Microsoft Project - zarządzanie projektami

Z tego modułu dowiesz się jak stworzyć nowy projektu. Omówione zostaną w szczególności następujące zagadnienia:

• tworzenie pustego projektu,

• tworzenie projektu w oparciu o istniejący projekt,

• tworzenie projektu na podstawie skoroszytu programu Excel,

• tworzenie projektu na podstawie listy zadań programu SharePoint,

• jak zdefiniować ogólne informacje o projekcie takie jak data rozpoczęcia, data zakończenia, data bieżąca czy data stanu,

• czym się różni harmonogramowanie od daty rozpoczęcia projektu od harmonogramowania od daty rozpoczęcia projektu,

• jak przypisać do projektu kalendarz projektu.

—————— Automatycznie wygenerowany transkrypt lekcji znajduje się poniżej ——————

W tej lekcji pokażę Tobie jak stworzyć nowy projekt oraz jak wprowadzić podstawowe informacje o projekcie.

W momencie kiedy rozpoczynasz pracę z aplikacją Microsoft Project i chcesz stworzyć nowy projekt, wystarczy, że przejdziesz do sekcji Nowy. Będzie tam kilka możliwości.

• Pierwsza możliwość to stworzenie nowego, pustego projektu. W tej sytuacji wprowadzisz wszystkie informacje od podstaw.

• Możesz również stworzyć nowy projekt z istniejącego projektu. Będziesz musiał wtedy wskazać istniejący plik MS Project, a następnie rozpoczniesz rozwijanie tego pliku, modyfikację, czy dodawanie do niego nowych informacji. Z takiego rozwiązania skorzystasz wtedy, gdy będzie chciał stworzyć projekt, który był podobny do poprzednio stworzonego,

• Możesz również stworzyć projekt w oparciu o skoroszyt programu Excel. Z tej opcji skorzystasz, kiedy prowadziłeś już projekt nie mając aplikacji MS Project, a informacje o zadaniach do potrzebnych do wykonania wprowadzałeś w aplikacji Microsoft Excel i teraz chciałby z aplikacji Microsoft Excel pobrać te informacje,

• Możesz również zaimportować dane z listy zadań programu SharePoint,

• Również może stworzyć projekt korzystając z szablonów, które zostały wcześniej przygotowane przez firmę Microsoft.

W tej chwili skorzystam z opcji tworzenia projektu na podstawie pustego projektu. Inne opcje będą omówione w dalszej części tego kursu.

W tej chwili został stworzony nowy projekt. Typową informacją, którą wprowadzamy na początku projektu, są takie informacje jak data rozpoczęcia czy data zakończenia projektu oraz informacje, w jakich dniach i godzinach dany projekt może być wykonywany. Te informacje możesz wprowadzić na karcie Projekt, a następnie po przejściu do karty Projekt możesz wybrać Informacje o projekcie.

Po wybraniu pozycji Informacje o projekcie możesz podać datę rozpoczęcia projektu. Datę rozpoczęcia wybierasz z kalendarza. Jeżeli Twój projekt tak naprawdę się już zaczął, a Ty chcesz go poprowadzić w aplikacji MS Project od tego momentu, nie musi się przejmować – możesz wybrać tam daty, które są z przeszłości.

Zwróć uwagę, że podając datę rozpoczęcia, nie masz możliwości podania daty zakończenia. Data zakończenia zostanie wyliczona przez aplikację Microsoft Project na podstawie informacji, które podasz w kolejnych krokach. Obliczone to zostanie na podstawie takich informacji jak:

• lista zadań do wykonania,

• czasy trwania tych zadań,

• relacje pomiędzy zadaniami (czyli kolejność w jakiej poszczególne zadania będą wykonywane).

Na tej podstawie aplikacja Microsoft Project wyliczy datę zakończenia projektu.

Możesz zastosować podejście alternatywne. Jeżeli w pozycji Harmonogram od, wybierzesz Data zakończenia projektu, to zwróć uwagę, że sytuacja się nieznacznie odwróci. Będziesz w stanie podać datę zakończenia projektu, natomiast na podstawie kolejnych wprowadzanych przez Ciebie informacji aplikacja Microsoft Project wyliczy datę rozpoczęcia projektu. Od ciebie zależy, którą opcję zastosujesz.

Szczerze mówiąc, ja rekomenduję podawanie daty rozpoczęcia projektu. Oczywiście powiesz, że różnego rodzaju terminy ostateczne w Twoim projekcie są ważne. Na przykład ważne jest kiedy dany projekt ma być zakończony, bo w kontrakcie jest zapisana ta data. Ona również jest obarczona różnego rodzaju karami umownymi. Jednak datę zakończenia będziesz mógł przypilnować za pomocą tak zwanych ograniczeń w aplikacji Microsoft Project.

Jeżeli podasz datę rozpoczęcia, to aplikacja Microsoft Project będzie planowała wszystkie zadania tak szybko, jak tylko możliwe. Oznacza to, że w niektórych specyficznych sytuacjach dla niektórych zadań będą powstawały zapasy czasu. W sytuacji gdy podasz datę zakończenia, aplikacja Microsoft Project będzie planowała zadania tak późno jak tylko możliwe. Oznacza to, że często nie będziesz miała zapasów czasu dla swoich zadań i w sytuacji, kiedy jedno z nich się opóźni, spowoduje to opóźnienie całego projektu. Dlatego wybrałem datę rozpoczęcia projektu. I w tym momencie wybiorę projekt, który chciałbym rozpocząć w miesiącu lutym 1 lutego 2024 roku.

Widoczne w tym oknie są również takie pozycje jak Data bieżąca – wczytywana jest automatycznie z systemu. Później będzie ona wykorzystywana do generowanie różnego rodzaju raportów, zwłaszcza tych raportów, w których dowiesz się, czy zadania są wykonywane na czas lub czy są one opóźnione.

Widzisz tutaj również pozycję Data stanu. Data stanu również będzie przydatna do tego, żeby analizować stan projektu w określonych przedziałach czasowych czy w określonych momentach w czasie, ale o dacie bieżącej i dacie stanu i raportach, które są z nimi związane będę mówił w dalszej części tego kursu.

Teraz istotną informacją, którą widzimy w tym oknie jest tak zwany kalendarz. Zobacz, że na samym początku po zainstalowaniu aplikacji Microsoft Project zobaczysz, że dostępne są 3 kalendarze:

• dwudziestoczterogodzinny,

• standardowy,

• zmiana nocna.

Już niedługo dowiesz się, jakie ustawienia zapisane są w poszczególnych kalendarzach. Pamiętaj jednak o tym, że kalendarz po prostu określa, w jakich oknach czasowych praca w twoim projekcie może być wykonywana. Na razie wybiorę kalendarz Standardowy. Później jednak wrócę jeszcze do tematu w kalendarzu.

Widzisz również że tutaj dostępne pole priorytet. Priorytet może przyjmować wartość od 0 do 1 000. Oznacza on istotność Twojego projektu – tego konkretnego projektu – w porównaniu do innych projektów, które prowadzisz w swoim przedsiębiorstwie. W momencie, kiedy wprowadziłem podstawowe informacje o projekcie: data rozpoczęcia oraz kalendarz mogę zatwierdzić ustawienia przyciskiem OK.

W tym rozdziale przedstawione zostaną następujące zagadnienia:

• jak przeglądać kalendarz projektu, w tym w szczególności informacje o dniach wolnych i pracujących, czy informacje o godzinach pracy,

• jak stworzyć nowy (własny) kalendarz,

• jak zdefiniować własne godziny pracy,

• jak zdefiniować dni wolne od pracy,

• jak zdefiniować dni z niestandardowymi godzinami pracy,

• jak zdefiniować opcje kalendarza pozwalające na przeliczanie dnia pracy, na godziny, tygodnie i miesiące robocze,

• jak ustawienia kalendarz wpływają na wyliczanie dat rozpoczęcia i zakończenia zadania.

—————— Automatycznie wygenerowany transkrypt lekcji znajduje się poniżej ——————

Nowy projekt został stworzony. Przy zakładaniu nowego projektu mówiłem tobie o kalendarzach. Sprawdźmy w takim razie, jak można:

• edytować kalendarze,

• tworzyć nowe kalendarze,

• i sprawdzać, co znajduje się w tych kalendarzach, które zostały już stworzone.

Będąc na karcie Projekt wybiorę polecenie Zmień czas pracy. Po wybraniu tego polecenia sprawdzam z jakim kalendarzem w danej chwili pracuję. W tej chwili widzę, że pracuję z kalendarzem standardowym. Jest zaznaczona, że jest to kalendarz projektu. Czyli to jest kalendarz, który jest przydzielony do tego konkretnego projektu.

Sprawdźmy w takim razie co wiemy o tym kalendarzu. W pierwszej kolejności zauważam, że soboty i niedzielę w każdym roku są dniami wolnymi od pracy. To dobrze. Zazwyczaj jednak w soboty i w niedziele nie pracujemy. Jeżeli jednak sprawdzę szczegóły kalendarza dla poszczególnych lat (w tej chwili szybko przejdę do roku 2024, gdyż na wtedy zaplanowałem początek projektu), widzę, że w roku 2024, 1 stycznia jest dniem pracującym. Doskonale wiesz jednak, że 1 stycznia zgodnie z ustawą jest wolny od pracy, więc powinien on zostać uznany jako dzień wolny. Jeżeli popatrzę na kolejne dni świąteczne – na przykład popatrzę na Wielkanoc, która jest świętem ruchomym, to w 2024, 2 dzień Wielkanocy będzie przypadał na 1 kwietnia. Microsoft Project nie wie, że ten dzień jest dniem wolnym od pracy. Jeżeli popatrzymy nam dodatkowe dni wolne od pracy, tak jak na przykład 1 maja (czyli Święto Pracy), 3 maja (czyli Święto Konstytucji 3 maja) MS Project cały czas uznaje te dni za pracujące. Oznacza to, że na pewno nie jest to oczekiwana przez nas sytuację.

Zwróćmy uwagę również na inne szczegóły kalendarza standardowego. Kalendarz standardowy mówi o tym nam, że pracujemy w godzinach od 9:00 do 18:00 z godzinną przerwą od 13:00 do 14:00. Zapewne w twoim przedsiębiorstwie tak się nie pracuje. W takim razie oznacza to, że w pierwszej kolejności chyba powinniśmy zmienić standardowe godziny pracy w typowym tygodniu roboczym. Jak w takim razie to zrobić? Za chwilkę to pokażę. Ale jeszcze przedtem sprawdzę, co ciekawego widać w innych kalendarzach.

Oprócz kalendarza standardowego mamy również kalendarz Zmiana nocna. Widzisz, że zgodnie z kalendarzem Zmiana nocna, praca danego dnia (może w zasadzie danej nocy) rozpoczyna się o godzinie 23:00, a następnie jest ona wykonywana do godziny 8:00 nad ranem z przerwą pomiędzy godziną 3:00 a 4:00. Wychodzi więc nam, że niedziela w tym kalendarzu jest dniem wolnym.

Jeżeli popatrzymy na kalendarz, który nazywa się dwudziestoczterogodzinny, to w dwudziestoczterogodzinny kalendarzu, jak sama nazwa wskazuje, pracujemy 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.

Pamiętaj, że do jednego projektu możesz przypisać tylko jeden kalendarz. Jeżeli natomiast Ciebie interesuje, co zrobić w sytuacji, gdy pewne, specyficzne zadanie ma być wykonywane w określonych dniach i godzinach, bądź pewni pracownicy pracują w nietypowych godzinach, innych niż pozostali koledzy to o tym powiem tobie troszeczkę później, mówiąc o kalendarzach zasobu i o kalendarzach zadania.

No dobrze, przyglądałem się każdemu z kalendarzy. Kalendarz standardowy wygląda ciekawie i obiecująco, ale nie jest to idealne. W takim razie, żeby uzyskać kalendarz bardziej idealny, bardziej podobny do tego, co w rzeczywistości dzieje się w moim przedsiębiorstwie, wybiorę polecenie Utwórz nowy kalendarz. Po wybraniu przycisku Utwórz nowy kalendarz muszę nadać nazwę nowego kalendarza. Nazwałem go firma XYZ i stworzyłem ten kalendarz jako kopię kalendarza standardowego, który ma dużo pozytywnych informacji, dużo pozytywnych cech, natomiast będę musiał go jeszcze troszeczkę dostosować. Nie chcę tworzyć od początku, dlatego wybieram, że tworzę kopię kalendarza standardowego. Wybieram polecenie OK i widzę, że w tej chwili pracuję nad kalendarzem Firma XYZ.

Pamiętaj jednak jedno: ja zacząłem tworzyć ten kalendarz, a ten kalendarz wcale nie został przypisany do projektu. Przypomnę Tobie: żeby przypisać kalendarz do projektu powinienem wejść na karcie Projekt do polecenia Informacji o projekcie. Zwróć uwagę, że oprócz tych kalendarzy, który pokazywałam Tobie wcześniej widoczny jest również kalendarz firma XYZ. W tej chwili przydzielam go do projektu i tak naprawdę, jeżeli od tego momentu zastosuję różnego rodzaju zmiany w tym kalendarzu, no to oczywiście będą one automatycznie wpływały na plan mojego projektu.

Kalendarz firma XYZ jest przydzielona do tego projektu. Wybieram przycisk OK, a następnie wracam do okienka Zmień czas pracy. Zaczynam udoskonalać kalendarz firma XYZ. W tym celu w pierwszej kolejności klikam na Tygodniach roboczych, klikam na Domyślnym tygodniu roboczym, a następnie wybieram Szczegóły. Chcę zmienić ustawienia tak, żeby nie wyglądało na to, że pracuję od 9:00 do 18:00. Zaznaczam dni od poniedziałku do piątku oraz informuje Projecta, że w tych dniach mają zostać ustalone określone poniżej godziny pracy. Założę, że pracujemy od godziny 8:00 do godziny 16:00, A następnie kasuje przyciskiem Delete (nie insert nie backspace tylko del) Kasuję pozostał rząd.

W tej chwili powiedziałam projektowi, że typowe godziny pracy w mojej firmie to 8:00 – 16:00. Oczywiście mógłbyś się zapytać: A co, jeżeli mam elastyczny czas pracy i mogę pojawić się pomiędzy godzinę 7:00 i 9:00? W takim razie i tak proponowałby wprowadzić pewien uśredniony czas pracy – na przykład 8:00 -16:00 – po to, żeby przynajmniej pewną zasadę, typową sytuację odzwierciedlić. Klikam przycisk Ok. Zobacz, że teraz jeżeli kliknę na dowolnym dniu, na przykład na 10 lutego, na 11 lutego widzę, że pracuję już od godziny 8:00 do 16. To Wszystko zmieniłem w zakładce Tygodnie robocze.

W tej chwili przyglądam się wszystkim dniom ustawowo wolnym od pracy według kalendarza polskiego i w tym celu przejdę do zakładki Wyjątki. W tej chwili jestem w zakładce Wyjątki. Przejdę do początku roku. W momencie, kiedy jestem w roku 2024 klikam na 1 stycznia 2024 roku. Jest to pierwszy dzień, który jest ustawowo wolne od pracy. To jest Nowy Rok. Będąc na zakładce Wyjątki po kliknięciu na 1 stycznia muszę nadać nazwę dla tego Wyjątku. Wpisuję tutaj nazwę Nowy Rok. Po wpisaniu tej nazwy widzę, że dany dzień został podświetlony i jednocześnie jest on tak lekko przekreślony, co oznacza, że jest to dniem wolny. Project automatycznie uznał ten dzień jako dzień Wolny. Bardzo się z tego cieszę, natomiast warto to informacje jeszcze troszeczkę dopracować. W jakim sensie dopracować? Zwróć uwagę, że święto 1 stycznia 2024 roku, czyli Nowy rok powtarza się co roku. W takim razie po wskazaniu tego święta wybieram przycisk Szczegóły. Upewniam się, potwierdzam informację, że jest to uznawane jako dzień wolny. Następnie określam, że to święto powinno się powtarzać. Oczywiście święto Nowy rok powtarza się w cyklu. Rozpoczynam cykl z 1 stycznia 2024 roku. Tak naprawdę sugeruję, żeby rozpoczęcie cyklu było na pewno nie późniejszy niż data rozpoczęcia projektu. No i następnie Project się pyta: Ok no, to w takim razie ile takich świąt jeszcze powinienem zaplanować? Możesz podać ilość wystąpień lub możesz podać datę, do której ma być planowany nowy roku. Niestety nie można tutaj wskazać wielkości czy powiedzieć powtarzaj to święto w nieskończoność. Musimy więc podać jakąś datę. Sugeruję, żebyś nie podawał tylko daty tak, żeby ona wpisywała się w ramy projektu. Na przykład jeżeli projekt trwa rok, to tylko jedno wystąpienie, gdyż później jeżeli raz dobrze zdefiniujesz kalendarz, będziesz mógł używać tego kalendarza w wielu plikach. Więc fajnie zrobić raz porządny kalendarz i rozdystrybuować po wielu plikach, w których będzie go używał. Ja zaplanuję dla 10 wystąpień, czyli dla 10 kolejnych lat. Oczywiście za 10 lat, a w zasadzie za jakieś 10 lat będę musiał sobie przypomnieć i pamiętać, żeby to święto Noworoczne rozszerzyć. Potwierdzam ustawienia przyciskiem OK. Jak teraz widzisz, Nowy Rok zaplanowany jest jako święto cykliczne, którego cykl rozpocznie się w 2024 roku, a następnie zakończy się w 2033 roku.

Następnym dniem wolnym, który teoretycznie powinien być wolny, a nawet nie teoretycznie tylko praktycznie jest 6 stycznia. 6 stycznia to święto Trzech Króli. Klikam na 6 stycznia. Zwróć uwagę na to, że mamy taką szczególną sytuację, że 6 stycznia 2024 roku to jest sobota, natomiast nie szkodzi – mogę to dalej uznać za dzień wolny od pracy. Wpisuję to święto. Ona nazywa się – to święto 3 Króli. Muszę każdy wyjątek nazwać. Mogę nazwać je Święto Objawienia Pańskiego. No i oczywiście to święto powinien uznać jako cykliczne. Klikam na Szczegóły. Również wpisuje, że jest to cykl roczny – 10 wystąpień. I tak naprawdę w ten sposób powinienem postąpić z większością świąt, które zgodnie z naszym kalendarzem, zgodnie z ustawą, są dniami wolnymi od pracy.

Wspominałem Tobie o Wielkanocy. Wielkanoc w roku 2024 będzie 31 marca. To będzie niedziela Wielkanocna i 1 kwietnia to będzie wtedy poniedziałek wielkanocny. Zwróć uwagę, że Wielkanoc jest świętem ruchomym. Nie możesz więc jego zdefiniować jak święto cykliczne. Dlatego klikam na 1 kwietniu 2024 roku. I nazywam ten wyjątek Poniedziałek Wielkanocny. Dopisuję, że to jest poniedziałek Wielkanocny 2024 roku, żeby później odróżnić to od poniedziałków Wielkanocnych dla innych lat. Warto byłoby zaplanować Wielkanocy dla kolejnych lat 2025, 2026. I kolejne zwróć uwagę, że tego święta nie traktuje jako święto cykliczne.

I tak naprawdę powinien wprowadzić wyjątki dla wszystkich kolejnych świąt, które znajdę jako dni ustawowo wolne od pracy. Oczywiście pamiętając również o tym, że zgodnie z polskim kodeksem pracy (przynajmniej na chwilę, kiedy nagrywam tą audycję), jeżeli święto wypadnie nam w jeden z dni wolnych, to w tym momencie pracodawca musi oddać nam jeden dzień wolny. Dodatkowo więc warto, żebyś w harmonogramie swojego projektu uwzględnił te dni, które uzyskasz jako dodatkowe dni wolne od pracy za święta wypadające w jeden z dni weekendu. Przyznaję, że teraz nie pamiętam, czy za sobotę tylko nam oddają, czy za niedzielę, ale twój pracodawca na pewno Tobie doskonale powie.

No dobrze, możemy zwrócić uwagę jeszcze na pewne bardzo szczegółowe święta, bardzo szczególne święta, których występują. Przejdę w takim razie do dnia do 24 grudnia. Zazwyczaj spotkałem się z takimi sytuacjami dość często, że 24 grudnia chociaż nie jest dniem ustawowo wolnym od pracy część pracodawców pozwala pracownikom troszeczkę wcześniej wyjść z pracy. Co robić z taką sytuacją? Klikam na 24 grudnia. Zaznaczyłem go. Odnajduję pierwszy wiersz. Gdzie mogę ten wyjątek wpisać? Nazywam ten wyjątek, czyli Wigilia i uznaje ten dzień … , no właśnie, Project uznał ten dzień za dzień ustawowo wolny od pracy. Jednak tak jak powiedziałem, ten dzień ustawowo wolny od pracy nie jest. Klikam więc na Szczegóły tego dnia i teraz informuję Project, że to nie jest dzień wolny od pracy. To jest czas pracujący. Załóżmy, że mój pracodawca pozwoli pracownikom opuścić stanowisko pracy o godzinie 12:00. Oznacza to, że to jest czas pracy 8:00-12:00. Pewnie byś chciał zaznaczyć to święto jako święto występujące z cyklem rocznym i chciałabyś to zaplanować na 10 kolejnych lat. Zdecydowanie odradzam to. Dlaczego? Gdyby zdarzyło się tak, że któraś z tych Wigilii wypadłaby na sobotę i niedzielę, to gdybyś zaplanował jako święto cykliczne, w którym pracujesz od godziny. 8:00 do 12:00 to w sobotę i w niedzielę musiał być również pracować od godziny 8:00 do 12:00. Dlatego jednak ustalam cykl dzienny i tylko jeden. Oznacza to, że dla kolejnych lat na przykład dla 2025 roku będę musiał sprawdzić, czy wigilia wypada w dzień, pracujący czy nie i stosownie do tego podać, że w tym dniu masz skrócony dzień pracy. Potwierdziłem te ustawienia przyciskiem OK i widzimy, że wigilia jest dniem pracującym, ale zaledwie w zakresie godziny 8:00 do 12:00.

Za chwilkę wprowadzę kolejne święta i będą one widoczne na ekranie. Ja wprowadziłem wszystkie święta. Mamy Nowy rok, mamy 3 Króli, mamy Poniedziałek Wielkanocny, mamy Święto Pracy, Święto Konstytucji, Boże Ciało, Święto Wojska Polskiego albo Wniebowzięcie Najświętszej Marii Panny. Mamy Wszystkich Świętych, mamy Święto Niepodległości. Mamy pierwszy dzień Bożego Narodzenia, 2 Dzień Bożego Narodzenia oraz Wigilii 2024 jako dzień, w którym w niepełnym wymiarze czasu pracujemy. Jeżeli u Ciebie te święta nie będą poukładane w dokładnie w kolejności, jak u mnie nie przejmuj się. Jeżeli tylko klikniesz przycisk OK, a następnie ponownie wejdziesz do okna Zmień czas pracy aplikacja Microsoftu posortuje te święta wg daty rozpoczęcia. Także w ten sposób będą one zaplanowane.

No dobrze, mam te wszystkie święta. Project nie będzie w tych oknach czasowych planował więcej pracy. Mój kalendarz mówi: Pracujemy od godziny 8:00 do 16:00. Mamy pewne wyjątki. Tak wygląda zdefiniowany kalendarz.

Warto jednak zwrócić uwagę na dodatkowe opcje, które są dostępne i które są związane z kalendarzami. W oknie, w którym jestem, czyli w oknie Zmienianiu czasu pracy, wybieram przycisk Opcje. W przypadku wybrania przycisku Opcje widzę, że domyślna godzina rozpoczęcia to 9:00. Domyślna godzina zakończenia to godzina 18:00. Widzisz, że te informacje są niespójne z informacjami, które zostały wprowadzone wcześniej dlatego, aby je uspójnić wpisuję tutaj godzinę 8:00 oraz godzinę 16:00. Kiedy te godziny będą wykorzystywane? Jeżeli Ty wprost podasz datę, kiedy pewne wydarzenie ma wystąpić, a Project nie będzie miał wyliczonej daty, tylko Ty ją podasz wprost. Jeżeli podasz datę rozpoczęcia on założy, że to zadanie rozpoczyna się o godzinie 8:00. Jeżeli podasz jakąś datę związaną z końcem to projekt założyć że będzie to o godzinie 16:00. W takim razie domyślna godzinę rozpoczęcie 8:00, domyślna godzina zakończenia 16:00.

No dobrze, w takim razie zwróćmy jeszcze uwagę na kolejne opcje. W projekcie mamy podaną liczbę godzin dziennie, liczbę godzin tygodniowo. Ta informacja będzie wpływała na to, w jaki sposób Project będzie przeliczał dni na godziny i na miesiące. Co mam na myśli? Gdyby się Ciebie zapytał, ile dni jest w tygodniu, to pewnie odpowiesz: To zależy. Ponieważ w tygodniu roboczym, jeżeli Ty myślisz o tym o standardowym tygodniu roboczym, to będziesz tam miał 5 dni, czyli 40 godzin. A gdybyś myślał o zwykłym tygodniu, no to w tym momencie będziesz myślał już o 7 dniach. Project nie może się domyślać, co chcieliśmy mu powiedzieć, dlatego powinniśmy powiedzieć, ile z godzin dziennie, ile jest godzin tygodniowo, ile z dni miesięcznie. W tym momencie powiedziałem, że godzin dziennie mamy 8, godzin tygodniowo mamy 40, czyli inaczej jeden tydzień to będzie 5 dni. Liczba dni miesięcznie to 20 i teraz 20 dni to są inaczej 4 tygodnie czyli jeden miesiąc według tych ustawień to dokładnie 4 tygodnie. Potwierdzam ustawienia przyciskiem OK i następnie ponownie potwierdza ustawienia przyciskiem OK.

