Microsoft 365 Admin e certificazione MS-102

Microsoft 365 è una suite di applicazioni, servizi cloud e strumenti di collaborazione progettata per consentire alle persone di creare contenuti, comunicare, organizzare attività, condividere informazioni e lavorare insieme da dispositivi differenti. Non deve essere considerata semplicemente come una raccolta di programmi, ma come un ambiente digitale integrato nel quale documenti, dati, comunicazioni, attività e processi possono essere gestiti in maniera coordinata.

La suite comprende applicazioni conosciute come Word, Excel, PowerPoint, Outlook e OneNote, affiancate da servizi dedicati alla comunicazione, all’archiviazione e alla collaborazione, tra cui Teams, OneDrive e SharePoint. A seconda del piano scelto, possono essere disponibili ulteriori strumenti per la pianificazione, l’automazione, la raccolta delle informazioni, la creazione di applicazioni e la protezione dei dati. Microsoft descrive Microsoft 365 come un insieme di applicazioni per la produttività utilizzabili su dispositivi differenti, con servizi per posta elettronica, archiviazione, condivisione dei file e collaborazione.

Le principali aree della suite

Creazione di documenti e contenuti

Word permette di creare documenti, relazioni, procedure, lettere, manuali e materiali didattici. PowerPoint consente di realizzare presentazioni, lezioni, proposte commerciali e contenuti visivi. Excel offre strumenti per organizzare, analizzare e visualizzare dati, mentre OneNote mette a disposizione blocchi appunti digitali nei quali raccogliere testi, annotazioni e materiali multimediali. Per l’ambito scolastico, Microsoft segnala espressamente l’impiego di Word, Excel, PowerPoint e OneNote come strumenti di produttività e insegnamento.

Comunicazione e collaborazione

Outlook centralizza posta elettronica, calendario, contatti e appuntamenti. Teams riunisce conversazioni, riunioni, file e applicazioni in uno spazio condiviso. Permette quindi di passare dalla comunicazione alla produzione dei contenuti mantenendo le informazioni nello stesso contesto. In ambito educativo può diventare un punto di riferimento digitale per classi, gruppi di studio, docenti e personale scolastico.

Archiviazione e condivisione

OneDrive consente di conservare i file nel cloud e di accedervi da dispositivi diversi. I documenti possono essere condivisi con altre persone e modificati congiuntamente, evitando la proliferazione di copie differenti dello stesso file. SharePoint estende questo principio a gruppi e organizzazioni, mettendo a disposizione siti, raccolte documentali e spazi informativi condivisi.

Nei tuoi materiali, l’integrazione tra SharePoint, Teams, Outlook, Planner, Power Automate e OneDrive viene presentata come un modo per centralizzare i flussi operativi, agevolare la collaborazione e ridurre i tempi morti.

Organizzazione di attività e progetti

Planner offre una visualizzazione delle attività di gruppo, con assegnazioni, scadenze, documenti e aggiornamenti sullo stato del lavoro. To Do aiuta invece la singola persona a organizzare le proprie attività quotidiane e può sincronizzare compiti provenienti da Outlook, Teams e Planner. Microsoft Lists permette di registrare e monitorare informazioni strutturate come richieste, contatti, inventari, problemi, scadenze e procedure.

Automazione e sviluppo di soluzioni

Power Automate consente di automatizzare flussi di lavoro tra applicazioni, ad esempio collegando notifiche, file e raccolta dei dati. Power Apps permette di costruire e condividere applicazioni aziendali connesse a servizi cloud o a sistemi locali. Questi strumenti possono essere utilizzati per ridurre le attività manuali ripetitive e realizzare soluzioni più vicine alle esigenze concrete dell’organizzazione.

Raccolta di informazioni e partecipazione

Forms permette di creare questionari, sondaggi, registrazioni e quiz utilizzabili anche tramite browser e dispositivi mobili. Le risposte possono essere analizzate attraverso le funzionalità integrate oppure esportate in Excel. Whiteboard, invece, offre una lavagna digitale libera sulla quale più persone possono sviluppare idee e lavorare insieme, anche da luoghi differenti.

L’utilità di Microsoft 365 per la produttività aziendale

Nel contesto lavorativo, il vantaggio principale di Microsoft 365 deriva dall’integrazione fra strumenti che normalmente verrebbero utilizzati separatamente. Un documento può essere archiviato in OneDrive o SharePoint, condiviso attraverso Teams, discusso durante una riunione, collegato a un’attività di Planner e inserito in un processo automatizzato con Power Automate.

Questa continuità può produrre benefici concreti:

• maggiore facilità nel reperimento delle informazioni;

• collaborazione simultanea sugli stessi documenti;

• riduzione delle versioni duplicate;

• migliore coordinamento fra persone, uffici e gruppi di lavoro;

• gestione più ordinata delle scadenze;

• accesso ai contenuti anche quando si lavora fuori sede;

• automazione delle operazioni ripetitive;

• centralizzazione delle comunicazioni e delle risorse;

• maggiore continuità tra computer, tablet, smartphone e browser.

Microsoft presenta i piani business come servizi che collegano le persone alle informazioni e ai contenuti necessari per lavorare da dispositivi differenti. Alcuni piani integrano inoltre funzionalità per la gestione degli accessi, la protezione dalle minacce, la tutela dei dati e la sicurezza dei dispositivi. La dotazione effettivamente disponibile dipende comunque dal piano e dalle licenze adottate.

Microsoft 365 risulta quindi utile non soltanto per produrre documenti, ma anche per organizzare l’intero ciclo operativo: comunicare con clienti e fornitori, pianificare progetti, raccogliere dati, assegnare responsabilità, conservare procedure, gestire richieste, controllare scadenze e condividere conoscenze.

Microsoft 365 per la scuola e la formazione

L’utilità della suite non si limita alle attività economiche. Microsoft 365 Education è una piattaforma dedicata all’apprendimento, alla collaborazione e alla gestione degli ambienti scolastici. Microsoft la descrive come una soluzione integrata che permette agli studenti di creare, collaborare e sviluppare competenze digitali, offrendo contemporaneamente agli istituti strumenti per la gestione di identità, dispositivi, dati e criteri di sicurezza.

Nella pratica, un docente può utilizzare:

• Word per dispense, relazioni ed esercitazioni;

• PowerPoint per lezioni e presentazioni;

• Excel per dati, registri di progetto, analisi ed esercizi;

• OneNote per organizzare materiali, appunti e quaderni digitali;

• Teams per comunicazioni, lezioni online, file e attività;

• Forms per quiz, verifiche e questionari;

• Whiteboard per spiegazioni visuali e attività collaborative;

• OneDrive per conservare e condividere i materiali.

Microsoft specifica che OneNote Class Notebook può comprendere una raccolta dei contenuti predisposta dal docente, uno spazio di collaborazione e un blocco appunti privato per ciascuno studente. Teams per l’istruzione può invece funzionare come ambiente digitale per comunicazioni, riunioni, condivisione dei file e collaborazione tra studenti e insegnanti.

Dal punto di vista didattico, questi strumenti favoriscono un apprendimento più partecipativo. Gli studenti non si limitano a consultare materiali, ma possono collaborare, presentare risultati, raccogliere informazioni, sviluppare progetti e acquisire competenze digitali trasferibili anche nel futuro ambiente lavorativo. La piattaforma può essere utilizzata sia in presenza sia a distanza, attraverso applicazioni installate o strumenti accessibili tramite browser.

Utilizzi personali e non professionali

Microsoft 365 può essere impiegato anche nella vita quotidiana: organizzazione di impegni personali, gestione di documenti familiari, pianificazione di viaggi, controllo di spese, creazione di presentazioni, scrittura di testi, archiviazione di fotografie e collaborazione con associazioni o gruppi informali. Microsoft presenta infatti la suite anche come uno strumento con cui organizzare la propria vita, sviluppare la creatività, creare e condividere contenuti e gestire più facilmente i propri impegni.

Conclusione

Microsoft 365 rappresenta una piattaforma trasversale per la produttività digitale. In azienda aiuta a collegare documenti, dati, persone e processi; nella scuola sostiene insegnamento, apprendimento e collaborazione; nella vita personale permette di organizzare informazioni, attività e contenuti.

Il suo valore maggiore non risiede quindi nella singola applicazione, ma nella capacità di costruire un ambiente coerente nel quale scrivere, analizzare, comunicare, condividere, pianificare e collaborare. Imparare a utilizzare Microsoft 365 significa acquisire competenze utili nel lavoro, nella formazione e nella gestione consapevole delle attività quotidiane.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione verrà illustrato il mondo Office 365 fatto da un insieme di applicazioni pensate per la produttività e l'organizzazione aziendali.

Si porrà essenzialmente l'attenzione sulle connessioni che è possibile creare tra di loro perché possano dare il 100% delle loro potenzialità.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Microsoft 365 è una suite completa di applicazioni progettata per migliorare la produttività aziendale. Offre una vasta gamma di strumenti che includono posta elettronica, calendario, elaborazione di testo, fogli di calcolo e strumenti di presentazione, tutti basati sul cloud per facilitare l'accesso e la collaborazione in tempo reale. Con Microsoft 365, le aziende possono beneficiare di app conosciute come Word, Excel e PowerPoint, che permettono di creare, modificare e condividere documenti e presentazioni in modo efficiente. Inoltre, la suite include app come Teams e OneDrive, che migliorano la collaborazione tra i membri del team, indipendentemente dalla loro posizione geografica.

La piattaforma offre anche funzionalità avanzate di sicurezza per proteggere i dati aziendali e garantire la conformità alle normative vigenti. Gli strumenti intelligenti integrati, come l'assistente AI Copilot, sono progettati per ottimizzare la produttività, aiutando gli utenti a svolgere compiti complessi con maggiore facilità. Per esempio, Copilot può essere utilizzato in Teams per facilitare la gestione dei progetti, in Word per migliorare la scrittura, in PowerPoint per creare presentazioni coinvolgenti e in Excel per analizzare e visualizzare i dati in modo più efficace.

Le aziende possono scegliere tra diversi piani di abbonamento per trovare la soluzione più adatta alle loro esigenze, con la possibilità di provare gratuitamente alcune funzionalità. Microsoft 365 è quindi una soluzione ideale per le piccole e medie imprese che cercano di aumentare la loro produttività e crescere in modo sicuro nel mercato digitale di oggi.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione verrà esplorato il pannello di amministrazione di Microsoft 365, vale a dire l'ambiente da cui si gestisce ogni aspetto dell'account: utenti, gruppi, ospiti, caselle mail condivise, abbonamenti, permessi, ruoli degli amministratori .... etc.

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Esercizio

ESPLORA IL PANNELLO DI AMMINISTRAZIONE

Trova la voce centro messaggi in cui Microsoft tutti i giorni annuncia novità di imminente entrata a regime.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Il pannello di amministrazione di Microsoft 365 è una piattaforma potente e versatile che offre agli amministratori IT la possibilità di gestire efficacemente le applicazioni, i servizi, i dati e gli utenti all'interno dell'organizzazione. Attraverso un'interfaccia intuitiva e personalizzabile, gli amministratori possono accedere a un'ampia gamma di strumenti che consentono di configurare e monitorare i vari aspetti dei servizi Microsoft 365, garantendo così una gestione IT semplificata e ottimizzata. Con funzionalità quali l'aggiunta e la gestione degli utenti, la reimpostazione delle password, la gestione dei dispositivi e la creazione di richieste di assistenza, il pannello di amministrazione si rivela essenziale per il mantenimento dell'efficienza operativa quotidiana.

Inoltre, l'interfaccia di amministrazione è progettata per adattarsi alle esigenze specifiche di ogni ruolo all'interno dell'azienda, offrendo ambienti di lavoro specializzati che forniscono analisi dettagliate e consigli operativi basati su dati urgenti. Questo approccio orientato ai dati aiuta gli amministratori a prendere decisioni informate e a implementare azioni preventive o correttive in modo tempestivo. La piattaforma include anche funzionalità di intelligence interattive che guidano gli amministratori attraverso le operazioni più critiche, suggerendo le azioni successive da intraprendere per migliorare l'esperienza degli utenti finali e dell'intera organizzazione.

Un altro aspetto fondamentale del pannello di amministrazione di Microsoft 365 è la sua accessibilità mobile. Grazie all'app di amministrazione per dispositivi mobili, gli amministratori possono gestire le impostazioni e svolgere attività principali anche quando sono fuori sede, assicurando così una continuità operativa senza interruzioni. Questa flessibilità è particolarmente utile in scenari di lavoro ibrido o remoto, dove la capacità di rispondere rapidamente a situazioni impreviste è cruciale.

Infine, la piattaforma di amministrazione di Microsoft 365 è supportata da una vasta gamma di risorse, tra cui documentazione tecnica, guide per l'utente finale, una roadmap pubblica delle funzionalità in arrivo e una community tecnica attiva. Queste risorse sono progettate per aiutare gli amministratori a sviluppare le proprie competenze, a rimanere aggiornati sulle ultime novità e a connettersi con altri professionisti del settore IT. In questo modo, Microsoft 365 non solo fornisce gli strumenti necessari per una gestione IT efficace, ma anche il supporto e la formazione per garantire che gli amministratori possano sfruttare al meglio le potenzialità della piattaforma.

L’esercizio mira a far familiarizzare lo studente con il pannello di amministrazione di Microsoft 365, fornendo competenze pratiche per navigare tra le varie funzionalità di gestione dell’account. Lo studente imparerà a gestire utenti, configurare gruppi e analizzare i report, acquisendo così una comprensione iniziale di come amministrare un ambiente Microsoft 365.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione si proporranno degli spunti per la costruzione logica dell'account Microsoft 365 in base alle esigenze aziendali.

Aspetto che non va lasciato al caso ma che, almeno nei suoi punti essenziali, va accuratamente progettato aggiustando poi il tiro quando lo si andrà ad utilizzare concretamente.

Si procederà pertanto ad illustrare come creare utenti e gruppi di utenti.

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ESERCIZIO

Dopo aver ragionato che tipo di struttura vuoi dare al tuo account Office 365 in base al tipo di organizzazione di cui si tratta:

- crea 15 utenti;

- crea 5 gruppi Office 365 (mettiti anche tu all'interno di ciascuno di essi);

- apri Outlook e controlla l'elenco dei gruppi di cui fai parte.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

La configurazione di un account Microsoft 365 per un'organizzazione richiede una serie di passaggi che assicurano la sicurezza e l'efficienza dell'ambiente di lavoro digitale. Inizialmente, è fondamentale accedere a Microsoft 365 con le credenziali dell'account aziendale o dell'istituto di istruzione.

Una volta effettuato l'accesso, è possibile personalizzare le impostazioni, come i temi, le notifiche, la password e le preferenze di contatto, oltre a impostare la modalità scura per un'esperienza visiva confortevole. È importante anche gestire le organizzazioni associate all'account, che possono essere visualizzate e modificate nel portale Account personale, dove si possono anche esaminare le informazioni per l'organizzazione domestica e rivedere le altre organizzazioni a cui si ha accesso.

Per una maggiore sicurezza, è consigliabile configurare l'app Microsoft Authenticator, che facilita l'autenticazione a due fattori e aiuta a proteggere l'account da accessi non autorizzati. Inoltre, è possibile gestire i dispositivi connessi, visualizzare le attività di accesso recenti e gestire le informazioni di sicurezza attraverso il portale Account personale. Se necessario, è anche possibile cambiare l'organizzazione associata all'account, selezionando l'organizzazione desiderata dallo switcher dell'organizzazione situato nella parte superiore della pagina del portale Account personale.

È essenziale ricordare che, se si lascia un'organizzazione per errore, non è possibile annullare l'azione e sarà necessario attendere un invito da parte dell'amministratore dell'organizzazione per poter rientrare. Pertanto, è importante procedere con cautela quando si gestiscono le associazioni organizzative. Dopo aver configurato le impostazioni iniziali, si possono intraprendere ulteriori passaggi per ottimizzare l'uso di Microsoft 365, come la gestione delle informazioni di sicurezza, il controllo dell'attività di accesso all'account e la configurazione di metodi di verifica in due passaggi per un accesso sicuro. Con questi strumenti e procedure, Microsoft 365 diventa uno spazio di lavoro digitale robusto e personalizzato, pronto a supportare le esigenze di comunicazione e collaborazione di un'organizzazione moderna.

L’esercizio ha l’obiettivo di guidare lo studente nell’impostazione dell’architettura generale di un account Microsoft 365 per un’azienda di produzione. Si focalizza sulla configurazione iniziale, sulla gestione degli utenti e dei ruoli, sulla sicurezza e sull’organizzazione delle risorse disponibili. Alla fine dell’attività, lo studente sarà in grado di configurare correttamente un ambiente Microsoft 365 per soddisfare le esigenze aziendali.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione verrà mostrato come creare un modello di utente quanto a poteri operativi e licenze in modo da poter richiamare rapidamente il modello quando si va ad inserire un altro utente di cui, a quel punto, andranno inseriti solo i dati anagrafici. Esempio: dipendenti addetti al magazzino.

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Esercizio

CREA UN MODELLO UTENTE BASATO SUGLI IMPIEGATI DI 1° LIVELLO

- non attribuire nessuna licenza;

- non attribuire nessun potere di amministrazione;

- inserisci due nuovi utenti sulla base del modello creato.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

La creazione di un modello utente nell'account Microsoft 365 di un'organizzazione è un processo che può semplificare notevolmente l'amministrazione degli account utente, specialmente quando si devono configurare molteplici utenti con impostazioni simili.

Questa procedura consente di standardizzare le impostazioni per gli utenti che condividono ruoli comuni all'interno dell'organizzazione, garantendo coerenza e risparmiando tempo prezioso.

Per creare un modello, è possibile accedere alla sezione 'Utenti attivi' nel pannello di amministrazione di Microsoft 365 e selezionare l'opzione 'Modelli utente'. Da qui, si può scegliere di aggiungere un nuovo modello utilizzando l'elenco a discesa o salvare le impostazioni di un nuovo utente come modello al termine della sua creazione. I modelli possono includere una varietà di impostazioni, come il nome di dominio, le opzioni di password, le scelte relative alle licenze e alle applicazioni, e il ruolo dell'utente.

Tuttavia, è importante notare che alcune informazioni, come il nome e cognome, il nome visualizzato e il nome utente, sono specifiche per ciascun utente e non verranno incluse nel modello. Utilizzare un modello esistente per aggiungere un nuovo utente è altrettanto semplice: basta selezionare il modello desiderato dall'elenco a discesa nella sezione 'Modelli utente' e procedere con l'aggiunta dell'utente.

Questo approccio non solo ottimizza il processo di aggiunta di nuovi utenti, ma assicura anche che tutte le impostazioni siano correttamente applicate in conformità con le politiche dell'organizzazione.

Inoltre, la gestione dei modelli è flessibile, consentendo agli amministratori di apportare modifiche ai modelli esistenti o di crearne di nuovi secondo necessità.

La creazione e l'utilizzo di modelli utente rappresentano quindi uno strumento potente e versatile per gli amministratori di sistema che desiderano mantenere l'efficienza e l'ordine nell'ambito della gestione degli account utente in Microsoft 365.

