【超入門編】Outlook メール誤送信対策、初期設定のまま使うな！

メールの誤送信や見逃しで悩んだことはありませんか？

日本は特に、メールの誤送信や見逃しなど、仕事上のミスを厳しく評価する傾向があり、たった1件の誤送信が会社全体の信用問題につながることもあります。

Outlookは誤送信や見逃しを防ぐ機能をはじめから持っていますが、初期設定ではオフになっています。

本コースは

①誤送信低減

②見逃し低減

③業務効率化

の3つの観点から、Outlookの使いやすさを大きく改善する、5つの設定方法をご紹介しています。

1. 優先受信トレイはオフにする

優先受信トレイは受信したメールの内容から「優先」と「その他」の2つのトレイに自動で振り分ける機能です。メール見逃しが容認されない日本では、両方のトレイを見る必要が生じ、見逃し発生や効率低下の原因ともなっています。ここでは優先受信トレイの機能をオフにする方法についてご説明します。

2.BCCを表示

近年IT企業でも多発しているのが、BCCで送るべきメールをCCで送ってしまい、個人情報の流出事故となるケースです。実はOutlookはBCCが隠し項目になっており、BCCという言葉すら知らない若い方が大規模なメールアドレス漏洩を発生させています。最近はSNSが中心で、就職活動で初めてメールを使う方が増えています。ここではBCCとは何か、BCCを表示する方法についてご説明します。

3.送信の取り消しをオンにする

誤送信したメールを取り消したいと思った経験はありませんか？ここでは送信の取り消しの機能をオンに変更する方法についてご説明します。簡単ですが効果が高い設定ですので確実に行いましょう。

4.メール本文の書式の設定を変更する

HTMLとプレーンテキスト、2つの形式が存在します。意識せず使ってる方も多いですが、使い方を誤ると、相手が読むことができない、ウイルスに感染する、メールの容量が大きいとお叱りを受ける、といった問題が発生します。ここではそれぞれの違いと、切り替えの方法についてご説明します。

5.署名機能で効率アップ

新デスクトップ版（新しいOutlook）は従来のデスクトップ版にあった、「定型句」や「クイックパーツ」などの機能がありません。そのため、それらで行っていた長い定型文の入力を署名の機能で代用する必要があります。ここでは署名の使い方や設定方法をご説明します。