Excel A à Z (2/4)- Initiation

Définition de l'espace de travail Excel et terminologie associée

Terminologie utilisée pour designer les éléments essentiels tout au long de la formation.

Apprendre à bien gérer le ruban a l'écran.

Découvrir le contenu de cette section

• Maitriser l'assistant et les différents modes de saisie des fonctions

• Bien choisir les fonctions de statistique de base

• Comprendre les fonctions complexes (plusieurs arguments)

• Les $ pour contrôler les références

Rappels nécessaires sur les principes de base de l'élaboration de formules Excel et méthode de travail.

Découvrir l'utilité de la somme automatique (base à connaitre de toute fonction automatique), et l'assistance de saisie des fonctions.

Découvrir la liste des fonctions de sélection (dites fonctions simples) à connaitre pour commencer à gérer des statistiques simples :

Somme : somme toute une plage de valeurs

Moyenne : ressort la moyenne d'une plage de valeur (Vide omis)

Min : ressort la plus petite valeur d'une plage de valeur

Max : ressort la plus grande valeur d'une plage de valeur

Nb : compte le nombre de valeur numérique d'une plage

NbVal : compte le nombre de valeur d'une plage

NbVide : compte le nombre de cellules non renseignées

Découvrir la liste des fonctions de traitement de texte simples :

NbCar : compte le nombre de caractères

Majuscule : met en majuscule un texte

Minuscule : met en minuscule un texte

NomPropre : Met les 1ere lettres de chaque mot en majuscule

Découvrir le principe d'entrée des fonctions à plusieurs arguments, et connaitre les fonctions utiles à ce stade

Nb.Si : Compte toute une plage de valeurs respectant une condition

Grande.Valeur : ressort la xeme plus grande valeur d'une plage de valeur (Vide omis)

Petite.Valeur : ressort la xeme plus petite valeur d'une plage de valeur

Intérêt et principe d'usage des $ dans une formule : les références relatives & absolues

Mettre en pratique l'utilisation des $ avec un exemple courant : le calcul des pourcentage. Vous apprendrez à calculer des ratios de répartition.

Présentation du contenu de cette section qui vous permettra de maitriser le travail sur un classeur comportant plusieurs feuilles et optimisera votre productivité.

• Maitriser la gestion de feuilles (Création, Suppression, Déplacement ...)

• Calculs entre plusieurs feuilles d'un même classeur (Calculs transversaux / Formules 3D)

• Manipulation simultanée de feuilles (Groupe de travail)

Les différentes méthodes de suppression/masquage de feuille et leur implication.

Découvrir les raccourcis clavier permettant de gagner du temps.

Découvrir comment naviguer très rapidement entre les feuilles d'un grand classeur.

Découvrir les techniques pour réordonner les feuilles d'un classeur, comment proprement dupliquer une feuille.

Apprendre à lier des cellules. Cela permet de commencer à connecter plusieurs cellules, feuilles, classeurs.

Apprendre les cause de liaison des classeurs et gérer au mieux ces liaisons.

Apprendre à gérer le mode d'actualisation de formules entre plusieurs classeurs.

Découvrir les opérations qui créent automatiquement des liaisons entre des classeurs, comprendre comment les gérer.

Pratique de l'usage du groupe de travail et des liaisons afin de constater le gain de temps.

Apprendre à faire intervenir plusieurs feuilles dans un calcul avec des opérateurs arithmétiques courants(+-*/).

Apprendre à faire intervenir plusieurs feuilles dans un calcul avec des fonctions automatiques et savoir qu'elles sont les onctions qui supportent ce mode.

Apprendre comment communiquer une feuille avec des formules.

Savoir gérer les formules selon votre contexte.

Apprendre une astuce pour contourner les limites d'impression de plusieurs tableaux sur différentes feuilles.

Apprendre à limiter l'accès à certaines fonctionnalités afin d'en figer la structure et ainsi empêcher l'ajout, suppression, renommage des feuilles .

Pratique lorsque plusieurs personnes collaborent sur un même fichier.

Limiter l'accès à un classeur via un mot de passe pour

• la lecture

• l'écriture

Apprendre à protéger une feuilles spécifique, comprendre l'impact de la protection de feuille.

Apprendre à affiner la protection d'une feuille et ne bloquer l'accès qu'à certaines cellules de la feuille.

Apprendre à protéger la feuille et déverrouiller des zones  spécifiques avec un mot de passe sans déprotéger toute la feuille.

Dans un classeur à plusieurs feuilles on effectue beaucoup de va et viens pour travailler, comparer visuellement certaines données ou des copier-coller.

Cette astuce permet de facilement voir plusieurs feuilles du même classeur simultanément.

Découvrir le contenu de cette section qui vous apprendra à bien constituer une liste (un grand tableau), faciliter sa gestion et son impression.

• Comprendre les règles à respecter

• Gestion de l'espace de travail des grands tableaux

• Outils et automatismes liés aux listes

Vous allez apprendre à respecter la forme des données qu'Excel attend afin d'en faciliter la gestion et l'analyse avec diverses outils dédiés.

Comprendre la fonctionnalité de "Tableaux"

Vous aller maitriser des raccourcis clavier sont prévus pour faciliter la sélection des listes.

Apprendre à gérer l'affichage figé ou fractionné des titres de colonnes pour mieux travailler sur un grand tableau qui nécessite de défiler et perdre les en-tête.

Apprendre à bien imprimer un grand tableau en répétant les titres des colonnes automatiquement sur toutes les pages.

Faciliter la consultation d'une liste en groupant les colonnes dans une unité d'affichage pour rapidement masquer/afficher des colonnes/lignes.

Vous allez apprendre à réordonner les informations d'une liste

• des lignes

• des colonnes

• sur plusieurs colonnes à la fois

• trier selon un ordre forcé (liste personnalisée)

Vous allez apprendre à limiter les lignes du tableau selon le type de données via les filtres automatique.

Vous allez apprendre à analyser rapidement une liste via les sous-totaux automatiques afin de présenter très rapidement une synthèse.

Apprendre à supprimer automatiquement une information redondante dans une liste.

Découvrir le contenu de cette section qui vous permettra de gagner beaucoup de temps dans les opérations courantes

• La recherche / remplacement de donnée facilités

• Garantir la cohérence de données externes

• Garantir une saisie de liste cohérente et maitrisée

• Remplissage instantané

Cet outil vous permettra de repérer facilement les informations dans de grands classeurs.

Utilité de l'outil de conversion de données, pratique lorsqu'on a souvent des données extraites reçues d'un système d'information dont on ne reconnait pas les dates / les nombres.

Maitriser une liste déroulante de choix dans une cellule.

Astuce : utiliser les noms pour faciliter la création de la source sur une autre feuille.

Apprendre à paramétrer le comportement de la liste déroulante :

• Corriger correctement toutes les cellules de la même validation de données

• Mettre une aide a la saisie

• Limiter/Autoriser la saisie de données inexistantes dans la liste

Apprendre à repérer / supprimer les validations de données.

Apprendre à éviter les opérations répétitives de corrections ou extraction de données suivant un modèle