Penggunaan SIM Aset Pemerintah Daerah Istimewa Yogyakarta

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET PROVINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

Aset atau barang Milik Daerah adalah semua kekayaan daerah, baik yang dibeli, atau diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, maupun yang berasal dari perolehan lain yang sah, baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak beserta bagian-bagiannya, ataupun, yang merupakan satuan tertentu yang dapat dinilai, dihitung, diukur atau ditimbang, termasuk hewan dan tumbuh-tumbuhan, kecuali uang dan surat-surat berharga lainnya.

Tiga ( 3 ) prinsip dasar pengelolaan aset daerah adalah:

• Adanya perencanaan yang tepat,

• Pelaksanaan/pemanfaatan secara efektif dan efisien,

• Pengawasan (monitoring).

Sistem Informasi Manajemen Aset, (atau yang disingkat dengan SIM-Aset) Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, merupakan sebuah sistem informasi berbasis website, yang dimanfaatkan untuk pengelolaan aset daerah, sistem ini akan memudahkan perangkat daerah, dalam melakukan kegiatan pengelolaan aset atau barang milik daerah.

Sistem ini dilengkapi dengan fitur-fitur sebagai berikut:

• Portal Dashboard

• Penambahan Aset

• Perhitungan dan Penyusutan sesuai ketentuan

• Perhitungan Kapitalisasi

• Mutasi, Koreksi, dan Penghapusan Aset

• Cetak Laporan,

• Serta fungsi lainnya yang mendukung kegiatan pengelolaan aset daerah.

• Akses URL

1. Untuk mengakses SIM-Aset Provinsi DIY, pengguna dapat menggunakan link berikut https://asetdiy.jogjaprov.go.id pada browser yang dimiliki.

2. Selanjutnya, silahkan pilih Tahun Anggaran berjalan pada sistem.

3. Kemudian, pengguna dapat memasukkan username dan password yang dimiliki, untuk dapat masuk ke dalam sistem.

4. Lalu, klik Login

5. Apabila, pengguna berhasil untuk login, maka akan muncul tampilan Dashboard berikut ini.

• Pengaturan Akun

1. Untuk melakukan pengaturan akun, pengguna dapat mengklik “Pengaturan Akun” pada sisi pojok kanan atas tampilan sistem.

2. Kemudian, pengguna dapat mengisikan No. Telepon.

3. Lalu, mengisikan Alamat Lengkap.

4. Kemudian, klik “Simpan”

5. Apabila data berhasil disimpan, maka akan muncul tampilan berikut ini.

• Penggantian Password

1. Untuk melakukan perubahan password, pengguna dapat mengklik “Pengaturan Akun” pada sisi pojok kanan atas tampilan sistem.

2. Lalu pada kolom Password, silahkan masukkan password baru.

3. Kemudian, silahkan masukan kembali password baru.

4. Lalu, pengguna memasukkan password lama.

5. Kemudian, klik “Simpan”.

6. Apabila data berhasil disimpan, maka akan muncul tampilan berikut ini.

1. Portal Dashboard, merupakan ringkasan informasi atau Executive Summary dari sistem.

2. Pada menu ini, pengguna harus memilih SKPD / UPTD yang dimaksud.

3. Hal ini harus dilakukan, sebelum pengguna dapat mengakses menu pengelolaan aset lainnya.

Perolehan Aset

1. Untuk menambahkan aset baru pada daftar aset tahun anggaran berjalan, pengguna dapat mengakses menu Perolehan.

2. Lalu, memilih sub-menu Perolehan aset.

3. Kemudian, pengguna dapat memilih Jenis Transaksi.

4. Lalu, pada FORM BAP yang tersedia, pengguna menginputkan informasi BAP.

5. Selanjutnya, barulah pengguna dapat menginputkan data aset baru, dengan klik tombol “Cari”.

6. Lalu, pengguna memilih aset baru yang dimaksud.

7. Lalu, pengguna mengisikan informasi KIB.

8. Kemudian, klik “Simpan”.

9. Apabila data berhasil disimpan, maka akan muncul pop-up notifikasi “Berhasil”.

10. Catatan untuk Menu Perolehan Aset: Apabila pengguna ingin menginputkan data aset baru yang lebih dari 1, maka pengguna dapat mengklik tombol Cari pada kolom Data Aset, untuk menambahkan data aset baru yang dimaksud.

Verifikasi Aset

1. Menu Verifikasi Aset, digunakan untuk menambah data-data aset di bawah tahun anggaran berjalan, yang belum sempat untuk dimasukkan pada tahun anggaran sebelumnya.

