Aprende a organizar eventos exitosos desde CERO

Pensar en planificar un evento es pensar primero que nada en una ESTRATEGIA. En este episodio te enseñaré a comprender los objetivos de tu evento y a desarrollar una solución innovadora que responda a tus necesidades o al brief del cliente. Abordaremos la misión, los objetivos, la audiencia del evento y te enseñaré a trazar el esbozo de la idea en una presentación visual o MOODBOAD, que te permitirá a ti a tu cliente proyectar sobre bases sólidas cómo se materializará el evento. Y, sobretodo, en este capítulo te daré las herramientas necesarias para que puedas redactar un BRIEF claro y concreto y desarrollar un Contrato de Servicios.

* Como plus también encontrarás una Propuesta modelo estilo Moodboard que realicé para uno de mis clientes en UK. Este archivo es similar al Moodboard de boda que encontrarás previamente, pero incluye además de una propuesta visual, también los servicios ofrecidos y un presupuesto. Más adelante en el curso cubriremos estos puntos uno a uno. En esta instancia solo echale un vistazo para empezar a pensar cómo podés vender los servicios de tu agencia.

En este episodio comenzaremos a darla forma concreta a nuestras ideas esbozadas en el capítulo anterior ¿Qué significa planificar operativamente? Hacer realidad la solución operativa mediante la creación de un plan para llevar adelante el evento. En este video abordaremos EL HACER y cuáles son los pasos a seguir para dar vida a la estrategia de nuestro evento. Lo haremos mediante el análisis de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de nuestro evento. También realizaremos un recorrido sobre los elementos principales a tener en cuenta a la hora de organizar nuestro evento: el espacio, el catering, la decoración, el mobiliario y la elección correcta para la fecha de tu evento. Además, te dejaré las preguntas básicas para realizarte en cada punto de la organización y te enseñaré cómo evitar los errores que cometí en el pasado. Sin dudas, al finalizar este episodio podrás tomar las primeras decisiones clave que serán determinantes para el éxito de tu evento.

En este episodio te enseñaré a identificar todas las áreas de costos de tu evento (incluso las más escondidas) y te enseñaré a realizar un presupuesto para que no se te escape nada en esta etapa tan determinante. Tendrás a disposición para descargar el archivo que trabajaremos en el video para que no tengas que partir de la hoja en blanco a la hora de realizar el presupuesto de tu evento.

-> Para poder editarlo, tendrás que hacer una copia (dirigiéndote a FILE - MAKE A COPY / HACER UNA COPIA en el margen superior izquierdo). De esta manera, se te generará en tu computadora tu propio archivo.

Ya estás paso más adelante para que tu evento no sólo salga bien, sino también para que cumpla con el presupuesto asignado.

Para que nuestro evento sea 100% exitoso tenemos que contar con la documentación necesaria que registre el minuto a minuto. Sobre todo si tenemos en marcha varios eventos a la vez, tener a disposición estos archivos va a hacer que nuestra vida como organizadores  sea mucho más fácil. En este episodio te voy a enseñar en qué consisten estos archivos y cómo realizarlos. Aboradaremos:

• Timeline del evento: El ABC de la organización que incluye toda las tareas que debemos realizar antes, durante y después del evento.

• Runsheet del evento: Las tareas que tenemos que realizar EL DÍA del evento y quiénes son los responsables de cada una de ellas.

• Staff Schedule: La distribución del equipo de trabajo.

-> Para poder editarlos, tendrás que hacer una copia (dirigiéndote a FILE - MAKE A COPY / HACER UNA COPIA en el margen superior izquierdo). De esta manera, se te generará en tu computadora tu propio archivo.

No existe evento si no hay planificación de la seguridad. En este episodio te voy a enseñar cuáles son los aspectos en los que tienes que pones especial atención a la hora de organizar un evento y por qué es indispensable contar con seguros que nos cubran como organizadores.

Que hayamos planificado todos los puntos y considerado hasta el más mínimo detalle no quiere decir que el día del evento todo vaya a salir como esperamos. Lamentablemente y, sobre todo cuando los eventos son en vivo y en directo, hay numerosos aspectos que pueden salir mal. Esta es una realidad que tenemos que abrazar y considerar a la hora de organizar nuestro evento. En este capítulo veremos cuáles son los factores internos y externos que pueden amenazar el éxito de nuestro evento y cómo darles una respuesta con antelación para que no nos tomen por sorpresa.

Finalmente llegó el día del evento! A estas alturas ya estás lo suficientemente preparado para que todo salga como esperabas (e incluso para resolver cualquier imprevisto que surja). En este capítulo te voy a acercar algunas recomendaciones y consejos finales para que estés 100% listo como organizador en el DÍA D.

No todo se queda en el día del evento. Como organizadores tenemos que saber que se trata siempre de un aprendizaje constante. A lo largo de mi carrera como organizadora de eventos he aprendido y me he perfeccionado no solo de la teoría sino de la práctica. Por eso, en este video te enseño a hacer un "Debrief" sobre tu evento para que puedas identificar aquellos aspectos que salieron como esperábamos (e incluso mejor) y aquellos que no tanto, para que podamos tener un registro que nos permita volver a ellos en nuestros futuros eventos.