No dobrze. Możesz zastanowić się w takim razie jaka jest różnica pomiędzy tymi liczbami godzin dziennie i pomiędzy kalendarzem, który został zdefiniowany. Kalendarz po prostu podaje, w jakich oknach czasowych dane zadanie może być wykonywane. Opcje które Tobie pokazywałem, mówią o tym czym dla Project jest jeden dzień, jeden miesiąc, jeden tydzień. Wyjaśnię Tobie na bardzo konkretnym przykładzie. Dobrze zdefiniowałem opcje kalendarza. Zdefiniowałem również ustawienia kalendarza. Chciałbym zwrócić uwagę na jeszcze jedną sytuację. Zwróć uwagę, że na samym początku Project nie pokazuje godzin, pokazuje tylko dni. Natomiast te godziny mogą być dla Ciebie przydatne, żeby widzieć informacje nie tylko o dniach, kiedy coś się dzieje, ale również o godzinach. Przechodzę do karty Plik, następnie wybieram polecenie Opcje. Po wybraniu Plik -> Opcje mogę przejść do sekcji Ogólne i w sekcji Ogólne mogę wybrać taki format w którym będą wyświetlane nie tylko dni, ale również godziny. Przykładowo wybiorę ten format i wybiorę przycisk OK. Następnie wybiorę ponownie Informacje o projekcie i zwracam uwagę, że Project, pamiętając poprzednie ustawienia, zakłada, że rozpoczynam o godzinie 9:00. Zmieniam to na godzinę 8:00, żeby już była pełna spójność kalendarzy.

Teraz pokażę Tobie, w jaki sposób wykorzystywany jest kalendarz i w jaki sposób wykorzystywane są opcje kalendarza. Zacznijmy od podstawowej rzeczy. Pamiętasz kiedy rozpoczyna się nasz projekt? Projekt rozpoczyna się 1 lutego, w czwartek. Wyobraźmy sobie, że mamy zadanie Planowanie. To jest pewne przykładowe zadanie i wyobraźmy sobie, że to zadanie Planowanie zostało zaplanowane na 5 dni. Jeżeli, popatrzysz teraz na datę rozpoczęcia tego zadania oraz na datę zakończenia tego zadania to zobaczysz, że pomiędzy datami 1 lutego a 7 lutego jest więcej niż 5 dni. Coś się stało? Ano, stało się to, że Project zaplanował to zadanie tylko w dostępnych oknach czasowych. Czyli 1 luty to jest pierwszy, 2 luty to jest 2 dzień. 3 i 4 nie pracujemy więc zegar nie tyka. 5 to 3 dzień. 6 to jest 4 dzień i 7 to 5 dzień. Tak wygląda pięciodniowe zadanie. Pięciodniowe zadanie od 1 lutego do 7 lutego.

Zwróćmy uwagę jeszcze dokładniejszą na te okna czasowe. Wyobraźmy sobie jednak, że to zadanie Planowanie będzie trwało jednak tylko jeden dzień. Natomiast ja również dodatkowo zaplanuję, aby to zadanie rozpoczęło się w wigilię 2024 roku. We wtorek wigilię 2024 roku zadanie zaplanowane na jeden dzień. Natomiast widzisz, że kończy się ono dopiero 27. Dlaczego tak się stało? Pamiętasz, że jeden dzień to 8 godzin? Project w takim razie próbuje rozłożyć ośmiogodzinną pracę w dostępnych oknach czasowych. Pamiętasz zapewne, że 24 grudnia pracujemy wyłącznie do godziny 12:00. Od 8:00 do 12:00 możesz wykorzystać tylko 4 godziny pracy. 25 nie pracujesz. Jest to dzień wolny. 26 nie pracujesz. Jest to dzień wolny, dlatego pozostałe 4 godziny będą zrealizowane dopiero 27 od godziny 8:00 do godziny 12:00. Dlatego czas trwania to jest jeden dzień. Rozpoczyna się 24, kończy 27. Ta sytuacja nie jest błędem aplikacji. Tak po prostu wynika to ze sposobu sposobu liczenia Project. Podobnie byłoby, gdyby na przykład dane zadanie zahaczało o majówkę naszą i inne tego typu sytuacje.

Mam nadzieję, że teraz rozumiesz czym się różnią same ustawienia kalendarza od opcji kalendarza. Kalendarz możesz w dowolnej chwili zmienić, nawet jeżeli rozpocząłeś już planowanie projektu. Nawet jeżeli wprowadziłeś informacje o wielu zadaniach jakie mają być wykonane w ramach tego projektu. Jeżeli na przykład dowiesz się, że nowy dzień będzie uznany za dzień ustawowo wolny od pracy, wprowadzisz taki wyjątek w kalendarzu, a następnie projekt zostanie przeliczony, aby uwzględnić ten jeden dodatkowy albo kilka dodatkowych dni wolnych od pracy. Podobnie jeżeli zostanie usunięty jakiś dzień wolny od pracy to Project automatycznie przeliczy cały harmonogram projektu.

Zwróć uwagę również na to, że być może w Twojej firmie są pewne dni, w których nikt nie pracuje, albo niewiele osób pracuje, więc projekty de facto są, nie są realizowane. Na przykład w firmie informatycznej, Twoja firma może obchodzić hucznie Dzień Informatyka. I w związku z tym warto taki dzień zaplanować już w kalendarzu jako dzień Wolny od Pracy, bo w rzeczywistości projekt w tym czasie nie będzie realizowany.

W tym rozdziale przedstawione zostaną następujące zagadnienia:

• jak uaktywnić opcję pozwalającą na kopiowanie kalendarza pomiędzy plikami

• jak skopiować stworzony kalendarz do innego pliku.

—————— Automatycznie wygenerowany transkrypt lekcji znajduje się poniżej ——————

Stworzyłeś nowy kalendarz. Wprowadziłeś do niego wszystkie wyjątki. Troszeczkę czasu to zajęło. Napracowałeś się przy tym oczywiście. Przy każdym kolejnym projekcie nie chciałbyś tworzyć tego kalendarza od nowa. Co zrobić, żeby ten projekt był dostępny dla Ciebie już na tym komputerze? Przy kolejnych projektach pamiętaj o tym, że on już jest w tym pliku. Jeżeli go wyślesz, ten plik sobie mailem zapiszesz na jakimś dysku w chmurze -nn tam cały czas będzie. Natomiast nie będzie go w innych plikach.

Co zrobić? Do tego będziesz potrzebował kartę Deweloper. U góry, jeżeli popatrzysz na karty które dostępne są w aplikacji Microsoft Project w standardowej konfiguracji nie zobaczysz karty Deweloper. W związku z tym w pierwszej kolejności muszę włączyć kartę Deweloper. Klikam przycisk Plik, następnie wybieram polecenie Opcje. Po wybraniu przycisku Opcje wybieram Dostosowywanie wstążki i w prawej części ekranu mogę zaznaczyć, że chcę aby karta Deweloper była widoczna. W tej chwili karta Deweloper się pojawi. Wystarczy jeszcze, że potwierdzę moją decyzję przyciskiem OK. U góry widzisz dodatkową kartę. Karta nazywa się Deweloper. Przejdę do karty Deweloper. Na karcie deweloper znajduje się Organizator. Organizator pozwala Tobie zarządzać różnego rodzaju elementami, w tym również kalendarzami. W tej chwili przejdę do karty Kalendarz. Zwróć uwagę, że Organizator na karcie Deweloper pozwala między innymi dokonać zmiany nazwy kalendarza który stworzyłeś. Jeżeli popełniłeś literówkę pozwala też ją poprawić. Organizator bardzo Tobie w tym pomoże.

No dobrze, ale co zrobić żeby ten kalendarz był już dla Ciebie zawsze dostępny na tym komputerze? W mojej sytuacji w prawej części ekranu widzę kalendarze, które dostępne są w projekcie o nazwie Harmonogram projektu. Jest tutaj kalendarz o nazwie Firma XYZ. Skopiuje ten kalendarz do pliku Global.mpt. Żeby to zrobić kliknę na Firma XYZ. Klikam przycisk Kopiuj i w tej chwili ten kalendarz znalazł się w pliku Global.mpt. Global.mpt jest to plik dostępny dla danego użytkownika na danym komputerze, która zawiera pewne niestandardowe elementy i ustawienia. Oznacza to, że jeżeli coś w tym pliku będzie, a Ty się zalogujesz się po raz kolejny na tym komputerze będziesz miał te elementy.

Zamykam organizatora bo już skopiowałem kalendarz. W tej chwili tworzę nowy pusty projekt. Wchodzę do karty Projekt -> Informacje o projekcie. Zwróć uwagę, że kalendarz Firma xyz już tutaj jest. Dlaczego? Bo jest w pliku Global.mpt.

Natomiast możesz zastanowić się, co zrobić, jeżeli Twój kolega potrzebuje też takiego kalendarza. Możesz mu wysłać jakiś plik ze swoim harmonogramem. Pewnie nie będziesz chciał tego robić, gdyż w tym pliku będą jakieś poufne informacje. Zamiast tego może stworzyć nowy, czysty plik, do którego przekopiujesz ten kalendarz, a następnie wyślesz koledzy ten pusty plik. Ja w tej chwili tworzę kolejny nowy, pusty plik. Nowy, pusty projekt. Za pomocą Karty deweloper i Organizatora, który znajduje się na Karcie deweloper, kopiuję, przechodząc do karty Kalendarze, kopiuję kalendarz firma XYZ do projektu. Tam ten kalendarz się znajduje. Mogę teraz ten plik zapisać. Jest pusty, nie zawierał żadnych zadań, szczególnie poufnych zadań i mogę wysłać do kolegi. Kolega będzie miał ten plik, będzie miał kalendarz, będzie mógł sobie wgrać na swoim komputerze do pliku Global.mpt i w ten sposób nie będzie musiał od nowa tworzyć tego kalendarza.

W tym rozdziale przedstawione zostaną następujące zagadnienia:

• czym są zadania planowe ręcznie,

• czym są zadania planowane automatycznie,

• jakie są różnice pomiędzy zadaniami planowanymi ręcznie i automatycznie,

• jak aplikacja MS Project liczy daty rozpoczęcia i zakończenia dla zadań planowanych automatycznie oraz dla zadań planowanych ręcznie,

• jaki jest rekomendowany tryb planowania zadań,

• jak zmienić domyślny tryb planowania,

• jak zmienić tryb planowania dla każdego zadania.

—————— Automatycznie wygenerowany transkrypt lekcji znajduje się poniżej ————————————-

Zdefiniowałeś już kalendarz dla swojego projektu. Jesteś prawie gotowy do tego, aby wprowadzać zadania. Dlaczego prawie? Warto abyś przed wprowadzeniem pierwszego zadania zwrócił uwagę na informację, która znajduje się w lewym dolnym rogu aplikacji. W tej chwili znajduje się tam informacja mówiąca o tym, że nowe zadania będą planowane ręcznie. Jeżeli kliknę na ten napis, zobaczę, że tak naprawdę zadanie mogą być planowane ręcznie bądź automatycznie. Domyślny tryb planowania to tryb ręczny. Z mojego doświadczenia rekomenduje Tobie, aby przestawić się w tryb automatyczny. W trybie automatycznym, wtedy daty zadań są obliczane przez program Microsoft Project. Najlepiej będzie jednak, kiedy wyjaśnię i pokażę Tobie na przykładzie, czym się różni Planowanie ręczne Od Planowania automatycznego.

Zacznijmy od sytuacji w której chcesz ubiegać się o pewną decyzję, a po tym jak ta decyzja zapadnie, chcesz rozpocząć pracę. W takim razie wprowadzę zadanie. W polu Nazwa zadania wpisuje Wydanie decyzji. Załóżmy, że proces wydawania decyzji będzie trwał 2 dni. W polu Czas trwania wpisuję 2d. D jak dzień. Następnie po wydaniu decyzji rozpocznę pierwszy etap prac. Ten pierwszy etap prac został zaplanowany na 3 dni. W kolumnie tryb zadania widzisz, że każde z tych zadań planowane jest ręcznie. Ten symbol oznacza zadanie planowane ręcznie. Troszeczkę wyprzedzając treść tego kursu połączę dwa zadania między sobą. Zobacz, że na chwilę obecną nie masz podanej daty rozpoczęcia i daty zakończenia tego zadania. Ja natomiast te zadania połączy ze sobą w tej chwili aplikacja Microsoft Project wyliczy, na podstawie daty rozpoczęcia i daty zakończenia projektu, kiedy zadanie ma się rozpocząć. Liczy, kiedy zadanie ma się zakończyć, jak również będzie wyliczony data zakończenia pierwszego etapu prac i data rozpoczęcia tego pierwszego etapu prac. Teraz wprowadzę te same zadania z tymi samymi informacjami, natomiast uznam, że te zadania mają być planowane automatycznie i wtedy wyjaśnię tobie różnice pomiędzy zadaniami planowanymi ręcznie i zadaniami planowanymi automatycznie.

Wprowadziłem zadanie wydanie decyzji, które zaplanowane zostanie na 2 dni. Jednak podejmę decyzję o tym, że to zadanie ma być planowane automatycznie. Zwróć uwagę, że przy zadaniu planowanym automatycznie daty rozpoczęcia i zakończenia zostały uwzględnione i wyliczone przez Project to już automatycznie i widać je od samego początku. Zwróć również uwagę na to, że wydanie decyzji jest zaplanowane dopiero na poniedziałek, a nie na niedzielę. W trybie automatycznym Project wie, że niedziela jest dniem wolnym od pracy, więc nie planuje na wtedy zadań. Następne zadanie to będzie pierwszy etap prac. Zadanie to trwa 3 dni. Znowu planuje to zadanie jako zadanie planowane automatycznie. Pojawiły się daty rozpoczęcia zakończenia. Buduje relacje pomiędzy tymi zadaniami poprzez zaznaczenie obu zadań i wybranie ikony Połącz zaznaczone zadania i na ta chwilę obie sytuacje wyglądają bardzo podobnie.

Widzimy, że jakby jest pewna logika. Po wydaniu decyzji rozpoczynam pierwszy etap prac zarówno w jednej jak i drugiej sytuacji. Co się stanie jednak w przypadku zadań planowanych ręcznie kiedy wydłużę zadanie wydanie decyzji. Zdajesz sobie sprawę, że nie powinieneś rozpoczynać pierwszego etapu prac, dopóki decyzja nie zostanie wydana. Ja w takim razie wydłużam etap wydawania decyzji o 3 dni. I zwróć uwagę na to, że mimo tego pierwszy etap prac się nie przesunął. Widać, że rozpoczynamy pracę Pierwszy etap prac, mimo że decyzja nie została wydana. Tak zostało to zaplanowane w projekcie. Project w pewien sposób ostrzec ciebie, że nie do końca te informacje są konsekwentne i podkreślił czerwoną linią datę zakończenia drugiego zadania. Natomiast nie zrobił nic, żeby ją przesunął. Dlaczego? Ponieważ ta data jest wyliczana ręcznie.

Zobaczymy, co się stanie, jeżeli przesunę wydanie decyzji przy zadaniach planowanych automatycznie. Po wpisaniu, że zadanie to trwa jednak 3 dni Project wyliczył, że rozpoczynam w poniedziałek, kończę w środę i dopiero wtedy jestem gotowy rozpocząć pierwszy etap prac, który został przesunięty na 14.

Widzisz w takim razie, że w przypadku zadań planowanych ręcznie na początku daty rozpoczęcia i zakończenia są całkiem logiczne, tak samo jak przy zadaniach planowanych automatycznych. Natomiast kiedy zaktualizujesz informacje o jednym z tych zadań, w przypadku zadań planowanych ręcznie Project nie przeliczy zadań zależnych. W przypadku zadań planowanych automatycznie Project przeliczy kolejne zadania zależne od tego zadania. Dlatego zdecydowanie rekomenduje planowanie zadań automatycznie. Nie po to używasz aplikacji Microsoft Project, aby później ręcznie przeliczał daty rozpoczęcia i zakończenia.

W takim razie wiesz już czym różnią się zadania planowane automatycznie od zadań planowanych ręcznie i wiesz, że zadania planowane automatycznie to są zadania, które ja rekomenduję w stosowaniu. Co w takim razie zrobić, żeby każde nowo wstawione zadanie było domyślnie planowane automatycznie? Wystarczy, że klikniesz w dolnej lewej części ekranu na napisie Nowe zadania zaplanowane ręcznie i wybierzesz opcję, że nowe zadania powinny być planowane automatycznie. Od tego momentu każdy nowo wprowadzone zadanie będzie już planowany automatycznie, Czyli kiedy wprowadzę drugi etap prac, to to zadanie oznaczone jest symbolem planowania automatycznego. Tak zdefiniowana opcja działa wyłącznie dla tego harmonogramu, na którym w tej chwili pracuję, dla którego tą opcję zdefiniowałem. Co zrobić jednak, aby ta opcja działała dla każdego kolejnego nowo tworzonego harmonogramu Microsoft Project na tym twoim komputerze, żeby zmienić tą opcję dla wszystkich przyszłych plików, a nie tylko tego aktualnego. Wystarczy, że klikniesz Plik, a następnie wybierz polecenie Opcje. Po wybraniu polecenia Opcje przechodzisz do sekcji Harmonogram. W sekcji Harmonogram, w sekcji Opcje harmonogramu dla tego projektu zmieniasz opcję na Wszystkie nowe projekty i następnie definiuje, że wszystkie nowe projekty powinny być planowane automatycznie. Po wybraniu przycisku OK to ustawienie będzie skutkowało dla każdego nowego projektu, który stworzy ten użytkownik zalogowany na tym komputerze. Żeby sprawdzić, że tak faktycznie się dzieje wybiorę polecenie Plik -> Nowy pusty projekt i widzę, że faktycznie nowe zadania planowane są automatycznie.

Podsumowując, aplikacja Microsoft Project pozwala tobie na planowanie zadań automatycznie oraz zaplanowanie zadań ręczne. W przypadku automatycznego, wszystkie zadania będą przeliczane i zależności będą przeliczane po zmianie zależności – data rozpoczęcia i data zakończenia się zaktualizuje. W przypadku planowania ręcznego taka sytuacja niestety nie nastąpi.

W tym rozdziale przedstawione zostaną następujące zagadnienia:

• jak jednorazowo wymusić przeliczenie dat dla zadań planowanych ręcznie.

—————— Automatycznie wygenerowany transkrypt lekcji znajduje się poniżej ——————

Mówiąc Tobie o zadaniach planowanych ręcznie zwracałem uwagę na to, że jeżeli wydłużymy czas trwania jednego zadania, to zadanie, które ma po nim wystąpić, nie przesunie się w czasie. Project zasygnalizował ten problem tą czerwoną linią. To jest charakterystyka zadań planowanych ręcznie, lecz warto jednak abyś zwrócił uwagę, że jest pewne pomocne narzędzie, które zadziała tylko i wyłącznie na Twoje wyraźne życzenie. Narzędzie to nazywa się Uwzględnij relację. Mamy teraz sytuację, gdzie Project nie zaktualizował daty rozpoczęcia zadania Pierwszy etap. Kiedy kliknę przycisk Uwzględni łącza to Project ponownie przeanalizuje zależności i zaktualizuje datę rozpoczęcia tego zadania. Kliknąłem to. Data rozpoczęcia została zaktualizowana. Taka aktualizacja odbędzie się tylko na żądanie – tylko jak klikniesz ten przycisk Uwzględni łącza.

Jeżeli teraz zadanie Wydanie decyzji skróci się z 3 dni do 2 dni to zwróć uwagę, że ponowne przeliczenie nie nastąpi. Klikam przycisk Uwzględnij łącza – teraz w tej chwili świadomie. I w tym momencie relacja zostaje uwzględniania ponownie.

Czyli przy zadaniach planowanych ręcznie jeżeli chcesz, żeby Project dokonał ponownego automatycznego przeliczenia, klikasz przycisk Uwzględnij łącze, ale musisz kliknąć za każdym razem świadomie, wtedy, kiedy chcesz, żeby takie przeliczenie nastąpiło. Dlatego zdecydowanie rekomenduję zadania planowane automatycznie.

W tym rozdziale przedstawione zostaną następujące zagadnienia:

• czym są zadania aktywne,

• czym są zadania nieaktywne,

• kiedy stosować zadania aktywne, a kiedy zadania nieaktywne,

• jakie są różnice pomiędzy zadaniami aktywnymi i nieaktywnymi,

• jak dezaktywować i aktywować zadanie,

• jakie są konsekwencje aktywowania lub dezaktywowania zadań dla wyliczeń dat rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych zadań.

—————— Automatycznie wygenerowany transkrypt lekcji znajduje się poniżej ——————

Wiesz już w takim razie czym się różnią Zadania planowane automatycznie od zadań planowanych ręcznie. Chciałbym również pokazać Tobie to, że w aplikacji Microsoft Project masz również tak zwane zadania aktywne i zadania nieaktywne. Za chwilkę pokażę Tobie różnicę pomiędzy jednym a drugim. Wyobraźmy sobie, że pierwszym elementem w twoim projekcie jest etap pierwszy. Następnie po etapie pierwszym prawdopodobnie wykonasz etap drugi. Natomiast nie jesteś pewien co do jego zakresu. Nie jesteś pewien, czy on wystąpi. Musi sprawdzić kilka informacji, zdobyć kilka informacji i być może ten etap drugi wystąpi, być może nie. Na razie wprowadzamy go do naszego harmonogramu.

Po etapie drugim będzie etap trzeci który wystąpi z całą pewnością. Czyli nie mamy pewności tylko do etapu drugiego. Połączyłem te zadania ze sobą. Zaznaczyłem wszystkie trzy etapy, a następnie użyłem ikony Połącz zaznaczone zadanie. Zwróć uwagę, że Aplikacja Microsoft Project wyznaczyła daty kolejny z tych zadań także występują one jedne po drugim. Widzisz, że pierwsze zadanie rozpoczyna się 11 kwietnia i kończy się ono 15 kwietnia. Później mamy 18, 22, 25, 29. Przypominam, że nie mam pewności co do tego czy ten drugi wystąpi. Gdybym nagle dowiedział się, że raczej mało prawdopodobne jest, że etap drugi wystąpi, nie chciałbym żeby on występował w moim harmonogramie. Jednocześnie na tą chwilę nie chce go również skutecznie usunąć z mojego harmonogramu, gdyż przy pewnych okolicznościach może on powrócić. Co w takim razie zrobić, żeby on był, ale jednocześnie nie był uwzględniany we wszystkich wyliczeniach Projecta. W tym celu zaznaczam etap 2. Wystarczy, że kliknę gdziekolwiek wiersz z etapem 2, na przykład na nazwę tego etapu i odnajduję ikonę, która nazywa się Dezaktywuj. Za chwilkę ją wcisnę. Zwróci uwagę co się stanie z datami rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych zadań. W tej chwili zadanie kończy się 29 kwietnia. Dezaktywuje zadanie 2. Zwróci uwagę, że w części z Wykresem Gantta stało się ono wyszarzałe i Project nie uwzględnia w wyliczeniach tej części, którą w tej chwili pokazuje. Zostało ono przekreślone. Widzimy, że etap pierwszy kończy się 15 kwietnia, następnie następuje weekend – 16, 17 kwietnia. Etap 2 nie jest uwzględniany w harmonogramie, więc przechodzimy do etapu 3 – 18 kwietnia. Gdyby jednak zdarzyło się tak, że ktoś teraz powie: Dobrze wystąpiły pewne okoliczności powodujące, że etap 2 powinien być uwzględniony w harmonogramie, nie musisz wprowadzać tego zadania od nowa, budować relacji pomiędzy nimi i innymi zadaniami. Wystarczy, że ponownie użyjesz ikony Dezaktywuj zadanie, która de facto w tej chwili aktywuje zadanie. I zadanie to zostanie w pełni uwzględnione w harmonogramie. Wpływa ono na daty rozpoczęcia i na daty zakończenia poszczególnych zadań, jak i czas trwania projektu, jak również jego koszty i wszystkie inne aspekty.

A więc jeżeli masz zadanie, co do którego nie jesteś pewien czy wystąpi, nie chcesz o nim zapomnieć, ale jednocześnie nie chcę, żeby ono wpływało na harmonogram twojego projektu, wprowadź je ale utrzymuj w stanie nieaktywnym.

W tym rozdziale przedstawione zostaną następujące zagadnienia:

• jak wprowadzić nazwę zadania zwykłego,

• jak wprowadzić czas trwania zadania i skąd wiadomo, ile dane zadanie będzie trwało,

• jak wprowadzać różne jednostki czasów trwania zadań (np. minuty, godziny, dni, tygodnie itp.).

