Curso de Gestão do Tempo, Organização, Produtividade e GTD

Produtividade pessoal é diferente de produtividade no trabalho, que envolve a interação entre pessoas e a coordenação de trabalho em grupo.

Nesta aula você compreenderá o que é produtividade pessoal.

Não existe a palavra SuperProdutividade no dicionário, mas ela tem um significado para o autor do curso.

SuperProdutividade é fazer mais, mais rápido, melhor e com menos recursos durante um período longo de tempo.

O objetivo deste curso é justamente te dar estratégias, técnicas e métodos para se tornar o mais produtivo o possível e até SuperProdutivo.

Nesta aula o professor exemplifica o conceito de  SuperProdutividade a partir de exemplos pessoais.

Com certeza, aumentar sua produtividade pessoal tem um impacto positivo na sua produtividade no trabalho, mas é importante lembrar que produtividade pessoal é diferente de produtividade nas empresas. Esta aula aborda o assunto.

Priorizar é essencial para a produtividade.

Nesta aula o conceito de priorização é discutido em detalhes.

Esta aula discute a prioridade tanto na escala micro, no dia a dia, quanto na escala macro, com o passar dos meses e anos.

Durante o curso, certos conceitos são discutidos mais de uma vez, por intermédio de diferentes ângulos.

O objetivo desta abordagem é justamente a fixação dos conceitos mais importantes.

Objetivos e metas são termos muito citados durante o curso.

O objetivo desta aula é reforçar o que significa, para o curso, os dois termos, para que o aluno entende bem a diferença entre objetivos e metas.

A proposta do curso é ajudar Você a chegar no que eu chamo de superprodutividade.

Mas como eu falei antes, a superprodutividade não é algo que se mede dia a dia.

Produtividade sim, se mede dia a dia.

Nesta seção, nós vamos falar sobre como aumentar sua produtividade agora.

Ou seja, nosso foco é o dia.

É tornar seu dia mais produtivo.

O que é vencer o dia?

É terminar o dia se sentindo satisfeito.

Nesta seção vamos abordar este conceito, que serve como uma forma de desenvolvermos uma consciência maior sobre nosso dia-a-dia e nossas realizações.

Alguns autores sugerem dois minutos, outros 5.

A verdade é que uma das dicas mais populares de produtividade é não procrastinar com tarefas simples. Se dá para fazer rápido, faça agora.

Interrupções acabam com a produtividade. Pior ainda quando nós mesmos somos culpados destas interrupções.

Nesta aula você aprenderá sobre o processo de blocar tempo para tarefas corriqueiras.

Dificilmente conseguimos fazer mais do que 5 tarefas complexas por dia, entretanto, insistimos em tentar.

Nesta aula você conhecerá a estratégia da lista de 5 tarefas.

Uma mente cheia de coisas a fazer não é uma mente produtiva.

Uma mente produtiva é uma mente que é capaz de se concentrar em uma única tarefa até que esta tarefa seja realizada da melhor forma possível.

E como se concentrar em uma única tarefa quanto temos diversas na cabeça?

Esta é a beleza do método Getting Things Done.

O método ajuda a esvaziar sua mente, sem deixar de lado as tarefas, te ajudando a se concentrar no que realmente é importante.

Nesta aula vou apresentar formalmente o Método GTD.

Para um estudo mais profundo, eu recomendo a aquisição do Livro Fazer Acontecer (o título em português do livro). Mais informações na aula.

Nesta aula eu comento sobre como conheci o método GTD e seu impacto na minha vida.

Nesta aula você terá uma visão geral do método GTD, que será explicado em detalhes nas próximas aulas.

O primeiro passo é o passo de limpeza da mente.

Neste passo, todas as tarefas, ideias, coisas a lembrar e informações a revisar vão para o papel, para serem corretamente analisadas e priorizadas.

Esta aula apresenta mais algumas informações relacionadas ao primeiro passo.

O segundo passo consiste em analisar cada informação capturada para priorizar e tomar as ações necessárias.

Esta aula entra em detalhes sobre este passo.

Uma tarefa recém adquirida tem apenas 4 destinos:

• Fazer agora;

• Delegar;

• Postergar;

• Ser transformada em um projeto.

Sabia mais nesta aula.

Organizar as informações que você tirou da sua mente é uma etapa importante para decidir o que fazer. Nasta aula você aprenderá o terceiro passo do método.

O que fazer agora? Este é o quarto passo. É um passo contínuo. Você estará sempre decidindo o que fazer a seguir.

O quinto passo não tem muito mistério. É fazer. Escolher as tarefas priorizadas e começar a trabalhar.

Bom trabalho !

