Recupera el control de la deuda de clientes

¿Qué es la deuda?

• Las deudas pendientes son todas las cuentas por cobrar de clientes. En otras palabras, es la cantidad total de dinero que la empresa ha facturado, pero cuyo cobro no se ha hecho efectivo

  
  

  Diferencia entre ingreso y cobro.

  • Un ingreso significa un aumento del patrimonio por la venta de un bien o la prestación de un servicio y se contabiliza en la cuenta de resultados.

  • Por otro lado, un cobro significa una entrada de dinero en caja por la venta de un bien o la prestación de un servicio y se contabiliza en el balance de situación.

  • Es decir, una empresa puede tener ingresos, pero tener un grave problema de caja, ya que sus clientes no pagan o pagan tarde sus facturas.

1. Fecha de vencimiento: Es la fecha en la cuál se acuerda con el cliente el pago de una cierta factura.

2. Plazos de pago: El plazo que tiene para pagar un cliente su factura, y con el cuál se calcula la fecha de vencimiento.

3. Antigüedad de la deuda: Es el tiempo que ha pasado desde que ha vencido una factura no cobrada.

4. Angeing de la deuda o informe sobre la deuda. Es un informe tipico que clasifica la deuda por su antigüedad. Este informe es muy usado para detectar clientes con deuda muy antigua y poder analizar la deuda.

Cuenta de Incobrables

Las cuentas incobrables corresponden a un monto del valor total de las ventas que los clientes o deudores no llegan a cancelar.

Usualmente, siempre existe una porción de las ventas que la compañía no llega a cobrar. Esto es parte del riesgo del negocio que se conoce como riesgo de crédito.

En concreto, este monto de incobrables tiene un impacto en las empresas porque representa un gasto. Así, lo importante es reconocer dicha pérdida en los estados financieros y prever que siempre va a ocurrir, aunque sea en una pequeña magnitud.

Plazo Promedio de Cobranzas (PPC)

Este indicador mide el promedio de días que transcurren entre la fecha de emisión de las facturas y la fecha en que los clientes pagan.

Aquellas empresas que realizan una excelente gestión del cobro tienen un PPC inferior al plazo que otorgan a sus clientes para pagar sus facturas.

Medir el PPC es muy recomendable en para empresas que cuentan con una base de clientes recurrentes y sólo una pequeña parte de ellos son nuevos clientes.

Antigüedad Promedio de la Deuda

Este indicador mide el promedio de días que han transcurrido desde la fecha de emisión de las facturas, ayudándonos a entender qué tan antigua es en promedio la deuda de los clientes.

Aquellas empresas que realizan una excelente gestión de cobranzas tienen una Antigüedad Promedio de la Deuda que es inferior al plazo que otorgan a sus clientes para pagar sus facturas.

Este indicador es ideal para aquellas empresas que le venden por única vez a sus clientes (no tienen clientes recurrentes), o aquellas empresas que iniciaron operaciones hace poco tiempo y aún no tienen suficiente cantidad de facturas que han sido pagadas por sus clientes.

Porcentaje de la deuda vencida

Este indicador mide qué porcentaje de la deuda total de clientes se encuentra vencida.

Este indicador nos ayuda a entender el margen para mejorar que hay en los cobros de la empresa. Si es inferior al 3% entonces el margen para mejorar es pequeño y será muy costoso conseguir una mejora significativa. Por el contrario, si es superior al 10% entonces el margen para mejorar puede ser importante y se podrían conseguir mejoras significativas con poco esfuerzo.

Lo recomendable es mantenerlo por debajo del 5%, aunque según la dinámica de ciertas industrias este valor puede variar.

Algunas empresas le agregan un poco más de sofisticación al indicador y miden el porcentaje de la deuda de los clientes que se encuentra vencida hace más de 30 días y no ha sido gestionada en los últimos 15 días por ejemplo. De esta forma agregan al análisis no sólo si la deuda ha llegado a vencer, sino si ésta ha sido gestionada o no.

