MS-Project 2016: Parte VII

Estruturação e Introdução

Encerramento de um Projeto - Estruturação e Introdução Teórica

• Registro de índice e Acervo Técnico;

• Confirmar se o trabalho realizado está de acordo com os requisitos;

• Encerrar as Aquisições;

• Obter aceitação final do produto;

• Encerramento financeiro;

• Entregar o produto Completo;

• Solicitar Feedback do Cliente;

• Concluir Relatórios de Desempenho;

• Coletar Lições Aprendidas;

Gerindo Portfólio e Programas

• Projeto Mestre vs Subprojetos;

  • As atualizações dos subprojetos irão gerar atualizações do projeto mestre também.

• Análise Global de vários projetos;

  • Consegue analisar quais projetos estão indo bem ou não, sabendo qual deve ser parado.

• Melhor Gestão da Mudança (Change Management) nos recursos;

  • Consegue-se avaliar se um recurso está disponível ou não para outro projeto que necessita, por exemplo.

• Melhor Gestão dos benefícios e carry-over dos projetos;

  • Esses são projetos que já deveriam ter sido concluídos (carry-over), mas passaram para outro ano, por exemplo.

• Predecessoras e Sucessoras Externas;

  • Conseguimos encadear projetos em uma estrutura de programas, por exemplo.

• Visibilidade geral para cross-check com a Estratégia da Companhia;

  • Visibilidade geral para saber se estamos de acordo com a estratégia planejada.

• Ferramenta para Subprojetos;

  • Guia Projeto >> Grupo Inserir >> Botão Subprojeto

• Salvamento para o projeto Mestre e subprojetos;

  • Para Exclusão, basta clicar na linha do projeto e tecla Delete.

• Estabelece dependências pelo gráfico de Gantte - Arraste;

  • A dependência criada entre projetos aparece no Arquivo individual de cada projeto > Só pode ser editada no arquivo mestre.

• Para estabelecer caminho crítico no seu projeto mestre;

  • Backstage >> Opções >> Cronograma >> Opção Projetos inseridos são calculados como tarefas resumo.

Pool de Recursos e Macros

Pool de Recursos e Macros

1 - Deve-se criar um arquivo de MS-Prohect com o pool de Recursos;

2 - Vincular o Pool ao Projeto - Guia Recursos >> Pool de Recursos;

3 - O ideal é utilizar a coluna prioridade sequandiamento das atividades do Recurso. Nas opções de nivelamento existe a possibilidade de utilizar como critério a prioridade. Caso não seja utilizado, o MS-Project utiliza um algoritmo interno, normalmente vinculado ao deadline e ao tamando (trabalho e duração) da atividade. E o mais interessante é que a sequencia das atividades pode ser alterada quando for feito um novo nivelamento de recursos. Se for utilizada a prioridade a sequência não muda.

Usando Macros

• É preciso habilitar a guia Desenvolver no MS-Project;

• Backstage >> Opções >> Barra de Ferramentas Customizada >> Habilitar Guia Desenvolvedor.

Project Online

Nesta aula o professor nos conta como foi a história do MS-Project até esse momento. Tiveram muitas mudanças e diferentes investimentos com o tempo que são importantes para entendermos como chegamos no Project que temos hoje. Existem também algumas recomendações da Microsoft. Uma recomendação é, ao trabalhar com tarefas, utiliza-se o outlook ou o excel. Se você está migrando de um nível de tarefas para um projeto envolvendo custos e recursos, é mais recomendado que se use o MS-Project. E ao trabalhar com programas e portfolios é recomendado utilizar uma solução PPM.

O Project Online conta com vários formulários para padronizar, por exemplo, a gestão de um portfolio. Já existe um padrão de análise de negócio que pode ser personalizado (um padrão de business case também). Existe também a funcionalidade de aprovação para os líderes dos projetos terem o controle, além de mostrar todos os status em páginas padronizadas. Ao entrar em projetos temos alguns padrões definidos de projeto e a possibilidade de criar um padrão.

