SAP MM S/4HANA: Curso Completo de Compras e Inventarios

Resumen: Estructuras Organizativas en SAP S/4HANA - Sourcing & Procurement

? Objetivo General

Ofrecer los conceptos básicos sobre estructuras organizativas en SAP S/4HANA, fundamentales para comprender y gestionar los procesos logísticos en Sourcing and Procurement.

? Conceptos Clave

• ? Mandante: Entidad principal a nivel jerárquico; puede ser una empresa o grupo de empresas. Permite diferenciar ambientes (desarrollo, pruebas y producción).

• ? Sociedad: Equivale a una empresa individual. Contiene información financiera clave como dirección, moneda, plan de cuentas y periodos contables.

• ? Organización de Compras: Área encargada del aprovisionamiento de materiales y servicios. Negocia condiciones con proveedores y mantiene los registros maestros.

• ? Grupo de Compras: Subdivisión de la organización de compras que puede reflejar usuarios responsables o líneas específicas de compra.

• ? Centro: Unidad organizativa de logística donde se gestionan la manufactura, stocks y producción.

• ? Almacén: Espacio físico para el stock de materiales; siempre asociado a un único centro.

? Estructura Jerárquica

• Un mandante contiene varias sociedades ?

• Cada sociedad puede estar asociada a varios centros ?

• Cada centro puede tener múltiples almacenes ?

• Las organizaciones de compras pueden abastecer a uno o más centros ?

? Ejemplo Práctico

• Una sociedad (empresa) tiene dos organizaciones de compras (oficinas en diferentes provincias).

• Tres centros adscritos a la sociedad, cada uno con uno o más almacenes propios.

• Las organizaciones de compras se pueden distribuir según las necesidades logísticas de cada centro.

?️ Visualización en SAP

• En los pedidos de compra, los datos organizativos clave (organización de compras, sociedad, centro, almacén) se indican claramente.

• El almacén puede ser sugerido por el comprador, pero la decisión final de almacenamiento la toma el almacenero.

⚙️ Configuración en el Sistema

• Se utiliza la transacción SPRO para definir y configurar estructuras organizativas.

• Las estructuras se pueden crear desde cero o copiarse de plantillas existentes para mayor agilidad.

• La configuración adecuada es clave para la correcta operación de procesos logísticos.

? Recomendaciones

• Entender y definir correctamente la estructura organizativa junto a los usuarios de negocio es esencial para el éxito en la implementación y mejora de SAP.

• Aunque no siempre tendrás acceso a las transacciones de configuración, conocerlas permite comunicarse eficientemente con consultores funcionales y técnicos.

? Próximos Pasos

En la próxima clase se abordarán los datos maestros. ¡Prepárate para seguir aprendiendo sobre SAP S/4HANA Sourcing & Procurement!

? Sesión 3 – Maestro de Materiales en SAP S/4HANA Sourcing & Procurement

? Objetivo de la Sesión

• Comprender y actualizar datos maestros de materiales en SAP.

• Identificar y gestionar las diferentes vistas del maestro de materiales.

? Agenda

• Definición de datos maestros.

• Estructura por niveles de organización.

• Actualización del maestro de materiales.

? ¿Qué es un Dato Maestro?

Es un dato clave guardado en un repositorio, compartido y utilizado por múltiples sistemas y áreas del negocio. Ejemplos:

• Maestro de materiales ?️

• Maestro de servicios ?️

• Maestro de proveedores ?

• Maestro de equipos ⚙️

• Maestro de clientes ?

❗ Los datos maestros son transversales a toda la organización.

? Datos Maestros en Aprovisionamiento

• Maestro de materiales (enfoque de la sesión).

• Maestro de proveedores.

• Registros de info de compras.

• Separación de maestros de materiales vs. servicios (nueva funcionalidad).

? Maestro de Materiales

• Contiene toda la info relevante de los materiales de una empresa.

• Evita redundancias y asegura orden y consistencia de datos.

• Permite integración y control eficiente de procesos.

Ventajas:

• Evita duplicidad de códigos/nombres ?

• Pone orden en conceptos y descripciones ?

• Define vistas específicas para distintas áreas (compras, ventas, almacén, etc.)

? Principales Vistas del Maestro de Materiales

• Datos básicos: Código, descripción, unidad de medida.

• Gestión de stocks: Almacén y centro asociado.

• Finanzas: Costeo, valoración.

• Almacén: Gestión por ubicaciones (BWM).

• Compras: Asignación a grupo de compras ?

• Ventas: Canal y sector de venta ?

• Planificación: Métodos de reposición.

• Calidad: Control de inspección en diversas etapas.

? Funciones del Maestro de Materiales

• Gestión y optimización de compras ?

• Control de inventarios y stocks ?

• Verificación de facturas ?

• Planificación y control de la producción ?

• Gestión comercial de ventas ?

⚠️ La calidad y actualización correcta de estos datos son cruciales para el éxito de los procesos logísticos.

? Niveles de Organización

• Nivel Mandante: Datos válidos para toda la empresa.

• Nivel Centro: Datos específicos para cada centro.

• Nivel Almacén: Datos específicos de cada almacén.

Cada nivel permite adaptar la información según la complejidad y necesidades del negocio.

? Tipos de Material

• Define agrupaciones según propiedades: materias primas, productos terminados, embalajes, etc.

• Controla la asignación y el rango de números, imágenes, y selección de campos obligatorios o no.

• Permite asignación de códigos automática (interna) o manual (externa).

Recomendación: Usar codificación interna y estandarizada para facilitar control y evitar duplicidades.

? Clase de Aprovisionamiento

• Indica si el material será fabricado internamente ? o adquirido externamente ?.

• Crucial para procesos de manufactura, mantenimiento y comercialización.

?️ Tipos Estándar de Material en SAP

• FERT: Producto terminado ?

• HALB: Producto semielaborado ?

• ROH: Materia prima ?

• HAWA: Mercadería (para distribución) ?

• HERS: Pieza del fabricante (códigos técnicos)

• LEER/LEI: Envases y embalajes en préstamo ?

• MODE: Confección (industrias textiles) ?

• UNBW: Material no valorado ?

• BRP: Embalaje final ?

Las empresas pueden crear tipos personalizados en el customizing según sus necesidades.

?️ Gestión de Embalajes y Control

• Diferenciar entre embalajes valorados/no valorados.