——————————— Transkrypt lekcji znajduje się poniżej ———————————

Tak jesteś już gotowy do tego, aby wprowadzić pierwsze informacje o tym, co należy zrobić w ramach tego projektu, co jest w zakresie tego projektu.

Może najpierw wytłumaczę o czym będzie w ogóle ten projekt, który będę pokazywał Tobie jako projekt przykładowy w ramach tego kursu. Załóżmy, że Twoja firma będzie chciała przeprowadzić się, czy chce przeprowadzić się do nowej siedziby. Stara nie spełnia już Twoich oczekiwań. Poszukujesz nowej siedziby. Chcesz się zapoznać z oczekiwaniami pracowników tak, żeby oni byli zadowoleni z warunków pracy. Jakie w takim razie będziemy mieli po kolei zadania? Jednym z przykładowych zadań będzie Opracowanie ankiety. Chcemy dowiedzieć się jakie oczekiwania mają nasi pracownicy. Zadanie Opracowanie ankiety zostało wprowadzone. Jeszcze kilka minut nie będę zwracał uwagi na kolumnę czas trwania, rozpoczęcie i zakończenie. Nawiążę do tych kolumn, czy będę je omawiał bardziej szczegółowo już wkrótce.

Jak widzisz, w tej chwili poszerzyłem sobie szerokość tych kolumn, aby widzieć więcej informacji. Czyli pierwsze zadanie które zostanie wykonane to będzie opracowanie ankiet. W momencie kiedy te ankiety opracuję, będę chciał udostępnić moim pracownikom łącze do tych ankiet, na przykład w Microsoft Forms, tak żeby oni mogli je wypełnić. Oczywiście nie będzie to tylko udostępnienie łącza, ale cała komunikacja z tym związana. W momencie, kiedy odczekam pewien moment na to, aby pracownicy te ankiety wypełnili, stworzę zestawienie z wyników ankiet po to, żeby dowiedzieć się tak naprawdę, jakie mają oczekiwania. To są 3 pewne zadania, które muszę wykonać na samym początku.

No dobrze. Tak naprawdę wprowadziłem nazwy zadania. Skupiałem się wyłącznie na nazwach zadań. Natomiast pozostanie pytanie: Jaki będzie czas trwania tych zadań? Skąd będziesz wiedział, ile zadanie powinno trwać? Oczywiście nie zawsze będziesz wiedział. Jeżeli Ty nie wiesz, to w tym momencie zapytaj się kolegów albo osób, które są ekspertami w danej dziedzinie, aby one przekazały swoje sugestie na temat czasu trwania tych zadań. Jeżeli kiedyś wcześniej już wykonywałeś podobne zadanie, prawdopodobnie będziesz w stanie oszacować ten czas trwania samodzielnie. Czasami będziesz posługiwać się różnymi dodatkowymi metodami, które pozwolą Tobie na doprecyzowanie tego czasu trwania. Przykładowo, jeżeli wiesz ile na przykład przy malowaniu ściany, ile czasu trwa malowanie 1 m kwadratowego i dowiesz się, że Twoja ściana ma 30 m² to w sposób parametryczny przemnażając ilość metrów kwadratowych przez czas malowanie 1 metr kwadratowego będziesz mógł domyślić się ile trwa dane zadanie i na tej podstawie wprowadzisz czas trwania tego zadania.

U mnie widzisz, że domyślną jednostka, którą zastosowała aplikację Microsoft Project do pokazywania czasu trwania zadań jest dzień. Natomiast aplikacja Microsoft Project obsługuje również inne jednostki. Mogę wprowadzać czas trwania zadań w minutach. Wprowadziłem w kolumnie Czas trwania informację jeden min. To oznacza jedną minutę. Zobacz, że pasek zadania trwającego jedną minutę jest zdecydowanie krótszy niż zadania trwającego jeden dzień. Oczywiście równie dobrze mógłby wpisać 10 minut. I ten pasek będzie odpowiednio się wydłużał. Czyli możesz wyrażać czas trwania zadania w minutach.

Kolejną jednostką, którą może zastosować są godziny. Na przykład zadanie może trwać jedną godzinę. W tym przypadku ja wpiszę jeden h jak hours i w tym momencie zadanie zostanie zaplanowane na jedną godzinę od 9:00 do 10:00. Oczywiście mogę wprowadzić również 4 godziny albo jakąkolwiek wielokrotną wielokrotności. Wprowadziłem jednostkę h. Microsoft Project zamienił to na godzinę i pasek w Wykresie Gantta odpowiada temu czasowi trwania.

Kolejną jednostką, którą mogę stosować to są dni. Jeden d jak dzień, albo 3d, czyli 3 dni i na Wykresie Gantta widzę, że ten czas trwania jest odpowiednio zwizualizowany. Czyli jednostkami dniowymi też może się posługiwać.

Kolejna jednostka, którą masz zastosować to są tygodnie. I wprowadzimy tutaj symbol jeden t kropka. Zostało to zastąpione ciągiem jeden tydz. kropka i widzimy, że zadanie ciągnie się przez jeden tydzień bądź na przykład przez 2 tygodnie. Prowadziłem w kolumnie czas trwania 2 tygodnie.

Również mogę wyrazić czas trwania w miesiącach. Widziałeś, że wpisałem jeden mies albo na przykład pół mies i w tym momencie Project rozciąga dane zadanie tak, żeby trwało pół miesiąca.

To są jednostki, które możesz w aplikacji Microsoft Project stosować:

• minuty,

• godziny,

• dni,

• tygodnie

• i miesiące.

Moja rekomendacja jest taka, żebyś starał się stosować raczej jedną jednostkę czasową. W tym momencie harmonogram jest dla Ciebie łatwiejszy w czytaniu. Gdybyś raz miał minuty, później byś miał godziny, później tygodnie, później miesiące – czasami trudno jest interpretować. Staraj się stosować jedną jednostkę. Przyznaję, że ja najczęściej stosuję jednostkę dniową – jeden dzień, dwa dni, pół dnia. W ten sposób wyrażam czasy trwania poszczególnych zadań.

Załóżmy w takim razie, że opracowanie ankiety będzie zajmowało 2 dni. Udostępnienie ankiet z komunikacją na intranecie z wysłaniem mejli z przygotowaniem mejli, załóżmy, że będzie trwało jeden dzień. Opracowanie wyników i omówienie wraz z zespołem, zinterpretowanie tych wyników, załóżmy, że będzie trwało pół dnia. W ten sposób wprowadziłem pewne zadania, które będą składały się na tak zwaną analizę potrzeb moich pracowników. To będzie:

• opracowanie ankiet,

• udostępnianie ankiety,

• opracowanie wyników.

Później wprowadziłem Czasy trwania. Daty rozpoczęcia i datę zakończenia, na razie w tej chwili są przeze mnie ignorowane. Wrócę do nich później i będę zajmował się nimi później.

Te zadania, które wprowadziłem, są tak zwanymi zadaniami zwykłymi. Pamiętaj o tym jednak, że to, czy zadanie umieściły na pozycji pierwszej czy na pozycji 2, czy na pozycji 3, nie ma wpływu na to, czy zadanie będzie wykonywane jako pierwsze czy jako 2 czy jako 3. O kolejności wykonywania zadań decydują relacje pomiędzy zadaniami. Jak definiować relacje? Powiem Tobie troszeczkę później.

Pokazałem Tobie jak zdefiniować tak zwane zadania zwykłe. Za chwilkę powiem o innych typach zadań i będzie osobna lekcja na temat zadań sumarycznych.

W tym rozdziale przedstawione zostaną następujące zagadnienia:

• czym jest szacowany czas trwania,

• kiedy stosować szacowany czas trwania.

—————— Automatycznie wygenerowany transkrypt lekcji znajduje się poniżej ——————

Przy wprowadzaniu niektórych zadań zauważysz, że przy czasie trwania tych zadań widoczny jest znak zapytania. Przykładowo wprowadzę zadanie o nazwie Analiza. Aplikacja Microsoft Project bez podawania przez ciebie dodatkowych informacji uznała, że to zadanie będzie trwało jeden dzień ze znakiem zapytania. Co oznacza ten znak zapytania? Żeby to zobaczyć i wyjaśnić jednocześnie kliknę dwukrotnie na zadaniu Analiza, a następnie przejdę do zakładki Ogólne. W zakładce Ogólne obok nazwy zadania widzę informację, że to zadanie trwa jeden dzień ze znakiem zapytania. I pojawia się dodatkowo zaznaczone pole Szacowany. Kiedy to pole odznaczę znak znak zapytania znika. Kiedy je zaznaczę znak zapytania pojawia się ponownie.

Co w takim razie oznacza więc pole szacowany. Znak zapytania oznacza, że czas trwania danego zadania jest szacowany. Jest to dość niefortunny tłumaczenie z języka angielskiego, ale może omówię znaczenie tego pola na przykładzie niektórych zadań.

Na samym początku masz bardzo duże wątpliwości co do tego czy ten czas trwania oszacowany jest poprawnie. Chcesz porozmawiać z innymi specjalistami, skonsultować się z kolegami. Czy na pewno to zadanie powinno trwać 2 dni? A może 3? A może jakiś inny czas? W takim razie przy takim zadaniu postaw flagę szacowany: na przykład 3 dni szacowany. Ten znak zapytania zasiał u Ciebie pewne wątpliwości. Idziesz do kolegów, idziesz do ekspertów, idziesz do specjalistów. I po rozmowie z nimi nabierasz większego przekonania, że to zadanie faktycznie powinno trwać 3 dni. Co w takim razie robisz? 2 razy klikasz na tym zadaniu, odznaczasz pole Szacowany i znak zapytania zniknął.

Czyli znak zapytania przy czasie trwania zadania oznacza, że czas trwania tego zadania jest szacowany i stosunkowo istotnie niepewny.

W tym rozdziale przedstawione zostaną następujące zagadnienia:

• czym są zadania sumaryczne,

• kiedy tworzyć zadania sumaryczne,

• jak stworzyć zadania sumaryczne,

• jak MS Project przedstawia zadanie sumaryczne na widoku Wykres Gantta,

• jak wyliczany jest czas trwania zadania sumarycznego i co się stanie gdy samodzielnie dokonasz edycji czasu trwania zadania sumarycznego,

• jak tworzyć wiele poziomu zagnieżdżenia zadań sumarycznych,

• jak przeglądać strukturę konspektu zadań sumarycznych,

• jak włączyć numerowania zadań sumarycznych i podrzędnych.

—————— Automatycznie wygenerowany transkrypt lekcji znajduje się poniżej ——————

Wprowadziłem już kilka zadań. Zadania, które dotyczą jednego kontekstu mogą być zbierane w tak zwane Zadanie sumaryczne.

Opracowanie ankiet, udostępnienie ankiet, opracowanie wyników jest tak naprawdę częścią większego działania, które można nazwać Badaniem potrzeb. W takim razie będę chciał stworzyć zadanie sumaryczne, które będzie nazywało się Badanie potrzeb i będzie zawierało w sobie 3 zadania, które w tej chwili zaznaczymy.

Aby stworzyć zadanie sumaryczne możesz postąpić na kilka różnych sposobów. Jestem w tej chwili w sekcji Zadanie i w sekcji Zadanie mogę wybrać, że chcę wstawić zadanie sumaryczne poprzez kliknięcie na przycisku Podsumowanie to jest jeden ze sposobów.

Ja natomiast zastosuję troszeczkę inny sposób. A mianowicie wprowadzę pewne zadanie, które będzie przed zadaniem 1, 2 i 3. Żeby wprowadzić to zadanie wystarczy, że kliknę prawym przyciskiem myszy na zadaniu numer jeden, wybiorę polecenie Wstaw zadanie i pojawi się nowy wiersz pozwalającymi na wprowadzenie informacji o nowym zadaniu. Nowe zadanie będzie nazywało się Badanie potrzeb pracowników. W tej chwili zadanie to wygląda tak jak każde inne zadanie. Nie wygląda jeszcze ono jak zadanie sumaryczne. Zwrócił uwagę, że mamy pewien specyficzny układ. Jest to zadanie, które za chwilkę stanie się zadaniem sumarycznym. Zwróć uwagę, że bezpośrednio pod nim są zadania które mają być częścią tego zadania sumarycznego. Zaznaczam wszystkie 3 zadania, które są częścią tego zadania sumarycznego. Zrobię to klikając lewym przyciskiem myszy na numerze 2, przytrzymując lewy przycisk myszy aż do zadania 4. Te zadania są zaznaczone. Za chwilkę będą częścią zadania sumarycznego. Co zrobić, żeby były one częścią zadania sumarycznego? Na karcie Zadanie wybiorę ikonę, która nazywa się Zwiększ wcięcie zadania. Po zastosowaniu tej ikony zaznaczone przeze mnie zadania zostaną przesunięte w prawo, a zadanie Analiza potrzeb pracowników zostanie wytłuszczone. Stało się ono zadaniem sumarycznym. Zwróć uwagę, że na części z Wykresem Gantta zostało ono oznaczone zupełnie inną ikoną – pewną klamrą, która spina wszystkie zadania wchodzące w skład tego zadania. Koło zadania Badanie potrzeb pojawiła się informacji o tym, że mogę to zadanie zwinąć bądź rozwinąć w zależności od tego, jak dużo szczegółów będę chciał zobaczyć. W tej chwili pozostawiam wszystkie zadania rozwinięte.

Project wyliczył daty rozpoczęcia i datę zakończenia tego zadania sumarycznego oraz czas trwania tego zadania. Jak jest liczony czas trwania tego zadania? Czas trwania tego zadania liczony jest poprzez sprawdzenie, jaka jest data rozpoczęcia najwcześniejszego zadania oraz jaka jest data zakończenia najpóźniejszego zadania. To nie jest suma matematyczna. To jest różnica pomiędzy najwcześniejszym rozpoczęciem i najpóźniejszym zakończeniem.

Jedna ważna rzecz, na którą bardzo chciałabym zwrócić Twoją uwagę: Nie zmieniaj samodzielnie czasu trwania zadania sumarycznego. Jeżeli zmienisz czas trwania zadania sumarycznego, na przykład uważasz, że ono powinno w sumie trwać 4 dni, to po takiej zmianie aplikacja Microsoft Project przestawi to zadanie sumaryczne w tryb planowania ręczny i nie będzie aktualizowała informacji automatycznie. Dlaczego tak się stało? Ponieważ Ty nie zaufałeś wyliczeniom aplikacji Microsoft Project. W związku z tym włączony został tryb planowania ręczny. Zmienię jednak ten tryb na tryb planowania automatyczny. Co w takim razie zrobić, gdybyś chciał, żeby badanie potrzeb pracowników trwał dłużej bądź krócej. Musisz w takiej sytuacji po prostu odpowiednio zadbać o czasy trwania i daty rozpoczęcia zadań podrzędnych. Za chwilkę jak będziemy mówili na przykład o relacjach pomiędzy zadaniami, zobaczysz co się będzie działo. Jak połączysz zadania podrzędne w jakiś ciąg zadań tak, żeby odbywało się jedno po 2 i wtedy czas trwania zadania sumarycznego będzie również się zmienił.

Podsumowując. Jeszcze raz. Żeby tworzyć zadanie sumaryczne zastosowałem taką metodę, gdzie wprowadziłem zadania podrzędne. Nad nimi wprowadziłem zadanie sumaryczne. Zaznaczyłem zadania potrzebne, a następnie użyłem ikony Zwiększ wcięcie. Gdyby okazało się, że popełniłem błąd i nie chciałbym, żeby te 3 zadania były zadaniami podrzędnymi, to w tym momencie mogę po zaznaczeniu ich użyć przycisku Zmniejsz wcięcie. One wtedy wrócą na swoją pierwotną pozycję i przesuną się lekko w prawo i zadanie sumaryczne nie będzie zadaniem sumarycznym.

Uważam jednak, że poprzednie podejście było lepsze, dlatego uznam je za zadania podrzędne, a zadanie badanie potrzeb pracowników będzie zadaniem sumarycznym. W ten sposób wprowadziłem zadania sumaryczne.

Pamiętaj jednak o tym, że struktura tych zadań, czyli zadań sumaryczne, może mieć wiele poziomów zagnieżdżenia. Przykładowo, jeżeli popatrzymy na opracowanie wyników, możemy uznać, że to opracowanie wyników będzie bardziej złożonym zadaniem. Opracowanie wyników może składać się z opracowania graficznego oraz udostępnienia tego opracowania. Załóżmy jednak po uzyskaniu dodatkowych informacji, że samo opracowanie graficzne będzie trwało pół dnia, a udostępnienie wyników w postaci jakiegoś artykułu na Internecie będzie trwało 0,25 dnia. I teraz powinienem ponownie spowodować, aby zadanie opracowanie wyników było zadaniem sumarycznym. A te zadania, żeby były zadaniami podrzędnymi tego zadania. Zaznaczam zadanie 5 i 6. Używam ikony Zwiększ wcięcie i zwróć uwagę, że zadanie opracowanie wyników stało się zadaniem sumarycznym. Jednocześnie jest ono również zadaniem podrzędnym, gdyż składa się ono na badanie potrzeb pracowników. Badanie potrzeb pracowników, opracowanie ankiet, udostępnienie ankiet, opracowanie wyników, a opracowanie wyników składa się z opracowania graficznego i udostępnienia wyników.

Taka struktura może być bardzo złożona i bardzo rozbudowana. Możesz tworzyć kolejne poziomy zagnieżdżenia. Przy kolejnych poziomach zagnieżdżenia będziesz zastanawiała się, czy te 2 zadania na pewno na takim samym poziomie, czy może są na innym poziomie. Aby nie mieć takich dylematów, możesz włączyć tak zwaną numerację konspektu. Co to jest numeracja konspektu i jak się włącza? Już Tobie pokazuję. W tej chwili przechodzę na zakładkę Format wykresu gantta w zakładce Format wykresu gantta przesuń swój wzrok w prawo. Poproszę Projecta żeby pokazywał numery w prospekcie. Zadanie Badanie potrzeb ma numer jeden. Zadania, które są bezpośrednio częścią tego zadania mają numer jeden, kropka jeden, jeden kropka 2, 1 kropka 3 i ewentualnie jeden kropka 4 i tak dalej i tak dalej. Zadanie opracowanie graficzne jest zadaniem, które jest częścią opracowania wyników. Dlatego ma numer 1.3.1. 1.3.2. i kolejne poziomy zagnieżdżenie miałyby na przykład numerację 1.3.2.1, 1.3.2.2 i tak dalej i tak dalej. Pamiętaj, przypominam Tobie Jeszcze raz, aby pokazywać numery w konspekcie przychodzisz do Formatu wykresu gantta. Włączasz numery w konspekcie bądź je ukrywasz.

W tym rozdziale przedstawione zostaną następujące zagadnienia:

• czym są zadania typu punkt kontrolny (kamień milowy),

• kiedy stosować zadania typu punk kontrolny,

• jak wstawić zadanie typu punkt kontrolny.

—————— Automatycznie wygenerowany transkrypt lekcji znajduje się poniżej ——————

Wiesz już czym są w aplikacji Microsoft Project zadania zwykłe i zadania sumaryczne. Oprócz tych zadań w aplikacji Microsoft Project istnieją również punkty kontrolne albo kamienie milowe. Co to są za zadania? Jak się je wprowadza? W pierwszej kolejności przejdę do karty Zadanie. Na karcie Zadanie odnajduje przycisk, który pozwala mi wstawić nowy punkt kontrolny.

Wyjaśnię Tobie, czym ten punkt kontrolny jest. Punkt kontrolny jest pewnym zadaniem, który jest mówi o tym, że uwieńczyliśmy konkretnym wysiłkiem wcześniejsze działania. Przykładowo takim punktem kontrolnym może być samo wydanie decyzji w Twoim projekcie. Takim punktem kontrolnym na przykład może być przy budowie domu położenie czy zawieszenie wiechy. Istotny element w harmonogramie, który jest jakby zakończeniem pewnych wysiłków. Czasami, dzięki tym kamieniom milowym będzie łatwiej również określić postęp w naszym harmonogramie. Na przykład powiemy: dotarliśmy do takiego i takiego kamienia milowego, w naszym mieszkaniu mamy już wszystkie pozwolenia, przy budowie naszego domu, mamy wszystkie pozwolenia, przy innym projekcie odebrano pewien etap prac. To są kamienie milowe.

Wprowadzę pierwszy kamień milowym, który wprowadziłby w każdym projekcie. To jest zadanie Start. Kliknę prawym przyciskiem myszy na zadaniu 1, gdyż przed tym zadaniem będę chciała wprowadzić kamień milowy o nazwie Start. Klikam prawy przycisk myszy, wybieram polecenie Wstaw zadanie. Nazwę je Start. Zwróć uwagę, że na razie nie korzystałem z przycisku Punkt kontrolny, natomiast efektem moich działań i tak będzie wstawienie punktu kontrolnego. Wstawiłem zadanie Start i w kolumnie Czas trwania wpiszę Zero. Ten zabieg spowodował, że aplikacja Microsoft Project traktuje zadanie jako punkt kontrolny, co również widać na wykresie na części z widokiem Wykres Gantta.

Analogicznie oczywiście warto byłoby wstawić punkt kontrolny Koniec, który będzie zwieńczeniem całego projektu. Tym razem wstawię ten punkt kontrolny na samym końcu listy zadań. Nazwę go Koniec. Wpiszę czas trwania równy zero i to zadanie również zostało uznane jako kamień milowy. Zwróćcie jednak uwagę, że wygląda ono jak część zadania Opracowanie wyników. Nie taka była moja intencja. Dlatego na karcie Zadanie odnajduje ikonę Zmniejsz wcięcie i używam jej nawet dwukrotnie, aby zadanie Koniec było na tym samym poziomie, co zadanie Start.

Kamienie milowe są uwieńczeniem pewnego etapu działań. Zobacz, że w momencie kiedy dokonujesz badania potrzeb pracowników, dojdziesz do tego momentu, kiedy będziesz już znał te potrzeby pracowników. Kiedy potrzeby pracowników zostaną zbadane, warto byłoby w takim razie wstawić kamień milowy, który mówi o tym, że zakończyliśmy ten etap. To zadanie powinno znajdować się na samym końcu listy zadań związanych z badaniem potrzeb. I teraz klikając na wierszu 8 za chwilkę użyje ikony Punkt kontrolny po to, żeby wstawić punkt kontrolny. To jest troszeczkę inna technika niż stosowałam przed chwilą. Dlaczego kliknęły na zadaniu 8? Bo przed tym zadaniem ma być wstawiony punkt kontrolny. Zaznaczyłem zadanie 8 i klikam przycisk Punkt kontrolny. Zwróć uwagę, że aplikacja Microsoft Project wstawiła nowy wiersz, z zadaniem którego nazwa brzmi zagadkowo: Nowy punkt kontrolny, którego czas trwania wynosi zero i który wygląda jako punkt kontrolny. Ja w takim razie tylko zmienię nazwę tego zadania na Potrzeby pracowników zbadane. I znowu to zadanie powinno być de facto na tym samym poziomie co Badanie potrzeb pracowników, więc użyje dwukrotnie przycisku Zmniejsz wcięcie.

Nasz harmonogram w tej chwili składa się z zadania Start. Po zbadaniu potrzeb pracowników występuje odpowiednie kamień milowy. Później jest koniec projektu – jako kamień milowy. Oczywiście widzisz, że brakuje tutaj całego szeregu zadań, ale te zadania będę wprowadzał w kolejnych krokach i w dalszej części naszego kursu.

Kamień milowy jest uwiecznienie pewnego etapu prac. Pozwala na łatwiejsze raportowanie postępu. Osiągnąłem pierwszy kamień rok, osiągnąłem 2 kamień milowy 5, 7 i tak dalej i tak dalej.

W tym rozdziale przedstawione zostaną następujące zagadnienia:

• czym są zadania cykliczne,

• kiedy stosować zadania cykliczne,

• jak wprowadzać zadania cykliczne,

• jakie są dobre praktyki związane z definiowaniem zadań cyklicznych,

• jak określać długość cyklu dla zadania cyklicznego.

—————— Automatycznie wygenerowany transkrypt lekcji znajduje się poniżej ————————————-

Wiesz w takim razie, że w aplikacji Microsoft Project występują zadania zwykłe, zadania sumaryczne oraz punkty kontrolne (albo kamienie milowe). Warto zwrócić uwagę na jeszcze jeden kolejny rodzaj zadań. Tym zadaniem, tym rodzajem zadań, są zadania cykliczne.

Kiedy przyniosę swój wzrok na kartę Zadanie, przejdę do sekcji Wstawianie, widzę tutaj możliwość wstawianie różnych zadań. Klikam na strzałkę w dół przy zadaniu. Okazuje się, że mogę jeszcze wstawić zadania cykliczne. Zadania cykliczne to będą takie, które będą powtarzały się w stałych interwałach czasowych – na przykład raz na tydzień. raz na 2 tygodnie, raz na miesiąc bądź z inną regularną częstotliwością. Typowym przykładem zadania cyklicznego jest na przykład przygotowanie raportu.

