Microsoft Power Automate. Elimina le attività ripetitive

INTRODUZIONE A POWER AUTOMATE

I FLUSSI DI LAVORO CHE IN AZIENDA FANNO TUTTO PER NOI

In questa lezione inquadreremo le funzionalità di questa straordinaria applicazione di Microsoft 365 per l'intelligenza artificiale che rendere possibile automatizzare molte attività ripetitive di lavoro senza che, a qual punto, si debba fare più nulla.

ESEMPIO: download automatico degli allegati di posta elettronica in ordine alle fatture provenienti da un determinato fornitore o cliente che ce ne manda tante all'interno della cartella di One Drive indicata.

A quel punto non dovremo più aprire la mail e scaricare gli allegati, con il rischio di dimenticarsene, ma li troveremo automaticamente tutti dentro la relativa cartella.

VEDI GLI ESEMPI CONCRETI DI UTILIZZO SUL LAVORO NELLA DESCRIZIONE DELLE LEZIONI

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ARGOMENTI DELLE DIAPOSITIVE

1. INTRODUZIONE A OFFICE 365

Un mondo di applicazioni fatte per interagire tra loro con l'unico fine di aumentare la produttività aziendale. Più ricavi a parità di fattori produttivi impiegati o stessi ricavi impiegandone una quantità inferiore.

2. CREAZIONE DI UTENTI, OSPITI, CONTATTI, GRUPPI E CASELLE EMAIL CONDIVISE

Ci occuperemo di come costruire l'architettura dell'organizzazione prima progettandola e poi vedendo come si inseriscono utenti e gruppi.

Successivamente approfondiremo tutti gli aspetti in ordine alle impostazioni dell'account Office 365:

- il pannello di amministrazione, vedendo come si fa l'accesso, la lista degli utenti attivi e la lista dei gruppi Office 365 e dei teams in Teams attivi;

- la creazione di un modello utente con cui, successivamente, inserire velocemente utenti che assorbiranno tutte le sue caratteristiche in termini di poteri e di licenze assegnate;

- l'aggiunta multipla di utenti;

- l'aggiunta di semplici contatti che no saranno né membri né ospiti ma che potranno essere inseriti nelle liste di distribuzione email e nella caselle di posta elettronica condivise;

- l'aggiunta di ospiti con l'assegnazione dei gruppi, dei poteri e del manager aziendale interno;

- la creazione di una casella di posta elettronica condivisa all'interno della quale i membri potranno avere uno o più poteri contemporaneamente: accesso completo in lettura e gestione, invia come e invia per conto di.

3. IL SISTEMA DEI PERMESSI DI PRIMO LIVELLO. GLI AMMINISTRATORI DELL'ACCOUNT

- Le macro categorie di azioni: creare, operare, condividere;

- La figura dell'amministratore;

- Criteri di assegnazione dei ruoli;

- L'amministratore di fatturazione;

- L'amministratore di Exchanche;

- L'amministratore di Fabric;

- Il Global Administrator;

- L'amministratore di gruppi;

- L'amministratore di supporto tecnico;

- L'amministratore di licenze;

- Gli amministratori del centro messaggi;

- Sincronizzazione del centro messaggi con Microsoft Planner;

- L'amministratore delle APP di Office;

- Il Writer di messaggi dell'organizzazione;

- L'amministratore di password;

- L'amministratore di Power Platform;

- L'amministratore che legge i reports;

- L'amministratore del supporto dei servizi;

- Lo Share Point Administrator;

- Il Teams Administrator;

- L'amministratore di utenti;

- Lo User Experience Success Manager.

3. FLUSSI DI LAVORO CON Power Automate. In azienda fa tutto lui per noi

1. Microsoft Planner - Quando viene creata una nuova attività in Planner creazione di una pagina all'interno di una sezione di OneNote ed invio di un messaggio di posta elettronica in Outlook;

2. Microsoft Outlook - Download automatico allegati email in una cartella di Microsoft One Drive;

3. Microsoft Forms - Costruzione elenco raccolta dati che arriveranno via web tramite in form di Microsoft Forms;

4. Microsoft To Do - Creazione di un messaggio in Microsoft Teams ed un'attività in Microsoft Planner quando viene creata una nuova attività in una lista To Do;

5. Microsoft Teams - Quando viene pubblicato un messaggio nella chatt di un team che contiene determinate parole chiave da noi impostate creazione di una pagine in Microsoft OneNote e di un'attività in Microsoft Planner;

6. Microsoft Share Point - Quando viene aggiunta o modificata una riga di un elenco Share Point invio di un messaggio di posta elettronica e di un messaggio in un team di Microsoft Teams;

7. Microsoft One Drive - Quando viene creato un nuovo file in una cartella di One Drive pubblica un messaggio nel team di Teams del gruppo di lavoro ed invia una mail al gruppo Office 365;

8. Microsoft OneNote - Quando viene creata una nuova pagina in una sezione di OneNote genera un'attività in un piano di Microsoft Planner e pubblica un messaggio nel team di Teams del gruppo di lavoro;

9. Youtube - Quando viene caricato un video in Youtube invio di un messaggio in Teams e creazione di un'attività in Planner.

10. Google Mail - Quando arriva una mail download in One Drive o Google Drive.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione passeremo rapidamente in rassegna le categorie di modelli che Microsoft Power Automate ci mette a disposizione per creare i flussi di lavoro automatici che abbatteranno, talvolta del 100%, i tempi di lavoro su attività ripetitive.

