Budsjett og regnskap med MS Excel

Kapitlet om økonomistyring er beregnet på de kursdeltakerne som ikke kan noe om regnskap og budsjett og hvordan disse brukes i økonomistyring. Alle andre kan hoppe over dette kapitlet.

Jeg gir en kort oversikt over årsregnskapet, sammenhengen mellom resultat og balanse og om inntekter, kostnader og tidsavgrensninger.

Leksjonen har som mål å øke forståelsen av økonomiske begrep og sammenhenger.

Resultatregnskapet er viktig for å tolke det økonomiske resultatet av aktiviteten i lag og foreninger. Denne leksjonen viser et eksempel på en oppstillingsplan for resultatet. Regnskapet uttrykker hva som har skjedd. Budsjettet uttrykker forventninger og mål for utviklingen i fremtiden.

Dette kapitlet er ikke anmeldt i presentasjonsvideoen, men det er greit å ha også denne med. For bedrifter vil arrangementsbudsjettet være analogt med et prosjektbudsjett.

Det er vanlig at lag og foreninger tar initiativ til forskjellige arrangementer. Jeg vil vise et eksempel på et arrangementsbudsjett og repetere en del av de økonomiske begrepene som ble gjennomgått tidligere i forhold til dette budsjettet.

I denne leksjonen viser jeg et eksempel delene i et økonomistyringssystem for lag og foreninger hvor årsplan, arrangementsbudsjett, årsbudsjett og årsregnskap er verktøyene.

En generell innføring i hva MS Excel kan brukes til. Denne leksjonen er temmelig lik leksjon 3, så se på den som litt repetisjon.

Etter leksjonen skal kursdeltaker kunne starte MS Excel og forstå arbeidsflaten. Videre skal deltaker kunne bygge en beregningsmodell for økonomien i et arrangement ved å legge inn tekster, tall og formler i et regneark og velge utseendet på innholdet. Hun skal kunne bruke regnearket til å foreta analyser av hva som skjer med et arrangements lønnsomhet under forskjellige forutsetninger og hun skal kunne lagre beregningsmodellen for arrangementet i en egen arbeidsbok.

I denne leksjonen viser jeg den brukerflaten som møter deg når du starter Excel. Du lærer om hvor du legger inn dine regneark i en arbeidsbok (en samling av regneark som er lagret i en fil) og hvor du finner kommandoene som får ting til å skje med de dokumentene som du jobber med i Excel.

(Jeg forutsetter at du behersker grunnleggende bruk av datamaskinen. Dette innebærer blant annet start og avslutning av programmer. Jeg regner også med at du vet hvordan du lagrer dokumenter på de lagringsmediene som du bruker. Derfor har jeg ikke laget en egen leksjon om oppstart av MS Excel. Hvis du trenger dette foreslår jeg at du tar et innføringskurs i bruk av datamaskinen for det operativsystemet som du har på din maskin.)

Før vi starter med arrangementsbudsjettet skal vi se på årsplanen som er et nyttig hjelpemiddel når man skal planlegge økonomien.

For bedrifter vil dette være analogt med handlingsplanen for kommende periode.

Etter leksjonen bør du opprette ei ny arbeidsbok som du for eksempel kaller for "Handlingsplan og budsjett". Opprett et nytt regneark i denne arbeidsboka som du kaller for "Årsplan" og lag en årsplan slik som jeg viser deg i denne leksjonen! Lagre arbeidsboka når dette er gjort.

Hvis du ikke kan dette med opprettelse av arbeidsbøker og regneark i arbeidsbøkene, se neste leksjon.

Leksjonen viser hvordan du oppretter en ny arbeidsbok og legger til nye regneark i arbeidsboka.

I arbeidsbøker plasserer man beregninger som hører sammen. I regnearkene i boka grupperer man datagrunnlag og beregninger i regneark på en slik måte at det er lett å finne frem.

I denne leksjonengjennomgår jeg hvordan arrangementsbudsjettet er bygd opp før jeg i neste leksjon viser deg hvordan du selv kan bygge det. Samtidig lærer du litt om kopiering, formatering og bygging av formler i Excel.