Pokażę Tobie, jak się definiuje zadanie cykliczne właśnie na przykładzie takiego zadania. Na samym początku powinienem jednak odnaleźć właściwe miejsce, w którym to zadanie cykliczne będzie występowało. Mam taki zwyczaj, taką praktykę, że wprowadzam to zadanie na koniec listy wszystkich zadań. Przyznaję, że robię to nawet po zadaniu koniec, dlatego, że zadania cykliczne są traktowane zupełnie inaczej, w sposób bardziej specyficzny niż wszystkie inne, więc wolę mieć wy zebrane w jednym bloku. Dlatego wprowadzę je celowo pod zadaniem Koniec. Przechodzę na kartę Zadanie i wybieram, że chcę wstawić Zadanie cykliczne. Pojawia się okno dialogowe Informacji o zadaniu cyklicznym, w którym mogę wprowadzić pewną pulę informacji. Moje zadanie nazywa się Raport z postępu prac. Zakładam, że taki raport będę pisał przez pół dnia. Mogę następnie określić wzorzec cyklu. Jak często takie raporty będą powstawały? Ja założę, że te raporty są tygodniowe. Oczywiście mogą też być miesięczny, roczny bądź dzienny. Założy, że będą one występowały co tydzień. Mógłby wybrać co 2 tygodnie, co 3 tygodnie co 4 tygodnie. Ja jednak wybieram opcję co tydzień i założę, że będę tworzył takie raporty. Będę tworzył takie raporty w każdy poniedziałek.

Powinienem określić od kiedy ten cykl się rozpoczyna. Domyślnie Microsoft Project przyjmuje tutaj datę rozpoczęcia projektu. Ty możesz tutaj wybrać dowolną datę. Następnie należy określić również kiedy ten cykl się zakończy. Możesz to zrobić podając, że napisze 10 raportów, wybierając opcję Zakończ po 10 wystąpień i wtedy Project zaplanuje od 1 lutego 2024 przez 10 kolejnych poniedziałków zadanie o nazwie Raport z postępu prac. Inna opcja jest taka, że możesz wybrać po prostu datę, w której napiszesz ostatni raport. Gdyby wybrał na przykład datę 28 czerwca, to aplikacja Microsoft Project pomiędzy datą 1 lutego a 28 czerwca zaplanuje co tydzień pisanie raportów, w każdy poniedziałek. Od ciebie zależy, którą opcję zastosujesz.

Przyznaję, że bardzo żałuję, że w aplikacji Microsoft Project nie ma opcji: pisz raport do końca projektu. Taka opcja nie występuje. Zwróć również uwagę na to, że jeżeli podasz dzisiaj daty 28 czerwca, bo sądzisz, że to będzie data zakończenia projektu, ale w przyszłości ta data się zmieni, to Ty musisz wrócić do tego okienka i to opcję zaktualizować. Ja jednak założę, że napiszę 10 raportów po kolei, przez kolejne kilka poniedziałków.

Być może w polu Kalendarz harmonogramu tego zadania kusi Ciebie, żeby w polu Kalendarz wybrać jakiś kalendarz. Nie musisz się tam tego robić i rekomenduje, żebyś co do zasady tego nie robił. Dlaczego? Jeżeli nie wskażę żadnego kalendarza i tak będzie to zadanie wykonywane wg kalendarza projektu. Dlatego zostawiam tutaj słowo Brak. Brak oznacza nie oznacza, nie ma żadnego kalendarza, tylko stosowany jest kalendarz projektu.

W takim razie zakończenie będzie po 10 wystąpieniach. Wybieram przycisk OK. Pojawiał się ciekawy komunikat. Widzę, że jedno z 10 zadań raport z postępów prac przypadnie w czasie wolnym. Domniemuję, że będzie to poniedziałek Wielkanocny. W tym czasie się nie pracuje. W takim razie Project przedstawił mi sugestię co w takiej sytuacji powinienem zrobić. Pierwsza opcja taka będzie, że mogę zmienić ilość wystąpień jednego tego zadania. W tym celu powinienem wybrać przycisk Tak. Oznacza to, że tego raportu nie napiszę w poniedziałek Wielkanocny, w tym jednej wyjątkowej sytuacji, tylko zostanie to przesunięte na pierwszy dzień pracujący, czyli na wtorek po tym poniedziałku Wielkanocnym. Przycisk nie spowoduje, że generalnie w tym tygodniu w ogóle takiego raportu nie napiszę, więc koło Wielkanocy będzie dwutygodniowa przerw kiedy nie będę pisał raportów z postępów projektu.

Jeżeli wybiorę przycisk Anuluj to to zadanie w ogóle nie powstanie. Ja jednak będę chciał, żeby raport zawsze się pojawiały systematycznie, co tydzień, albo prawie co tydzień dlatego wybiorę przycisk Tak. Klikam przycisk Tak. Powstało zadanie sumaryczne, który nazywa się Raport z postępu prac. To zadanie sumaryczne składa się z raport postępu z postępu prac 1, 2, 3 aż do 10. Widzimy, że w części z widokiem Wykres Ganta powtarzają się systematycznie co tydzień zadania. Widzimy, że jedno z tych zadań odbędzie się jednak we wtorek. To jest właśnie w okresie wielkanocnym. Zostało przesunięte z poniedziałku na wtorek. Czyli mamy zadanie cykliczne. Ta ikona wskazuje na to, że zadanie jest to jest zadaniem cyklicznym.

Zadanie Raport z postępu prac składający się z 10 zadań. Każde zadanie, każde pisanie raportu trwa pół dnia. Możecie w takim razie zastanawiać się, dlaczego raport z postępu prac trwa 44,5 dnia? Skoro czas trwania każdego z 10, to pół dnia, 10 razy pół dnia powinno być 5 dni. Przypomnę jeszcze raz: dla zadań sumarycznych czas trwania nie jest sumą matematyczną zadań, jest tylko różnicą pomiędzy datą rozpoczęcia zadania najwcześniejszego i zakończenie zadania najpóźniejszego. Czyli pomiędzy 5 lutego 2024 roku a 8 kwietnia 2024 roku mamy 40 i pół dnia. Dlatego raport z postępu prac trwa 44,5 dnia. W ten sposób wstawiłem zadanie cykliczne, które jednocześnie jest zadaniem sumarycznym.

Żeby edytować informację o tym zadaniu, gdyby zdarzyła się jakaś pomyłka, wystarczy, że dwukrotnie kliknę na tym zadaniu i zmienić jakąkolwiek informację, która widoczna jest w oknie Informacje o zadaniu cyklicznym.

Oczywiście w dowolnej chwili mogę wstawić kolejne zadania cykliczne, jeżeli będą one potrzebne.

W tym rozdziale przedstawione zostaną następujące zagadnienia:

• czym są relacje między zadaniami i jak wpływają one na daty rozpoczęcia i zakończenia zadań,

• czym są poprzedniki i następniki,

• które zadania muszą mieć zdefiniowane poprzedniki i następniki, a które nie powinny ich mieć,

• jak tworzyć relacje między zadaniami.

—————— Automatycznie wygenerowany transkrypt lekcji znajduje się poniżej ——————

Harmonogram który w tej chwili, widzisz na ekranie jest harmonogramem zdecydowanie bardziej rozbudowanym niż ten, który widziałeś w poprzednim ćwiczeniu. Bez nagrywania dodałem do niego dodatkowe zadania, wpisując również czasy trwania tych zadań. Widzisz, że mamy już dość rozbudowany harmonogram pokazujący zadania, które są zaplanowane celem przeniesienia naszej firmy z jednej siedziby do drugiej. Zwróć uwagę jednak na istotną okoliczność. Na razie aplikacja Microsoft Project zaplanowała wszystkie zadania także rozpoczynają się w tym samym czasie. Zobaczysz to sprawdzając zawartość kolumny Rozpoczęcie. Dodatkowo w części widoku Wykres Gantta, z samym wykresem Gantta widzisz, że wszystkie zadania rozpoczynają się w tym samym momencie. Oczywiście jest to całkiem nielogiczne. Nie może się rozpocząć na przykład budowy, kiedy nie masz zgody na nią. Nie możesz wystąpić o zgody, jeżeli nie możesz wypracowanej dokumentacji. Czyli pomiędzy zadaniami istnieją pewne zależności, a zadania muszą być wykonywane w ściśle określonej sekwencji.

Aby Project poznał te sekwencje, konieczne jest wprowadzanie tak zwanych relacji albo zależności pomiędzy zadania albo jeszcze inaczej poprzedników i następników dla kolejnych zadań. Przekażę Tobie kilka informacji, które będą pomocne w określaniu kolejności w jakich zadania będą miały się odbywać. Pierwszym zadaniem na liście jest zadaniem Start . Następnym zadaniem na liście (ignoruje tutaj zadanie sumaryczne) jest zadania Opracowanie ankiet. Załóżmy, że od razu po rozpoczęciu projektu chce opracować ankietę. Żeby lepiej obserwować, co będzie się działo podczas definiowania relacji przesunę linię podziału tak, żeby widzieć Poprzedniki. Chciałbym jednak poinformować Project, że po zadaniu Opracowanie ankiet odbędzie się kolejne. W tym celu klikamy 2 razy na zadanie Opracowanie ankiet. Przechodzę do zakładki Poprzednik. W zakładce Poprzedniki w polu Nazwa zadania mogę wybrać z listy nazwę zadania bezpośrednio poprzedzającego dane zadanie. Bezpośrednio przed Opracowaniem ankiet będzie zadanie Start projektu, dlatego wybrałam to zadanie. Zwrócić uwagę, że masz jeszcze miejsce, żeby powiedzieć, że bezpośrednim poprzednikiem zadania jest nie jedno, ale wiele zadań. Na razie, w sytuacji najprostszej wprowadzę informację, że aby rozpocząć opracowanie ankiet muszę zakończyć start projektu. Klikam przycisk OK. Zwróć uwagę, że w kolumnie Poprzednik pojawił się numer jeden. Poprzednikiem zadania numer 3 jest zadanie numer 1.

Jeżeli zwrócę uwagę na to co widać w widoku Wykres Gantta, to pomiędzy zadaniem jeden a 3 istnieje strzałka. To pokazuje relację pomiędzy tymi zadaniami.

To była pierwsza technika na budowanie relacji pomiędzy zadaniami. Start kończy się o godzinie 9:00 dlatego o godzinie 9:00 tego samego dnia rozpoczyna się opracowanie ankiet. Jaka jest kolejna technika na budowanie relacji pomiędzy zadaniami? Zaznaczyłem zadanie Opracowanie ankiet i Udostępnienie ankiety. Przeciągnąłem myszką pomiędzy nazwą jednego i drugiego zadania. Za chwilę kliknę na przycisku Połącz zaznaczone zadania. W międzyczasie zwróć uwagę na to, co się będzie działo na Wykresie Gantta i co się będzie działo z wartościami w kolumnie Rozpoczęcie i Zakończenie. Klikam ikonę Połącz zaznaczone zadanie. Widzisz, że zadanie udostępnienie ankiet zostało przesunięte. Skoro opracowanie ankiet kończy się 5 lutego, to udostępnienie ankiet rozpocznie się też o 9:00, 5 lutego, po zakończeniu tego zadania. Mam nadzieję, że również zauważyłeś, że Project wyliczył czas zadania sumarycznego Badanie potrzeb pracowników. Ten czas się wydłużył, no bo zadania odbywają się już sekwencji jedno po drugim, a nie równolegle.

Zwróć również uwagę, że po tej operacji pewne wartości zostały podświetlone kolorem niebieskim. Niebieskim kolorem zostały podświetlone te wartości, które zmieniły się po zdefiniowaniu tych relacji. Mogę teraz powiedzieć, że po udostępnieniu ankiet będę opracowywał graficznie te ankiety. Klikam na zadanie Udostępnienie ankiety, wciskam przycisk Ctrl i klikam na zadanie Opracowanie graficzne. Ponownie buduje relację pomiędzy tymi zadaniami za pomocą przycisku Połącz zadanie. Widzisz, że harmonogram nabiera już rumieńców i ma bardzo konkretny kształt. Znowu wystąpiło pewne podświetlenie kolorem niebieski. Podświetlane były te wartości, które zmieniły się w wyniku wprowadzenia ostatniej zmiany. Nie kilku poprzednich, tylko tej ostatniej zmiany. Jak opracuję graficznie te wyniki, to będę mógł je udostępnić.

Teraz chcę pokazać kolejną część, która pozwoli na budowanie relacji pomiędzy zadaniami. Zwracam Twoją uwagę na kolumnę Poprzedniki. Tam już pojawiły się wartości 1, 3 i 4. Chciałbym, żeby poprzednikiem zadania numer 7 było zadanie numer 6 Opracowanie graficzne. W tym celu w kolumnie Poprzedniki mogę po prostu wpisać wartość 6, bądź wybrać zadanie numer 6 z listy zadań, które zostały tutaj uwidocznione i w tym momencie kolejna relacja została stworzona.

Możesz zapytać się, dlaczego budując relacje pomiędzy zadaniami tak troszeczkę ostentacyjnie omijałem zadania sumaryczne. Zadania sumaryczne u mnie nie mają poprzedników. Dlaczego? Z bardzo prostego powodu. Może to Ciebie zaskoczy, ale jeżeli popatrzysz na przykład na budowę domu, zwróć uwagę, że nie musisz całkowicie zakończyć budowy pierwszego piętra w twoim domu, żeby przejść do budowy drugiego piętra. Dlaczego nie musi całkowicie zakończyć? Jeżeli nie będziesz miał okien na pierwszym piętrze, przecież możesz budować 2 piętro. Jeżeli instalacji elektrycznej jeszcze nie położyłeś, możesz dalej budować 2 piętro. Dlatego nie ma zależności pomiędzy zadaniami sumarycznymi, gdyż zależności występują pomiędzy zadaniami podrzędnymi.

Pokazałem Tobie kolejną technikę budowy relacji pomiędzy zadaniami. Jak jeszcze można budować relacje pomiędzy zadaniami? Żeby pokazać Tobie kolejny sposób, kolejne narzędzie, zmienię widok, który wyświetla się w tej chwili. Znajduję się w widoku, który nazywa się Wykres Gantta. Widać to w lewej części. Przejdę do widoku, który nazywa się Diagram sieciowy. Żeby to zrobić przechodzę na kartę Zadanie. Na karcie Zadanie przy napisie Wykres Gantta, klikam strzałkę w dół. Widzę nazwy różnych widoków, w tym między innymi widok o nazwie Diagram sieciowy. W widoku Diagram sieciowy widzę wiele zadań. Zwróć uwagę, że pomiędzy niektórymi z nich już występują strzałki. To są te zadania, które wcześniej połączyłem relacjami. Żeby zobaczyć obraz troszeczkę z widoku helikoptera mogę pomniejszyć mój widok, bądź powiększyć, klikając odpowiednie ikony, które są widoczne w prawym dolnym roku.

Start, opracowanie ankiety, udostępnienie ankiety, opracowanie graficzne, udostępnienie wyników. Po udostępnieniu widoku wyników uznam, że potrzeby pracowników zostały już zbadane. Jak zbudować relację w widoku Diagram sieciowy? Wystarczy, że kliknę na zadaniu Udostępnienie wyników i trzymając lewy przycisk myszy wciśnięty opuszczę znacznik na zadaniu Potrzeby pracowników zbadane. W ten sposób zostanie stworzona relacja pomiędzy zadaniami.

Jeżeli jestem już widoku Diagram sieciowy warto, abyś jeszcze dokładniej dowiedział się, co oznaczają poszczególne symbole które tutaj są. Zacznijmy od symbolu sześciokąta. Sześciokąt oznacza tutaj kamień milowy. Prostokąt oznacza zwykłe zadanie, które nie jest kamieniem milowym ani nie jest zadaniem sumarycznym. Równoległobok oznacza zadanie sumaryczne. Niektóre zadania będą pokazywane kolorem czerwonym. Kolorem czerwonym pokazywane są zadania, które są na ścieżce krytycznej. Natomiast o ścieżce krytycznej będę mówił troszeczkę więcej jeszcze później.

Pokazałem Tobie, jak również w widoku Diagram sieciowy można budować relację pomiędzy zadaniami. Żeby przejść do widoku w którym pracowałem dotychczas, czyli do widoku Wykres Gantta, wystarczy, że na karcie Zadanie kliknę strzałkę w dół i wybiorę, że chce powrócić do widoku Wykres Gantta. Zobacz, że zmiany, które naniosłem w tamtym miejscu od razu przyniosły się na widok Wykres Gantta.

Jeżeli wszystkie zadania odbywają tak naprawdę płynnie, jedno po drugim, to mogę zaznaczyć również zaznaczyć kilka zadań pod rząd i skorzystać z przycisku Połącz zaznaczone zadanie. Zwróć uwagę, że relacje zostaną zbudowane. Daty rozpoczęcia i daty zakończenia będą również przeliczane.

Przypomnę, że jeżeli jest taka potrzeba, możesz kliknąć dwa razy na danym zadaniu i uznać, że to zadanie ma również wiele poprzedników, a nie tylko jednego poprzednika. Czyli zadanie nie musi mieć jednego poprzednika. Czasami będzie miało wiele poprzedników. Dodatkowo warto zwrócić uwagę, że oprócz kolumny Poprzedniki warto śledzić zawartość kolumny Następniki. Kolumna Poprzedniki mówi, które zadanie bezpośrednio poprzedza dane zadanie, a kolumna Następniki mówi o tym, które zadanie, występuje bezpośrednio po danym zadaniu. Kiedy przesunę linię podziału bardziej na prawo, zobaczysz, że nie ma kolumny Następniki. Żeby ona się pojawiła klikam za kolumną Poprzedniki prawym przyciskiem myszy. Wybieram polecenie Wstaw kolumnę i mogę wstawić kolumnę Następniki. Zobacz, że chociaż nie wpisywała tam żadnych wartości Project wydedukował je na podstawie informacji wprowadzonych w kolumnie Poprzedniki. Dzięki wprowadzeniu poprzedników i następników aplikacja Microsoft Project wylicza Daty rozpoczęcia i Daty zakończenia. Ty nie musisz i nie powinieneś tego robić – nie powinieneś edytować Daty rozpoczęcia i zakończenia. Project powinien wyliczyć to samodzielnie.

Pamiętaj o bardzo ważnej i istotnej rzeczy. Każde zadanie, które nie jest zadaniem sumarycznym, a jest zwykłym zadaniem musi mieć Poprzednika i musi mieć Następnika. Jeżeli uważasz, że dane zadanie nie ma poprzednika, gdyż rozpoczyna się z początkiem projektu, to poprzednikiem tego zadania będzie zadanie Start. Jeżeli uważasz, że dane zadanie nie ma Następnika, bo po nim wszystko się kończy to następnikiem będzie zadanie Koniec. Zadanie sumaryczne nie ma poprzedników i następników. Kamień milowy, ponieważ też jest zwykłym zadaniem ma poprzedniki i następniki. Zadanie cykliczne nie ma poprzedniki i następniki, gdyż występuje ono niezależnie od tego, co się dzieje w projekcie, gdyż na przykład ten projekt ten raport z projektu będzie musiał pisać co tydzień, niezależnie od tego, co się wydarzyło. Dlatego nie ma poprzedników i następników.

W ten sposób pokazałem Tobie, jak definiować poprzedniczki i następniki dla zadań.

W tym rozdziale przedstawione zostaną następujące zagadnienia:

• jakie typu relacji dostępne są w aplikacji MS Project,

• jak tworzyć różne typu relacji,

• czym charakteryzuje się relacja Rozpoczęcie – Rozpoczęcie i kiedy ją stosować,

• czym charakteryzuje się relacja Zakończenie – Zakończenie i kiedy ją stosować,

• czym charakteryzuje się relacja Rozpoczęcie – Zakończenie i kiedy ją stosować.

—————— Automatycznie wygenerowany transkrypt lekcji znajduje się poniżej ——————

Kolejny temat, który chciałbym omówić w tym kursie to są tak zwane typy racji. Celowo typy relacji będę omawiał na nowym pustym harmonogramie, aby nie zgłębiać skomplikowanych zależności, które były w poprzednim. Przykładowo zaczynamy od czystej kartki. Standardowo postępowaliśmy w ten sposób, że zdefiniowaliśmy pewne zadanie które trwało określony czas, po którym odbywało się inne zadanie, które też miało swój czas trwania i łączyliśmy te zadania ze sobą. W typowej sytuacji aplikacja Microsoft Project zakłada, że jedno zadanie wykonywane jest po drugim. W rzeczywistości możemy mieć różne inne dodatkowe scenariusze.

Przykładowo, chcesz rozpocząć kampanię reklamową. Kampania reklamowa ma się odbywać w mediach tradycyjnych i w mediach elektronicznych. Załóżmy, że każda kampania ma trwać 10 dni i twoją intencją jest to, aby kampanie rozpoczęły się równocześnie. Gdyby została zastosowana standardowa relacja, czyli gdyby zaznaczył 2 zadania użył ikony Połącz zaznaczone zadania, to te kampanie będą odbywały się jedna po drugim. Nie taka była nasza intencja. Chcę żeby one wystartowały w tym samym czasie. Aby zadania rozpoczynały się w tym samym czasie, muszę zmienić typ relacji. Klikam 2 razy na kampanię reklamową w mediach elektronicznych, przechodzę do zakładki Poprzedniki i okazuje się, że mogę zdefiniować tutaj Typ relacji.

Mamy 4 typy relacji. Typowa relacja to Zakończenie – Rozpoczęcie. W sytuacji o której mówię zastosuję relacje Rozpoczęcie – rozpoczęcie. Oznacza to, że Project wtedy, kiedy będzie to tylko możliwe uzna, że oba zadania rozpoczynają się w tym samym czasie. Początek zadania Kampania reklamowa w mediach tradycyjnych spowoduje jednocześnie rozpoczęcie kampanii reklamowej w mediach elektronicznych. Rozpoczęcie – rozpoczęcie. Za chwilkę kliknę przycisk OK. Zwróć uwagę jak zmienią się daty rozpoczęcia oraz jak zmieni się wizualizacja na wykresie Gantta. Widzimy, że zadania rozpoczynają się w tym samym dniu – 11 kwietnia, a na wykresie Gantta strzałka relacji wychodzi od początku zadania do początku 2 zadania. Zadania te rozpoczynają się równolegle.

Nie mamy jednak tutaj gwarancji, że oba zadania rozpoczną się w tym samym czasie. Przykładowo, zwróć uwagę, że aby odbyła się kampania reklamowa w mediach elektronicznych należy dostarczyć treść elektroniczną, wytworzyć treść elektroniczną i ją dostarczyć i dopiero wtedy może być ona opublikowana w mediach elektronicznych. Czyli mamy zadanie Stworzenie zawartości elektronicznej, które będzie trwało na przykład 2 dni i teraz, aby kampania reklamowa w mediach elektronicznych wystartowała musi rozpocząć się kampania reklamowa mediach tradycyjnych i musi zostać stworzona zawartość elektroniczna. Klikam 2 razy na kampanii reklamowej i zdefiniuje poprzedniki dla tego zadania, czyli stworzenie zawartości elektronicznej. Po wybraniu przycisku OK zobaczmy, że Project rozpoczyna zadanie kampania reklamowa w mediach elektronicznych, gdy spełnione będą łącznie oba warunki: kiedy wystartuje kampania reklamowa w mediach tradycyjnych oraz kiedy zostanie stworzona zawartość elektronicznym. Im więcej poprzedników tym wyliczenie daty rozpoczęcia i datę zakończenia jest bardziej złożone.

Zastanówmy się teraz nad innym scenariuszem. Nad takim scenariuszem, gdzie 2 zadania chcemy zakończyć w tym samym czasie. Przykładowo mam zadanie montaż instalacji elektrycznej oraz montaż instalacji hydraulicznej. Jedno zadanie zaplanowane na 5 dni. Załóżmy, że moją intencją jest to, aby oba montaże zakończyły się tym razem w tym samym momencie. Gdybym zastosował tradycyjną relację, jedno odbyłoby się pod drugim. Ja jednak klikam na Montażu instalacji hydraulicznej i teraz jako typ relacji zdefiniuje Zakończenie – Zakończenie. Od tego momentu MS Project wie, że jak zakończy się montaż instalacji elektrycznej, możesz zakończyć się montaż instalacji hydraulicznej. Podobnie jak poprzednie proszę Ciebie, abyś zwrócił uwagę na daty zakończenia zadań i wizualizację w części związanej z wydrukiem Wykres Gantta. Klikam przycisk OK. Widzimy, że końcówki zadań są ze sobą zbieżne. Data zakończenia jest dokładnie taka sama, a w kolumnie poprzedniki widzę 4ZZ – Zakończenie – Zakończenie.