L’obiettivo di questo esercizio è guidare lo studente nella creazione di un modello utente utilizzando l’ambiente di amministrazione di Microsoft 365. Il modello utente consente di automatizzare e standardizzare la configurazione di nuovi account, semplificando il processo di gestione e riducendo gli errori. Durante l’esercizio, lo studente acquisirà familiarità con i principali strumenti e comandi dell’interfaccia di amministrazione e comprenderà il loro utilizzo in un contesto aziendale.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

In questa lezione verrà mostrato come poter inserire, nel caso di grandi aziende, fino a 249 utenti con un'unica operazione.

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Esercizio

INSERISCI DIECI NUOVI UTENTI IN MANIERA SIMULTANEA

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Per aggiungere più utenti contemporaneamente all'account Microsoft 365 di un'organizzazione, è possibile utilizzare l'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365.

Questo processo consente di semplificare la gestione degli utenti, specialmente quando si tratta di grandi organizzazioni con un elevato numero di utenti.

Attraverso l'interfaccia di amministrazione, è possibile selezionare l'opzione "Aggiungi più utenti" e procedere con l'importazione tramite un file CSV. Questo file può essere preparato in anticipo inserendo i dati necessari per ogni utente, come nome, cognome, indirizzo email e altre informazioni rilevanti.

Una volta caricato il file CSV, il sistema elaborerà automaticamente le informazioni e creerà gli account utente, assegnando le licenze necessarie in base alle esigenze dell'organizzazione.

È importante notare che l'amministratore che esegue questa operazione deve avere i permessi adeguati, come amministratore globale, delle licenze o degli utenti. Inoltre, è possibile sincronizzare gli utenti tra più tenant all'interno di un'organizzazione multi-tenant, consentendo una collaborazione più fluida e integrata tra diversi tenant.

L’obiettivo di questo esercizio è di apprendere e mettere in pratica la procedura per aggiungere in modo efficiente e corretto più utenti all’interno dell’ambiente di amministrazione di Microsoft 365. L’esercizio fornirà una guida passo-passo per utilizzare gli strumenti disponibili nella piattaforma e offrirà l’opportunità di riflettere su quanto appreso attraverso domande di autovalutazione. Infine, verrà indicato come utilizzare queste competenze in un contesto aziendale reale.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione verrà mostrato come creare dei semplici contatti, che non saranno né membri, né ospiti dell'account, ma che potranno essere utilizzati nelle liste di distribuzione Email, come ad esempio nel caso di una campagna di marketing aziendale.

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Esercizio

INSERISCI DIECI NUOVI CONTATTI (ricorda che non saranno né membri né ospiti, ma potranno essere utilizzati nelle liste di distribuzione).

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Per aggiungere contatti all'account Microsoft 365 di un'organizzazione, è possibile utilizzare diverse funzionalità disponibili in Outlook. Gli utenti possono ordinare i contatti in base a diversi criteri, come nome, cognome, azienda o città, e possono anche aggiungere contatti ai Preferiti per un accesso più rapido.

È possibile categorizzare i contatti per colore, facilitando la ricerca di persone specifiche. Se l'organizzazione ha configurato una directory, gli utenti possono visualizzare informazioni sui colleghi senza doverli salvare come contatti. Tuttavia, se si desidera aggiungere informazioni aggiuntive come note o compleanni, è possibile salvare i colleghi nei propri contatti.

Queste informazioni saranno visibili solo all'utente che le ha aggiunte. Per gestire i contatti in modo efficace, Outlook offre la possibilità di creare, visualizzare e modificare contatti ed elenchi di contatti, oltre a creare gruppi per la collaborazione basata su gruppo.

Gli elenchi di contatti, talvolta chiamati liste di distribuzione, sono utili per inviare email a un gruppo di persone, mentre i gruppi offrono uno spazio per conversazioni, file condivisi, pianificazione eventi e altro ancora. Per ulteriori dettagli su come gestire i contatti in Outlook, è possibile consultare le guide fornite dal supporto tecnico Microsoft.

Questo esercizio ha come obiettivo insegnare allo studente come aggiungere contatti nell’ambiente di amministrazione dell’account Microsoft 365. L’attività consente di familiarizzare con il portale di amministrazione, comprendere i passaggi necessari per gestire i contatti e ottimizzare la configurazione dell’account aziendale. Alla fine dell’esercizio, lo studente avrà sviluppato competenze pratiche utili nella gestione di contatti aziendali.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione verrà illustrato come creare ospiti dell'organizzazione 365, cioè soggetti che avranno meno poteri operativi dei membri.

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Esercizio

INSERISCI 5 OSPITI

- ad uno di essi attribuisci il potere di amministrazione di sviluppatore;

- torna nella lista dei membri e d attribuisci ad uno di loro il ruolo di amministrazione di Global Administrator.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

L'aggiunta di ospiti nell'account Microsoft 365 dell'organizzazione è un processo che consente ai membri di collaborare efficacemente con persone esterne all'organizzazione.

Questa funzionalità è particolarmente utile quando si lavora con partner, fornitori o consulenti che non fanno parte della propria rete aziendale interna.

Per aggiungere ospiti, un proprietario del gruppo può invitarli a partecipare a conversazioni di gruppo, accedere a file condivisi e partecipare a riunioni. Gli ospiti possono avere qualsiasi indirizzo email, sia esso aziendale o personale. Una volta aggiunti, riceveranno un messaggio di benvenuto via email e potranno partecipare alle attività del gruppo.

È importante notare che, per impostazione predefinita, gli ospiti riceveranno tutte le comunicazioni del gruppo nella loro casella di posta in arrivo e non potranno annullare l'iscrizione mentre sono membri del gruppo. Tuttavia, possono lasciare il gruppo in qualsiasi momento tramite un link fornito in tutti i messaggi di posta elettronica e gli inviti al calendario del gruppo.

Gli amministratori hanno la possibilità di gestire gli ospiti e il loro accesso alle risorse di Microsoft 365 tramite PowerShell.

Inoltre, è possibile aggiungere altri utenti e assegnare licenze attraverso l'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, seguendo le istruzioni fornite.

È essenziale assicurarsi che la funzionalità di aggiunta di nuovi utenti ospiti sia attivata nelle impostazioni di sicurezza e privacy dell'account amministrativo.

Questo processo aiuta a garantire che la collaborazione con gli ospiti sia sicura e conforme alle politiche dell'organizzazione.

L’obiettivo di questo esercizio è apprendere le modalità per aggiungere utenti ospiti all’interno dell’ambiente di amministrazione di Microsoft 365. Gli utenti ospiti possono essere invitati per collaborare su documenti, partecipare a riunioni o accedere a risorse aziendali specifiche, mantenendo un'adeguata gestione della sicurezza. Questo esercizio aiuterà lo studente a familiarizzare con il processo e a comprendere l’importanza della configurazione corretta dei permessi.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione verranno illustrate le modalità di creazione di caselle di posta elettronica condivise e i vari ruoli operativi, in termini di possibilità di scrittura verso l'esterno, che è possibile attribuire agli utenti o ai gruppi che ne faranno parte.

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Esercizio

CREAZIONE CASELLA POSTA ELETTRONICA TRASVERSALE

In base ai membri ed agli ospiti che hai inserito crea una casella trasversale su un determinato argomento (es. organizzazione circolo ricreativo aziendale).

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

La creazione di caselle di posta elettronica condivise in un account Microsoft 365 può essere un'operazione molto utile per le organizzazioni che desiderano permettere a più utenti di accedere e gestire una singola casella di posta, come ad esempio un indirizzo di supporto clienti o una reception.

Queste caselle di posta non richiedono una licenza separata fino a quando non superano i 50 GB di spazio di archiviazione. Per creare una cassetta postale condivisa, è necessario accedere al centro di amministrazione di Microsoft 365 con un account amministratore globale o di Exchange.

Una volta effettuato l'accesso, si può procedere selezionando 'Gruppi' e poi 'Cassette postali condivise' nel pannello di navigazione, seguito da 'Aggiungi una cassetta postale condivisa'. È importante assegnare le autorizzazioni appropriate agli utenti che necessitano di accesso, tenendo presente che solo gli utenti interni all'organizzazione possono essere autorizzati.

Gli utenti esterni, come quelli con account Gmail, non possono essere aggiunti direttamente alle caselle di posta condivise, ma si può optare per la creazione di un gruppo di Outlook se necessario.

Inoltre, le caselle di posta condivise possono essere gestite e utilizzate attraverso Outlook sul web o tramite le app di Outlook per iOS e Android, offrendo così flessibilità e accessibilità agli utenti autorizzati.

L'obiettivo di questo esercizio è fornire agli studenti una guida pratica per imparare a creare caselle di posta elettronica condivise all'interno dell'ambiente di amministrazione dell’account Microsoft 365. Le caselle di posta condivise consentono a più utenti di accedere e gestire le email di un singolo indirizzo, facilitando la collaborazione aziendale in ambiti come il servizio clienti, la gestione dei progetti o la comunicazione interna.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione, in ordine alle varie applicazioni, ci occuperemo del concetto di creazione di un oggetto, es. un sito Share Point, di operatività, es. pubblicazione di un post di notizie sulla home page del sito, di condivisione, es. del post creato sulla home page.

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DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Microsoft 365 offre una piattaforma robusta e versatile che permette agli utenti di creare, operare e condividere contenuti all'interno dell'organizzazione.

Con un abbonamento a Microsoft 365 Family, è possibile condividere i vantaggi dell'abbonamento con fino a cinque altre persone, che possono installare le app di Microsoft 365 sui propri dispositivi e accedere a 1 TB di spazio di archiviazione personale di OneDrive.

Per le aziende, la configurazione rapida per i dipendenti è essenziale per iniziare a lavorare ed essere produttivi immediatamente, con guide che facilitano l'accesso, l'installazione delle app, la configurazione di Outlook e Teams e il trasferimento dei file nel cloud.

Inoltre, per le organizzazioni che operano su più tenant, Microsoft 365 permette di sincronizzare gli utenti, semplificando la gestione e la collaborazione tra diversi domini.

Aggiungere un nuovo dipendente è un processo semplice che comprende la creazione di un account Microsoft 365 per il dipendente, l'assegnazione di ID utente e password, e l'assistenza nell'inizio del loro percorso con Microsoft 365.

L’obiettivo di questo esercizio è imparare a gestire e personalizzare l’ambiente di amministrazione di Microsoft 365 e a operare efficacemente con le applicazioni integrate. Lo studente acquisirà competenze pratiche per creare nuove risorse, configurare utenti, condividere documenti e collaborare all’interno di un contesto aziendale. L’esercizio è ideale per comprendere come utilizzare Microsoft 365 per migliorare l’efficienza e la collaborazione aziendale.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

Vedremo innanzitutto la figura dell'amministratore generale, che è colui che può fare tutto: anche cambiare la password di accesso e chiudere l'account.

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DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

La figura dell'amministratore di un account Microsoft 365 riveste un ruolo cruciale nella gestione e nel controllo delle risorse aziendali digitali. Questa posizione detiene la responsabilità di assegnare e configurare i ruoli di accesso, garantendo che ogni utente abbia le autorizzazioni necessarie per svolgere le proprie funzioni senza compromettere la sicurezza dei dati aziendali. Gli amministratori hanno il potere di gestire gli utenti, i gruppi, le sottoscrizioni e i servizi di Office 365, oltre a impostare le politiche di sicurezza e conformità. Inoltre, possono eseguire attività critiche come il ripristino di account compromessi, la gestione della protezione da minacce e la supervisione delle attività di migrazione e integrazione dei dati.

I poteri dell'amministratore sono suddivisi in diversi ruoli, ognuno con specifiche autorizzazioni per eseguire determinate attività all'interno dell'ambiente Microsoft 365. Ad esempio, l'amministratore globale ha accesso completo a tutti i servizi e le impostazioni, mentre altri ruoli come l'amministratore di Exchange o l'amministratore di SharePoint hanno permessi limitati alle loro aree specifiche. Questa segmentazione dei ruoli consente una gestione più sicura e mirata delle risorse, riducendo il rischio di errori o abusi di potere.

Per diventare un amministratore, è necessario essere assegnati a tale ruolo da un altro amministratore o attraverso una procedura di acquisizione dell'amministrazione, nel caso in cui non ci siano amministratori attivi. Questo processo richiede la verifica dell'identità e la conferma della proprietà del dominio aziendale. Una volta ottenuti i diritti di amministrazione, è possibile accedere all'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 e iniziare a configurare l'ambiente secondo le necessità dell'organizzazione.

È importante notare che, data la natura sensibile delle funzioni svolte, gli amministratori devono seguire linee guida di sicurezza rigorose per proteggere l'integrità dei dati e delle infrastrutture IT. Questo include la pratica del principio del privilegio minimo, assicurando che gli utenti abbiano solo le autorizzazioni strettamente necessarie per le loro attività, e l'implementazione di misure di sicurezza avanzate come l'autenticazione multifattore.

In sintesi, l'amministratore di un account Microsoft 365 gioca un ruolo fondamentale nell'assicurare che l'infrastruttura IT di un'organizzazione sia sicura, efficiente e allineata con gli obiettivi aziendali. La loro competenza e la loro capacità di gestire complessi scenari IT sono essenziali per il successo dell'adozione di Microsoft 365 e per il mantenimento di un ambiente di lavoro digitale produttivo e protetto.

L’obiettivo di questo esercizio è aiutare lo studente a comprendere il ruolo e le responsabilità del proprietario dell’account Microsoft 365. Verranno esplorati i concetti di gestione dell’account, configurazione dei permessi, monitoraggio delle attività e utilizzo degli strumenti integrati di Microsoft 365 per garantire un funzionamento efficace e sicuro in un contesto aziendale.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione ci occuperemo delle tecniche di valutazione dell'opportunità di dare a qualcuno poteri di amministrazione e cioè della valutazione della stretta necessità di farlo a fini di esigenze lavorative.

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DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

L'assegnazione dei ruoli di amministrazione in Microsoft 365 è un processo cruciale che garantisce la sicurezza e l'efficienza operativa all'interno di un'organizzazione.

I ruoli di amministratore sono suddivisi in base alle funzioni aziendali comuni e forniscono autorizzazioni specifiche per gestire vari aspetti del servizio Microsoft 365.

È fondamentale seguire le linee guida di sicurezza durante l'assegnazione di questi ruoli per proteggere i dati sensibili dell'organizzazione.

Ad esempio, il ruolo di amministratore globale offre controllo illimitato sui prodotti e l'accesso alla maggior parte dei dati, quindi dovrebbe essere assegnato con cautela.

Altri ruoli, come l'amministratore dei gruppi, consentono di gestire le impostazioni dei gruppi nelle interfacce di amministrazione. Per assegnare un ruolo, è necessario accedere all'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, selezionare 'Utenti' e poi 'Utenti attivi', scegliere l'utente desiderato e gestire i ruoli da lì.

L’esercizio si propone di guidare lo studente nella comprensione e applicazione dei criteri di assegnazione dei ruoli nell’ambiente di amministrazione di Microsoft 365. Attraverso una serie di passaggi pratici, lo studente apprenderà come identificare i ruoli disponibili, assegnarli correttamente agli utenti e garantire la sicurezza e l’efficienza nella gestione delle risorse aziendali.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo la figura di coloro che effettuano acquisti, gestiscono abbonamenti e richieste di servizi ed eseguono il monitoraggio dell'integrità dei servizi.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

L'amministratore di fatturazione in un account Microsoft 365 riveste un ruolo cruciale nella gestione delle operazioni finanziarie legate all'abbonamento.

Questa figura è responsabile della supervisione delle informazioni di pagamento e della fatturazione, garantendo che i dettagli siano aggiornati e che le fatture siano pagate in modo tempestivo. Attraverso l'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, l'amministratore può esaminare le fatture, aggiungere nuovi metodi di pagamento e controllare le altre informazioni di fatturazione.

È possibile visualizzare le fatture accedendo all'interfaccia di amministrazione con le credenziali di amministratore e navigando alla pagina 'Fatture e pagamenti'. Qui, si può scegliere la fattura da visualizzare, scaricare una copia PDF o gestire le notifiche di fatturazione.

È importante notare che i servizi Microsoft 365 non forniscono ricevute di pagamento, quindi per i pagamenti con carta di credito, si dovrebbe utilizzare l'estratto conto della fattura e della carta di credito corrispondente al pagamento.

Per aggiungere un metodo di pagamento, si accede sempre all'interfaccia di amministrazione e si segue il percorso Fatturazione > Fatture & pagamenti > Metodi di pagamento, selezionando poi 'Aggiungi un metodo di pagamento' e inserendo le informazioni richieste.

L’obiettivo dell’esercizio è comprendere il ruolo e le responsabilità dell’amministratore di fatturazione nel contesto di Microsoft 365. Lo studente imparerà a gestire le impostazioni relative alla fatturazione, a navigare nella sezione dedicata del portale e a interpretare le informazioni finanziarie e di pagamento associate all’account aziendale.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo la figura di coloro che hanno la necessità di visualizzare e gestire le cassette postali di posta elettronica degli utenti, dei gruppi Microsoft 365 e di Exchange Online.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Il ruolo dell'amministratore di Exchange in un account Microsoft 365 è fondamentale per la gestione efficiente delle comunicazioni aziendali.

Questa figura professionale ha il compito di configurare e mantenere l'ambiente di Exchange Online, garantendo la sicurezza e l'efficienza della posta elettronica.

Tra le sue responsabilità rientra la gestione delle cassette postali, l'impostazione dei criteri di archiviazione e la protezione da posta indesiderata e malware.

Inoltre, l'amministratore di Exchange può recuperare elementi eliminati nelle cassette postali degli utenti, configurare i permessi di "Invia come" o "Invia per conto", e creare cassette postali condivise per facilitare la collaborazione all'interno dell'organizzazione.

Per le organizzazioni di grandi dimensioni, è possibile assegnare gli utenti a gruppi di ruoli specifici all'interno di Exchange Online, consentendo loro di eseguire funzioni aziendali particolari.

Questo ruolo è essenziale per assicurare che la comunicazione via email sia fluida, sicura e conforme alle politiche aziendali.

In questo esercizio, lo studente imparerà a configurare e gestire l’ambiente di Exchange per un account Microsoft 365. Saranno trattati gli aspetti fondamentali del ruolo dell'Exchange Administrator, tra cui la gestione di mailbox, la configurazione di criteri di sicurezza e l'amministrazione di regole di flusso di posta. L'obiettivo è sviluppare competenze pratiche nell'utilizzo di Microsoft 365 per la gestione della posta elettronica aziendale.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo la figura di coloro che hanno necessità di eseguire le operazioni seguenti:

- Gestire tutte le funzionalità di amministrazione per Microsoft Fabric e Power BI;

- Report sull'utilizzo e le prestazioni;

- Esaminare e gestire il controllo.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

L'amministratore di Fabric in un account Microsoft 365 svolge un ruolo cruciale nella gestione delle impostazioni a livello di organizzazione che influenzano il funzionamento di Microsoft Fabric.

Questa figura è responsabile della configurazione, del monitoraggio e del provisioning delle risorse dell'organizzazione.

I ruoli di amministratore correlati a Microsoft Fabric sono molteplici e comprendono l'Amministratore globale, che ha accesso illimitato a tutte le funzionalità di gestione, l'Amministratore di fatturazione, che gestisce le sottoscrizioni e acquista licenze, e l'Amministratore di licenze, che assegna o rimuove licenze per gli utenti.