Esta aula resume os passos citados anteriormente por intermédio de um infográfico, disponível para download na própria aula. O infográfico também está disponível online.

Um pouco da minha experiência usando o método a mais de 15 anos.

IMPORTANTE: Nesta seção do curso eu apresento os elementos chave da produtividade, que serão discutidos em seções específicas para cada elemento.

Todos estes elementos contribuem, de uma forma ou de outra, para que você se torne mais produtivo.

Nesta aula eu resumo os Alementos Chave da Produtividade que serão apresentadas nas seções seguintes

Seção Definição de Objetivos, Metas e Tarefas

Todo dia eu tenho tarefas a fazer.

Algumas são rotineiras, como alimentar meus gatos, tomar banho entre outras.

Outras estão intimamente relacionadas com as minhas metas.

E o que são metas?

São coisas que desejo realizar e que tem um prazo específico.

Estas metas contribuem para meus objetivos de vida: meus objetivos de saúde, de relações, objetivos financeiros entre outros.

E de onde surgem estes objetivos de vida?

Dos meus sonhos.

Do que quero realizar neste tempinho que tenho na terra.

Entender como transformar seus sonhos em objetivos, seus objetivos em metas e suas metas em tarefas é o objetivo da seção Definição de Objetivos, Metas e Tarefas

Seção Planejamento

Nada de sólido se conquista sem um bom planejamento.

Se você quer construir uma casa, sem planejamento e um efetivo acompanhamento do planejamento, a obra vai sair mais cara e vai demorar mais.

Planejar tem vários benefícios, como antever problemas, mensurar recursos necessários, entre outros benefícios.

Na seção Planejamento eu falo sobre como planejar, das atividades mais simples, às mais complexas.

Seção Ferramentas, Métodos e Processos que Promovem a Organização e a Produtividade

Nesta seção eu abordo ferramentas, métodos e processos populares de organização e produtividade.

Um dos métodos mais populares, o GTD, eu abordei no início do curso, em função da sua importância.

Além de apresentar ferramentas, métodos e processos, vou explicar como cada método pode ser adaptado às suas necessidades.

Nesta seção eu também cito algumas ferramentas de software que uso, e que apresento em detalhes em outra seção.

Seção Preparação

Você conhece a parábola do velho lenhador?

Ela é mais ou menos assim.

Era uma vez um velho lenhador, famoso por vencer todos os torneios de cortes de árvore que participava.

Um dia este velho lenhador foi desafiado por um lenhador muito mais jovem e visivelmente mais forte.

Ao iniciar o desafio de quem corta mais árvores em 3 horas, o jovem lenhador logo se mostrou mais rápido, cortando muito mais árvores.

Depois de um tempo cortando árvores, o velho lenhador se senta perto de uma árvore recém cortada.

Vendo a cena, o jovem lenhador se sentiu convencido que venceria a competição e continuou derrubando árvores furiosamente.

Um tempo depois o velho lenhador se levanta e volta a cortar árvores.

Depois de algum tempo o velho lenhador volta a se sentar.

E assim foi até o final da competição.

Ao final da competição, o velho lenhador é declarado campeão.

O velho lenhador cortou muito mais árvores que o jovem lenhador.

Sem entender, o jovem lenhador fala:

- Não entendo, como senhor conseguiu me vencer! Eu não parei em nenhum momento e o senhor ficou várias vezes sentado, descansando!

O velho lenhador responde:

- Eu não estava descansando, eu estava amolando o machado, para cortar mais, com menos esforço

Preparação é isso, é amolar o machado para conseguir alcançar o máximo da produtividade.

Este é o assunto da seção Preparação.

Seção Foco e concentração - Como eliminar as distrações

Parte da essência do foco e da concentração é eliminar as distrações.

Eu considero foco uma ação de médio a longo prazo.

Foco é se manter no caminho certo.

Já concentração é o elemento de um trabalho produtivo, seja em um dia, seja em uma hora.

Na seção Foco e Concentração eu falo sobre técnicas que ajudam a manter o foco e a se concentrar.

Seção Motivação

É muito difícil ser produtivo se você se sente desmotivado.

E é muito fácil procrastinar, quando estamos desmotivados.

Motivação é um elemento essencial da produtividade.

É o que nos faz virar a noite para fazer algo importante.

É o que nos dá aquele gás final para finalizar o projeto.

E motivação é o que nos mantém animado no meio de tantas dificuldades.

Apesar de motivação ser algo bem pessoal, na seção motivação eu vou te dar dicas sobre como você pode se manter altamente motivado, mesmo em situações difíceis.

Seção Hábitos e Rotinas

O desenvolvimento de bons hábitos e rotinas impacta muito a sua produtividade.

