Guia Prático para Gestão do Tempo e Produtividade

O Passo inicial para organizar sua vida pessoal e profissional é definir suas metas de forma mais clara possível. Nessa aula, veremos como definir e identificar essas metas.

Um plano de ação é onde você, através de micro tarefas, consegue alcançar seus objetivos e metas.

O seu dia e sua semana precisam ser planejados. Pense no que você precisa realizar e defina essa atividade na sua agenda. Assim, você não fica perdido e tem um mapa sobre o que precisa realizar.

Saber quais atividades são relevantes para o atingimento de suas metas é fundamental!

Uma vez definidas as suas metas, as atividades e um plano com as principais prioridades, você precisa manter o foco totalmente na sua lista para resolver as atividades. Uma por uma.

Se você quer se tornar uma pessoa de sucesso, você deve saber onde gasta o seu tempo e como usá-lo bem.

Um dos princípios da gestão do tempo diz que “quanto mais bem sucedido você for, mais você tende a medir seu tempo em minutos. Quanto menos sucedido você for, mais você tende a medir seu tempo em horas, dias, semanas.”

Você precisa aprender a alocar muito bem o seu tempo e para fazer isso precisa ter um controle de como está gastando ele.

Acredite, as pessoas não estão cientes de como estão alocando seu tempo.

Elas pensam que estão muito tempo em reuniões, e ficam em conversas nos corredores.

Elas pensam que estão muito tempo em relatórios, e ficam muito tempo em ligações.

Elas acreditam que estão focando em atividades relevantes, e em realidade estão desperdiçando esse tempo de várias formas.

Esse controle pode ser simples, anote em um papel a hora e o que está fazendo.

Você pode pedir a um colega para lhe dar um feedback sobre as coisas que você faz.

Use a agenda do Outlook para registrar o horário de inicio e fim das atividades ou mesmo uma tabela em Excel.

Analise como você gasta seu tempo e se está alinhado com suas metas.

Você vai perceber que se não estiver usando o seu tempo para concluir suas metas e atividades, você estará com uma elevada carga de estresse e frustração.

Caso esteja nessa situação, faça modificações na sua agenda e mantenha um ajuste contínuo dela para sempre estar alinhada com suas metas.

Você também perceberá que, para manter o controle da sua agenda, auto disciplina será um fator crítico de sucesso.

Você precisa disciplinar a si mesmo para medir e analisar sua agenda todo santo dia, do contrário, pode perder o rumo novamente.

Superar a procrastinação é super crítico mas existem 2 tipos de procrastinação. Positiva e Negativa.

Procrastinação positiva, é quando você posterga uma ação de baixa prioridade, quando você posterga as atividades que não contribuem muito com suas metas.

Procrastinação negativa é quando você posterga uma ação de alta prioridade.

Há atividades que são urgentes, ou seja, elas precisa ser feitas agora, e a atividades que são importantes, que não precisam ser feitas agora mas tem grande impacto no seu futuro.

O recurso mais valioso no planeta hoje é o seu tempo produtivo e não desperdice ele lavando roupas, limpando a casa, lavando o carro. Não gaste o seu valioso tempo produtivo fazendo atividades que você pode pagar outras pessoas para fazerem por um valor inferior ao seu. Use seu tempo em atividades de alto valor agregado.

É absolutamente essencial que nos encontremos em uma reunião, mas pesquisas apontam que, em média, 50 a 70% do tempo das reuniões é desperdiçado.

Uma outra pesquisa recente entrevistou 39 colaboradores de diversas empresas e em média, gastam 30% do seu tempo de trabalho em reuniões. Considerando essa taxa podemos calcular que uma pessoa normal fica em torno de 4 anos da sua vida em reuniões!

As interrupções são as maiores causas de desperdício de tempo nas empresas. Um estudo da Universidade da Califórnia afirma que após uma interrupção, leva-se 23 minutos para recuperar o foco novamente.

É importante conceituar a interrupção. Quando algo chama a nossa atenção e perdemos o foco do que estávamos fazendo, isso é definido como distração. A interrupção é um tipo de distração que quebra o fluxo de trabalho.

Área de resultados chaves são aquelas estratégicas onde a empresa busca converter seus recursos da melhor forma a fim de produzir o melhor produto, que contribua com a realização da visão da empresa.

