereiten
3 Lectures 12:28

Meetings ohne klare Ziele sind Zeitverschwendung und laufen Gefahr, in Kaffeekränzchen auszuarten.  Um das zu vermeiden, werden vorab die Ziele festgelegt. Dabei wird auch strikt geprüft, ob das Meeting überhaupt nötig ist. 

Ziele festlegen
04:12

Die Ziele Ihres Meetings liegen fest. Um sie zu erreichen, brauchen Sie eine Agenda, auch Tagesordnung genannt. Die Agenda bestimmt, auf welchem Weg Sie die Ziele erreichen wollen.

Preview 05:28

Auf Grund der Agenda wissen Sie, wie Sie vorgehen wollen und wer teilnehmen wird. Fehlt noch die Organisation des Meetings, wie z.B. Raum buchen, für Technik sorgen.  

Meetings-Logistik
02:48

Sie sind Leiter/In der Versandabteilung. Immer wieder gibt es Klagen, dass es den Versand Ihrer Produkte zu lange dauert und dass falsch geliefert wird. Sie berufen ein Meeting ein, um sich mit diesen Missständen auseinanderzusetzen.

Ihre Aufgabe: Erstellen Sie eine Agenda für dieses Meeting.

Legen Sie einen Titel und die Ziele für Ihr Meeting fest[1].

Überlegen Sie, wie Sie im Meeting vorgehen wollen, z.B._

  • Vorstellen einer Zusammenfassung der eingegangenen Beschwerden?
  • Analyse der Ursachen der Probleme?
  • Brainstorming nach Lösungsmöglichketen?
  • ...
  • Können Sie ggf. mit Untergruppen arbeiten? (Z.B. Pros und Cons für Outsourcing versus „Selber machen“ der Versandleistungen)
  • nur Interne? Aus welchen Bereichen?
  • Auch Kunden?
  • Auch Lieferanten, von denen die Versandabteilung abhängig ist?
  • ...

und schreiben Sie die Agenda.

Legen Sie den Teilnehmerkreis entsprechend Ihrer Ziele und Vorgehensweisen fest. Z.B.

Erarbeiten Sie den Zeitrahmen des gesamten Meetings und Dauer der einzelnen Punkte.

Fügen Sie der Agenda Unterlagen bei? Müssen die Teilnehmer Unterlagen mitbringen?

----------------

Nutzen Sie die Materialien dieses Abschnitts:

  • Arbeitshilfe Meetings-Ziele
  • Checkliste Meeting vorbereiten
  • Checkliste Agenda erstellen

-------------------

[1] Was genau wollen Sie erreichen? „mit diesen Missständen auseinandersetzen“ ist zu ungenau. Abhängig davon, welche Ziele genau Sie verfolgen im Meeting, werden Sie einen unterschiedlichen Teilnehmerkreis auswählen.

Fall 1: Agenda erarbeiten
+
Mit Moderation Meetings meistern
7 Lectures 24:39

Ein Meeting ist nur so gut wie seine Moderation. Somit steht und fällt es mit den Fähigkeiten des Moderators. Moderation hilft, das Ziel des Meetings zu erreichen uunter Einbindung aller Teilnehmer und Berücksichtigung der Gruppenprozesse. 

Preview 03:20

Läuft ein moderiertes Meeting gut, wird der Moderator kaum wahrgenommen. Wenn es zu Spannungen oder gar heftigen Auseinandersetzungen kommt, bedarf es schon einiger Erfahrung, um die Meetingsziele zu erreichen und vor allem keine Verlierer aufkommen zu lassen.

Was der Moderator alles tun muss
03:36

Es gibt verschiedene Moderationstechniken. Führen durch Fragen ist eine davon. Fragen können Teilnehmer mobilisieren und die Diskussion lenken. Der Moderator greift zwar nicht inhaltlich ein, kann aber den Ablauf des Meetings durch seine Fragen steuern.

Führen durch Fragen
05:06

Aktives Zuhören ist die zweite Moderationstechnik, die erläutert wird. Aktives Zuhören bedeutet, dem Anderen die volle Aufmerksamkeit zu widmen, um ihn richtig zu verstehen und eine Vertrauensebene aufzubauen. 

Aktives Zuhören
03:07

Visualisierung, eine der allerwichtigsten Moderationsaktivitäten, erreicht, dass das Gesprochene auch gesehen werden kann. Eine Information wird umso eher behalten und verstanden, je mehr Wahrnehmungskanäle angesprochen werden.

Visualisieren Sie! Moderation durch Bilder unterstützen.
03:51

Ein gut moderiertes Meeting ist Ihr Erfolg. Alle Teilnehmer verlassen das Meeting mit dem Gefühl, etwas erreicht zu haben und nicht nur "ihre Zeit abgesessen zu haben."