Dentro do Project Online é possível estabelecer critérios para a avaliação do projeto, sabendo, por exemplo, sobre o market share do projeto. Com essas funções podemos saber quais os impactos o projeto vai ter e em quais pilares de estratégia da empresa e pode-se coparar com outros projetos de diferentes formas (vistas).

O Project Online oferece muitas ferramentas, mas também tem um viés muito colaborativo. É importante conhecer tudo o que o project têm para te oferecer, assim facilitando o seu trabalho e melhorando a performance e organização da empresa.

Questões Parte 1

Prova de Certificação

• Serve para o MS-Project 2013 e 2016;

• A duração da prova é de 150 minutos, sendo composta por 54 questões que tem como objetivo medir as seguintes habilidades:

  • Iniciar um Projeto (15 - 20%)

  • Criar uma programação baseada em Tarefa (20 - 25 %)

  • Gerenciar Recursos e Atribuições (20 - 25%)

  • Acompanhar e Analisar um Projeto (20 - 25%)

  • Comunicar informações do Projeto (15 - 20%)

Questão 1

Resposta correta: A) Habilite Projetos inseridos são calculados como tarefas resumo na seção Opções de Cálculo do Backstage >> Opções >> Cronograma;

Significa que os projetos que estão sendo inseridos vão ser entendidos pelo Project como tarefas resumo. Quando o caminho crítico for traçado vai ser possível ser visualizado geral.

Questão 2

Resposta correta: C) Na janela Informações sobre o recurso >> aba Custo, defina a taxa padrão para aumentar a partir da data efetiva do aumento de custo;

Na aba custo conseguimos colocar todas as datas que vão aumentar os salários e é mudada a taxa padrão.

Questão 3

Resposta correta: D) Trabalho;

Trabalho é um tipo de recurso encontrado na planilha de recursos.

Questão 4

Resposta correta: B) Criar um pool de recursos compartilhados e enviar a localização para cada gerente de projeto. Abra o projeto e o pool de recursos individual. A partir do produto individual, selecione pool de recursos, compartilhar recursos e escolher usar os recursos;

Com o pool de recursos podemos ter visibilidade dos recursos, principalmente para o gerente do programa.

Questão 5

Resposta correta: B) Remova o maior número possível de restrições;

Por conta do número de restrições, o cálculo da margem de atraso total é atrapalhado.

Questões Parte 2

Prova de Certificação

Questão 1

Resposta correta: C) 100%

Quando cadastramos um recurso, é automático aparecer a unidade máxima em 100%, ou seja, é o padrão.

Questão 2

Resposta correta: D) Insira o vinculo pertinente ou mova a tarefa.

Por exemplo, ao colocar 8 tarefas no seu projeto com dependêcia entre elas, para mudar a configuração como o exercício pede, é para arrastar a tarefa em questão para o lugar onde deseja-se que ela esteja. O gráfico de Gantt vai ser atualizado instantaneamente. Outra opção é na coluna predecessora colocar o vínculo pertinente.

Questão 3

Resposta correta: D) Arraste a tarefa de resumo e renumere a WBS.

Em um cronograma de uma empresa, por exemplo, temos duas fases. Dentro das duas fases temos tarefas resumo. Vamos supor que uma das tarefas resumo da seunda fase deve ser passada para a primeira fase. Para isso deve-se clicar na tarefa e arrastar até o lugar que se deseja que ela fique. Automaticamente o project vai atualizar o código da tarefa.

Questão 4

Resposta correta: D) Criar um vinculo término-a-início da tarefa predecessora "Realizar pintura interna" para "Realizar pintura externa". Defina um intervalo de tempo de três dias.

Então deve-se definir como predecessora 1 "Realizar pintura interna" e como 2 "Realizar pintura externa" com um intervalo de 3 dias.

Questão 5

Resposta correta: B) Clique em EXIBIÇÃO, selecione Formulário de Recursos e clique no recurso João.

Com isso podemos ver todas as atividades que o recurso está agendado e chegar a conclusão de que está superalocado, por exemplo.