• Definir procesos de retorno y control para materiales en préstamo.

• Colaborar con TI y otras áreas para definir las configuraciones necesarias según práctica de negocio.

? Ramo de Material

• Agrupa tipos de material por industria (ej. químico, ingeniería, comercio, etc.).

• Las empresas pueden copiar y personalizar ramos para sus necesidades específicas.

• El ramo no es modificable tras la creación del material.

✅ Conclusión

• El maestro de materiales es el núcleo de muchos procesos SAP.

• Una correcta definición impacta directamente en la eficiencia y éxito de compras, almacén, ventas y producción.

• Es fundamental trabajar de la mano con expertos y consultores para garantizar datos limpios y adaptables a las necesidades del negocio.

Resumen: Gestión de Datos Maestros de Business Partner en SAP S4/HANA Sourcing & Procurement

? ¿Qué es un Business Partner?

• ? Unifica los antiguos datos maestros de proveedores y clientes.

• ? Puede ser cliente, proveedor, empleado o contacto en un solo registro.

• ? Cada Business Partner tiene roles (proveedor, acreedor, etc.) y grupos de cuentas para su clasificación y numeración.

? Objetivos Clave del Curso

• ? Actualizar datos maestros de Business Partner en SAP.

• ? Comprender su estructura y roles en el sistema.

• ? Familiarizarse con la transacción BP para crear, modificar y visualizar datos.

⚙️ Estructura y Funcionalidades Principales

• ? Agrupación y numeración: interna (asignación automática) o externa (usuario define el código).

• ?️ Campos configurables: obligatorios u opcionales según grupo de cuentas.

• ? Código único: aplica mismo código para cliente y proveedor en procesos de negocio.

? Roles y Funciones de Interlocutor Comercial

• ? Proveedor (FLVN01): datos de compras.

• ? Acreedor (FLVN00): datos financieros/sociedad.

• ? Funciones vitales:

  • OA: dirección de orden

  • GS: transportista

  • F: emisor de factura

  • Z: receptor de pagos

?️ Grupos de Cuentas y Ejemplos

• ? Clasificación por tipo: banco, aseguradora, proveedor nacional/extranjero, subsidiaria, empleado, etc.

• ? Determinan numeración, campos, y características de cada proveedor.

? Proceso Práctico de Creación de un Proveedor

1. ? Usar transacción BP en SAP.

2. ? Seleccionar tipo (organización, persona, grupo).

3. ?️ Elegir agrupación y grupo de cuentas correctos.

4. ? Completar datos generales (nombre, número fiscal, dirección, etc.).

5. ? Definir moneda, país y datos bancarios.

6. ⏳ Completar datos de pagos y estatus (activo, bloqueado, archivado).

7. ? Configurar datos de control: impuestos, notas, etc.

8. ? Asignar organización y grupo de compras; establecer moneda y condiciones de pago.

9. ⚠️ Verificar y completar siempre los campos obligatorios.

✅ Puntos Clave y Buenas Prácticas

• ? Datos obligatorios: siempre marcados con asterisco o en negritas.

• ⚠️ Mensajes de error: en rojo, advierten campos faltantes.

• ? Un solo código agiliza gestión y evita duplicidad.

• ? Cada área (finanzas, compras, RRHH) puede actualizar campos relevantes del Business Partner.

? Ventajas de Usar Business Partner en S4/HANA

• ? Información centralizada y simplificada.

• ? Integración eficiente con otras soluciones SAP.

• ? Mejor gestión y control de datos maestros.

¡Listo! Al finalizar, se mostró un ejercicio guiado en SAP para la creación de un proveedor, destacando la importancia de llenar los datos obligatorios y configurar adecuadamente los roles y condiciones de pago. ?

? SAP S/4HANA: Registro de Información de Compras (InfoRecord)

? Objetivo del Tema

• Comprender el uso y la gestión de los Registros INFO de compras en SAP.

• Aprender a crear, modificar y utilizar InfoRecords durante el proceso de aprovisionamiento.

• Familiarizarse con transacciones clave: ME11 (creación), ME12 (modificación) y ME13 (visualización).

? Conceptos Clave

• ? Registro INFO: Base de datos que almacena condiciones negociadas (precios, plazos, tolerancias) entre proveedor y material.

• ? Aplicable a organización de compras y centros, facilitando la recuperación automática de condiciones al crear órdenes de compra.

• ⏳ Útiles para aprovisionamiento en plazos cortos y medianos. Si se busca una relación a largo plazo, conviene usar contratos marco.

? Estructura del Registro INFO

• ? Está formado por la unión del dato maestro del material y el proveedor.

• ? Dividido en cuatro secciones principales:

  • Datos generales: Proveedor, material, unidad de medida, textos de referencia.

  • Datos de control: Plazos de entrega, cantidad mínima, tolerancias.

  • Precios y condiciones: Precio bruto, descuentos, portes.

  • Historial: Modificaciones, estadísticas de pedidos, historial de precios.

⚙️ Tipos de Registro INFO

• ? Normal: Relación estándar proveedor-material.

• ? Subcontratación: Proveedor realiza un procesamiento adicional (ej: transformación de materia prima).

• ⛽ Pipeline: Para mercancías como gas, líquidos, etc.

• ? Consignación: El proveedor entrega mercancía en consignación; se paga al consumirla.

? Creación y Modificación del Registro INFO

• ? Usar transacción ME11 para crear InfoRecords. Requiere especificar proveedor, material y organización de compras.

• ✏️ ME12 permite modificar datos como precio, cantidad estándar y plazos de entrega.

• ? Se pueden establecer periodos de validez para los precios y condiciones.

• ? Campos clave: plazo de entrega, grupo de compras, cantidad estándar, precio neto, tolerancias de suministro.

? Ejemplo Práctico en SAP

• ? Crear proveedor y material previamente para vincularlos en el registro INFO.

• ?️ Asignar organización de compras y, opcionalmente, centro.

• ⏳ Definir periodos de validez del precio (puede ser fecha específica o indefinido).

• ? Registrar precio y condiciones; SAP utilizará automáticamente estos datos al crear una orden de compra (ME21N).

• ? Visualizar y auditar cambios en la transacción ME13.

? Puntos Importantes

• ? Las condiciones (precio, plazo, descuentos) asignadas en el registro INFO se aplican automáticamente al generar pedidos.

