Zeitmanagement

Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement ist eigentlich eher Selbstmanagement. Denn jeder hat dieselbe Zeit - mann kann sie weder managen noch sparen.

Zeitmanagement ist eine praktische Fähigkeit

Die Erwartungen an Zeitmanagement sind oft sehr hoch. Vieles kann Zeitmanagement aber nicht lösen, z.B. Mitarbeitern immer mehr Arbeit aufzuwälzen oder einfach grundsätzlich zu wenig Zeit für viel Arbeit zu haben. Realistisch ist, dass Zeitmanagement uns effizienter und cleverer im Arbeiten machen kann - als praktische Fähigkeit, die man mit viel Übung erlernen muss.

Keine Zeit?

Ein nahe liegender Einwand gegen ein Zeitmanagement-Training ist, dass man dafür eigentlich gar keine Zeit hat. Die Geschichte vom Förster mit der Säge hilft uns zu verstehen, warum Zeitmanagement dennoch wichtig ist.

Das Rahmenkonzept

Das Zeitmanagement-Konzept von mindyourlife ist P-REP:

• (P) Priorisieren

• (R) Resultat

• (E) Effizienz

• (P) Plan

Was ist Priorisieren?

Priorisieren muss, wer zu viel Arbeit für zu wenig Zeit hat. Priorisieren bedeutet, sich zu entscheiden, welche Dinge den wenigsten Schaden verursachen, wenn sie liegen bleiben.

Das Eisenhower-Quadrat

Die bekannteste Strategie zum Priorisieren ist das Eisenhower-Quadrat. Dabei werden alle Aufgaben unter zwei Gesichtspunkten bewertet: Wie wichtig und wie dringend ist eine Aufgabe?

Das Eisenhower-Quiz

In diesem Video üben wir gemeinsam die Anwendung des Eisenhower-Quadrats mit zahlreichen Beispiel-Aufgaben.

Eisenhowers blinder Fleck

Das Eisenhower-Prinzip hat eine große Schwäche, nämlich die systematische Vernachlässigung der B-Aufgaben, die jedoch im Berufs- und Privatleben häufig die wichtigsten Aufgaben sind.

Einführung in 3E

Aus meiner Unzufriedenheit mit dem Eisenhower-Quadrat habe ich dereinst das 3E-Konzept entwickelt. Dabei geht es darum, jedes Ziel zu bewerten mit Blick auf dessen Effektivität, Einsatz und Effizienz. Ein netter Nebeneffekt: Das 3E-Konzept eignet sich auch wunderbar zum Priorisieren - eben als Alternative zum Eisenhower-Quadrat.

Das wichtigste Prinzip im Zeitmanagement

In Resultaten denken - nicht in Aufgaben.

Der größte Fehler im Zeitmanagement

Dieser Fehler lautet: Mit der ToDo-Liste anzufangen. Denn dabei verwechseln wir Ziele mit Wegen. ToDo-Listen sind zwar nicht unwichtig - aber sie sind der letzte Schritt im Zeitmanagement, nicht der erste.

Ziele richtig formulieren

Menschen neigen dazu, in Aufgaben zu denken. Daher ist es so wichtig, zu wissen, wie man Ziele richtig formuliert. Denn so können wir Ziele von bloßen Aufgaben unterscheiden.

Was ist Effizienz?

In Effizienz ist das Verhältnis zwischen dem Nutzen und den Kosten einer Strategie. Sie trifft Aussagen darüber, wie nützlich (effektiv) eine Strategie ist und wie viel sie im Verhältnis zu dieser Effektivität kostet.

Das Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip ist auch unter dem Namen "80-20-Regel" bekannt. Es geht zurück auf den italienischen Ökonom Wilfredo Pareto und besagt, dass im Regelfall 20% der Mittel bereits ausreichen, um 80% des gewünschten Ergebnis zu erreichen.

Die Anwendung des Pareto-Prinzips

Zur Anwendung des Pareto-Prinzips schauen wir uns ein Beispiel an: Das unaufgeräumte Zimmer und der plötzliche Anruf der Schwiegermutter.

Plan: 3 Fragen

Jetzt werden wir pragmatisch. Wir erstellen einen "actionable" Handlungs-Plan und schnüren Arbeitspakete. Dabei stellen wir uns 3 Fragen: Was? Wer? Wann?

Plan: Was?

Bei dieser Frage geht es darum, zu sammeln und aufzuschreiben, was zur Erreichung eines Zieles gemacht werden muss. Dabei hilft es, große Ziele in kleine Teilziele (Etappenziele) aufzuteilen.

Plan: Wer?

Meistens bin zwar immer ich es, der oder die meine Arbeitspakete bearbeiten muss. In manchen Fällen kann ich Aufgaben aber auch delegieren, z.B. wenn ich Führungskraft oder Geschäftsführerin eines großen Unternehmens bin. Dafür sind Arbeitspakete besonders hilfreich, denn die kann ich einfach ohne größere Erklärungen an jemand anderen übergeben.

Micro-Management

Die große Gefahr beim Delegieren liegt im Micro-Management. Das ist ein bekanntes Problem einiger Führungskräfte. Delegieren geht nicht ohne Vertrauen - ich muss mich darauf verlassen, dass das Arbeitspaket von meinen Mitarbeitern ordentlich ausgeführt wird.

Plan: Wann?

Die Im letzten Schritt geht es um die Frage, wann etwas gemacht wird wird und bis wann etwas gemacht werden muss (Deadlines).

Parkinson's Law

"Arbeit dehnt sich genau in dem Maß aus, wie Zeit zu ihrer Erledigung zur Verfügung steht."

Tagesleistungskurve

Wann erledige ich eine Aufgabe? Diese Frage richtet sich nicht nur nach der Frist, sondern auch nach Datum und der Uhrzeit der Erledigung. Dafür ist es wichtig, die Tagesleistungskurve zu kennen.

60-40-Regel

Wenn du den richtigen Zeitpunkt für dein Arbeitspaket kennst, geht es nun darum zu planen, wie viel Zeit du dafür einplanst. Dafür solltest du die 60-40-Regel beachten.

Kurs-Zusammenfassung

Dieses Video ist eine kurze Zusammenfassung des gesamten Crashkurses "Zeitmanagement". Damit kannst du alle Inhalte nochmal Revue passieren lassen.

So könntest du weitermachen

Ich freue mich total, dass du diesen Kurs bis zum Ende durchgearbeitet hast! Du willst noch mehr lernen? Hier geht es weiter:

• Unsere anderen Online-Kurse: Dort werden in nächster Zeit viele Kurse aufgenommen, z.B. zu den Themen Stressmanagement und Dankbarkeit oder zur Frage: Wer bin ich?

• Unserer Webseite

• Zahlreiche E-Books

Vielen Dank für deine Aufmerksamkeit, alles gute für deine Zukunft und bis bald!