MS-Project 2016: Parte I

Estruturação do Curso MS-Project

De acordo com uma pesquisa feita pela wrike, empresas que usam Metodologia têm porcentagens maiores de projetos dentro do orçamento, projetos dentro do cronograma, projetos dentro do escopo, projetos dentro da qualidade e projetos que atenderam os benefícios. Além destes dados, também foram constatadas necessidades dos gerentes de projetos que buscam apoio no software.

O uso de um software como o MS-Project pode ajudar nas necessidades do gerente de projetos, mas também pode ter outros benefícios. Alguns exemplos como: comunicação do time, qualidade do produto final, projetos dentro do orçamento, projetos dentro do cronograma e aumento da satisfação do consumidor.

O curso foi dividido em 5 Módulos:

• Iniciação;

• Planejamento;

• Execução;

• M&C;

• Encerramento.

Teoria e TAP

Iniciação

• Selecionamos o Gerente de Projetos;

• A cultura e sistemas da empresa são levantados;

• Termo de Abertura é desenvolvido;

• Primeiro levantamento das partes interessadas, influência, impactos e expectativas;

• Estabelecimento dos Objetivos do Projeto - SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic e Time-based);

• Análises de Viabilidade dos projetos com as devidas restrições estabelecidas;

• Primeiro Levantamento dos Requisitos, Premissas, riscos e Acordos;

• Compreensão e Análise do Business Case (Caso de Negócio);

• Quebra de Projetos Grandes em fases;

• Levantamento de Processos, Procediementos e Informações Históricas.

Termo de Abertura de Projeto

• Solicitante;

• Início do Projeto (data);

• Entrega Prevista (data);

• Requisitante;

• Patrocinador;

• Gerente de Projeto;

• Objetivos e Justificativas do Projeto;

• Necessidades do Negócio;

• Produtos Esperados e Critérios de Aceitação;

• Fora do Escopo do Projeto;

• Partes Interessadas;

• Restrições e Premissas;

• Marcos;

• Ciclo de Vida do Projeto;

• Aprovações.

Conhecendo a Tela Principal

A Microsoft oferece três pacotes (versões) do MS-Project 2016 com diferentes ferramentas e opções. As três versões são: Project Pro para Office 365, Project Professional e Project Standart.

A primeira vista do MS-Project

Quando abrimos o MS-Project temos algumas informações na tela. Temos a caixa para pesqueisa de Modelos e Modelos Sugeridos, Arquivos recentes e Abrir Outros Projetos em .mpp, Dados da Conta no MS-Project 2016, Modelos existentes já personalizados.

Curso MS-Project

Fazendo a Primeira Pesquisa

Pesquisando "Cronograma" no campo de pesquisa teremos vários resultados de Modelos do tipo "Cronograma" localizados. Além de outras funções do MS-Project.

A Área de Trabalho do MS-Project

Na área de trabalho do MS-Project teremos a Barra de acesso Rápido e Faixa de Opções, Comandos da Opção "Tarefa", Linha do Tempo (marcos e fases do projeto), Tabela de inserção de dados, Gráfico de Gantt. Além destes temos outras ferramentas como a Barra de Status, Modos de Visualização e Barra de Ferramentas Acesso Rápido.

Conhecendo o Backstage (Aba Arquivo)

Backstage - Informações

• Gerenciar suas Cotnas do Project Web App;

• Organizar o Modelo Global.

Backstage - Novo

• Iniciando um novo projeto em Branco ou com Templates já personalizados.

Backstage - Abrir/Salvar/Salvar Como

• Abre arquivos de diversos locais e recentes;

• Salva em diversos Locais;

• Sincronismo com Sharepoint.

Salvar Como

• Salvando modelos para diversos projetos (*.mpt);

• Personalizando suas opções de salvamento: Arquivo >> Opções >> Salvar;

• Diversas opções como autossalvamento, local padrão, limite de cache, etc.

Backstage - Exportar

• Exportação rápida para .pdf/XPS;

• Salvando o projeto em diferentes tipos de Arquivos.

Backstage - Conta

• Infos da Conta, Atualizações e sobre o Project;

• Opção de Alteração de Plano de Fundo e Tema do Office;

• Serviços Conectados.

Backstage - Comentários

• Envio de feedback positivos/negativos;

• Sugestões;

Backstage - Opções

• "Coração" do seu MS-Project;

• Possui as principais configurações para melhor performance.

Conhecendo a Faixa de Opções

Aba de Tarefas ( Grupo Exibir )

• Área de Tranferência - Colar, copiar, cortar e etc;

• Grupo Cronograma - Agrupametos das tarefas, splits de tarefas, links, funções de atualizar como agendado e etc;

• Grupo Tarefas - Tarefa agendada automaticamente ou manualmente, mover o projeto, inspecionar tarefas e etc;

• Grupo Inserir - Inserir tarefas, tarefas resumo, inserir marcos e entragas;

• Grupo de Propriedades - Informações do projeto, criação de notas;

• Campo de Edição - Rolar a tarefa, limpeza de hiperlinks, limpar formatações, buscas e etc;

Aba de Recursos

• Atribuição de Recursos;

• Solicitação de Recursos de um pool;

• Utilização da Vista Planejador de Equipe;

• Cadastro de Novos Recursos;

• Informação/Detalhes/Comentários dos Recursos;

• Nivelamento de Recursos do Projeto.

