Notion with Snow - Quản lý công việc khoa học

Hướng dẫn bạn cách tạo một tài khoản Notion để bắt đầu sử dụng.

Giúp bạn chuyển đổi ngôn ngữ trên Notion

Hướng dẫn bạn về giao diện của Notion. Giao diện của người mới đăng ký, còn trong quá trình sử dụng, giao diện của mỗi người sẽ có một số điểm khác nhau. Chúng ta sẽ học để hiểu tại sao lại có sự khác nhau này.

Tại sao lại gọi là “dấu gạch chéo thần thánh?” Đó là vì ở trên Notion, chỉ với một dấu gạch chéo thì bạn có thể tạo ra mọi thứ.

Block là gì?

Các dạng block cơ bản

Tính năng của Block

Đối với một page, chúng ta có thể trang trí và cài đặt page.

Trang homepage trên Notion là trang chính mà bạn sử dụng để tổ chức và quản lý tất cả công việc và cuộc sống của bạn. Đây là nơi bạn có thể truy cập nhanh đến các tài liệu, dự án, lịch trình và các công cụ khác mà bạn sử dụng hàng ngày.

Tại sao cần trang homepage?

• Tập trung: Giúp bạn tập trung vào các mục tiêu chính và các công việc quan trọng.

• Tổ chức: Dễ dàng tổ chức và theo dõi mọi thứ từ một nơi.

• Hiệu quả: Tăng cường hiệu quả làm việc nhờ việc truy cập nhanh chóng và dễ dàng đến các thông tin cần thiết.

Lợi ích của việc tự tạo trang homepage cá nhân

• Cá nhân hóa: Tùy chỉnh theo nhu cầu và sở thích của bạn.

• Linh hoạt: Dễ dàng thay đổi và cập nhật khi cần.

• Đồng bộ: Đồng bộ hóa với các thiết bị khác, giúp bạn quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi.

2.1. Tư duy xác định mục tiêu và phân loại

2.2. Tư duy cách dùng công cụ hợp lý và hiệu quả

2.3. Tư duy trang trí, thiết kế

Phần thứ nhất: Quản lý cái gì?

Nếu bạn đã mindmap hoặc gạch đầu dòng ra những mục mình cần quản lý, từ những mục lớn nhất là những nhánh lớn, sau đó ra những mục nhỏ hơn để cặn kẽ từng mục trong cuộc sống là tốt nhất. Ở video này mình sẽ hướng dẫn bạn chia thành 2 mục Work và Personal để dễ theo dõi. Nếu bạn chia thành nhiều hơn thì cứ tiếp tục các thao tác lặp lại như vậy.

Phần 2: Quản lý như thế nào?

Đây chính là các bước trực quan hóa bản kế hoạch quản lý những gì của bạn ở trên bằng thao tác trên Notion. Các bước này bao gồm:

1. Tạo page mới

2. Tạo các mục lớn cần quản lý

3. Tạo các mục nhỏ bên trong mục lớn

4. Trang trí và sắp xếp

Ở trang Homepage này bạn sẽ nhìn được tổng quan toàn bộ cuộc sống của mình, cũng như đi vào được chi tiết từng phần, hơn nữa lại cá nhân hóa theo nhu cầu của chính bạn.

Việc nhúng các widget vào Notion không chỉ giúp trang của bạn trở nên trực quan hơn mà còn tăng cường hiệu quả quản lý công việc và thông tin.

Vậy là chúng ta đã cùng nhau hiểu, tư duy và tạo được trang Homepage quản lý tất cả công việc và cuộc sống trên Notion.

A - Mục tiêu của bài học

1. Hiểu Template trên Notion và lợi ích của template

2. Biết cách lấy template của Notion

B - Bài học của chúng ta sẽ gồm 2 phần:

1. Template là gì? Tự tư duy tìm template

2. Hướng dẫn dùng template vừa đẹp vừa tiện trên Notion

1.1. Template là gì?

Khi bạn cần một điều gì đó ở trên Notion (VD như 1 trang homepage đẹp) nhưng lại chưa muốn hoặc không muốn tự làm thì bạn hoàn toàn có thể tìm những mẫu sẵn có. Template = những page mẫu.

1.2. Lợi ích khi dùng template:

• Đầu tiên phải kể đến là thời gian và công sức. Khi dùng template, chúng ta chỉ mất 10 giây nhưng khi tự tạo một bản như vậy, trung bình chúng ta sẽ mất khoảng 10 phút, cũng có thể là 10 ngày hoặc 10 tháng.