VEDI GLI ESEMPI CONCRETI DI UTILIZZO SUL LAVORO NELLA DESCRIZIONE DELLE LEZIONI

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Microsoft Power Automate è una piattaforma potente che consente agli utenti di creare flussi di lavoro automatizzati tra le applicazioni e i servizi preferiti per sincronizzare file, ottenere notifiche, raccogliere dati e molto altro.

Con una vasta gamma di modelli predefiniti, Power Automate facilita l'automazione dei processi aziendali senza la necessità di scrivere codice. Questi modelli coprono una varietà di scenari, come l'approvazione del lavoro remoto, la raccolta dati, la gestione degli eventi e del calendario, e l'integrazione con dispositivi mobili e social media.

Ad esempio, è possibile salvare automaticamente gli allegati email di Outlook.com nel proprio OneDrive o Dropbox, creare azioni personalizzate per file selezionati, sincronizzare il lavoro scolastico con Google Drive, ottenere promemoria giornalieri dalle email di Outlook.com, e molto altro ancora. Inoltre, Power Automate offre funzionalità di intelligenza artificiale, come strumenti per la creazione di bot basati su GPT e ottimizzatori di conversazione, che ampliano ulteriormente le possibilità di automazione.

Con l'interoperabilità con Microsoft 365, Power Automate permette di creare soluzioni innovative per l'automazione dei documenti e l'automazione aziendale basata sui dati. Per iniziare, è sufficiente un browser web e un indirizzo email, e la piattaforma è accessibile da una vasta gamma di dispositivi e browser, garantendo flessibilità e accessibilità.

Per coloro che desiderano provare, Microsoft offre una versione di prova gratuita di Power Automate, così come opzioni premium a pagamento per esigenze aziendali più avanzate. Per saperne di più su come Power Automate può trasformare il tuo ambiente di lavoro e aumentare la produttività, visita il sito ufficiale.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo i principali Trigger (grilletti) da cui può essere sparato il colpo che fa partire il flusso di lavoro automatico.

ESEMPIO: quando un candidato riempie il form di Microsoft Forms on line con il suo curriculum generami una nuova riga nell'elenco Microsoft Share Point dedicato alla raccolta dei CV.

VEDI GLI ESEMPI CONCRETI DI UTILIZZO SUL LAVORO NELLA DESCRIZIONE DELLE LEZIONI

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

I trigger in Microsoft Power Automate sono eventi che avviano l'esecuzione di un flusso cloud. Questi possono essere istantanei, manuali, pianificati o automatici, attivati da un evento esterno. Ad esempio, la ricezione di un'email può essere il trigger per avviare un flusso che invia una notifica in Microsoft Teams.

Power Automate fornisce una vasta gamma di connettori a servizi come SharePoint e Outlook, molti dei quali offrono trigger predefiniti per facilitare l'avvio dei flussi.

È possibile personalizzare i trigger aggiungendo condizioni per ridurre le esecuzioni non necessarie del flusso, o modificare un trigger in un flusso esistente, che deve essere il primo passaggio del flusso.

Per i flussi istantanei o manuali, si possono creare flussi che si attivano toccando un pulsante su un dispositivo mobile, mentre i flussi pianificati possono essere eseguiti seguendo una specifica programmazione.

I flussi automatizzati, invece, eseguono attività automaticamente dopo che si verifica un evento specificato.

In questa lezione metteremo in evidenza come per utilizzare Microsoft Power Automate, così come qualsiasi altra applicazione do Microsoft 365, sia prima necessario capire:

1. COME SI CONFIGURA UN ACCOUNT MICROSOFT 365 - Sezione 3

Utenti, ospiti, gruppi, caselle mail condivise, aggiunta multipla di utenti, modelli di utente.

2. I POTERI DEGLI AMMINISTRATORI - Sezione 4

Per capire chi può autorizzare a fare che cosa all'interno delle varie applicazioni Microsoft 365, Power Automate compresa.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come aprire e posizionare una cartella documenti in Microsoft One Drive all'interno della quale dovranno confluire automaticamente gli allegati di posta elettronica in virtù del flusso Microsoft Power Automate illustrato nella lezione successiva.

ESEMPIO DI UTILIZZO SUL LAVORO

Creazione cartelle fornitori da cui riceviamo tante fatture;

Creazione di un flusso per Power Automate per ogni fornitore;

Gli allegati verranno tutti scaricati nella cartella senza più controllare la mail e dimenticanze.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO - Il trigger Outlook

In Microsoft Power Automate, i trigger di Outlook sono eventi che avviano un flusso cloud. Ad esempio, un trigger comune è la ricezione di un nuovo messaggio di posta elettronica, che può avviare un flusso per notificare l'utente in Microsoft Teams o eseguire altre azioni automatizzate.

I trigger possono essere configurati per rispondere a vari eventi, come l'arrivo di un'email o la modifica di un evento nel calendario. Questi trigger sono essenziali per creare flussi di lavoro efficienti e automatizzati che risparmiano tempo e riducono la necessità di interventi manuali.

Con i connettori di Power Automate, è possibile collegare Outlook a una vasta gamma di altri servizi, come SharePoint, per creare flussi di lavoro complessi e personalizzati.