Quando certas atividades se tornam hábitos é mais fácil e mais fluido realizar estas atividades.

O primeiro passo para criar um bom hábito é criar uma rotina em volta da atividade que desejamos transformar em hábito.

Esta rotina deve ser simples o suficiente para que se torne fácil a execução frequente desta rotina.

Uma vez que uma rotina se torna automática, temos um hábito.

Desenvolver bons hábitos e rotinas saudáveis não é uma tarefa fácil, mas os resultados fazem muita diferença.

Este é o assunto da seção Hábitos e Rotinas.

Quais são seus objetivos? E suas metas?

Esta seção aborda a diferença de cada coisa e seu impacto na prodividade.

Objetivos, metas e tarefas tem tudo a ver com a produtividade.

Saiba mais nesta aula.

Objetivos, metas e tarefas estão intimamente relacionados na dinâmica de uma pessoa realizadora e altamente produtiva. Entenda o conceito nesta aula.

Sonhos são um instrumento importante na alta produtividade. Saiba mais nesta aula.

Sonho sem ação é fantasia.

Saiba como transformar seus sonhos em objetivos de vida, que podem ser transformados em realidade.

Você sabe definir seus objetivos? 

Descubra mais nesta aula.

Um pequeno passo, um exercício simples, mas muita gente não tem coragem de fazer, por medo de se decepcionar.

Escrever seus objetivos é como assinar um contrato consigo mesmo.

De agora em diante, uma vez escritos, o próximo passo e conquistar cada objetivo.

Uma meta é um objetivo com prazo e bem definido.

Saiba mais nesta aula.

Existe uma fórmula para alcançar as suas metas. Saiba mais nesta aula.

Este exercício é simples, mas importante.

Comece, agora, a transformar seus objetivos em metas.

Conheça o Método S.M.A.R.T Goals, para entender como validar suas metas.

Metas podem e devem ser semanais, mensais e anuais. Saiba mais nesta aula.

Não basta apenas escrever no papel ou no seu computador, é necessário monitorar suas metas.

Saiba mais nesta aula.

O que fazer quando suas metas não são atingidas no prazo definido ou na forma que se desejava?

Você tem 3 opcões. Saiba mais nesta aula.

Nesta aula você aprenderá a transformar suas metas em tarefas.

Agora é com você. Se você já listou suas metas, agora é hora de por a mão na massa e transformar suas metas em um conjunto de tarefas.

Toda meta demanda um conjunto de tarefas a serem realizadas, mas certas tarefas precisam ser realizadas primeiro, para que faça sentido realizar as demais.

Nesta aula você aprenderá a identificar a primeira tarefa a ser realizada para uma determinada meta.

Preferencialmente, uma tarefa tem as seguintes características:

• Tem um propósito;

• É indivisível, ou seja não há subtarefas para esta tarefa;

• Tem uma data de término;

• Tem uma quantidade de tempo necessário para ser realizada, mesmo que seja uma quantidade estimada.

Saiba mais nesta aula.

Eu gosto de classificar as tarefas em 3 tipos:

• As essenciais;

• As de realização;

• As ocupação.

Saiba mais sobre esta classificação e como isso impacta sua produtividade nesta aula.

Gastamos muito tempo com tarefas que dão pouco retorno e pouco tempo com tarefas realmente importantes.

Saiba como mudar o jogo nesta aula.

Sem uma boa gestão das nossas tarefas, nos sentimos sobrecarregados.

Nesta aula você aprenderá como gerenciar suas tarefas para realizar muito, da forma certa, em pouco tempo.

Neste exercício você deve selecionar uma das suas metas e listar todas as tarefas necessárias para realizar esta meta.

Nesta aula eu mostro como organizo anualmente ou semestralmente minha lista de tarefas usando o serviço online Remember The Milk

Para metas complexas demais, a abordagem da lista de tarefas pode não ser a mais eficiente. Nestes casos, o ideal é pensar em um projeto para alcançar esta meta.

Este exercício te ajudará a definir o que realmente é importante para você.

Esta aula introduz os assuntos abordados nesta seção.

Certas meta demandam trabalho consistente. Esta aula fala da importância da consistência para alcançar suas metas.

Redes sociais podem ser usados de forma positiva, como um instrumento de incentivo. Esta aula fala sobre esta estratégia.

Um parceiro, seja um amigo, sua esposa ou marido, pode fazer uma tremenda diferença na hora de alcançar suas metas. Esta aula discute o assunto.

Um parceiro de cobrança funciona como um treinador, cobrando seu desempenho o tempo todo. Esta aula fala sobre este tipo de parceiro para suas metas.

