Microsoft Power BI – Datenanalyse und Berichtsdesign

In dieser Trainingseinheit lernen Sie, eine Verbindung zwischen Quelldaten und Power BI herzustellen und Sie erstellen schon einen ersten Power BI-Bericht mit verschiedenen Visualisierungen.

In der Praxis werden Sie häufig auf Excel-Arbeitsblätter zugreifen. Lernen Sie diese so aufzubereiten, dass sie in Power BI reibungslos verarbeitet werden können

Wenn Sie mit Daten arbeiten, müssen Sie sicherstellen, dass diese stets konsistent sind. Ein Konzept, das Ihnen dabei hilft, ist der Vorgang der Normalisierung.

Stellen Sie sich vor, Ihre Daten stammen aus einer externen Quelle. Versuchen Sie da mal, bestimmte Werte oder Bezeichnungen der Felder zu ändern – das kann Wochen dauern. Wenn Ihr Bericht aber schon morgen fertig sein soll, ist das keine gute Option. Lernen Sie, Feldnamen, Eigenschaften und sogar Werte zu ändern. Mit dem Power Query Editor lassen sich Daten flexibel importieren, aber auch umgestalten. Das können Sie sich zunutze machen, wenn Sie Daten aktualisieren wollen, aber keinen Zugriff auf die Quelldaten haben.

Über das Internet haben Sie Zugriff auf enorme Datenmengen unterschiedlichster Art, die hilfreich für Ihren Bericht sein können. Daten können statistische Informationen beinhalten, Börsenkurse, Wetterdaten, Geo-Daten und noch vieles mehr. Lernen Sie, wie Sie Daten aus dem Internet in Power BI nutzen können.

Auch Informationen aus PDF-Dateien können Sie als Datenquelle benutzen.

Eine CSV-Datei ist eine bestimmte Art Textdatei und kann aus fast jedem Programm exportiert werden, und auch in fast jedes Programm, also auch in Power BI, importiert werden. Damit haben Sie eine gangbare Alternative, wenn Sie mal nicht direkt auf eine Datenquelle zugreifen können.

In den meisten Unternehmen werden Kundendaten, Produktionsdaten, Lieferanten u.a.m. in Datenbanken gespeichert. Lernen Sie, wie Sie auf Daten aus dem Datenbankprogramm Microsoft Access in Power BI zugreifen können.

In diesem Kapitel haben Sie gelernt, auf Datenquellen wie Excel, CSV, Access, PDF und HTML zuzugreifen. Power BI ermöglicht zudem die Kombination von Datenquellen in einem Dataset, um vielfältige Informationen zu verknüpfen und so auch komplexere Analysen durchzuführen. Nutzen Sie diese Möglichkeiten, um beeindruckende Berichte zu erstellen.

Lernen Sie, anhand der bereits bekannten Daten Schritt für Schritt einen aussagekräftigen Bericht aufzubauen.

Lernen Sie fortgeschrittene Funktionen und Vorgehensweisen kennen, um die Aussagekraft Ihrer Berichte zu erhöhen.

Lernen Sie Daten zu formatieren und zum Beispiel Zahlen als Währung darzustellen und Tausender-Trennzeichen einzusetzen.

Die standardmäßige, automatische Achsenskalierung von Diagrammen in Power BI, oder auch in Excel, kann tückisch sein. Lernen Sie, wie Sie die Achsenskalierung selbst festlegen können.

Für Kennzahlen haben Sie intern typischerweise Zielwerte festgelegt. Diese Zielwerte lassen sich in Excel-Diagrammen nur schwerlich darstellen. Das geht in Power BI deutlich besser.

Um die Lesbarkeit von Berichten und Visualisierungen zu vereinfachen, können Sie Anmerkungen einfügen.

Entdecken Sie die QuickInfos und lernen Sie, diese mit zusätzlichen Informationen anzureichern.

Besonders die Entwicklung von Werten über bestimmte Zeiträume, zum Beispiel der prozentuale Zuwachs des Umsatzes im Vergleich zum Vorjahresumsatz, sogenannte Year-over-Year Entwicklungen, können Sie mit Power BI effizient berechnen und darstellen.

Lernen Sie, wie Sie Daten auf Landkarten darstellen können. Das ist gar nicht so trivial wie es im ersten Moment erscheint. Sie müssen dafür sorgen, dass Geoinformationen korrekt dargestellt werden, damit aus Städten nicht plötzlich Bundesstaaten werden (vgl. Washington und Washington, DC) und damit die vielen deutschen Städte mit dem Namen „Neustadt“ auch dem korrekten Landkreis zugeordnet werden.

Lernen Sie, Sparklines sinnvoll einzusetzen. Stellen Sie auf eine platzsparende Weise die zeitliche Entwicklung von Werten dar.

Um Werte übersichtlich darstellen zu können, werden häufig Tachometer eingesetzt. Auch in Power BI können Sie diese intuitiv interpretierbare und allseits bekannte Darstellung nutzen.

Sie kennen bestimmt die Funktion „Bedingte Formatierung“ aus Excel, mit der Sie die Möglichkeit haben, hinter Ihren Daten eine weitere Informationsebene zu hinterlegen, so, dass Sie die Werte in einer Tabelle z.B. mit Datenbalken visualisieren können. Diese hilfreiche Funktion gibt es auch, etwas versteckt, in Power BI.

