Seriendruck mit Microsoft Word

Der Seriendruck-Assistent ist die ideale Lösung, wenn Du nur recht selten Seriendruck-Dokumente erstellen willst. Schritt für Schritt führt er Dich durch den gesamten Prozess und fragt dabei alle benötigten Informationen in übersichtlichen Dialogen ab.

Damit ist er auch perfekt dafür geeignet sich einen Überblick darüber zu verschaffen, was eigentlich alles benötigt wird, um aus einem einfachen Word-Dokument ein Seriendruck-Dokument zu machen.

So praktisch er zu anfangs auch sein mag: Mit zunehmender Routine wird die Arbeit mit dem Seriendruck-Assistenten immer sperriger.

Gut dann zu wissen, wie Du die einzelnen Schritte zum fertigen Seriendokument auch ohne seine Unterstützung durchlaufen kannst.

Beim erneuten Öffnen des Startdokuments hält Word eine kleine Überraschung in Form eines etwas techniklastigen Dialogfensters bereit. In dieser Lektion erfährst Du unter anderem:

• was so ein SQL-Statement eigentlich ist von dem da die Rede ist,

• und was eigentlich beim Speichern eines Seriendruck-Startdokuments so alles darin gespeichert wird.

Bevor es in den nachfolgenden Abschnitten so richtig ins Detail geht werfen wir in dieser Lektion nochmals einen Blick darauf, wie aus einem einfachen Word-Dokument ein Seriendokument an mehr als hundert Empfänger wird.

Und wie Du diese Aufgabe sowohl mit als auch ohne Hilfe des Seriendruck-Assistenten in windeseile bewältigen kannst.

Als Einstieg ins Thema wirst Du in dieser Lektion ein typisches Seriendokument daraufhin überprüfen, welche darin enthaltenen Informationen sich wohl zur Automatisierung per Seriendruck eignen.

Mit Hilfe des Seriendruckfelds 'Adressblock' fügst Du mit einem Mausklick eine komplette Adresse zu Deinem Startdokument hinzu.

Mittels verschiedener Einstellungen kannst Du das Erscheinungsbild des Empfängers beeinflussen, einen etwaigen Firmennamen einblenden und internationale Adressen entsprechend der jeweiligen Landesvorgaben formatieren.

Schließlich weißt Du Dir auch zu behelfen wenn Teile Deiner Datenquelle im Adressblock berücksichtigt werden, obwohl die Daten durchaus vorhanden wären.

Das Seriendruckfeld 'Grußzeile' fügt eine Begrüßung in Dein Startdokument ein, die basierend auf der Datenquelle automatisch zwischen weiblichen und männlichen Adressaten unterscheidet.

Dabei gilt es jedoch einige wenige Besonderheiten zu beachten, die Du in dieser Lektion kennenlernst.

Ein 'Seriendruckfeld' ist ein Platzhalter, der beim Zusammenführen von Startdokument und Datenquelle durch das jeweilige Element der Empfängerliste ersetzt wird.

Unscheinbar in der Anwendung sind Seriendruckfelder das Kernelement des Seriendrucks.

Dazu steht Dir ein umfangreiches Set an Vergleichsoperatoren zur Verfügung, mit deren Hilfe Du den Inhalt der Datenquelle in Beziehung zu einem vorgegebenen Wert setzen kannst.

Auch individuelle Grußzeilen jenseits des förmlichen 'Sehr geehrte...' löst Du mit dieser Regel im Null-Komma-Nix!

Die 'Eingeben'-Regel fragt beim Zusammenführen einen Text ab und fügt ihn an der Position der Regel in die Seriendruck-Dokumente ein.

Auf diese Weise kannst Du Informationen zu Deinen Seriendrucken hinzufügen, die von Zusammenführen zu Zusammenführen variieren.

Auch die 'Frage' fragt beim Zusammenführen einen Text ab, hinterlegt ihn im Gegensatz zu 'Eingeben' in einer Textmarke.