2. Pengguna dapat mengklik Menu “Verifikasi”, kemudian pilih sub-menu Verifikasi Aset.

3. Alur penginputannya, hampir sama dengan menginputkan data aset di tahun anggaran berjalan, yang berbeda adalah, penginputan data BAP, dimana terdapat 2 nomor dan tanggal BAP yang harus di inputkan, yaitu BAP (yakni sebagai tolak ukur penyusutan) dan BAP terima (yakni sebagai tolak ukur tanggal penerimaan barang).

4. Kemudian, pengguna dapat memilih Jenis Transaksi.

5. Lalu, pada FORM BAP yang tersedia, pengguna menginputkan informasi BAP.

6. Selanjutnya, barulah pengguna dapat menginputkan data aset baru, dengan klik tombol “Cari”.

7. Lalu, pengguna memilih aset baru yang dimaksud.

8. Lalu, pengguna mengisikan informasi KIB.

9. Kemudian, klik “Simpan”.

10. Apabila data berhasil disimpan, maka akan muncul pop-up notifikasi “Berhasil”.

Perubahan Nilai / Kapitalisasi

1. Menu Perubahan Nilai Aset atau Kapitalisasi, digunakan untuk meningkatkan nilai, ataupun mengurangi nilai pada sebuah aset, atau melakukan perubahan nilai pada sebuah barang milik daerah, dikarenakan situasi tertentu atau force majeure seperti perbaikan ataupun bencana alam.

2. Pengguna dapat mengklik Menu Perolehan, kemudian pilih sub menu Perubahan Nilai.

3. Pertama, pengguna harus memilih terlebih dahulu jenis aset yang dimaksud.

4. Lalu pada kolom aksi, pengguna dapat mengklik tombol “tambah”.

5. Kemudian, akan muncul kolom transaksi aset.

6. Lalu klik tombol Tambah, untuk memasukan data perubahan yang terjadi.

7. Setelah semua data terisi dengan benar, lalu klik tombol Simpan.

8. Apabila data berhasil disimpan, maka akan muncul pop-up notifikasi “Berhasil”.

Mutasi Keluar

1. Untuk melakukan mutasi aset ke SKPD / UPTD lainnya, dapat dilakukan dengan mengklik Menu “Mutasi”, kemudian pilih sub-menu “Mutasi Keluar”.

2. Selanjutnya, klik “Tambah”.

3. Kemudian, pilih jenis aset yang dimaksud.

4. Selanjutnya, pengguna dapat mencari aset yang ingin dimutasikan.

5. Pada form yang tersedia, klik “Centang” pada aset yang dimaksud.

6. Secara otomatis, pada Form Daftar Barang yang dipilih, akan muncul aset apa saja yang sudah dicentang oleh pengguna.

7. Untuk melakukan proses mutasi, silahkan klik tombol “Proses”.

8. Selanjutnya, silahkan pengguna mengisi Form Mutasi Keluar, seperti tampilan berikut ini. Khusus untuk form yang memuat tanda *, berarti wajib untuk diisi.

9. Kemudian, memilih SKPD/UPTD tujuan.

10. Lalu, klik “Simpan”.

11. Apabila data berhasil disimpan, maka akan muncul pop-up notifikasi “Berhasil”.

Acc Mutasi

1. Pengguna yang ingin melakukan verifikasi mutasi barang, dan yang memiliki kewenangan untuk melihat list transaksi mutasi, dapat memilih Menu “Mutasi”, kemudian klik sub-menu “ACC Mutasi”.

2. Selanjutnya, akan muncul daftar transaksi mutasi, serta pengguna. dapat melihat detail dari setiap transaksi.

3. Dengan cara, mengklik tombol “View” berikut ini.

4. Selanjutnya, akan muncul tampilan sebagai berikut.

5. Untuk melakukan verifikasi, pengguna dapat memilih salah satu dari tombol berikut ini:

• Tombol berwarna merah: untuk menolak semua mutasi;

• Tombol berwarna hijau: untuk melanjutkan proses mutasi;