I znowu, gdybyśmy wchodzili w bardziej skomplikowane scenariusze, musisz pamiętać, że Project analizuje wszystkie możliwe zależności, wszystkie warunki i na tej podstawie ustala datę zakończenia. Co to będzie znaczyło? Wyobraźmy sobie, że żeby odbył się montaż instalacji hydraulicznej musi odbyć się dostawa instalacji, czyli dostawa materiałów potrzebnych do instalacji. Załóżmy, że ta dostawa zaplanowana jest na 3 dni. Montaż instalacji hydraulicznej, na którym w tej chwili klikam 2 razy, ma się odbyć po zakończeniu instalacji elektrycznej, ale jednocześnie po zakończeniu dostaw. Za chwilkę kliknę przycisk OK. Tak jak poprzednio projekt przeanalizuje wszystkie poprzedniczki i okaże się że nie mamy zagwarantowanego końca w tym samym czasie. Project szuka pierwszego punktu w czasie, kiedy oba wątki będą spełnione jednocześnie, czyli kiedy zakończy się dostawa i kiedy zakończy się montaż instalacji hydraulicznych i na tą datę zostanie odpowiednio zaplanowana data i rozpoczęcia i zakończenia instalacji hydraulicznej.

Na liście relacji, które pokazywałem zapewne zauważyłeś jeszcze relację Rozpoczęcie – zakończenie. Ta relacja mówi o tym, że jeżeli coś rozpocznę, to dopiero wtedy coś innego będę mógł zakończyć. Wydaje się to troszeczkę nieracjonalne. Rozpoczęcie czegoś dopiero kończy coś innego. Przyzwyczailiśmy się, że muszę coś skończyć, żeby coś rozpocząć. Faktycznie, relacja rozpoczęcie- zakończenie będzie występowała niezmiernie rzadko. Jako przykład tego typu sytuacji mógłby wymienić sytuację gdzie jest pewien lekarz, który pracuje na zmianie nocnej, czyli mamy zadanie dyżur na zmianie nocnej. Załóżmy, że ta zmiana odbywa się przez 8 godzin i następnie rozpoczynamy dyżur na zmianie dziennej. To też będzie trwało 8 godzin zwrócił uwagę na to, że lekarz ze zmiany nocnej nie może zejść ze swojego posterunku, dopóki lekarz na zmianie dziennej nie rozpocznie swojej pracy. De facto prawdziwe, realne rozpoczęcie zmiany dziennej kończy zmianę nocną. Przy połączeniu standardową relacją pokazywałby informację nieprawdziwą: zakończenie zmiany nocnej rozpoczyna zmianę dzienną, ale to rozpoczęcie zmiany dziennej kończy zmianę nocną. Dlatego wprowadzam informację o tym, że dyżur na zmianie nocnej jest zależny, od dyżuru na zmianie dziennej, ale relacją Rozpoczęcie – Zakończenie. Klikam przycisk OK i jak zwykle zwróć uwagę na to, co się stanie po tym. Ten komentarz ignoruje. On bardziej mówi o tym, że przesuwa się troszeczkę z datami rozpoczęcia przed zaplanowaną datę rozpoczęcia projektu. Ignoruje to na potrzeby tego ćwiczenia. Zwróć uwagę, że w tej chwili strzałka wychodzi z początku dyżuru na zmianie dziennej do dyżuru na zmianę nocną. W ten sposób pokazano Tobie jak zastosować czwarty typ relacji, która nazywa się Rozpoczęcie – Zakończenie.

Podsumujmy. Klika 2 razy na danym zadaniu, przechodzę do zakładki Poprzedniki i wybieram właściwy typ relacji:

• Zakończenie – rozpoczęcie – najbardziej klasyczna coś kończy i wtedy coś rozpoczynam.

• Rozpoczęcie – rozpoczęcie – moją intencją jest to, żeby jeżeli to możliwe, rozpocząć zadania w tym samym czasie.

• Zakończenie – zakończenie – intencją jest, żeby zakończyć zadania w tym samym czasie.

• Rozpoczęcie – zakończenie – rozpoczęcie jednego zadania kończy inne zadanie.

W zależności od potrzeb dobierz odpowiedni typ relacji do sytuacji, która ciebie spotkała do zadań, które chce ze sobą połączyć.

W tym rozdziale przedstawione zostaną następujące zagadnienia:

• czym są zwłoki w aplikacji MS Project,

• w jakich sytuacjach należy je stosować, dlaczego i w jakim celu,

• jak tworzyć zwłoki,

• kiedy stosować zwłoki ze znakiem dodatnim,

• kiedy stosować zwłoki ze znakiem ujemnym.

——————————— Transkrypt lekcji znajduje się poniżej ———————————

Kiedy przeanalizujesz zależności pomiędzy zadaniami, okaże się, że nie zawsze występuje sytuacja, w której jedno zadanie odbywa się natychmiast po drugim zadaniu. Przyjrzyjmy się takiej sytuacji, gdzie omawiamy treść zapytania z zarządem. Następnie prosimy zarząd o to, aby zarząd zatwierdził treść zapytania. Prawdopodobnie proces nie będzie taki płynny, że od razu po omówieniu uzyskasz decyzję o zatwierdzeniu. Zarząd będzie musiał pewne rzeczy przemyśleć i dopiero po pewnej zwłoce wyda decyzję o tym, czy dane zapytanie jest zatwierdzone. Żeby w projekcie uwzględnić tego typu okoliczności, będziemy definiowali właśnie coś, co nazywa się zwłokom.

Jak wprowadzić zwłokę, czyli opóźnienie, pomiędzy dwoma zadaniami? Przypomnę jeszcze raz: po omówieniu czekamy, a następnie zatwierdzamy treść zapytania przez zarząd. Na razie wszystko odbywa się jedno po drugim. To kończy się 24, 15:00. Później od razu o 15:00 zaczynam zatwierdzenie treści. No tak nie powinno być. Klikam dwa razy na zatwierdzaniu treści zapytania przez zarząd, przechodzę do zakładki poprzedniki i chcę wprowadzić w projekcie informację o tym, że muszę odczekać 5 dni na to aby dane zapytanie było zatwierdzone przez zarząd. Dlatego w zwłoce wpisuję 5 dni. Czekam 5 dni, a dopiero wtedy uzyskam decyzję odnośnie zatwierdzenia treści zapytania. Zwróć uwagę na to, coś się stanie z tymi zadaniami, kiedy ta zwłoka zostanie wprowadzona. Zwrócimy uwagę na to, jak one wyglądają w widoku wykres Gantta. Zwrócimy uwagę na daty rozpoczęcia i zakończenia oraz zwrócimy uwagę na zawartość kolumny Poprzednik. Mam nadzieję, że zauważyłeś przesunięcie zadania o 5 dni – o okres zwłoki 5 dni. Zadania zależne zostały również odpowiednio przesunięte. Widzimy, że zatwierdzenie treści odbędzie się dopiero 21 lutego, czyli 5 dni kalendarzowych. Po omówieniu treści zapytania 14 zakończyliśmy omówienie treści, natomiast dla zadania 21 uzyskujemy w kolumnie poprzedniki adnotacje plus 5 dni. Oznacza to że czekamy 5 dni.

Zwróć uwagę, że w rzeczywistości takich sytuacji będzie dużo więcej. Przykładowo, jeżeli będziesz planował jakiekolwiek zakupy w swoim projekcie, to nie jest tak, że zakupy na przykład trwają tydzień. To oznacza, że pewnie przez jeden dzień składasz zamówienia, czekasz tydzień, a następnie odbierasz zamówienie, więc w tym momencie powinieneś prowadzić pięciodniową zwłokę.

Dlaczego te zwłoki istnieją? To nie zawsze będzie jasne dla innych osób, które czytają ten harmonogram, dlatego ja sugeruję, żeby zawsze tego typu sytuacje dodatkowe wyjaśnić poprzez wprowadzenie uwag lub komentarzy. Do danego zadania Zatwierdzenie treści zapytania przez zarząd jak wprowadzić odpowiedni komentarz? Klikam prawy przycisk myszy na tym zadaniu i w tym momencie mogę wybrać polecenie Uwagi. Pojawia się okno dialogowe Informacje o zadaniu. Ja Jestem w zakładce Uwagi i mogę wpisać tutaj kilka dodatkowych informacji. Wprowadziłem informacje, że zarząd potrzebuje 5 dni na podjęcie decyzji. Zatwierdzam mój komentarz, moją uwagę przyciskiem OK. I zwróć uwagę, że obok tego zadania pojawiła się ikonka wskazująca, że jest tutaj dodatkowy komentarz. Po wskazaniu tej ikony widzę uwagę „Zarząd potrzebuje 5 dni na podjęcie decyzji”.

Generalnie polecam Tobie dodawanie komentarzy do zadań, których treść, których charakterystyka, których opis jest niejasny, tak, żeby osoby, które korzystają z tego harmonogramu, żeby miały komplet informacji potrzebnych do zrozumienia i do podjęcia decyzji. Czyli wprowadzanie uwag wprowadza taką jasność. I klarowność.

Zastosowaliśmy zwłokę w sytuacji, kiedy musimy czekać na to, aż jedna rzecz się zadzieje. Czekamy i wtedy dopiero może być wykonywana drugą czynność. Natomiast możemy mieć sytuację, troszeczkę przeciwną i teraz również zaprezentuje to Tobie na pewnym przykładzie. Zwróć uwagę, że w naszym harmonogramie znajduje się zadanie rozładunek. Czyli przenosimy, transportujemy elementy nasze wyposażenie do nowej siedziby, następnie je rozładowujemy i następnie chcemy je rozpakować i ustawić wyposażenie. Pytanie czy całkowicie musimy zakończyć rozładunek, żeby rozpocząć rozpakowywanie i ustawienie wyposażenia? Moim zdaniem nie. Możemy te zadania wykonywać lekko na zakładki, jak już część rzeczy zostanie rozładowana, to wtedy rozpoczniemy rozpakowanie i ustawienie wyposażeniu. Jak w takim razie taką sytuację odzwierciedlić na samym początku? Załóżmy, że po prostu poprzednikiem zadania rozpakowanie będzie zadanie rozładunek. Klikam dwa razy na zadaniu Ustawienie wyposażenia, wchodzę do zakładki Poprzedniki. Stwierdzam że poprzednikiem jest zadanie 59 Rozładunek i teraz w polu Zwłoka wprowadzę wartość zwłoki, ale ze znakiem minus. Może na samym początku pokażemy sytuację wyjściową. Zadanie jedno odbywa się po drugim. Widzimy jedno się kończy, drugie się zaczyna. Natomiast teraz ja wprowadzę informacje o tym, że mamy zwłokę ze znakiem minus pół dnia. Oznacza to, że pół dnia przed końcem rozładunku mogę już rozpocząć ustawianie wyposażenia.

Proszę Ciebie, abyś ponownie zwrócił uwagę na zawartość kolumny poprzedniki, data rozpoczęcia i zakończenia oraz wizualizację w części związanej z Wykresem Gantta. Klikam w takim razie na przycisk OK i widzę, że zadanie się ze sobą lekko zachodzą. Zachodzą się o około pół dnia. Widzę, że rozładunek chociaż kończy się o godzinie 9:00 2 lutego, to rozpakowywanie ustawienie wyposażenia rozpoczyna się już w połowie wcześniejszego dnia, mimo że zadanie całkowicie się nie zakończyło. To jest sytuacja, w której zwłoka miała wartości podane ze znakiem minus. Zwłoka ujemna oznacza nie musimy czekać dłużej tylko wykonujemy zadanie. Na zakładkę.

W tym rozdziale przedstawione zostaną następujące zagadnienia:

• czym są ograniczenia w aplikacji MS Project,

• w jakich sytuacjach należy je stosować, dlaczego i w jakim celu,

• kiedy stosować ograniczenie Jak najwcześniej,

• kiedy stosować ograniczenie Jak najpóźniej,

• kiedy stosować ograniczenie Musi rozpocząć się,

• kiedy stosować ograniczenie Musi zakończyć się,

• kiedy stosować ograniczenie Rozpocznij nie później niż,

• kiedy stosować ograniczenie Rozpocznij nie wcześniej niż,

• kiedy stosować ograniczenie Zakończ nie później niż,

• kiedy stosować ograniczenie Zakończ nie wcześniej niż.

—————— Automatycznie wygenerowany transkrypt lekcji znajduje się poniżej ——————

W poprzednich lekcjach pokazywałem Tobie, jak definiować relacje pomiędzy zadaniami (różne typy relacji), czy zwłoki dla zadań. Prawidłowo zdefiniowane relacje oraz zdefiniowane zwłoki pozwalają projektowi wyliczać daty rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych zadań. Zobacz, że to zadaniem Projecta w tym momencie jest ustalenie/wyliczenie daty rozpoczęcia bądź daty zakończenia.

No dobrze, można zastanowić się jednak i zauważyć, że występują czasami takie sytuacje, gdzie pewne zadanie musi odbyć się w bardzo określonej dacie – a nie w tej dacie koniecznie w którejkolwiek wylicza MS Project, ale w innej dacie. Albo dane zadanie musicie na przykład zakończyć do określonej daty. Chciałbyś takie informacje wprowadzi samodzielnie. Chciałbyś, żeby Project tego pilnował. Relacje i zwłoki nie będą wtedy wystarczające. Będziesz musiał zdefiniować dla każdego zadania, gdzie jest to wymagane, będzie musiała zdefiniować tak zwane ograniczenia.

Przykładowo wyobraź sobie sytuację, że chcesz w harmonogramie swojego projektu zaplanować szkolenia. Szkolenie odbywa się w określonej, bardzo konkretnie dacie, a nie w tej dacie w której Project liczy. Ty chce zaprosić firmę szkoleniową na określoną datę. Albo na przykład chcesz zorganizować uroczyste otwarcie szkoły. Prawdopodobnie będziesz chciał to zrobić 1 Września, bo wtedy najczęściej szkoły się otwiera. Project być może wyliczy wcześniejszą datę, być może wyliczy późniejszą datę, natomiast Ty chciałbyś w trakcie spowodować, żeby data na przykład 1 Września była przestrzegana. Bądź masz określony koniec kontraktu. Masz zapisane w kontrakcie kiedy wdrożenie powinno się odbyć. Chciałbyś, żeby Project pilnował tej daty i data zakończenia nie była późniejsza niż data podana w kontrakcie. To zdefiniujesz za pomocą ograniczeń.

Ograniczenia powinieneś stosować wyłącznie w ostateczności. Oznacza to, że nie powinieneś zdefiniować dla każdego zadania ograniczeń, a jedynie dla tych zadań, które są najbardziej istotne. Skąd będziesz wiedział, czy nałożyć ograniczenia? A na przykład z uwarunkowań środowiskowych, a na przykład z umowy, która została podpisana z klientem.

Jak w takim razie zdefiniować ograniczenia? Przejdę na koniec mojego harmonogramu. Odnajduję tam zadanie Koniec. Project wyliczył, że to zadanie zakończy się 5 grudnia 2024. W kontrakcie, który mam przed sobą widzę, że zapisane jest, że koniec projektu powinien być nie później niż koniec stycznia 2025 roku. W związku z tym wprowadzę odpowiednie ograniczenie, które pozwoli na to, aby Project pilnował tej daty. Jak się wprowadza ograniczenie? Klikam dwukrotnie na zadaniu Koniec. Zakończy się 5 grudnia 2024. W kontrakcie, który mam przed sobą widzę, że zapisane jest, że koniec projektu powinien być nie później niż koniec stycznia 2025 roku. W związku z tym wprowadzę odpowiednie ograniczenie, które pozwoli na to, aby Project pilnował tej daty. Jak się wprowadza ograniczenie? Klikam dwukrotnie na zadaniu Koniec. Przechodzę do zakładki Zaawansowane i w zakładce Zaawansowane mogę zdefiniować Typ ograniczenia oraz Datę ograniczenia. W tej chwili widzisz różne typy ograniczeń. Na razie skupię się na pierwszym przykładowym typie ograniczenia. Później każde z tych ograniczeń opowiem, opiszę i zaprezentuję bardziej szczegółowo. Powiedziałem o tym, że projekt powinien zakończyć się do końca stycznia 2025 roku, dlatego zastosuję ograniczenie Zakończ nie później niż. Wybrałem te ograniczenie, a następnie w polu Data ograniczenia wybiorę odpowiednią datę, którą przed chwilą Tobie podałem. Styczeń 2025 roku. Ostatni dzień stycznia. Ograniczenie zostało zdefiniowane. Za chwilkę wybiorę przycisk OK. W międzyczasie proszę Ciebie, żebyś zwrócił uwagę na kolumnę Wskaźniki – obok, na lewo od nazwy zadania, co za chwilkę pojawi się tam? Informacja o tym, że zostało zdefiniowane ograniczenie dla danego zadania. Potwierdzam ustawienia przyciskiem, OK. W tej chwili na zadanie koniec zostało nałożone ograniczenie. Widzę informację o tym w kolumnie Wskaźniki. Pojawiła się tam ikona kalendarza. Kiedy najadę kursorem na ikonę kalendarza widzę informacje: To zadanie ma ograniczenie zakończ nie później niż w czwartek 30 stycznia 2025 roku. Taka była moja intencja.

Zwróć uwagę, że dla większości, w zasadzie żadnego innego zadania na razie jeszcze nie nałożyłem ograniczeń. Widzę to w kolumnie Wskaźniki. Nie ma tam ikony z kalendarzem.

To był przykład ograniczenia Zakończ nie później niż. Typowe scenariusz, który będzie zakładał to ograniczenie to jest sytuacja kiedy jest powiedziane, że kontrakt ma się zakończyć do określonego dnia. Zwróć uwagę, że to ograniczenie jest ograniczeniem elastycznym. Powiedziałeś Projectowi: Nie przekraczaj tej daty. Natomiast Project ma prawo zaplanować te zadania przed tą datą w dowolnym momencie czasowym. Oczywiście po uwzględnieniu wszystkich relacji.

To był pierwszy przykład ograniczeń. Za chwilkę pokażę Tobie jak definiować kolejne ograniczenia oraz pokażę przykładowe scenariusze, w których zastosowanie tych ograniczeń będzie miało sens. Aby wyjaśnić Tobie kolejne rodzaje ograniczeń stworzyłem nowy harmonogram. Ten harmonogram jest stosunkowo prosty. Składa się on z 4 zadań. Jeżeli popatrzysz na prawą część wykresu Ganta, zobaczysz, że układ jest taki, że najpierw rozpoczynamy zadanie pierwsze. Po zadaniu pierwszym, równolegle może odbyć się zadanie drugie i zadanie 3. Kiedy zadanie 2 i 3 się zakończy? Możesz rozpocząć zadanie w czwartek. Jaki jest domyślny typ ograniczenia? Jaki typ ograniczenia który nałożyłem na każde zadanie widoczne w tym harmonogramie? Kliknę na przykład na zadaniu 2. Widzimy po harmonogramie, że zadanie to rozpocznie się 17 maja, gdyż musi ono nastąpić po zadaniu pierwszym i zakończy się ono 18 maja. Klikam dwa razy na zadaniu 2. Widzę, że typem ograniczenia jakie zostało nałożone na to zadanie jest ograniczenie Jak najwcześniej. Tak naprawdę jest to domyślne ograniczenie w projekcie w sytuacji, w której Ty planujesz projekt podając datę rozpoczęcia projektu. Typ ograniczenia jak najwcześniej – przy tym typie ograniczenia nie musisz podać daty ograniczenia. Po prostu Project analizuje wszystkie zadania poprzedzające to zadanie i ustala kiedy najwcześniej to zadanie może się rozpocząć. To zadanie najwcześniej może się rozpocząć 17. Bo 16, na koniec dnia zakończyło się zadanie pierwsze. Podobnie zadanie 3 może również rozpocząć się najwcześniej 17. Może ono wystąpić po zadaniu pierwszym. Zadanie 4 może rozpocząć się dopiero 23 maja. Dlaczego? Ponieważ one rozpocznie się dopiero kiedy zadanie 3 się zakończy. Po drodze wychodzi nam Weekend, dlatego to zadanie może najwcześniej rozpocząć się 23 maja. Tutaj mamy ograniczenie jak najwcześniej. Typowe, domyślne ograniczenie w projekcie.

Następnym typem ograniczenia to jest ograniczenie jak najpóźniej. Zwrócić uwagę na to, że zadanie drugie tak naprawdę może się tylko przesunąć w czasie. Jeżeli rozpoczęły się 18, nic nie stanie się, nie stanie się nic z datą zakończenia projektu. Kliknę 2 razy na zadaniu 2 i wyobraźmy sobie, że zadanie 2 polega na tym, że muszę dostarczyć jakieś produkty, które mają ograniczoną datę ważności, który chcę, żeby był jak najświeższy. W związku z tym chyba chciałabym je dostarczyć jak najpóźniej, dlatego kliknąłem dwukrotnie na zadanie drugim i wybieram ograniczenie jak najpóźniej. Pozwalam projektowi przesunąć to zadanie tak późno, jak tylko możliwe. Jednocześnie Project wie, że nie może zmieniać daty zakończenia. Dobrze nakładam ograniczenie jak najpóźniej. W tej chwili zadanie rozpoczyna się 17, kończy 18. Po wybraniu przycisku OK zwróć uwagę również coś się stanie na widoku z Wykresem Gantta. Po wybraniu przycisku OK i nałożenia ograniczenia jak najpóźniej zadanie przesunęło się w prawo tak późno, jak tylko możliwe. Jednocześnie data zakończenia projektu nie została przesunięta. Podsumowując ograniczenie jak najpóźniej stosujesz wtedy, kiedy chcesz przesunąć dane zadanie jak najpóźniej. Na przykład dostawa świeżych towarów. Nakładasz ograniczenie jak najpóźniej. To był drugi typ ograniczenia.

Następny typ ograniczenia nazywa się Musi rozpocząć się. Wyobraźmy sobie, że zadanie 4 to jest Uroczyste otwarcie. Kiedy przygotowujesz uroczyste otwarcie danego obiektu, wysyłasz zaproszenia do osób, które miałyby pojawić się na tym uroczystym otwarciu. W zaproszeniu chcesz wpisać konkretną datę i konkretną godzinę, kiedy te osoby powinny się pojawić. Dlatego nawet jeżeli Project wyliczy Tobie, że to zadanie ma się rozpocząć 23, a Ty na przykład chcę zaprosić gości nie w poniedziałek tylko we wtorek 24 to musisz projektowi wskazać tą konkretną datę poprzez nałożenie ograniczenia. Klikam 2 razy na zadaniu Uroczyste otwarcie, w polu Typ ograniczenia wybieram Musi rozpocząć się. Przypominam, że moją intencją było rozpoczęcie tego uroczystego otwarcia 24 maja, a więc wskazuje tą datę. Ograniczenie Musi rozpocząć się nie daje Projectowi pola manewru. On musi zaplanować to zadanie dokładnie o tej godzinie, w tym dniu. Ani minuty wcześniej, ani minuty później. Klikam przycisk OK aby Project nałożył to ograniczenie. W przypadku tak restrykcyjnego ograniczenia Project informuje nas, że być może wydarzy się taka sytuacja, że to ograniczenie jest nierealne, że to ograniczenie jest zbyt restrykcyjne. Kreator planowania powiedział mi – zastanów się nad tym, czy jest możliwe dostarczenie tego w tym czasie. Jeżeli uważasz, że nie, to wybierz opcję Anuluj. Alternatywą jest to, że nałożone zostanie ograniczenie, ale Project użyje ograniczenie Rozpocznie nie wcześniej niż. Jednak nie taka była moja intencja. Moją intencją jest to, żeby jednak nałożyć ograniczenie, Musi rozpocząć się i żeby to uroczyste otwarcie rozpoczęło się naprawdę 24 maja. Klikam przycisk OK i zobaczcie, że w tej chwili to zadanie przesunęły się na 24 maja. I widzę również ograniczenie. Zostało ono oznaczone na harmonogramie. Tak wygląda ograniczenie Musi rozpocząć się.

Kolejne ograniczenie to ograniczenie Musi zakończyć się. Tutaj znowu precyzyjnie podajemy datę. I Project robi wszystko, co tylko może aby dane zadanie zakończyło się w tej konkretnej dacie. Możecie wyobrazić sobie sytuację, w której dostaliście dofinansowanie z różnego rodzaju źródeł i w zasadach dofinansowania jest powiedziane, że ta cała aktywność musi trwać do piątku w maju. To będzie 27 maja. Musi trwać do piątku 27 maja. Takie jest zapisane w warunkach konkursu. Nie możecie tego zmienić. W związku z tym zadanie 4 nie może zakończyć się wcześniej. W takim razie klikam dwa razy na zadaniu Zakończenie projektu wybieram ograniczenie Musi zakończyć się i podaje datę. Którą? Wspomniałem wcześniej – 27 maj. Wybieram przycisk OK. Widzę ostrzeżenie, o którym mówiłem. Ja jednak podtrzymuję swoją decyzję. Chcę, aby ograniczenie zostało nałożone. Klikam przycisk OK i zobaczcie, że projekt się wydłużył, gdyż narzuciłem jego datę zakończenia. Nie akceptowałam tej daty zakończenia którą wyliczył Project. Przesunąłem tą datę troszeczkę na później. Wynikało to ze specyficznych uwarunkowań i zapisów w warunkach dofinansowania. Nie ma tutaj możliwości przesunięcia tego minuty wcześniej minuty później, dlatego zastosowałem ograniczenie Musi zakończyć się.