Mit einem oder mehreren Querverweisen kannst Du deren Inhalt daraufhin an verschiedenen Stellen im Dokument anzeigen lassen.

Damit das auch in allen Fällen funktioniert gilt es aber, ein wichtiges Detail zu beachten.

Das 'Druckdatum' ist zwar weder ein Seriendruckfeld noch eine Regel, dennoch aber gerade im Kontext Seriendruck extrem praktisch.

Mit Hilfe eines Format-Schalters kannst Du zudem Einfluss auf das Erscheinungsbild des eingefügten Datums nehmen, und es so Deinen Bedürfnissen anpassen.

Sowohl 'Seriendrucksequenz-Nummer' als auch 'Seriendruckdatensatz-Nummer' liefern Dir eine für jedes Zeile Deiner Empfängerliste eine eindeutige Nummer.

Doch die ist nur im Falle der Seriendrucksequenz-Nummer auch fortlaufend und damit beispielsweise für eine Rechnungsnummer geeignet.

'Textmarke festlegen' weist einer Textmarke einen neuen Wert zu. Existiert die Textmarke noch nicht so wird sie außerdem neu angelegt.

Eine im Seriendruck-Alltag eher selten genutzte Regel, die meist nur im Zusammenspiel mit Schachtelungen und anderen Regeln genutzt wird.

Mittels 'Nächster Datensatz' kann innerhalb eines Seriendruck-Dokuments von der aktuellen Zeile der Empfängerliste auf die nächste gewechselt werden, ohne dass dabei eine neue Seite im Dokument angelegt würde.

'Nächster Datensatz wenn' fügt dieser Funktion zusätzlich ein Kriterium hinzu. Ist dieses erfüllt werden die Daten der nächsten Zeile verwendet, ansonsten die der aktuellen.

Die Regel 'Datensatz überspringen wenn' bietet sich als einfacher Filter beim Zusammenführen des Seriendrucks an, beispielsweise um nur alle internationalen Adressen eines Serienbriefs zu berücksichtigen.

Gerade bei Verwendung von rein textbasierten Datenquellen wie CSV- oder Textdateien kann sich die Pflege der darin enthaltenen Daten recht mühselig gestalten.

Mittels 'Empfängerliste bearbeiten' kannst Du die Liste unabhängig von ihrer Quellanwendung bearbeiten, filtern und die Reihenfolge in der die Daten für den Seriendruck verwendet werden in mehreren Abstufungen sortieren.

In dieser Lektion bekommst Du nochmals eine kompakte Übersicht über die verschiedenen Möglichkeiten, die Dir Word zur Verfügung stellt um den Inhalt Deines Seriendruck-Dokuments zu beeinflussen.

Serien-Mails verschicken ganz ohne zusätzliche Software? Na ja, beinahe: Ein MAPI-fähiges Mailprogramm sollte auf dem Rechner schon installiert sein. Doch wo Word installiert ist, ist Outlook meist ohnehin nicht weit. Dann aber machst Du in windeseile eine Serien-Mail aus Deinem Word-Dokument.

Mit Hilfe von Adressblock und dem Dokument-Typ 'Umschläge' erstellst Du mit einigen wenigen Mausklicks fix und fertig mit Empfänger-Adresse, Absender-Angabe und sogar mit ePorto versehene Umschläge.

In der Lektion erfährst Du am Beispiel des ePorto-Addins der Deutschen Post, welche zusätzichen Schritte nötig sind um das ePorto direkt beim Seriendruck mit auf die Umschläge aufzubringen.

Ein Stapel Etiketten mit allen Adressen Deiner Adressliste? Ein wahrer Klacks, der sich im Großen und Ganzen auf die Auswahl des gewünschten Etikettenformats beschränkt.

Beim Einfügen des Adressblocks gibt es aber noch eine kleine Feinheit zu beachten, damit nicht haufenweise fast leere Etikettenbögen aus dem Drucker kommen.