Per esempio, si può configurare un trigger per salvare automaticamente gli allegati delle email in OneDrive o per aggiungere eventi del calendario a un database di SharePoint. La personalizzazione dei trigger include l'aggiunta di condizioni, che permettono di affinare ulteriormente quando e come un flusso viene avviato, garantendo che solo gli eventi pertinenti attivino il flusso. Inoltre, è possibile utilizzare i trigger per ridurre le esecuzioni del flusso, impostando condizioni specifiche che devono essere soddisfatte affinché il flusso si attivi.

Questo aiuta a ottimizzare le risorse e a concentrarsi sugli eventi più critici per l'utente o l'organizzazione. Per aggiungere un trigger a un flusso esistente, è necessario che questo sia il primo passaggio del flusso. Se si modifica un flusso, bisogna eliminare il trigger esistente e poi selezionare un nuovo trigger dal connettore desiderato.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo i passaggi per costruire il flusso in Microsoft Power Automate al fine di ottenere, in sequenza, questi risultati:

- download automatico degli allegati di messaggi di posta elettronica provenienti da uno o più indirizzi prestabiliti;

- messaggio nel team di Teams sul fatto che è arrivata una mail con allegati.

ESEMPIO DI UTILIZZO SUL LAVORO

Creazione cartelle fornitori da cui riceviamo tante fatture;

Creazione di un flusso per Power Automate per ogni fornitore;

Gli allegati verranno tutti scaricati nella cartella senza più controllare la mail e dimenticanze.;

Al loro arrivo riceveremo subito un avviso anche in Teams.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO - Il trigger Outlook

In Microsoft Power Automate, i trigger di Outlook sono eventi che avviano un flusso cloud. Ad esempio, un trigger comune è la ricezione di un nuovo messaggio di posta elettronica, che può avviare un flusso per notificare l'utente in Microsoft Teams o eseguire altre azioni automatizzate.

I trigger possono essere configurati per rispondere a vari eventi, come l'arrivo di un'email o la modifica di un evento nel calendario. Questi trigger sono essenziali per creare flussi di lavoro efficienti e automatizzati che risparmiano tempo e riducono la necessità di interventi manuali.

Con i connettori di Power Automate, è possibile collegare Outlook a una vasta gamma di altri servizi, come SharePoint, per creare flussi di lavoro complessi e personalizzati.

Per esempio, si può configurare un trigger per salvare automaticamente gli allegati delle email in OneDrive o per aggiungere eventi del calendario a un database di SharePoint. La personalizzazione dei trigger include l'aggiunta di condizioni, che permettono di affinare ulteriormente quando e come un flusso viene avviato, garantendo che solo gli eventi pertinenti attivino il flusso. Inoltre, è possibile utilizzare i trigger per ridurre le esecuzioni del flusso, impostando condizioni specifiche che devono essere soddisfatte affinché il flusso si attivi.

Questo aiuta a ottimizzare le risorse e a concentrarsi sugli eventi più critici per l'utente o l'organizzazione. Per aggiungere un trigger a un flusso esistente, è necessario che questo sia il primo passaggio del flusso. Se si modifica un flusso, bisogna eliminare il trigger esistente e poi selezionare un nuovo trigger dal connettore desiderato.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione costruiremo un semplice elenco Share Point che recepirà i dati che gli utenti inseriranno in un form di Microsoft Forms on line, azione alla base del flusso automatico di Power Automate che creerà una nuova riga nel database Share Point e invierà un messaggio di posta elettronica ad uno p più indirizzi Email prestabiliti.

ESEMPIO DI UTILIZZO SUL LAVORO

Raccolta dati anagrafici e bancari Hostess e Steward per un congresso;

Faccio avere loro l'indirizzo web del form di Forms e lo metto anche sul sito aziendale;

Ogni volta che viene riempito il form si crea una riga in Share Point in cui, come in foglio Excel, avrò tutta la lista dei dati anagrafici filtrabili;

Ogni form che viene riempito ricevo una mail in Outlook e con link diretto alla lista Share Point.

Lavoro di raccolta e archiviazione dati = 0

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO - Il trigger Forms

I trigger in Microsoft Power Automate sono eventi che avviano l'esecuzione di un flusso di lavoro automatizzato.

Un esempio comune è il trigger "Quando viene inviata una nuova risposta" in Microsoft Forms, che può essere utilizzato per avviare un flusso quando un modulo viene compilato. Una volta attivato, il flusso può eseguire diverse azioni, come recuperare i dettagli della risposta e utilizzarli in passaggi successivi del flusso.

Questo processo automatizza le attività che altrimenti richiederebbero un inserimento manuale dei dati, consentendo un notevole risparmio di tempo e una maggiore efficienza.

Ad esempio, se si desidera registrare un acquisto nel sistema di vendita non appena viene ricevuto un modulo d'ordine, o ricevere una notifica via e-mail quando un cliente invia un sondaggio, i trigger di Power Automate possono semplificare questi processi.

Inoltre, è possibile personalizzare i trigger aggiungendo condizioni per ridurre le esecuzioni del flusso non necessarie, rendendo così l'automazione ancora più mirata e efficiente.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione imposteremo il form il Microsoft Forms che dovrà essere riempito con i dati on line dagli utenti, il quale andrà, in virtù del flusso automatico di Power Automate, a creare una riga nuova nell'elenco database di Share Point.

ESEMPIO DI UTILIZZO SUL LAVORO

Raccolta dati anagrafici e bancari Hostess e Steward per un congresso;

Faccio avere loro l'indirizzo web del form di Forms e lo metto anche sul sito aziendale;

Ogni volta che viene riempito il form si crea una riga in Share Point in cui, come in foglio Excel, avrò tutta la lista dei dati anagrafici filtrabili;

Ogni form che viene riempito ricevo una mail in Outlook e con link diretto alla lista Share Point.

