Curso de Síndico Gestor Profissional

O mercado condominial está em alta, e para você aproveitar as oportunidades com sucesso neste mercado, criamos o Curso de  Sindico Gestor Profissional, que diferencia-se dos demais cursos de síndicos, por apresentar uma trilha que segue um trabalho estruturado em 3 etapas cíclicas, iniciando no planejamento, passando pelo mandato e concluindo na avaliação, sendo:

 Planejamento, a fase de observar o mercado, escolher um nicho de condomínios, criar critérios para cobrança de honorários, montar sua estrutura de atendimento e projetar sua operação como autônomo ou empresário e assim montar sua proposta para os condomínios clientes.

 Mandato, inicia após a eleição, e compreende a gestão do condominio propriamente dita, sendo executada no dia a dia sob a liderança do síndico, as rotinas administrativas, manutenções, comunicação com condôminos e toda parte financeira do empreendimento.

 Avaliação, ao final do mandato, o sindico pode avaliar sua trajetória, repensar sua estratégia de trabalho, custos, valor de honorários, e pode decidir, candidata-se novamente, atualizar seus honorários, ampliar seu trabalho para outros condomínios ou até mesmo empreender com outros serviços no mercado condominial.

Nossa metodologia testada e aprovada, fundamenta-se em um Framework de gestão tendo como pilares processos voltados a promover resultados para os condôminos como segurança, bem estar e valorização patrimonial.

O mercado condominial é marcado pelo consumo de serviços, onde de um lado temos o condomínio demandando as mais diversas necessidades operacionais e de gestão, e de outro, síndicos, profissionais liberais e empresas ofertando seus serviços para supri-las; Criando um importante peso de desenvolvimento econômico, motivado pelo crescimento na demanda nos últimos anos através do “boom” imobiliário.

O ambiente econômico favorável, as condições de financiamento facilitada, o apoio governamental nas aquisições de novas unidade habitacionais na última década, somando-se a uma demanda habitacional reprimida por anos, fez o mercado imobiliário alcançar patamares de construção e vendas jamais vistas em períodos anteriores, refletidas na verticalização dos centros urbanos e mudando a paisagens das grandes e medias cidades brasileiras.

Segundo o IBGE (PNAD 2018), no Brasil temos 71 milhões de moradias sendo:

• 86,0% de casas (60,1 milhões);

• 13,8%, apartamentos (9,8 milhões) ;

• 28 milhões de pessoas residindo em condomínios verticais e horizontais;

Considerando que cada residencial demanda a obrigatoriedade de um síndico, a procura por pessoas para esta função cresceu exponencialmente nos últimos anos.

Porém, nos novos edifícios, com suas modernas instalações e facilidades oferecidas aos condôminos, exigem-se cada vez mais síndicos, capacitados e treinados em diversas áreas do conhecimento, com competências especificas em manutenções, administração e finanças, gestão de pessoas e conflitos, obrigações fiscais e tributarias; profissionais com este perfil são escassos, mas bem remunerados.

Ao longo da história, o homem vem transformando a paisagem do seu habitat. Por ser sociável, a conglomeração humana em condomínios teve seus primórdios na Roma Antiga, onde, por conta das necessidades econômicas, os plebeus foram autorizados a sobreposição habitacional.

No Brasil, a produção dos condomínios habitacionais teve início no século XX, devido ao crescimento e escassez de terra nos grandes centros urbanos, onde para se otimizar espaço, as construções passaram a ser projetadas para o alto.

Expansão das cidades a partir da década de trinta, fruto do início do êxodo rural resultante da crise do café e do começo do fenômeno inflacionário brasileiro, gerando uma inversão de predominância populacional agrária, para a população predominantemente urbana, criando um real disparo da urbanização, havendo o nascimento de diversas cidades, além da superpopulação das capitais.

Este desenvolvimento levou o país a criar uma legislação específica para os condomínios, a lei 4591 de 1964, que regulou todo ciclo de funcionamento desde a concepção pelo incorporador / construtor até a operação no dia a dia do condominio pelo sindico.

