MS-Project 2016: Parte II

Estruturação e Introdução Teórica

• Pensar no planejamento de cada área de atuação;

• Detalhar os requisitos;

• Registrar e comunicar o escopo de seu projeto;

• Preparar as aquisições - Sourcing & Procurement;

  • Procurement, por sua vez, corresponde à aquisição de produtos e serviços por pessoa jurídica de direito público ou privado de acordo com critérios preestabelecidos;

  • Sourcing, no campo semântico em questão, corresponde à aquisição de produtos ou matéria prima de outra localidade geográfica ou de outra empresa;

• Compromissar a equipe de Planejamento;

• Criação da EAP e dicionário;

• Listar as atividades;

• Estabelecer diagramas de rede (dependências entre as atividades);

• Coletar Requisitos e Capabilidades para os Recursos;

• Estimar tempos e Custos;

• Estabelecer caminhos críticos para o projeto;

• Desenvolver o cronograma completo;

• Consolidar o orçamento a nível das tarefas (sem reservas por enquanto);

• Estabelecer processos, fluxos de trabalho, padrões e métricas de Gestão de Qualidade;

• Plano de melhorias;

• Matriz de Responsabilidade;

• Planejar a Gestão da Mudança - Change Management;

• Levantamento, análise e plano de ação para os Riscos do Projeto;

• Finalizar as documentações de Aquisição e orçamento consolidado;

• Estabelecer sua linha de base e buscar aprovação formal do projeto;

• Kick-off Meeting;

Primeiros Passos

Conhecendo a Tabela de Entrada de Dados

• Tabela principal do MS-Project;

• Colunas de Modo da Tarefa/Nome da Tarefa/Duração/Início/Término/Predecessoras/Nomes dos Recursos;

Modo de Agendamento Manual vs Automático

• Guia Tarefa >> Grupo Tarefas >> Botão Agendamento Manual/Automático;

• Pode ser acessado pela barra de Status (Inferior) ou padronizar via Backstage;

• Importância do Agendamento Manual: Flexibilidade para o GP nos casos de Registrar tarefas que ainda não possui muitos detalhes no momento e/ou descrever estimativas nas datas via entrada de Texto;

Construindo a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

• Ferramenta de decomposição do trabalho do projeto em partes controláveis. Estrutura orientada às entregas que precisam ser feitas para completar um projeto;

• Dica: Regra 8-80 - Estruturação do pacote de trabalho com ocupação entre 8 e 80 horas de duração (Boa Prática de GP).

Visualizando os Níveis da EAP

• Guia Exibir >> Grupo Dados >> Botão Estrutura de Tópicos;

Configurando os Códigos EDT

• Estrutura de Divisão de Trabalho são códigos que identificam a posição da tarefa na EAP;

• Add Coluna >> EDT;

• Guia Projeto >> Grupo Propriedade >> Botão WBS;

• Janela para configuração dos dados;

• Opção de Renumerar - Botão WBS >> Renumerar;

Trabalhando com Tarefas

Tarefa

• Atividade com inicio e fim previamente definidos;

• Boa prática: Descrever através de verbos no infinitivo;

• Exemplos: Fazer, Comissar, Adequar, etc;

Tarefa Recorrente

• Ocorre com uma repetibilidade conhecida durante um projeto;

• Boa prática: Descrever através de substantivos;

• Exemplos: Reuniões de Acompanhamento de custo, Atualização de Status, etc;

Tarefa Resumo

• Conjunto de sub-tarefas em prol de uma entrega maior;

• Boa prática: Estruturação em fase, etapas, etc;

• Exemplos: Etapa Inicial, Processo Final, Primeiro Pavimento;

Marco

• Evento destaque chave para monitorar etapas de um projeto (não possui duração);

• Boa prática: Verbo particípio após componente chave;

• Exemplos: Pre-Projeto Aprovado, Validação Finalizada;

Criando uma Tarefa

1 - Guia Exibir >> Grupo Modos de Exibição de Tarefa >> Botão Gráfico de Gantt;

2 - Guia Tarefa >> Grupo Inserir >> Botão Tarefa;

3 - Basta escrever a descrição da tarefa na Tabela;

Criando uma Tarefa Periódica

1 - Guia Exibir >> Grupo Modos de Exibição de Tarefa >> Botão Gráfico de Gantt;

2 - Guia Tarefa >> Grupo Inserir >> Botão Tarefa Periódica;

3 - Abrirá uma janela para configuração da Tarefa Periódica;

4 - Configurar as informações da tarefa periódica na janela Informações sobre Tarefas Recorrentes;

Criando Tarefas Resumo

1 - Guia Tarefa >> Grupo Inserir >> Botão Resumo;

Criando Marcos

1 - Guia Tarefa >> Grupo Inserir >> Botão Tarefa >> Botão Marco;

2 - Teoria: Marcos sempre possuem duração = 0 dia;

3 - Ressalva: Marcos podem ser melhores representados numa Linha do Tempo - MS-Project possibilita criação de marcos com duração > 0 dias;

Agrupando e Dividindo Tarefas

Organizando Subtarefas gerando Tarefas Resumo

• Guia Tarefa >> Grupo Cronograma >> Botão Recuar Tarefa;

• Guia Tarefa >> Grupo Cronograma >> Botão Avançar Tarefa;

Dividindo uma Atividade

• Guia Tarefa >> Grupo Cronograma >> Botão Dividir Tarefa;

• Exemplo: Espera no trabalho devido a chegada de materiais deixando sem impacto no trabalho dos recursos;

Tornando uma Atividade Inativa

• Guia Tarefa >> Grupo Cronograma >> Botão Inativa;

• Capacidade de inativar Tarefas sem ter que excluí-las;

• Informações importantes para Lessons Learned ou Arquivamento;

• Não entra nos cálculos do MS-Project;

• Reative quando precisar;

Editando dados de uma Atividade

• Duplo Clique na Tarefa >> Informações da Tarefa;

Boas Práticas no Manejo e Criação de Tarefas

1. Não crie o que não irá controlar;

2. Divisão de tarefa SMART: Maior facilidade para a estimativa de custos/prazos;

3. Abuse e use do Calendário para os recursos. Evite criar atividades como treinamentos e férias;

4. Tarefas Resumo servem para sumarizar as informações > Evite atribuir recursos nas tarefas Resumo;

Trabalhando com Durações

Adicionando Durações para as Atividades

Datas estimadas - Permite que estimativas e agendamentos manuais sejam localizados facilmente;

Usando duração corrida - Usado para dias de folga e período da noite, por exemplo, espera de para tempo de cura, secagem, etc;

Estabelecendo deadlines - Data Limites para a atividade

• Clique Duplo na Tarefa >> Informações da Tarefa >> Guia Avançado;