Lavoro di raccolta e archiviazione dati = 0

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO - Il trigger Forms

I trigger in Microsoft Power Automate sono eventi che avviano l'esecuzione di un flusso di lavoro automatizzato.

Un esempio comune è il trigger "Quando viene inviata una nuova risposta" in Microsoft Forms, che può essere utilizzato per avviare un flusso quando un modulo viene compilato. Una volta attivato, il flusso può eseguire diverse azioni, come recuperare i dettagli della risposta e utilizzarli in passaggi successivi del flusso.

Questo processo automatizza le attività che altrimenti richiederebbero un inserimento manuale dei dati, consentendo un notevole risparmio di tempo e una maggiore efficienza.

Ad esempio, se si desidera registrare un acquisto nel sistema di vendita non appena viene ricevuto un modulo d'ordine, o ricevere una notifica via e-mail quando un cliente invia un sondaggio, i trigger di Power Automate possono semplificare questi processi.

Inoltre, è possibile personalizzare i trigger aggiungendo condizioni per ridurre le esecuzioni del flusso non necessarie, rendendo così l'automazione ancora più mirata e efficiente.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo tutti i passaggi per creare il flusso di lavoro in Power Automate che consentirà, al momento del riempimento di dati del form in Forms da parte degli utenti on line, di creare automaticamente una nuova riga nell'elenco database Share Point ed inviare una mail di avviso ad uno o più indirizzi prestabiliti.

ESEMPIO DI UTILIZZO SUL LAVORO

Raccolta dati anagrafici e bancari Hostess e Steward per un congresso;

Faccio avere loro l'indirizzo web del form di Forms e lo metto anche sul sito aziendale;

Ogni volta che viene riempito il form si crea una riga in Share Point in cui, come in foglio Excel, avrò tutta la lista dei dati anagrafici filtrabili;

Ogni form che viene riempito ricevo una mail in Outlook e con link diretto alla lista Share Point.

Lavoro di raccolta e archiviazione dati = 0

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO - Il trigger Forms

I trigger in Microsoft Power Automate sono eventi che avviano l'esecuzione di un flusso di lavoro automatizzato.

Un esempio comune è il trigger "Quando viene inviata una nuova risposta" in Microsoft Forms, che può essere utilizzato per avviare un flusso quando un modulo viene compilato. Una volta attivato, il flusso può eseguire diverse azioni, come recuperare i dettagli della risposta e utilizzarli in passaggi successivi del flusso.

Questo processo automatizza le attività che altrimenti richiederebbero un inserimento manuale dei dati, consentendo un notevole risparmio di tempo e una maggiore efficienza.

Ad esempio, se si desidera registrare un acquisto nel sistema di vendita non appena viene ricevuto un modulo d'ordine, o ricevere una notifica via e-mail quando un cliente invia un sondaggio, i trigger di Power Automate possono semplificare questi processi.

Inoltre, è possibile personalizzare i trigger aggiungendo condizioni per ridurre le esecuzioni del flusso non necessarie, rendendo così l'automazione ancora più mirata e efficiente.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come creare una cartella in Microsoft One drive dalla quale, una volta creato un file di qualsiasi tipo al suo interno, dovrà scattare il flusso di lavoro automatico di Microsoft Power Automate che genererà un messaggio sulla creazione del file in Microsoft Teams ed invierà una mail ad uno o più indirizzi prestabiliti.

ESEMPIO DI UTILIZZO SUL LAVORO

- in azienda esiste una cartella fatture attive per i clienti e ci sono più persone che le creano;

- ogni volta che viene creato un nuovo file fattura possono subito averne notizia altre persone;

- riceveranno subito un messaggio in Outolook ed anche in Teams.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO - Il trigger One Drive

Il trigger OneDrive in Microsoft Power Automate è un evento che avvia un flusso automatizzato quando si verificano modifiche in un file o una cartella in OneDrive.

Per esempio, si può impostare un trigger per avviare un flusso quando un file viene aggiunto o modificato in una specifica cartella. Questo è particolarmente utile per automatizzare i processi di lavoro, come l'invio di notifiche o l'esecuzione di azioni di follow-up quando i file vengono aggiornati.

Per utilizzare questo trigger, si crea un nuovo flusso in Power Automate e si seleziona il trigger 'Quando un file viene creato o modificato (proprietà)'. Successivamente, si specifica il percorso della cartella di OneDrive che si desidera monitorare.

È possibile anche aggiungere condizioni al trigger per restringere ulteriormente gli eventi che lo attivano, come la verifica del nome del file o del tipo di modifica apportata.

Una volta configurato il trigger e le azioni successive, il flusso verrà eseguito automaticamente ogni volta che le condizioni del trigger saranno soddisfatte, semplificando la gestione dei file e la collaborazione.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo tutti i passaggi per creare un flusso di lavoro automatico in Microsoft Power Automate in base al quale, una volta creato un file di qualsiasi tipo all'interno di una determinata cartella di Microsoft One Drive, verranno, in ordine a questo evento, recapitati un messaggio nella chatt del team di lavoro in Microsoft Teams ed una mail, ad uno o più indirizzi prestabiliti in Microsoft Outolook.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

ESEMPIO DI UTILIZZO SUL LAVORO

- in azienda esiste una cartella fatture attive per i clienti e ci sono più persone che le creano;

- ogni volta che viene creato un nuovo file fattura possono subito averne notizia altre persone;

- riceveranno subito un messaggio in Outolook ed anche in Teams.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO - Il trigger One Drive

Il trigger OneDrive in Microsoft Power Automate è un evento che avvia un flusso automatizzato quando si verificano modifiche in un file o una cartella in OneDrive.

