Microsoft Planner. Il lavoro prende forma

In questa lezione, fatta alla fine di tutte le registrazioni per questo corso, vedremo i risultati ottenuti in Planner collegato alle altre applicazioni di Microsoft 365 e quindi tutto quello che andremo a realizzare durante il corso.

Diremo anche della necessità, prima di approcciarsi a Planner, così come a qualsiasi altra applicazione di Office 365, sia necessario essere in grado di configurare l'account Microsoft 365 e di distribuire, come amministratori, i poteri agli amministratori di primo livello (sezioni 6 e 7).

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione procederemo ad una panoramica generale su questa applicazione in ordine a ciò che con essa si può fare sul lavoro per il modo in cui è stata pensata e sviluppata di Microsoft.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Microsoft Planner è uno strumento di gestione del lavoro di team che fa parte della suite Office 365 di Microsoft.

È progettato per offrire un modo semplice e visivo per organizzare il lavoro in team, permettendo agli utenti di creare piani, assegnare compiti, condividere file, chattare sul lavoro e ricevere aggiornamenti sul progresso dei progetti. Planner è particolarmente utile per coordinare progetti e attività tra membri del team che possono essere situati in diverse località geografiche.

Offre funzionalità come bacheche per i compiti, grafici di avanzamento e la possibilità di integrarsi con altri strumenti Microsoft come Teams e To Do. Questo facilita la collaborazione e la comunicazione all'interno dei team, migliorando l'efficienza e la produttività.

Inoltre, Planner è accessibile sia da dispositivi mobili che da desktop, permettendo agli utenti di rimanere connessi e aggiornati sui loro compiti ovunque si trovino. Per ulteriori informazioni su come utilizzare Planner e per risorse formative, è possibile visitare il supporto di Microsoft.

L’esercizio consiste nella simulazione della creazione di un piano di lavoro per l’implementazione del sistema qualità ISO 9001 utilizzando Microsoft Planner. Lo studente dovrà organizzare le attività necessarie, assegnare responsabilità, stabilire scadenze e monitorare il progresso del piano.

In questa lezione vedremo come è stata sviluppata l'idea per la realizzazione di questo corso che è stata fatta oggetto di un piano di Microsoft Planner.

Prima di inserire qualsiasi tipo di contenuto all'interno di Planner è bene organizzare l'idea con le rispettive attività in ordine temporale.

Solo così si potrà giungere ad un'efficace pianificazione di qualsiasi tipo di lavoro o attività.

L’obiettivo di questo esercizio è guidare lo studente nella creazione e gestione di contenitori (o bucket) in Microsoft Planner per organizzare efficacemente le attività relative all’implementazione di un sistema qualità ISO 9001 in azienda. Attraverso questa attività, lo studente imparerà a strutturare un piano in Planner, suddividendo le attività in fasi o categorie per ottimizzare il monitoraggio e la gestione del progetto.

In questa lezione vedremo come dall'idea si è giunti ad elaborare i dettagli dell'argomento.

Alla fine di questa fase avremo contenuti logici anche dal punto di vista temporale da inserire nei contenitori e nelle attività di Planner che costituiscono ciascun contenitore tematico.

L’obiettivo dell’esercizio è imparare a creare, organizzare e gestire attività in Microsoft Planner al fine di supportare un piano di implementazione del sistema qualità ISO 9001 in azienda. Lo studente acquisirà competenze pratiche nell’utilizzo degli strumenti di Planner per suddividere il lavoro, monitorare il progresso e identificare le responsabilità.

Dopo aver ideato il piano e dettagliato l'idea in questa lezione vedremo come tutti i punti per realizzare questo corso, che sono una sequenza di attività e che quindi possono essere fatti oggetto di un piano, sono stati inseriti nei contenitori e nelle sottostanti attività di ciascuno all'interno di un piano aperto appositamente in Microsoft Planner.