Inoltre, esistono ruoli specifici per la Power Platform e Fabric, che consentono un controllo completo sulle impostazioni e sulle funzionalità di amministrazione di Microsoft Fabric a livello di organizzazione.

Per diventare un amministratore di Microsoft Fabric, è necessario essere assegnati a uno di questi ruoli attraverso il portale di amministrazione di Microsoft 365 o tramite PowerShell.

Una volta assegnato, l'amministratore può accedere al portale di amministrazione di Microsoft Fabric, dove ha accesso alle metriche di utilizzo a livello di organizzazione e può controllare l'utilizzo delle funzionalità di Microsoft Fabric.

In questo esercizio, lo studente esplorerà le azioni specifiche che un Fabric Administrator può compiere all’interno di Microsoft 365. Il Fabric Administrator ha la responsabilità di configurare, gestire e mantenere l’infrastruttura su cui si basa il tenant Microsoft 365. Questa figura gestisce aspetti cruciali come la protezione dei dati, la configurazione dei criteri di sicurezza e l’ottimizzazione delle risorse.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo la figura di coloro che necessitano dell'accesso globale alla maggior parte delle funzionalità di gestione e dei dati all'interno dell'account.

Sono persone diverse dall'amministratore principale, ma possono:

- Reimpostare le password per tutti gli utenti;

- Aggiungere e gestire domini;

- Sblocca un altro amministratore globale.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Il ruolo di Global Administrator in un account Microsoft 365 è fondamentale per la gestione e la sicurezza dell'intero ambiente di lavoro digitale.

Questa figura ha il controllo quasi illimitato sulle impostazioni dell'organizzazione e su gran parte dei suoi dati. È importante notare che, per motivi di sicurezza, si consiglia di avere da 2 a 4 Global Administrator per evitare rischi legati all'accesso eccessivo ai dati e alle funzionalità aziendali.

I Global Administrator possono gestire ruoli e autorizzazioni, impostare criteri di sicurezza, accedere a tutti i dati importanti e molto altro.

Per diventare un Global Administrator, è necessario essere assegnati a questo ruolo tramite il centro amministrazione di Microsoft 365, dove si possono anche gestire altri ruoli amministrativi come Billing Admin, Exchange Admin, o User Management Admin.

Inoltre, è importante seguire le linee guida di sicurezza nell'assegnare i ruoli, assicurandosi di fornire agli amministratori solo l'accesso di cui hanno bisogno per svolgere le loro funzioni specifiche.

L’esercizio mira a far comprendere agli studenti il ruolo del Global Administrator all’interno di un account Microsoft SharePoint. In particolare, l'attività si focalizza su come il Global Administrator può gestire permessi e configurazioni cruciali per garantire sicurezza e operatività dell’ambiente di lavoro. Si analizzerà un caso in cui il Global Administrator deve assegnare diritti di accesso e modificare le impostazioni di condivisione per un team aziendale.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo la figura di coloro che devono gestire tutte le impostazioni dei gruppi tra le interfacce di amministrazione, incluse l'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 e l'interfaccia di amministrazione di Microsoft Entra.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

L'Amministratore di Gruppi gioca un ruolo cruciale nella gestione degli account Microsoft 365 all'interno di un'organizzazione.

Questa figura è responsabile della creazione e del mantenimento dei gruppi, che sono essenziali per la collaborazione e la comunicazione tra i membri del team.

Attraverso l'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, l'amministratore può creare gruppi, aggiungere o rimuovere membri, e personalizzare le impostazioni per adattarle alle esigenze specifiche dell'organizzazione.

È anche possibile gestire i permessi dei membri, assicurando che ogni persona abbia accesso solo alle risorse necessarie. Inoltre, l'amministratore ha il potere di eliminare i messaggi dalla posta in arrivo del gruppo, garantendo così la gestione efficace delle comunicazioni.

La creazione di un gruppo di Microsoft 365 è un processo semplice che può essere eseguito direttamente dall'interfaccia di amministrazione, dove si possono anche definire i proprietari del gruppo, che avranno ulteriori privilegi di gestione. 

La gestione dei gruppi è flessibile e può essere adattata per supportare diversi tipi di lavoro di squadra, che si tratti di collaborazione via email o di ambienti di chat permanenti.

Con le giuste configurazioni, i gruppi di Microsoft 365 possono diventare un potente strumento per migliorare l'efficienza e la produttività all'interno di un'organizzazione.

L'obiettivo di questo esercizio è consentire allo studente di acquisire familiarità con le responsabilità e le azioni che un amministratore di gruppi può intraprendere nel contesto di Microsoft 365. L’esercizio si concentra sulla gestione dei gruppi, inclusa la creazione, modifica e assegnazione di autorizzazioni, al fine di mantenere un’organizzazione efficiente e sicura.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo la figura di coloro che devono eseguire le azioni seguenti:

- Reimpostare password;

- Forzare gli utenti a disconnettersi;

- Gestire le richieste di servizio;

- Monitorare l'integrità dei servizi.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

L'amministratore del supporto tecnico gioca un ruolo cruciale nella gestione degli account Microsoft 365 all'interno di un'organizzazione.

Questa figura è responsabile della configurazione dei servizi, della gestione degli utenti e delle licenze, e dell'assistenza agli utenti per qualsiasi problema tecnico che possa sorgere.

Con competenze che spaziano dalla risoluzione dei problemi alla sicurezza dei dati, l'amministratore del supporto tecnico assicura che tutti i componenti dell'ecosistema Microsoft 365 funzionino in modo ottimale.

Inoltre, fornisce supporto diretto agli utenti, guidandoli attraverso le complessità dei vari prodotti e servizi, e intervenendo in caso di necessità di reimpostazione delle password o di eliminazione di account.

Per le organizzazioni che non dispongono di un amministratore interno, Microsoft offre diverse opzioni di supporto tecnico, tra cui la possibilità di chattare o ricevere una chiamata da un esperto Microsoft.

Questo esercizio è volto a far comprendere il ruolo e i poteri dell'Amministratore di supporto tecnico in un account Microsoft 365. L'obiettivo è identificare le principali funzionalità amministrative e acquisire familiarità con gli strumenti necessari per risolvere problemi tecnici, gestire utenti e configurare impostazioni aziendali.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo la figura di coloro che devono assegnare e rimuovere licenze dagli utenti e modificarne la posizione di utilizzo.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Nella gestione di un account Microsoft 365, il ruolo dell'Amministratore di licenze è cruciale per assicurare che le risorse software siano distribuite correttamente all'interno dell'organizzazione.

Questa figura ha il compito di assegnare o revocare le licenze agli utenti attraverso l'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, seguendo procedure che garantiscono la conformità e l'efficienza operativa.

Per eseguire queste operazioni, è necessario possedere i privilegi di amministratore globale, delle licenze o degli utenti. Inoltre, è possibile utilizzare Microsoft Graph PowerShell SDK per automatizzare l'assegnazione delle licenze di Microsoft 365 agli account utente o per rimuovere le licenze con PowerShell.

Per una gestione più dinamica e basata su gruppi, si può optare per l'assegnazione di licenze basate su gruppo, che permette di assegnare licenze agli utenti in base all'appartenenza ai gruppi in Microsoft Entra ID.

È importante notare che alcuni servizi, come Sway, vengono assegnati automaticamente agli utenti e non richiedono un'assegnazione individuale.

Inoltre, l'amministratore può eliminare gli account utente a cui è stata assegnata una licenza per rendere disponibile la licenza ad altri utenti, e quando si elimina un account utente, la relativa licenza diventa immediatamente disponibile per essere assegnata a un altro utente.

L’esercizio ha come obiettivo principale aiutare lo studente a comprendere il ruolo e i poteri dell’Amministratore di licenze in un account Microsoft 365. Lo studente apprenderà come assegnare, rimuovere e gestire le licenze agli utenti, utilizzando le funzionalità del portale di amministrazione di Microsoft 365. Questo esercizio mira a fornire competenze pratiche che possono essere utilizzate in un contesto aziendale reale.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo la figura di coloro che devono eseguire le operazioni seguenti:

- Monitorare le notifiche del Centro messaggi;

- Ricevere riepiloghi tramite email settimanali sui post e sugli aggiornamenti del Centro messaggi;

- Condividere i post del Centro messaggi;

- Avere accesso in sola lettura ai servizi di Microsoft Entra, ad esempio utenti e gruppi.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

L'Amministratore del centro messaggi in Microsoft 365 gioca un ruolo cruciale nella gestione delle comunicazioni e delle notifiche relative alle funzionalità, ai servizi e agli aggiornamenti pianificati. Questa figura ha il compito di monitorare le informazioni rilevanti che possono influenzare l'esperienza degli utenti e l'operatività dell'organizzazione. Attraverso l'interfaccia di amministrazione, l'amministratore può accedere al Centro messaggi, dove sono disponibili annunci importanti, dettagli sulle nuove funzionalità e consigli per la manutenzione programmata. È essenziale che l'amministratore del centro messaggi sia informato e reattivo alle comunicazioni di Microsoft, poiché queste possono contenere informazioni critiche per la sicurezza e la produttività dell'ambiente di lavoro.

Inoltre, l'amministratore ha la possibilità di filtrare i messaggi per rilevanza o per categoria, assicurando che le informazioni più pertinenti siano prontamente accessibili. Per gli utenti che necessitano di leggere e condividere i post del Centro messaggi senza avere altri privilegi di amministratore, è possibile assegnare un ruolo specifico che permette questa operatività. Questo ruolo è particolarmente utile per mantenere informate le parti interessate senza concedere l'accesso completo alle funzionalità amministrative.

La gestione efficace del Centro messaggi richiede una comprensione approfondita dei ruoli di amministratore disponibili in Microsoft 365 e delle loro relative autorizzazioni. Ogni ruolo è progettato per facilitare determinate attività aziendali e garantire che gli utenti assegnati possano eseguire le operazioni necessarie all'interno delle interfacce di amministrazione. È importante notare che, sebbene il Centro messaggi sia il principale mezzo di comunicazione delle modifiche in Microsoft 365, non è l'unico. Gli amministratori devono quindi essere consapevoli di altre risorse e canali informativi forniti da Microsoft.

La capacità di visualizzare i post in una lingua specifica è un'altra funzionalità importante del Centro messaggi. Sebbene i post siano originariamente scritti in inglese, esiste la possibilità di visualizzarli tradotti automaticamente nella lingua preferita dell'utente. Questo assicura che le informazioni siano comprensibili e accessibili a un pubblico più ampio all'interno dell'organizzazione.

Infine, l'Amministratore del centro messaggi ha anche la responsabilità di anticipare e prepararsi per le modifiche imminenti. Partecipando al programma di rilascio mirato, l'amministratore può ottenere un'anteprima delle nuove funzionalità e dei cambiamenti prima che vengano distribuiti nell'organizzazione, consentendo una pianificazione e preparazione adeguata. Questo aspetto proattivo della gestione del Centro messaggi è fondamentale per minimizzare l'impatto delle modifiche e massimizzare i benefici delle nuove funzionalità introdotte in Microsoft 365.

L’obiettivo dell’esercizio è comprendere i poteri e le azioni che l’Amministratore del Centro Messaggi di Microsoft 365 può intraprendere per gestire notifiche, aggiornamenti, e implementazioni di nuove funzionalità. Lo studente imparerà a navigare nel Centro Messaggi, analizzare gli avvisi e intraprendere le azioni necessarie per garantire che l'organizzazione sia allineata ai cambiamenti di Microsoft 365.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come sincronizzare il centro messaggi, in cui pressoché quotidianamente vengono pubblicate le novità sviluppate da Microsoft sulle varie applicazioni, con Microsoft Planner, di modo che, una volta selezionate le notizie o le applicazioni che ci interessano, si creino automaticamente delle attività da svolgere nel piano di lavoro di Planner.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

La sincronizzazione del centro messaggi nell'account Microsoft 365 con Microsoft Planner è un processo che consente agli amministratori di gestire in modo efficiente le comunicazioni e le attività correlate ai servizi di Microsoft 365.

Attraverso l'attivazione della sincronizzazione con Planner, è possibile trasformare automaticamente gli aggiornamenti e le notifiche del centro messaggi in attività all'interno di un piano di Planner, facilitando così la loro tracciabilità e gestione.

Questo metodo organizzativo permette di assegnare compiti specifici ai membri del team, stabilire scadenze e monitorare il progresso delle attività correlate alle modifiche dei servizi di Microsoft 365.

Inoltre, la personalizzazione del piano di Planner offre la flessibilità di adattare il flusso di lavoro alle esigenze specifiche dell'organizzazione, come l'ordinamento delle attività per servizio o per flusso di lavoro.

Per iniziare la sincronizzazione, gli amministratori devono accedere all'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, navigare nella sezione del centro messaggi e selezionare l'opzione di sincronizzazione con Planner.

Da lì, è possibile configurare la sincronizzazione selezionando un piano esistente o creandone uno nuovo, e personalizzare il piano secondo le preferenze dell'organizzazione.

L’esercizio consiste nel configurare la sincronizzazione tra il Centro messaggi di Microsoft 365 e Microsoft Planner, con l’obiettivo di migliorare la gestione delle comunicazioni e delle attività aziendali. Lo studente imparerà a integrare i due strumenti per automatizzare l’organizzazione delle notifiche e assegnare task in modo efficiente.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo la figura di coloro che devono eseguire le operazioni seguenti:

- Usare il servizio Criteri cloud per Microsoft 365 per creare e gestire criteri basati sul cloud;

- Creare e gestire richieste di servizio;

- Gestire il contenuto Novità visualizzato dagli utenti nelle app di Microsoft 365;

- Monitorare l'integrità dei servizi.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Nell'ambito della gestione di un account Microsoft 365, il ruolo dell'Amministratore delle App di Office è cruciale per garantire il corretto funzionamento e la sicurezza delle applicazioni utilizzate all'interno dell'organizzazione.

Questo ruolo consente di eseguire operazioni specifiche come l'uso del servizio Criteri cloud per Microsoft 365 per creare e gestire criteri basati sul cloud, nonché la gestione delle richieste di servizio.

Per diventare un amministratore, dopo aver eseguito l'accesso a Microsoft 365, è necessario selezionare l'icona di avvio delle app e, se viene visualizzato il pulsante Amministrazione, si ha la conferma di essere un amministratore.

Da qui, selezionando Amministratore, si accede all'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, dove è possibile gestire gli utenti e assegnare loro i ruoli di amministratore.

È importante seguire le linee guida di sicurezza per l'assegnazione di ruoli, dato che gli amministratori hanno accesso a file e dati sensibili.

Per una gestione ottimale, l'interfaccia di amministrazione offre un'esperienza personalizzabile e su misura, progettata per rispondere alle esigenze specifiche di ciascun ruolo e azienda, con ambienti di lavoro specializzati per un'analisi dettagliata e una gestione efficiente delle attività quotidiane.

L’obiettivo dell’esercizio è comprendere le responsabilità e le azioni che un amministratore delle APP di Office in Microsoft 365 può intraprendere per gestire efficacemente la piattaforma aziendale. Lo studente imparerà a configurare, monitorare e ottimizzare l’utilizzo delle app di Office, migliorando la sicurezza e l’efficienza aziendale.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo la figura di coloro che devono eseguire le seguenti operazioni oltre al loro ruolo di amministratore regolare:

- Aprire e gestire le richieste di servizio;

- Visualizzare e condividere i post del Centro messaggi;

- Monitorare l'integrità dei servizi.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

L'amministratore del supporto di servizi nell'account Microsoft 365 riveste un ruolo cruciale nella gestione e nel supporto dell'infrastruttura IT di un'organizzazione.

Questa figura professionale è responsabile della configurazione e della manutenzione dei servizi Microsoft 365, garantendo che tutti gli utenti abbiano accesso alle risorse necessarie e che i servizi siano sempre disponibili e sicuri.

L'amministratore deve avere una conoscenza approfondita dei vari componenti di Microsoft 365, come Exchange Online, SharePoint Online e Teams, e deve essere in grado di risolvere eventuali problemi tecnici che possono sorgere.

Inoltre, l'amministratore del supporto di servizi collabora strettamente con altri team IT per implementare le migliori pratiche di sicurezza e conformità, e per assicurare che le politiche aziendali siano rispettate. Con l'accesso all'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, l'amministratore può gestire gli account utente, assegnare licenze, configurare le impostazioni di sicurezza e molto altro.

Per gli amministratori che necessitano di assistenza, Microsoft offre diverse opzioni di supporto, tra cui la possibilità di chattare o ricevere una chiamata da un esperto del supporto tecnico. Inoltre, esistono risorse online come guide e community dove gli amministratori possono trovare ulteriori informazioni e supporto.

L’obiettivo dell’esercizio è esplorare il ruolo dell’amministratore di supporto dei servizi dell’account Microsoft 365. Lo studente imparerà a identificare i principali poteri di questo ruolo, come la gestione degli utenti, delle licenze e dei gruppi, e le azioni che può intraprendere per risolvere problemi, garantire l’efficienza e supportare l’infrastruttura aziendale digitale.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo la figura di coloro che devono scrivere, pubblicare, gestire ed esaminare i messaggi dell'organizzazione per gli utenti finali tramite gli ambienti dei prodotti Microsoft.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Il Writer di messaggi dell'organizzazione è una funzionalità integrata nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 che permette agli amministratori di comunicare efficacemente con i membri della loro organizzazione. Questo strumento consente di creare, gestire e monitorare messaggi personalizzati che possono essere inviati direttamente agli utenti all'interno del loro flusso di lavoro quotidiano. Attraverso l'uso di messaggi dell'organizzazione, è possibile fornire istruzioni, aggiornamenti sui servizi, informazioni sulle licenze e altro ancora, direttamente all'interno dei prodotti Microsoft come Outlook, Excel, PowerPoint, Word e Teams.

Per iniziare a utilizzare il Writer di messaggi dell'organizzazione, gli amministratori devono avere assegnato uno dei ruoli di amministratore specifici all'interno dell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, come l'Amministratore globale o il Writer messaggi dell'organizzazione. Questi ruoli consentono di accedere alla funzionalità e di configurare i messaggi secondo le esigenze dell'organizzazione. È anche possibile impostare requisiti specifici, come la pianificazione e i parametri di recapito dei messaggi, e assegnare la destinazione tramite gruppi di utenti per un targeting più preciso.

Una delle caratteristiche distintive del Writer di messaggi dell'organizzazione è la possibilità di creare messaggi da zero o utilizzare modelli predefiniti forniti da Microsoft, che possono essere personalizzati per adattarsi al contesto e alle esigenze specifiche dell'organizzazione. Inoltre, i messaggi possono essere arricchiti con immagini o icone e possono includere URL di destinazione personalizzati per guidare gli utenti verso risorse o azioni specifiche.

L'efficacia dei messaggi può essere monitorata attraverso report di recapito e dati delle serie temporali, permettendo agli amministratori di valutare le prestazioni dei messaggi e di apportare eventuali miglioramenti. Questo aspetto è particolarmente utile per ottimizzare la comunicazione interna e assicurarsi che i messaggi raggiungano il pubblico desiderato nel modo più efficace.

In conclusione, il Writer di messaggi dell'organizzazione nell'account Microsoft 365 rappresenta uno strumento potente e flessibile per migliorare la comunicazione interna e supportare scenari di lavoro remoti e ibridi, contribuendo a creare un ambiente di lavoro più informato e connesso.