Erfolge guter Moderation
03:28

Bevor es im nächsten Abschnitt um die reine Praxis geht, erhalten Sie in dieser Lektion einen Überblick über den Ablauf eines Meetings.

Was Sie zum Ablauf eines Meetings wissen müssen
02:11

Fall 2: Firmenjubiläum

Sie sind von dem Geschäftsführer beauftragt worden, das 70-jährige Jubiläum des Unternehmens vorzubereiten. Es soll eine fulminante Veranstaltung werden. Auch wichtige Kunden werden dabei sein. Das Datum, ein Samstag im April, steht bereits fest. Die Geschäftsleitung hat Ihnen auch einen Budgetrahmen vorgegeben, den Sie einhalten müssen.

Sie haben zu Ihrem ersten Planungs-Meeting für das Fest Vertreter aus den verschiedensten Abteilungen eingeladen. Sie haben bereits beim Einladen mitbekommen, dass fast alle haben schon Ideen im Kopf haben. Herr Müller, zuständig für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit ist der Meinung, dass er am besten weiß, wie das Fest zu gestalten sei, schließlich gehe es ja darum, die Firma nach außen zu repräsentieren. Er ist sehr redegewandt und Sie befürchten, dass er das Meeting dominieren wird.

Sie haben 2 Stunden Zeit und befürchten, dass Sie mit den Agenda-Punkten nicht durchkommen.

Also überlegen Sie sich vorher, wie Sie am besten vorgehen:

  • Was ist das Ziel des Meetings?
  •  Die Eingeladenen zeigen viel Herzensblut für ihren Vorschlag
    • Wie können Sie Klarheit schaffen, was sie jeweils wollen?
    • Wie gehen Sie mit H. Müller um?
    • Was werden Sie visualisieren?
    • Welche Folgeaktivitäten wird es geben?
  • Welche der vielen Fähigkeiten des Moderators werden in diesem Meeting gefragt sein?

----------------

Wenn Sie bei einigen Fragen, nicht so recht wissen, lesen Sie im Abschnitt 3 „Mit Moderation Meetings meistern“ noch einmal nach.

Und anschließend können Sie Ihr Ergebnis mit den Lösungshinweisen vergleichen. Denken Sie daran „Sie behalten 90 % dessen, was Sie selbst tun“, bevor Sie nachsehen.



------------------

Lösungshinweise

(Bitte beachten: es sind HINWEISE. Sie haben vielleicht andere Ideen gehabt, die genauso richtig sind.)

Ziel des Meetings

Klarheit über die Ideen verschaffen

Sie schreiben als Überschrift „Ideen für das Jubiläumsfest“ auf eine Pinwand.

Die Teilnehmer schreiben ihre Ideen auf Karten und bringen sie nach vorne. Jeder hat 2 Minuten Zeit, um seine Idee zu erläutern. Sie machen. Sie beauftragen H. Müller, die Zeit im Auge zu halten, um ihn zu beschäftigen und sein Vielreden auf diese Art zu begrenzen. 

Sie als Moderator clustern die Vorschläge. Es gibt einige Überschneidungen, die sie zusammenbringen. Manche Vorschläge eignen sich eher für einen Tag der „Offenen Tür“. Damit diese nicht verlorgen gehen, bringen Sie diese Karten auf dem Parkplatz unter.

Bevorzugte Vorschläge

Anschließend machen Sie eine Punktabfrage, um gemeinsam mit der Gruppe eine Priorisierung zu erarbeiten und die besten Ideen herauszufinden. Sie wollen eine Mehrpunktabfrage durchführen.

Visualisieren

Sie haben die Vorschläge und Priorisierung bereits visualisiert, weil Sie mit der Pinnwand gearbeitet haben. Sie fotografieren die Pinnwand Schritt-für –Schritt (also nicht nur das priorisierte Ergebnis), um die Vorgehensweise zu dokumentieren.

Folgeaktivitäten

Sie beauftragen einige die Frau Zuse, Herrn Dünnbier und Herrn Stanzig damit, jeweils die Kosten für einen der drei höchstpriorisierten Vorschläge herauszufinden.

Welche Fähigkeiten des Moderators?

Ausgleichend wirken – Vielredner bremsen – den Prozess steuern ...

Fall 2: Firmenjubiläum
+
Der Einstieg ist die Basis des Meetings
3 Lectures 06:37

Der Start des Meetings ist eine kritische Phase für den Erfolg. Als erstes geht es um das Aufwärmen der Teilnehmer durch Begrüßung und eine Vorstellungsrunde.

Aufwärmen für das Meeting
01:51

In der Hinleitungsphase des Meetings geht es für den Moderator darum, das Thema, die Ziele und die Bedeutung des Meetings zu erläutern. 