Porcentaje de clientes gestionados

Los indicadores mencionados anteriormente nos ayudan a entender qué tan bien (o mal) están los cobros de la empresa, pero no nos dice nada del esfuerzo que la empresa realiza para cobrar en tiempo y forma.

Por ello es que resulta muy importante medir el porcentaje de clientes con deuda vencida que han sido gestionados hace 30 días o menos.

Para calcular este indicador es necesario llevar registro de las gestiones que se van realizando con clientes.

En la mayoría de los casos lo recomendable es que este indicador se encuentre por arriba del 75%.

Algunas empresas miden además el porcentaje del monto de la deuda vencida que pertenece a clientes que han sido gestionados hace 30 días o menos. De esta forma no sólo buscan que se gestione la mayor cantidad de clientes posible, sino que además se busca gestionar a aquellos que mayor deuda tienen.

Un análisis más detallado de las gestiones implicaría tenerlas tipificadas y así poder diferenciarlas según el tipo de gestión. Algunos ejemplos de tipos de gestiones son: Compromiso de pago, Contacto no logrado, Cliente no recibió la factura, Cliente presenta reclamo a factura, No vive más en este domicilio.

Recomendaciones para evitar clientes deudores.

Algunas recomendaciones básicas para poder evitar que tus clientes sean deudores o que crezcan en número, son las siguientes:

1- Tener un proceso claro de facturación. Al cliente le tiene que llegar correctamente su factura y tenemos que estar seguros que le ha llegado correctamente y además está clara. Es importante que en la factura salga cuál es el monto a pagar, plazo de pago, que fecha vence la factura y cómo se debe de pagar la factura.

2 - Facilitar el pago al cliente. Por ejemplo, permitir varias formas de pago cómo son tarjeta, transferencia, y otras nuevas formas de pago como por ejemplo WeChat.

3 - Crear adeudos a clientes o domiciliaciones bancarias. Está muy relacionado con la facilidad de realizar el pago, ya que se le cargará el pago automáticamente al cliente. Suele funcionar muy bien para pagos recurrentes.

4- Dar descuentos en facturas por pronto pago o si paga por adelantado los servicios/productos que se van a entregar. Y viceversa, cargar intereses por la demora en el pago de las facturas.

5 - Hacer seguimiento antes de que venza la factura. Cómo por ejemplo automatizar un mail recordando al cliente que tiene una factura próxima a vencerse y cómo puede pagarla.

6 - Definir un flujo para recordar a un cliente la facturas que tiene pendientes de pago. Definiendo el proceso a nivel comunicación y medidas a tomar en cada punto del flujo.

7 - Escuchar al cliente y entender el porqué de su morosidad, pero no hay que hacer excepciones a la hora de reclamar la deuda.

El flujo debe ser claro y sencillo. Toda la compañia debería entenderlo, desde un custom success hasta un administrativo.

Existen muchas posibilidades para poder tener una gestión del proceso de la deuda. Desde herramientas que apenas cuestan dinero, como herramientas especializadas para ello. Alguna de ellas que propongo son las siguientes.

• GoogleSheet: es una herramienta que la mayoría de compañías tienen y con un poco de conocimientos se podría gestionar todo el proceso. Eso sí supondría tener acciones manuales.

• Junto con GoogleSheet se podría con Zapier o Make.com un automatismo para mandar los correos electrónicos con las plantillas correspondientes.

• El propio ERP ofrece la posibilidad de ejecutar dicho proceso. Un ejemplo es Odoo, el cuál veremos después en un ejemplo práctico.

• Los CRM’s también son una buena opción, aunque llevará algún tiempo la configuración y se necesitará adaptar dentro del CRM el proceso.

• Hay otras herramientas especializadas en dicho proceso. Un buen ejemplo sería Upflow, la cuál permite tener todo el proceso monitorizado y automatizado, muy recomendable si quieres escalar tu proceso.

Ejemplo práctico con GoogleSheet de como realizar una gestión y seguimiento de las cuentas a cobrar de clientes y tener el control del proceso de reclamación de la dueda.

Ejemplo práctico con Odoo de como realizar una gestión y seguimiento de las cuentas a cobrar de clientes y tener el control del proceso de reclamación de la dueda.