Il Writer di messaggi dell’organizzazione in Microsoft 365 è uno strumento che permette di scrivere e diffondere comunicazioni ufficiali agli utenti interni di un'organizzazione. Questo esercizio ha l’obiettivo di familiarizzare con le funzionalità del Writer, insegnando come creare e gestire messaggi efficaci utilizzando gli strumenti disponibili nell’ambiente Microsoft 365.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo la figura di coloro che devono reimpostare le password per utenti non amministratori e di altri amministratori di password.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

L'amministratore di password in Microsoft 365 svolge un ruolo cruciale nella gestione della sicurezza e nell'accesso agli account aziendali.

Questa figura ha la responsabilità di reimpostare le password, configurare le politiche di scadenza delle password e garantire che gli utenti possano recuperare l'accesso ai loro account in modo sicuro.

È importante che l'amministratore di password sia a conoscenza delle migliori pratiche di sicurezza, come l'implementazione dell'autenticazione a più fattori e la formazione degli utenti su come creare password forti e uniche. Inoltre, l'amministratore può configurare la reimpostazione della password self-service per gli utenti, permettendo loro di gestire autonomamente il recupero delle credenziali, riducendo così il carico di lavoro amministrativo e migliorando l'efficienza operativa.

La gestione delle password è accessibile tramite l'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, dove si possono seguire passaggi specifici per la reimpostazione delle password degli utenti o la modifica delle politiche relative. In caso di smarrimento delle credenziali di accesso, esistono procedure dettagliate per il recupero del nome utente o della password, assicurando così che gli utenti possano ripristinare rapidamente l'accesso ai loro servizi.

L’esercizio si propone di far comprendere allo studente il ruolo e le responsabilità dell’amministratore di password in un account Microsoft 365. Attraverso una simulazione pratica, il partecipante apprenderà come configurare, gestire e recuperare le password degli utenti, garantendo la sicurezza e l’efficienza nell’ambiente aziendale.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo la figura di coloro devono eseguire le operazioni seguenti:

- Gestire tutte le funzionalità di amministrazione per Power Apps, Power Automate, Power BI, Microsoft Fabric;

- Creare e gestire richieste di servizio;

- Monitorare l'integrità dei servizi.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Nell'ambito di Microsoft 365, l'Amministratore di Power Platform gioca un ruolo cruciale nella gestione e nell'ottimizzazione dell'uso delle applicazioni aziendali.

Questa figura professionale ha il compito di creare e gestire gli account utente, assegnare le licenze necessarie e configurare i parametri di sicurezza per garantire un ambiente di lavoro sicuro e conforme alle politiche aziendali.

Inoltre, l'Amministratore di Power Platform deve assicurarsi che gli utenti abbiano i permessi adeguati per accedere alle varie applicazioni e servizi offerti dalla piattaforma, come Dynamics 365, Power BI, Power Apps e Power Automate, facilitando così la collaborazione e l'efficienza operativa.

La gestione degli ambienti di Power Platform, inclusa la supervisione delle integrazioni con altri servizi Microsoft e la risoluzione di eventuali problemi tecnici, rientra anch'essa nelle sue responsabilità.

Per svolgere efficacemente queste funzioni, è essenziale avere una solida comprensione dell'ecosistema Microsoft e delle sue dinamiche, nonché delle competenze tecniche specifiche per la configurazione e l'amministrazione della piattaforma.

L'Amministratore di Power Platform è quindi una figura chiave per il successo delle iniziative digitali di un'organizzazione, contribuendo a massimizzare il valore delle soluzioni tecnologiche adottate e a promuovere l'innovazione continua.

L’obiettivo dell’esercizio è comprendere il ruolo e i poteri dell’amministratore di Power Platform nell’ambito di un account Microsoft 365. Lo studente imparerà a eseguire operazioni amministrative fondamentali, come la gestione degli utenti, la configurazione di ambienti e l’applicazione di policy di sicurezza, utilizzando la console di amministrazione di Power Platform.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo la figura di coloro che devono eseguire le azioni seguenti:

- Visualizzare i dati di utilizzo e i report attività nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365;

- Ottenere l'accesso al pacchetto di contenuti per l'adozione di Power BI;

- Ottenere l'accesso a report e attività di accesso in Microsoft Entra ID.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Nell'ambito della gestione di un account Microsoft 365, l'amministratore ha il compito cruciale di monitorare e analizzare i report per garantire il corretto funzionamento e la sicurezza dell'ambiente aziendale.

Questi report possono includere dati sull'utilizzo delle applicazioni, sulle prestazioni dei servizi e sulla sicurezza, fornendo così una visione complessiva dell'attività dell'organizzazione.

L'amministratore può accedere a questi report attraverso l'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, dove può personalizzare e configurare le impostazioni in base alle esigenze specifiche dell'azienda.

È importante che l'amministratore segua le linee guida di sicurezza per l'assegnazione dei ruoli e gestisca con attenzione l'accesso ai dati sensibili, per proteggere le informazioni aziendali da accessi non autorizzati o da possibili violazioni.

Inoltre, l'amministratore ha la responsabilità di gestire gli account utente, potendo modificare le credenziali, aggiungere o rimuovere utenti e accedere ai loro file se necessario.

Per mantenere la trasparenza e la fiducia all'interno dell'organizzazione, è fondamentale che l'amministratore comunichi chiaramente le proprie azioni e le politiche di gestione dei dati.

L’esercizio si concentra sull’analisi e sull’utilizzo del potere decisionale dell’amministratore di un account Microsoft 365 attraverso la lettura e l’interpretazione dei report generati dal sistema. L’obiettivo è di comprendere come un amministratore possa utilizzare questi dati per ottimizzare l’utilizzo delle risorse aziendali, garantire la sicurezza e migliorare l’efficienza operativa.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo la figura di coloro che devono accedere e gestire l'interfaccia di amministratore di SharePoint Online, i quali possono anche:

-Creare ed eliminare siti;

- Gestire raccolte siti e impostazioni globali di SharePoint.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Il ruolo di SharePoint Administrator in Microsoft 365 è fondamentale per la gestione e l'organizzazione dei contenuti aziendali. Gli utenti assegnati a questo ruolo hanno il controllo completo sull'ambiente SharePoint, permettendo loro di creare e gestire siti, assegnare amministratori di sito, regolare le impostazioni di condivisione e gestire i gruppi di Microsoft 365.

Questo include la capacità di creare, eliminare e ripristinare gruppi, nonché di cambiare i proprietari dei gruppi. Gli amministratori globali possono assegnare il ruolo di SharePoint Administrator, ma essi stessi possiedono già tutte le autorizzazioni associate a tale ruolo.

È importante notare che le modifiche ai ruoli degli utenti, come l'accesso al centro di amministrazione di SharePoint, possono richiedere fino a un'ora per essere effettive.

Inoltre, gli amministratori di SharePoint non hanno automaticamente accesso a tutti i siti e OneDrive di ogni utente, ma possono concedersi l'accesso se necessario.

L’obiettivo di questo esercizio è approfondire la comprensione del ruolo dello SharePoint Administrator per un account Microsoft 365 e analizzare le azioni che questa figura può svolgere per gestire e amministrare un ambiente SharePoint aziendale. Lo studente imparerà a eseguire operazioni comuni utilizzando il pannello di amministrazione, impostando permessi, configurando siti e gestendo utenti.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo la figura di coloro che devono accedere e gestire l'interfaccia di amministratore di Teams i quali possono anche:

- Gestire riunioni;

- Gestire i bridge di conferenza;

- Gestire tutte le impostazioni a livello di organizzazione, inclusi federazione, aggiornamento di Teams e impostazioni del client Teams.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Nell'ambito di Microsoft 365, il ruolo di Teams Administrator è cruciale per la gestione e il coordinamento di Microsoft Teams, la piattaforma di collaborazione che integra chat, videoconferenze, chiamate e condivisione di documenti.

Questa figura professionale ha il compito di configurare, gestire e monitorare l'ambiente di Teams, garantendo che le funzionalità siano ottimizzate per soddisfare le esigenze dell'organizzazione.

Tra le responsabilità principali, l'Amministratore di Teams può gestire il servizio Teams, creare e amministrare i Gruppi di Microsoft 365, e controllare le impostazioni a livello di organizzazione, come la federazione e l'aggiornamento dei team.

Per eseguire queste attività, l'Amministratore di Teams ha accesso a strumenti avanzati nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft Teams e in PowerShell, che consentono una gestione dettagliata e personalizzata del servizio.

L’obiettivo dell’esercizio è fornire allo studente una comprensione pratica dei poteri di un Teams Administrator all’interno di un account Microsoft 365. L’esercizio si concentra su un esempio specifico di gestione, come la modifica delle impostazioni delle riunioni in Teams, il controllo degli accessi e la configurazione delle politiche per garantire un uso sicuro e produttivo della piattaforma.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo la figura di coloro che devono eseguire le operazioni seguenti per tutti gli utenti:

- Aggiungere utenti e gruppi;

- Assegnare licenze;

-Gestire la maggior parte delle proprietà degli utenti;

- Creare e gestire le visualizzazioni utente;

- Aggiornare i criteri di scadenza delle password;

- Gestire le richieste di servizio;

- Monitorare l'integrità dei servizi.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Nell'ambito di un account Microsoft 365, il ruolo dell'Amministratore di utenti è fondamentale per la gestione delle risorse e l'assegnazione dei permessi all'interno dell'organizzazione.

Questa figura ha il compito di aggiungere o rimuovere utenti, configurare le impostazioni di sicurezza, assegnare licenze e molto altro.

È possibile assegnare ruoli di amministratore a più utenti, garantendo così che le operazioni critiche possano essere distribuite tra diversi responsabili. Per esempio, si potrebbe assegnare a un utente il ruolo di Amministratore delle password, che gli permetterebbe di aiutare nella reimpostazione delle password senza concedergli l'accesso completo come un Amministratore globale.

Questo aiuta a ridurre i rischi per la sicurezza, limitando il numero di persone con accesso illimitato ai dati sensibili dell'organizzazione. La gestione dei ruoli può essere effettuata attraverso l'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, dove è possibile selezionare 'Utenti' e poi 'Utenti attivi' per poi procedere con la gestione dei ruoli.

L’esercizio mira a far comprendere il ruolo dell’amministratore di utenti in Microsoft 365, con particolare attenzione alle azioni che può intraprendere per gestire gli account, risolvere problemi e ottimizzare la produttività aziendale. Lo studente apprenderà come aggiungere nuovi utenti, assegnare licenze, reimpostare password e gestire gruppi.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo la figura di coloro che devono accedere a Experience Insights, al punteggio di adozione e al Centro messaggi nel interfaccia di amministrazione di Microsoft 365.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Il ruolo di User Experience Success Manager in Microsoft 365 è una posizione chiave per garantire che gli utenti finali traggano il massimo beneficio dalle funzionalità offerte dalla piattaforma.

Questa figura professionale si concentra sull'analisi e l'interpretazione dei dati relativi all'adozione e all'utilizzo dei vari servizi di Microsoft 365, fornendo insight preziosi per guidare le strategie di implementazione e miglioramento continuo.

Attraverso l'accesso a strumenti come Experience Insights, Adoption Score e il Message Center nel centro amministrativo di Microsoft 365, il User Experience Success Manager può identificare aree di successo e opportunità di miglioramento, lavorando a stretto contatto con gli amministratori IT e gli specialisti dell'adozione.

Questo ruolo, inoltre, include le autorizzazioni del ruolo di lettore dei rapporti di riepilogo dell'utilizzo, consentendo un accesso più ampio alle informazioni relative all'adozione, come il Feedback sui prodotti e la Salute del servizio.

L'obiettivo è massimizzare l'investimento delle organizzazioni in Microsoft 365, mantenendo al contempo un forte impegno per la privacy a livello utente, assicurando che nessuno possa utilizzare l'Adoption Score per accedere ai dati su come un singolo utente utilizza le app e i servizi di Microsoft 365.

L’obiettivo di questo esercizio è comprendere il ruolo dell’Experience Success Manager (ESM) per un account Microsoft 365 e come le sue azioni possano migliorare l’esperienza del cliente e ottimizzare l'utilizzo delle risorse aziendali. Lo studente esplorerà le principali responsabilità dell’ESM e apprenderà come utilizzare in modo efficace gli strumenti di Microsoft 365 per supportare i clienti.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo gli oggetti concettuali su cui si basano i vari poteri di amministrazione.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Il sistema di autorizzazione e dei ruoli di amministrazione in Microsoft 365 è progettato per fornire un controllo granulare e sicuro sull'accesso alle risorse e alle funzionalità all'interno dell'organizzazione.

Con una varietà di ruoli amministrativi predefiniti, gli amministratori possono assegnare permessi specifici agli utenti, garantendo che abbiano solo l'accesso necessario per svolgere le loro funzioni.

Ad esempio, il ruolo di Amministratore Globale offre un accesso quasi illimitato alle impostazioni e ai dati dell'organizzazione, mentre ruoli più limitati come l'Amministratore delle Password o l'Amministratore dell'Assistenza Tecnica forniscono accessi più ristretti.

È importante seguire le linee guida di sicurezza quando si assegnano questi ruoli, come avere un numero limitato di Amministratori Globali e assegnare il ruolo meno permissivo necessario per compiere un determinato compito.

Questo approccio minimizza i rischi di sicurezza e aiuta a proteggere i dati sensibili dell'organizzazione.

I quiz, come sotto strutturati, rappresentano una straordinaria occasione di apprendimento. Dopo aver portato a termine un questionario e cliccando su "INVIA" sarà restituito il risultato con punteggio potendosi pertanto vedere a quali domande si è risposto correttamente e quelle in cui sono stati commessi errori. In ogni caso viene argomentata la risposta esatta che costituisce un'ulteriore opportunità di fissare e memorizzare il concetto.

20 domande per ciascuno di questi punti

- Microsoft 365: un mondo di applicazioni per la produttività;

- Personalizzazione e gestione dell'ambiente Microsoft 365;

- L'APP Microsoft Authenticator;

- L'architettura di un Account aziendale;

- Il pannello di amministrazione;

- Creazione di utenti;

- Creazione di gruppi;

- Creazione di un modello utente;

- Aggiunta multipla di utenti;

- Aggiunta di contatti;

- Aggiunta di ospiti

- Creazione di caselle di posta elettronica condivise;

- Il proprietario dell'account: amministratore generale;

- Criteri di assegnazione dei ruoli di amministrazione;

- Amministratore di fatturazione;

- Amministratore di Exchange;

- Amministratore di Fabric;

- Il Global Administrator;

- Amministratore di gruppi;

- Amministratore di supporto tecnico;

- Amministratore di licenze;

- Amministratore del centro messaggi;

- Sincronizzazione del centro messaggi con Microsoft Planner;

- Amministratore delle APP di Office;

- Amministratore di supporto dei servizi;

- Il Writer di messaggi dell'organizzazione;

- Amministratore di Power Platform;

- Amministratore che legge i reports;

- Share Point Administrator;

- Teams Administrator;

- Amministratore di utenti;

- User Experience Success Manager.

Questo modulo rappresenta una completa simulazione professionale di amministrazione Microsoft 365, progettata per sviluppare competenze operative attraverso scenari aziendali realistici. L'utente affronta attività concrete legate a gestione utenti, assegnazione licenze, configurazione di gruppi Microsoft 365, caselle condivise, sicurezza degli accessi, autenticazione multifattore (MFA), governance, audit e operazioni IT quotidiane all'interno di un tenant aziendale.

Ogni task è strutturata come una vera attività di lavoro e include obiettivi aziendali, procedure operative dettagliate, controlli di verifica, checklist di accettazione, raccolta delle evidenze e documentazione finale, consentendo di acquisire non solo competenze tecniche ma anche metodologie di lavoro richieste nelle organizzazioni moderne.

Dal punto di vista aziendale, il modulo aiuta a sviluppare competenze fondamentali in Microsoft 365 Administration, Identity & Access Management, Microsoft Entra ID, Exchange Online, Cybersecurity, Tenant Management, Governance & Compliance e IT Operations. Particolare attenzione è dedicata alla sicurezza, alla corretta assegnazione dei privilegi, alla tracciabilità delle attività e alla produzione di documentazione verificabile, aspetti sempre più richiesti nelle infrastrutture cloud moderne.

Grazie al sistema di avanzamento, alle checklist obbligatorie e alla generazione del dossier finale, il partecipante impara a lavorare secondo procedure strutturate, sviluppando capacità di problem solving, analisi, controllo qualità, gestione del rischio e documentazione tecnica. Inoltre, il blocco note integrato con gestione di allegati e link consente di simulare la raccolta di evidenze e la gestione della conoscenza tipica dei reparti IT professionali.

Elenco videolezioni ognuna delle quali ha un suo quiz di 10 domande a risposta multipla con restituzione dell'esattezza o meno della risposta e spiegazione della risposta esatta.

SEZIONE 1. INTRODUZIONE A MICROSOFT SHARE POINT

01 – Che cos'è Microsoft SharePoint

Introduce SharePoint come piattaforma Microsoft 365 per creare siti, raccogliere documenti, organizzare informazioni e collaborare in modo controllato. In azienda è utile perché centralizza contenuti, procedure e materiali di lavoro, riducendo dispersione di file e comunicazioni.

02 – Microsoft SharePoint Home Page

Descrive la pagina iniziale di SharePoint, da cui si accede ai siti seguiti, alle notizie, ai documenti recenti e alle risorse più usate. In ambito aziendale aiuta gli utenti a trovare rapidamente contenuti e spazi di lavoro senza perdere tempo nella ricerca manuale.

03 – La creazione del sito SharePoint

Spiega come creare un sito di team o di comunicazione per raccogliere documenti, pagine, elenchi e informazioni condivise. In azienda consente di costruire ambienti dedicati a reparti, progetti o processi, migliorando collaborazione e gestione delle attività.

04 – L'interfaccia utente

Presenta menu, barre di comando, aree di navigazione e strumenti principali disponibili nei siti SharePoint. La conoscenza dell'interfaccia rende più rapido l'uso quotidiano della piattaforma e facilita l'autonomia operativa dei dipendenti.

05 – SharePoint Mobile

Illustra l'utilizzo di SharePoint da smartphone e tablet per consultare siti, documenti, notizie e contenuti aziendali anche fuori ufficio. È utile per il lavoro mobile perché permette accesso rapido alle informazioni e continuità operativa durante trasferte o attività da remoto.

SEZIONE2. LAVORARE CON LE LISTE

01 – Introduzione alle liste di dati

Introduce le liste SharePoint come strumenti per raccogliere dati strutturati, simili a tabelle intelligenti con colonne, viste e filtri. In azienda sono utili per gestire attività, richieste, inventari, scadenze e registri condivisi.

02 – La creazione di elenchi di dati

Spiega come creare un elenco scegliendo modello, colonne e impostazioni di base. Nel lavoro aziendale permette di trasformare informazioni sparse in archivi ordinati, consultabili e aggiornabili da più persone.

03 – Come modificare le liste di dati e le pagine sito

Mostra come aggiornare elementi, colonne, impostazioni e contenuti collegati alle pagine del sito. È utile perché consente di adattare rapidamente gli strumenti SharePoint all'evoluzione dei processi aziendali.

