Sage X3 - Validation des commandes d'achat par workflow

Lorsque la gestion des signatures est activée, vous pouvez imprimer, réceptionner ou facturer une commande d'achat uniquement si cette commande est signée.

Dans le cadre de l'inter-sociétés ou de l'inter-sites, la commande de vente réciproque est générée uniquement lors de la signature complète de la commande d'achat.

Si le paramètre APPPOH est à :

Non - La gestion des signatures est désactivée. Le statut de signature des commandes d'achat a pour valeur : Pas de gestion. Vous pouvez imprimer ou réceptionner ces commandes d’achat à tout moment.

Si le paramètre APPPOH est à :

Oui facultative - La gestion des signatures est activée, mais si un circuit de signature n'a pas été défini pour une valeur de règle d'affectation, la commande d'achat est automatiquement signée.

Lorsque la gestion des signatures est activée, vous pouvez imprimer, réceptionner ou facturer une commande d'achat uniquement si cette commande est signée.

Dans le cadre de l'inter-sociétés ou de l'inter-sites, la commande de vente réciproque est générée uniquement lors de la signature complète de la commande d'achat.

Si le paramètre APPPOH est à :

Oui facultative - La gestion des signatures est activée, mais si un circuit de signature n'a pas été défini pour une valeur de règle d'affectation, la commande d'achat est automatiquement signée.

En standard, le circuit de validation est relancé au premier signataire lorsque l'on modifie la date de réception ou le site de réception.

En effet, lorsque l'on modifie la date de réception ou le site de réception, le système annule toutes les signatures... Les signataires doivent valider à nouveau la commande.

Dans de nombreuses entreprises, ces deux modifications ne doivent pas demander une nouvelle validation.

Pour cela, il est possible d'utiliser un point d'entrée PAMAPPFLG dans le traitement TRTACHAPP1. Je vous montre comment faire dans ce chapitre.

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Pour valider ou refuser les commandes d'achat (ou de vente et/ou les devis), je vous recommande d'utiliser les représentations sur le portail de l'utilisateur.

Cela pour 2 raisons:

1. L'utilisateur qui doit valider n'est pas toujours à l'aise avec le mode de saisi dans Sage X3 et il a plusieurs clics à faire pour valider. C'est plus long par le moniteur ou par l'email.

2. Par l'email, cela présente des failles et aucun avantage. Il faut par ailleurs paramétrer un abonnement pour scruter un répertoire récoltant les réponses.

Dans cette section je vous présente ma recommandation si vous n'avez à signer que des commandes d'achat, ouvertes ou classique, ou des commandes de ventes, ou encore des devis.

Toutefois, si vous avez à valider ou refuser d'autres types de document, je vous préconise d'utiliser le moniteur de workflow pour n'avoir qu'une seule façon de valider ou de refuser pour tous vos utilisateurs. Dans ce cas, je vous préconise de n'utiliser que le lien dans l'email qui renvoie vers la la vue complète et non la représentation.

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