• ? Permite la actualización y seguimiento histórico de condiciones de compra.

• ⏱️ Definir correctamente plazos de entrega es esencial para evitar desfases logísticos.

✅ Conclusión

El correcto manejo del registro INFO en SAP facilita la gestión eficiente de compras, optimiza la negociación con proveedores y mejora el control sobre las condiciones pactadas, asegurando la trazabilidad y transparencia en el proceso de aprovisionamiento. ??

Gestión de Datos Maestros para Servicios en SAP S/4HANA Sourcing and Procurement

? Objetivos del Tema

• Actualizar los datos maestros de servicios en SAP ?️

• Conocer las clases de aprovisionamiento externo de servicios ?️

• Familiarizarse con las formas y ciclo de aprovisionamiento de servicios ?

? ¿Qué es la Gestión de Servicios?

La gestión de servicios en SAP es un componente de logística que soporta el ciclo completo de adquisición y control de servicios, desde la identificación de necesidades hasta el pago al proveedor.

? Ciclo de Gestión de Servicios

• Determinación de necesidades: áreas detectan requerimientos de servicios ?

• Creación de especificaciones en una solicitud de pedido ?

• Definición de unidad de medida y cantidades apropiadas (horas, metros cuadrados, etc.) ?

• Determinación de fuente de aprovisionamiento: contratos previos, cotizaciones o licitaciones ?

• Selección de proveedor y creación de pedido ?️

• Supervisión y seguimiento del pedido; revisión de estatus y entradas de servicios ?

• Aceptación formal del servicio mediante la hoja de entrada de servicios (GES) ✅

• Verificación y contabilidad de facturas para el pago al proveedor ?

?️ Áreas de Utilización de Servicios

• Construcción, mantenimiento y desmontajes ?

• Reparaciones, inspecciones, limpieza ?️

• Marketing, planificación, IT y seguridad ?

• Todas las áreas que requieran servicios dentro de la empresa ⚙️

? Registro Maestro de Servicios: Transacción AC03

• Creación, modificación, visualización y petición de borrado de servicios ?✏️

• Datos requeridos:

  • Número y tipo de servicio ?

  • Descripción breve ?️

  • Unidad de medida (ej. m², horas) ?

  • Grupo de artículos (ej. mantenimiento, limpieza) ?️

  • Categoría de valoración (ligada a la cuenta contable) ?

• Énfasis en la correcta definición de unidades y grupos para facilitar seguimiento y control ✅

⚙️ Ejemplo de Creación y Modificación en AC03

• Creación desde cero: elegir unidad de medida, grupo de artículos y categoría de valoración ?

• Modificación de registro existente: cambio de grupo o detalles relevantes ?

• Petición de borrado: inhabilita el código para futuras operaciones ⛔

• Copia de servicios ya existentes para agilizar el registro ?➡️?

? Ejemplo en Pedido de Compras (ME21N)

• Seleccionar proveedor, organización y centro de costo ⚙️

• Ingresar el servicio creado en el pedido, incluir cantidad y precio ?

• Verificar el pedido para asegurar que esté correctamente imputado ✔️

• Establecer límites y tolerancias en el pedido si aplica ?

✅ Resumen y Buenas Prácticas

• La transacción AC03 facilita la gestión integral de servicios en SAP ?

• Permite crear, modificar, borrar y copiar registros de servicio de manera sencilla ?

• El registro maestro de servicios es fundamental para un correcto aprovisionamiento externo ?

• La gestión adecuada favorece el control, seguimiento y pago eficiente de los servicios ?

? ¡Listos para continuar aprendiendo sobre compras de servicios en SAP S/4HANA!

Resumen: Gestión de Solicitudes de Pedido en SAP S/4HANA Sourcing and Procurement

? Objetivos del Capítulo

• Comprender conceptos básicos y características de las solicitudes de pedido (SOLPEDS) en SAP.

• Aprender a crear, modificar y gestionar solicitudes de pedido de forma manual y automática.

• Familiarizarse con los escenarios de aprovisionamiento y procesos de liberación.

? ¿Qué es una Solicitud de Pedido (SOLPED)?

• Documento interno ? utilizado para solicitar la adquisición de materiales o servicios.

• Formaliza la necesidad de un área usuaria y puede incluir compras de materia prima, suministros de oficina o servicios varios.

• Es el paso previo a la creación de pedidos de compra y solicitudes de oferta a proveedores.

⚡ Tipos de Creación de SOLPED

• Manual: Ingresada por un usuario para necesidades específicas.

• Automática: Generada por el sistema (ej. MRP o mantenimiento) cuando detecta necesidades de reposición.

? Ciclo de Vida de una SOLPED

• Identificación de la necesidad ➡️ Creación (Transacción ME51N)

• Pasa opcionalmente por solicitud de cotización y aprobación interna.

• Puede evolucionar a un Pedido de Compra, Contrato Marco o Solicitud de Oferta.

?️ Escenarios de Solicitudes de Pedido

• Compra para Stock: Materiales ingresan al inventario. Tipos de imputación y posición suelen estar vacíos.

  • Campos clave: material, cantidad, centro, grupo de compras, fecha de entrega.

• Compra para Consumo: Materiales se asignan directamente a un centro de costo u orden (imputación tipo "K").

• Compra de Servicios: Incluye imputación "K" (centro de costo) y "P" (posición de servicio), detallando características del servicio.

? Características de una SOLPED

• Puede contener múltiples ítems por documento.

• El precio se extrae del registro maestro del material o se ingresa manualmente si es necesario.

• Permite crear con referencia a otra SOLPED.

? Estrategias y Procedimientos de Liberación

• Existen dos tipos:

  • Sin clasificación: Liberación por posición, usando características básicas (tipo de imputación, grupo de compras, etc.).

  • Con clasificación: Puede liberar posiciones individualmente o todo el documento. Más flexible para criterios de liberación.

• El flujo de liberación involucra varios responsables (asistente, jefe, gerente de compras) hasta la aprobación final ✅.

• La liberación puede realizarse de manera individual (ME54N) o colectiva (ME55).

• Permite un mejor control de gastos y compras, alineado con la política de la empresa. ?

? Transacciones Clave

• ME51N: Crear solicitud de pedido

• ME52N: Modificar solicitud de pedido

• ME53N: Visualizar solicitud de pedido

• ME54N: Liberación individual

• ME55: Liberación colectiva

?‍? Recomendaciones Prácticas

• Separar tipos de SOLPED por proceso (materiales, servicios, mantenimiento) para mejorar el análisis y los reportes.