• Template vô cùng phong phú. Riêng Notion đã có một kho lớn, ngoài ra thì còn tất cả người dùng Notion nữa. Vậy thì sẽ có vô số mẫu template và những template này chúng ta có thể chỉnh sửa theo ý mình mà không làm ảnh hưởng gì tới người đã cung cấp template.

1.3. Tự tư duy tìm template

Hãy tìm xem template trên Notion của bạn ở đâu và làm thế nào để lấy được template về dùng?

3 bước để dùng Template trên Notion:

Bước 1: Tìm template

Bước 2: Đưa template về Notion cá nhân

Bước 3: Chỉnh sửa và sử dụng template

Databases trên Notion có thể được hiểu đơn giản như các bảng tính (spreadsheets) trên Excel hoặc Google Sheet nhưng với nhiều tính năng và sự linh hoạt hơn rất nhiều mà khi sử dụng, chúng ta sẽ thấy vô cùng kỳ diệu.

Ở video hướng dẫn này, mình sẽ sử dụng các thao tác như sau:

• Đầu tiên là sử dụng dấu gạch chéo để gọi database.

• Tiếp theo, mình sẽ lựa chọn thông tin để làm cột chính và hướng dẫn mọi người các property (các cột) cơ bản để sử dụng.

• Cuối cùng, chúng ta sẽ học cách sử dụng hàm if trên Notion.

Ở bài học trước, chúng ta đã học về database và đã tạo được cũng như sử dụng database dạng bảng biểu. Vậy tại sao lại có bài học này? Đó chính là để trả lời câu hỏi: "Notion càng tối ưu, càng vượt trội so với các app khác như thế nào trong việc quản lý dữ liệu?”

Database của Notion không chỉ được nhìn dưới dạng table (bảng biểu) như ở bài học trước chúng ta đã học.

Nhắc lại 1 lần, rằng chỉ riêng table view của Database cũng làm Notion xứng đáng là 1 app quản lý tốt để chúng ta sử dụng, bởi sự tổng quan đến chi tiết của nó.

Tuy nhiên, đặc biệt hơn thế, Notion cung cấp cho chúng ta các view - nghĩa là cách nhìn - khác nhau của 1 bảng dữ liệu. Mình nhấn mạnh lại là cùng 1 bảng dữ liệu.

Tự tư duy để tìm ra:

1 - Databases của Notion có bao nhiêu dạng view?

2 - Tác dụng của các dạng view này?

3 - Bạn có thể tạo các view này ở đâu? (Gợi ý, sử dụng dấu gạch chéo thần thánh hoặc sử dụng chính Database dạng table để chuyển đổi)

Trả lời được các câu hỏi này, là bạn đã dùng được view của Notion 1 cách thành thạo rồi đấy.

Hướng dẫn bạn biến hóa một bảng dữ liệu thành hai dạng view cơ bản để từ đó bạn có thể suy ra các view khác. Bởi vì thao tác hoàn toàn tương tự, việc biết cách sử dụng view một cách linh hoạt, khoa học và đúng mục đích là rất quan trọng.

Chúng ta sẽ tạo một to do list công việc với dạng view board và tạo một thư viện sách với dạng view Gallery.

Đầu tiên, tạo một view board cho to do list công việc của bạn, đây còn được gọi là view Kanban. Nếu bạn chưa biết thì Kanban là một phương pháp làm việc dựa trên tập đoàn Toyota của Nhật Bản mà hiện nay đã vô cùng phổ biến. Chúng ta có thể nhìn thấy Kanban công việc ở mỗi phòng ban hay trong sổ tay của mỗi người, được chia thành các cột: việc cần làm, việc đang làm, và việc đã hoàn thành. Vậy thì chúng ta sẽ tạo một Kanban công việc cần làm trên Notion như thế nào?

Mỗi khi mở 1 view mới, hãy nhớ cài đặt các thông số layout cho view

View này sử dụng cho những dạng dữ liệu có nhiều ảnh và giống như một thư viện ảnh. Đó có thể là reading list như mình lựa chọn ở đây, hoặc là một thư viện công thức nấu ăn, đồ handmade, một thư viện phim ảnh, các nơi bạn đi du lịch,…

Ở bài học trước, chúng ta đã biết cách sử dụng các dạng view trên Notion. Tuy nhiên, để tối đa hóa việc sử dụng các view này cho mục đích cụ thể, chúng ta sẽ cần các thao tác hỗ trợ. Các thao tác đó sẽ bao gồm:

1. Filter: lọc dữ liệu

2. Sort: sắp xếp dữ liệu

3. Group: nhóm dữ liệu

4. Ẩn/Hiện Properties: quản lý các cột trong bảng dữ liệu

5. Đổi tên view theo mục đích

Các thao tác này không mới, có nghĩa là không phải trên Notion mới có, nhưng khi bạn biết sử dụng linh hoạt để kết hợp với các view của Databases, bạn sẽ thấy sự vi diệu của Notion.