Prêmio é uma forma antiga de incentivo. Muitas vezes, o que precisamos para nos motivar é a sensação de vitórias. Esta aula aborta esta estratégia.

Se um prêmio não funciona, talvez o ideal é definir uma punição. Esta aula aborda esta estratégia.

Ninguém gosta de perder, logo, que tal usar o medo de perder como um instrumento motivador para ajudar a alcançar suas metas? Esta aula explica como.

Tendemos a esquecer de metas de longo prazo. Esta aula fala sobre a importância de rever periodicamente suas metas.

Esta aula apresenta a seção Preparação.

Um dia produtivo pode ser definido como um dia onde você realizou todas as suas tarefas programadas.

Um dia pouco produtivo é quando vc realiza apenas parte das tarefas.

E, consequentemente, um dia improdutivo é quando você fez pouco ou quase nada do que planejou.

Saiba mais nesta aula.

Nesta aula vamos abordar os passos básicos para se preparar para uma semana produtiva.

Um bom ambiente de trabalho é um ambiente que propicia a concentração.

Saiba mais nesta aula.

Apesar de ser um pouco complicado definir um projeto como simples ou complexo, nesta aula e na próxima você aprenderá sobre ambos os casos e como se preparar para cada tipo de projeto, de forma geral.

Nesta aula o processo de preparação para criação de cursos online é dado como exemplo de preparação para projetos simples.

IMPORTANTE: A criação de um curso online não é um processo fácil, dependendo do contexto do curso, mas sim, é um processo simples, com etapas simples.

Mas ser simples não significa ser rápido. Este curso, por exemplo, demorou mais de um ano de pesquisa e desenvolvimento para ser produzido.

Projetos desafiadores são projetos tão complexos que não temos como mapear, antecipadamente, tudo o que é necessário.

Saiba mais nesta aula.

Uma breve apresentação da seção planejamento.

Planejar evita desperdício de recursos. Saiba mais nesta aula.

Nesta aula eu descrevo meu processo de planejamento e quando eu decido realizar um planejamento antes de inicar uma atividade.

Nesta aula você verá um exemplo de planejamento usando mapas mentais.

Outra ferramenta muito útil para o planejamento é o Evernote. Esta aula fala sobre como planejar usando o Evernote.

Para projetos simples, onde preciso apenas monitorar fases e datas, eu uso o Google Calendar.

Nesta aula eu mostro como procedo.

Esta aula explica como usar o príncípio de Pareto ao planejamento.

Esta aula apresenta o que será abordado nesta seção.

Você sabe por que o local onde os novos emails chegam no seu serviço de email se chama Caixa de Entrada, ou Inbox?

Este termo veio das rotinas de escritório, onde cada mesa tinha uma espécie de bandeja com duas entradas, uma para a comunicação interna que chegava, a caixa de entrada ou inbox, e a outra entrada, para a comunicação a ser enviada para alguém o outbox ou caixa de saída.

Office boys circulavam de mesa em mesa pegando envelopes com informações de quem estava enviando o documento e para quem o documento era destinado, dentro da empresa.

Hoje em dia temos os serviços de email, que substituíram esta forma de envio e recebimento de informações.

Mas o conceito de caixa de entrada pode ser ampliado para tarefas.

Esta aula aborda esta ideia.

Uma das ferramentas que uso para me organizar são os mapas mentais.

Esta aula aborda meu uso de mapas mentais.

Em uma seção a parte, detalho o uso de mapas mentais para a produtividade.

A técnica Pomodoro é uma ótima técnica para desenvolver o foco.

Saiba mais nesta aula.

O conceito de tarefa mais importante do dia ajuda muito a nos focar no que realmente importa.

Saiba mais sobre esta estratégia de produtividade nesta aula.

A melhor forma de evitar a procrastinação é buscar fazer o mais difícil primeiro.

Sabia mais como implementar esta estrategia nesta aula.

O desenvolvimento de rotinas e hábitos impacta positivamente a produtividade.

Saib mais nesta aula.

O ritual da manhã é um conjunto de atividades rápidas que são feitas para potencializar as realizações do dia.

Saiba mais nesta aula.

Tão importante quanto iniciar o dia bem é terminar o dia bem.

Saiba mais sobre Rituais da noite.

Praticar a gratidão tem um efeito positivo na sua atitude perante os problemas da vida.

Esta aula aborda a prática da gratidão.

Uma outra estratégia com grande impacto motivacional é a definição da tarefa que "ganha o dia". Esta aula explica o conceito.

Nesta aula você conhecerá o Diário de 5 Minutos. Uma prática de registrar, todo dia, evitando passar de 5 minutos o que é importante.