Para descobrir quais são seus resultados chaves pergunte-se “Por que fui contratado?”, para quais realizações fui contratado? Que resultados são esperados de você;

Pense sobre esses questionamentos:

— A realização de quais resultados vão me levar a uma promoção?

— Quais resultados tenho que alcançar para ter um aumento de salário?

— Que contribuição esperam que eu faça para o negócio?

É absolutamente necessário que você compreenda sua função principal dentro da organização, pois você não conseguirá performar com excelência, se diferenciar da multidão, receber uma promoção ou aumento de salário a menos que você esteja fazendo, e fazendo bem, as suas atividades chaves que seu chefe te contratou para fazer.

Centros de pesquisa em produtividade descobriram que, quando você mantém seu ambiente de trabalho limpo e organizado, e não há nada em sua mesa exceto aquilo que você precisa para o trabalho naquele momento, sua produtividade aumenta entre 20 e 40%.

Lembre-se que, para manter um bom nível de organização você deve ter um local para cada coisa, e cada coisa em seu devido lugar. A regra básica é: se você não está usando, guarde.

Procure sempre, ao final do expediente, organizar seu ambiente de trabalho, para que no dia seguinte ele esteja pronto para mais um dia produtivo.

Todos nós nos esforçamos para melhorar na vida. É natural sentir necessidade de melhorar. Mas sejamos honestos - depois que você tem um emprego de tempo integral e uma família, não é fácil encontrar tempo para trabalhar em seu desenvolvimento profissional. E por outro lado, se não busca aperfeiçoamento, se tornar obsoleto é algo que pode acontecer. Especialmente no mundo acelerado da tecnologia, se você não aprender constantemente, pode se tornar obsoleto praticamente da noite para o dia.

O seu salário na sua empresa é proporcional ao valor da sua contribuição, logo, se você quer ganhar mais, precisa contribuir mais.

Pessoas de sucesso mantem continuamente uma rotina de absorver cada vez mais informações sobre seu negócio e aumentar seu conhecimento.

Smartphones são interessantes, pois eles se tornaram parte essencial em nossas vidas. Muito mais do que um telefone, eles são a conexão que temos com nossa família e amigos, através das redes sociais.

De forma a nos tornarmos pessoas de sucesso, donos do nosso tempo, precisamos ter um conceito totalmente diferente para o smartphone e até mesmo o telefone convencional. Precisamos encará-los como uma ferramenta de negócios.

Precisamos focar no trabalho e evitar distrações. Para isso, configure seu celular para o modo silencioso. Remova as notificações de outros apps. Não somente no trabalho, mas também em reuniões e eventos.

Tenha bom senso. Um telefone que toca no meio do escritório tira a atenção de todo o grupo. Em casos onde atender a ligação seja inevitável, fale em tom de voz que não atrapalhe os colegas, usando um linguajar profissional.

Não compartilhe conteúdo inadequado de nenhuma forma. Não mande mensagens com informações sensíveis da sua empresa.

Se você for um gestor, elabore um manual de boas práticas, uma política de uso do celular e divulgue dentro de sua empresa.

Como um recurso valioso, você precisa filtrar suas atividades, para focar naquelas mais relevantes. Você também precisa aprender a dizer não. Diga não as atividades, tarefas, responsabilidades, obrigações que não contribuem para as suas metas que definiu para si.

As pessoas com dificuldades em gerir o próprio tempo dizem sim regularmente, impactando sua produtividade e performance.

Quando dizemos sim no trabalho, geralmente significa que assumimos um compromisso e uma responsabilidade, comprometendo tempo, recursos, impactando diretamente sua carga de trabalho e sua capacidade de gerir suas atividades.

As coisas mais importantes para qualquer ser humano são sua saúde, sua paz interior e seus relacionamentos. A qualidade dos seus relacionamentos é um termômetro muito bom para saber como está sua qualidade de vida.

Passe tempo com as pessoas próximas a você, sua esposa, filhos, seus pais, as pessoas que você ama, pois isso é a plenitude da vida. Todo esse esforço é para você alcançar uma vida digna, gerenciando seu tempo para poder fazer as coisas mais importantes pra você.

Se você quer ser bem sucedido na vida você precisa saber quais são seus valores e prioridades e sua principal prioridade sempre devem ser aqueles que você ama e as pessoas que te amam.

Essas pessoas devem ser sua ajuda, sua energia, sua fonte de tranquilidade, enfim, devem ser aquilo que lhe completam como ser humano.