Outro marco regulatório aconteceu em 2002, com o Novo Código Civil , que dedicou uma seção especial para atualizar a legislação condominial, com destaque para Artigo 1.347 onde diz. “A assembleia escolherá um síndico, que poderá não ser condômino, para administrar o condomínio, por prazo não superior a dois anos, o qual poderá renovar-se”.

Ao destacar na lei que o sindico poderá “não ser condômino”, abriu-se um leque de oportunidade para pessoas com visão empreendedoras, que observaram neste mercado um nicho com potencial econômico ainda não explorado.

O condominio passou por diversas “eras” desde sua regulamentação pela lei 4591/ 64.

Até a década de 90, prevalecia o sindico voluntariado, a era do sindico pela boa vontade;

Já a partir dos anos 90 ate meados dos anos 2000, o sindico possuía um perfil de network e influenciador, iniciava a era do sindico relacional; Seguido pelo sindico conhecedor, nos anos 2010 , a era do conhecimento técnico, que foi impulsionada pelo advento do novo código civil.

Atualmente vivemos a era do sindico empreendedor, com perfil de gestor e ligado a tecnologias, sendo conhecido como sindico 4.0, devendo cultivar as competências abaixo, para ser bem sucedido no mercado:

• Capacidade de resolução de problemas complexos,

• Pensamento crítico,

• Criatividade,

• Gestão de pessoas,

• Liderança e Inteligência emocional.

No condominio edilício, previsto no código civil, coexiste a propriedade de uso exclusivo com a propriedade de uso comum, por exemplo os apartamentos em edifícios, onde a área interna do apartamento é de propriedade exclusiva de um condômino e as áreas de lazer, corredores, portaria são de propriedade de todos os condôminos simultaneamente.

Os condomínios podem ter finalidades distintas, sendo construídos para fins comerciais, residenciais e mistos, que compõem os principais nichos.

O sindico pode padronizar seus processos e escalar seu atendimento se atuar dentro desta politica de nichos, que além da classificação acima, podem ser também subdivididos em número de torres, status social ( baixo e alto padrão ) , pela quantidade de áreas de lazer ( condomínios clubes ), ou ainda pela localização geográfica ( condomínios de praias ou Condominios de chácaras).

Nesta aula apresentaremos um roteiro para prospecção, apresentaremos caminhos para vender seus serviços de síndico para condomínios e empreendimento novos.

Para você ser eleito em uma assembleia, começando a administrar o primeiro e depois vários, tendo assim uma receita muito acima do mercado, necessitara conquistar seus clientes, e para isso vamos te mostrar duas estratégias de prospecção, uma ativa e relacional e outra passiva e digital.

Prospecção ativa relacional

• Primeiro, identifique e mapeie o tipo de condominio que você deseja atuar, por exemplo um condominio clube, ou condominio residencial de alto padrão, ou condominio popular com grande números de unidades, enfim condomínios que são viáveis financeiramente para contratação de um sindico profissional, exclua de sua lista prédios muito antigos e edifícios com baixa arrecadação.

• Segundo, tenha um material de divulgação, prepare-se para divulgar seus serviços, tendo em mãos algum material impresso, folder ou ser até mesmo uma “carta de apresentação” feita no word, isso facilitara as pessoas terem um contato posterior com você e conhecer melhor seus serviços.

• Terceiro, inicie sua jornada de visitas comerciais, busque parcerias com construtoras, administradoras e nos próprios Condominios, comece a se relacionar com engenheiros, administradores, síndicos e condôminos, apresentando-se como um possível candidato para os empreendimentos mapeados por você.

• Quarto, fique atento as oportunidades, cultive seu network e esteja sempre preparado para apresentar-se nas assembleias, após seguir as etapas anteriores e bem possível que os convites para candidaturas comecem a surgir naturalmente.

Prospecção passiva e digital

Permita ser encontrado na internet, diariamente diversos Condominios buscam profissionais para atender suas demandas, utilize os serviços gratuitos disponíveis para você:

• Cadastre seu negocio de sindico no google maps;

• Mantenha uma pagina no facebook ou no instagram, divulgando assim seu serviços no mundo digital;

• Participe de grupos de whatsapp ligados aos interesses condominiais;

• Utilize os recursos do whatsapp business para aumentar seu potencial de divulgação.