Et lite sidesteg for å fordype oss i et viktig tema.

Når du kopierer celler i Excel vil formelen som blir kopiert til nye celler endre innhold i de nye cellene hvis du ikke har satt referanselås på referansene til andre celler i formelen. Dette har å gjøre med hvordan Excel bruker absolutte og relative referanser. Å forstå dette er meget viktig for hvor effektiv du er når du skal utvikle beregningsmodeller i Excel. Denne leksjonen forklarer forskjellen på absolutte og relative referanser. MEGET NYTTIG!

Her viser jeg hvordan du kan bygge et budsjett for et arrangement. Eksempelet er med en påskebasar. Jeg kommer innom både innlegging av tekst, tall og formler i regnearkdokumenter..

Etter at du har gjennomgått videoen, åpne samme arbeisbok som du brukte til årsplanen og opprett et nytt regneark i boka (trykk på +-tegnet nederst i vinduet der arkfanene vises, dobbeltklikk på arknavnet for å gi det nytt navn) som du kaller for "Påskabasar". I dette regnearket bygger du budsjett for arrangementet slik som jeg viser deg i videoen. Lagre arbeidsboka når du er ferdig (trykk Ctrl-S, eller trykk på menyene Fil-Lagre).

I denne leksjonen viser jeg hvordan man kan bruke budsjettet for et arrangement til å beregne hva som skjer hvis forskjellige forhold endres. Jeg viser også hvordan man kan bruke regnearket til målstyring - i dette tilfellet finne ut hvor stort salget må være for å få et gitt resultat.

I Excel-terminologi kalles dette for hva-hvis-analyse og er en budsjettsimulering av hva som skjer hvis enkelte forutsetninger i beregningsmodellen endrer seg. Dette er en av de mest brukte anvendelsene av MS Excel.

Arbeidsboka som inneholder påskebasarbudsjettet er vedlagt. Se nedenfor. Åpne arbeidsboka og se hvordan du kan tilpasse dette til ditt behov i forbindelse med et arrangement eller et prosjekt!

Beregningsmodeller blir laget i regneark som er en del av en arbeidsbok. For å ta vare på det som du har laget må du lagre regnearket i en arbeidsbok-fil.

Leksjonen viser hvordan du lagrer arbeidsboken både med eksisterende navn og med nytt navn. Deretter vises hvordan Excel avsluttes.

En kort oppsummering av seksjonen om arrangementsbudsjetter.

Jeg gjennomgår den ferdige arbeidsboken og bruken av den. I de etterfølgende leksjonene skal jeg vise deg hvordan den er bygd.

Den ferdige arbeidsboken er vedlagt, se vedlegg nedenfor. Last den ned! Studer den og prøv å lage det samme selv i et nytt regneark som du selv bygger etterhvert som jeg viser deg nye ting i kommende leksjoner.

Her gjennomgår jeg hva du skal lære i forbindelse med byggingen av systemet for regnskap og budsjett. Jeg viser deg rundt i arbeidsboka som er bygd opp med egne regneark for å registrere bilag, budsjettere, følge med på status til betalingsmidler. Arbeidsboka inneholder også en del andre regneark som ikke blir omtalt i denne leksjonen.

Litt av det samme som i forrige leksjon, men jeg går litt dypere i hva som skal bygges her.

I denne leksjonen gir jeg en forklaring på hva som skal bygges i det regnearket som er kalt for "Bevegelser". Regnearket skal brukes til registrering av regnskapsbilag. Her får du se hvilke data som blir registrert for hvert bilag og hvordan du kan sikre deg at det blir postert på de rette kontoene.

I regnearket for inn- og utbetalinger skal du angi hvilke kontoer som skal inntektsføres og utgiftsføres. Regnskaps-arket bruker disse opplysningene for å summere inntekter og utgifter på hver konto. Hvis du fører feil kontonavn blir regnskapet feil. I denne leksjonen skal du lære om hvordan du kan sørge for at du bruker de samme kontonavnene i "Bevegelser"-regnearket som de som brukes i "Regnskap og budsjett"-regnearket for å unngå denne feilen.