Zum Thema hinleiten
02:11

Was in Meetings getan wird, hängt ganz wesentlich von den Zielen ab. Was erreicht wird allerdings, hängt vom Umgang miteinander ab. Gemeinsam erarbeitete Grundregeln sind hilfreich.

Grundregeln erarbeiten
02:35

Ihre Geschäftsführung war letzte Monat auf der jährlichen Klausurtagung. Dort wurden u.a. Ideen für neue KPI’s[1] für einige Bereiche des Unternehmen entwickelt. Es gibt Vorschläge neue KPI’s als Vorschläge für Durchlaufzeiten in den verschiedenen Unternehmensbereichen, für zu produzierende Stückzahlen in der Produktion, Umsatz je Kunde, Anzahl Neukunden, usw. Die endgültige Festlegung der KPI’s soll unter Einbindung der jeweils Betroffenen geschehen.

Es gibt viele Gerüchte und Ängste in der Belegschaft. Sie haben von der Geschäftsführung die Aufgabe erhalten, Verständnis zu schaffen und die entsprechenden Kennzahlen mit den einzelnen Bereichen zu verabschieden. Sie bereiten gerade das erste Meeting zu diesem Thema vor. Eingeladen sind die Leiter aus allen betroffenen Abteilungen.

  • Wie gestalten Sie den Einstieg in dieses Meeting?
  • Machen Sie einen kleinen Ablaufplan

[1] KPI = Kennzahlen


-------------

Lösungshinweise

In diesem Fall werden Sie großen Wert auf eine gelungene Hinführung zum Thema legen müssen, um Verständnis für das Anliegen Ihrer Geschäftsführung zu wecken und diffuse Ängste zu beseitigen.

Im Ablaufplan müssen Sie mindestens einen Punkt vorsehen, indem ein Experte erläutert, was KPI’s sind, warum die Geschäftsführung sie braucht und was jeder Einzelnen davon haben kann.

Bauen Sie einen Punkt ein, in dem die Teilnehmer ihre Anforderungen an Kennzahlen deutlich machen können. Was sind die wirklich wichtigen Ziele für ihren Bereich? Wie lassen diese sich messen?

Usw.


Fall 3: Maßnahmen wegen neuer KPI’s der Geschäftsführung
+
Zielorientierte Leitung des Meetings
4 Lectures 10:18

Der Leiter des Meetings ist verantwortlich für den Ablauf des Meetings. In dieser Lektion geht es darum, wie er diese Aufgaben erledigen kann.

Aufgaben als Gesprächsleiter
01:22

In Besprechungen mit vielen Teilnehmern macht es oft Sinn, die Teilnehmer in Gruppen aufzuteilen. Im Plenum könnten nur die Beiträge von einigen berücksichtigt werden. Zudem bietet sich die Chance, dass Experten zu einem Thema sich untereinander abstimmen und anschließend ihr Ergebnis für die anderen präsentieren.

Arbeit in Kleingruppen
02:23

In Meetings gibt es oft schwierige Situationen von Unstimmigkeiten über Streitigkeiten bis hin zu ausgewachsenen Konflikten. In dieser Lektion werden mögliche Situationen aufgegriffen und wie darauf reagiert werden kann. 

Schwierige Situationen meistern
04:20

Manchmal beschleicht den Leiter des Meetings ein ungutes Gefühl, dass etwas nicht in Ordnung ist. Wenn Sie nicht richtig wissen, was eigentlich los ist, eignet sich die Blitzlichtmethode.

Blitzlicht - ein schnelles Stimmungsbild
02:13

Ihre Geschäftsführung war letzte Monat auf der jährlichen Klausurtagung. Dort wurden u.a. Ideen für neue KPI’s[1] für einige Bereiche des Unternehmen entwickelt. Es gibt Vorschläge neue KPI’s als Vorschläge für Durchlaufzeiten in den verschiedenen Unternehmensbereichen, für zu produzierende Stückzahlen in der Produktion, Umsatz je Kunde, Anzahl Neukunden, usw. Die endgültige Festlegung der KPI’s soll unter Einbindung der jeweils Betroffenen geschehen.

Es gibt viele Gerüchte und Ängste in der Belegschaft. Sie haben von der Geschäftsführung die Aufgabe erhalten, Verständnis zu schaffen und die entsprechenden Kennzahlen mit den einzelnen Bereichen zu verabschieden. Sie bereiten gerade das erste Meeting zu diesem Thema vor. Eingeladen sind die Leiter aus allen betroffenen Abteilungen.

Sie haben die Hinleitung perfekt hinbekommen, Informationen der Geschäftsleitung erläutert und Gerüchte aufgegriffen und damit bestehende Ängste verringert.