Aba de Relatório

• Relatório contendo a comparação de dois projetos;

• Novo Relatório > Para casos que não tenha o modelo no MS-Project;

• Painéis contendo visões gerais do Projeto, Custo, Trabalho, Burndown, etc;

• Relatórios personalizados de Custos, Recursos e Tarefas:

  • Fluxos de Caixa, Valor Agregado, Saturações, Cutso da Tarefa e do Recurso;

  • Recursos Superalocados;

  • Relatórios de Marcos, Tarefas Adiantadas, Atrasadas e Críticas;

• Possibilita personalizar Relatórios e painéis.

Aba de Projeto

• Inserir Subprojetos (Gestão de Programas e Portfólio);

• Suplementos;

• Informações do Projeto;

• Campos personalizados (Criação de novas colunas);

• Vínculos entre projetos (Dependências Externas);

• Definição de números para WBS;

• Alterar Período de Trabalho (Calendário);

• Calcular Projeto/Definir Linha de Base/Mover Projeto;

• Atualizar Status do Projeto;

• Revisão de Texto.

Tabelas de Tarefas e Recursos

Tabelas de Recursos

Caminho: EXIBIR > DADOS > TABELAS

• Custo - Info sobre os custos dos recursos, dalinha de base, custo real, variação, etc;

• Entrada - Grupo do recurso, unidade do recurso, taxa, taxa de horas extras, curso por uso do recurso, código do recurso, etc;

• Entrada - Recursos do trabalho/materiais - Mostra a tabela de entrada de dados para recursos humano, equipamentos e recursos materiais;

• Exportar - Usada para exportação em arquivo compatível com o MS-Project;

• Hiperlink - Mostra os vínculos de links (URL e UNC) atribuído às tarefas;

• Resumo - Mostra as atribuiuções dos Recursos, grupo de recursos, pico, taxas, custo e o trabalho;

• Trabalho - Trabalho planejado, variação do trabalho, trabalho real;

• Uso - Mostra o trabalho dos recursos;

• Valor Agregado - Mostra valor planejado, valor agregado, custo real, variações de custo e cronograma, estimativas de término, custo da linha de base e outras análises;

Tabelas de Tarefas

Caminho: EXIBIR > DADOS > TABELAS

• Atraso - Infos sobre nivelamento de recursos, mostrando atraso, duração, início, término, sucessoras, etc;

• Controle - Mostra as infos reais como datas reais de início e fim, % concluída, duração real;

• Cronograma - Infos de agendamento, datas programadas e atrasadas, margem de atraso, etc;

• Custo - Info sobre os custos da tarefa, dalinha de base, custo real, variação, etc;

• Datas de Restrição - Mostra as restrições adotadas nas tarefas;

• Entrada - Nome, duração início, término, predecessoras e recursos;

• Exportar - Usada para exportação em um arquivo compatível com o MS-Project;

• Hiperlink - Mostra os vínculos de links (URL e UNC) atribuido às tarefas;

• Indicadores de Cronograma/Custo de Valor Agregado - Mostra os indicadores utilizados numa análise de valor agregado;

• Linha de Base - Mostra os principais dados da linha de base;

• Resumo - Duração, data de início e término, % concluída, trabalho e custo;

• Tabela de Acúmulo - Aperfeiçoa a exibição de tarefas acumuladas. Usada com o modo de exibição Acúmulo de barras de tarefa, de datas de etapas e de etapas;

• Trabalho - Trabalho planejado, variação do trabalho, trabalho real;

• Uso - Mostra o trabalho das tarefas, duração, início e término;

• Valor Agregado - Mostra valor planejado, valor agregado, custo real, variações de custo e cronograma, estimativas de término, custo da linha de base e outras análises;

• Variação - Mostra variações do status atual para os dados da linha de base;

Exercício do Módulo 1

Configurando e Iniciando um Projeto

1 - Entre no MS-Project 2016 e escolha Projeto Vazio;

2 - Salve o projeto como PCH Brasil-Bolívia;

3 - Incluir os dados primários dos projetos: Arquivo > Informações > Informações Avançadas;

• Título: Projeto PCH Brasil-Bolívia;

• Assunto: Estruturação de Cronograma para proposta de Licitação;

• Autor: <<Seu nome>>;

• Gerente: Enio Moraes;

• Empresa: ConstuIR S.A.;

• Categoria: Projeto de Desenvolvimento;

• Palavras-Chave: PCH, Brasil, Bolívia;

• Comentários: Estudos e previsão de cronograma de trabalho para a licitação da obra PCH Brasil-Bolívia;

4 - Semana de Trabalho: Segunda a Sexta, horário comercial (8 - 17h) - Opções > Cronograma;

5 - Início do Projeto: Configurar o início do projeto 11/04/2016 - Guia Projeto > Informações do Projeto;

6 - Configurar Exceções do Calendário: Guia Projeto > Alterar Período de Trabalho;

Prática

Nesta aula é apresentada a prática do exercício visto na aula 8. O professor faz todos os passos mostrados na aula anterior para a realização do exercício, agora com o MS-Project. É recomendado que os alunos acompanhem o professor com o MS-Project aberto, para realizar na prática as técnicas aprendidas em aula e para melhor entendimento das ferramentas e utilidades do softrware.