Etter leksjonen, opprett en arbeidsbok som heter "Økonomistyring" og opprett ett regneark som du kaller for "Bevegelser". Gjør det samme som jeg gjør i denne leksjonen med dette regnearket!. Lagre når du er ferdig.

I denne leksjonen viser jeg hvordan du kan kategorisere ett bilag i regnearket BEVEGELSER som inn- eller utbetaling basert på om hvilken konto bilaget er ført på. Her bruker jeg HVIS-funksjonen og tester på innholdet i den aktive bilagslinjen.

Kategoriene "Inntekt" og "Utgift" blir brukt i regnearket STATUS BETALINGSMIDLER for å beregne bilagets innvirkning på saldoen. En "Inntekt" øker verdien på det betalingsmidlet som bilaget føres mot, mens en "Utgift" virker motsatt.

Med denne leksjonen lærer du litt om logiske funksjoner i Excel. Den funksjonen som blir brukt her heter HVIS() og er meget nyttig i en rekke tilfeller.

Etter leksjonen - gjør det samme i det regnearket som du selv har bygd.

Hvis man fører ett bilag som både "Inntekt" og "Utgift" blir det feil i regnskapet. I denne leksjonen viser jeg hvordan du kan kombinere de logiske funksjonene HVIS() og OG() for å teste om du har ført et bilag som begge deler. Hvis det er feilføring blir regnearket å vise et varsel i en av cellene.

Det er vanlig å kombinere flere logiske funksjoner for å få utført de testene som man ønsker.

Etter leksjonen - gjør det samme i det regnearket som du selv har bygd.

Etter å ha laget en linje/rad som støtter føring av bilag viser jeg i denne leksjonen hvordan denne linjen kan kopieres slik at regnearket støtter føring av mange bilag med kontroll av kontonummere og feilmeldinger. Du lærer hvordan du kan kopiere en linje som blir en mal for føring av de andre linjene med opplysninger om bilag.

Denne måten å lage tabeller og lister på er meget vanlig når man skal kvalitetssikre at det er rett data som registreres på hver linje slik at dataene kan behandles statistisk med andre funksjoner i Excel.

Merk hvordan absolutte og relative referanser brukes i denne leksjonen.

Etter leksjonen - gjør det samme i det regnearket som du selv har bygd.

Regnearket "Status betalingsmidler" bruker viser status for de betalingsmidlene som laget disponerer. Denne statusen henter sine data fra regnearket "Bevegelser" og dato om hvor mye betalingsmidler som var på hver konto ved starten av regnskapsperioden.

I denne leksjonen gir jeg en oversikt over hva som skal bygge i de forestående leksjonene.

Før vi legger inn formler som skal gjøre beregning av status på betalingsmidler må vi bygge en mal i regnearket som jeg har kalt "Status betalingsmidler" hvor formler og tall skal legges inn i. Her viser jeg hvordan jeg har utformet dette.

Formatering av celler og celleinnhold er en viktig del av denne leksjonen.

Etter leksjonen - opprett et nytt regneark som du kaller "Status betalingsmidler" i arbeidsboka "Økonomistyring" som du opprettet tidligere. Bygg det samme som jeg viser deg i denne leksjonen"

I denne leksjonen forklarer jeg en funksjon i Excel som heter SUMMER.HVIS.SETT(). Denne funksjonen kan beregne summen av et tabellområde hvor flere kriterier er oppfylt på samme linje i tabellen. Funksjonen blir brukt i neste leksjon hvor vi skal beregne saldoen for betalingsmidlene. I denne demonstrasjonen bruker jeg et forenklet oppsett av det som senere skal bygges i regnearket "STATUS BETALINGSMIDLER".

Denne funksjonen som er forklart her kan brukes i en rekke sammenhenger hvor man skal summere tall i en tabell på grunnlag av ett eller flere kriterier som er ført opp i samme linje som de tallene som skal velges ut for summering. Meget effektiv funksjon.