L’obiettivo di questo esercizio è imparare a utilizzare Microsoft Planner per gestire efficacemente un piano relativo all’implementazione del sistema qualità ISO 9001 in azienda. L’esercizio si concentra sulla creazione di scadenze, l’assegnazione di responsabili, la preparazione di check list e l’aggiunta di allegati alle attività. Queste competenze permettono di strutturare un piano organizzativo chiaro e funzionale, garantendo il rispetto delle normative ISO 9001 e facilitando il monitoraggio dei progressi.

Si consiglia di leggere l'eBook e di svolgere gli esercizi con le diapositive di PowerPoint aperte in un'altra finestra (passare da una finestra all'altra con ALT+TAB)

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MICROSOFT PLANNER

CAPITOLO 1 – L’INTERFACCIA UTENTE DI MICROSOFT PLANNER

1. Riquadro di spostamento e area di contenuto

2. Pulsante “Crea piano” (Nuovo piano)

3. Visualizzazione della lista dei piani e aggiunta ai preferiti

4. Visualizzazione delle attività “Assegnate a me”

5. Visualizzazioni delle attività in griglia

6. Visualizzazione delle attività in colonne (Bacheca “Lavagna”)

7. Visualizzazioni delle attività nei grafici

8. Visualizzazioni delle attività nel Calendario (Schedule)

9. Aggiunta di membri al piano

10. Altre funzionalità

CAPITOLO 2 – LA CREAZIONE DI UN NUOVO PIANO

1. Apertura del pannello di creazione del piano

2. Assegnazione del nome e scelta del gruppo 365

3. Impostazione della privacy del piano. Pubblico o privato

4. Inserimento di nuovi utenti nel piano

5. Aggiunta di membri al piano

6. Creazione automatica del gruppo Office 365 alla creazione del piano

7. Cancellazione del gruppo 365 e del piano Planner

8. Creazione di un piano Planner da un gruppo Microsoft 365 esistente

9. Emails automatiche ai membri al momento della creazione del piano

10. Creazione automatica del sito SharePoint

11. Integrazione di Planner in SharePoint

12. Integrazione di Planner (Tasks) e To Do in Microsoft Teams

13. Integrazione di Planner in Microsoft To Do

14. Il blocco note del piano (OneNote integrato)

15. Integrazione automatica del piano Planner con OneDrive

16. Integrazione del calendario del piano Planner nel calendario di Outlook

17. Integrazione del piano Planner con PowerApps

CAPITOLO 3 - MODALITA’ E STRUMENTI DI VISUALIZZAZIONE DEL PIANO

1. Accesso all’applicazione Microsoft Planner

2. Visualizzare la lista dei piani a cui si partecipa

3. Il piano aperto in Planner (vista dettagliata di un progetto)

4. Il gruppo Microsoft 365 del piano Planner

5. La visualizzazione del piano in Outlook

6. La visualizzazione del piano in Teams

7. La visualizzazione delle attività del piano in Microsoft To Do

8. La visualizzazione del piano in SharePoint

9. La visualizzazione dei file allegati al piano in OneDrive

10. Il blocco note collegato al piano in OneNote

4. CONCLUSIONI

5. PIANO DI APPRENDIMENTO. 4 mesi (16 settimane - 1 ora al giorno)

a) Tabella moduli di apprendimento

b) Modello di autovalutazione settimanale

c) 90 Domande di ripasso e risposte esatte

SCORRI SOTTO PER L'ESERCIZIO STRUTTURARO LEGATO AL PARAGRAFO.

Ogni paragrafo ha la stessa struttura di quello che stai vedendo.