Per esempio, si può impostare un trigger per avviare un flusso quando un file viene aggiunto o modificato in una specifica cartella. Questo è particolarmente utile per automatizzare i processi di lavoro, come l'invio di notifiche o l'esecuzione di azioni di follow-up quando i file vengono aggiornati.

Per utilizzare questo trigger, si crea un nuovo flusso in Power Automate e si seleziona il trigger 'Quando un file viene creato o modificato (proprietà)'. Successivamente, si specifica il percorso della cartella di OneDrive che si desidera monitorare.

È possibile anche aggiungere condizioni al trigger per restringere ulteriormente gli eventi che lo attivano, come la verifica del nome del file o del tipo di modifica apportata.

Una volta configurato il trigger e le azioni successive, il flusso verrà eseguito automaticamente ogni volta che le condizioni del trigger saranno soddisfatte, semplificando la gestione dei file e la collaborazione.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come creare una sezione in Microsoft OneNote ed un contenitore in un piano di Microsoft Planner che riceveranno il testo di un messaggio scritto nella chatt del team di lavoro in Teams contenente una o più parole chiave (es. fattura, fatture, costi, spese, etc.) in virtù di un flusso automatico di lavoro creato in Microsoft Power Automate.

ESEMPIO DI UTILIZZO SUL LAVORO

- a lavoro è molto utilizzato un canale teams tematico: es. ordini da clienti

- ogni volta che in un messaggio Teams compaiono le parole nuovo, nuovi, altro, altri viene subito creata una pagina in one note ed un attività in planner per gestire il nuovo ordine: se poi si fa riferimento ad altro si cancella.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO - Il trigger Teams

Il trigger di Microsoft Teams in Microsoft Power Automate è un potente strumento che consente di avviare flussi di lavoro automatizzati direttamente all'interno di Teams.

Questo trigger può essere configurato per rispondere a specifici eventi in Teams, come la ricezione di un messaggio o l'aggiunta di un nuovo membro al team.

Per esempio, si potrebbe creare un flusso che invia una notifica ogni volta che viene menzionato un certo argomento in un canale di Teams, o che crea un task in un servizio esterno come Planner o To Do quando qualcuno posta un messaggio con un determinato hashtag.

Utilizzando il trigger "Per un messaggio selezionato" nel connettore di Teams, è possibile attivare un flusso cloud direttamente dall'interno di Teams. Per creare un flusso, è necessario accedere a Power Automate, inserire un nome per il flusso, selezionare il trigger desiderato e poi creare il flusso. Se non si è già connessi, sarà richiesto di accedere a Teams.

Una volta configurato il trigger, si possono aggiungere azioni successive per definire cosa deve accadere dopo che il trigger è stato attivato. Ad esempio, si potrebbe aggiungere un'azione per inviare un messaggio di follow-up, aggiornare un database o avviare un processo complesso con molteplici passaggi.

Power Automate offre anche la possibilità di personalizzare i trigger aggiungendo condizioni, che permettono di controllare più precisamente quando il flusso deve essere eseguito. Inoltre, è possibile utilizzare le condizioni di trigger per ridurre le esecuzioni del flusso, evitando così di sovraccaricare il sistema con attività non necessarie.

In sintesi, il trigger di Microsoft Teams in Power Automate è uno strumento versatile che può migliorare significativamente l'efficienza e l'automazione dei processi di lavoro all'interno delle organizzazioni che utilizzano Teams. Con una configurazione adeguata, può trasformare la comunicazione e la collaborazione in Teams in un catalizzatore per l'automazione e l'integrazione dei processi aziendali.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo tutti i passaggi per creare un flusso automatico di lavoro in Microsoft Power Automate al fine di far si che, una volta scritto un messaggio nel team di lavoro in Teams contenente una o più parole chiave stabilite, si crei una pagina in una determinata sezione di OneNote ed un'attività da gestire in un piano di Planner.

ESEMPIO DI UTILIZZO SUL LAVORO

- a lavoro è molto utilizzato un canale teams tematico: es. ordini da clienti

- ogni volta che in un messaggio Teams compaiono le parole nuovo, nuovi, altro, altri viene subito creata una pagina in one note ed un attività in planner per gestire il nuovo ordine: se poi si fa riferimento ad altro si cancella.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO - Il trigger Teams

Il trigger di Microsoft Teams in Microsoft Power Automate è un potente strumento che consente di avviare flussi di lavoro automatizzati direttamente all'interno di Teams.

Questo trigger può essere configurato per rispondere a specifici eventi in Teams, come la ricezione di un messaggio o l'aggiunta di un nuovo membro al team.

Per esempio, si potrebbe creare un flusso che invia una notifica ogni volta che viene menzionato un certo argomento in un canale di Teams, o che crea un task in un servizio esterno come Planner o To Do quando qualcuno posta un messaggio con un determinato hashtag.