04 – La modifica rapida e la gestione degli allegati

Descrive la modifica rapida per aggiornare molti dati in modalità tabellare e la gestione degli allegati collegati agli elementi. In azienda velocizza l'inserimento massivo di informazioni e mantiene documenti di supporto collegati ai dati corretti.

05 – Introduzione alla creazione di elenchi

Approfondisce la logica di progettazione degli elenchi, dalla scelta delle colonne alla definizione dello scopo operativo. È utile per costruire strumenti coerenti con le esigenze dei team e ridurre errori nella raccolta dati.

06 – Creazione elenchi e tipologie di colonne

Illustra le principali colonne disponibili, come testo, scelta, data, numero, persona e allegati. Nel contesto aziendale aiuta a classificare correttamente le informazioni e a creare elenchi più facili da filtrare, analizzare e automatizzare.

SEZIONE 3. LAVORARE CON LE LIBRERIE DOCUMENTI

01 – Che cos'è una libreria in SharePoint

Definisce la libreria documenti come spazio organizzato per archiviare, condividere e gestire file aziendali. È utile perché permette controllo versioni, collaborazione sui documenti e accesso sicuro ai materiali di lavoro.

02 – Come creare una raccolta documenti

Spiega la creazione di una libreria dedicata a file e cartelle, con impostazioni di base e permessi coerenti. In azienda consente di separare documenti per progetto, reparto o funzione, rendendo più ordinata la gestione documentale.

03 – Come organizzare la visualizzazione dei file

Descrive viste, ordinamenti, filtri e raggruppamenti per rendere più leggibili le librerie. È utile nel lavoro quotidiano perché permette a ogni team di visualizzare rapidamente i documenti più rilevanti.

04 – Come aggiungere metadati ai documenti

Illustra l'uso dei metadati per classificare file con informazioni come categoria, responsabile, data o stato. In azienda migliora ricerca, ordinamento e controllo dei documenti, soprattutto quando le librerie contengono molti file.

05 – Sincronizzazione libreria con OneDrive

Spiega come sincronizzare una libreria SharePoint sul computer tramite OneDrive. È utile perché consente di lavorare sui file anche da Esplora file, mantenendo l'allineamento con il cloud aziendale.

06 – Lavorare da remoto con librerie documenti

Mostra come accedere, modificare e condividere documenti da sedi diverse o in smart working. In azienda favorisce continuità operativa, collaborazione distribuita e riduzione degli scambi di file via email.

SEZIONE 4. FUNZIONALITÀ COMUNI A LISTE E LIBRERIE DI DOCUMENTI

01 – Le viste in Microsoft SharePoint

Le viste permettono di organizzare liste e librerie in modi diversi, scegliendo colonne, ordinamenti, filtri e raggruppamenti. In azienda sono utili perché consentono a ogni reparto di consultare solo le informazioni più rilevanti per il proprio lavoro.

02 – Come filtrare i dati in una lista

I filtri consentono di visualizzare rapidamente solo gli elementi che rispettano criteri specifici, come stato, data, responsabile o categoria. Nel lavoro aziendale riducono i tempi di ricerca e facilitano il controllo operativo su attività e informazioni.

03 – Il riquadro informazioni

Il riquadro informazioni mostra dettagli, proprietà, attività recenti e metadati collegati a file o elementi. In azienda è utile per verificare rapidamente contesto, stato e tracciabilità dei contenuti senza aprire schermate aggiuntive.

04 – Impostazione avvisi in librerie ed elenchi

Gli avvisi informano gli utenti quando un elemento viene creato, modificato o eliminato in una lista o libreria. Sono utili in azienda perché aiutano i team a seguire aggiornamenti importanti e a reagire tempestivamente ai cambiamenti.

05 – Come recuperare gli oggetti eliminati

Il cestino di SharePoint consente di recuperare documenti, elementi o contenuti eliminati entro i tempi previsti dalle impostazioni aziendali. Questa funzione riduce il rischio di perdita accidentale dei dati e supporta la continuità del lavoro.

SEZIONE 5. PAGINE E WEB PARTS

01 – Le pagine del sito SharePoint

Le pagine permettono di pubblicare contenuti, notizie, istruzioni operative e risorse aziendali in modo ordinato. Sono utili perché trasformano il sito SharePoint in uno spazio informativo chiaro per team, reparti e progetti.

02 – Cosa sono le web part delle pagine

Le web part sono componenti modulari che aggiungono testi, immagini, collegamenti, documenti, elenchi e contenuti dinamici alle pagine. In azienda consentono di costruire pagine personalizzate senza sviluppare codice.

03 – Web part “Collegamenti rapidi”

La web part Collegamenti rapidi permette di creare pulsanti o riquadri verso documenti, pagine, strumenti e risorse frequenti. È utile in azienda perché semplifica l’accesso ai contenuti più importanti e riduce i passaggi di navigazione.

05 – Web part “Linee di divisione e testo”

Le linee di divisione e i blocchi di testo aiutano a strutturare visivamente le pagine, separando sezioni e spiegazioni. Nel contesto aziendale migliorano la leggibilità di procedure, comunicazioni interne e contenuti formativi.

06 – Web part “Hero”

La web part Hero consente di mettere in evidenza contenuti principali con immagini, titoli e riquadri visivi. È utile per promuovere notizie aziendali, progetti prioritari, portali interni o risorse da consultare subito.

07 – Web part “Immagini”

La web part Immagini permette di inserire contenuti visuali nelle pagine SharePoint per accompagnare testi e comunicazioni. In azienda rende più chiare presentazioni, istruzioni operative, aggiornamenti e materiali di onboarding.

08 – Web part “Invito all’azione e pulsante”

Queste web part guidano l’utente verso un’azione specifica, come aprire un modulo, consultare un documento o accedere a un servizio. Sono utili perché rendono le pagine più operative e orientate al risultato.

09 – Web part “Raccolta di immagini”

La raccolta di immagini consente di presentare più contenuti visuali in modo ordinato e navigabile. In azienda può essere usata per gallerie di eventi, portfolio di progetto, esempi operativi o comunicazioni visive interne.

10 – Web part “Spaziatore”

Lo spaziatore serve a regolare la distanza tra elementi della pagina, rendendo il layout più ordinato e leggibile. In azienda aiuta a costruire pagine professionali, chiare e facili da consultare anche da utenti non tecnici.

11 – Web part “Stream e YouTube”

Queste web part permettono di incorporare o mostrare contenuti video nelle pagine SharePoint. Sono utili per formazione interna, comunicazioni della direzione, tutorial operativi e materiali multimediali di supporto ai processi aziendali.

12 – Web part “Documenti, elenchi e raccolte”

Queste web part visualizzano direttamente documenti, liste o librerie all’interno di una pagina. In azienda consentono di creare dashboard operative dove informazioni e file sono consultabili senza cambiare area del sito.

13 – Web part “Notizie, contatti ed eventi”

Queste web part permettono di pubblicare aggiornamenti, persone di riferimento e appuntamenti importanti. In azienda migliorano la comunicazione interna e rendono più visibili scadenze, iniziative e responsabilità.

14 – Come modificare sezioni e web part

La modifica di sezioni e web part consente di aggiornare layout, contenuti e componenti delle pagine. È utile perché permette ai responsabili di mantenere il sito sempre coerente con progetti, comunicazioni e processi in evoluzione.

15 – Come modificare l’aspetto del sito

Le impostazioni di aspetto permettono di personalizzare tema, colori, intestazioni e stile del sito. In azienda aiutano a rendere gli spazi SharePoint riconoscibili, coerenti con l’identità interna e più gradevoli da usare.

16 – Configurazione della navigazione

La navigazione consente di organizzare menu, collegamenti e percorsi di accesso alle aree del sito. È utile perché guida gli utenti verso le risorse corrette e rende più semplice l’uso quotidiano del portale aziendale.

17 – La navigazione e la ricerca nel sito SharePoint

La ricerca permette di individuare documenti, pagine, notizie e contenuti presenti nel sito. In azienda è fondamentale per recuperare rapidamente informazioni affidabili e ridurre il tempo perso nella consultazione manuale.

SEZIONE 6. IL SISTEMA DEI PERMESSI

01 – Introduzione al sistema dei permessi

Il sistema dei permessi definisce chi può visualizzare, modificare, condividere o amministrare contenuti in SharePoint. In azienda è essenziale per proteggere dati, documenti riservati e aree operative dedicate.

02 – I livelli di autorizzazione

I livelli di autorizzazione stabiliscono cosa può fare un utente, ad esempio leggere, contribuire, modificare o gestire contenuti. Sono utili perché permettono di assegnare responsabilità precise e ridurre accessi non necessari.

03 – I permessi avanzati

I permessi avanzati consentono configurazioni più dettagliate rispetto alle impostazioni standard del sito. In azienda sono utili per gestire casi complessi, come aree riservate, sottositi, librerie sensibili o gruppi con esigenze specifiche.

04 – Come creare gruppi di utenti

I gruppi permettono di assegnare permessi a più persone contemporaneamente in modo ordinato. Nel lavoro aziendale semplificano la gestione degli accessi per reparti, team di progetto, ruoli organizzativi o collaboratori esterni.

05 – La condivisione esterna

La condivisione esterna permette di collaborare con utenti fuori dall’organizzazione, secondo le regole definite dall’amministratore. È utile per lavorare con clienti, fornitori e partner mantenendo controllo sugli accessi ai contenuti.

06 – Utenti anonimi e autenticati

Gli utenti autenticati accedono con credenziali riconosciute, mentre gli accessi anonimi non richiedono identificazione diretta. In azienda è importante distinguere questi scenari per proteggere documenti e limitare la diffusione di informazioni sensibili.

07 – Come gestire gli accessi esterni

La gestione degli accessi esterni consente di controllare inviti, autorizzazioni, scadenze e revoche per utenti fuori dall’organizzazione. In azienda riduce i rischi di accesso non autorizzato e mantiene sicura la collaborazione con soggetti esterni.

08 – Elenchi e sito secondario

Elenchi, librerie e siti secondari possono avere permessi ereditati o personalizzati rispetto al sito principale. Questa gestione è utile per separare aree operative, dati riservati e responsabilità tra gruppi aziendali diversi.

SEZIONE 7. SHARE POINT E LE ALTRE APPS MICROSOFT 365

01 – Sommario della sezione

Il sommario introduce le principali integrazioni tra SharePoint e le app Microsoft 365. In azienda aiuta a comprendere come SharePoint possa diventare il centro operativo per documenti, attività, comunicazioni e processi digitali.

02 – Integrazione SharePoint e Microsoft Planner

L’integrazione con Planner collega siti e attività di progetto, rendendo più semplice seguire responsabilità, scadenze e avanzamento del lavoro. In azienda supporta la pianificazione operativa e la collaborazione tra team.

03 – Integrazione sito SharePoint in Microsoft Teams

SharePoint è alla base della gestione documentale dei team di Microsoft Teams e può essere integrato come scheda o area collegata. In azienda consente di unire conversazioni, file e collaborazione in un unico ambiente di lavoro.

04 – Integrazione SharePoint e Microsoft OneNote

OneNote può essere usato insieme a SharePoint per raccogliere appunti, verbali, procedure e materiali condivisi. In azienda è utile per documentare riunioni, knowledge base e attività di progetto in modo collaborativo.

05 – Ambiente SharePoint e Microsoft Power Apps

Power Apps consente di creare applicazioni personalizzate basate su liste e dati SharePoint. In azienda permette di digitalizzare moduli, richieste, approvazioni e processi interni senza sviluppare soluzioni complesse da zero.

06 – Perfezionamento Microsoft Planner e Microsoft Teams per SharePoint

Il perfezionamento delle integrazioni con Planner e Teams migliora il coordinamento tra documenti, attività e comunicazioni. In azienda consente di creare ambienti di lavoro più completi, dove ogni progetto ha file, conversazioni e scadenze collegati.

07 – Integrazione Microsoft Forms e SharePoint

Forms può raccogliere risposte da utenti interni o esterni e collegarsi a SharePoint per archiviazione, consultazione o automazione dei dati. In azienda è utile per sondaggi, richieste, verifiche, raccolte dati e procedure standardizzate.

Elenco videolezioni ognuna delle quali ha un suo quiz di 10 domande a risposta multipla con restituzione dell'esattezza o meno della risposta e spiegazione della risposta esatta.

SEZIONE 1. INTRODUZIONE A MICROSOFT SHARE POINT

01 – Che cos'è Microsoft SharePoint

Introduce SharePoint come piattaforma Microsoft 365 per creare siti, raccogliere documenti, organizzare informazioni e collaborare in modo controllato. In azienda è utile perché centralizza contenuti, procedure e materiali di lavoro, riducendo dispersione di file e comunicazioni.

02 – Microsoft SharePoint Home Page

Descrive la pagina iniziale di SharePoint, da cui si accede ai siti seguiti, alle notizie, ai documenti recenti e alle risorse più usate. In ambito aziendale aiuta gli utenti a trovare rapidamente contenuti e spazi di lavoro senza perdere tempo nella ricerca manuale.

03 – La creazione del sito SharePoint

Spiega come creare un sito di team o di comunicazione per raccogliere documenti, pagine, elenchi e informazioni condivise. In azienda consente di costruire ambienti dedicati a reparti, progetti o processi, migliorando collaborazione e gestione delle attività.

04 – L'interfaccia utente

Presenta menu, barre di comando, aree di navigazione e strumenti principali disponibili nei siti SharePoint. La conoscenza dell'interfaccia rende più rapido l'uso quotidiano della piattaforma e facilita l'autonomia operativa dei dipendenti.

05 – SharePoint Mobile

Illustra l'utilizzo di SharePoint da smartphone e tablet per consultare siti, documenti, notizie e contenuti aziendali anche fuori ufficio. È utile per il lavoro mobile perché permette accesso rapido alle informazioni e continuità operativa durante trasferte o attività da remoto.

SEZIONE2. LAVORARE CON LE LISTE

01 – Introduzione alle liste di dati

Introduce le liste SharePoint come strumenti per raccogliere dati strutturati, simili a tabelle intelligenti con colonne, viste e filtri. In azienda sono utili per gestire attività, richieste, inventari, scadenze e registri condivisi.

02 – La creazione di elenchi di dati

Spiega come creare un elenco scegliendo modello, colonne e impostazioni di base. Nel lavoro aziendale permette di trasformare informazioni sparse in archivi ordinati, consultabili e aggiornabili da più persone.

03 – Come modificare le liste di dati e le pagine sito

Mostra come aggiornare elementi, colonne, impostazioni e contenuti collegati alle pagine del sito. È utile perché consente di adattare rapidamente gli strumenti SharePoint all'evoluzione dei processi aziendali.

04 – La modifica rapida e la gestione degli allegati

Descrive la modifica rapida per aggiornare molti dati in modalità tabellare e la gestione degli allegati collegati agli elementi. In azienda velocizza l'inserimento massivo di informazioni e mantiene documenti di supporto collegati ai dati corretti.

05 – Introduzione alla creazione di elenchi

Approfondisce la logica di progettazione degli elenchi, dalla scelta delle colonne alla definizione dello scopo operativo. È utile per costruire strumenti coerenti con le esigenze dei team e ridurre errori nella raccolta dati.

06 – Creazione elenchi e tipologie di colonne

Illustra le principali colonne disponibili, come testo, scelta, data, numero, persona e allegati. Nel contesto aziendale aiuta a classificare correttamente le informazioni e a creare elenchi più facili da filtrare, analizzare e automatizzare.

SEZIONE 3. LAVORARE CON LE LIBRERIE DOCUMENTI

01 – Che cos'è una libreria in SharePoint

Definisce la libreria documenti come spazio organizzato per archiviare, condividere e gestire file aziendali. È utile perché permette controllo versioni, collaborazione sui documenti e accesso sicuro ai materiali di lavoro.

02 – Come creare una raccolta documenti

Spiega la creazione di una libreria dedicata a file e cartelle, con impostazioni di base e permessi coerenti. In azienda consente di separare documenti per progetto, reparto o funzione, rendendo più ordinata la gestione documentale.

03 – Come organizzare la visualizzazione dei file

Descrive viste, ordinamenti, filtri e raggruppamenti per rendere più leggibili le librerie. È utile nel lavoro quotidiano perché permette a ogni team di visualizzare rapidamente i documenti più rilevanti.

04 – Come aggiungere metadati ai documenti

Illustra l'uso dei metadati per classificare file con informazioni come categoria, responsabile, data o stato. In azienda migliora ricerca, ordinamento e controllo dei documenti, soprattutto quando le librerie contengono molti file.

05 – Sincronizzazione libreria con OneDrive

Spiega come sincronizzare una libreria SharePoint sul computer tramite OneDrive. È utile perché consente di lavorare sui file anche da Esplora file, mantenendo l'allineamento con il cloud aziendale.

06 – Lavorare da remoto con librerie documenti

Mostra come accedere, modificare e condividere documenti da sedi diverse o in smart working. In azienda favorisce continuità operativa, collaborazione distribuita e riduzione degli scambi di file via email.

SEZIONE 4. FUNZIONALITÀ COMUNI A LISTE E LIBRERIE DI DOCUMENTI

01 – Le viste in Microsoft SharePoint

Le viste permettono di organizzare liste e librerie in modi diversi, scegliendo colonne, ordinamenti, filtri e raggruppamenti. In azienda sono utili perché consentono a ogni reparto di consultare solo le informazioni più rilevanti per il proprio lavoro.

02 – Come filtrare i dati in una lista

I filtri consentono di visualizzare rapidamente solo gli elementi che rispettano criteri specifici, come stato, data, responsabile o categoria. Nel lavoro aziendale riducono i tempi di ricerca e facilitano il controllo operativo su attività e informazioni.

03 – Il riquadro informazioni

Il riquadro informazioni mostra dettagli, proprietà, attività recenti e metadati collegati a file o elementi. In azienda è utile per verificare rapidamente contesto, stato e tracciabilità dei contenuti senza aprire schermate aggiuntive.

04 – Impostazione avvisi in librerie ed elenchi

Gli avvisi informano gli utenti quando un elemento viene creato, modificato o eliminato in una lista o libreria. Sono utili in azienda perché aiutano i team a seguire aggiornamenti importanti e a reagire tempestivamente ai cambiamenti.

05 – Come recuperare gli oggetti eliminati

Il cestino di SharePoint consente di recuperare documenti, elementi o contenuti eliminati entro i tempi previsti dalle impostazioni aziendali. Questa funzione riduce il rischio di perdita accidentale dei dati e supporta la continuità del lavoro.

SEZIONE 5. PAGINE E WEB PARTS

01 – Le pagine del sito SharePoint

Le pagine permettono di pubblicare contenuti, notizie, istruzioni operative e risorse aziendali in modo ordinato. Sono utili perché trasformano il sito SharePoint in uno spazio informativo chiaro per team, reparti e progetti.

02 – Cosa sono le web part delle pagine

Le web part sono componenti modulari che aggiungono testi, immagini, collegamenti, documenti, elenchi e contenuti dinamici alle pagine. In azienda consentono di costruire pagine personalizzate senza sviluppare codice.

03 – Web part “Collegamenti rapidi”

La web part Collegamenti rapidi permette di creare pulsanti o riquadri verso documenti, pagine, strumenti e risorse frequenti. È utile in azienda perché semplifica l’accesso ai contenuti più importanti e riduce i passaggi di navigazione.