Sie möchten nun die Methode der Kleingruppenarbeit anwenden.

  • Wie können Sie vorgehen?

[1] KPI = Kennzahlen



------------------


Lösungshinweise

Sie können Kleingruppen bilden

  • -Mit Mitarbeiter/Innen, die in demselben Prozess arbeiten, um die Durchlaufzeiten z.B. zu bewerten
  • -Sie können die Kleingruppen nach Sachgebieten bilden, z.B. Produktion, Finanzen, Marketing usw.
Fall: Arbeit in Kleingruppen, noch einmal KPI-Fall

Sie sind von dem Geschäftsführer beauftragt worden, das 70-jährige Jubiläum des Unternehmens vorzubereiten. Es soll eine fulminante Veranstaltung werden. Auch wichtige Kunden werden dabei sein. Das Datum, ein Samstag im April, steht bereits fest. Die Geschäftsleitung hat Ihnen auch einen Budgetrahmen vorgegeben, den Sie einhalten müssen.

Sie haben zu Ihrem ersten Planungs-Meeting für das Fest Vertreter aus den verschiedensten Abteilungen eingeladen. Sie haben bereits beim Einladen mitbekommen, dass fast alle haben schon Ideen im Kopf haben. Herr Müller, zuständig für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit ist der Meinung, dass er am besten weiß, wie das Fest zu gestalten sei, schließlich gehe es ja darum, die Firma nach außen zu repräsentieren. Er ist sehr redegewandt und Sie befürchten, dass er das Meeting dominieren wird.

  1. Herr Müller will mit „dem Kopf durch die Wand“, um sich durchzusetzen und besteht auf seinen  - wie er meint – außerordentlich kreativen Ideen. Was tun Sie?

----------------

Lösungshinweise

  • -Sie lassen die Gruppe seine Vorschläge bewerten mit einer Punktabfrage
  • -Sie geben ihm eine Aufgabe, z.B. das Schreiben der Karten für die Pinnwand, damit er das Meeting nicht komplett dominieren kann
  • -Sie nehmen ihn beiseite und erklären ihm, dass es nicht der Sinn der Sache sei, dass er alleine die Maßnahmen beschließt, sondern der Zweck des Meetings darin besteht, auch andere Bereiche miteinzubeziehen.


Fall: Herr Müller, noch einmal Firmenjubiläum
+
Meetings gekonnt abschließen
2 Lectures 05:30

Spätestens zum Abschluss eines Meetings sollten die Aufgaben, die sich daraus ergeben haben, dargestellt werden. Zudem muss geklärt sein, wie es weiter geht.

Aufgaben zum Schluss
03:12

Wenn der Leiter sich Feedback von den Teilnehmern zu dem Meeting einholt, hat er die Chance, sich zu verbessern. Wie man das machen kann, zeigt diese Lektion. 

Feedback zu dem Meeting einholen
02:18
+
Meeting nachbereiten
2 Lectures 06:27

Protokoll schreiben, wird oft als lästige Aufgabe empfunden. In dieser Lektion wird gezeigt, dass es - strukturiert durchgeführt - kein Hexenwerk ist.

Bausteine eines Meeting-Protokolls
04:06

Es ist gut, sich nach dem Meeting eine kurze Auszeit zu nehmen und darüber nachzudenken, was gut gelaufen ist in dem Meeting und was beim nächsten verbessert werden kann. 

Selbstreflexion, der Termin mit mir selbst
02:21
+
Ausklang des Kurses
1 Lecture 01:45
Gedanken zum Schluss
01:45
About the Instructor
Angela Reeg-Muller
4.7 Average rating
11 Reviews
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Lean Six Sigma Black Belt

Dozentin, Lehrbeauftragte, Beraterin für Unternehmen, Autorin und Coach

Ich bin Dipl.-Volkswirtin und Lean Six Sigma Black Belt. Ich habe viele Jahre in verschiedensten Führungspositionen in einem großen Konzern gearbeitet. 2010 habe ich mich selbständig gemacht und unterstütze seither Unternehmen dabei, in den verwaltenden und administrativen Bereichen effizienter zu werden. Meine Methodenkenntnisse und Erfahrung aus zahlreichen Lean-Projekten werden eingesetzt und mit den Beschäftigten zusammen in der Praxis angewandt.

Es geht darum, effizienter zu werden, ohne die Beschäftigten mehr zu belasten. Ganz nach dem englischen "Work smarter, not harder". Alles Überflüssige wird aus den Abläufen herausgenommen, um dadurch zielorientierter, zügiger zu arbeiten. Die Arbeit fließt schneller durch das Unternehmen, die Beschäftigten behalten den Überblick und arbeiten stressfreier.