Utilizzando il trigger "Per un messaggio selezionato" nel connettore di Teams, è possibile attivare un flusso cloud direttamente dall'interno di Teams. Per creare un flusso, è necessario accedere a Power Automate, inserire un nome per il flusso, selezionare il trigger desiderato e poi creare il flusso. Se non si è già connessi, sarà richiesto di accedere a Teams.

Una volta configurato il trigger, si possono aggiungere azioni successive per definire cosa deve accadere dopo che il trigger è stato attivato. Ad esempio, si potrebbe aggiungere un'azione per inviare un messaggio di follow-up, aggiornare un database o avviare un processo complesso con molteplici passaggi.

Power Automate offre anche la possibilità di personalizzare i trigger aggiungendo condizioni, che permettono di controllare più precisamente quando il flusso deve essere eseguito. Inoltre, è possibile utilizzare le condizioni di trigger per ridurre le esecuzioni del flusso, evitando così di sovraccaricare il sistema con attività non necessarie.

In sintesi, il trigger di Microsoft Teams in Power Automate è uno strumento versatile che può migliorare significativamente l'efficienza e l'automazione dei processi di lavoro all'interno delle organizzazioni che utilizzano Teams. Con una configurazione adeguata, può trasformare la comunicazione e la collaborazione in Teams in un catalizzatore per l'automazione e l'integrazione dei processi aziendali.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come costruire la lista in Microsoft To Do che ospiterà l'attività (scrivere un appunto ro memoria) che farà scattare il flusso di lavoro automatico in Power Automate con queste attività conseguenti:

- invio di una mail di avviso ad uno o più indirizzi prestabiliti;

- invio di un messaggio di chatt nel canale generale del team di lavoro in Microsoft Teams;

- creazione di un'attività da gestire in Microsoft Planner.

ESEMPIO DI UTILIZZO SUL LAVORO

- le liste To Do sono personali;

- si può stabilire che al momento dell'apertura di una nuova attività ne venga subito informato il superiore;

- riceverà una mail ed un messaggio in Teams.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO - Il trigger To Do

Il trigger di Microsoft To Do in Microsoft Power Automate è un potente strumento che consente di automatizzare le attività e i flussi di lavoro.

Per utilizzare questo trigger, è necessario accedere a Power Automate con lo stesso account di lavoro o scolastico utilizzato per Microsoft To Do. Dopo l'accesso, si seleziona il connettore o il servizio da cui si desidera inviare un compito. Successivamente, si ha l'opzione di selezionare il trigger che si desidera utilizzare per iniziare il flusso, come ad esempio "Quando arriva una nuova email".

Si aggiunge quindi un nuovo passaggio e si seleziona "Aggiungi un'azione".

Tra le azioni disponibili, si sceglie "Microsoft To Do - Aggiungi un compito".

È anche necessario inserire il campo Oggetto per aggiungere un titolo al compito.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come creare un contenitore nel piano di Microsoft Planner appositamente previsto per ospitare l'attività scritta in Microsoft To Do che ci verrà riversata automaticamente dal flusso di lavoro di Power Automate.

ESEMPIO DI UTILIZZO SUL LAVORO

- le liste To Do sono personali;

- si può stabilire che al momento dell'apertura di una nuova attività ne venga subito informato il superiore;

- riceverà una mail ed un messaggio in Teams.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO - Il trigger To Do

Il trigger di Microsoft To Do in Microsoft Power Automate è un potente strumento che consente di automatizzare le attività e i flussi di lavoro.

Per utilizzare questo trigger, è necessario accedere a Power Automate con lo stesso account di lavoro o scolastico utilizzato per Microsoft To Do. Dopo l'accesso, si seleziona il connettore o il servizio da cui si desidera inviare un compito. Successivamente, si ha l'opzione di selezionare il trigger che si desidera utilizzare per iniziare il flusso, come ad esempio "Quando arriva una nuova email".

Si aggiunge quindi un nuovo passaggio e si seleziona "Aggiungi un'azione".

Tra le azioni disponibili, si sceglie "Microsoft To Do - Aggiungi un compito".

È anche necessario inserire il campo Oggetto per aggiungere un titolo al compito.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo i passaggi per creare il flusso di lavoro automatico in Microsoft Power Automate che consentirà, al momento della scrittura di un appunto nella lista To Do, di inviare un messaggio di chatt nel canale generale del team di lavoro in Microsoft Teams e creare un'attività da gestire nel piano di Microsoft Planner.

ESEMPIO DI UTILIZZO SUL LAVORO

- le liste To Do sono personali;

- si può stabilire che al momento dell'apertura di una nuova attività ne venga subito informato il superiore;

- riceverà una mail ed un messaggio in Teams.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO - Il trigger To Do

Il trigger di Microsoft To Do in Microsoft Power Automate è un potente strumento che consente di automatizzare le attività e i flussi di lavoro.

Per utilizzare questo trigger, è necessario accedere a Power Automate con lo stesso account di lavoro o scolastico utilizzato per Microsoft To Do. Dopo l'accesso, si seleziona il connettore o il servizio da cui si desidera inviare un compito. Successivamente, si ha l'opzione di selezionare il trigger che si desidera utilizzare per iniziare il flusso, come ad esempio "Quando arriva una nuova email".

Si aggiunge quindi un nuovo passaggio e si seleziona "Aggiungi un'azione".

Tra le azioni disponibili, si sceglie "Microsoft To Do - Aggiungi un compito".

