Organización de archivos acumulados

Cuando las empresas han acumulado documentos durante el transcurso de sus operaciones y no están organizados adecuadamente, al no poder ser fuente de consulta, lo más probable es que se presenten problemas, puede ser que algún empleado necesite certificaciones laborales para trámites de pensiones o que estemos ante un proceso jurídico y no podamos tener un documento que tenga el valor probatorio de una actuación empresarial.

Este conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística, ni las mínimas condiciones de conservación y sin la posibilidad de ser fuente de información y consulta se denominan fondos acumulados y constituyen un riesgo para cualquier empresa.

El objetivo principal de este curso es estudiar la metodología para la organización de archivos acumulados que propicie procesos efectivos con el fin no tener que realizar reprocesos, igualmente estaremos hablando de la eliminación de los documentos que han perdido los valores primarios y que no contienen valores secundarios, una acción que no tiene reverso y que se debe realizar previo análisis y valoración de los documentos.

Contenido del curso:

CREACIÓN DEL PROYECTO PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ACUMULADOS

Integración del proyecto

Presente, futuro y pasado de los archivos empresariales

Estructura del proyecto

Definición del alcance

Diagnostico integral de archivos

Planeación del trabajo

Preparación inicial

Espacio destinado para los procesos técnicos

Buenas practicas de bioseguridad y elementos de protección personal

Limpieza y desinfección de espacios y depósitos de archivos

INSTRUMENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ACUMULADOS

Inventario documental en su estado natural

Cuadro evolutivo de historia empresarial

Fichas de valoración documental

Cuadros de clasificación documental

Tablas de valoración documental

Inventarios definitivos

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

Principios de la eliminación documental

Beneficios de la eliminación

Procedimientos para la destrucción

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Clasificación

Ordenación

Descripción