05 – Web part “Linee di divisione e testo”

Le linee di divisione e i blocchi di testo aiutano a strutturare visivamente le pagine, separando sezioni e spiegazioni. Nel contesto aziendale migliorano la leggibilità di procedure, comunicazioni interne e contenuti formativi.

06 – Web part “Hero”

La web part Hero consente di mettere in evidenza contenuti principali con immagini, titoli e riquadri visivi. È utile per promuovere notizie aziendali, progetti prioritari, portali interni o risorse da consultare subito.

07 – Web part “Immagini”

La web part Immagini permette di inserire contenuti visuali nelle pagine SharePoint per accompagnare testi e comunicazioni. In azienda rende più chiare presentazioni, istruzioni operative, aggiornamenti e materiali di onboarding.

08 – Web part “Invito all’azione e pulsante”

Queste web part guidano l’utente verso un’azione specifica, come aprire un modulo, consultare un documento o accedere a un servizio. Sono utili perché rendono le pagine più operative e orientate al risultato.

09 – Web part “Raccolta di immagini”

La raccolta di immagini consente di presentare più contenuti visuali in modo ordinato e navigabile. In azienda può essere usata per gallerie di eventi, portfolio di progetto, esempi operativi o comunicazioni visive interne.

10 – Web part “Spaziatore”

Lo spaziatore serve a regolare la distanza tra elementi della pagina, rendendo il layout più ordinato e leggibile. In azienda aiuta a costruire pagine professionali, chiare e facili da consultare anche da utenti non tecnici.

11 – Web part “Stream e YouTube”

Queste web part permettono di incorporare o mostrare contenuti video nelle pagine SharePoint. Sono utili per formazione interna, comunicazioni della direzione, tutorial operativi e materiali multimediali di supporto ai processi aziendali.

12 – Web part “Documenti, elenchi e raccolte”

Queste web part visualizzano direttamente documenti, liste o librerie all’interno di una pagina. In azienda consentono di creare dashboard operative dove informazioni e file sono consultabili senza cambiare area del sito.

13 – Web part “Notizie, contatti ed eventi”

Queste web part permettono di pubblicare aggiornamenti, persone di riferimento e appuntamenti importanti. In azienda migliorano la comunicazione interna e rendono più visibili scadenze, iniziative e responsabilità.

14 – Come modificare sezioni e web part

La modifica di sezioni e web part consente di aggiornare layout, contenuti e componenti delle pagine. È utile perché permette ai responsabili di mantenere il sito sempre coerente con progetti, comunicazioni e processi in evoluzione.

15 – Come modificare l’aspetto del sito

Le impostazioni di aspetto permettono di personalizzare tema, colori, intestazioni e stile del sito. In azienda aiutano a rendere gli spazi SharePoint riconoscibili, coerenti con l’identità interna e più gradevoli da usare.

16 – Configurazione della navigazione

La navigazione consente di organizzare menu, collegamenti e percorsi di accesso alle aree del sito. È utile perché guida gli utenti verso le risorse corrette e rende più semplice l’uso quotidiano del portale aziendale.

17 – La navigazione e la ricerca nel sito SharePoint

La ricerca permette di individuare documenti, pagine, notizie e contenuti presenti nel sito. In azienda è fondamentale per recuperare rapidamente informazioni affidabili e ridurre il tempo perso nella consultazione manuale.

SEZIONE 6. IL SISTEMA DEI PERMESSI

01 – Introduzione al sistema dei permessi

Il sistema dei permessi definisce chi può visualizzare, modificare, condividere o amministrare contenuti in SharePoint. In azienda è essenziale per proteggere dati, documenti riservati e aree operative dedicate.

02 – I livelli di autorizzazione

I livelli di autorizzazione stabiliscono cosa può fare un utente, ad esempio leggere, contribuire, modificare o gestire contenuti. Sono utili perché permettono di assegnare responsabilità precise e ridurre accessi non necessari.

03 – I permessi avanzati

I permessi avanzati consentono configurazioni più dettagliate rispetto alle impostazioni standard del sito. In azienda sono utili per gestire casi complessi, come aree riservate, sottositi, librerie sensibili o gruppi con esigenze specifiche.

04 – Come creare gruppi di utenti

I gruppi permettono di assegnare permessi a più persone contemporaneamente in modo ordinato. Nel lavoro aziendale semplificano la gestione degli accessi per reparti, team di progetto, ruoli organizzativi o collaboratori esterni.

05 – La condivisione esterna

La condivisione esterna permette di collaborare con utenti fuori dall’organizzazione, secondo le regole definite dall’amministratore. È utile per lavorare con clienti, fornitori e partner mantenendo controllo sugli accessi ai contenuti.

06 – Utenti anonimi e autenticati

Gli utenti autenticati accedono con credenziali riconosciute, mentre gli accessi anonimi non richiedono identificazione diretta. In azienda è importante distinguere questi scenari per proteggere documenti e limitare la diffusione di informazioni sensibili.

07 – Come gestire gli accessi esterni

La gestione degli accessi esterni consente di controllare inviti, autorizzazioni, scadenze e revoche per utenti fuori dall’organizzazione. In azienda riduce i rischi di accesso non autorizzato e mantiene sicura la collaborazione con soggetti esterni.

08 – Elenchi e sito secondario

Elenchi, librerie e siti secondari possono avere permessi ereditati o personalizzati rispetto al sito principale. Questa gestione è utile per separare aree operative, dati riservati e responsabilità tra gruppi aziendali diversi.

SEZIONE 7. SHARE POINT E LE ALTRE APPS MICROSOFT 365

01 – Sommario della sezione

Il sommario introduce le principali integrazioni tra SharePoint e le app Microsoft 365. In azienda aiuta a comprendere come SharePoint possa diventare il centro operativo per documenti, attività, comunicazioni e processi digitali.

02 – Integrazione SharePoint e Microsoft Planner

L’integrazione con Planner collega siti e attività di progetto, rendendo più semplice seguire responsabilità, scadenze e avanzamento del lavoro. In azienda supporta la pianificazione operativa e la collaborazione tra team.

03 – Integrazione sito SharePoint in Microsoft Teams

SharePoint è alla base della gestione documentale dei team di Microsoft Teams e può essere integrato come scheda o area collegata. In azienda consente di unire conversazioni, file e collaborazione in un unico ambiente di lavoro.

04 – Integrazione SharePoint e Microsoft OneNote

OneNote può essere usato insieme a SharePoint per raccogliere appunti, verbali, procedure e materiali condivisi. In azienda è utile per documentare riunioni, knowledge base e attività di progetto in modo collaborativo.

05 – Ambiente SharePoint e Microsoft Power Apps

Power Apps consente di creare applicazioni personalizzate basate su liste e dati SharePoint. In azienda permette di digitalizzare moduli, richieste, approvazioni e processi interni senza sviluppare soluzioni complesse da zero.

06 – Perfezionamento Microsoft Planner e Microsoft Teams per SharePoint

Il perfezionamento delle integrazioni con Planner e Teams migliora il coordinamento tra documenti, attività e comunicazioni. In azienda consente di creare ambienti di lavoro più completi, dove ogni progetto ha file, conversazioni e scadenze collegati.

07 – Integrazione Microsoft Forms e SharePoint

Forms può raccogliere risposte da utenti interni o esterni e collegarsi a SharePoint per archiviazione, consultazione o automazione dei dati. In azienda è utile per sondaggi, richieste, verifiche, raccolte dati e procedure standardizzate.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione parleremo in generale delle tecnologie che Microsoft 365 ci mette a disposizione per lavorare on line sui file di Office (Word, Excel, PowerPoint e Access) senza sovrapporsi, come tradizionalmente avviene anche se il file è condiviso on line su One Drive o su Google Drive.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO:

1. LAVORARE SINCRONICAMENTE SULLO STESSO FILE CON ONE DRIVE FOR BISINESS

Lavorare in modo sincronico su un file con OneDrive for Business è una funzionalità che migliora notevolmente la collaborazione e la produttività all'interno delle aziende.

Questo strumento permette a più utenti di modificare contemporaneamente lo stesso documento, foglio di calcolo o presentazione, garantendo che tutti i collaboratori abbiano sempre accesso alla versione più aggiornata del file.

Grazie alla tecnologia di co-authoring, le modifiche vengono visualizzate in tempo reale, permettendo una collaborazione efficace anche quando i team sono distribuiti geograficamente.

Per iniziare, è necessario accedere a Office 365 con un account aziendale e navigare fino alla sezione OneDrive. Da qui, si possono selezionare i file da condividere e utilizzare l'opzione di sincronizzazione per assicurarsi che le modifiche siano aggiornate su tutti i dispositivi collegati.

Inoltre, OneDrive for Business si integra perfettamente con le applicazioni del pacchetto Office 365, offrendo un'esperienza utente fluida e senza interruzioni.

La sicurezza dei dati è garantita da robusti protocolli di sicurezza, assicurando che le informazioni sensibili siano protette durante la collaborazione.

Con la crescente tendenza verso lo smart working, OneDrive for Business si rivela uno strumento indispensabile per le aziende che desiderano rimanere competitive e agili in un mercato in rapida evoluzione.

2. LAVORARE SINCRONICAMENTE SULLO STESSO FILE CON IL PERSONAL ONE DRIVE

Lavorare in modo sincronico su un file con OneDrive personale è un processo che permette a più utenti di collaborare e apportare modifiche in tempo reale, garantendo che tutti vedano l'ultima versione del documento.

Questa funzionalità è particolarmente utile per team che lavorano a distanza o in diversi fusi orari, consentendo una collaborazione efficiente senza la necessità di inviare continuamente aggiornamenti via email o di dover attendere che un collega finisca di lavorare su un file prima di poter iniziare.

Con OneDrive, è possibile condividere file e cartelle selezionando l'opzione 'Condividi' e scegliendo se gli altri utenti possono visualizzare o modificare il file.

Inoltre, gli abbonati a Microsoft 365 hanno accesso a opzioni di condivisione avanzate, come la protezione dei file condivisi con password e la possibilità di impostare collegamenti in scadenza. Per sincronizzare i file con il proprio computer, è sufficiente selezionare l'app OneDrive, accedere con il proprio account e completare la configurazione, dopodiché la sincronizzazione avverrà automaticamente.

È anche possibile sincronizzare i propri documenti spostando la cartella Documenti predefinita nel percorso di OneDrive.

Queste funzionalità rendono OneDrive uno strumento essenziale per la gestione dei file e la collaborazione in tempo reale.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione faremo un'introduzione al concetto del file di office on linee cioè alla possibilità di lavorare su queste applicazioni non da desktop, ma dal browser: i files cioè avranno un indirizzo internet: per questo sarà possibile lavorarci in più persone in remoto.

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DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Excel Online, noto anche come Excel per il web, è una versione gratuita del famoso software di foglio di calcolo Microsoft Excel che funziona direttamente dal browser web.

Questa versione permette agli utenti di creare, visualizzare e modificare fogli di calcolo direttamente online senza la necessità di installare alcun software.

Offre molte delle funzionalità della versione desktop, inclusa la possibilità di utilizzare formule, grafici e strumenti di analisi dei dati. Inoltre, Excel Online facilita la collaborazione in tempo reale, permettendo a più utenti di lavorare sullo stesso foglio di calcolo contemporaneamente.

È particolarmente utile per chi ha bisogno di accedere ai propri file da dispositivi diversi o per chi collabora con team che si trovano in luoghi differenti.

Per iniziare a utilizzare Excel Online, è sufficiente avere un account Microsoft e accedere al sito web di Microsoft 365.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione procederemo ad una breve rassegna sulle funzionalità di Excel, ricordando quelle che sono tutte le sue straordinarie potenzialità da utilizzare anche on line con i colleghi.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Excel è uno strumento potente che offre una vasta gamma di funzioni per facilitare l'analisi e la manipolazione dei dati.

Le funzioni di Excel sono suddivise in diverse categorie, come Matematica e Trigonometria, Statistiche, Ricerca e Riferimento, Finanza, Logica, Testo, Data e Ora, e molte altre.

Ogni categoria ha un insieme di funzioni specifiche progettate per compiti particolari. Ad esempio, nella categoria Matematica e Trigonometria, troviamo funzioni come SOMMA, che calcola la somma di una serie di numeri, o RADQ, che restituisce la radice quadrata di un numero. Nella categoria Statistiche, abbiamo funzioni come MEDIA, che calcola la media aritmetica, o MEDIANA, che trova il valore mediano di un insieme di numeri.

Le funzioni di Ricerca e Riferimento, come CERCA.VERT e CERCA.ORIZZ, sono essenziali per trovare dati all'interno di grandi tabelle.

Le funzioni Finanziarie, come VAL.ATT e TIR, aiutano a valutare investimenti e progetti finanziari. Le funzioni Logiche, come SE e E, permettono di eseguire test condizionali sui dati.

Le funzioni di Testo, come CONCATENA e SOSTITUISCI, sono utili per manipolare stringhe di testo.

Infine, le funzioni di Data e Ora, come OGGI e ORA, sono impiegate per gestire date e orari.

Oltre a queste, ci sono funzioni avanzate come quelle di matrice, che lavorano con interi blocchi di dati, e funzioni personalizzate, che possono essere create dagli utenti per soddisfare esigenze specifiche.

Con l'aggiunta di nuove funzionalità in ogni versione, Excel continua ad essere uno strumento indispensabile per professionisti e aziende in tutto il mondo.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo il procedimento di creazione e salvataggio del file Excel on line, analizzando tutte le opzioni possibili: One Drive for Business, Personal One Drive, Share Point.

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DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

La creazione e il salvataggio di file Excel online sono processi che permettono agli utenti di accedere e modificare i fogli di calcolo in qualsiasi momento e luogo, garantendo una maggiore flessibilità e collaborazione.

Per creare un nuovo file Excel online, è possibile utilizzare Microsoft Excel per Microsoft 365 o altre piattaforme come Google Sheets.

Una volta creato il file, è possibile salvarlo direttamente nel cloud, come OneDrive o Google Drive, consentendo l'accesso da diversi dispositivi e la condivisione con altri utenti.

È importante prestare attenzione alla scelta del formato di salvataggio, poiché ciò può influenzare la compatibilità con altri software o dispositivi. Inoltre, funzionalità come il salvataggio automatico possono essere attivate per prevenire la perdita di dati in caso di interruzioni improvvise.

La gestione efficiente dei file salvati online include l'organizzazione delle cartelle, la comprensione dei formati di file e la sincronizzazione con l'archiviazione cloud per il backup.

Queste pratiche assicurano che i file siano facilmente recuperabili e sicuri. Infine, è consigliabile familiarizzare con le opzioni di privacy e condivisione per controllare chi può visualizzare o modificare i file Excel online.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo dove collocare il file Excel e come raggiungere la cronologia delle versioni, vale a dire i singoli file che vengono salvati in automatico on line come versione precedente nel momento in cui un altro utente, o anche lo stesso, va a fare delle modifiche.

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DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

La funzionalità di cronologia delle versioni in Microsoft 365 è uno strumento essenziale per la gestione dei documenti, permettendo agli utenti di visualizzare e ripristinare versioni precedenti dei loro file.

Questo è particolarmente utile in caso di modifiche accidentali o dannose, poiché offre la possibilità di tornare a una versione precedente del documento.

Per accedere alla cronologia delle versioni, è necessario che il file sia salvato su OneDrive o SharePoint in Microsoft 365. Gli utenti possono semplicemente aprire il file desiderato, cliccare sul titolo del file e selezionare l'opzione 'Cronologia versioni' per vedere le varie versioni disponibili. Da lì, è possibile selezionare una versione specifica e aprirla in una finestra separata per visualizzarla o ripristinarla se necessario.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come utilizzare i modelli Excel che Microsoft 365 ci mette a disposizione.

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DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

I modelli di Excel in Microsoft 365 offrono una vasta gamma di soluzioni preconfezionate per vari scopi, che vanno dalla gestione finanziaria alla pianificazione e al monitoraggio.

Questi modelli sono progettati per essere facilmente personalizzabili, consentendo agli utenti di adattarli alle proprie esigenze specifiche. Che si tratti di creare un budget, una fattura, un calendario o un piano di progetto, i modelli di Excel forniscono una struttura di base che può essere modificata e estesa.

Gli utenti possono cambiare tipi di carattere, colori e elementi di design per riflettere il proprio stile personale o l'identità del proprio marchio.

Inoltre, l'integrazione con altre applicazioni di Microsoft 365 come Power BI permette di aggiungere funzionalità avanzate di analisi dei dati ai modelli. Con l'uso di formule e funzioni predefinite, anche coloro che non sono esperti di Excel possono iniziare a lavorare con i modelli e sfruttare la potenza del software per organizzare e analizzare le informazioni in modo più efficiente.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come ripristinare ed eventualmente eliminare i file di Excel che non sono stati salvati ma che, in quanto on line, rimangono in memoria.

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DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Per ripristinare le cartelle di lavoro di Excel non salvate, è possibile seguire alcuni passaggi che possono aiutare a recuperare i dati. In primo luogo, è consigliabile verificare la cartella 'Documenti Recuperati' di Excel, che si trova nella scheda 'File' sotto 'Informazioni'.

Se il documento non è presente, si può tentare di cercare i files temporanei di Excel, che di solito hanno l'estensione '.tmp'. Un altro metodo consiste nell'utilizzare la funzione 'Recupera cartelle di lavoro non salvate', disponibile nella stessa scheda 'File' di Excel.

Questa funzione elenca i file che non sono stati salvati a seguito di una chiusura inaspettata del programma. Per prevenire future perdite di dati, è utile attivare l'opzione di salvataggio automatico di Excel, che salva periodicamente una copia del lavoro in corso.

Inoltre, mantenere abilitata la funzione di 'AutoRipristino' può garantire che, in caso di chiusura imprevista, Excel proponga al riavvio il recupero dei dati non salvati. Se i metodi standard non dovessero funzionare, esistono software di terze parti specializzati nel recupero di dati da file danneggiati o non salvati.

Tuttavia, è importante ricordare che l'uso di questi strumenti può comportare rischi per la sicurezza e la privacy dei dati, pertanto è consigliabile procedere con cautela e preferibilmente dopo aver effettuato un backup dei dati importanti.

Per quanto riguarda l'eliminazione delle cartelle di lavoro, è importante sapere che, una volta rimosse, potrebbe non essere possibile recuperarle se non si dispone di un backup.

Prima di procedere con l'eliminazione, è quindi consigliabile verificare attentamente che i dati contenuti non siano più necessari o che siano stati salvati in un'altra posizione. In caso di dubbi, è sempre meglio optare per il backup prima di eliminare definitivamente qualsiasi file.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione analizzeremo la diversa condizione in cui si trova il file Excel già nel cloud, cioè on line, e quello che invece risiede, per il momento, solo sul desktop.

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DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

I file Excel che si trovano nel cloud e quelli memorizzati localmente sul PC presentano alcune differenze significative.

I file nel cloud, come quelli salvati su OneDrive, offrono la possibilità di essere accessibili da qualsiasi dispositivo connesso a Internet, permettendo la collaborazione in tempo reale tra più utenti. Questo significa che le modifiche apportate da un utente possono essere immediatamente visibili agli altri collaboratori, facilitando la gestione di progetti condivisi e il lavoro di squadra. Inoltre, i file nel cloud sono protetti da backup automatici, riducendo il rischio di perdita di dati a causa di guasti hardware o errori umani.