È anche necessario inserire il campo Oggetto per aggiungere un titolo al compito.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come costruire un semplice elenco Share Point alla modifica del quale scatterà il flusso automatico di Power Automate che avvertirà di questo cambiamento tramite una mail ad uno o più indirizzi prestabiliti, un messaggio di chatt nel canale generale del team di lavoro in Teams e la creazione di un'attività da gestire in un piano di Planner.

ESEMPIO DI UTILIZZO SUL LAVORO

- il nostro superiore vuole essere sempre informato sulle variazioni del budget relativo ad un'attività aziendale;

- a tal proposito abbiamo creato una lista Share Point con le voci di spesa;

- ad ogni modifica riceverà una mail ed un messaggio nel canale Teams del team di lavoro;

- abbattimento del 100% del tempo di comunicazione delle variazioni.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO - Il trigger Share Point

I trigger di SharePoint in Microsoft Power Automate sono eventi che avviano l'esecuzione di un flusso automatizzato.

Quando si verifica un evento specifico in SharePoint, come l'aggiunta o la modifica di un elemento in un elenco o in una raccolta, il trigger corrispondente viene attivato e innesca il flusso.

Ad esempio, si può configurare un trigger per avviare un flusso ogni volta che un documento viene caricato in una biblioteca o quando un elemento viene modificato in un elenco.

Questi trigger sono particolarmente utili per automatizzare processi aziendali, come l'invio di notifiche, l'aggiornamento di altri sistemi o l'archiviazione di documenti.

Power Automate offre una varietà di trigger predefiniti per SharePoint che possono essere personalizzati in base alle esigenze specifiche.

Per aggiungere un trigger a un flusso esistente, è necessario selezionare il trigger desiderato come primo passaggio del flusso, rimuovere eventuali trigger precedenti e configurare le condizioni del trigger se necessario.

È anche possibile utilizzare condizioni di trigger per limitare le esecuzioni del flusso solo a determinate circostanze, riducendo così il numero di esecuzioni non necessarie e ottimizzando le risorse.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo tutti i passaggi per costruire il flusso automatico di Microsoft Power Automate che darà la possibilità, ogni volta che verrà modificato l'elenco Share Point, di inviare una Email ad uno o più indirizzi prestabiliti, di recapitare un messaggio di chatt nel canale generale del team di lavoro in Teams e di creare di un'attività da gestire in un piano di Planner.

ESEMPIO DI UTILIZZO SUL LAVORO

- il nostro superiore vuole essere sempre informato sulle variazioni del budget relativo ad un'attività aziendale;

- a tal proposito abbiamo creato una lista Share Point con le voci di spesa;

- ad ogni modifica riceverà una mail ed un messaggio nel canale Teams del team di lavoro;

- abbattimento del 100% del tempo di comunicazione delle variazioni.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO - Il trigger Share Point

I trigger di SharePoint in Microsoft Power Automate sono eventi che avviano l'esecuzione di un flusso automatizzato.

Quando si verifica un evento specifico in SharePoint, come l'aggiunta o la modifica di un elemento in un elenco o in una raccolta, il trigger corrispondente viene attivato e innesca il flusso.

Ad esempio, si può configurare un trigger per avviare un flusso ogni volta che un documento viene caricato in una biblioteca o quando un elemento viene modificato in un elenco.

Questi trigger sono particolarmente utili per automatizzare processi aziendali, come l'invio di notifiche, l'aggiornamento di altri sistemi o l'archiviazione di documenti.

Power Automate offre una varietà di trigger predefiniti per SharePoint che possono essere personalizzati in base alle esigenze specifiche.

Per aggiungere un trigger a un flusso esistente, è necessario selezionare il trigger desiderato come primo passaggio del flusso, rimuovere eventuali trigger precedenti e configurare le condizioni del trigger se necessario.

È anche possibile utilizzare condizioni di trigger per limitare le esecuzioni del flusso solo a determinate circostanze, riducendo così il numero di esecuzioni non necessarie e ottimizzando le risorse.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come costruire una nuova pagina in una sezione di Microsoft OneNote, evento al verificarsi del quale, in virtù di un flusso automatico di lavoro costruito in Microsoft Power Automate, verrà recapitato un messaggio nella chatt del team di lavoro in Microsoft Teams e creata un'attività da gestire in un piano di Microsoft Planner.

ESEMPIO DI UTILIZZO SUL LAVORO

- un gruppo di persone in azienda collabora per l'organizzazione di un evento;

- a tal proposito è stata aperta una sezione OneNote con il relativo team e gruppo Microsoft 365;

- ogni volta che viene creata una nuova pagina tematica all'interno della sezione (raccolta iscrizioni, programma evento, cena di gala) gli altri ricevono un messaggio nel canale dedicato di Teams (con notifica) e si apre un'attività in Planner in cui, a differenza di OneNote, si possono assegnare le attività (con notifica).

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO - Il trigger OneNote

Il trigger di OneNote in Microsoft Power Automate consente di automatizzare i flussi di lavoro in base a eventi specifici in OneNote.

Ad esempio, è possibile creare un flusso che si attiva quando viene creata una nuova pagina in una sezione di OneNote, oppure quando si aggiunge un tag a una nota.

Una volta attivato il trigger, Power Automate può eseguire azioni successive, come inviare una notifica, creare un compito in Microsoft Planner o aggiornare un database.

Per impostare un trigger di OneNote, è necessario selezionare il connettore OneNote in Power Automate e configurare le condizioni di attivazione desiderate.

È anche possibile utilizzare espressioni per filtrare e formattare i dati, o per selezionare dinamicamente una sezione di OneNote in base alla data o ad altri criteri.