Aplicando as técnicas apresentadas acima, você obterá sucesso e rapidamente poderá ser eleito nos Condominios, iniciando sua carreira de sindico profissional ou se você já é sindico, pode se expandir seu negocio tornando-se um sindico empreendedor.

Conforme a liei 4.591/64, artigo 21, § 4º, que dispõe de forma clara: “Ao síndico, que poderá ser condômino ou pessoa física ou jurídica “, porem cada modo de atuação tem seu fatores que necessitam de avaliação:

Na pessoa física:

Encargos de INSS totalizando 31 %, sendo 11 % do sindico e 20% do condominio, causando grade impacto sobre os valores de honorários.

Na pessoa Juridica

O enquadramento tributário pode ser feito por empresas inscrita no EIRELI ou uma LTDA, ambas tem um encargo mais baixo que na pessoa física, porem te a obrigatoriedade de pagar um contador mensal.

Existe ainda uma opção pelo MEI ( Micro Empreendedor Individual) que dispensa contabilidade, pagando todos as taxas em uma única guia de guia de R$ 57,25 , porem com um faturamento limitado a R$ 6.750,00 / mês.

E agora que você já conhece quais as duas formas de atuação como sindico, você já sabe qual a melhor se encaixa com sua realidade?

Como precificar os honorários do trabalho do sindico?

• Estipular um valor por unidade de apartamento ( que pode girar de R$ 15,00 a R$ 100,00 por apartamento dependendo do número de unidades que o condominio possuir ).

• Criar uma política de valor mínimo para atender um condominio ( Exemplo : R$ 1000,00 como sendo o valor mínimo de honorários ).

• Considerar a estrutura de lazer do condomínio.( quanto maior a quantidade de áreas de lazer, maior é a demanda de manutenção, e consequentemente de trabalho do sindico ).

• Estimar o número de horas dispendidas para atender o condominio semanalmente ( uma vez que o tempo é limitado)

Preparamos esta aula em complemento ao vídeo anterior sobre a precificação dos honorários, onde, para ser assertivo no valor de como cobrar, deve levar em conta estes parâmetros adicionais:

• Observar a quantidade de funcionários que o condominio dispõem ( quanto maior o número de funcionários, maior a possibilidade de divisão de tarefas, reduzindo as demandas do sindico).

• Observar se existem obras de melhorias em andamento no prédio ( obras consomem tempo para seu gerenciamento).

• Analisar a idade do edifício (prédios muito antigos devem ser evitados devido as demandas acumuladas de manutenção).

• Analisar o valor de arrecadação mensal do condominio ( quanto maior a arrecadação maior o potencial de pagamento de honorários).

Após completar as etapas anteriores, chegou a hora de formalizar sua proposta através de um formulário, que deve conter 4 itens básico:

1. Apresentação pessoal

2. Diretriz de trabalho

3. Referencias Pessoais

4. Valor da proposta

Você pode inovar, diversificando o formato de apresentação da proposta, que tradicionalmente é escrita e apresentada para os conselheiros ou na assembleia de Condominios, mas com o advento das assembleias virtuais e com o isolamento, pode ser enviada através de um áudio proposta ou vídeo proposta para os Condominios clientes.

Aproveite para baixar nosso modelo de proposta para você personalizar.

Ao chegar aqui, você já teve uma visão mercado do potencial do condominial e algumas ideias já começaram a surgir em sua cabeça.

Voce já é capaz de :

• Classificar os tipos de Condominios e escolher um nicho para atuar;.

• Desenvolver diretrizes para um plano de trabalho;

• Apuração de valor de honorários;

• Ser sindico pessoa física ou pessoa jurídica ;

• Criar sua estrutura operacional;

• Elaborar uma proposta completa de trabalho e apresentar nos condominios.

Agora convidamos você a vir conosco para o próximo modulo, onde trataremos do gerenciamento e dos pilares que sustentaram uma gestão eficaz no condominio.