• Familiarizarse con los campos clave: clase de documento, tipo de imputación, posición, centro, grupo de compras.

• Considerar la estructura de centros y almacenes dentro del sistema para un correcto aprovisionamiento.

? Conclusión

La gestión de solicitudes de pedido en SAP S/4HANA es fundamental para el control eficiente de los procesos de compras y aprovisionamiento. Dominar la creación, liberación y seguimiento de las SOLPED contribuye a una mejor administración de recursos y al cumplimiento de las necesidades organizativas.

? Capítulo 7: Petición de Oferta en SAP for HANA Sourcing and Procurement

? Objetivos del capítulo

• Comprender qué es una petición de oferta y su uso en SAP.

• Diferenciar entre petición de oferta y oferta.

• Aprender a crear y actualizar peticiones de oferta y ofertas referenciadas.

• Realizar comparaciones de ofertas en SAP.

? Conceptos clave

• ? Petición de oferta: Documento que la organización de compras envía a proveedores solicitando cotizaciones para materiales o servicios. Incluye cabecera (info general) y posiciones (detalle de materiales/servicios).

• ? Oferta: Respuesta del proveedor a la petición de oferta. Indica condiciones, precios, cantidades y fechas.

Las peticiones de oferta no permiten imputaciones directas, salvo referencia a una solicitud de pedido (Solped).

⚙️ Procesos en SAP

• ? Creación de peticiones de oferta: Transacción ME41.

• ? Puede hacerse con o sin referencia a una solicitud de pedido.

• ? Alimentan futuros pedidos de compra con la mejor oferta recibida.

• ?️ Uso de un número de licitación para agrupar y analizar las ofertas asociadas.

? Casos de uso

• ? Recomendadas para materiales de alto valor (activos, materias primas, etc.), permitiendo comparar precios y condiciones.

• ? No necesarias para compras menores o de artículos de uso corriente (consumibles).

? Ejemplo práctico: Creación y comparación de ofertas

• ✅ Se creó una petición de oferta referenciada a una Solped usando ME41, llenando campos clave: plazo, organización de compras, grupo de compras, y número de licitación.

• ? Se simularon tres peticiones de oferta para distintos proveedores, todas referenciadas al mismo requerimiento y usando el mismo número de licitación.

• ? Las peticiones se envían a los proveedores, quienes responden con sus precios (ofertas).

• ?️ Actualización de ofertas mediante ME47, ingresando precios y fechas de entrega según respuesta de cada proveedor.

? Comparación de ofertas

• ? Se usa la transacción ME49 para comparar las ofertas recibidas bajo el mismo número de licitación.

• ? SAP lista y destaca automáticamente la opción más económica.

• ? La comparativa estándar es únicamente por precio, aunque podrían desarrollarse criterios adicionales: tiempo de entrega, calidad, etc.

• ? Se selecciona la mejor opción y se descartan las demás ofertas.

? Conclusión & próximos pasos

• ✍️ Petición de oferta en SAP es un proceso sencillo y ágil.

• ➡️ La mejor oferta seleccionada se utiliza para crear un pedido de compra en el próximo capítulo.

• ? Es vital que el usuario defina en qué situaciones implementar el proceso formal de peticiones de oferta.

¡Gracias por tu atención! Nos vemos en el próximo capítulo para aprender sobre la creación de órdenes de compra en SAP. ??

Capítulo 7: Pedido de Compra en SAP S4 HANA Sourcing and Procurement

? Objetivo del Capítulo

• ? Comprender conceptos y características de los pedidos de compra en SAP.

• ? Aprender a crear y actualizar pedidos de compra manualmente y con referencia a otros documentos.

? ¿Qué es un Pedido de Compra?

• Es la solicitud formal a un proveedor para suministrar materiales o servicios bajo condiciones previamente negociadas.

• Incluye: proveedor, código del proveedor, material/servicio, cantidades, precios, fechas y condiciones de pago y entrega.

• Permite procesar la recepción de mercancías y la verificación de facturas en el sistema SAP.

? Ciclo del Proceso de Compra

• ? Determinación de necesidades (solicitudes de pedido - solpeds).

• ? Selección del proveedor y cotización.

• ? Emisión y seguimiento del pedido de compra (orden de compra enviada al proveedor).

• ? Recepción de materiales en almacén.

• ? Verificación y pago de facturas por parte de Contabilidad.

? Modalidades de Creación de Pedidos

• Desde una petición de oferta.

• Desde una solicitud de pedido (solpet).

• Con copia de otro pedido.

• De forma autónoma (sin referencia).

? Estructura del Pedido de Compras

• Cabecera: datos generales (proveedor, condiciones de pago, moneda, fecha, organización, grupo de compras, sociedad).

• Posiciones: materiales/servicios solicitados, cantidades, unidades de medida, fechas de entrega, imputaciones y condiciones específicas.

? Tipos de Posición y Imputación

• Normal (en blanco): compras para inventario.

• P: Límite, para contratos marco con cantidades establecidas.

• S: Subcontratación (servicios externos o maquila).

• Consignación: materiales ingresan sin ser valorizados hasta su consumo.

• F: Servicios.

• Imputaciones posibles: centro de costo (K), proyectos (P), órdenes, activos fijos, pedidos de cliente, entre otras.

? Condiciones de Compra

• Gestión de acuerdos sobre precios, cargos, recargos, descuentos, impuestos y escalas por cantidad o volumen.

• El precio final se calcula en base a estas condiciones, visibles en la pestaña “condiciones”.

✅ Estrategias de Liberación

• ⛔ Pedidos pueden requerir aprobaciones (por monto, grupo, centro, etc.).

• ? Estrategia multinivel: asistente de compras, jefe de compras y gerente general según el nivel de autorización necesario.

✉️ Mensajes y Comunicación

• El sistema genera mensajes (documentos de compra) para enviar al proveedor en PDF por impresión, correo electrónico o telefax.

• Emisión inmediata, programada o manual mediante transacciones.

?‍? Ejemplo Práctico en SAP: Pedido de Compra Referenciado a Oferta

1. Usar la transacción ME21N para crear el pedido de compra.

2. Seleccionar y arrastrar la oferta ganadora al carrito.

3. El sistema completa automáticamente los datos desde la oferta (proveedor, precios, fechas, cantidades, centro, solicitante).