1. Apabila data berhasil disimpan, maka akan muncul pop-up notifikasi berhasil.

Mutasi Terima

1. Bagi SKPD / UPTD tujuan mutasi barang, dan ingin menerima transaksi mutasi.

2. Dapat memilih Menu “Mutasi”, kemudian klik sub-menu “Mutasi Terima”.

3. Selanjutnya, akan muncul tampilan berikut ini.

4. Pengguna dapat mengklik tombol “View”, untuk melihat detail dari transaksi mutasi yang dimaksud.

5. Kemudian, akan muncul tampilan berikut ini.

6. Untuk menambahkan barang dari mutasi yang masuk, pengguna dapat mengklik tombol “Tambah”.

7. Lalu, akan muncul Form Mutasi Terima Barang berikut ini.

8. Silahkan isi form tersedia, seperti berikut.

9. Untuk menyimpan data, klik tombol “Simpan”.

10. Apabila data berhasil disimpan, maka akan muncul pop-up notifikasi “Berhasil”.

Koreksi Ruang

1. Bagi pengguna, yang ingin melakukan koreksi ruang pada sebuah aset, guna menghasilkan kartu KIR yang benar.

2. Dapat memilih Menu “Koreksi”, lalu klik sub-menu “Koreksi Ruang”.

3. Kemudian, akan muncul tampilan berikut ini.

4. Hal pertama yang dilakukan, adalah dengan memilih Ruangan yang dimaksud.

5. Selanjutnya, akan muncul Form Manajemen Ruang dan Barang.

6. Untuk menambah barang, silahkan klik tombol “Tambah”.

7. Lalu, pilih jenis aset yang dimaksud.

8. Apabila aset yang dimaksud sudah tampil, silahkan klik “Centang” seperti berikut.

9. Apabila ingin menyimpan data, klik “Simpan”.

10. Jika data berhasil disimpan, maka akan muncul pop-up notifikasi “Berhasil”.

11. Kemudian, data barang baru yang sudah dimasukkan, akan muncul seperti tampilan berikut ini.

KDP

1. Menu KDP digunakan, untuk melakukan perubahan status Aset dalam Pengerjaan menjadi Aset Tetap, yang selanjutnya akan dimasukkan kedalam salah satu kategori dari KIB A hingga KIB E, pada Tahun Anggaran berjalan.

2. Pengguna memilih Menu “Koreksi”, kemudian klik sub-menu “Konstruksi”, lalu pilih “KDP”.

3. Kemudian, akan muncul tampilan seperti berikut.

4. Silahkan pilih terlebih dahulu Klasifikasi barang.

5. Lalu, klik tombol “View” pada barang yang dimaksud.

6. Klik “Tambah”, untuk menambahkan detail barang.

7. Lalu, pilih kode barang yang dimaksud.

8. Kemudian, pengguna memasukkan deskripsi barang, beserta nilai konstruksi.

9. Selanjutnya, klik “Simpan”, dan akan muncul Form seperti berikut.

10. Silahkan pengguna mengisikan Form aset dalam pengerjaan yang dimaksud.

11. Apabila ingin menyimpan data, klik “Simpan”.

12. Jika data berhasil disimpan, maka akan muncul pop-up notifikasi “Berhasil”.

Koreksi Kode Barang

1. Untuk melakukan koreksi kode barang, dapat memilih Menu “Koreksi”, kemudian klik sub-menu “Koreksi Kode Barang”.

2. Lalu, pilih jenis barang terlebih dahulu.

3. Selanjutnya, akan muncul barang, seperti berikut.

4. Silahkan klik tombol “Pilih Barang”, pada barang yang dimaksud.

5. Lalu, pilih salah satu barang, yang ingin dikoreksi kode barangnya.

6. Selanjutnya, klik tombol “Proses”.

7. Dan akan muncul BAP Koreksi Barang.

8. Apabila ingin menyimpan data, klik “Simpan”.

9. Jika data berhasil disimpan, maka akan muncul pop-up notifikasi “Berhasil”.

Penghapusan Rusak Berat

1. Untuk melakukan pengusulan penghapusan pada aset dengan kategori rusak berat, pengguna dapat memilih Menu “Penghapusan”, kemudian klik sub-menu “Penghapusan Rusak Berat”.

2. Lalu, akan muncul tampilan berikut ini.

3. Pertama-tama, pengguna memilih terlebih dahulu jenis aset dibawah ini.

4. Selanjutnya, akan muncul list barang yang dimaksud, dengan memuat tahun perolehan barang, beserta deskripsinya.

5. Kemudian, klik “Selanjutnya”.

6. Lalu, akan muncul Form BAP Usulan Penghapusan Rusak Berat.

7. Setelah semua data terisi dengan benar, kemudian klik “Simpan”.

8. Apabila data berhasil disimpan, maka akan muncul pop-up notifikasi “Berhasil”.

Penghapusan Tidak Digunakan

1. Untuk melakukan pengusulan penghapusan pada aset yang sudah tidak digunakan, pengguna dapat memilih Menu “Penghapusan”, kemudian klik sub-menu “Penghapusan Tidak Digunakan”.

2. Lalu, akan muncul tampilan berikut ini.

3. Pertama-tama, pengguna memilih terlebih dahulu jenis aset dibawah ini.

4. Selanjutnya, akan muncul list barang yang dimaksud.

5. Lalu, pengguna memilih barang yang ingin diusulkan untuk dihapuskan.

6. Kemudian, klik “Selanjutnya”.

7. Lalu, akan muncul Form BAP Usulan Penghapusan Tidak Digunakan.

8. Setelah semua data terisi dengan benar, kemudian klik “Simpan”.

9. Apabila data berhasil disimpan, maka akan muncul pop-up notifikasi “Berhasil”.

Lain - Lain

1. Untuk melakukan pengusulan penghapusan pada aset lain-lain, atau selain dari 2 jenis penghapusan sebelumnya, pengguna dapat memilih Menu “Penghapusan”, kemudian klik sub-menu “Penghapusan Lain-lain”.

