採購人員應具備的品質技能 Purchauser should possess with Quality skills

圖中X軸為流程涉及單位，含： 供應廠商、採購單位、料件品保驗收、料件承認、物管/倉管、生產製造、品質保證、製造工程、研發設計、售後服務、客戶或使用者。 圖中Y軸為事務流程順序，依時間前後依序有： 1.0 廠商選定。 2.0 料件承認。 3.0 料件驗收。 4.0 料件組裝。 5.0 成品驗收。 6.0 客戶使用。

流程圖中，具黃色背景方塊，代表和零組件品保體系，相關的流程。

本堂課有益於採購責任者，提升其對物件品質的認知。

1.3.1 採購過程之物件要求時間順序，通常應即時思考，下列四個方向： A.市場有否現貨、短貨、缺貨、或標準品、或訂製品，潛在供貨商在哪裡等。 B.有否目標價格，其變數有哪些，如何取得，對我有利的報價等。 C.本件交期可否符合，交期變數有哪些，是否可控等。 D.將來交貨料件，是否符合我方品質要求，如何降低，品質干擾因素等。 進階探討於下。

1.3.2 採購者對物件品質必要認知，幾乎所有企業，未曾要求或教育採購，有關物件品質的必要認知，導致採購誤認為，「物件品質」是「品保單位」的責任，以下舉例，幫助採購對物件品質的正確認知。

    A.採購流程中，我能做甚麼？不能做甚麼？

    B.採購績效，可控和不可控的因素為何？

    C.採購全流程中，各個流程方塊，我的角色為何？

    D.物件品質是我的責任嗎？還是工程師的責任？

    E.若屬機率性和技術性/暫態性等問題，是工程師的責任。

    F.若供應商為品質貫犯。

    G.供應商評估與選定，無工程師參加。

    H.若有品質貫犯的供應商，採購是否成為，眾矢之的 ?   

1.3.2 採購者對物件品質必要認知，幾乎所有企業，未曾要求或教育採購，有關物件品質的必要認知，導致採購誤認為，「物件品質」是「品保單位」的責任，以下舉例，幫助採購對物件品質的正確認知。

    A.採購流程中，我能做甚麼？不能做甚麼？

    B.採購績效，可控和不可控的因素為何？

    C.採購全流程中，各個流程方塊，我的角色為何？

    D.物件品質是我的責任嗎？還是工程師的責任？

    E.若屬機率性和技術性/暫態性等問題，是工程師的責任。

    F.若供應商為品質貫犯。

    G.供應商評估與選定，無工程師參加。

    H.若有品質貫犯的供應商，採購是否成為，眾矢之的 ?

本堂課介紹，採購機能、組織與運作程序

2.1.1 採購機能之價值、任務、角色，「價值」指能節省整體採購支出資源費用。 「任務」指單位效能，所支出的總體費用，比較性最低(Q/C/D/S,Total Cost)。 「角色」指是後勤支援的一部份(Part of Logistics) ，也是服務使用材料單位的角色。

2.1.2 採購組織與運作程序，採購單位的組織概念，從外部到內部，因採購主要任務，為供應支援物料，以利生產，所以採購通常隸屬，供應端下的機能之一，至於編制隸屬何上層組織，皆有不同目的思維，有關如何畫分，採購組織下層的單位，亦有當下不同思考的方向，分「A.外部隸屬」和「B.內部組織」。

2.1.3 採購運作程序，指舊的料號，例行採購，依採購流程順序

    A.銷售預測。                                                                                      B.計畫性備料。

    C.需求請購。                                                                                      D.確定採購規格。

    E.廠商選定/尋價/比價/議價。                                                       F.採購文件審查。

    G.下單訂購。                                                                                       H.交期管理。

    I.進料驗收。                                                                                         J.入倉庫及支付貨款

