Organização de Eventos

Essas aulas são extremamente descritivas, por isso desapareci das aulas e deixo você com as explicações sobre as classificações e tipos de eventos.

Parte 1

Essas aulas são extremamente descritivas, por isso desapareci das aulas e deixo você com as explicações sobre as classificações e tipos de eventos.

Parte 2

Essas aulas são extremamente descritivas, por isso desapareci das aulas e deixo você com as explicações sobre as classificações e tipos de eventos.

Parte 3

Essas aulas são extremamente descritivas, por isso desapareci das aulas e deixo você com as explicações sobre as classificações e tipos de eventos.

Parte 4

Nessa aula você vai aprender mais sobre as modalidades que pode trabalhar.

Nos aprofundamos também na descrição das Feiras, Convenções de vendas, Congressos, Roadshows, Workshops, além de eventos sociais, culturais e desportivos.

Como vimos nas descrições das aulas anteriores, temos dezenas de classificações e tipos de eventos que podemos trabalhar em empresas.

Basta escolhermos um tipo de evento e nos aprofundarmos no estudo dessa descrição.

Agora vamos ver as áreas e tipos de eventos sociais que podemos trabalhar.

Muitos eventos sociais também podem ser realizados dentro de empresas como: almoço, jantar, coquetel, café da manhã, aniversários etc.

Os eventos sociais são realizados na maior parte das vezes para pessoas físicas.

Veja o que é e como funciona esse tipo de evento.

Veja o que é e como funciona esse tipo de evento.

Veja o que é e como funciona esse tipo de evento.

Veja o que é e como funciona esse tipo de evento.

Como bons organizadores, devemos ter as ferramentas certas para controlarmos TODO o evento.

Para que o evento seja perfeito é necessário que contemos com a ajuda de algumas ferramentas como:

- Briefing

- Checklist

- Cronograma

- Tempos e Movimentos

- Planilha de orçamentos

- Contrato de prestação de serviços

O Checklist é o principal documento para o organizador de eventos, pois nele tem que constar TODOS os itens que precisam ser providenciados.

Se você esquecer algum item no checklist pode provocar alguma falha no seu evento. Essa é a ferramenta que utilizamos todos os dias!

Reveja todos os dias, todos esses itens, inclua ou check o que já foi providenciado. Não delete o item providenciado, para você lembrar que já foi feito.

Atenção! Essa é uma excelente ferramenta para tudo na vida: organizar uma viagem, arrumar a mala, organizar a casa, etc.

Sou viciada nela e isso faz de mim uma pessoa organizada ;) 

Nessa aula você vai aprender o que é um brienfing, qual sua importância e como começar a fazê-lo.

Como esse é o primeiro contato com o cliente, o briefing é parte essencial para um evento perfeito, pois através das perguntas certas você conseguirá extrair do cliente todas as informações necessárias para um ótimo planejamento.

Esta ferramenta é fundamental para que se cumpram os prazos para um Evento Perfeito.

Tenha sempre o cronograma a sua frente, na mesa ou num mural. Faça com que a equipe acompanhe esse cronograma.

Você pode enviar o cronograma ao cliente par que ele também acompanhe o andamento da organização.

Dê sempre uns dias a mais para que você tenha tempo em meio a algum imprevisto.

IMPORTANTE: CUMPRA O CRONOGRAMA!!!

Se você achou que estava fácil até aqui, ótimo!

Essa ferramenta é para ser utilizada no dia do evento.

Ela deve ser aprovada pelo cliente antes do evento ocorrer. Nela colocamos TODOS OS DETALHES do evento, cada minuto, em cada local, cada responsável e tudo o que vai acontecer. 

Este é o momento que você consegue ver o sonho se realizando.

Esse é o momento que você vai mostrar ao cliente quanto custa cada parte do evento.

Seja transparente e mostre todos os orçamentos, quem são os fornecedores, quanto custa cada produto e serviço. Dessa forma ele vai poder optar, pelos produtos e serviços desejados e verá que sua empresa (ou pessoa física/profissional) é séria e transparente.

Você fará uma tabela no Excell e mostrará todos os itens com os valores orçados.

Lembre-se: Você deve incluir nessa tabela o preço do SEU SERVIÇO DE ORGANIZAÇÃO/PRODUÇÃO DE EVENTO!!

Este é o principal documento de vínculo com seu cliente.

Se você não tiver um contrato assinado com ele, você não tem a garantia de pagamento e ele também não tem a garantia de que você cumprirá tudo o que foi combinado com ele.

Atente-se para descrever no contrato TODOS os itens contratados. Essa é uma segurança e uma garantia para ambas as partes. Faça duas vias do mesmo e deixe uma via assinada com o cliente.

Por mais que seja um evento com valor pequeno é de extrema importância que seja feito um contrato.

IMPORTANTE: Certifique-se que os seus fornecedores também farão contratos com você. Assim você também tem a garantia de que eles cumprirão o combinado.

Ter um contrato significa ter transparência nos serviços prestados, além de garantir segurança ao seu cliente e a você.

Agora que já temos os dados do briefing precisamos pensar o que pode ser feito no evento.