Con questi strumenti, gli utenti possono semplificare la gestione delle informazioni e migliorare la collaborazione tra team e applicazioni.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo tutti i passaggi per costruire un flusso automatico di lavoro costruito in Microsoft Power Automate in virtù del quale, quando viene aperta una nuova pagina  in una sezione di Microsoft OneNote, verrà recapitato un messaggio nella chatt del team di lavoro in Microsoft Teams e creata un'attività da gestire in un piano di Microsoft Planner.

ESEMPIO DI UTILIZZO SUL LAVORO

- un gruppo di persone in azienda collabora per l'organizzazione di un evento;

- a tal proposito è stata aperta una sezione OneNote con il relativo team e gruppo Microsoft 365;

- ogni volta che viene creata una nuova pagina tematica all'interno della sezione (raccolta iscrizioni, programma evento, cena di gala) gli altri ricevono un messaggio nel canale dedicato di Teams (con notifica) e si apre un'attività in Planner in cui, a differenza di OneNote, si possono assegnare le attività (con notifica).

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO - Il trigger OneNote

Il trigger di OneNote in Microsoft Power Automate consente di automatizzare i flussi di lavoro in base a eventi specifici in OneNote.

Ad esempio, è possibile creare un flusso che si attiva quando viene creata una nuova pagina in una sezione di OneNote, oppure quando si aggiunge un tag a una nota.

Una volta attivato il trigger, Power Automate può eseguire azioni successive, come inviare una notifica, creare un compito in Microsoft Planner o aggiornare un database.

Per impostare un trigger di OneNote, è necessario selezionare il connettore OneNote in Power Automate e configurare le condizioni di attivazione desiderate.

È anche possibile utilizzare espressioni per filtrare e formattare i dati, o per selezionare dinamicamente una sezione di OneNote in base alla data o ad altri criteri.

Con questi strumenti, gli utenti possono semplificare la gestione delle informazioni e migliorare la collaborazione tra team e applicazioni.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come creare una nuova pagina in una sezione di Microsoft OneNote che ospiterà un appunto generato dalla creazione di un'attività in un piano di Microsoft Planner in virtù di un flusso automatico di lavoro creato in Microsoft Power Automate.

ESEMPIO DI UTILIZZO SUL LAVORO

- un gruppo di persone in azienda collabora ad un progetto complesso (progettazione di un centro commerciale);

- a tal proposito è stato aperto un piano in Planner;

- ogni volta che qualcuno crea una nuova attività nel piano si crea una pagina in OneNote (sezione prestabilita) in cui prendere appunti e si riceve un messaggio Email.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO - Il trigger Planner

Il trigger di Microsoft Planner in Power Automate è uno strumento potente che consente di automatizzare i flussi di lavoro relativi ai compiti e ai piani.

Ad esempio, è possibile impostare un trigger per avviare un flusso quando un compito viene creato, completato o assegnato a qualcuno.

Questo permette di collegare Planner con altre applicazioni e servizi, creando un ecosistema di lavoro più integrato e automatizzato.

Per personalizzare ulteriormente questi trigger, si possono aggiungere condizioni specifiche, come il controllo dell'ID del secchio o l'uso di simboli nel filtro dell'oggetto per attivare compiti specifici.

Inoltre, la community di Power Automate offre soluzioni e idee per migliorare e espandere le capacità dei trigger di Planner, come la creazione di nuovi compiti in base alle modifiche apportate a quelli esistenti.

Con queste funzionalità, Microsoft Planner e Power Automate diventano strumenti ancora più versatili per la gestione dei progetti e l'ottimizzazione dei processi lavorativi.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo tutti i passaggi per creare un flusso di lavoro automatico in Microsoft Power Automate in virtù del quale, una volta creata una nuova attività all'interno di una piano di Microsoft Planner, si generi automaticamente una nuova pagina con il relativo appunto in Microsoft OneNote e venga recapitato un messaggio di posta elettronica ad uno o più indirizzi prestabiliti.

ESEMPIO DI UTILIZZO SUL LAVORO

- un gruppo di persone in azienda collabora ad un progetto complesso (progettazione di un centro commerciale);

- a tal proposito è stato aperto un piano in Planner;

- ogni volta che qualcuno crea una nuova attività nel piano si crea una pagina in OneNote (sezione prestabilita) in cui prendere appunti e si riceve un messaggio Email.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO - Il trigger Planner

Il trigger di Microsoft Planner in Power Automate è uno strumento potente che consente di automatizzare i flussi di lavoro relativi ai compiti e ai piani.

Ad esempio, è possibile impostare un trigger per avviare un flusso quando un compito viene creato, completato o assegnato a qualcuno.

Questo permette di collegare Planner con altre applicazioni e servizi, creando un ecosistema di lavoro più integrato e automatizzato.

Per personalizzare ulteriormente questi trigger, si possono aggiungere condizioni specifiche, come il controllo dell'ID del secchio o l'uso di simboli nel filtro dell'oggetto per attivare compiti specifici.

Inoltre, la community di Power Automate offre soluzioni e idee per migliorare e espandere le capacità dei trigger di Planner, come la creazione di nuovi compiti in base alle modifiche apportate a quelli esistenti.

Con queste funzionalità, Microsoft Planner e Power Automate diventano strumenti ancora più versatili per la gestione dei progetti e l'ottimizzazione dei processi lavorativi.