Bem vindos ao modulo de GESTÃO CONDOMINIAL do nosso curso de Sindico Gestor Profissional, neste modulo trataremos sobre a gestão do condominio edilício no dia a dia, ou seja a parte pratica da gestão do sindico.

O condomínio edilício, comumente conhecido por condominio de apartamentos, possui partes comuns de propriedade de todos condôminos e as partes exclusivas ou seja as áreas privativas.

Para gerenciar o condominio com eficiência e eficácia, criamos um framework de gestão, composto de três camadas :

• Os fundamentos da gestão;

• Ações do síndico como pilares de processos de gerenciamento;

• Adição de valor como os resultados da gestão;

Os Resultados da Gestão

O condominio não visa lucro, como as empresas por exemplo, no condominio o objetivo é prover “habitação” para os condôminos, portando os resultados que se espera de seu gestor, o sindico, não são dividendos financeiros, mas outros valores ligado a necessidade de habitar e conviver, como :

• SEGURANÇA

• BEM ESTAR

• HARMONIA

• VALORIZAÇÃO PATRIMONIAL

Estes valores estão entre as principais expectativas dos moradores, e diferentes de índices financeiros, estes valores estão ligados a “percepções” , difíceis de serem medidos numericamente.

No entanto nossa metodologia esta fundamentada para prover esses resultados, adicionando valor ao condominio pela gestão do síndico que aplicar o método.

Para sustentar os resultados da gestão, com valor adicionado pelo sindico, 4 são os pilares que suportaram os diversos processos de gerenciamento de um condominio, são eles :

1. PILAR DA AVALIAÇÃO DE RISCOS

2. PILAR DA PRESENÇA PERCEBIDA

3. PILAR DELEGAR COM RESPONSABILIDADE

4. PILAR DA COMUNICAÇAO ASSERTIVA

Como qualquer obra grandiosa, uma estrutura para resistir as intemperes, deve esta bem fundamentada sob alicerces fortes, e no caso da gestão condominial, estes são os apoios fundamentais que não podem faltar:

1. ÉTICA E LEGALIDADE

2. CLAREZA E PREVISIBILIDADE

A clareza é a qualidade do que é claro (límpido, iluminado, que se distingue bem, evidente, transparente).

Este princípio se aplica no condominio, onde o sindico ao gerir coisa publica, necessita que seus atos e processos de gestão sejam claros, ou seja mentalmente compreensíveis e inteligível a todos os condôminos, principalmente no trato financeiro e na administração dos recursos econômicos.

Já a previsibilidade, traz a ideia de antecipação, e junto com a clareza é possível antever fatos que se mostrariam mais adiante, no contexto condominial, é reduzir a incidência do acaso, aumentar a visibilidade sobre os processos e não perder o controle sobre as atividades.

As principais ferramentas de clareza e previsibilidade na gestão do sindico se traduz no uso da :

• Prestação de contas

• Previsão orçamentaria

• Agenda de manutenção preventiva

Para facilitar estes processos, estamos disponibilizando modelos de documentos na área de download.

Avaliar risco é antever a probabilidade de problemas futuros, que comprometa as finanças, a segurança e a vida dos condôminos.

Avaliação de riscos na esfera documental

Na esfera documental e burocrática diversos percalços podem ser preventivamente evitados, no momento que o sindico se atentar para:

• CND (certidão negativa de débitos fiscais);

• Seguro do condominio e dos funcionários;

• Contratações sempre cobertas por contratos;

• Laudos e alvarás em dia;

Avaliação de riscos na estrutura física

Riscos estruturais mais externos podem ser avaliado pelo sindico através de uma inspeção simples, fotografada em um roteiro de verificação, onde será possível identificar infiltrações, trincas e rachaduras aparentes.