本堂課介紹，採購單位的績效評估，此為常見的通汎例。

2.1.4 採購單位的績效評估，依績效評估項目，其建議的配比權重。

    A.配合公司經營目標達成部份，公司年度經營目標中，屬採購職務責任者，通常會有各種不同內容，成本降低

        計畫專案，權重建議約20%到30%，可規劃分為，下列兩大類指標：

        1. 整體年度，降低成本專案達成度。                                2. 重要零組件，降低成本專案達成度。

    B. 部門策略目標推展部份，部門內部通常會規劃，年度策略指標和目標，權重建議約20%到30%。

        3. 配合研發設計專案開發，其團隊滿意度。                4. 新合格廠商開發，目標達成度。

        5. 採購的內部客戶，其服務年度滿意度。                    6. 工作技能和能力提升，年度達成度。

C. 部門經常性績效部份：指例行性作業的執行績效，其會影響採購機能成效，權重建議約40%到60%。

     7. 供應商交貨品質，其年度績效。                                     8. 準時交貨績效，年度達成率。

     9. 採購行政品質績效。                                                        10.採購價格績效評估，與同業比較。

    11.例行料件預測與規劃，其正確程度年度績效。           12.採購總成本概念，其年度實踐力的績效。

2.2.1 線內採購機能，指生產的直接用料（含生產所需耗材及裝運、包裝材料等），其作業機能，大部份採購資源，皆投入此「線內」需求。

    A.分內購與外購。                                                                   B.依金額/價值/數量， A、B、C 分類。

    C.依工作流程分類有 - 策略性、詢價、議價、下單等。 

    D.以產品/責任分工有 - 電器類、機構類、包材類、耗材料等。

    E.依工作屬性分類 - 進階材料、零件開發類、策略性材料類、重要性材料類、量產期所需材料類等。

以上線內的工作範圍，皆在產品後天成本（先天成本掌握在研發）領域，最終目標，培養 「成本工程師」(Cost Engineer)。

2.2.2 線外採購機能，指非直接用料，皆為對內服務，強調供貨源(Sourcing)能力。

    A.本質 - 用量不大，價格要合理，找到對的東西為首要。

    B.過程 - 看不到採購價值貢獻，難度高，是否順利，和使用單位互動為首要。

因採購業務對外，和對內服務，可掌控因子較少，常面臨下列挑戰，及建議因應如下：

2.3.1 如何能保持，有最新價格脈動資訊，料件價格隨時間，和市場供需狀況改變。

2.3.2 如何了解未來價格趨勢（看漲、看跌、幅度、時間等），可提早因應，主要在市場供應和需求之間。

2.3.3 如何會買也要會賣，總有過多料、過時料、不用料、呆滯料，發現不對，愈早清除售出，損失就愈少。

因採購業務對外，和對內服務，可掌控因子較少，常面臨下列挑戰，及建議因應如下：

2.3.4 如何確保零件、材料可準時交貨，確保交期，這是採購個人，跟催的功夫。

2.3.5 如何解決「緊急用料」（時間很短）困難，需要外部供應商配合或調料，平時關係建立是關鍵。

2.3.6 如何解決臨時性品質問題（會產生斷料），利用內部技術資源，或人力找出解決之道。

2.3.7 什麼是談判籌碼和進退有度，付錢的不一定是大爺，當供應少，需求多時，買賣角色互易。

2.4.1 供料系統，含生管、採購、物管，統合為後勤供料，生管主要根據，業務訂單和料件狀況，以最經濟方式，排定生產進度，物管從入料定位、貯存、取料，到出庫，因生管 / 物管，為內部管理，可控因子高，加上若有資訊技術（IT），即可事半功倍。

2.4.2 採購下單，到零件、材料入庫，為對外作業，可控因子較少，所以可能變異機會大，故供料後勤系統，運作是否順暢，核心在採購的整合能力，常見供料系統問題，來自下列各項：

