PMBOK na Prática - Vamos Planejar: Parte IV

Cronograma Básico

Depois de montarmos nossa lista de atividades, com base em uma série de documentos de projeto anteriores, vamos agora trabalhar em um cronograma básico de projeto. Aqui você vai aprender o essencial sobre a elaboração de cronogramas!

Nesta aula, o professor irá, novamente, fazer uso da ferramenta Excel para demonstrar passo-a-passo aos alunos a melhor forma de criar o seu documento de Cronograma básico. Com um cronograma bem feito e de fácil acesso, a equipe tem maior controle sobre os prazos, podendo organizar-se de forma a evitar situações de atraso nas entregas e consequências de tais atrasos.

Um exemplo de cronograma é composto pelas seguintes informações:

• Nome da Tarefa (é a informação do nome de cada atividade disposta no cronograma);

• Duração (informação dada em dias);

• Concluída (informação dada em porcentagem, x% concluído);

• Início (data definida para o início de determinada atividade);

• Termino (data definida para término de determinada atividade);

• Predecessoras (número / nome da atividade anterior a presente, sendo assim, em casos de dependência, a data de início da atividade dependerá da data de finalização da predecessora);

• Nomes dos Recursos (é a definição de quem fará o que, quais atividades irão depender de quais recursos da organização).

Memória de Reunião

Fazer reunião sem ter um rumo definido após a mesma, ou começar uma reunião sem hora para acabar, é inaceitável. Neste vídeo vamos conhecer uma minuta de reunião básica e eficiente para fazer com que todo mundo aceite a responsabilidade pelo sucesso do projeto!

No documento em questão, estará registrado o dia-a-dia da equipe responsável por desenvolver o projeto. A memória de reunião equivale a uma ata, nela deve constar a razão que fez com que tal reunião fosse necessária, o debate dentro da reunião e os assuntos abordados, por fim, serão registradas também as iniciativas que serão tomadas buscando resolver os problemas ou outros fatores os quais motivaram a reunião.

As informações que deverão constar na memória de reunião são:

• Projeto

• Moderador

• Participantes

• Local

• Objetivo

Em seguida, cada assunto tratado na reunião também deverá ser listado no documento, contendo as seguintes informações:

• Assunto

• Levantado por

• Descrição

• Ação

• Data Limite

• Responsável

Acerca dos assuntos discutidos, deverão ser definidos os pontos de ação para que consigamos lidar com os assuntos trabalhados:

• Ação

• Responsável

• Motivo

• ID EAP

• Assinatura

Por fim, deverão constar os nomes dos responsáveis pelos Aceites e do Patrocinador, responsável pelo projeto e pelo documento da reunião.

Matriz Comunicacional

Estruture suas comunicações a partir de uma matriz inteligente, com frequência de comunicações, ferramentas mais adequadas e detalhes sobre cada atividade ou documento que você criou para seu projeto.

O documento que iremos aprender a criar nesta aula é a muito importante, nessa Matriz iremos informas quais são os documentos utilizados no projeto, qual é o público alvo para quem nós iremos direcionar essa informação, qual é a frequência desses documentos e, por fim, quem é o responsável direto por cada um dos documentos.

Um exemplo de documento "Matriz Comunicacional" deve conter as seguintes informações:

• Documento / Informação;

• Tipo (obrigatório, opcional, informativo...);

• Público Alvo (Partes interessadas, equipe técnica...);

• Método (documento específico, e-mail, powerpoint...);

• Frequência (1 vez por semana, por exemplo);

• Responsável.

Registro de Riscos

Para avaliar riscos, é preciso identificá-los. Onde registrar estes riscos identificados? Seja bem-vindo a aula do dia: como elaborar um registro de riscos! Vamos planejar?

Este será mais um documento de grande importância dentro do ciclo de vida de um projeto, assim como o Termo de Abertura do projeto, você deverá tê-lo sempre consigo, para que possa facilmente consulta-lo. O registro de riscos deverá ser feito sempre que formos trabalhar com um novo projeto, pois cada projeto possui suas próprias características em relação aos riscos.

O primeiro esforço para a criação do registro é o de identificar os riscos no projeto e, a partir dessa identificação, deverá ser feita a análise quantitativa e a análise qualitativa dos riscos, para que assim, possamos desenvolver um plano de resposta para esses riscos. Tais informações serão registradas em nosso documento que consistirá em:

• ID do risco;

• Status (é a situação do risco, podendo ser "aberto", "fechado", "aceito", "mitigado" ou "transferido");

• Probabilidade (são as chances de o risco ocorrer "alta", "média" ou "baixa");

• Impacto (descreve o nível do impacto que esse risco terá no projeto, caso ocorra);

• Data Abertura;

• Descrição (são as informações específicas daquele risco que nos ajudarão a lidar com o mesmo);

• Estratégia (é o planejamento da forma como iremos trabalhar esse risco);

• Gatilho;

• Responsável.