Nos casos mais complexo a orientação e na contração de profissionais de engenharia para avaliar e tratar os riscos de maior gravidade, para preservar a parte estrutural do prédio, e fundamental:

• Inspeção e vistorias técnicas periodicamente;

• Contratação de serviços por empresas capacitadas;

• Avaliar a segurança patrimonial;

O sindico profissional, pode atender diversos condomínios, e sua agenda de visita ao empreendimento é por diversas vezes adversa a agenda dos condôminos, que não “enxergam” o sindico no condominio, por estarem em suas atividades enquanto o sindico se faz presente fisicamente no edifício.

Para driblar este desencontro de agendas, o sindico precisa fazer sua “presença ser percebida”, através da ORGANIZAÇÃO INTERNA do condominio, que se traduz na:

• Limpeza / sinalização;

• Implantação de procedimentos;

• Manutenção preventiva;

Presença percebida

O sindico reforça sua presença, mesmo sem se fazer presente fisicamente no condominio através da suas ações de LIDERANÇA e ATENDIMENTO, que podem se percebida quando :

• Delegar funções e deixa claro um organograma funcional;

• Atende no condominio em visitas pré-agendadas;

• Dispõem de canais de comunicação facilitados;

O sindico como líder, precisa delegar tarefas e funções para não se sobrecarregar e ser mais efetivo na gestão.

Sua função é de articulador junto a uma cadeia do prestadores de serviços terceirizados, onde o sindico atua como uma espécie de “maestro” coordenando funções , na qual cada “musico” precisa ter bem claro a melodia que irá tocar.

Neste processo é fundamental a clareza das tarefas a ser desempenhada por cada prestador terceirizado, assim como quais são de fato as funções assumidas pela administradora e as responsabilidades das empresas detentora dos contratos preventivos, como manutenção de elevadores, portões, bombas, etc.

Ao delegar responsabilidades, o sindico deve REGISTRAR OS DEVERES E OBRIGAÇÕES da parte delegada, seja uma empresa externa ou funcionários internos do Condominios, usando as ferramentas de :

1. SLA ( Service Level Agreement)

2. Job description

Modelos em pdf ´s disponíveis para download na área do site.

Comunicar-se assertivamente é demonstrado no nível de inteligência social, ou seja, a habilidade do sindico de se relacionar com os condôminos e de conquistar a colaboração das pessoas para um fim comum, podendo utilizar-se de diversos canais:

1. Whatsapp

2. Conversa olho no olho

3. Circulares

4. Videos

A EMPATIA é uma grande ferramenta para a comunicação assertiva, pois implica em importar-se com o sentimento e a opinião do outro, para obter feedback dos condôminos e preciso saber ouvir mais do que falar, para isso o sindico pode organizar :

1. Reuniões informais com os condôminos.

2. Enquetes,

3. Pesquisa de satisfação

Para manter a valorização do patrimônio, a manutenção do prédio precisa está sempre em dia e de acordo com as normas técnicas da ABNT, abaixo destacamos as principais normas utilizadas pelos síndicos:

• NBR 14.037 – Manual de uso

• NBR 15.575 – Norma de desempenho

• NBR 16.280 – Reformas em edificações

• NBR 5.674 – Manutenções

Chegamos ao fim do módulo de gestão condominial, ao aplicar os pilares da gestão, o sucesso é garantido !!!

Nesta vídeo aula vamos conhecer as particularidades da entidade " condominio", definindo primeiramente do que não se trata:

Condominio não é empresa; Não é associação; Não é terceiro setor; Não é pessoa jurídica ( art.44 CC ).

O que é então um condominio?

No sentido amplo, são bens de propriedades com uso e obrigações compartilhadas, (domínio comum), já em um sentido restrito, o "Condominio Edilício" ( art. 1331 ) é uma mistura de condominio com propriedade privada (áreas comuns e áreas privativas no mesmo empreendimento ).

Já a natureza e personalidade jurídica, que é a “Capacidade de adquirir direitos e assumi obrigações na ordem civil” , no caso do condominio é "Sui generis" , lacunosa da lei e por vezes o condominio assume uma Personalidade Judiciaria.

Princípios básicos que norteiam as finanças condominiais são: consciência de finanças da coletividade, Clareza e Transparência nas contas, previsibilidade e planejamento assim como responsabilidade no trato com os recurso de terceiros.