4. Revisar y modificar si es necesario: condiciones de pago y moneda.

5. Visualizar la orden de compra en formato estándar PDF para enviar al proveedor.

? Otro Caso: Pedido de Compra para un Servicio (desde Solicitud de Pedido)

1. Utilizar la transacción ME53N para consultar detalles de la solicitud de pedido (solpet).

2. En ME21N, arrastrar la solpet al carrito para convertirla en pedido de compra.

3. Seleccionar el proveedor correspondiente.

4. Al tratarse de servicios, SAP bloquea automáticamente algunos campos e imputa el pedido a centros de costo u órdenes según corresponda.

5. Revisar los datos característicos de servicios: límites de cantidad, valor máximo, detalles de servicios.

6. Generar y enviar la orden de compra en el idioma del proveedor.

? Conclusión

El capítulo muestra cómo crear pedidos de compra en SAP S4 HANA tanto referenciados a ofertas como a solicitudes de pedido, diferenciando los casos para materiales y servicios, y destacando la estructura, condiciones y estrategias de liberación propias del módulo de compras. Todo el proceso resalta la eficiencia y trazabilidad de SAP en la gestión de adquisiciones. ??️

Resumen: Aprovisionamiento de Stock en Consignación en SAP

? ¿Qué es el stock en consignación?

• Proveedor entrega materiales, pero no se paga de inmediato ?.

• El proveedor sigue siendo propietario legal hasta que se consume el material.

• El pago solo se realiza cuando se retira stock del almacén ?.

• El stock en consignación usa un almacén de stock especial (indicador K).

? Proceso básico del stock en consignación

• 1️⃣ Crear un registro info (transacción M11) con proveedor, material y precio.

• 2️⃣ Generar un pedido de consignación (ME21N) sin valor inmediato.

• 3️⃣ Hacer la entrada de mercancías (MIGO) al almacén de consignación.

• 4️⃣ Visualizar el stock (MB54 y MB52) y controlar cantidades y estados.

• 5️⃣ Cuando se necesite, traspasar stock a uso propio (MIGO, movimiento 411 K).

• 6️⃣ Al consumir el material, se genera la obligación de pago al proveedor.

• 7️⃣ Finalmente, realizar la liquidación del consumo (MRKO) para pagar ?.

? Características clave

• El material no se valora ni ingresa al inventario propio hasta ser consumido.

• Pueden existir diferentes estados: utilización libre, control de calidad o bloqueado.

• La gestión se apoya en transacciones específicas de SAP para cada paso.

?️ Principales transacciones SAP

• M11: Crear registro info para consignación.

• ME21N: Pedido de consignación.

• MIGO: Entrada/traspaso de mercancía.

• MB54: Visualizar artículos en consignación.

• MB52: Ver stocks en almacén (usar indicador "K").

• ME13: Consultar registro info.

• MRKO: Liquidación de consignación (pago al proveedor).

⚡ Consejos clave

• Registrar y negociar precios desde el inicio.

• El consumo genera la obligación de pago, no la tenencia del material.

• Utilizar correctamente los movimientos y códigos de SAP como 411 K para traspasos.

• Mantener seguimiento con reportes para controlar el stock disponible y consumido.

• La dinámica en SAP es sencilla si se sigue el flujo correcto de operaciones.

? En resumen: El aprovisionamiento en consignación facilita disponer de inventario sin invertir de inmediato, optimizando el flujo financiero y la gestión logística hasta el momento del consumo real del material, momento en que se reconoce la obligación de pago con el proveedor.

? Gestión de Stocks en SAP S/4HANA Sourcing & Procurement

? Objetivos del Tema

• Comprender los conceptos y características clave de la gestión de stocks en SAP Logistics.

• Familiarizarse con tipos de stocks, documentos materiales y clases de movimientos.

? ¿Qué es la gestión de stocks?

La gestión de stocks en SAP implica administrar existencias según cantidades y valores, facilitando el control, la planificación y registros de movimientos de mercancías dentro de la organización.

• Gestión en cantidad: Refleja el stock físico en tiempo real y sus transacciones.

• Gestión en valor: Actualiza automáticamente la contabilidad tras movimientos de stock.

? Tipos de stock y estados

• ? Libre utilización: Disponible para uso inmediato.

• ? Control de calidad: En proceso de inspección.

• ⛔ Stock bloqueado: No disponible para uso o venta.

• ⚡ ¡Importante! No confundir con la gestión avanzada de almacenes (EWM), tratada en otros módulos.

? Documentos & Movimientos

• ? Cada movimiento de stock (entrada, salida, traslado, anulación) genera un documento de material.

• ? Si afecta valor, se genera también un documento contable.

• ? Permiten el control financiero y de cantidades en tiempo real.

▶️ Ejemplos de Movimientos

• ? Entrada por producción propia (ej. harina terminada).

• ? Entrada de mercancías solicitadas por orden de compra.

• ? Carga inicial de stock (migración de otro sistema).

• ? Salidas: pérdidas, consumos internos, despacho a clientes.

• ? Traslados y traspasos internos y externos.

? Traspasos vs Traslados

• ? Traspasos: Cambio de tipo de stock (ej. de calidad a libre utilización); puede no haber movimiento físico.

• ? Traslados: Siempre implican movimiento físico (entre almacenes o centros).

• ? Pedidos de traslado: Requeridos cuando hay movimientos entre centros distantes por requerimientos logísticos y tributarios.

?️ Transacciones Clave SAP

• MIGO: Movimientos de mercancías (entradas, salidas, traspasos, anulaciones, etc.).

• ME21N: Crear pedidos de compra y pedidos de traslado de stock.

? Proceso básico con MIGO

1. Selecciona la actividad (entrada, salida, traspaso, etc.).

2. Referencia el pedido de compra/pedido de traslado.

3. Verifica los datos (material, cantidad, fechas, clase de movimiento).

4. Marca la operación como OK y contabiliza el documento.

• ? Clase de movimiento determina el tipo de operación (ej. 101 para entrada con pedido).

• ? La transacción valida la operación y actualiza stock y contabilidad.

⚠️ Puntos Clave

• ? Cada movimiento requiere seleccionar correctamente la clase de movimiento.

• ? Los procesos de stock están conectados a las áreas de compras, finanzas y logística de la empresa.

