Guia Prático Otto
Fundamentos
As origens do Ágil bem como seu Manifesto Ágil, foram forjados, basicamente criados, sob a ótica de desenvolvimento de software.
É extremamente complexo modificar um framework existente para que ele seja aderente aos propósitos de uma iniciativa que não faz parte de TI, de um contexto operacional ou de negócio, de uma atividade que não vislumbra a criação de soluções tecnológicas, mas carece de processos enxutos e saídas eficientes, para que se mantenha viva e faça frente às adversidades e ambiguidade do mundo atual.
Um dos maiores desafios ao se lançar na cultura ágil e iniciar um processo de transformação organizacional em uma empresa, é a escolha de um framework aderente, alinhado às capacidades dos colaboradores de uma organização, de uma curva de aprendizado reduzida, bem como os fatores culturais, diante disso nos perguntamos, se o DNA de uma empresa não é tecnologia, se o que fazemos e produzimos não é software, como podemos utilizar tais ferramentas para atingirmos o resultado esperado? A resposta é simples, não há segredo, não podemos utilizar um framework moldado exclusivamente para tecnologia.
Otto é um framework ágil simples de ser entendido e simples de ser aplicado, construído para ser utilizado por qualquer indivíduo ou organização fora da TI.
A ideia por trás deste framework é simplesmente uma caixa de ferramentas, um conjunto de boas práticas que podem ser utilizadas para que indivíduos e organizações consigam ser ágeis, transformando suas operações e seus negócios, sem que necessariamente façam parte do setor de tecnologia da informação.
Otto também é recomendado para os departamentos que não são TI, mas estão dentro de uma organização que pertence a este setor, ou seja, para empresas que desenvolvem software, mas possuem diversos outros departamentos em seu organismo.
Este framework também pode ser utilizado por organizações que desejam desenvolver softwares internos sem que estes sejam objeto de negócio ou que desejam aplicar um software organizacional de terceiro, ou seja, empresas e equipes que buscam um formato ágil para trabalharem, mas enfrentam dificuldades com os frameworks ágeis convencionais, já que não possuem o DNA de tecnologia em sua cultura organizacional.
O nome Otto para este framework ágil é uma homenagem ao pintor alemão Leopold Otto Strützel, nascido em 2 de setembro de 1855 em Dessau e falecido em 25 de dezembro de 1930 em Munique, foi um pintor de paisagens e animais, artista gráfico e ilustrador que possuía em suas principais características a concepção simples e natural das representações nórdicas idealizadas e sublimes de paisagens, assim como Otto, um framework simples e natural.
A estrutura do Otto consiste em um modelo chamado 2-4-2, dois papéis, quatro reuniões e duas ferramentas, sendo eles:
· Papéis: Facilitador e Membros
· Reuniões: Diária, Alinhamento, Apresentação e Reflexão
· Ferramentas: Kanban e OKR
Papéis
A atuação do Facilitador orienta a execução da Iniciativa, todo o trabalho a ser feito, ele assegura a realização de revisões e adaptações constantes no processo, garante o escopo se necessário e aumenta as chances de atendimento às necessidades, interesses e expectativas do cliente, líderes e todos os envolvidos fora da equipe.
O Facilitador acumula a função de porta-voz da equipe, ele blinda os Membros para que possam conduzir suas atividades, ao mesmo tempo que deve ser capaz de orientá-los na busca e atingimento do sucesso esperado através da execução das Iniciativas. O Facilitador tem a responsabilidade de expressar uma visão clara daquilo que se deseja construir, transmitindo-a de maneira simples e objetiva para a equipe.
Não há necessidade de o Facilitador possuir um cargo de liderança, isso fica à critério da empresa, é importante mantermos em mente que a cadeia comando deve ser evitada, os Membros devem se auto-organizarem.
Os Membros são responsáveis por entenderem as iniciativas M e G e criarem as iniciativas P e PP para execução, bem como possuem autonomia para determinar como irão realizá-las. O Facilitador pode direcioná-los, mas importante que os Membros tenham auto-gestão.
É extremamente importante que o Facilitador mantenha o período da Iniciativa definido à partir do momento em que ela foi priorizada, para que os Membros possam se auto-organizarem na execução de atividades que resultem no sucesso da Iniciativa.
A priorização da Iniciativa a ser trabalhada pela equipe é o suficiente para garantir que os Membros da equipe saibam o que devem fazer no período.
Reuniões
A Diária é uma reunião em que todos os Membros devem participar, impreterivelmente todos os dias.
A reunião Diária deve durar 15 minutos, para que a equipe se mantenha produtiva e ao mesmo tempo garanta a boa comunicação.
A reunião onde o Facilitador passa as informações necessárias para os Membros entenderem as iniciativas é chamada Alinhamento, pode ocorrer à qualquer momento que o Facilitador entender necessário ou à pedido dos Membros para o Facilitador.
A reunião de Alinhamento deve ocorrer quando o Facilitador entender que é o momento, sugere-se que seja realizada pelo menos uma vez por mês, sendo quinze dias uma medida equilibrada, há momentos em que até mais de uma reunião de Alinhamento na semana será necessária e também pode ser solicitada pelos Membros ao Facilitador.
A reunião de Reflexão deve ter duração de 40 minutos até 1 Hora.
Quem participa:
- Se a empresa for pequena, toda ela
- Se a empresa for grande, por equipes
- Pode ser estratégica, apenas com os líderes, mas não espere que isso se reflita nas equipes
A reunião de Apresentação é muito importante para motivar e engajar os membros, segundo o Princípio do Progresso, equipes motivadas são mais produtivas e comprometidas com os resultados.
Ferramentas
As Iniciativas XGG e GG são determinadas por Líderes e o Facilitador entende e transmite para os Membros em Iniciativas G e M.
Os estados de um Kanban no Otto são Iniciativas, Fazendo e Feito, para garantir a simplicidade na comunicação e gestão visual.
As Iniciativas se relacionam, Iniciativas XGG e GG direcionam o Facilitar na criação de Iniciativas G e M com os ajuda dos Membros, que por sua vez criam as Iniciativas P e PP, de tal forma, que a conclusão das Iniciativas menores impulsiona a conclusão das Iniciativas maiores.
As possíveis medidas de complexidade de uma Iniciativa são XGG, GG, G, M, P e PP e representam o seu peso ou tamanho, assim como uma medida de camisa, isso garante a simplicidade e entendimento.
As Iniciativas podem mudar de medida a qualquer momento, por exemplo, se os Membros perceberem que uma Iniciativa inicialmente P e PP é mais complexa que o imaginado, ela pode se tornar uma Iniciativa G e M, basta que os Membros alinhem isso com o Facilitador.
Treinamento Completo:
https://www.udemy.com/course/metodologia-agil-fora-da-ti/?referralCode=E1651B04D4EE56D6EA49