Das Verzeichnis listet auf jedem Blatt so viele Einträge aus Deiner Datenquelle auf, wie es der zur Verfügung stehende Platz eben möglich macht. Wir probieren das anhand mittlerweile altbekannten Adressliste aus und verwenden die darin enthaltenen Daten dazu, eine nach Monaten und Geburtstagen sortierte Jubiliarliste zu erstellen.

Wenn Du das Startdokument eines Seriendrucks ohne die zugehörige Datenquelle weitergibst, dann erhält diese Person beim Öffnen des Dokuments nur Fehlermeldung zu sehen. Die kann - je nach Wissensstand dieser Person in Sachen Seriendruck - leichte Irritation bis völlige Verwirrung auslösen.

Deshalb erfährst Du in dieser Lektion, wie Du aus einem Startdokument mit wenigen Handgriffen wieder ein ganz normales Word-Dokument machst. Das noch dazu mit ebenso wenigen Handgriffen beim Empfänger wieder zu einem Startdokument gemacht werden kann.

In mehr als 90% aller Seriendrucke kommt als Datenquelle eine Excel-Datei zum Einsatz. Das hat gleich mehrere Gründe:

• die Verarbeitung der Daten erfolgt um einen mehrfachen Faktor schneller als in einer Word-Tabelle,

• die Dimensionen der Tabelle die die Daten enthält wird nicht durch irgendwelche Blattgrenzen begrenzt,

• gleichzeitig ist das Bearbeiten einer Tabelle vermutlich in keiner anderen Anwendung so bequem und intuitiv gelöst wie eben in Excel.

Mit dem Wissen aus dieser Lektion kannst Du einschätzen wann sich Excel als Datenquellen anbietet, und in welchen Fällen es sinnvoll erscheinen könnte auf ein anderes Dateiformat zu setzen.

Die Verwendung einer Access-Datenbank eröffnet Dir bei Verwaltung und Pflege Deiner Datenquelle alle Möglichkeiten einer professionellen Datenbank. Gleichzeitig ist es kinderleicht eine solche Datenbank in Word als Adressliste für den Seriendruck einzubinden.

Diese Lektion vermittelt Dir auch einige grundlegende Einblicke in die Art und Weise, wie eine relationale Datenbank arbeitet, und welche Vorteile sich darauf für Dich ergeben.

Eine Textdatei als Datenquelle für den Seriendruck? Wo gibt es denn so was?! Ganz einfach: Überall dort, wo die Daten in einem Format vorliegen, das nicht direkt von Word als Datenquelle unterstützt wird. Denn das CSV-Format wird von fast allen datenbankartigen Anwendungen als Export-Format unterstützt.

Die darin enthaltenen Daten , die 'comma separated values'  lassen sich ebenso bequem als Adressliste in den Seriendruck einbinden wie alle anderen Dateiformate auch.

Word bietet sogar ein Werkzeug zur Datenpflege, dass die Bearbeitung solcher textbasierter Dateiformate wesentlich vereinfacht.

Einfach mit wenigen Mausklicks die eigenen Outlook-Kontakte als Quelle für den Seriendruck verwenden, das klingt ebenso verlockend wie kompliziert?!

Verlockend? Ja!

Kompliziert? Von wegen!

Nach dieser Lektion machst Du jeden beliebigen Kontakte-Ordner zur Adressliste, und kennst auch die wenigen Ausnahmen, in denen das nicht so ohne weiteres möglich ist. Ganz nebenbei erfährst Du auch welche Schritte notwendig sind, um eine Adressliste im PST-Format in Dein Outlook zu importieren.

'Der Appetit kommt mit dem Essen' - und ebenso macht die einfache 'Wenn-Dann-Sonst' - Regel schnell Appetit, komplexere Abfragen in seine Dokumente zu integrieren. In dieser Lektion lernst Du aufbauend auf dem Beispiel aus Lektion 10, wie Du die dort gestaltete einfache Anrede um im Prinzip beliebig viele Kriterien und Texte erweitern kannst.