• ? Para traslados entre centros distantes, es fundamental generar pedidos de traslado por cumplimiento tributario (ej. guías de remisión en Perú).

✅ Resumen final

La gestión de stocks en SAP centraliza y agiliza la administración, control y valorización de inventarios, permitiendo trazabilidad total de las mercancías y cumplimiento fiscal-legal. Los movimientos correctos y el uso de transacciones adecuadas aseguran la integridad de la información logística y contable.

Gestión de Reservas en SAP for HANA Sourcing and Procurement ?

¿Qué es una reserva? ?

• Una reserva es la separación anticipada de materiales para movimientos futuros.

• Sirve para planificar salidas, consumos internos o procesos productivos.

• ? Permite movimientos de almacén a almacén y de centro a centro (con restricciones físicas).

Tipos de reservas y su creación ?️

• Automáticas: Generadas por órdenes de fabricación, proyectos (Project System), o procesos MRP.

• Manuales: El usuario crea la reserva directamente sin referencia previa.

• Las reservas son esenciales para asegurar disponibilidad y organización logística.

Estructura de la reserva ?

• Cabecera: Fecha base, clase de movimiento, imputación, usuario creador.

• Posiciones: Especificación de materiales, cantidades, almacén de destino y fecha requerida.

✅ Las reservas pueden replicarse desde otras existentes y gestionarse en listas de reservas, incluyendo su seguimiento y contabilización vía MIGO.

Creación y gestión en SAP ?️

• Identificar material con transacción MB52 para verificar stock disponible.

• Reservas para consumo interno:

  • Ejemplo: Separar bebidas para empleados imputadas a un centro de costo.

  • Se utiliza la transacción MB21 (clase de movimiento 201).

• Modificar reservas con MB22 (solo almacén, cantidad y destinatario).

• Salida de reserva (MIGO): Despacho y contabilización con el número de reserva.

• Verificación de stock después del despacho con MB52 ?.

Escenarios de reservas según procesos ?

• Make to Stock (producción para inventario): La separación es lógica y se verifica por el módulo SD.

• Make to Order (producción bajo pedido): Se reservan materiales para el pedido específico (transacción MB21, clase 231).

• La diferencia clave es el destino de la producción: inventario general vs. pedido específico del cliente.

Resumen final ?

• Las reservas en SAP aseguran la disponibilidad y control de materiales, adaptándose a distintos casos de negocio.

• Pueden crearse manual o automáticamente según necesidad (consumo interno, cliente, proyectos, producción, etc.).

• El manejo correcto contribuye a una gestión eficiente de inventarios y procesos logísticos.

• No existe aprobación estándar por defecto, por lo tanto, definir bien responsables de la creación.

¡Listo! Así es como se gestiona y utiliza el proceso de reservas en SAP for HANA Sourcing and Procurement. ?

Gestión de Inventarios en SAP – Resumen del Tema 12 ?

Objetivo General ?

• Comprender los conceptos y características clave de la gestión de inventarios en SAP.

• Aprender a crear documentos de inventario, registrar recuentos y contabilizar diferencias. ?

Gestión de Inventarios en SAP: Conceptos Principales ?️

• Controla cantidades y valores de los materiales en stock.

• Realizada periódicamente para identificar diferencias. ⏱️

• Considera criterios como material, centro, almacén, tipo y clase de stock, lotes y clases de valoración.

• Clases de valoración: Diferencia materiales nuevos, reparados, obsoletos o dañados según su precio y condición.

Fases del Inventario en SAP ?

1. Creación del documento de inventario: Permite imprimir y entregar listas para el recuento.

2. Recuento de stock: Realizado en SAP y el término usado es "recuento". ?

3. Contabilización de diferencias: Se analizan y ajustan los desbalances entre cantidad física y teórica.

Datos del Documento de Inventario ?

• Incluye centro, almacén, fecha del recuento, materiales, tipo de stock y estado de posiciones.

• Datos principales en la cabecera; detalles por material (cantidad, lotes, unidad) en posiciones.

Estados del Inventario en SAP ???

• No contado

• Contado

• Contado y ajustado

• Contado y recontado (en caso de doble revisión)

• Los estados dependen del avance y ajustes en cada posición de material.

Contabilización de Diferencias ?

• Se produce cuando hay déficit o sobrante tras el recuento.

• Genera un documento de ajuste de stock y otro documento contable.

• Pueden definirse tolerancias y políticas según regulaciones locales y fiscales (ej. SUNAT en Perú).

• El área de finanzas debe validar este ajuste contable, ya que impacta en los gastos y obligaciones tributarias.

• Las empresas aplican políticas de búsqueda y plazo antes de registrar diferencias. ?

Proceso Práctico en SAP ?️

• Identificar material en la transacción MB52.

• Crear documento de inventario en MI01, especificando fechas y bloqueando movimientos sobre el stock. ?

• Imprimir el documento y entregarlo al encargado de recuento.

• Registrar resultados del recuento en MI04.

• Analizar y ajustar diferencias en MI07.

Puntos Clave y Buenas Prácticas ✔️

• Utilizar el método de inventario ciego para garantizar objetividad en el conteo.

• Bloquear movimientos sobre el inventario durante el proceso de recuento.

• Contabilizar diferencias solo después de una exhaustiva búsqueda y conforme a políticas de empresa y requerimientos legales.

¡Gracias por tu atención y éxito en tu gestión de inventarios con SAP! ?✨

Resumen: Valoración de Materiales en SAP S/4 HANA Sourcing and Procurement

? Objetivos del Capítulo

• Comprender los conceptos básicos de valoración de materiales en SAP

• Definir los tipos de controles de precios

• Conocer el concepto de valoración separada

? ¿Qué es la Valoración de Material en SAP?

La valoración de materiales determina el valor del inventario en stock, integrando los módulos de MM (Gestión de Materiales) y FI (Finanzas). Incluye:

• Controles de precios ?️

• Cambios de valor ?

• Valoración separada ?

• Revaluación de inventarios ?

?️ Tipos de Control de Precio

• Precio Estándar (S): El costo se mantiene constante para todos los movimientos de inventario. Las diferencias se contabilizan en cuentas específicas. Generalmente se usa para productos terminados (FERT). Ejemplo: Si compras a un precio diferente, la diferencia va a una cuenta especial.