D'altra parte, i file Excel salvati localmente sul PC sono accessibili solo da quel dispositivo specifico, a meno che non vengano trasferiti o condivisi tramite altri metodi, come unità USB o e-mail. Questo può offrire un livello di sicurezza maggiore per dati sensibili che non si desidera siano accessibili online. Tuttavia, senza una strategia di backup adeguata, questi file sono più vulnerabili a perdite di dati. Inoltre, la collaborazione su file locali richiede spesso l'invio di versioni multiple del file tra i membri del team, il che può portare a confusione e difficoltà nel tracciare le ultime.

La scelta tra l'utilizzo di file Excel nel cloud o sul PC dipende dalle esigenze specifiche di accessibilità, collaborazione e sicurezza dei dati. Per le aziende e i team che lavorano a distanza, il cloud offre vantaggi ineguagliabili in termini di accesso e collaborazione. Per gli individui o le organizzazioni con requisiti di sicurezza elevati o che lavorano su dati particolarmente sensibili, mantenere i file localmente potrebbe essere la scelta preferibile.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come condividere un file Excel con un utente interno all'organizzazione aziendale Microsoft 365, cioè con un membro o con un ospite con una funzionalità che non richiede l'invito per Email come nel cosa della condivisione con un soggetto esterno.

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DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

La condivisione dei file di Office all'interno di un account Microsoft 365 è un processo che permette una collaborazione efficiente e sicura tra gli utenti.

Quando si accede con un account aziendale, è possibile condividere documenti, fogli di calcolo, presentazioni e altri file con colleghi, garantendo che solo le persone autorizzate possano accedere e modificare i file condivisi.

Il processo di condivisione è semplice: selezionando il file desiderato, si può utilizzare l'opzione 'Condividi' per inviare un collegamento diretto agli utenti interni, oppure si possono impostare autorizzazioni specifiche per controllare il livello di accesso.

È anche possibile revocare l'accesso in qualsiasi momento per mantenere la sicurezza dei dati. Per una maggiore protezione, si possono applicare etichette di riservatezza e attivare l'opzione 'Blocca download' per impedire il salvataggio locale dei file.

Queste funzionalità sono parte integrante di Microsoft 365, che mira a facilitare la collaborazione e la gestione dei documenti in un ambiente di lavoro connesso e produttivo.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come condividere il file Excel con un utente esterno tramite l'invito per Email e le operazioni da compiere da parte sua per arrivare a poter lavorare sincronicamente sul file insieme a chi con lui lo ha condiviso.

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DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

La condivisione di file Excel (o altri di Office) con utenti esterni all'account Microsoft 365 può essere gestita in modo sicuro e efficiente.

Microsoft offre diverse opzioni per condividere documenti con persone al di fuori della propria organizzazione, garantendo al contempo la sicurezza dei dati.

È possibile condividere un intero sito SharePoint o singoli documenti, invitando gli utenti esterni ad accedere con un account Microsoft o un account di lavoro o di istruzione.

Inoltre, è possibile inviare un collegamento guest che consente la visualizzazione anonima di documenti specifici.

Per una maggiore sicurezza, si consiglia di creare un sito secondario con autorizzazioni uniche per condividere contenuti con utenti esterni, evitando così l'accesso a informazioni importanti o riservate.

Per la condivisione di cartelle di lavoro di Excel, è possibile selezionare le autorizzazioni appropriate e inviare un invito via email agli utenti esterni, che potranno così visualizzare o modificare il file secondo le necessità.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come estrarre un file Excel (o altro di office) dalla libreria, cioè come togliere la possibilità a coloro con cui lo abbiamo condiviso di fare modifiche quando non siamo collegati on line anche noi.

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DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Per prevenire temporaneamente le modifiche ai file, è possibile utilizzare diverse funzioni e metodi a seconda del software in uso.

Ad esempio, in Microsoft Excel, si può proteggere una cartella di lavoro o un foglio di lavoro per impedire modifiche non autorizzate. Questo può essere fatto selezionando l'opzione 'Proteggi cartella di lavoro' o 'Proteggi foglio' dal menu 'Revisione'.

Inoltre, è possibile impostare password per limitare l'accesso o la modifica dei file.

Un altro metodo consiste nell'utilizzare la funzione 'Segna come finale' di Microsoft Word, che rende un documento di sola lettura, indicando agli altri utenti che si è terminato di lavorare su di esso e si sconsigliano ulteriori modifiche.

È importante notare che mentre queste misure possono dissuadere le modifiche non autorizzate, spesso non forniscono una sicurezza a prova di manomissione, quindi dovrebbero essere utilizzate come parte di un approccio più ampio alla sicurezza dei dati.

Segui la lezione per vedere un procedimento di blindatura temporanea del file, cioè fino a quando non deciderai che potrà essere nuovamente modificabile da parte della o delle persone a cui a dato i poteri di modifica.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come arrivare allo stesso risultato di condivisione con conseguente possibilità di lavoro sincronico e simultaneo on line anche senza l'account Office 365 e cioè con il personal One Drive gratuito che tutti abbiamo nel nostro menù ad albero di Windows.

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DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Per condividere file Office tramite il proprio account OneDrive personale senza un abbonamento a Microsoft 365, è possibile utilizzare le funzionalità di condivisione integrate in OneDrive.

I file salvati su OneDrive sono privati fino a quando non si decide di condividerli con altri.

È possibile condividere file e cartelle selezionando l'opzione di condivisione desiderata, che può includere la creazione di un link di condivisione che può essere inviato via email o pubblicato sui social media, oppure invitando persone specifiche a visualizzare o modificare i file.

Quando si condividono cartelle con autorizzazioni di modifica, gli utenti con cui si condivide possono aggiungere le cartelle condivise al proprio OneDrive, facilitando la collaborazione e la sincronizzazione degli aggiornamenti.

Per una maggiore sicurezza, è possibile impostare date di scadenza per i link di condivisione o rimuovere l'accesso in qualsiasi momento. La condivisione di file Office tramite OneDrive è un modo efficace per collaborare con altri anche senza un abbonamento a Microsoft 365.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come condividere e lavorare simultaneamente, sincronicamente e senza sovrapporsi con i files di Word, sia con utenti interni all'account Office 365 sia con utenti esterni. Vedremo anche come ottenere lo stesso risultato anche senza l'account Office 365 e cioè con il personal One Drive gratuito che tutti abbiamo nel nostro menù ad albero di Windows.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

La condivisione di file Microsoft Word tramite il cloud è un processo semplice e sicuro che può essere effettuato sia con OneDrive for Business che con Personal OneDrive.

OneDrive offre la possibilità di condividere documenti e cartelle in modo che siano accessibili da qualsiasi dispositivo, mantenendo al contempo la privacy e il controllo sui propri dati.

Quando si condivide un documento di Word, si può scegliere di permettere ad altri di visualizzarlo o di modificarlo, a seconda delle proprie necessità.

È anche possibile generare un link di condivisione che può essere inviato via email o tramite altri canali di comunicazione.

Questo link può essere impostato per consentire l'accesso solo a persone specifiche o per essere aperto a chiunque lo riceva.

Inoltre, se si lavora in un ambiente aziendale, OneDrive for Business integra ulteriori funzionalità di sicurezza e conformità che sono essenziali per la gestione dei dati sensibili.

Per condividere un file di Word, è sufficiente accedere al proprio account OneDrive, selezionare il file desiderato e utilizzare l'opzione di condivisione per impostare le autorizzazioni appropriate.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come condividere e lavorare simultaneamente, sincronicamente e senza sovrapporsi con i files di PowerPoint, sia con utenti interni all'account Office 365 sia con utenti esterni. Vedremo anche come ottenere lo stesso risultato anche senza l'account Office 365 e cioè con il personal One Drive gratuito che tutti abbiamo nel nostro menù ad albero di Windows.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

La condivisione di file PowerPoint tramite OneDrive for Business e Personal OneDrive offre un modo efficiente e sicuro per collaborare con colleghi e contatti personali.

Con OneDrive for Business, gli utenti possono condividere documenti con colleghi all'interno della propria organizzazione o con persone esterne, garantendo al contempo la sicurezza dei dati grazie a funzionalità come la verifica dell'identità tramite codice monouso.

Per gli account personali, la condivisione è possibile solo tra utenti che dispongono di un account Microsoft personale, assicurando che i file siano accessibili solo alle persone autorizzate.

Inoltre, è possibile gestire le autorizzazioni di condivisione e interrompere la condivisione in qualsiasi momento per mantenere il controllo sui propri file.

Queste opzioni di condivisione sono integrate in Microsoft 365, consentendo l'accesso e la collaborazione ai file da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento, migliorando così la produttività e la collaborazione sia in ambito professionale che personale.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezioni vedremo come condividere i files di Office (Word, Excel, PowerPoint) nelle principali applicazioni di Office 365, facendo in modo che lo stesso file sia raggiungibile ed utilizzabile anche da altri ambienti con modifiche sincrone per tutti.

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DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

La condivisione dei file di Office attraverso Teams, SharePoint e Planner rappresenta un'evoluzione significativa nel modo in cui le organizzazioni gestiscono la collaborazione e la comunicazione nei progetti.

Teams offre un ambiente basato su chat che facilita la comunicazione in tempo reale, mentre SharePoint permette di archiviare i file nel cloud e di condividerli con il team o l'organizzazione, utilizzando una gestione delle autorizzazioni avanzata.

Planner, d'altra parte, è uno strumento di gestione delle attività che consente ai membri del team di accedere a un unico spazio di pianificazione interattivo.

L'integrazione di questi strumenti consente di creare un flusso di lavoro senza soluzione di continuità, dove i documenti possono essere facilmente condivisi e collaborati in tempo reale, indipendentemente dalla posizione geografica dei membri del team.

Questa sinergia tra Teams, SharePoint e Planner non solo aumenta l'efficienza, ma migliora anche la trasparenza e la coesione all'interno dei team, contribuendo a una migliore gestione dei progetti e a una maggiore produttività complessiva. Inoltre, l'uso di dispositivi mobili con Teams assicura che i membri del progetto possano lavorare ovunque, garantendo flessibilità e accessibilità.

La condivisione controllata e l'accesso ai file attraverso questi strumenti di Microsoft 365 rappresentano un vantaggio competitivo per le aziende che cercano di ottimizzare i loro processi di lavoro digitali.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come creare un file di database Microsoft Access che dovrà essere condiviso on line con altri utenti in modo diverso da Word, Excel e PowerPoint in quanto Access è utilizzabile solo da desktop.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Per condividere online un file di Microsoft Access, ci sono diverse opzioni a seconda delle esigenze specifiche e delle risorse disponibili.

Una soluzione è utilizzare Access 2010 in combinazione con Access Services, un componente di SharePoint, per creare applicazioni di database web che possono essere utilizzate in un browser web. Questo metodo consente di proteggere e gestire l'accesso ai dati e di condividerli all'interno di un'organizzazione o su Internet.

Un'altra opzione è condividere un database desktop tramite SharePoint, che offre diversi metodi di condivisione basati sul numero di utenti, l'ambiente di rete e altri fattori. Inoltre, è possibile condividere documenti selezionando l'opzione di condivisione e impostando le autorizzazioni desiderate, consentendo o meno la modifica e inviando il link a persone specifiche tramite email.

Infine, per file e cartelle personali, OneDrive offre la possibilità di condividere selezionando la cartella desiderata e scegliendo le autorizzazioni appropriate prima di inviare l'invito a collaborare. Queste opzioni forniscono flessibilità e controllo sulla condivisione dei dati, garantendo al contempo la sicurezza e l'integrità delle informazioni.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come sincronizzare Access e Share Point per rendere il database Access un Web Database in cui sarà possibile inserire dati compilando i campi degli elenchi Share Point e viceversa. Si illustrerà inoltre il procedimento per creare, dall'elenco Share Point collegato ad Access ed in modo semplice, un'applicazione smartphone con PowerApps.

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DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO:

1. SINCRONIZZAZIONE ACCESS / SHARE POINT

La sincronizzazione tra Access e SharePoint e la creazione di applicazioni in PowerApps a partire da SharePoint sono processi che possono trasformare significativamente il modo in cui le organizzazioni gestiscono i dati e le applicazioni.

Con SharePoint, gli utenti possono facilmente condividere e gestire contenuti, conoscenze e applicazioni per promuovere il lavoro di squadra, trovare rapidamente informazioni e collaborare senza problemi all'interno dell'organizzazione.

Integrando Access con SharePoint, si può sfruttare la potenza di un database relazionale per gestire i dati con maggiore efficienza, mentre la piattaforma SharePoint fornisce un ambiente collaborativo e accessibile da qualsiasi dispositivo connesso a internet.

2. CREAZIONE APP SMARTPHONE IN POWER APPS DA ELENCO SHARE POINT

(anche quello che scaturisce dalla sincronizzazione Access / Share Point).

PowerApps, d'altra parte, consente agli utenti di creare applicazioni personalizzate senza dover scrivere codice, rendendo il processo di sviluppo accessibile anche a coloro che non hanno competenze tecniche avanzate. Queste app possono essere costruite direttamente su SharePoint, permettendo di utilizzare i dati esistenti e di sfruttare le funzionalità di SharePoint come la gestione dei documenti e la sicurezza integrata. La creazione di app in PowerApps a partire da SharePoint può semplificare i processi aziendali, automatizzare le attività e fornire agli utenti strumenti personalizzati per l'analisi e la visualizzazione dei dati.

Per iniziare con la sincronizzazione e la creazione di app, è importante comprendere i vari scenari di integrazione tra SharePoint e PowerApps. Questi includono la filtrazione di elenchi di ricerca in un'app, l'utilizzo di elenchi a discesa con scelte di colonne di ricerca, la personalizzazione di schermate dell'app basate sullo stato di colonna in un elenco e la gestione delle autorizzazioni in un elenco di ricerca da un sito di SharePoint. Inoltre, è possibile creare app canvas integrate di SharePoint per visualizzare, modificare, aggiungere ed eliminare voci di elenco.

Per connettersi a SharePoint da un'app canvas, è necessario creare una connessione attraverso Power Apps, selezionando 'Dati' e poi 'Connessioni', e infine 'Nuova connessione'. Da qui, si può scegliere di connettersi a SharePoint Online o a un sito locale tramite il gateway dati locale. Una volta stabilita la connessione, è possibile aggiungere dati a un'app esistente o creare un'app da zero, sfruttando le funzionalità di SharePoint per gestire i dati in modo efficace e sicuro.

3. MIGLIORAMENTO DEI PROCESSI E DELLA PRODUTIVITA' AZIENDALI

Per coloro che desiderano trasformare un'applicazione desktop Access in un'app online con Power Apps, è possibile utilizzare PowerApps per accedere con le proprie credenziali e selezionare un elenco da SharePoint per la creazione dell'app. Questo processo consente di sfruttare la potenza del cloud e di rendere l'applicazione accessibile da qualsiasi luogo, migliorando la collaborazione e l'efficienza operativa.

In conclusione, la sincronizzazione Access/SharePoint e la creazione di app in PowerApps da SharePoint rappresentano opportunità preziose per le organizzazioni che cercano di modernizzare i loro sistemi informativi e di migliorare la collaborazione e la gestione dei dati. Con le giuste conoscenze e strumenti, è possibile trasformare i processi aziendali e aumentare la produttività attraverso soluzioni innovative e personalizzate.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come mettere il file di Access a disposizione di più utenti che lo utilizzeranno via desktop, ma inseriranno i dati nell'unico ambiente on line Share Point.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

La sincronizzazione tra SharePoint e Access è una funzionalità potente che permette agli utenti di collegare un database Access a una lista SharePoint, consentendo così di gestire i dati in modo più efficiente.

Questo processo non solo facilita l'aggiornamento e la manutenzione dei dati, ma consente anche agli utenti di sfruttare le funzionalità di collaborazione e condivisione di SharePoint.

Attraverso la sincronizzazione, le modifiche apportate al database Access vengono riflesse automaticamente nella lista SharePoint e viceversa, garantendo che tutti i membri del team abbiano accesso alle informazioni più aggiornate.

Inoltre, questa integrazione supporta la mobilità dei dati, poiché gli utenti possono accedere e modificare le informazioni da remoto, migliorando la produttività e l'efficienza del lavoro di squadra.

La sincronizzazione è configurabile e personalizzabile in base alle esigenze specifiche dell'organizzazione, offrendo così una soluzione flessibile per la gestione dei dati aziendali.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come collegare il file di Access ad un elenco Share Point esistente in modo che i dati inseriti in Share Point siano visibili nelle tabelle di access e viceversa.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Per creare una tabella in Access a partire da SharePoint, è possibile seguire diversi approcci.

Uno dei metodi consiste nell'importare direttamente i dati da SharePoint in Access.

Questo processo crea una copia dell'elenco di SharePoint in un database di Access, dove gli elementi e le colonne dell'elenco originale vengono copiati come campi e record nel database di Access.

Durante l'importazione, si può scegliere quali elenchi copiare e se importare l'intero elenco o solo una visualizzazione specifica.

Un altro metodo è quello di collegare i dati tra Access e SharePoint, che consente di visualizzare e modificare i dati più recenti in entrambi i programmi. Inoltre, è possibile spostare i dati in SharePoint, creando elenchi nel sito di SharePoint che rimangono collegati alle tabelle del database e ne mantengono le relazioni.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione analizzeremo il concetto di database relazionale, cioè quello che dà la possibilità di mettere i dati in relazione e legarli a doppio filo anche in sede di interrogazione e consultazione. Esempio: un cliente ad infinite fatture e una fattura ad infinite scadenze di incasso.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

Il concetto di database relazionale si basa sull'idea di organizzare i dati in tabelle, o relazioni, che sono collegate tra loro attraverso chiavi uniche. Questo modello, introdotto dal matematico Edgar F. Codd negli anni '70, ha rivoluzionato il modo in cui i dati vengono gestiti e recuperati nei sistemi informatici. In un database relazionale, ogni tabella rappresenta un insieme di dati correlati e ogni riga in una tabella rappresenta un record. Gli attributi di questi record sono definiti dalle colonne della tabella e ogni record ha un identificatore unico, noto come chiave primaria, che consente di distinguere ogni record in modo univoco.

Le relazioni tra le tabelle sono stabilite attraverso l'uso di chiavi esterne, che sono riferimenti alle chiavi primarie in altre tabelle. Questo permette di mantenere l'integrità dei dati e di eseguire query complesse che possono incrociare più tabelle. Il modello relazionale supporta anche operazioni come la normalizzazione, che aiuta a ridurre la ridondanza dei dati e a migliorare l'efficienza del database.

I database relazionali utilizzano il linguaggio SQL (Structured Query Language) per la manipolazione e l'interrogazione dei dati. SQL è uno standard industriale che permette agli utenti di scrivere query complesse in modo relativamente semplice e intuitivo. Grazie alla sua flessibilità e potenza, SQL è diventato il linguaggio di riferimento per i database relazionali.