Agora é o momento de colocar as ideias no papel, organizá-las e montar um planejamento para o evento.

Lembre-se: Sem planejamento não existe evento!

Ainda dentro do contexto do planejamento, precisamos pesquisar locais para realização dos eventos.

Faça contatos com hotéis, centros de convenções, teatros, parques, clubes, etc. 

Conheça todos os locais onde seria possível realizar eventos, dessa forma, quando o cliente solicitar algo você já pode imaginar o evento em algum local conhecido ou ter ideia de montagem de acordo com a solicitação do cliente.

Faça esse contato pessoalmente, vá até os locais e realize uma visita técnica, você precisa conhecer muito bem as limitações e regras do local antes de fazer a sugestão para o cliente. Se o cliente desejar conhecer o local, faça uma visita técnica junto com o cliente.

Dependendo do tipo de evento e/ou local, solicite fazer uma degustação no horário de refeição. É de extrema importância saber se a comida do local é boa, pois isso faz muita diferença para seu evento!

Lembre-se de agendar tudo antes com a pessoa responsável pelo local e tire toda as dúvidas!

Inclua em seu planejamento toda parte de A&B - Alimentos e Bebidas.

Selecione boas opções de buffet, de acordo com o público, local e tipo de evento.

Verifique se existe alguma restrição no cardápio, por parte do cliente, ou até mesmo alguma preferência.

Lembre-se: A&B é uma das partes fundamentais do evento. Se os convidados não gostarem da comida, certamente comentarão com outras pessoas sobre esse aspecto.

A escolha do tema do evento pode vir de uma sugestão ou pedido do cliente, quando isso não ocorre a equipe de eventos precisa providenciar um tema.

A base para a escolha de um tema é o perfil de público e o objetivo do evento (dados do briefing). Depois disso devemos discutir as possibilidades e viabilidades. Pesquisar e estudar é fundamental.

Para que você consiga enviar um orçamento para o cliente você precisa, em primeiro lugar, entrar em contato com todos os fornecedores e prestadores de serviços envolvidos para saber o valor dos serviços deles, ou seja, você vai passar um bom tempo solicitando orçamentos para: locais de eventos, A&B, brindes, decoração, cenografia, atrações, audiovisual, efeitos especiais, palestrantes, etc.

Somente depois de todos os orçamentos necessários é que você poderá passar um orçamento ao cliente incluindo seu valor de serviço.

Na aula "Como cobrar" falaremos dos tipos de cobrança que você pode fazer.

Se você sabe o que o cliente quer e tem um ótimo serviço a oferecer?

Então você precisa ser convincente para que o cliente feche o contrato com você.

Para isso você precisa preparar uma ótima proposta para o cliente. 

Vá até ele, apresente pessoalmente, explique o projeto, mostre fotos, cores e deixe que ele se imagine dentro do evento.

Encante-o!

Chegou o grande dia!

Toda organização deve estar completa.

Checklist zerado, cronograma ok e tempos e movimentos nas mãos.

A equipe de eventos é a primeira a chegar no local, com bastante antecedência.

Dependendo do tipo de evento é necessário que a equipe esteja um ou mais dias antes, no local do evento, para acompanhar a montagem junto aos outros fornecedores. Caso o evento seja pequeno, apenas algumas horas de antecedência pode ser suficiente.

LEMBRE-SE: É de extrema importância que você calcule esse tempo e preveja com antecedência qualquer imprevisto que possa ocorrer. Assim, você minimiza os erros.

Imprevistos acontecem muito. 

Acontecem atrasos (não deveriam acontecer), o cliente pode pedir algo de última hora ou algo pode quebrar no caminho, etc. etc. etc.

Temos que sair dessa situação de alguma forma, sempre com calma, atenção e dedicação....Algumas vezes com muita criatividade!

Como trabalhar com serviços? Quem pode fornecer serviços para nós?

Nos eventos precisamos de diversos produtos.

Procure sempre verificar a idoneidade da empresa, a qualidade dos produtos e prazos de entrega. 

Lembre-se de pedir os produtos com antecedência em relação ao início do evento.

Precisamos lidar com o dinheiro e controlar toda entrada e saída. Para isso o ideal é que tenha uma pessoa que trabalhe somente com isso e não se envolva em outras partes da organização do evento. Essa mesma pessoa pode ser a responsável pelas finanças e contratos, algo que também requer muito cuidado.

Você não sabe como colocar preço nos seus serviços?

A primeira coisa é fazer uma pesquisa de mercado e verificar quanto seus concorrentes estão cobrando. Depois você pode escolher como fará sua precificação.

BV significa bonificação por volume. 

Essa bonificação vem das parcerias com os fornecedores de produtos e serviços.

Nessa aula você vai aprender um pouco sobre as regras de cerimonial e protocolo. Dessa forma você não vai cometer gafes em seu evento.

Aprenda o básico sobre etiqueta a fim de não prejudicar seu evento com pequenas falhas.

Veja algumas regras de etiqueta em países diferentes.

Como o organizador é o primeiro a chegar também deve ser o último a sair.