2. Lalu, akan muncul tampilan berikut ini.

3. Pertama-tama, pengguna memilih terlebih dahulu jenis aset dibawah ini.

4. Selanjutnya, akan muncul list barang yang dimaksud.

5. Lalu, pengguna memilih barang yang ingin diusulkan untuk dihapuskan.

6. Kemudian, klik “Selanjutnya”.

7. Lalu, akan muncul Form BAP Usulan Penghapusan Lain-lain.

8. Setelah semua data terisi dengan benar, kemudian klik “Simpan”.

9. Apabila data berhasil disimpan, maka akan muncul pop-up notifikasi “Berhasil”.

Sewa

1. Untuk menginputkan aset yang termasuk dalam kemitraan sewa barang milik daerah pada pihak ketiga, pengguna dapat memilih Menu “Kemitraan”, kemudian klik sub-menu “Sewa”.

2. Pengguna terlebih dahulu memilih jenis asetnya.

3. Kemudian, akan muncul list aset yang dimaksud, seperti berikut ini.

4. Lalu, pengguna dapat memilih aset yang dimaksud, dan klik “Selanjutnya”.

5. Lalu, akan muncul Form BAP Kemitraan Sewa, seperti berikut ini.

6. Setelah semua data terisi, lalu klik “Simpan”

7. Apabila data berhasil disimpan, maka akan muncul pop-up notifikasi “Berhasil”.

Pemanfaatan (perlu rekam ulang video, karena error)

1. Untuk menginputkan aset yang termasuk dalam kemitraan pemanfaatan barang milik daerah pada pihak ketiga, pengguna dapat memilih Menu “Kemitraan”, kemudian klik sub-menu “Pemanfaatan”.

2. Pengguna terlebih dahulu memilih jenis asetnya.

3. Kemudian, akan muncul list aset yang dimaksud, seperti berikut ini.

4. Lalu, pengguna dapat memilih aset yang dimaksud, dan klik “Selanjutnya”.

5. Lalu, akan muncul Form BAP Kemitraan Pemanfaatan, seperti berikut ini.

6. Setelah semua data terisi, lalu klik “Simpan”

7. Apabila data berhasil disimpan, maka akan muncul pop-up notifikasi “Berhasil”.

Bangun Serah Guna/Bangun Guna Serah (BSG/BGS)

1. Untuk menginputkan aset yang termasuk dalam pemanfaatan barang milik daerah bagian dari BSG / BGS.

2. Pengguna dapat memilih Menu “Kemitraan”, kemudian klik sub-menu “BSG / BGS”.

3. Pengguna terlebih dahulu memilih jenis asetnya.

4. Kemudian, akan muncul list aset yang dimaksud, seperti berikut ini.

5. Lalu, pengguna dapat memilih aset yang dimaksud, dan klik “Selanjutnya”.

6. Lalu, akan muncul Form BAP Kemitraan BSG / BGS, seperti berikut ini.

7. Setelah semua data terisi, lalu klik “Simpan”.

8. Apabila data berhasil disimpan, maka akan muncul pop-up notifikasi “Berhasil”.

Penyedia Infrastruktur

1. Untuk menginputkan aset yang termasuk kedalam kemitraan kerjasama penyedia infrastruktur, pengguna dapat memilih Menu “Kemitraan”, kemudian klik sub-menu “Penyedia Infrastruktur”.

2. Pengguna terlebih dahulu memilih jenis asetnya.

3. Kemudian, akan muncul list aset yang dimaksud, seperti berikut ini.

4. Lalu, pengguna dapat memilih aset yang dimaksud, dan klik “Selanjutnya”.

5. Lalu, akan muncul Form BAP Kemitraan Kerjasama Penyedia Infrastruktur, seperti berikut ini.

6. Setelah semua data terisi, lalu klik “Simpan”.

7. Apabila data berhasil disimpan, maka akan muncul pop-up notifikasi “Berhasil”.

1. Bagi pengguna, yang ingin melakukan cetak laporan, silahkan pilih Menu “Laporan”.

2. Kemudian, silahkan pilih sub-menu berikut ini, sesuai dengan kebutuhan pencetakan laporan pengguna.

3. Apabila sudah dipilih salah satu dari sub-menu yang ada, maka akan muncul tampilan berikut ini.

4. Silahkan pilih SKPD / UPTD terlebih dahulu.

5. Kemudian, klik “Cetak”.

6. Sistem menyediakan cetakkan dengan format: .csv, .excel dan .pdf.

7. Silahkan pengguna memilih salah satu dari format tersebut.

8. Kemudian, akan muncul tampilan berikut ini.