I denne leksjonen viser jeg hvordan du kan beregne saldoen for hver av betalingsmidlene ved å bruke en funksjon i Excel som heter SUMMER.HVIS.SETT(). Denne funksjonen har jeg forklart i forrige leksjon. Her skal saldoen for betalingsmidler beregnes på bakgrunn av alle inntektene og utgiftene for hver av betalingsmidlene. Inntektene og utgiftene ligger i en tabell i BEVEGELSER-regnearket, mens inngående balanse (IB) for hvert av betalingsmidlene er oppgitt i regnearket "Status betalingsmidler".

Det blir litt gjentakelser, men se på det som repetisjon.

Etter leksjonen - gjør det samme i det regnearket "Status betalingsmidler" som du selv har bygd.

Her viser jeg hvordan du kan bygge oppstillingsplanen som inneholder både resultatregnskap, resultatbudsjett og avviksberegningen. Avviksberegningen viser avviket mellom regnskap og budsjett og gir en rask oversikt over status på inntekter og utgifter i forhold til budsjett.

Tenk igjennom hvilke kontoer du trenger i ditt system for økonomistyring og lag plass til alle kontoene i oppstillingsplanen. Hvis du på et senere tidspunkt (etter at du har opprettet regnearket BEVEGELSER) skal utvide antall kontoer til inntekter og utgifter må du skyte inn ekstra linjer i oppstillingsplanen før siste konto. Dette er for at nedtrekkslistene til bilagsføringen skal få med seg de nye kontoene.

Jeg kommer tilbake til hvordan regnearket brukes til budsjettering og budsjettoppfølging i en senere leksjon.

Etter leksjonen - opprett et regneark som du kaller for "Regnskap og budsjett" og bygg det samme der som jeg viser i denne leksjonen.

MERK - I denne leksjonen viser jeg ikke hvordan man beregner saldoen på kontoene i regnskapet. Dette kommer i en senere leksjon. Imidlertid legger jeg inn formler som viser sammenhengen mellom regnskap, busjett og avvik fra budsjettet.

Et lite sidesteg - hvordan kunne se mer av regnearket.

Av og til kan det være dårlig plass på skjermen. I denne leksjonen viser jeg hvordan du kan skjule og vise elementer i arbeidsflaten for å se bedre eller få bedre plass til å se mer. Stikkord er: skjule/vise kolonner, skjule/vise kommandostolpen, skjule/vise formellinjen og zoome i regnearket.

Etter leksjonen, eller underveis - eksperimenter med de samme tingene som jeg viser deg i Excel.

I neste leksjon skal jeg vise hvordan man kan beregne saldoer per konto i regnskapet. Da skal vi bruke en funsksjon som heter SUMMERHVIS() som ligner på SUMMER.HVIS.SETT(). Denne funksjonen kan trekke ut linjer i en tabell basert på kun ett kriterium og summere innholdet av de et av tallene som ligger i en angitt kolonne.

I denne leksjonen forklarer jeg hvordan SUMMERHVIS()-funksjonen virker.

Her viser jeg hvordan jeg bruker SUMMERHVIS()-funksjonen til å beregne inntekter og utgifter per konto i regnskapet som ligger i REGNSKAP OG BUDSJETT-regnearket.

SUMMERHVIS-funksjonen summerer innholdet i tabeller basert på et kriterium.

Økonomistyringsrutinene har jeg allerede sagt noe om tidligere, men her sier jeg det på en litt annen måte og kommer med noen tillegg i forhold til praktisk økonomistyring.

Styringsmodellen forklarer hvordan denne arbeidsboken kan brukes i ei forening/et lag. Her foreslår jeg hvor og når de forskjellige delene av regnearket kan brukes, men kommer også inn på de rutinene som ligger rundt bruken av verktøyet. Fokus er altså på innhold og rekkefølgen på oppgavene i forbindelse med økonomistyringen.