• Precio Variable/Promedio (V): Se recalcula automáticamente con cada entrada de mercancías o factura. Ideal para materiales de aprovisionamiento, ya que el costo fluctúa con cada compra. Ejemplo: Si el valor inicial es 14,000€ para 2,800 unidades (5€/unidad), al comprar 1,000 unidades a 8,5€, el nuevo costo promedio será ≈5,92€/unidad.

? Procesos que Cambian la Valoración

• Automáticos:
  

  • Gestión de stocks: entradas/salidas, transferencias, inventarios.

  • Verificación de facturas: registros de facturas, cargos posteriores, notas de crédito/débito.

• Manuales:
  

  • Revaluaciones manuales

  • Ajustes por inventario físico

? Concepto de Valoración Separada

Permite asignar diferentes valores a un mismo material según criterios organizativos:

• País de origen ? (Ej: comprar un iPhone en diferentes países implica distintos costes)

• Niveles de calidad ? (Ej: camisas nuevas vs. defectuosas)

• Estatus del material ? (nuevo, usado, reparado)

• Modo de aprovisionamiento ? (fabricado o comprado externamente)

• Diferentes entregas pueden registrar precios distintos por cambios de proveedor

? Ejemplo Práctico en SAP

• Consulta de stock y valor total con MM03 y MB52

• Visualización y actualización automática del precio variable al realizar compras con ME21N (pedido), ME29N (liberación) y MIGO (entrada de mercancías)

• Comprobación de la correcta actualización del coste promedio tras cada operación

? Puntos Clave

• El método de valoración depende de las políticas de la empresa y de buenas prácticas de aprovisionamiento

• SAP soporta múltiples escenarios de valoración para adaptarse a distintos sectores y necesidades

• El precio estándar es útil para productos manufacturados; el variable, para materiales de aprovisionamiento

• El registro maestro de material es central y afecta a diversos módulos de SAP

? ¡Listo! Ahora entendiste cómo SAP gestiona y valora automáticamente tus inventarios, permitiendo control y flexibilidad en las operaciones logísticas y contables.

Resumen del video: Aceptación de servicios en SAP S4 HANA Sourcing and Procurement

? Objetivo del capítulo

• Comprender la aceptación de servicios en el proceso de aprovisionamiento de SAP S4 HANA.

• Aprender a crear y gestionar las Hojas de Entrada de Servicios (GES).

• Identificar los roles involucrados: usuario solicitante y aprobador jerárquico.

? Conceptos clave

• La aceptación de servicios es distinta al ingreso de materiales.

• GES: Documento donde se registran los servicios recibidos (parciales o totales).

• El aprobador valida la recepción para autorizar el pago al proveedor. ?✅

? Flujo de proceso en SAP

• Visualizar el pedido de servicios con ME23N.

• Crear GES usando ML81N:

  • Seleccionar el pedido de servicios.

  • Completar datos del servicio recibido (lugar, fecha, cantidad, supervisores).

  • Registrar la cantidad realmente recepcionada. ?

• Si el pedido no está liberado, realizarlo con ME29N.

• Aprobar la GES por una persona autorizada (nivel jerárquico superior). ?

? Detalles importantes

• Se pueden hacer entradas parciales si el servicio no se completa en una sola ocasión.

• Cada GES tiene un código único y se asocia al pedido de servicios correspondiente.

• La visibilidad del historial y los documentos de entrada es posible desde el pedido en SAP. ?️

? Ejemplo práctico

• Servicio de pintado de 120 m² a 12.5 euros/m².

• Primer GES: entrada por 60 m² (parcial), espera de aprobación.

• Segundo GES: el saldo de 60 m² se ingresa y aprueba posteriormente.

• Ambas hojas quedan asociadas al pedido y listas para la verificación y pago. ?

? Cierre y siguientes pasos

• El proceso de aceptación de servicios tiene dos etapas: creación y aprobación de la GES.

• En el próximo capítulo: verificación de facturas para culminar el ciclo logístico. ?

? Verificación de Facturas: Proceso Final en Aprovisionamiento (Sesión 15)

? Objetivos de la Sesión

• ?‍? Entender los conceptos básicos sobre verificación de facturas.

• ? Aprender a registrar facturas con y sin referencia a pedidos.

• ✅ Identificar qué es una factura logística, sus características y cómo se procesa su registro.

? Ciclo de Verificación de Factura

• ? El proceso inicia con la orden de compra y la entrada de mercancías.

• ? Recibir las mercancías o servicios (GES para servicios).

• ? Registrar la factura en el sistema (SAP, transacción MIRO).

• ? La factura es validada por logística y enviada a contabilidad para realizar el pago.

? Información de la Factura

• ? Nombre del proveedor

• ? Fecha de documento y vencimiento

• #️⃣ Número y código de la factura

• ? Importe, impuestos (IGV/IVA), posiciones y unidades

• ? Datos bancarios (si aplica)

✔️ Estos datos son trasladados del documento físico a SAP, muchos ya integrados desde el registro maestro del proveedor.

?️ Proceso en SAP (Transacción MIRO)

• ? Registro con referencia a pedido o GES (para servicios).

• ? Revisión de documentos anexos (hojas de conformidad, aceptación de servicios).

• ? Ingreso de los datos principales: fechas, importes, referencia y cálculo de impuestos.

• ? Opción para registrar varias GES en un solo pedido.

• ⚖️ Validación de los límites y tolerancias para servicios.

? Consideraciones Clave

• ? Las condiciones de pago pueden ser tomadas del maestro de proveedores o modificarse al registrar la factura.

• ⏲️ Facturas pueden nacer bloqueadas para control adicional por contabilidad antes del pago.

• ? Costos adicionales (fletes, aduanas, seguros) pueden incluirse en la recepción de facturas.

• ? Notas de crédito (abonos) y notas de débito (cargos posteriores) se manejan en la misma transacción; afectan montos pero no cantidades ya registradas.

? Ejemplo Práctico: Registro de Factura de Servicio

• ? Se valida la GES aceptada antes de registrar la factura.

• ➕ Se pueden sumar varias GES en un pedido y el sistema calcula automáticamente impuestos y totales.

• ? Se pueden agregar textos y notas adicionales.

• ? La factura puede ser bloqueada para pago como medida de control interno.

? Ejemplo Práctico: Registro de Factura de Material

• ? Registro directo utilizando el código del pedido de compras en MIRO.

