MS-Project 2016: Parte V

Estruturação e Introdução

EXECUÇÃO - Introdução Teórica

• Produzir as Entregas do Produto;

• Coletar Dados de Desempenho;

• Solicitação de Mudanças;

• Implementar as mudanças aprovadas;

• Executar o trabalho de acordo com o plano;

• Melhorias Continuas;

• Seguir processos estabelecidos;

• Fazer a garantia da qualidade;

• Auditorias de Qualidade;

• Mobilizar a equipe;

• Gerenciar a Equipe;

• Avaliação de desempenho;

• Atividades de Desenvolvimento da Equipe;

• Oferecer Recompensas e Reconhecimento;

• Registro de Questões;

• Facilitar Resolução de Conflitos;

• Desmobilizar Recursos que já foram usados;

• Receber e enviar feedback;

• Reporte do desempenho do Projeto;

• Gerenciar o Engajamento das Partes Interessadas;

• Realizar Reuniões;

• Selecionar fornecedores.

Configurando os Cálculos

Fazendo o MS-Project Calcular

• Backstage >> Opções >> Cronograma >> Cálculo >> Ativado;

• Ao progredir com o avanço da tarefa, o MS-Project entende que os recursos foram consumidos na mesma proporção;

• Ao inserir projetos, eles serão tratados como tarefas Resumo, seguindo o caminho crítico do projeto-mestre;

• Habilita o cálculo do custo real do MS-Project, baseado no consumo linear dos recursos;

• Configura o momento no qual o custo fixo padrão será pago - início / rateado / término;

• Arrasta as tarefas dadas como concluídas para antes da data de status carregada;

• Partes da atividade que estão antes da data de status serão adiantados para a data de status;

Trabalhando com linhas de Base

Configurando a Linha de Base do Projeto

"Um plano aprovado para o trabalho do projeto, integrando escopo, tempo e custos, em relação ao qual a execução do projeto é comparada e medida visando gerenciar o seu desempenho." (Glossário Guia PMBOK 5ed)

Ao gravar uma linha de base, o que será salvo?

• Custos de Recursos, tarefas e atribuições;

• Datas Início e término;

• Durações;

• Orçamento dos recursos, tarefas e atribuições;

• Trabalho dos Recursos, tarefas e atribuições;

• Tarefas Divididas/restantes;

• Trabalho/Custos/Orçamento divididos em fases;

Tela de Exibição >> Gráfico de Gantt de Controle

1. Guia Projeto >> Grupo Cronograma >> Botão Definir Linha de Base

• Máximo de 11 linhas de base;

• Possível copiar Linhas de Base (Salvar plano);

• Mesmo botão para excluir linha de base;

Linhas de base criadas abaixo da linha de avanço (Barra Estática)

Atualizando Progresso

Atualizando Progresso: passo a passo

1 - % de Conclusão;

1. Selecione a atividade dentro da exibição do Gantt de Controle;

2. Guia Tarefa >> Grupo Cronograma >> Botões de Status;

Lembre-se que Custos e Trabalho serão atualizados na mesma proporção se a opção Atualizar Status da tarefa atualizada o status do rescurso estiver habilitado no Backstage.

2 - Botão Atualizar Tarefas;

1. Selecione a atividade dentro da exibição do Gantt de Controle;

2. Guia Tarefa >> Grupo Cronograma >> Botão Atualizar como Agendado >> Atualizar Tarefas;

Permite Atualizar início, término e duração Real.

3 - Tabela de Exibição - Tabela de Controle;

1. Selecione a atividade dentro da exibição do Gantt de Controle;

2. Guia Exibir >> Grupo Dados >> Botão Tabelas >> Controle;

Use a coluna Status para mostrar como a tarefa está posicionada no cronograma!

4 - Conjunto de Atividades;

1. Para conjunto de atividades que foram concluídas pontualmente ou precisam ser reagendadas;

2. Guia Projeto >> Grupo Status >> Botão Atualizar Projeto;

Movendo o Projeto

• Realiza a mudança de um projeto como um todo para uma nova Data;

• Situações como atrasos em fornecimento de informações, atividades externas, etc;

• Guia Projeto >> Grupo Cronograma >> Botão Mover Projeto;

Visualizando as Informações

Visualizando seus dados de maneira SMART

Classificando seus dados de modo a facilitar a tomada de decisão:

• Guia Exibir >> Grupo Dados >> Botão Classificar;

• Mantida até a troca de modo de exibição;

• Não salva as classificações;

• Pode-se ter diversos critérios de classificação;

• Pode-se estabelecer uma classificação permanente;

Aplicando Inteligência nas Informações

Aplique filtros nos tópicos mais relevantes:

• Guia Exibir >> Grupo Dados >> Botão Filtro;

• Filtros de Tarefas e Recursos;