Następne ograniczenie to ograniczenie Rozpocznij nie później niż. Wyobraź sobie sytuację, że osoba, która pomaga Tobie w tworzeniu harmonogramu pewnego projektu powiedziała, powie Tobie: Słuchaj, biorąc pod uwagę wszystkie możliwe ryzyka, wszystkie możliwe okoliczności, żeby zakończyć ten projekt w podanym czasie, biorąc pod uwagę różnego rodzaju uwarunkowania pogodowe i tym podobne czynniki my nie możemy go rozpocząć później niż koniec maja. Jak minie nam koniec maja, to jest bardzo duże ryzyko, że ten projekt nie odbędzie się w czasie, że wpadniemy na złe okresy pogodowe, kiedy pracy nie będą możliwe. W związku z tym pamiętaj rozpocznij zadanie jeden nie później niż koniec maja. Klikam dwa razy na zadaniu jeden, wybieram ograniczenie rozpocznie nie później niż, podaję ostatni dzień maja i zwróć uwagę, że Project możemy rozpocząć to zadanie przed końcem maja, ale nie może tego rozpocząć po końcu maja. Czyli stawiamy pewną ścianę. To jest z jednej strony przekroczyć nie można. Wybieram przycisk OK. Ja akurat w tej sytuacji nie zauważyłem żadnych zmian w harmonogramie. Dlaczego? No bo data 6 maj jest jak najbardziej dopuszczalna. Warto rozpocząć nie później niż ostatni dzień maja.

Teraz zwrócę twoją uwagę na ograniczenie Rozpocznij nie wcześniej niż. Wyobraź sobie, że twój projekt toczy się. Natomiast, żeby przejść do kolejnego etapu musisz mieć uruchomione środki finansowe. W Twojej umowie z bankiem jest powiedziane, że dana transza będzie uruchomiona dopiero 1 czerwca. Oznacza to, że Ty nie możesz rozpocząć prac w danym etapie przed 1 czerwca, gdyż nie będziesz miał finansowanie, gdyż nie będzie miał środków pieniężnych. W takim razie klikam na zadaniu 4, którym jest otwarciem danego etapu. Klikam 2 razy na nim. Wybieram ograniczenie Rozpocznie nie wcześniej niż i podaje datę 1 czerwca, bo wtedy pojawi się finansowanie. Zwróć uwagę, że na tą chwilę przed kliknięciem przycisku OK to zadanie rozpoczyna się 23 maja. Teraz poinformowałem go, że tutaj nie mam pieniędzy. W tym czasie mam pieniądze, od 1 czerwca. Kliknąłem przycisk OK. Zadanie przesunęło się tak, że rozpoczyna się ono od 1 czerwca. Rozpocznie nie wcześniej niż – to był przykład tego ograniczenia.

Ostatnie ograniczenie to ograniczenie Zakończ nie wcześniej niż. Wyobraźmy sobie sytuację troszeczkę analogiczną do tej, której już podawałam jako przykład. Sytuację, w której firma, która dokonała Tobie finansowa dofinansowania czy podmiot, który dokonał dofinansowanie, powiedział, ten projekt powinien się toczyć co najmniej do początku maja. Powinieneś dać ograniczenie, które odzwierciedli tą sytuację. Klikam na zadaniu, 4 wchodzę w typu ograniczeń i dam Zakończ nie wcześniej niż jeżeli on ma się toczyć na przykład do początku maja, zakończyć nie wcześniej niż początek maja. Podaje datę 1 maja. Zwróć uwagę, że po wybraniu przycisku OK nałożone zostanie ograniczeni. Natomiast w naszym przypadku nic się nie stało. Dlaczego? No bo i tak ten projekt był zaplanowany do 23 maja. Jeżeli natomiast okazałoby się, że ten projekt powinien zakończyć się nie wcześniej niż na przykład koniec maja, od nałożenie tego ograniczenia z tą datą oczywiście spowoduje, że nasze zadanie się przesunie. Zwróć uwagę, że to zadanie ma tak naprawdę postawioną ścianę tylko z jednej strony, natomiast w drugą stronę to to zadanie może się przysłuchać. Czyli to był kolejny typ ograniczenia.

Każde ograniczenie sygnalizowane jest ikonom w kolumnie Wskaźniki.

Jeżeli będziesz chciał zlikwidować ograniczenie, wystarczy że klikniesz 2 razy na danym zadaniu i przywrócisz ograniczenie jak najwcześniej. W tym momencie w moim harmonogramie nie ma żadnych ograniczeń. Project ma swobodę wyliczania wszelkich dat. Pamiętaj o tym, że nałożenie ograniczenie jest ostatecznością. Nakłada się tylko wtedy, kiedy masz jasne przesłanki, które podawałem wcześniej. Na przykład zapisy w umowie, warunki środowiskowe, wymagania prawne i tym podobne sytuacje.

Pamiętaj również, aby nie mylić ograniczenia z relacjami. Zwróć uwagę, że jeżeli na przykład zadanie czwarte, którym jest rozpoczęciem drugiego etapu, jeżeli nałożysz na to ograniczenie, że na przykład to zadanie ma się rozpocząć 1 czerwca – nałożę w tej chwili takiej organicznie, że to musi rozpocząć się 1 czerwca. To w tej chwili zdefiniowałem ograniczenie, uzależniłem to od określonej daty. Wynika to z określonych uwarunkowań środowiskowych. Project przyjmij te ograniczenia. Podałem konkretną datę. Oczywiście, żeby zadanie 4 odbyło się muszę jednocześnie dodatkowo mieć zdefiniowane relacji. Czyli mówię, że zadanie 4 odbywa się po zadaniu 2 i 3, czyli de facto muszą być spełnione dwa a niektórzy powiedzą, że 3 warunki. Musi wystąpić data 1 czerwca oraz zadanie 2 i 3 musi być zakończone. Gdyby któryś z tych warunków nie był spełniony Project wyświetli nam odpowiednią informację.

Możesz zastanowić się i zadać pytanie, co się stanie, jeżeli ograniczenia będą zbyt restrykcyjne, nierealne? Co mam na myśli. Popatrz na harmonogram, który widzisz w tej chwili przed sobą. Załóżmy, że dzisiaj jest 16 maja. Oznacza to, że ten projekt nie może się rozpocząć wcześniej niż 16 maja, bo dzisiaj jest 16. Masz podane czasy trwania poszczególnych zadań, relacje pomiędzy zadaniami. Załóżmy, że tych relacji nie może zmienić, bo to wynika ze specyficznej techniki i technologii. Załóżmy, że musisz pracować w określonych godzinach i nie możesz tych godzin zmienić. Project wyliczył Tobie, że projekt zakończy się 24 maja. Nie można tego wcześniej ze względu na warunki, które podałem wcześniej. No dobrze, co by się stało, gdybyś Ty jednak próbował wymusić na projekcie datę zakończenia tego projektu dzień wcześniej na 23 maja? Kliknę dwa razy na zadaniu 4. Nałożę ograniczenie Musi zakończyć się i podam datę 23 maja, czyli wcześniej niż Project wyliczył. Wcześniej, niż wskazuje na to racjonalne rozumowanie. Klikam przycisk OK. Widzisz komunikat, który wcześniej już widziałeś. Na razie Project ciebie ostrzega, że może to spowodować tak zwany konflikt w harmonogramie. Może, czyli to nie oznacza, że na pewno on wystąpi w tej chwili. Project przewiduje, że być może coś takiego się zdarzy. Wybiorę jednak opcję, że chce kontynuować i nałożyć ograniczenie Musi zakończyć. Klikam przycisk OK i zwróć uwagę na kolejny komunikat, którego wcześniej nie widziałaś. Tutaj Project mówi, że ta czynność już na pewno spowoduje konflikt harmonogramów. Wynika to z ograniczeń lub połączeń pomiędzy zadaniami i dlatego to ograniczenia jest nielogiczne. Ja jednak będę uparty i wybiorę przycisk Kontynuuj zezwalaj na konflikt harmonogramu. Wybieram przycisk OK i Project nałożył to nierealne ograniczenie. Zwróć uwagę, że z jednej strony powiedziałam, że zadanie czwarte może się rozpocząć dopiero, jeżeli zadanie 3 się całkowicie zakończy, ale jednocześnie powiedziałam, że zadanie 4 musi rozpocząć się w określonej dacie którą podałem. To są dwie sprzeczne informacje. Project poinformował mnie o konflikcie.

No dobrze, możesz powiedzieć ok, ktoś widział taki komunikat i otworzyłem ten harmonogram, ale ja tego komunikatu nie widzę. Skąd ja wiem o tym, że mam problem i że w tym projekcie istnieje? Można zobaczyć to w bardzo prosty sposób. Wystarczy, że wstawisz kolumnę o nazwie Całkowity zapas czasu. Kliknąłem prawy przycisk myszy na jednej z kolumn. Wybrałem polecenie Wstaw kolumnę i wstawiam kolumnę o nazwie Całkowity zapas czasu. Project powiedział mi, że mój zapas czasu dla zadaniu 4 wynosi -1 dzień. Oznacza to, że po prostu nie wyrobię się. Brakuje mi jednego dnia, żeby wykonać to zadanie na czas. Warto mieć wyświetloną kolumnę Całkowity zapas czasu. Warto na niej śledzić wartości. Jeżeli one są ujemne, to oznacza, że mamy problem. Należy zastanowić się, co można w harmonogramie zoptymalizować: zmienić relacje, zmienić kalendarz, dorzucić więcej zasobów, pracować w weekendy i tak dalej i tak dalej. Pokazując tą sytuację, również chciałbym Tobie zwrócić uwagę na to, że ograniczenia są dla Projecta świętością. Jeżeli je nałożysz, Project będzie wyliczał według tych ograniczeń. Oczywiście ostrzeże Ciebie, że ograniczenia są nierealne, nielogiczne albo niemożliwy do zrealizowania. Natomiast jeżeli to zaakceptujesz, Project będzie dokonywał dalszych wyliczeń zgodnie z ograniczeniami, które nałożyłeś. Abyś nie zapomniał o tym, że konflikt w harmonogramie występuje aplikacja Microsoft Project będzie przypominała Tobie o tym za każdym razem, kiedy będziesz otwierał projekt, w którym taki konflikt cały czas jest zapisany. Wybiorę polecenie Plik -> Otwórz, a następnie Przeglądaj i wskażę harmonogram, w którym ja wiem, że występuje konflikt, otworzę go i od razu dostaję komunikat: Pamiętaj, masz harmonogram, który ma zbyt restrykcyjne ograniczenie. Wybiorę, Kontynuuj i następnie zastanowię się, jak rozwiązać ten problem – skąd dla przykład wziąć dodatkowe zasoby.

Podsumowując, pokazałem Tobie, w jaki sposób definiować ograniczenia. Ograniczenie to uzależnienie daty rozpoczęcia bądź zakończenia danego zadania od konkretnej daty. Definiujesz je klikając dwukrotnie na danym zadaniu, przechodząc do zakładki Zaawansowane, wybierając Typ ograniczenia i dla większości ograniczeń będziesz wybierał jeszcze Datę ograniczeń. Niektóre ograniczenia są bardzo sztywne, na przykład Musi rozpocząć się. Tutaj nie ma pola negocjacji dla danej daty. To jest konkretna data. Masz również ograniczenia lekko elastyczny: rozpocznij nie później niż, rozpocznij nie wcześniej niż, zakończ nie później niż, zakończ nie wcześniej niż. Tam podajesz pewną datę, której Project nie może przekroczyć, albo rozumianej jako realizacja czegoś wcześniej albo później. Czyli masz ograniczenie jakby jednostronne. Masz również dwa ograniczenie jak najpóźniej oraz jak najwcześniej przy, którzy nie musisz podawać daty ograniczenia. Nałożenie ograniczenia spowoduje, że Project zrobi wszystko, co w jego mocy, aby zaplanować projekt tak, aby dane zadanie rozpoczęło się bądź zakończył w danym terminie – nawet jeżeli to jest nierealne. Project ostrzeże nas o tym, że coś jest nierealne, ale my możemy mimo wszystko to zaakceptować. Każde ograniczenie będzie sygnalizowane ikonom w kolumnie Wskaźniki.

W tym rozdziale przedstawione zostaną następujące zagadnienia:

• czym jest termin ostateczny w aplikacji MS Project,

• jak zdefiniować termin ostateczny,

• czym się różni termin ostateczny od ograniczenia,

• jak MS Project sygnalizuje przekroczenie terminu ostatecznego.

—————— Automatycznie wygenerowany transkrypt lekcji znajduje się poniżej ——————

Pokazałem Tobie jak definiować ograniczenia w projekcie. Oprócz ograniczeń w aplikacji Microsoft Project możesz posługiwać się również terminem ostatecznym. Czym się różni termin ostateczny od ograniczenia?

Na samym początku pokażę Tobie, gdzie ten termin ostateczny można definiować. Jest zadanie 4. Project wyliczył, że rozpoczyna się 23 maja, kończy 24 maja. Załóżmy, że zgodnie z umową termin ostateczny na wykonanie tego zadania to ostatni dzień maja. Klikam dwa razy na zadaniu 4 i tym razem nie nałożę ograniczenia. Zamiast tego w polu Termin ostateczny wskaże tą datę. Być może pamiętasz, że jak zdefiniowałem ograniczenia i wskazywałem pewne daty, na przykład Zakończenie nie później niż albo Musi zakończyć się to Project wyświetlał pewne ostrzeżenia o potencjalnie możliwym konflikcie w harmonogramie. Jeżeli definiuje Termin ostateczny, takie ostrzeżenia nie będą się pojawiały.

Na pierwszy rzut oka w ogóle trudno zauważyć, że taki termin ostateczny jest zdefiniowany. Dopiero jeżeli zwrócisz uwagę na część z widokiem Wykres Gantta, zauważysz, że pojawiła się tam ikona zielonej strzałki, która pokazuje tobie, gdzie ten termin ostateczny występuje. Żadnych innych dodatkowych ostrzeżeń nie było.

No dobrze, w tej chwili widzimy, że jeszcze mamy trochę czasu do terminu ostatecznego i nie jest on zagrożony. Nałożymy jednak troszeczkę bardziej restrykcyjny termin ostateczny. Na przykład powiem, że to na 20 maja fajnie żeby było zrobione. Zwróć uwagę, że w tej chwili już widzę, że ten termin ostateczny jest niemożliwy do dotrzymania. Pamiętasz, jak definiowałeś ograniczenia? Project zwracał bardzo dużo, bardzo dużo komunikatów i ostatecznie dostosowała się do podanej daty. Zobaczymy, jak będzie z terminem ostatecznym. Klikam przycisk OK. Znowu zobacz, że nie ma żadnych komunikatów, nie pojawia się żadne ostrzeżenie. Project pokazuje tu jest termin ostateczny, a tu jest zadanie. Czyli minąłeś termin ostateczny. Dopiero kiedy wyostrzymy troszeczkę wzrok i zwrócimy uwagę na kolumnę ze Wskaźnikami, widzimy, że pojawi się czerwony wykrzyknik, który mówi o tym, że to zadanie przekracza swój termin ostateczny. Project pokazał nam, gdzie jest termin ostateczny. Pokazał jaka jest realna data zakończenia. Nie pojawiły się żadne dodatkowe ostrzeżenia, tak jak to było na przykład przy datach ograniczenia. Zwróć uwagę, że oczywiście całkowity zapas czasu jest ujemny, bo się nie wyrobimy w terminie. Natomiast Project podaje datę kolumnie rozpoczęcie i zakończenie taką, którą wynika z obecnych połączeń. Oznacza to, że termin ostateczny jest bardziej łagodny niż data ograniczenia. On nie zakłóca harmonogramu w tym sensie, że nie powoduje nierealnych wyliczeń, a jednocześnie daje nam wyraźny sygnał, kiedy powinno się to zadanie wykonać i daje nam sygnał, ile dni nam jeszcze brakuje, ile dni musimy w jakiś sposób odzyskać, żeby zakończyć projekt w zadanym czasie. Szczerze mówiąc, wolę raczej podawać termin ostateczny niż ograniczenie typu musi zakończyć się, bo wolę, żeby Project podawał mi na razie realną datę z informacją, że nie dotrzymuję terminów, niż żeby Project pokazywał mi nierealną datę, obiecując dotrzymanie terminów. Od Ciebie zależy tak naprawdę czy wybierzesz termin ostateczny czy ograniczenia.

W tym rozdziale przedstawione zostaną następujące zagadnienia:

• czym jest ścieżka krytyczna,

• jak MS Project wylicza ścieżkę krytyczną,

• jak można sprawdzić całkowity zapas czasu,

• jak można sprawdzić swobodny zapas czasu,

• jak wyświetlić ścieżkę krytyczną,

• jak wizualizować zależności pomiędzy zadaniami.

—————— Automatycznie wygenerowany transkrypt lekcji znajduje się poniżej ——————

Gdy rozpoczynałeś swoją przygodę z zarządzaniem projektami na pewno spotkałeś się z pojęciem ścieżki krytycznej. Analizując ścieżkę krytyczną, identyfikując ścieżkę krytyczną, możesz poznać, jaki jest najszybszy możliwy termin zakończenia danego projektu. Ścieżka krytyczna to ciąg zadań, które mają zerowy zapas czasu. Jeżeli chciałbyś skrócić czas trwania projektu. To musisz skrócić czas trwania zadań, które są na ścieżce krytycznej.

Jednocześnie oprócz zadań, które są na ścieżce krytycznej, występują zadania, które są poza ścieżką krytyczną. One mają pewien zapas czasu i możesz przesunąć te zadanie nieznacznie w czasie, w ramach dostępnego zapasu czasu i nie będzie to miało negatywnego wpływu na datę zakończenia projektu.

Jak w takim razie w aplikacji Microsoft Project możliwe jest zidentyfikowanie ścieżki krytycznej? Jest kilka sposobów. Na razie pokażę Tobie to na uproszczonym przykładzie, później przejdę do przykładu bardziej zaawansowanego. W tej chwili widzisz harmonogram, który już pokazywałam kilkakrotnie podczas tego szkolenia. Składa się on z 4 zadań połączonych w ściśle określony sposób, który widać na ekranie. Pierwszy sposób na zidentyfikowanie ścieżki krytycznej to zapoznanie się z harmonogramem tego projektu w widoku który nazywa się Diagram sieciowy. W tej chwili będąc na karcie Widok przechodzę na kartę Zadanie, klikam obok Wykresu Gantta i przechodzę do widoku, który nazywa się Diagram sieciowy. Widzę wszystkie zadania i relacje pomiędzy nimi. Mogę się oddalać i przybliżać, aby zobaczyć je bardziej bądź mniej szczegółowo. W tej chwili widzę, że na widoku Diagram sieciowy niektóre zadania są zaznaczone kolorem czerwonym, inne są zaznaczone kolorem niebieskim. Zadanie zaznaczone kolorem czerwonym są na ścieżce krytycznej. Widzisz ścieżkę krytyczną. Zadanie zaznaczone kolorem niebieskim, nie są na ścieżce krytycznej – mają pewien zapas czasu. Brzmi to całkiem logicznie. Ma to sens. Jeżeli zwrócimy uwagę i przeanalizujemy te zadania to zobaczymy, że zadanie pierwsze rozpoczyna się i trwa jeden dzień. Po nim może rozpocząć się równocześnie zadanie 2. I równocześnie zadanie 3. Zadanie 2 trwa 2 dni. Zadanie 3 trwa 4 dni. Zadanie 4 może rozpocząć się dopiero po zakończeniu zadania 2 i 3. Zobacz, że w takim razie zadanie pierwsze 3 i 4 tak naprawdę determinuje czas trwania. Jeżeli przesunę zadanie 2 nic specjalnego się nie stanie z datą zakończenia projektu. Oczywiście, jeżeli przesunę w ramach zapasu czasu. Jeżeli przesunę zadanie pierwsze, data zakończenia się przesunie. Jeżeli przesunę zadanie 3 tak samo. Jeżeli przesunę zadanie 4 data zakończenia również się przesunie. Czyli w diagramie sieciowym zadania oznaczone kolorem czerwonym to ścieżka krytyczna. Zadania oznaczone innym kolorem niż kolor czerwony te zadania które nie są na ścieżce krytycznej.

Gdzie można jeszcze zobaczyć ścieżkę krytyczną? Ścieżka krytyczną zobaczysz również widoku Wykres Gantta z dopiskiem Śledzenie. Dotychczas pracowaliśmy w widoku Wykres Gantta. Ja, natomiast przeniosę się do widoku Wykres Gantta śledzenie. Zwróć uwagę, że w widoku Wykres Gantta Śledzenie w części z wykresem widoczne są czerwone kolory. Czerwone kolory oznaczają ścieżkę krytyczną. Czyli Wykres Gantta śledzenie to kolejne miejsce, gdzie zaobserwujesz ścieżkę krytyczną.

Gdzie jeszcze można zaobserwować ścieżkę krytyczną? Teraz przejdę do zwykłego, klasycznego widoku Wykres Gantta. W tym klasycznym widoku możesz również poprosić aplikację Microsoft Project o to, aby ścieżka krytyczna została pokazana. Co zatem należy zrobić, aby ścieżka krytyczna została pokazana? Przejdę do karty Format wykresu gantta i na karcie Format Wykresu Gantta zaznaczę, aby Project pokazywał zadania krytyczne i w tym momencie zadania krytyczne zostały oznaczone kolorem czerwonym. Kiedy tą opcję odznaczę nie będą one pokazywane. Kiedy zaznaczę, będą one wyróżnione kolorem czerwonym.

To były 3 sposoby wybrane przeze mnie, pozwalające Tobie na pokazanie gdzie ścieżkę krytyczną.

Z pojęciem ścieżki krytycznej łączy się również pojęcie zapasu czasu: Całkowitego zapasu czasu i Swobodnego zapasu czasu który już w jednym z ćwiczeń pokazywałem. Żeby zobaczyć, jakie są zapasy czasu dla poszczególnych zadań kliknę prawym przyciskiem myszy na jednej z dowolnej z kolumn i wybieram polecenie Wstaw kolumnę i wybiorę kolumnę Całkowity zapas czasu. Całkowity zapas czasu mówi o tym, o ile mogę przesunąć dane zadanie, aby nie przesuwać daty zakończenia projektu. Zwróć uwagę, że zadania krytyczne to są te, które mają zerowy całkowity zapas czasu. Nie mogę przesunąć zadania pierwszego bez wpływu na datę zakończenia projektu. Podobnie trzeciego, podobnie czwartego. Zadanie 2 mogę przesunąć o maksymalnie 2 dni i opóźnienie (przesunięcie) dwudniowe nie będzie miało wpływu na datę zakończenia projektu.

Ze ścieżką krytyczną również łączy się pojęcie swobodnego zapasu czasu. Swobodny zapas czasu mówi o ile mogę przesunąć dane zadanie nie wpływając na datę zakończenia kolejnego zadania. I tutaj mamy zbieżność, gdzie całkowity zapas czasu jest równy swobodnemu zapasowi czasu.

Kolejne pojęcia, które są związane ze ścieżką krytyczną to:

• najwcześniejsze rozpoczęcie,

• najwcześniejsze zakończenie,

• najpóźniejsze rozpoczęcie,

• najpóźniejsze zakończenie.

Jeżeli próbowałeś manualnie, zgodnie z algorytmami wyliczać ścieżkę krytyczną na różnego rodzaju szkoleniach, zajęciach, ćwiczeniach, to te pojęcia są Tobie znane. W MS Project oczywiście nie musisz tych wartości wyliczać, ale Project sam wylicza i potrafi Tobie zaprezentować. Pokażę w jaki sposób zaprezentować i wyświetlić je. W tym celu kliknę prawy przycisk myszy. Wybiorę polecenie Wstaw kolumnę i wybiorę nazwy odpowiednich kolumn. Wstawiam kolumnę o nazwie rozpoczęcie najwcześniejsze. Okazuje się, że Project mi powiedział, że zadanie pierwsze można je wcześniej rozpocząć 16 maja, następne 17 maja i 23 maja. Jakie jest w takim razie rozpoczęcie najpóźniejsze? Pokazuje kolumnę o nazwie rozpoczęcie najpóźniejsze i widzę, że zadanie pierwsze najpóźniej może rozpocząć się 16 maja. Jeżeli rozpocznie się 16 maja, nie będzie to miało wpływu negatywnego na datę zakończenia projektu. Natomiast zadanie 2 może rozpocząć się 19, następne 17, następne 23. Zwróć uwagę, że zadania, które są na ścieżce krytycznej, na przykład zadanie pierwsze, data rozpoczęcia najwcześniejszego i rozpoczęcia najpóźniejszego jest dokładnie taka sama. W przypadku zadań, które nie są na ścieżce krytycznej te daty są różne, a różnica pomiędzy tymi datami wyznacza zapas czasu.

Oprócz rozpoczęcia najwcześniejszego, rozpoczęcia najpóźniejszego mogę wstawić kolumnę, która zaprezentuje mi zakończenie najwcześniejsze oraz zakończenie najpóźniejsze. Zostały one wyliczone automatycznie przez Project na podstawie relacji i ograniczeń.