• ? El sistema trae el detalle del pedido y calcula total e impuestos.

• ? Aparecen los responsables de cada etapa del proceso de compras.

• ? Fecha base es clave para contabilidad: determina el vencimiento del pago.

✅ Buenas Prácticas y Recomendaciones

• ✔️ Simular el registro antes de contabilizar para evitar errores.

• ?️ Realizar doble revisión de límites y tolerancias en servicios y materiales para evitar sobrecostos.

• ? Dejar facturas bloqueadas en caso se necesiten controles adicionales antes de pago.

? Resumen Final

El proceso de verificación de facturas es el paso clave para cerrar el ciclo de aprovisionamiento en SAP. Permite asegurar que solo se pague por lo recibido y conforme a los acuerdos establecidos, tomando en cuenta condiciones de pago, impuestos y costos asociados. La transacción MIRO centraliza este proceso, permitiendo trabajar tanto con materiales como con servicios, y configurando controles para una administración eficiente y auditable.

? Devolución al Proveedor en SAP S/4HANA Sourcing & Procurement

? Objetivo de la sesión

Al finalizar, sabrás cómo ejecutar devoluciones al proveedor con pedido y sin pedido, comprendiendo sus características y diferencias clave.

? ¿Qué es la devolución al proveedor?

• Proceso logístico inverso para retornar materiales en mal estado, vencidos o deteriorados al proveedor de origen.

• Existen dos métodos principales:

  • ✅ Con pedido formal (requiere autorización y coordinación)

  • ✅ Devolución directa (autonomía para devolver sin pedido previo)

? Características principales

• Se utiliza cuando hay políticas de devolución, ej: fármacos próximos a vencer.

• El precio de devolución puede ser menor al de compra, según negociación.

• El proveedor emite una nota de crédito por el material retornado.

? Proceso en SAP – Pasos clave

• ? Identificar material a devolver (stock bloqueado usando transacción MB52).

• ? Revisar ubicación y saldo en el almacén/centro.

• ? Identificar proveedor con transacción ME2N para ver registros de compra.

? Devolución con pedido (Transacción ME21N)

• Crear pedido de devolución especificando:

  • Proveedor, organización de compra, grupo de compra y sociedad.

  • Material, cantidad, centro y almacén correspondiente.

  • Precio negociado de devolución.

• Marcar campo de “devolución” en la posición del pedido.

• Salvar el pedido para completar el proceso.

? Devolución directa sin pedido

• Se utiliza para material defectuoso detectado al ingreso (control de calidad).

• Pasos:

  • Identificar documento de entrada de mercancía (MB51).

  • Crear devolución directa contra ese documento (transacción MIGO).

  • Seleccionar cantidad, motivo (p. ej., calidad deficiente) y anotar detalles (ej. “material roto”).

  • Marcar opción de “crear entregas” para gestionar transporte del retorno.

  • Contabilizar la operación.

• Se utiliza clase de movimiento 122 para devolución al proveedor.

? Resumen Final

• Existen dos tipos de devolución: con pedido y directa con entrega.

• Cada método tiene su flujo y requisitos según políticas y situación del material.

• Ambos desembocan en una nota de crédito por parte del proveedor.

¡Listo para practicar en el sistema SAP! ?️✨

? Sesión 17: MRP - Planificación de Necesidades en SAP (Curso de Logistics)

? Objetivos de la Sesión

• Comprender el proceso general de planificación de necesidades (MRP) en SAP.

• Identificar los niveles de planificación y los requisitos previos para ejecutar MRP.

• Aplicar el método por punto de pedido para gestionar inventarios de manera efectiva.

? ¿Qué es MRP?

• Garantiza la disponibilidad de materiales para producción y ventas proyectadas.

• Controla el stock y genera propuestas automáticas de aprovisionamiento para compras y fabricación.

• Utiliza documentos como:

  • Órdenes previsionales

  • Solicitudes de pedido (solpet)

  • Repartos y planes de entrega

? Tipos de Aprovisionamiento

• ? Fabricación propia: generación de órdenes de proceso.

• ? Aprovisionamiento externo: creación de solicitudes y pedidos de compra.

?️ Niveles y Áreas de Planificación

• Planificación a nivel de centro: considera el stock total del centro.

• Planificación a nivel de almacén: análisis individual por almacenes.

• Planificación por proveedor subcontratista.

⚙️ Requisitos previos para MRP

• Activar y parametrizar MRP a nivel de centro en el sistema.

• Actualizar los datos de planificación de necesidades en el maestro de materiales.

? Método: Planificación por Punto de Pedido

• Compara stock disponible + entradas frente al punto de pedido.

• Si el stock es menor, se genera automáticamente una solicitud de aprovisionamiento.

• Incluye un stock de seguridad para cubrir excesos de consumo.

• Cálculo del punto de pedido:

  • Punto de pedido = Stock de seguridad + (Necesidad diaria × Plazo de reaprovisionamiento)

? Proceso Práctico en SAP

• Visualización de stock a través de transacciones MM03/MM01 y MD04.

• Configuración de datos maestros en el material para el centro y almacén seleccionados.

• Uso de características de planificación V1 (punto de pedido con necesidades externas).

• Parámetros principales:

  • Código del planificador

  • Tamaño del lote (HB: reposición hasta stock máximo)

  • Stock máximo y clase de aprovisionamiento (F: externo)

  • Plazo de entrega previsto

• Ejecución de MRP por punto de pedido con MD02:

  • Genera orden previsional → solicitud de pedido (solpet) → pedido de compra.

  • Se ajusta la cantidad para alcanzar el stock máximo definido.

• Transformación en pedido, liberación y entrada de mercancías usando SAP.

• Validación del inventario actualizado (MB52) tras el proceso.

✅ Beneficios del MRP

• ? Mantiene niveles óptimos de inventario.

• ? Facilita el reaprovisionamiento eficiente y evita roturas de stock.

• ? Permite convertir solicitudes en pedidos de compra de forma transparente y trazable.

? Consideraciones Finales

• El método por punto de pedido es el más utilizado en la industria para el control eficiente del inventario.

• MRP permite automatizar y optimizar la toma de decisiones en aprovisionamiento.

• Se recomienda practicar el proceso en SAP y repasar los reportes correspondientes.

¡Gracias por su atención y mucho éxito en la gestión de sus necesidades logísticas! ?