Temos que acompanhar toda a desmontagem do evento, verificar o espaço e tomar cuidado para não causar nenhum dano ao local, guardar as sobras de materiais, encaminhar o que for preciso, além, é claro de manter o contato com o cliente e pedir  um feedback" sobre seus serviços. 

Será que o cliente gostou?

O principal erro é não cumprir com o que prometeu ou oferecer o que você não pode cumprir, mas assista a aula e veja o que podemos melhorar para dar tudo certo.

O organizador de eventos deve ser discreto. 

Quando o organizador de eventos começa a aparecer muito no evento é porque alguma coisa está errada... ou com o evento ou com sua postura.

Você vai trabalhar com alguém famoso ou que tenha um grande status numa área?

Como lidar com essas pessoas? Como tratá-las?

Se você escolhe trabalhar com clientes de baixa renda, como é a organização de eventos?

Se você exerce outra função dentro do evento, além de organizador de eventos, isso pode ser um complicador.

Por exemplo: 

Você está organizando o evento e é o cantor da banda que fará a apresentação. Enquanto você está se apresentando algo pode estar acontecendo em seu evento e você não saberá.

Nem sempre a empresa que organiza o evento é responsável por sua divulgação, no entanto isso pode ocorrer.

Como fazer?

O que é importante saber sobre divulgação de eventos?

Temos diversos tipos de convites que vão de físicos a virtuais.

Dentre esses tipos há diversas categorias e modelos, vamos entender um pouco mais nessa aula.

Nem sempre a empresa que organiza/produz o evento é a responsável pela venda de ingressos e convites, o mais comum é a terceirização desse tipo de serviço.

Como funciona se tivermos que fazer?

Todo mundo gosta de voltar para casa com uma lembrança de um momento especial e é por isso que os clientes investem em lembrancinhas, brindes ou presentes para seus convidados.

Alguns fornecedores podem criar e personalizar esses itens para o tipo de evento adequado.

A pesquisa e interpretação do briefing é fundamental.

A equipe que trabalha no evento é chamada de Staff, Equipe de Apoio, Equipe de Produção.

Você pode dar o nome que quiser a essas pessoas que serão seu braço direito no dia do evento.

Algumas equipes se formam muito antes do dia do evento, pois precisam fazer todo pré-evento, a organização antes do evento.

Vamos ver aqui como trabalhar com a equipe.

Certifique-se de que o evento está bonito e criativo. Se você acha que não é tão criativo contrate alguém que seja.

Lembre-se de que a pesquisa é a base para qualquer criação e por isso qualquer pessoa pode criar algo com base no que já leu, viu ou ouviu.

Ouse em seus eventos! Isso pode surpreender as pessoas e ganhar clientes!

PS: Cuidado com o tamanho da ousadia! ;)

Sempre sempre sempre preocupe-se com a segurança do seu evento, tanto para as pessoas quanto para os itens de valor. 

Principalmente em exposições, feiras e leilões onde itens caros e visados por ladrões podem estar em evidências.

Nesse momento o ideal é convencer o cliente de que economizar pode ser um péssimo negócio.

A mesma prioridade deve ser dada para a LIMPEZA do evento.

O evento pode estar lindo, divertido e a comida boa, mas se estiver um ambiente sujo, com ambientes descuidados ou banheiros sem supervisão o evento vai ser lembrado por isso. Portanto, invista numa boa equipe de limpeza e explique ao cliente essa necessidade.

Aprenda a dizer NÃO no momento certo. O cliente não entende de eventos tanto quanto você.

Você precisa saber o que pode ou não fazer e, em alguns casos, até negar o evento, pois o problema pode ser tão grande que não valerá a pena.

Aprenda a dizer NÃO ao que não vale a pena.

Se você seguir tudo que explicamos aqui, você tem 90% de chance de fazer um Evento Perfeito.

O resto dos 10% vai depender de você: sua boa vontade, sua dedicação, suas pesquisas, sua criatividade e dinamismo.

Surpreenda seu cliente com novidades e entregue mais do que prometeu! Esse é o maior segredo!

O que ele pediu para que você fizesse ele já está esperando, se você entrega mais que isso é a cereja do bolo e o segredo do sucesso! ;)

Baixe o e-book com os passos básicos para organizar qualquer tipo de evento e boa sorte!

Nesta aula Patrícia Benites explica como é trabalhar com eventos outdoor, ou seja, eventos ao ar livre.

Patrícia Benites é gerente de Eventos Outdoor na EcoAção em Brotas/SP, onde atua há mais de 10 anos com esportes de aventuras para grupos e empresas. 

Saiba porque é tão importante realizar eventos para uma empresa e como ele pode ser utilizado como ferramenta de marketing.

Aqui vai uma dica para quem quer fazer uma surpresa ou quer uma ideia diferente de atração em eventos.

Veja como pode ser divertido fazer uma surpresa!

Veja o que é e como funciona esse tipo de evento.

Veja o que é e como funciona esse tipo de evento.

Veja o que é e como funciona esse tipo de evento.

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Veja o que é e como funciona esse tipo de evento.

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Veja o que é e como funciona esse tipo de evento.