Solicitação de Mudança

Aprenda nesta aula como fazer com que as partes interessadas registrem as solicitações de mudança formalmente. Isso vai comprometer as mesmas com os pedidos e vai, pelo menos, fazê-las pensar duas vezes antes de mexerem no planejamento do projeto!

Modificações no projeto são, por vezes, trabalhosas e nem sempre saem como o esperado, portanto, ao exigir que toda a solicitação de mudança seja feita formalmente e que seja documentada estaremos protegendo nosso projeto. Para que isso ocorra da melhor forma, precisaremos desenvolver nosso documento de solicitação de mudança da seguinte forma:

• Projeto e Entrega: aqui iremos descrever o nome do projeto e a(s) entrega(s) que será(ão) afetada(s) pela mudança requisitada.

• Solicitação: nesse item constará uma breve descrição da mudança em si, o que se está propondo que seja feito.

• Solicitante e Justificativa: aqui apresentaremos o solicitante (pessoa, grupo ou área) e a justificativa para que a mudança ocorra.

• Impactos Previstos e Esperados: após a justificativa, iremos descrever os impactos dessas mudanças no projeto, como impactos no orçamento, prazo, escopo e ainda outros impactos que possam ocorrer.

• Aprovações: por fim, serão elencados os nomes de quem, a paritr das informações descritas no documento, aprova tais mudanças.

Termo de Aceite

Depois de terminar de construir um produto ou uma entrega, é preciso formalizar seu aceite. Sem aceite, sem encerramento. Muitas empresas sequer pagam por um projeto sem antes assinar um Termo de Aceite! Conheça melhor este documento!

O documento de Aceite é o que irá definir a entrega e, portanto, o encerramento do projeto, nele nós iremos definir os detalhes necessários para que as entregas sejam aceitas. Ele será composto pelos seguintes itens:

• Detalhes do Projeto: aqui deverão constar o nome do projeto, quem é o gerente do projeto, a data de início e o patrocinador.

• Entregas Aceitas: nesse item citaremos as entregas já aceitas pelos clientes.

• Desvios: são os casos em que houve algum problema e, por isso, houve desvio na entrega do projeto.

• Comentários: aqui são feitos comentários, uma breve descrição sobre os ocorridos dessa entrega, seja justificativas dos desvios, ou outros detalhes relacionados a entrega, como dificuldades / facilidades em seu desenvolvimento.

• Pagamentos: para os casos em que há algum tipo de pagamento atrelado à entrega ele deverá ser mencionado nessa etapa do documento.

• Aceite Formal: Aqui constará a assinatura do Patrocinador em conjunto com a data do dia que o termo de aceito foi assinado.

Termo de Encerramento

Agora que todas as entregas foram aceitas, que tal encerrarmos o projeto? Mas, precisamos ter cuidado: não é tão simples como parece! Este será nosso documento final do projeto, por isso devemos prestar atenção ao criar o documento, para evitarmos discrepâncias nas informações.

Em nosso termo de encerramento do projeto nós iremos associar as seguintes informações:

• Detalhes do projeto:

  • Nome do projeto: iniciaremos o documento com informações básicas do projeto como sua identificação;

  • Gerente do projeto: aqui tratermos o nome do responsável pelo gerenciamento deste;

  • Cliente / Fornecedor: para quem estamos desenvolvendo o projeto, quem se beneficiará com ele;

  • Data de início: quando foi que começamos a trabalhar nesse projeto;

  • Orçamento (aprovado / real / situação): iremos verificar a situação deste item com base na relação entre o que foi aprovado no início do projeto e o que realmente foi utilizado;

  • Cronograma (aprovado / real / situação): iremos verificar a situação deste item com base na relação entre o que foi aprovado no início do projeto e o que realmente foi utilizado;

  • Escopo (aprovado / real/ situação): iremos verificar a situação deste item com base na relação entre o que foi aprovado no início do projeto e o que realmente foi utilizado.

• Comentários: esse é um espaço reservado para comentários sobre a experiência de desenvolver o projeto.

• Lições Aprendidas: por fim, enunciaremos aqui as lições aprendidas com esse projeto.