Per Klick auf einen Wert in einer Visualisierung sorgen Sie bereits für eine Filterung der Daten auf dieser Berichtsseite. In diesem Video lernen Sie, Filter oder Datenschnitte auf einen ganzen Bericht anzuwenden und komplexe Filter einzusetzen.

Insbesondere wenn Sie Berichte für ein Unternehmen oder eine Organisation erstellen, möchten Sie darin oftmals die gleichen Farben wie auf der Webseite oder in Druckerzeugnissen, wie z.B. dem Geschäftsbericht, verwenden.

Lernen Sie, mit Lesezeichen deutlich schneller zu bestimmten Auswertungen zu gelangen, um Ihre Berichte professioneller und flüssiger zu präsentieren.

Bisher haben Sie in diesem Training Berichte ausschließlich für die Desktop-Ansicht erstellt. Was gibt es aber zu beachten, wenn Sie sicherstellen wollen, dass Ihre Berichte auch auf Smartphones und Tablets optimal dargestellt werden?

Lernen Sie, Felder zu formatieren und zusätzliche berechnete Felder hinzuzufügen.

In manchen Fällen hält die Datenquelle nicht alle Informationen so bereit, wie Sie es für eine optimale Auswertung benötigen. Insbesondere dann, wenn Sie mit Datenquellen arbeiten, die Sie nicht selbst erstellt haben. Es kann nötig werden, zunächst weitere Berechnungen durchzuführen oder auch Informationen aus einem Feld zu extrahieren.

Quickmeasures sind neue, virtuelle Spalten und ein probates Mittel, um Ihre Darstellungen um komplexe Berechnungen zu erweitern, ohne dass Sie sich in die Formelsprache DAX einarbeiten müssen.

Measures sind, genau wie Quickmeasures, neue, virtuelle Spalten, die Sie unter Einsatz der Formelsprache DAX erstellen können. Measures benötigen keinen Speicherplatz und sind schneller in der Kalkulation der Berichte, als wenn Daten von einem Speichermedium gelesen werden.

Lernen Sie die Benutzeroberfläche des Power BI Dienst kennen. Entdecken Sie Elemente, die Sie bereits aus der Desktop-Version kennen und Elemente, die exklusiv im Power BI Dienst enthalten sind.

Erfahren Sie mehr über den Aufbau und die Funktionen eines semantischen Modells in Power BI.

Ihr erster Bericht liegt nun vor und Sie wollen ihn mit anderen Personen teilen, um die Daten gemeinsam zu analysieren, Schlüsse zu ziehen, konkrete Ziele zu definieren und darauf aufbauend die richtigen Maßnahmen abzuleiten.

Wollen Sie alle Daten aus Ihren Berichten für sämtliche Benutzer sichtbar machen oder lieber einige Einschränkungen vornehmen?

Lernen Sie, wie Sie mit Dashboards die Komplexität eines Berichts verbergen und die wirklich wichtigen Daten fokussieren können.

Power BI kann Ihnen eine Nachricht schicken, sobald z.B. Ihre Maßnahmen Wirkung zeigen und festgelegte Zielwerte über- oder unterschritten werden.

Berichte und Dashboards erstellen Sie in der Regel nicht nur für sich allein. Wenn Sie also mit mehreren Personen gemeinsam daran arbeiten, stellt sich die Frage, wie Sie die Zusammenarbeit am besten organisieren können.

Mithilfe eines Gateways können Organisationen Datenbanken und andere Datenquellen in ihren eigenen Netzwerken belassen, diese lokalen Daten aber dennoch sicher in Clouddiensten wie dem Power BI Dienst verwenden.

Lernen Sie weiterführende Einstellungen kennen, mit denen Sie die Funktionalität und das Erscheinungsbild der verschiedenen Power BI-Elemente optimieren können.

Sie können sich schon in OneDrive oder SharePoint eine Vorschau von Power BI Dateien anzeigen lassen. Das ist besonders hilfreich, um sich schnell einen Überblick zu verschaffen, falls Sie viele verschiedene Power BI Dateien verwalten.

Lernen Sie, aus Microsoft Excel heraus auf Datenmodelle aus Power BI zuzugreifen und dort mithilfe von Pivot-Tabellen weiterführende Analysen durchzuführen.

In Microsoft Teams stehen Ihnen sämtliche Funktionen des Power BI Services zur Verfügung. So können Sie, falls Sie Teams bereits nutzen, nahtlos weiterarbeiten, ohne die Anwendung zu verlassen. Entdecken Sie außerdem weitere sinnvolle Funktionen innerhalb der Teams-Umgebung zur leichteren Zusammenarbeit und zum Teilen von Berichten.

Für Präsentationen setzen Sie klassischerweise PowerPoint ein. Entdecken Sie in diesem Video, wie Sie auch Live-Daten aus Power BI in PowerPoint darstellen können. So vermeiden Sie das Hin- und Herspringen zwischen den Anwendungen und Sie müssen auch nicht auf statische Screenshots zurückgreifen.

Sie können Microsoft Lists als Datenquelle in Power BI nutzen. Sie können aber auch aus Lists heraus Power BI aufrufen, um dort Daten zu analysieren. Microsoft Lists bietet einige Vorteile gegenüber Excel, wenn Listen verarbeitet und verwaltet werden.

Power BI wird in verschiedenen Versionen angeboten. Die Installation ist recht einfach. Falls die Anwendung bereits durch Ihre IT-Abteilung installiert worden ist, können Sie dieses Tutorial gern überspringen.