"Meeting Note là gì?"

Khi nhìn nghĩa tiếng Anh của cụm từ này thì bạn sẽ đoán đó là ghi chú lại những cuộc họp, nhưng mục tiêu của mình đặt ra khi chúng ta làm Meeting Notes trên Notion là sẽ tạo ra một lịch để nhớ những cuộc họp và cả những việt quan trọng hoặc đột xuất khác. Một là chúng ta sẽ chuẩn bị được tốt hơn, hai là chúng ta sẽ ghi chú nội dung công việc ngay vào database đó.

Như vậy thì chúng ta sẽ quản lý và theo dõi một cách vừa hệ thống vừa chi tiết tất cả các việc phát sinh dù với loại nào.

Trước đó, mình có một lưu ý rằng Meeting Note sẽ không phải là to-do list công việc hàng ngày.

Khi làm to-do list công việc hàng ngày thì bạn có thể nhìn vào Meeting Notes này như là nhìn vào tờ lịch, xem hôm nay có phải là ngày gì đặc biệt, có việc gì quan trọng không thì chúng ta thêm vào cùng với những list công việc hàng ngày, như vậy sẽ đảm bảo được bạn không quên.

Mình sẽ gợi ý cho bạn bằng các câu hỏi:

1. Bạn tạo database calendar như thế nào? Tạo luôn view calendar hay đi từ table?

2. Các dữ liệu như cột chính, cột phụ nào bạn cần và chọn type cho cột như thế nào? Tyoe của cột là text, số hay check box, link,… nếu bạn còn nhớ từ những bài học trước.

3. Bạn sẽ dùng những thao tác gì để meeting notes hiện được trực quan các thông tin cần? Thao tác: filter, sort, group, ẩn hiện properties cũng đã học ở bài học trước.

CÁCH TẠO MEETING NOTES

Tạo từ template của Notion

Tự tạo database

Chú ý:

• Tên meeting

• Loại meeting

• Thời gian, nhắc lịch

• Nội dung chuẩn bị

  
  

Ở bài học này, mình sẽ đưa cho bạn thêm một chức năng rất tiện dụng ở trong Notion gọi là template button: lặp lại thông minh và tiết kiệm thời gian.

Thao tác này không chỉ áp dụng với các meeting lặp lại mà được áp dụng với tất cả các database.

Một là, đưa việc nào về đúng việc đó

Hai là, làm việc nhóm hiệu quả hơn

Ba là, nhìn công việc trực quan hơn

Gợi ý: /linked view of databases, sau đó chọn databases bạn muốn và có các thao tác tiếp theo cho phù hợp mục đích của bạn.

BƯỚC 1: ĐẾN PAGE ĐÍCH CẦN ĐƯA DATABASES SANG

BƯỚC 2: LINKED DATABASES

2 cách:

• /Linked view databases

• Chọn /dạng view cụ thể

BƯỚC 3: THỰC HIỆN CÁC THAO TÁC ĐỂ BIẾN LINKED VIEW DATABASE ĐẠT MỤC TIÊU

Lưu ý:

• Đối với view: Có thể thay đổi hoặc xóa view ở các bản linked với nhau, không ảnh hưởng nhau.

• Đối với properties: Xóa hay thay đổi đều ảnh hưởng giữa các bản linked

• Chọn view và ẩn hiện properties hợp lý khi linked

1.1. HABIT TRACKER LÀ GÌ?

• Là công cụ theo dõi thói quen —> đánh giá tần suất thực hiện một thói quen và nhìn nhận hiệu quả.

• Hình thức theo dõi đơn giản nhất: theo dõi trên tờ lịch/quyển lịch của bạn. Các hình thức khác: Xem Google Image. Hôm nay chúng ta sẽ biết thêm 1 hình thức tuyệt vời trên Notion.UntitledUntitled

1.2. TẠI SAO NÊN LÀM HABIT TRACKER? LỢI ÍCH CỦA VIỆC THEO DÕI THÓI QUEN?

• Lợi ích #1: Việc theo dõi thói quen nhắc nhở bạn thực hiện mục tiêu đã đề ra

• Lợi ích #2: Việc theo dõi thói quen thúc đẩy bạn tiếp tục phấn đấu

• Lợi ích # 3: Công cụ theo dõi thói quen mang đến sự hài lòng tức thời

Theo dõi thói quen có thể bạn giúp bạn
- bắt đầu xây dựng một thói quen mới

- thực hiện đầy đủ những việc mà bạn có xu hướng quên hoặc bỏ qua khi bạn bận rộn.