Jako kierownik projektu szczególnie będziesz się martwił, kiedy dostajesz informację o tym, że zadania, które są na ścieżce krytycznej ulegają opóźnieniu bądź przesunięciu, bo to wpływa na datę zakończenia projektu. Nie będziesz się aż tak bardzo martwił, jeżeli przesunięciu ulega zadanie, które nie jest na ścieżce krytycznej i ulega ono przesunięciu w ramach dostępnego zapasu czasu. Oczywiście w przypadku bardziej złożonych projektów analiza będzie bardziej skomplikowana niż to, co pokazałem, ale będziesz dokonywał tego w sposób analogiczny.

W tej chwili przeszedłem do bardziej zaawansowanego harmonogramu, który również pokazywałem Tobie w innych lekcjach. Tych połączeń jest dużo, dużo więcej i oczywiście przechodząc do widoku Diagram sieciowy zobaczysz ścieżkę krytyczną. Czerwonym kolorem oznaczone są zadania na ścieżce krytycznej. Niebieskim oznaczone są zadania, które są poza ścieżką krytyczną. Widzę szczegóły danych zadań. Przypominam, że będziesz również widział tutaj zadanie sumaryczne, których ja rekomendował, żeby nie łączyć. Natomiast jeżeli one będą przeszkadzały, to możesz je schować. Żeby je schować. wchodzę do karty Format diagramu sieciowego i proszę Projecta, aby ukrył on zadania sumaryczne. W tym momencie ścieżka krytyczna będzie bardziej bardziej czytelna. Tak wygląda analiza ścieżki krytycznej.

Może zastanowić się, jak wydrukować ścieżkę krytyczną, bo może ktoś od Ciebie będzie wymagał tego, żeby nie tylko przesłać plik projecta, ale wydrukować ścieżkę krytyczną. W tej chwili widzisz, że ona rozkłada się na wiele, wiele, wiele stron. Kiedy podejmę próbę wydrukowania, czyli wybiorę polecenie Plik -> Drukuj, okazuje się, że wydruk ścieżki krytycznej to są 23 strony. Nie jest to zbyt optymalne i na pewno nie jest to ekologiczne. Co zrobić, żeby lepiej móc zarządzać wydrukiem, na którym ma być pokazana ścieżka krytyczna? Aby lepiej tym zarządzać, proponuję, żebyś w Formacie diagramu sieciowego wybrał polecenie Układ i zdecydował się na Ręczne rozmieszczanie ramek. Na razie rozmieszczane są jeszcze automatycznie. Ja natomiast decyduję się na rozmieszczanie ich ręcznie. Lecz co to mi da? Widzimy, że ta ścieżka krytyczna ciągnie się przez kilka stron. przy ręcznym rozmieszczaniu ramek mogę zaznaczyć kilka zadań i mogę przesunąć je w inne miejsce. Na razie robię to w sposób troszeczkę losowy, nie dbając aż tak istotnie o estetykę. Natomiast widzimy, że na jednej kartce nie będzie drukowane jedno zadanie, tylko więcej. Zapewne pamiętasz że poprzednio wydruk zajmował 23 strony. Po tych bardzo podstawowych modyfikacjach jeżeli wejdę do drukowania, zobaczymy, że już mamy 21. Gdybym więcej poświęcał czasu na rozmieszczenie to zredukował bym ilość stron na których widnieje ścieżka krytyczna w sposób znaczny. Przypomnę jeszcze raz – wszedłem do pola Układ i pozwoliłem na Ręczne rozmieszczenie ramek. Ja jednak wrócę do automatycznego. Wróciłem do automatycznego i Project ponownie rozmieści zadania w ścieżce krytycznej.

Analiza ścieżki krytycznej przy złożonych projektach może być trudna. My jako ludzie lubimy różnego rodzaju wizualizacji. W związku z tym, jeżeli popatrzymy na przykład na zadanie 18. Moglibyśmy zastanowić się, jak w ogóle Project wyliczył datę rozpoczęcia czy zakończenia tego zadania. Skąd się ta ścieżka krytyczna wzięła? Jakie są zależności? Chciałoby się to zwizualizować. Żeby zwizualizować te zależności warto przejść do karty Format wykresu gantta i poprosić Project, aby pokazywał ścieżkę zadania, aby pokazywał Tobie poprzedniki tego zadania. Proszę Projecta o wyróżnienie poprzedników i zwróć uwagę, że odpowiednim kolorem zostały podświetlone wszystkie zadania, które poprzedzają dane zadanie. Kiedy kliknę na innym zadaniu, podświetlenie się zmienia, pokazując wprost, co musi się wydarzyć przed danym zadaniem, żeby zadanie mogło się również odbyć.

Oprócz zwykłych poprzedników możesz pokazać poprzedniki sterujące. Ja na razie ukryję zwykłe poprzedniki i pokażę poprzedniki sterujące. Poprzedniki sterujący to takie, dla których opóźnienie spowoduje opóźnienie kolejnego zadania, czyli de facto są one związane ze ścieżką krytyczną. Pokazuje poprzedniki sterujące, mogę wskazać wybrane zadanie i project zmienia podświetlenie zadań, które są poprzednikami sterującymi. Jeżeli wskaże dane zadanie i nie będzie widać poprzedników sterujących, albo będzie widać ich niewiele, to będzie oznaczało, że to zadanie nie jest na ścieżce krytycznej albo, że to zadanie ma pewien zapas czasu. Czyli pokazałem Tobie również poprzedniki sterujące. W sposób wizualny widzisz od czego dane zadanie zależy. Usunę wyróżnienie i teraz możemy zastanowić się nad odwrotną sytuacją. Czujesz, że być może proces podpisywania umowy się przesunie? Zastanawiasz się: Dobrze i jeżeli to się przesunie, które inne zadania się przesuną? Które inne zadania są zależne od podpisywania tej umowy? W takim razie w ścieżce zadania poproszę Projecta aby pokazał następniki. Wskazałem podpisanie umowy i kolorem fioletowym zostały pokazane następniki. Jeżeli podpisanie umowy się opóźni, to zadania pokazane kolorem fioletowym też mogą ulec opóźnieniu. Zobacz, że te dwa zadania nie ulegną opóźnieniu, gdyż one nie są zależne od podpisywania umowy. Jeżeli wskaże inne zadanie, oczywiście podświetlenie się zmieni. Mogę oprócz następników pokazać następniki sterowane, czyli te, które mają bezpośrednią zależność od zadania. Jeżeli będę widział, że teraz rozesłanie zapytań się przesunie, no to wiem, gdzie powinienem się martwić. Powinienem się martwić tymi zadaniami, bo one też mogą ulec opóźnieniu. W tej chwili usunę wyróżnienia.

Podsumowując, pokazałem Tobie, jak w projekcie zidentyfikować ścieżkę krytyczną, jak ją wyświetlić, a następnie pokazałem Tobie, jak możesz łatwo zidentyfikować, jakie zadania wpływają na datę rozpoczęcia określonego zadania oraz jakie zadania są bezpośrednio zależne od danego zadania.

W tym rozdziale przedstawione zostaną wskazówki jak sprawdzić, czy harmonogram został zbudowany zgodnie z zasadami sztuki.

—————— Automatycznie wygenerowany transkrypt lekcji znajduje się poniżej ——————

W lekcjach, z którymi się zapoznałeś pokazałem Tobie różnego rodzaju praktyki dotyczące definiowania harmonogramu. Nie mówiłem jeszcze o zasobach, które są potrzebne do realizacji danego projektu. Chciałbym teraz podsumować kilka informacji i chciałbym, żeby zwrócić uwagę na kilka zagadnień po to, abyś mógł samodzielnie sprawdzić, upewnić się, że Twój harmonogram został zdefiniowany poprawnie.

Na co warto w takim razie zwrócić uwagę? W pierwszej kolejności upewnij się, czy harmonogram spełnia następujące założenia. Popatrz na swój harmonogram i zastanów się, czy są tam wszystkie zadania, które są konieczne do realizacji przedsięwzięcia. Zapytasz się, jak to zrobić? Ja w takiej sytuacji, kiedy chcę upewnić się, czy mój harmonogram na pewno zawiera wszystkie zadania idę do innego eksperta z danej dziedziny i mówię: Zerknij na ten harmonogram. Powiedz, czy Tobie czegoś brakuje?

Kolejna rzecz – zerknij na czasy trwania i upewni się, że czasy trwania poszczególnych zadań są zgodne z Twoją najlepszą wiedzą i zasadami sztuki. Zwróć uwagę na kolumnę Czas trwania. Ja też często sobie sortuję zadania według czasu trwania od najdłuższych do najkrótszych i na pewno te bardzo długie przyglądam się im szczegóły i upewniam się, czy na pewno one muszą trwać tak długo, czy nie powinienem zdekomponować na mniejsze kawałki. Patrząc z kolei na zadania które są najkrótsze, zastanawia się czy się dziś nie pomyliłem. Czy to jest możliwe, żeby tak szybko wykonać dane? Tutaj znowu poproś kolegę lub koleżankę o to, aby przeglądał Twój harmonogram i wyłapał te oczywiste błędy, które w sposób naturalny – samemu ciężko nam jest czasami wyłapać swoje własne błędy.

Pamiętajmy o definiowaniu zwłok w harmonogramie. Przypominam Tobie, że zgodnie z lekcjami, na których przekazywałem Tobie wiedzę, na pewno zwłoki warto uwzględnić w sytuacjach, kiedy czekasz na dostawy, kiedy zachodzą pewne procesy technologiczne, wygrzewanie i tak dalej i tak dalej, schnięcie i tak dalej, kiedy czekasz na decyzje administracyjne, złożyłeś dokumenty do urzędu. Czekasz na decyzje? Pamiętasz, że ten okres oczekiwania to nie jest zadanie? To jest zwłoka, którą powinieneś zdefiniować. Dostawy, decyzje, akceptacji – to są typowe sytuacje, gdzie powinny być zdefiniowane te zwłoki.

Pamiętaj o wprowadzaniu ograniczeń na terminy w zadaniach. Daj Projectowi możliwie dużą swobodę w obliczaniu dat rozpoczęcia i zakończenia poprzez prawidłowe zdefiniowanie relacji, ale w sytuacji kiedy otwierasz kontrakt i widzisz tam datę kiedy coś powinno się wydarzyć, kiedy patrzysz na warunki przetargu, kiedy patrzysz na warunki środowiskowe, na przepisy i widzisz, że pewne daty musisz narzucić, to nałóż je w postaci ograniczeń. W żadnej innej sytuacji tych ograniczeń nie nakładaj.

Jeżeli szacujesz czasy trwania, (a przecież to robisz, bo zdefiniowałeś harmonogram) pamiętaj o tym, żeby nie być, ani niepoprawnym optymistą ani niepoprawnym pesymistą. Natomiast zawsze w Twoim projekcie zdarzy się coś niespodziewanego. W związku z tym dodaj pewne narzuty do czasów trwania – rozsądne, które pozwolą Tobie uwzględnić pewne niespodziewane sytuacje, które wcześniej czy później tak czy inaczej się wydarzą. W związku z tym pamiętaj o tym, że wszystkie zadania nie będące zadaniami sumarycznym i nie będące zadaniami cyklicznymi muszą mieć poprzednik i następniki, czyli muszą mieć zdefiniowane relacje. Jak to sprawdzić? Przejdź do widoku Diagram sieciowy, schowaj zadania sumaryczne, a następnie sprawdź, czy na pewno wszystkie zadania mają poprzedniki. Czy na pewno każde zadanie ma następnik? Jeżeli nie mają – zbuduj brakujący relacje. Jeżeli tego nie zrobisz to wyliczenia, które dokonuje aplikacja Microsoft Project będą nielogiczne, niepoprawne. Sprawdź, czy dla zadań sumarycznych nie zbudowałeś poprzedników i następników. Jeżeli tak – wyeliminuj je.

Przeprowadź odpowiednią dekompozycje. Zadania nie powinny być zbyt długie. Zadania które trwają miesiąc albo dłużej, to są zadania obarczone dużym ryzykiem, że nie skończą się na czas. Dlaczego? Ponieważ nie będziesz miał wiarygodnych sposobów śledzenia postępów. Jak zdekomponujesz tutaj zadanie na mniejsze zadania, cele które będą dostarczane nie rzadziej niż na przykład co 5 dni, ewentualnie co 10, no to wtedy będziesz wiedział kiedy kończą się zadania.

Unikaj sytuacji, w których będziesz miał zadania minutowe, czy może nawet zadania godzinne mogą się okazać zbyt długie. Jeżeli będziesz wchodził w tak duży poziom szczegółowości zarządzanie harmonogramem będzie trudne. W zasadzie to będzie takim mikro managementem, a nie prawdziwym zarządzaniem projektami. W zasadzie to będzie takie mikro management, a nie prawdziwe zarządzanie projektami. Będzie to kosztowne i skomplikowane.

Opisując zadania stwórz wystarczająco dobre opisy tak, żeby każda osoba rozumiała o co chodzi w tym zadaniu i tak żebyś Ty za kilka tygodni albo kilka miesięcy również rozumiał ten harmonogram. Musisz też patrząc na nazwę rozumieć co to zadanie ma dostarczyć. Na przykład nazwa Analiza jest zadanie zbyt ogólnym. Nie wiesz tak naprawdę co będzie dostarczone. Pamiętaj że można posługiwać się komentarzami. Możesz dodawać uwagi do zadań, dzięki czemu może uszczegółowić opis tego zadania.

Pamiętaj, że zadania nie powinny mieć ujemnego całkowitego zapasu czasu. Jeżeli to chwilowo występuje, jeżeli zaobserwujesz ujemne zapasy czasu, to w takim razie zastanów się jak to zoptymalizować. Zoptymalizuj i doprowadź do sytuacji, kiedy przynajmniej zapas czasu jest równy zero.

Zadania cykliczne nie powinny mieć relacji z innymi zadaniami. Raporty z kontroli jakości odbywają się niezależnie od innych zadań.

Pamiętaj o tym, żeby zwrócić uwagę na zadania cykliczne. Definiując cyklu powiedziałeś od kiedy do kiedy zadanie cykliczne ma trwać. Pewnie zrobiłeś to na samym początku projektu, a później być może data rozpoczęcia bądź zakończenia projektu się zmieniła – jednak wtedy definicja cyklu z automatu się nie zmieni. Musisz samodzielnie odnaleźć zadania cykliczne i zweryfikować, czy na pewno one się kończą w ramach projektu ani nie wykraczają poza ramy danego projektu.

Przypominam, że ścieżka krytyczna powie Tobie kiedy najwcześniej możesz zakończyć projekt. Ona jest bardzo dobrze widoczne w Widoku Diagramu sieciowego oraz Wykres Gantta śledzenie. Możesz ją również pokazać w zwykłym widoku Wykres Gantta.

W widoku Diagram sieciowy sprawdzisz, czy są jakieś brakujące relacje. Pole całkowity zapas czasu – ujemne całkowity zapas czasu oznacza, że masz problem? Nie dowieziesz projektu na czas. Do analizy ścieżki krytycznej przydadzą się Tobie pola:

• Całkowity zapas czasu,

• Swobodny zapas czasu,

• Rozpoczęcie najwcześniejsze,

• Rozpoczęcie najpóźniejsze,

• Zakończenie najwcześniejsza,

• Zakończenie najpóźniejsze.

W tym rozdziale przedstawione zostaną następujące zagadnienia:

• jak definiować zasoby w aplikacji MS Project,

• jakie są rodzaje zasobów,

• czym różnią się pomiędzy sobą zasoby typu praca, materiał i koszt,

• czym jest zasób ogólny,

• jak definiować koszty i dostępności zasobów,

• jak planować urlop i inne niedostępności,

• jak planować podwyżki kosztów zasobów,

• kalendarze zasobów, dla zasobów typu praca.

—————- Automatycznie wygenerowany transkrypt lekcji znajduje się poniżej —————-

Dotychczasowe nasze starania skupiały się na stworzeniu harmonogramu – listy czynności z informacją ile te czynności trwają, w jakiej kolejności się odbywają, jakie są pomiędzy nimi zwłoki, w jakim terminie powinny zostać one dostarczone. Oczywiście te zadania nie będą zrealizowane bez właściwych zasobów i w tej chwili pokażę Tobie w jaki sposób w aplikacji Microsoft Project można definiować zasoby.

Aby zdefiniować zasoby, przejdę do karty Zasób, a następnie obok napisu Terminarz zespołu wybiorę strzałkę w dół i przeniosę się do widoku o nazwie Arkusz zasobów. W Arkuszu zasobów mogę zdefiniować podstawowe i bardziej zaawansowane informacje o zasobach.

W aplikacji Microsoft Project. Mamy 3 typy zasobów:

• praca,

• materiał

• i koszt.

Pokażę tobie, czym one się różnią. Omówię każdy z tych typów zasobów.

Zasób typu praca. Czym jest zasób typu praca? Zasób typu praca to zasób, który można utożsamiać z osobą zatrudnioną na etat, dostępną w określonym czasie, w określonej ilości. Przykładowo zatrudniamy jednego programistę na cały etat. To znaczy, że ta osoba może pracować potencjalnie 8 godzin dziennie. Aplikacja Microsoft Project będzie monitorowała, będzie sprawdzała, czy Ty nie przekraczasz założonej dostępności zasobów. Jeżeli tak, to dla zasobów typu praca dostaniesz ostrzeżenie, że dany zasób jest przeciążony. MS Project dopuści do przeciążenia. Ty dostajesz odpowiednie ostrzeżenie. W przypadku zasobów typu praca, koszt jaki wygeneruje dany zasób będzie wprost proporcjonalny do czasu, jaki on poświęci na kolejne i kolejne zadanie w projekcie. Czyli w przypadku zadania ośmiogodzinnego koszt będzie wynosił X, a przypadku szesnastogodzinnego będzie wynosił 2 razy X. Czyli to jest krótka charakterystyka zasobu typu praca.

Wyobraźmy sobie, że w mojej firmie zatrudniam Jana Kowalskiego. W polu Nazwa zasobu wprowadzam informację, że jest to Jan Kowalski. Określam, że to jest zasób typu praca. Nie mogę dla niego zdefiniować etykiety materiałowej. Pole etykieta materiałowa jest aktywne tylko dla zasobów typu materiał. Project automatycznie uzupełni wartość w kolumnie Inicjały. Ja mogę tą wartość zmienić, ale nie muszę. Zostawiam tutaj inicjały J. Został on zbudowany na podstawie pierwszej litery nazwy zasobu.

Następnie mogę zdefiniować wartości w polu Grupa. W polu Grupa mogę wpisywać dowolne wartości, natomiast zastanawiając si, co wpisać w polu Grupa warto zastanowić się, jakie w przyszłości będziesz potrzebował raporty. Jeżeli na przykład w przyszłości będziesz potrzebował raport z informacjami o kosztach danego projektu w podziale na działy, w których są dani pracownicy, to w polu grupo warto wpisywać nazwy działów. Jeżeli będziesz potrzebował informacji o kosztach w podziale na kraje, w którym pracują zasoby, to w polu grupa wpiszesz nazwę kraju. Jeżeli będzie chciał na przykład mieć podział na zasoby zewnętrzne, wewnętrzne, koszty pośrednie, bezpośrednie to w polu grupa należy wprowadzić odpowiednie wartości. Ja wpisuję, że Jan Kowalski jest programistą. Oznacza to, że będę mógł zdefiniować raporty w których zobaczę ile kosztują mnie programiści w danym projekcie.

Następnie mamy dostępną pozycję czy kolumnę o nazwie Max jednostek. W tej chwili wpisane jest na wartość 100%. Oznacza to, że Jan Kowalski jest na cały etat oddelegowany do danego projektu. Oznacza to również, że mogę mu przydzielić maksymalnie 8 godzin pracy dziennie. Jeżeli mu przydzielę więcej godzin pracy Project zauważy to i poinformuje mnie o przeciążeniu zasobów, ale do tego dopuści. Gdybym wpisał tutaj 50% to Project pozwalałby, czy sprawdzałby czy dana osoba nie pracuje powyżej 4 godzin dziennie. Jeżeli tak wyświetlałby ostrzeżenie. Ponieważ Jan Kowalski jest w pełni oddelegowany do mojego projektu, wpisuje tam wartość 100%.

Następne pole do którego powinien wprowadzić wartość to jest stawka zasadnicza stawka zasadnicza. Mówi mi o tym, ile kosztuje mnie godzina pracy danego zasobu. W tym projekcie nie należy stawki zasadniczej utożsamiać z płacą brutto danego pracownika. Raczej powinna ona być utożsamiana z całkowitymi kosztami funkcjonowania danego pracownika. Co to oznacza? Zwróć uwagę, że oprócz płacy brutto pracodawca, żeby utrzymać danego pracownika odprowadza do stosownej jeszcze opłaty, ZUS, podatki tak dalej. Dodatkowo pracownik otrzymuje cały szereg benefitów, na przykład owocowe czwartki, na przykład dodatkowe ubezpieczenie karty sportową i wiele, wiele innych benefitów, szkolenia i tym podobne rzeczy. To też wpływa na stawkę, na koszt danego pracownika. Tutaj w powinniśmy wpisać informację, ile nas kosztuje całkowicie utrzymanie danego pracownika. Wpiszę tutaj wartość 180 zł za godzinę. Skąd wziąć tą stawkę? Zapewne Twój dział kontrolingu w Twojej firmie powie Tobie, jakie są koszty danego pracownika.

Stawka za nadgodziny – stawka za nadgodziny jest to stawka, według której powinien rozliczać MS Project każdą pracę danego zasobu typu praca nadgodziny. W polskim kontekście mamy kodeksie pracy tak zwany pięćdziesiątki i setki za nadgodziny. Projekt pozwala zdefiniować tylko jedną stawkę za nadgodziny. Ja w takim razie wpiszę uśrednioną wartość 220 zł za godzinę. Przypominam – nie do ręki dla danego pracownika tylko koszt pracodawcy.

Mogę również dla zasobów typu prace zdefiniować tak zwany koszt każdego wykorzystania. Przyrównuje koszt każdego wykorzystania do trzaśnięcie drzwiami w taksówce. Zobacz, że jeżeli wsiadasz do taksówki, płacisz stałą opłatę za rozpoczęcie podróży oraz płacisz opłatę za każdy kilometr. Ta stała opłata to jest koszt każdego wykorzystania. W przypadku pracowników na etat raczej takiego kosztu, każdego wykorzystania nie ma, ale na przykład gdybyś wynajmował prawnika, gdzie on w ogóle za to, że się podejmie danej czynności, weźmie jakieś dane pieniądze no to to będzie koszt każdego wykorzystania. I później za każdą godzinę będzie jakaś stawka. Koszt każdego wykorzystania będzie wyliczany za każdym razem, kiedy ten zasób będzie przydzielony do danego zadania lub do kilku zadań. Jeżeli przydzielić go do 10 zadań, to ten koszt będzie naliczony dziesięciokrotnie. Jeżeli do jednego zadania będzie naliczone tylko jednokrotnie.

Następnie mamy pole Naliczanie, które mówi o tym, w jaki sposób Project ma w widokach, czy w raportach typu cashflow naliczać koszty danego zasobu. Domyślna wartość to proporcjonalnie. Gdybyś wybrała wartość rozp. albo rozpoczęcie albo na rozpoczęciu, to w przypadku gdyby na przykład zasób został przydzielony na cały miesiąc do jednego zadania, to Project uwidocznił by w raportach typu cashflow wszystkie koszty już pierwszego dnia zadania. Gdybyś wybrał na końcu, to te koszty pojawiły się na końcu danego zadania, a jeżeli proporcjonalnie to rozsmarowane byłyby równomiernie na całe zadanie. Ja wybieram wartość proporcjonalną.

W przypadku zasobów typu praca powinniśmy również podać wg jakiego kalendarza będzie pracował dany zasób. Zobacz, że domyślnie widzimy tutaj kalendarz który jest kalendarzem projektu, jednak Ty możesz dodatkowo ten kalendarz zmodyfikować i określić niestandardowe godziny pracy. Jeżeli przejdę do karty Projekt, kiedy wybiorę polecenie Zmień czas pracy, zwróć uwagę, że teraz zmieniam czas pracy dla Jana Kowalskiego, który pracuje w oparciu o kalendarz pasowy firma XYZ. Natomiast zmiany będą widoczne wyłącznie dla Jana Kowalskiego. Ten kalendarz bazowy będziesz zmieniał w specyficznych sytuacjach dla pracowników którzy nie pracują w typowych godzinach pracy. Przykładem takich pracowników mogą być na przykład pracownicy z orzeczoną niepełnosprawnością, którzy nie będą pracowali nigdy na pełen etat. Dla nich pełen etat to mniej niż 40 godzin. Przykładem tego typu pracowników będą na przykład matki karmiące albo kobiety w ciąży. Jak również przykładem tego typu pracowników będą pracownicy zatrudnieni na nie pełen etat. Również gdybyś chciał uwzględnić, że w projekcie pracują pracownicy, którzy są zatrudnieni w różnych krajach, gdzie są inne święta i inne dni pracy, to dla każdego z nich musiał byś zdefiniować osobny kalendarz bazowy i go przypisać. Zapamiętaj jedną ważną rzeczą kalendarz zasobu jest ważniejszy niż kalendarz projektu. Czyli jeżeli powiem że dany zasób pracuje tylko od poniedziałku do środy, a projekt realizowany jest od poniedziałku do piątku, to ten zasób i tak swoja pracę będzie realizował w ograniczonym czasie.