    A.客戶交期改變，當無預警通知，交期提早，產生供料系統問題。

    B.產能預估有誤，打亂供料系統，考驗採購，臨機應變，和調整能力。

    C.客戶特殊要求，急單、砍單、爆單，再度考驗，採購的應變能力，及整個後勤支援。

    D.供應商延遲交料，造成生產停頓，或生產秩序大亂，採購平時應有備案，供料系統，亦應具彈性。

    E.供應商交錯料，或品質問題，臨時出狀況，因應不及，停線或生產時斷時續等。

    F.物管發生料、帳不符，臨時缺料，生產停工待料，此為內部管理不善。

    G.貯存、發料之疏忽，造成缺料或誤用的問題，影響產出，此為環境和人性疏忽。

    H.新機種臨時設計變更，產生新 / 舊料件供應的問題，舊料停用，新料供應，又有問題的困境。

以上A及C項客戶要求，B / F / G 項內部問題，D / E 項供應商問題，H項是內部無可避免，皆考驗採購，後勤應變彈性。

2.4.3 從後勤「整合能力」角度，採購的「供應力」和「彈性力」，才是主要的核心價值。

2.5.1 外部環境會限制採購行為，下列外部環境因素，不但限制採購行為，而且採購需要，去配合這些因素，找到最佳的因應策略，是為採購動態策略，其概念之一。

    A.世界某零件、材料的供需失衡，漲價或跌價，此為價格因素的主變數。

    B.區域保護主義抬頭，或地緣政治因素干擾，買賣商務生態被扭曲，因而購料成本受影響。

    C.唯一供貨來源。

    D.供應商具技術領先，非用不可，或具成本優勢，或具高度綜合性競爭能力等。

    E.交易籌碼，誰需要誰的問題，企業採購交易，先要認知「籌碼」何在。

    F.客戶指定用料，沒有談判空間，因供應商認定，買方非買不可，因此採購議價空間少。

2.5.2 內部環境因素影響採購行為，下列內部因素，會影響採購行為，往服務內部客戶方向配合，此亦為採購動態策略概念之一。

    A.配合需求單位建議，指定廠商和規格，因需求單位，具特殊性需要。

    B.供應商選定，來自公司經營策略，無從選擇，某些特殊商務背景。

    C.自我品牌成本壓力，列入降價專案項目，即採購負責執行，某些零組件，降價方案計畫。

    D.內部採購單位的人力和能力限制，若採購業務量大增，欠缺人手因應，或採購商務模式改變。

    E.內部顧客反應壓力，改變目前供貨源，此問題通常來自品質慣犯。

以上「2.5.1」+「2.5.2」舉例，會隨時間推移，具不同變化或要求，沒有永久最好的策略，因此要有隨時間、空間、環境等，改變的彈性，稱它為「動態策略」。

2.5.3動態策略，基本概念圖示如下︰ 因採購環境永遠在變化，為達成工作目標，就必須有「動態策略概念」，也就是說，沒有「絕對不變的策略」，隨時間、空間、環境而改變。

    A. 輸入(Input)，採購規則的輸入元素，為「外環境、內環境、執行者」。

    B. 過程(Process)，其過程為「動態策略運作」，如同生命過程，為「有機組織機能作業」。

    C. 產出(Output)，產出「採購總成本表現」，如同生命產出，「養分和能量」。

    D. 結果(Result)，表現於採購單位價值和貢獻，即評估採購單位的表現。

2.5.4 動態策略舉例說明，現舉例八種狀況，探討動態策略，如何因應，舉例於下 :

    A.供應來源限制 - 開發新供應商，指執行者無從議價、砍價。

    B.政府法令限制情況 - 多管道降低風險，指執行者要看懂趨勢，多元管道。

    C.供需變化大 - 提早因應，因價格會隨供需變化大，執行者要能預估趨勢。

    D.技術能力導向 - 合作伙伴，執行者除正常採購作業外，內部研究，是否可增加受益。

    E.客戶指定情況 - 先見之明，佈局更換，執行者要能體認，事件因政治力介入，所以只能用政治力解決。

    F.籌碼不足情況 - 軟性低調，找有利穴位出擊，執行者宜由談判老手操刀。

    G.成本策略導向 - 成本專案執行力，此為內部環境參數，採購若需成本策略導向，則執行者要能體認。

    H.內部客戶反對 - 依需要妥協，採購考核制度，要有內部客戶聲音參數，來衡量績效。

本堂課提醒管理者，不同員工特質，需考慮不同的工作指派，方可事半功倍，於此分二大方向，即「採購所需工作特質」，和「採購者所需專長和能力」。

2.6.1 對採購事務，所需的工作屬性特質，因採購會面對，各種自己都不知的材料，如何有自信可以下單？還有動態的料件價格、不同特質供應商、需求起伏變化大、供需消長/改變商務策略等，增加職場工作困難，因此有必要分析，採購的工作屬性為何。

2.6.2 採購人員所需專長和能力解讀，指執行者必要的專長，於此探討採購單位，需要甚麼專長能力的執行者，人資及採購單位主管，皆需能活用「人和事，如何匹配」，若能「人盡其才」，才是提升組織單位的產值、效益之始，現簡要說明，專長和能力的內容。