Chúng ta cần theo dõi thói quen của mình trong bao lâu?

• Câu trả lời có thể là: 21, 30, hoặc 100 ngày.

• Câu trả lời phổ biến nhất là 66 ngày.

1.3. TỰ TẠO HABIT TRACKER TRONG NOTION

Tự tạo bằng databases

Tư duy tạo như thế nào?

• Cột chính nên để là gì?

• Các cột còn lại?

• Loại properties?

• Đánh giá hàng tuần/tháng? Cần bao nhiêu view với các thao tác gì?

Dùng template có sẵn của Notion, chỉnh sửa

• Template đã được để cột chính và các cột khác như thế nào? Loại property của mỗi cột? Thao tác được dùng?

• Mình có hiểu cách dùng template này không? Dùng cho mình có phù hợp không?

• Nếu mình tự tạo lại bảng tương tự template thì mình có làm được không? Và mình có cần thay đổi gì không?

A - Mục tiêu của bài học

1. Hiểu khái niệm và tầm quan trọng của việc theo dõi thói quen.

2. Học cách tạo Habit Tracker theo dõi thói quen cá nhân hóa trên Notion.

3. Áp dụng Habit Tracker trên Notion để tích hợp thói quen mới vào cuộc sống hàng ngày một cách hiệu quả.

B - Bài học của chúng ta sẽ gồm các phần:

1. Giới thiệu về Habit Tracker và lợi ích của việc theo dõi thói quen. Tự tạo habit tracker trong Notion

2. Hướng dẫn chi tiết cách tạo Habit Tracker trên Notion.

1.1. Habit tracker là gì? Tại sao nên làm habit tracker?

Habit Tracker là một công cụ cực kỳ hữu ích để theo dõi và quản lý các thói quen hàng ngày của bạn. Nếu bạn chưa biết đến khái niệm này, đây là thời điểm hoàn hảo để bắt đầu tìm hiểu và áp dụng.

Thói quen chính là yếu tố quan trọng tạo nên con người và thành công của bạn. Habit Tracker giúp bạn theo dõi, duy trì và cải thiện những thói quen này một cách hiệu quả.

1.3. Các hình thức theo dõi thói quen

Có rất nhiều cách để bạn theo dõi 1 thói quen, như:

1. Lịch giấy truyền thống hoặc tạo bảng treo tường

2. Bullet Journal, Planner hoặc sổ tay kế hoạch

3. Ứng dụng di động

4. Excel hoặc Google Sheets

Mỗi hình thức này có ưu nhược điểm riêng về cách thiết lập và cách sử dụng. Lưu ý:

• Chọn phương pháp phù hợp: Dựa vào nhu cầu và thói quen cá nhân, chọn phương pháp phù hợp nhất để duy trì lâu dài.

• Bắt đầu đơn giản: Nếu mới bắt đầu, chọn phương pháp đơn giản và dễ thực hiện trước, sau đó có thể nâng cấp lên phương pháp phức tạp hơn.

• Theo dõi và điều chỉnh: Luôn theo dõi và điều chỉnh phương pháp sao cho phù hợp với sự thay đổi và tiến bộ của bạn.

1.2. Tự tạo habit tracker trong Notion

Video này sẽ gợi ý bạn cách tạo Habit tracker để theo dõi thói quen trên Notion.

Phân tích template của Notion để giúp bạn hiểu cũng như sử dụng hiệu quả

Chúng ta đã phân tích xong các thành phần của bảng database, nhưng làm thế nào để tracker tự động hiện ngày tương ứng với created time?

Tạo được các button tương ứng với mỗi habit, để giúp tích vào đúng ngày hiện tại thay vì vào tích các check box

Ở bài học hôm nay, chúng ta đã cùng nhau Hiểu khái niệm và tầm quan trọng của việc theo dõi thói quen cũng như Học cách tạo Habit Tracker theo dõi thói quen cá nhân hóa trên Notion, biết thêm về cách dùng Button tự động lặp lại theo khoảng thời gian và Button thực hiện các hành động edit trong Notion.

Chúc bạn tạo và sử dụng habit tracker trên Notion một cách hiệu quả.

Nếu bạn muốn nâng tầm Habit Tracker hơn, thì bạn rất nên học khóa Notion with Snow Pro nhé.

Bật mí là ở khóa học Pro còn có bài học giúp Theo dõi tự động tiến độ công việc của bạn trên Notion với cách sử dụng Relation, Roll up, hãy đăng ký ngay nha.

Xin chào và hẹn gặp lại bạn!