Dodatkowa pozycją, którą może zdefiniować dla każdego zasobu jest pozycja Kod. Możesz tam wpisać znowu dowolną wartość. Natomiast warto, żebyś dowiedział się w dziale księgowości bądź controllingu jak u Ciebie w firmie wyglądają tak zwane kody miejsca powstawania kosztów (MPK). Być może podobnie będzie to nazywane. Warto danego pracownika przypisz do danego Cost Center, żebyś później mógł generować raporty, które będą przydatne dla controlingu. Ja tutaj w polu kod wpisze to troszeczkę losową wartość.

W ten sposób zdefiniowałem wartości dla zasobu typu praca. Możesz zastanawiać się, czy powinienem zdefiniować zasób Jan Kowalski z imienia i nazwiska, czy może lepiej wprowadzi zasób typu praca o nazwie programista. Programista będzie zasobem typu praca. Będzie on należał do grupy programista. I załóżmy, że w mojej firmie mam zatrudnionych 5 programistów. Stawka zasadnicza uśredniona jest 180, 220 stawka za nadgodzinę i wszyscy należą do tego samego Cost Center. Zwróć uwagę, że możesz albo wymieniać dane osoby z imienia i nazwiska, albo po prostu z kompetencji. Kiedy de facto lepiej definiować imiona i nazwiska, kiedy kompetencje? Jeżeli okazuje się, że wszyscy programiści mają podobne umiejętności, podobne kompetencje, znają podobne technologie programowania, to może w sposób uproszczony fajnie będzie zdefiniować informację, że mam 5 programistów. Jeżeli oni mają zróżnicowane kompetencje, różne preferencje, godziny pracy i tak dalej i tak dalej, to wtedy lepiej zdefiniować pojedyncze osoby typu Jan Kowalski. Tak samo jeżeli w Twojej firmie pracownicy muszą wypełniać grafiki i raportować czas pracy, muszą mieć przydzielone bezpośrednio zadania, żeby te grafiki raportować. No to wtedy raczej będę skłaniał się do tego, żeby wymienić zasoby z imienia i nazwiska. Dodatkowa podpowiedź: aby pokazać, że programista to nie jest osoba znana z nazwiska, tylko to jest pewna grupa pracowników z określonymi kompetencjami kliknę dwukrotnie na zasobie programista i zaznaczę w zakładce ogólne, że jest to Zasób ogólny, czyli nie nazwana osoba, tylko grupa programistów. Takie zasoby zostaną wyróżnione za pomocą odpowiedniej ikony, za pomocą odpowiedniego symbolu w kolumnie Wskaźniki.

Pokazałem Tobie i jak zdefiniować zasoby typu prace zasoby, które mają ograniczoną dostępność, zasoby, których koszt wygenerowany w danym projekcie jest proporcjonalny do czasu trwania, przez jakie on wykonuje dane zadanie. Project monitoruje obciążenie zasobów typu praca i sygnalizuje, kiedy jest przekroczony.

Kolejny typ zasobów to zasoby typu materiał. Zasoby typu materiał. Możesz wyobrazić sobie, że tym zasobem są na przykład kafelki. W przypadku zasobów typu materiał MS Project nie uważa, że zasoby typu materiały mogą być przeciążone, więc MS Project nie powie Tobie czy masz za mało czy za dużo kafelek, czy może wystarczająco kafelek. On po prostu Tobie powie ile tych kafelek jest potrzebnych, po tym jak Ty powiesz w poszczególnych czynnościach jakie jest zapotrzebowanie na te kafelki. Nazwa zasobu kafelki – zasób materiałowy. I tutaj masz możliwość zdefiniowania etykiety materiałowej. To pole nie było dostępne dla zasobów typu praca. Kafelki mierzymy w metrach kwadratowych, dlatego wprowadzimy etykiety materiałową – metr kwadratowy – inicjał. Pozostaje Grupa. Przypiszę to do grupy materiały pomocnicze. Nie mogę określić tutaj wartości maksymalna liczba jednostek, bo Project nie pozwala Tobie na zarządzanie gospodarką materiałową, więc wprowadzenie wartości w tym polu jest niemożliwe. Podaję tutaj stawkę zasadniczą: ile kosztuje mnie pozyskanie metra kwadratowego kafelek. Ja założę, że kupuję kafelki za 60 zł za metr kwadratowy. Nie mogę zdefiniować stawki za nadgodziny dla zasobów typu materiał no bo kafelki nie pracują w nadgodzinach. To pole jest nieaktywne. Mogę natomiast definiować koszt każdego wykorzystania, czyli na przykład koszt za dowóz kafelek. Nie będę tej wartości definiował. Jesteś już zaznajomiony ze sposobem naliczania. Dla zasobów typu materiał nie mogę zdefiniować kalendarza bazowego, ponieważ Project nie nie zakłada, że materiał jest dostępny tylko w określonych godzinach, dlatego nie ma tutaj kalendarz bazowego. Materiały dostępne są w dowolnej momencie w dowolnej ilości. Mogę je przypisać do innego miejsca powstawania kosztów. I w ten sposób zdefiniowałem zasoby typu materiał.

Mógłbyś zastanowić się czy na przykład na liście zasobów typu materiał definiować kawę? No bo Twoi pracownicy potrzebują kawę, żeby pracować. Szczerze mówiąc, ja nie definiuję w projektach, które prowadzę zasobów typu kawa, zasobów typu drukarka, papier do drukarki. Dlaczego? Ponieważ wiem od mojego działu kontrolingu, że koszty kawy, koszty papieru do drukarki wliczone są w koszty zasobów typu praca ujęte jest to w stawce zasadniczej. Dlatego nie wprowadzam tej informacji.

Kafelki – materiał, koszt za jednostkę, nie ma kalendarza, to jest krótki opis zasobów typu materiał.

Trzeci typ zasobu to zasoby typu koszt. Zasoby typu koszt. Najlepszym przykładem tego typu zasobu jest podwykonawca. Podwykonawca, z którym nie rozliczasz się za godzinę pracy. Podwykonawca, z którym się nie rozliczasz za sztukę tylko za wykonaną pracę. Na przykład tutaj podwykonawcą będzie firma XYZ. Jest to zasób typu koszt. Nie ma oczywiście etykiety materiałowej. Project wygenerował inicjał automatycznie. Grupa: Usługi obce. Nie podaje maksymalnej liczby jednostek dla zasobów typu koszt. Dlaczego? Ponieważ wprost nie interesuje mnie ilu pracowników, ilu programistów, ile zasobów ma dany podwykonawcy. Ja się z nim umówiłem na konkretną pracę, za konkretne pieniądze, dlatego nie wprowadza się tutaj maksymalnej liczby jednostek. Tutaj również nie wprowadzę stawki zasadniczej dla zasobów typu koszt. On nie ma stawki za godzinę, gdybym miał stawkę za godzinę, gdyby to była firma zewnętrzna, która rozlicza się w wymiarze godzinowym, to byłby to zasób typu praca. Natomiast zasobów typu kosztów rozlicza się stawka za konkretną robotę w momencie, kiedy przejdę do widoku Wykres Gantta i powiem, jaką pracę ma wykonać podwykonawca to dopiero tam powiem ile to mnie kosztuje. Analogicznie nie jestem w stanie wprowadzić stawki za nadgodziny. Mogę zdefiniować koszt każdego wykorzystania, natomiast tego nie zrobię. Naliczanie pozostawiam. Nie ma kalendarza bazowego. Nie wiemy w jakich godzinach wprost podwykonawca pracuje, bo umawiamy się z nim, ponownie powtarzam, na konkretną pracę, za konkretne pieniądze. Dla tego zasobu kalendarza bazowego nie ma. Wg MS Project zasób typu koszt nigdy nie będzie przeciąży. I przepisuje to do konkretnego MPK. I w ten sposób zdefiniowałem zasoby typu koszt.

Mam nadzieję, że po tym tłumaczeniu po tych wyjaśnieniach widzisz podstawowe różnice pomiędzy zasobami typu praca, typu materiał, typu koszt. Żeby Ciebie jeszcze bardziej nakierować i żeby jeszcze lepiej wyjaśnić, kiedy używać zasobów typu praca, zasobów typu materiał, zasobów typu koszt warto, żebyś rozważył różne sytuacje. Jedną z moich ulubionych sytuacji to warto jest zastanowić się, to jest pytanie, za jaki zasób powinniśmy uznać konia, czyli takie zwierzę z 4 kończynami? Pytanie, czy jest to zasób typu praca? Czy jest to zasób typu materiał? Czy to jest zasób typu koszt? Odpowiedź jest ogólna – to zależy. Zależy od sposobu, w jaki będziemy wykorzystywali ten zasób. Wyobraź sobie, że to jest Twój własny koń. Kiedyś kupiłeś konia do gospodarstwa agroturystycznego. Masz jednego konia i jednocześnie oferujesz w gospodarstwie agroturystycznym usługi polegający na tym, że dzieci mogą odbywać przejażdżki na tym, koniu. W tym momencie uznałbym tego konia za zasób typu praca. Ponieważ im dłużej dzieci na tym koniu jeżdżą, tym więcej mnie kosztują te przyjazdy. No bo muszę zapewnić utrzymanie dla tego konia. Jednocześnie ten koń może pracować tylko limitowaną ilość godzin, czyli ma ograniczoną dostępność. W tym scenariuszu będzie on zasobem typu praca. Jeżelibyśmy wyobrazili sytuację, w której dopiero uruchamiamy to gospodarstwa agroturystyczne i naszym zadaniem jest zakup 5 koni, to musimy kupić 5 sztuk koni i w projekcie uruchomienia gospodarstwa agroturystycznego konia uznalibyśmy zasób typu materiał. Koń może być również zasobem typu koszt, jeżeli z firmą zewnętrzną umawiasz się na to, że w ramach imprezy integracyjnej Twoi pracownicy będą mieli możliwość, będą przewiezieni bryczką z lokalizacji A do lokalizacji B. Ta bryczka będzie ciągnięta, przez konia. Zapłacisz za tą usługę określoną kwotę. To w tym momencie konia, byś uznał konia za zasób typu koszt. Pokazałem Tobie te przykłady po to, żebyś zwrócił uwagę, że to nie bezpośrednio nazwa zasobu decyduje o tym, czy to jest zasób typu praca, czy to jest zasób typu materiał, czy to jest zasób typu koszt, a to bardziej sposób wykorzystywania tego zasobu determinuje, czy będzie zasobem typu praca, czy to będzie zasobem typu materiał, czy to będzie zasobem typu koszt.

Pokazałem Tobie w jaki sposób wprowadzić ogólne informacje o zasobach. Warto zwrócić uwagę na jeszcze pewne niuanse, które mogą się pojawić. Pierwszy element to jest wprowadzanie tak zwanych podwyżek. Twój projekt trwa dłuższy czas, nie jest zaplanowany na jeden miesiąc, ale na kilka miesięcy albo kilka lat. Zmiany cen, zmiany stawek są w tym momencie dość oczywisty i Ty w harmonogramie projektu w planie projektu powinieneś uwzględnić to, że będą podwyżki, że będzie inflacja i tak dalej i tak dalej. Jak to uwzględnić? Kiedy kliknę dwukrotnie na danym zasobie przejdę do zakładki Koszty widzę, że na razie koszt tego zasobu to 180 zł za godzinę. Jeżeli założę, że na przykład od pierwszego stawki tego zasobu wzrosną, bo dałem podwyżkę pracownikowi lub wzrosły inne opłaty: kawa, przestrzeń biurowa, inne elementy, które składają się na utrzymanie danego pracownika, to mogę Projectowi powiedzieć od 1 lipca rozliczę koszty zasobów według stawki 195 zł. Project będzie sprawdzał, kiedy dane zadanie się rozpoczyna, kiedy się kończy i będzie stosował odpowiednią stawkę. Zmiany stawek możesz również wprowadzić w wartościach względnych. Jeżeli 1 listopada dowiesz się że stawki wzrosną o kolejne 10%, to w stawce zasadniczej możesz wprowadzić 10%. Kiedy zatwierdzisz ten wpis Project przeliczy to: 195 + 10% wychodzi 214 zł i od 1 listopada ta stawka będzie stosowana. Ta stawka będzie naliczona w ten sposób. Możesz wprowadzić podwyżki. Pamiętaj, że podwyżki możesz wprowadzić tylko dla zasobów typu praca i dla zasobów typu materiał.

Kolejną informacją, którą warto wprowadzić podczas definiowania zasobów jest informacje o urlopach i wszelkich innych planowanych niedostępnościach. Urlopy i planowane niedostępności będą dotyczyły wyłącznie zasobów typu praca. Nie możesz jej zdefiniować dla zasobów typu materiał. Nie może zdefiniować ich dla zasobów typu kosz. Jak zdefiniować takie niedostępności? Może na samym początku Tobie powiem jak nie definiować takich niedostępności. Na pewno nie wprowadzaj informacji o niedostępności programistów w kalendarzu projektu. Nie wprowadzaj informacje o tym, że zespół programistów albo że jeden programista od 1 lipca do 14 lipca będzie na urlopie. Gdybyś to zrobił w kalendarzu projektu to by oznaczało, że wszyscy są w tym czasie niedostępni. Gdybyś to zrobił w kalendarzu zasobu, to wprowadził byś informację, że cały zespół jest niedostępny. Ale wyobraźmy sobie, że z tych 5 programistów tylko jeden programista jest niedostępny. Jak wprowadzić taką informację? Kliknę 2 razy na programiście. Przejdę do zakładki Ogólne i w tej chwili widzę, że ten zasób od początku do końca świata dostępny jest na 500%. Zamiast tego, ponieważ wiem, że będzie programista, jeden z tego zespołu, jedna osoba z zespołu programistów, szła na urlop. Założę, że do końca czerwca. Mam 5 programistów, czyli 500%. Założę wtedy, że od 1 lipca do niech będzie 17 lipca, dwóch z nich pójdzie na urlop i będzie dostępny już tylko 300%. Następnie powiem, że od 18 do końca lipca będzie 400%, bo któryś wrócił z urlopu, Ktoś poszedł na urlop. A następnie założę, że już od sierpnia do końca projektu, mam dostępne ponownie 5 programistów. W ten sposób wprowadzamy informacje o dostępności bądź niedostępności danego zasobu w danym okresie. Pamiętaj o tym, że Project będzie sprawdzał, czy w okresie od 1 lipca do 17 lipca nie przydzieliłeś danej osobie więcej pracy niż 300%. Jeżeli tak potraktuje, to jako przeciążenie i poinformuje Ciebie o tym. Ostrzeże, ale nie zablokuje.

W tym rozdziale przedstawione zostaną następujące zagadnienia:

• jak przydzielać zasoby typu praca materiał i koszt do zadań,

• jak MS Project wyliczy kosztów zadań oraz ich pracochłonność.

—————- Automatycznie wygenerowany transkrypt lekcji znajduje się poniżej —————-

Zasoby zostały już zdefiniowane. Przypominam, że w Arkuszu zasobów wprowadzasz wyłącznie te zasoby, które zostały oddelegowane przydzielone do twojego projektu. Nie wprowadzasz wszystkich firm, które z Tobą współpracują. Nie wprowadzasz wszystkich pracowników, którzy są w Twojej firmie. Wprowadzasz tylko te zasoby, które mogą być wykorzystywane w ramach Twojego projektu w takich ilościach w jakich mogą być one wykorzystywane.

To, że stworzyliśmy listy zasobów nie znaczy, że powiedzieliśmy, kto wykonuje co. Kto wykonuje jakie zadanie. Żeby przydzielić zasoby do zadań powinienem wrócić do widoku Wykres Gantta. Przeniosę się do widoku Wykres Gantta. Widzę zadania, które zostały zdefiniowane wcześniej i za chwilkę będę przydzielał zasoby do zadań. Na samym początku przejdę przez najprostsze scenariusza, a później będę wchodził w scenariusze które są bardziej zaawansowane.

Zacznijmy od kilku podstawowych wskazówek. Pierwsza wskazówka jest taka: nie ma co do zasady sensu i potrzeby przydzielania zasobów do kamieni milowych, w związku z tym że nie są z nimi związane żadne koszty. Druga zasada: co do zasady nie powinieneś przydzielać zasobów do zadań sumarycznych. Zamiast tego przydziel zasoby do zadań podrzędnych, a Project skumuluje koszty i dla zadań sumarycznych pokaże, że koszt zadań sumarycznych to jest de facto suma kosztów zadań potrzebnych. Oznacza to, że będziesz przydzielał zasoby wyłącznie do zadań podrzędnych, w tym również pojedynczych wystąpień zadania cyklicznego.

W jaki sposób przydzielić zasoby to zadań? Zadanie „Start” to kamień milowy. Nie przydzielam do niego zasobu. Zadanie „Badanie potrzeb pracowników” to zadanie sumaryczne. Do niego też nie przydzielam zasobów. Następne zadanie to zadanie „Opracowanie ankiety” zaplanowane na 2 dni. Jest kilka technik przydzielanie zasobów do zadań. Pokażę Tobie wybrane z nich.

Kliknij 2 razy na zadanie „Opracowanie ankiety”. Przejdę do zakładki zasoby i mogę teraz do tego zadania przydzielić osoby, materiały, bądź firmy zewnętrzne (zasoby typu koszt, które są potrzebne do tego, żeby to zadanie wykonać). Przypominam zadanie zaplanowane na 2 dni. Aby przydzielić zasób, należy w kolumnie nazwa zasobu wybrać zasób, który ma wykonywać dane zadanie. Pewną niedogodnością w Project jest to, że widząc tą listę nie widzisz, czy to jest zasób typu praca, czy zasób typu materiał, czy zasób typu koszt. To musisz zapamiętać. Ja przydzielę do tego zadania Jana Kowalskiego. Project domyślił się, że Jan Kowalski będzie przydzielony na sto procent. Sto procent, 2 dni pracy. Oznacza to, że Project wygeneruje, wyliczy pracochłonności równą 16 roboczogodzin. Zwróć uwagę, że mamy kolumnę koszt. Jeżeli przydzieliłeś zasób typu praca do zadania to nie możesz wprowadzić kosztów. Project wyliczy jest samodzielnie. Pełne zaangażowanie przez 2 dni, czyli 16 roboczy godzin razy stawka godzinowa to będzie koszt. Wybiorę przycisk OK. Kliknę dwukrotnie na tym zadaniu i widzę, że koszt ten został wyliczony wg schematu, który Tobie pokazałem.

„Udostępnienie ankiet” to następne zadanie, które ma być wykonane. Zaplanowane jest na jeden dzień. Klikam na nie dwukrotnie i znowu mogę przydzielić osoby, która mają to zadanie wykonać. To będzie Jan Kowalski. Znowu załóżmy, że będzie on w pełni zaangażowany przez jeden dzień, czyli wygeneruje pracochłonność 8 roboczo godzin, ale założę, że również wspierać go będzie w tym zadaniu pani Joanna. Natomiast będzie ona miała tylko rolę wspierającą. Dlatego mogę powiedzieć, że jej zaangażowanie będzie wynosiło 50%. 50%, jeden dzień, to 4 roboczogodzin. Koszt będzie wyliczony dla 4 roboczogodzin. Wybieram OK. Wchodzę do zadania i widzę, że stosowne przeliczenia wyliczenia zostały przez Projecta wygenerowane.

Zobaczmy, gdzie widać jeszcze efekty. Widziałeś, że można śledzić koszt i ja mówiłem Tobie o roboczogodzinach, które zostały wygenerowane. Jak w takim razie troszeczkę łatwiej i szybciej można zobaczyć te wartości? Kliknę prawym przyciskiem myszy za kolumną czas trwania i wstawię kolumnę Koszt. Będziesz tutaj widział koszty które Project wyliczył. Zwróć uwagę, że dla zadania sumarycznego 2 to są skumulowane kosztów zadania 3 i 4. Dodatkowo mogę wstawić kolumnę Praca. Wolałbym szczerze mówiąc, żeby Microsoft przetłumaczył to jako Pracochłonność, ale zostało to przetłumaczone jako Praca i Project wyliczył, że dla jednego zadania trzeba wykonać 16 godzin pracy, dla drugiego 12 godzin pracy.

No dobrze. Mamy następnie zadanie: Opracowanie graficzne. W tym zadaniu przydzieliłem tylko zasób typu praca, ale przydzielę również zasób typu materiał. kliknę 2 razy na danym zadaniu. Zakładam, że tym opracowaniem graficznym będzie zajmował się pan Stanisław. Będzie on pracował całe pół dnia, ale ponieważ będzie pracował tutaj z programem graficznym, więc będziemy korzystali z licencji na oprogramowanie. Załóżmy, że to będzie tylko ograniczony dostęp na kilka dni. To nie będzie wykupienie pełnej licencji, więc pewną jednostkę oprogramowania będziemy musieli wydzierżawić do tego zadania. Opracowanie graficzne w polu jednostki wpisuje jeden. Znowu nie mogę wpisać kosztów. Project nie umożliwi tego. Jeżeli wybiorę przycisk OK i wrócę ponownie, to Project powiem jakie koszty naliczył związku z tą licencją na oprogramowanie. Te koszty wynikają z właściwości które zdefiniowałem. Czyli w ten sposób również do jednego zadania, możesz przydzielać zarówno zasoby typu praca, jak i zasoby typu materiał. Materiał nie generuje pracochłonności, nie jest on uwzględniany w pracochłonności, dlatego pracochłonność tego zadania będzie 100% razy pół dnia, czyli 4 roboczo godziny. I tak przeszedłbym przez kolejne zadania, przydzielając do niego zasoby.

Jakie są inne techniki przydzielania zasobów do zadań? Mam zadanie „Udostępnienie wyników”. Chciałbym do tego zadania przydzielić zasoby. W tej chwili wykorzystam inną technikę. Przejdę na kartę Zasób. Na karcie zasób widzę przycisk Przydziel zasoby. Widzę pulę wszystkich zasobów. Mogę przefiltrować tą pulę. Na przykład mogę poprosić Project, żeby pokazał mi tylko zasoby, które mają określoną dostępność do pracy albo żeby na przykład pokazał mi tylko zasoby kosztowe. Albo sobie materiałowe. Albo mogę zastosować inny filtr. Założę, że to zadanie będzie wykonane przez panią Joannę. Pani Joanna będzie zaangażowana w to na 100%. W tym momencie pani Joanna została przydzielona do danego zadania. W oknie przydzielanie zasobów mogę również w określonych sytuacjach dokonać zamiany zasobu. Czyli Pani Anna założy, że będzie miała inne zadania do wykonania. Będę chciałem podmienić na inny zasób. Będę mógł wybrać polecenie Zamień i będę mógł powiedzieć panią Joannę. Chciałbym zamienić na przykład na pana Władysława i taka podmiana zostanie wykonana. Również w tym oknie będę mógł zobaczyć Wykres, który pozwoli mi na pokazanie, jak bardzo pan Władysław jest obciążony, w jakich zadaniach , w jakim momencie jest on zaangażowany. Będę mógł wtedy mieć większą pewność, że na pewno przydzielam ten zasób, który jest dostępny. Wyjdę stąd, aby usunąć wykres, który jest widoczny w dolnej części. Kliknę dwukrotnie na tej linii podziału.

Czyli pokazałem Tobie dwie opcje, dwie możliwość na przydzielanie zasobów do zadań. Następnie mamy zadanie „Potrzeby pracowników zbadane”. To jest kamień milowy i nie będę do tego kamienia milowego przydzielał zasobów. Pokazywałem Tobie jak przydzielić do zadania zasoby typu praca oraz zasoby typu materiał. Pamiętasz o tym, że mamy również zasoby typu koszt? Przypominam, że dla zasobów typu koszt nie definiował stawki godzinowej stawki za jednostkę, na przykład za metr kwadratowy, ponieważ dopiero kiedy przydzielisz konkretny zasób, do konkretnego zadania, powiesz ile zapłacisz za to zadanie. Przykładowo mamy zadanie „Wykonanie projektu”. Kliknę dwukrotnie na zadaniu wykonanie projektu. przejdę do zakładki Zasoby i teraz będę mógł powiedzieć że do tego zadania będę potrzebował firmę, która taki projekt stworzy. To będzie firma Art Decor. Ponieważ jest to zasób typu, koszt, nie mogę zdefiniować ilości jednostek przydzielony do tego zadania. Natomiast w przeciwieństwie do zasobów typu praca typu materiał, tutaj mogę powiedzieć, jaki będzie koszt tego zadania. Mogę dla wykonania projektu powiedzieć że ten projekt będzie kosztowało 20 000. Nie definiuje jednostek, tylko koszty. Zwróć uwagę, że Project w kolumnie Koszt policzył koszt tego zadania, natomiast nie wygenerowane zostały żadne żadne pracochłonność. Wykonywane jest to przez firmę zewnętrzną. Mnie nie do końca interesuje ile osób będzie w to zaangażowanych. Oni mają dostarczyć określony efekt w ciągu 10 dni za kwotę 20 000 zł.

Pokazałem to, jak przydzielę zasoby typu praca i jak przydzielać zasoby typu materiał oraz jak przydzielać zasoby typu koszt.