I denne leksjonen viser jeg hvordan man kan lage årsbudsjett i regnearket for REGNSKAP OG BUDSJETT. Jeg viser hvordan man kan bruke både formler og hjelpeark for budsjettering av kontoene i årsbudsjettet.

I denne leksjonen viser jeg hvordan jeg setter inn formler for avviket mellom regnskap og budsjett. I praksis får du se hvordan du kan kopiere formler med relative referanser og en gitt formatering til nye celler.

I denne leksjonen viser jeg hvordan du kan filtrere bilagene ved hjelp av tabell-funksjonen i Excel. I leksjonen gjør jeg bilagslista om til en tabell og så demonstrerer jeg hvordan du kan filtrere ut de bilagene som du ønsker å se nærmere på.

Dette er en meget nyttig funksjon. Hvis du senere selv skal lage en medlemsliste kan du med fordel opprette en tabell for å føre lista i. Da vil du lettere både kunne føre inn nye medlemmer og filtrere lista på de kriteriene som du setter.

I regnearket INNSTILLINGER har jeg lagret en del informasjon som brukes i andre regneark i arbeidsboken for økonomistyring.

I denne leksjonen gir jeg en kort oversikt over noen av de temaene som blir behandlet i forbindelse med byggingen av regnearket INNSTILLINGER.

Tekstbokser inneholder tekst. De er et objekter som "flyter" over cellene i et regneark. Fordelen er at de kan flyttes rundt, roteres, endres utseende på og brukes på flere fleksible måter.

I denne leksjonen viser jeg hvordan man oppretter tekstbokser og formaterer dem. Jeg viser også litt om hvordan man legger inn tekst i tekstbokser.

For lettere å referere til celler kan man sette navn på cellene. I stedet for A1-referansen til en celle kan man gi den et meningsfullt navn, for eksempel "Organisasjonens_navn" og bruke dette navnet i formler i stedet for "A1". Det gjør det lettere å lese formler og forstå hva de gjør.

I denne leksjonen viser jeg hvordan dette gjøres.

Her viser jeg en snarvei til å opprette navn på celler, til og med med navn på både rad og kolonne.

Her viser jeg hvordan jeg har satt navn på noen av cellene i INNSTILLINGER-regnearket for lettere å kunne referere til dem. Dette er på en måte en reprise på samme tema som i forrige leksjon.

En kort introduksjon til regnearket HJELPETEKSTER - hva det brukes til og noen av de tingene du skal lære av at jeg viser deg hvordan det bygges.

Introduksjon til formatering og justering av regnearket HJELPETEKSTER.

Flere former for tekstflyt finnes. Her forklarer jeg tekstflyt i enkeltceller uten tekstbryting.

Her forklarer jeg hva tekstbryting i celler er og hvordan den aktiveres.

Her viser jeg hvordan du kan slå sammen celler som ligger inntil hverandre.

Tekstbokser er nyttige for å legge inn informasjon i regneark. Her viser jeg hvordan de virker og hvordan du oppretter dem.

Dette er en oppsummering av leksjonene om tekstflyt i regneark.

Hyperkoblinger gjør det mulig å referere til andre celler eller dokumenter. Her forklarer jeg hvordan hyperkoblingene er brukt i arbeidsboken for regneark og budsjett.

Velkomstmenyen er som regel det siste jeg bygger. Her legger jeg inn hurtigkoblinger til de forskjellige regnearkene og viser en del basisinformasjon om arbeidsboken og hva den handler om.

I denne leksjonen viser jeg hvordan VELKOMMEN-regnearket er utformet med skriftstørrelser, bakgrunnsfarger, etc.

Denne leksjonen beskriver hvordan du tar utskrift av et regneark. Jeg viser blant annet hvordan du setter hvilket område som skal skrives ut.

Denne arbeidsboken har ikke noe ferdig system for rullering av regnskapsår. I denne leksjonen kommer jeg imidlertid med noen forslag til hvordan du tar arbeidsboken i bruk med nytt år.

Jeg takker for meg.