Tra i vantaggi dei database relazionali vi è la capacità di gestire grandi quantità di dati strutturati in modo efficiente, garantendo al contempo l'integrità e la sicurezza dei dati. Sono inoltre scalabili e flessibili, adattandosi bene alle esigenze di aziende di diverse dimensioni e settori. Tuttavia, presentano anche alcuni svantaggi, come la complessità nella gestione di grandi volumi di dati non strutturati o la difficoltà nel gestire richieste di dati in tempo reale ad alte prestazioni.

Nonostante l'emergere di nuovi modelli di database, come quelli NoSQL che sono ottimizzati per specifici tipi di dati e applicazioni, i database relazionali rimangono una scelta popolare e affidabile per molte applicazioni aziendali. Alcuni dei sistemi di gestione di database relazionali più noti includono MySQL, PostgreSQL, Microsoft SQL Server, Oracle Database e SQLite, ognuno con le proprie caratteristiche e casi d'uso specifici.

In conclusione, il concetto di database relazionale è fondamentale nell'informatica moderna e continua a essere un pilastro nella gestione dei dati, offrendo strumenti robusti e affidabili per l'archiviazione, la manipolazione e il recupero delle informazioni in un'ampia varietà di applicazioni.

La sua importanza è evidenziata dalla prevalenza di sistemi di gestione di database relazionali nel panorama tecnologico attuale e dalla continua evoluzione di SQL e delle tecniche di normalizzazione per rispondere alle sfide emergenti nel campo del data management.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo approfonditamente come costruire un elenco di dati Share Point e come, quindi, utilizzare questa applicazione come un Web Database. Lo faremo in ordine a clienti e fatture.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO:

1. COME APRIRE UN SITO SHARE POINT

Per aprire un sito SharePoint, è necessario seguire alcuni passaggi chiave. Innanzitutto, accedere al proprio account Office 365 e selezionare l'opzione 'Siti' disponibile nel pannello delle applicazioni.

Successivamente, cliccare su 'Nuovo' per iniziare la creazione del sito e inserire il nome desiderato. È importante personalizzare il sito modificando titolo, descrizione e logo attraverso le 'Impostazioni del sito'.

Per rendere il sito più attraente, si può cambiare l'aspetto scegliendo un tema, un layout e un font diversi sempre dalle 'Impostazioni del sito'.

La personalizzazione può continuare modificando i menu di navigazione aggiungendo, eliminando o trascinando i link dall'opzione 'Modifica collegamenti'.

Un altro passo fondamentale è caricare un documento nella biblioteca documenti e, se necessario, sapere come eliminarlo e ripristinarlo dal Cestino. Infine, per una maggiore pulizia visiva, si può rimuovere l'introduzione al sito dalla homepage.

Questi passaggi rappresentano solo l'inizio della creazione di un sito SharePoint funzionale e personalizzato, che può essere ulteriormente arricchito e adattato alle specifiche esigenze di comunicazione e collaborazione all'interno di un'organizzazione.

2. COME CREARE UN ELENCO DI DATI IN SHARE POINT

Per creare un elenco di dati in SharePoint, è possibile seguire diversi approcci. Iniziare accedendo al sito SharePoint e navigando alla pagina dei contenuti del sito.

Qui, si può creare un nuovo elenco selezionando l'opzione 'Nuovo elenco' e scegliendo tra iniziare da un modello, un file di Excel esistente o da zero.

Se si parte da un modello, SharePoint offre una varietà di modelli predefiniti che possono essere utilizzati come punto di partenza per organizzare le informazioni.

Per esempio, il modello 'Gestione problemi' include colonne preimpostate e dati di esempio per aiutare a visualizzare come sarà strutturato l'elenco. Se si sceglie di iniziare da un file di Excel, è possibile importare facilmente i dati esistenti in SharePoint, creando un elenco che rifletta la struttura del foglio di calcolo originale.

In alternativa, partire da un elenco vuoto permette la massima flessibilità per definire le colonne e i tipi di dati che meglio si adattano alle esigenze specifiche. Una volta creato l'elenco, è possibile aggiungere elementi manualmente selezionando '+ Nuovo' o modificare l'elenco in modalità griglia per un inserimento più rapido e flessibile.

È anche possibile aggiungere colonne per diversi tipi di informazioni, come testo, numeri, date o collegamenti. SharePoint consente inoltre di personalizzare ulteriormente gli elenchi con la creazione di viste, che possono filtrare, ordinare e raggruppare i dati in modi diversi per facilitare l'analisi e la condivisione delle informazioni.

Infine, per gestire elenchi con un grande numero di elementi, SharePoint offre strumenti per la gestione delle prestazioni e la configurazione del controllo delle versioni, assicurando che l'elenco rimanga gestibile e che le modifiche siano tracciabili nel tempo.

Collegati al link ed interagisci con il form web per raggiungere i tuoi primi 20 semplici risultati con Microsoft Power BI

In questa lezione procederemo ad un'introduzione al tool Power BI andando innanzitutto ad istallarne la versione desktop gratuita senza limiti di tempo.

Vedremo anche le possibili fonti di origine dati. Microsoft 364 ci dà moltissime opzioni e ci fornisce anche due database popolati per iniziare ad imparare Power BI: una tabella direttamente costruita in Power BI ed un foglio Excel da sincronizzare.

Hai a disposizione anche il file Microsoft Access con gli 8000 comuni italiani che utilizzeremo anch'esso sia per mostrare il procedimento di sincronizzazione che per la costruzione dei report in Power BI.

Trovi tutti i file ed i links nelle risorse di questa lezione.

In questa lezione vedremo:

- come sincronizzare il file Access "Comuni d'Italia" con Microsoft Share Point creando lì un elenco speculare;

- come sincronizzare l'elenco Share Point con Power BI vedendo poi la tabella che si crea e da cui costruiremo i reports con grafici e tabelline interattive (sincronizzati tra loro).

In questa lezione vedremo tutti i passaggi per costruire un flusso tramite Microsoft Power Automate che permetterà l'aggiornamento automatico del set di dati nel modello Power BI in seguito ad una modifica del o all'aggiunta di una riga nell'elenco Share Point "Comuni d'Italia".

Evento che si verificherà anche in seguito alla modifica della tabella in Microsoft Access che abbiamo sincronizzato con Share Point.

E' un esempio di come poter continuare ad utilizzare le stesse modalità operative con cui si è lavorato fino ad oggi avendo al contempo la possibilità di fruire delle enormi potenzialità gestionali di Microsoft 365.

In questa lezione vedremo come:

1. creare una formula DAX (Data Analysis Expression) per suddividere i comuni in blocchi di abitanti (0-5k, 5k-20k, 20k-100k, >100k). Avremo così un dato (colonna) in più da poter proficuamente, dal punto di vista informativo, utilizzare nelle tabelle e nei grafici del report;

2. costruire un report con tabelle e grafici vedendo anche le modalità di personalizzazione grafica.

In questa lezione vedremo:

- come creare un elenco Share Point a partire da un foglio Excel contenente dati finanziari che ci fornisce Microsoft (trovi il file scaricabile e tradotto in italiano nelle risorse di questa lezione);

- come sincronizzare l'elenco Share Point con Power BI vedendo poi la tabella che si crea e da cui costruiremo i reports con grafici e tabelline interattive (sincronizzati tra loro).

In questa lezione compiremo due operazioni di aggiustamento della tabella del modello dati Power BI:

1. Procederemo a rinominare i campi che, nella sincronizzazione con Share Point, Power BI ha chiamato di default field 1, field 2, field n, con nomi che identificano facilmente i dati che rappresentano in modo da utilizzarli rapidamente nella costruzione dei report statistici;

2. Convertiremo i campi in cui sono contenuti dei numeri (es. prezzo di vendita) da formato testo, come sono arrivati in prima battuta da Share Point) in formato numerico. Questo ci darà in seguito la possibilità di impostare formule DAX (Data Analysis Expression) per arricchire di contenuti i modello dati e visualizzarli sotto una molteplicità di angolazioni.

In questa lezione vedremo tutti i passaggi per costruire un flusso tramite Microsoft Power Automate che permetterà l'aggiornamento automatico del set di dati nel modello Power BI in seguito ad una modifica del o all'aggiunta di una riga nell'elenco Share Point "Dati finanziari".

Dopo aver definitivamente trasferito i dati del foglio Excel in Share Point questo è' un esempio di come poter continuare ad utilizzare le stesse modalità operative con cui si è lavorato fino ad oggi avendo al contempo la possibilità di fruire delle enormi potenzialità gestionali di Microsoft 365.

Nell'elenco Share Point, infatti, potremo inserire i dati con le stesse modalità di Excel.

In questa lezione costruiremo una pagina del report Power BI mettendo il focus sui segmenti di mercato con i seguenti oggetti visivi:

1. grafico ad istogramma con le unità vendute per segmenti di mercato;

2. matrice a cascata con stato, prodotti e sconti;

3. tabella con colonne prodotti e profitti.

Vedremo come, cliccando sui vari oggetti visivi, ad esempio su un istogramma rappresentante un segmento di mercato, cambieranno i valori anche nella matrice e nella tabella e viceversa.

Semplicemente dopo aver costruito rapidissimamente questi tre oggetti in base ai campi del set di dati sincronizzato con Share Point che potremmo sempre modificare.

In questa lezione costruiremo una pagina del report Power BI mettendo il focus sui unità vendute, sconti, prezzo e profitto per stati con i seguenti oggetti visivi:

1. grafico a torta unità vendute per stato;

2. grafico a torta prezzo di vendita per stato;

3. grafico a torta sconti per stato;

4. grafico a torta profitto per stato;

5. tabella prodotti.

Vedremo come, cliccando sui vari oggetti visivi, ad esempio su una sezione di uno dei grafici a torta rappresentante uno stato, cambieranno i valori negli altri grafici, nella tabella e viceversa.

Semplicemente dopo aver costruito rapidissimamente questi cinque oggetti in base ai campi del set di dati sincronizzato con Share Point che potremmo sempre modificare.

In questa lezione costruiremo una pagina del report Power BI mettendo il focus sui trends dei dati per stato con i seguenti oggetti visivi:

1. grafico trend profitto per stato;

2. grafico trend unità vendute per stato;

3. grafico trend sconti per stato;

4. tabella anni;

5. tabella prodotti;

6. tabella segmenti di mercato.

Vedremo come, cliccando sui vari oggetti visivi, ad esempio un anno, un prodotto o un segmento di mercato, cambieranno i valori nei grafici di trend ed in tutte le altre tabelle.

Semplicemente dopo aver costruito rapidissimamente questi sei oggetti in base ai campi del set di dati sincronizzato con Share Point che potremmo sempre modificare.

In questa lezione costruiremo una pagina del report Power BI mettendo il focus sui trends mensili per stati con i seguenti oggetti visivi:

1. grafico trend unità vendute per stato per stato;

2. tabella anni;

3. tabella prodotti;

4. tabella segmenti di mercato;

5. tabella stati .

Vedremo come, cliccando sui vari oggetti visivi, ad esempio un anno, un prodotto o un segmento di mercato,  uno stato, cambieranno i valori nel grafico del trend mensile ed in tutte le altre tabelle.

Semplicemente dopo aver costruito rapidissimamente questi sei oggetti in base ai campi del set di dati sincronizzato con Share Point che potremmo sempre modificare.

Nelle prossime lezioni andremo a costruire un report analizzando il modello / set di dati Power BI sotto molteplici aspetti realizzando vari oggetti visivi: tabelle e grafici.

Vedremo come visualizzare da diverse angolazioni clienti, aree geografiche, prodotti e rivenditori.

In questa lezione costruiremo una pagina del report Power BI mettendo il focus sui clienti per aree geografiche con i seguenti oggetti visivi:

1. grafico a torta clienti per stato / provincia;

2. grafico a torta clienti per regione del mondo;

3. tabella numero clienti aggregati per stato / provincia;

4. tabella numero clienti aggregati per regione del mondo.

Vedremo come, cliccando sui vari oggetti visivi, ad esempio uno stato, una provincia o un'area geografica del mondo cambieranno i valori in tutti i grafici ed in tutte le altre tabelle.

Semplicemente dopo aver costruito rapidissimamente questi quattro oggetti in base ai campi del set di dati sincronizzato con Share Point che potremmo sempre modificare.

In questa lezione costruiremo una pagina del report Power BI mettendo il focus sui clienti per  luoghi ed età con i seguenti oggetti visivi:

1. tabella numero clienti per età;

2. tabella clienti per città;

3. tabella clienti per stato / provincia;

4. tabella clienti per regioni del mondo;

Vedremo come, cliccando sui vari oggetti visivi, ad esempio uno stato, una provincia, un'area geografica del mondo o un'età cambieranno i valori in tutte le altre tabelle.

Semplicemente dopo aver costruito rapidissimamente questi quattro oggetti in base ai campi del set di dati sincronizzato con Share Point che potremmo sempre modificare.

In questa lezione costruiremo una pagina del report Power BI mettendo il focus sul numero di prodotti per categoria con i seguenti oggetti visivi:

1. tabella prodotti;

2. grafico ad istogramma numero per categoria.

Vedremo come, cliccando sui vari oggetti visivi, ad esempio un prodotto o una categoria, cambieranno i valori nella tabella/grafico e viceversa.

Semplicemente dopo aver costruito rapidissimamente questi due oggetti in base ai campi del set di dati sincronizzato con Share Point che potremmo sempre modificare.

In questa lezione costruiremo una pagina del report Power BI mettendo il focus sui rivenditori per regione del mondo, stato/provincia e città con i seguenti oggetti visivi:

1. tabella regioni del mondo;

2. tabella stato / provincia;

3. tabella città;

4. tabella regioni del mondo;

5. grafico ad istogramma per regioni del mondo;

6. grafico ad istogramma per stato/provincia.

Vedremo come, cliccando sui vari oggetti visivi, ad esempio uno stato, una provincia, un'area geografica del mondo o una città cambieranno i valori in tutte le altre tabelle e in tutti i grafici.

Semplicemente dopo aver costruito rapidissimamente questi sei oggetti in base ai campi del set di dati sincronizzato con Share Point che potremmo sempre modificare.

In questa lezione vedremo come aprire e posizionare una cartella documenti in Microsoft One Drive all'interno della quale dovranno confluire automaticamente gli allegati di posta elettronica in virtù del flusso Microsoft Power Automate illustrato nella lezione successiva.

ESEMPIO DI UTILIZZO SUL LAVORO

Creazione cartelle fornitori da cui riceviamo tante fatture;

Creazione di un flusso per Power Automate per ogni fornitore;

Gli allegati verranno tutti scaricati nella cartella senza più controllare la mail e dimenticanze.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

In questa lezione vedremo i passaggi per costruire il flusso in Microsoft Power Automate al fine di ottenere, in sequenza, questi risultati:

- download automatico degli allegati di messaggi di posta elettronica provenienti da uno o più indirizzi prestabiliti;

- messaggio nel team di Teams sul fatto che è arrivata una mail con allegati.

ESEMPIO DI UTILIZZO SUL LAVORO

Creazione cartelle fornitori da cui riceviamo tante fatture;

Creazione di un flusso per Power Automate per ogni fornitore;

Gli allegati verranno tutti scaricati nella cartella senza più controllare la mail e dimenticanze.;

Al loro arrivo riceveremo subito un avviso anche in Teams.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

In questa lezione costruiremo un semplice elenco Share Point che recepirà i dati che gli utenti inseriranno in un form di Microsoft Forms on line, azione alla base del flusso automatico di Power Automate che creerà una nuova riga nel database Share Point e invierà un messaggio di posta elettronica ad uno p più indirizzi Email prestabiliti.

ESEMPIO DI UTILIZZO SUL LAVORO

Raccolta dati anagrafici e bancari Hostess e Steward per un congresso;

Faccio avere loro l'indirizzo web del form di Forms e lo metto anche sul sito aziendale;

Ogni volta che viene riempito il form si crea una riga in Share Point in cui, come in foglio Excel, avrò tutta la lista dei dati anagrafici filtrabili;

Ogni form che viene riempito ricevo una mail in Outlook e con link diretto alla lista Share Point.

Lavoro di raccolta e archiviazione dati = 0

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

In questa lezione imposteremo il form il Microsoft Forms che dovrà essere riempito con i dati on line dagli utenti, il quale andrà, in virtù del flusso automatico di Power Automate, a creare una riga nuova nell'elenco database di Share Point.

ESEMPIO DI UTILIZZO SUL LAVORO

Raccolta dati anagrafici e bancari Hostess e Steward per un congresso;

Faccio avere loro l'indirizzo web del form di Forms e lo metto anche sul sito aziendale;

Ogni volta che viene riempito il form si crea una riga in Share Point in cui, come in foglio Excel, avrò tutta la lista dei dati anagrafici filtrabili;

Ogni form che viene riempito ricevo una mail in Outlook e con link diretto alla lista Share Point.

Lavoro di raccolta e archiviazione dati = 0

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

In questa lezione vedremo tutti i passaggi per creare il flusso di lavoro in Power Automate che consentirà, al momento del riempimento di dati del form in Forms da parte degli utenti on line, di creare automaticamente una nuova riga nell'elenco database Share Point ed inviare una mail di avviso ad uno o più indirizzi prestabiliti.

ESEMPIO DI UTILIZZO SUL LAVORO

Raccolta dati anagrafici e bancari Hostess e Steward per un congresso;

Faccio avere loro l'indirizzo web del form di Forms e lo metto anche sul sito aziendale;

Ogni volta che viene riempito il form si crea una riga in Share Point in cui, come in foglio Excel, avrò tutta la lista dei dati anagrafici filtrabili;

Ogni form che viene riempito ricevo una mail in Outlook e con link diretto alla lista Share Point.

Lavoro di raccolta e archiviazione dati = 0

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

In questa lezione vedremo come costruire la lista in Microsoft To Do che ospiterà l'attività (scrivere un appunto ro memoria) che farà scattare il flusso di lavoro automatico in Power Automate con queste attività conseguenti:

- invio di una mail di avviso ad uno o più indirizzi prestabiliti;

- invio di un messaggio di chatt nel canale generale del team di lavoro in Microsoft Teams;

- creazione di un'attività da gestire in Microsoft Planner.

ESEMPIO DI UTILIZZO SUL LAVORO

- le liste To Do sono personali;

- si può stabilire che al momento dell'apertura di una nuova attività ne venga subito informato il superiore;

- riceverà una mail ed un messaggio in Teams.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

In questa lezione vedremo come creare un contenitore nel piano di Microsoft Planner appositamente previsto per ospitare l'attività scritta in Microsoft To Do che ci verrà riversata automaticamente dal flusso di lavoro di Power Automate.

ESEMPIO DI UTILIZZO SUL LAVORO

- le liste To Do sono personali;

- si può stabilire che al momento dell'apertura di una nuova attività ne venga subito informato il superiore;

- riceverà una mail ed un messaggio in Teams.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

In questa lezione vedremo i passaggi per creare il flusso di lavoro automatico in Microsoft Power Automate che consentirà, al momento della scrittura di un appunto nella lista To Do, di inviare un messaggio di chatt nel canale generale del team di lavoro in Microsoft Teams e creare un'attività da gestire nel piano di Microsoft Planner.

ESEMPIO DI UTILIZZO SUL LAVORO

- le liste To Do sono personali;

- si può stabilire che al momento dell'apertura di una nuova attività ne venga subito informato il superiore;

- riceverà una mail ed un messaggio in Teams.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.