• Pode ser usado em diferentes modos de exibição (Gantt, Diagrama de Rede, Uso do Recurso);

• Filtro Automético;

• Personalização de Filtros;

Aplique realces nos tópicos mais relevantes:

• Guia Exibir >> Grupo Dados >> Botão Realçar;

• Realces em Tarefas e Recurso;

• Pode ser usado em diferentes modos de exibição (Gantt, Diagrama de Rede, Uso do Recurso);

Agrupando as Informações

Criando Ilhas de Informações

Aplique agrupamentos nos tópicos mais relevantes:

• Guia Exibir >> Grupo Dados >> Botão Agrupar por;

• Agrupamentos Personalizados;

• Múltiplos critérios para agrupamento;

Agrupa Atividades ou recursos em modo de exibição de planilha:

• 12 Agrupamentos de atividades:

  • Aut vs manual;

  • Ativo vs Inativo;

  • Crítica;

  • Duração;

  • Dur. e Prioridade;

  • Marco;

  • Prioridade;

  • Prior. Mantendo a estrut. Tópicos;

  • Recurso;

  • Status;

  • Tarefa Concluídas e não concluídas;

  • Tipos de Restrição;

• 5 Agrupamentos de Recursos:

  • Atribuições;

  • Grupo de Recursos;

  • Recursos Concluídos e não Concluídos;

  • Taxa-padrão;

  • Tipo de Recurso;

Change Management e Perfil de Trabalho

Programando o Ciclo de Desenvolvimento do Recurso

Num processo de Gestão de Mudança, podemos fazer um plano de Carreira para os Funcionários:

• Planilha de Recursos >> Clique Duplo no Recurso >> aba Custos;

Traçando o Perfil de Desempenho de sua Equipe

1. Após um tempo avaliando a performance de cada Recurso, é possível traçar perfil de alocação durante a atividade (diferente de uniforme):

• Uso da Tarefa >> Duplo Clique Recurso >> Campo Contorno do Trabalho;

Perfis de Desempenho:

• Uniforme - Alocação em 100%;

• Crescrente - Vai crescer gradativamente;

• Decrescente - Vai decrescer gradativamente;

• Pico Duplo - Dois picos de 100% com um intervalo;

• Pico Inicial - Um pico no início;

• Pico Final - Um pico no final;

• Sino - Um pico no meio crescendo antes e decrescendo depois;

• Tartaruga - Parecido com o Sino, mas com mais alocação;

Usando o melhor do recurso no momento certo

Situações nas quais é utilizado maior número de Recursos do que o disponível ou paralelismo do uso do mesmo Recurso, podemos resolver de algumas formas:

1 - Troca do Recurso;

• Clique botão direito no Recurso >> Atribuir Recurso;

2 - Mudança na Escala de Trabalho;

• Planilha de Recursos >> Duplo clique no Recurso >> Alterar Período Útil;

3 - Trabalho em Hora Extra;

• Uso da Tarefa >> Acrescentar Coluna Trabalho de horas extras;

4 - Nivelamento de Recursos;

• Algoritmo do MS-Project para a resolução de Conflitos;

• Definindo Restrições para o Nivelamento;

• Estabelecendo Prioridade para a Atividade;

• Nivelamento de Recursos;

• Tela de exibição >> Gantt de Nivelamento;

• Guia Recurso >> Opções de Nivelamento;

• Problemas de Alocação podem ser vistos pelo inspetor de Tarefas;

• Oplanejador de Equipes pode resolver conflitos menores;

• Nivelamento do projeto;

O Mapa da Mina na Gestão de Recursos

Visualizando as Atividades dos Recursos - Planejador de Equipe

No planejador de equipe podemos ver os nomes dos recursos separados por linhas, as tarefas não agendadas (sem data), a linha do tempo onde podemos fazer um zoom in e zoom out. Nessa visualização são mostradas linhas como recursos e as atividades que eles estão fazendo divididas no tempo. Outro ponto mostrado são as tarefas não atribuídas para nenhum recurso.

• Guia de Ferramentas do Planejador de Equipe

  • Linhas de texto;

  • Agendamento automático ou manual;

  • Tarefas externas;

  • Tarefas atrasadas;

  • Evitar superalocações;

Gestão Financeira

Acompanhando a Performance Financeira de sua Equipe

• Tabela de Custo das atividades:

  • Principais custos;

  • Nomes das tarefas;

  • Custo fixo;

  • Custo dos materiais;

  • Custo do trabalho;

  • Custo da Linha de Base;

• Modelo Online - Crie um Orçamento (Backstage >> Novo)

  • Mostra o passo a passo como pode criar um orçamento;

  • Mostra gráficos prontos e visualizações;

• Estatísticas do Projeto;

• Backstage >> Informações do Projeto >> Estatísticas;