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4. Visualizzazione delle attività “Assegnate a me”

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALITÀ

La vista “Assegnate a me” di Planner (in inglese Assigned to Me) raccoglie tutte le attività assegnate all’utente corrente, provenienti da qualsiasi piano. Si tratta di una dashboard personale delle proprie task, che consente di non dover entrare in ciascun piano per vedere i propri compiti. In questa visualizzazione, le attività sono tipicamente elencate in forma di elenco o di schede ordinate per piano o per data. Ad esempio, vedrò in un unico elenco: “Task A (dal Piano X) – scadenza domani – non iniziata”, “Task B (dal Piano Y) – scadenza lunedì – in corso”, etc. La vista “Assegnate a me” fornisce opzioni per organizzare o filtrare queste attività: l’utente può raggrupparle per piano di provenienza, per progresso (Non iniziato/In corso/Completato) o per scadenza. In effetti, Planner offre la possibilità di applicare un raggruppamento per Progress anche in questa lista, così da avere ad esempio tre colonne: “Non iniziate”, “In corso”, “Completate”, che estendono in chiave personale concetti simili alla bacheca (questo è stato potenziato nel tempo per dare una sorta di mini-kanban personale). La vista “Assegnate a me” può essere considerata come una to-do list integrata: ogni elemento mostra il nome dell’attività, il piano di appartenenza (utile per il contesto), la scadenza e altri indicatori essenziali (priorità, etichette, se sono stati aggiunti commenti). Cliccando su una specifica attività da questa vista, si apre la finestra di dettaglio dell’attività (dove è possibile aggiornare lo stato, aggiungere commenti, checklist, allegati ecc.), esattamente come si farebbe aprendo l’attività dalla bacheca del suo piano. In sintesi, “Assegnate a me” è una vista trasversale su Planner che centralizza le attività dell’utente, permettendo di gestire il carico di lavoro personale in modo unificato.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

La vista delle attività assegnate a me è fortemente collegata all’app Microsoft To Do e ad altre esperienze unificate di task. Microsoft ha infatti integrato Planner con To Do in modo che tutte le attività di Planner assegnate a un utente compaiano anche nella categoria “Assigned to Me” di Microsoft To Do. Ad esempio, su To Do (sia versione desktop, mobile o web via Outlook) esiste una lista smart “Assegnate a me” che, se attivata, mostra esattamente le stesse voci della vista Planner (ossia i task di Planner assegnati all’utente). Questo significa che un utente può spuntare o aggiornare i propri task di Planner direttamente dall’app To Do o Outlook, e tali aggiornamenti si rifletteranno nel piano Planner corrispondente in tempo reale. Allo stesso modo, all’interno di Microsoft Teams, l’app “Attività” (Tasks by Planner and To Do) combina i task personali di To Do e quelli di Planner: nella sezione “Assegnati a me” di quest’app in Teams, l’utente vede i task di Planner assegnati e può gestirli senza uscire da Teams. In pratica, Planner funge da sorgente di dati per le altre applicazioni di task management personali. Non ci sono altre interazioni dirette in questa vista (ad esempio non si integra con Project, sebbene per gli utenti di Project for Web ora i task di Project assegnati appaiano anch’essi nella lista “Assigned to me” consolidando Planner e Project). Un’ulteriore interazione: la vista “Assegnate a me” di Planner può essere aggiunta al calendario Outlook come iCalendar feed analogamente a un piano (vedi punto 8): è possibile pubblicare un feed calendario delle proprie attività assegnate e poi sottoscriverlo in Outlook. Questo consente, per chi lo desidera, di vedere sul proprio calendario le scadenze di tutti i task personali. Nel complesso, la funzione “Assegnate a me” trascende i confini di Planner e appare in To Do, Outlook e Teams, offrendo un’esperienza integrata di task management personale across Microsoft 365.

c) RUOLI COINVOLTI

La vista “Assegnate a me” è personale e dipende esclusivamente dall’utente loggato. Ogni utente vedrà solo le proprie attività. Non esistono ruoli di amministratore o supervisore in questa vista: ad esempio, un manager non può aprire una sezione “assegnate a Marco” in Planner, a meno di accedere direttamente al Planner di Marco cosa non prevista (dovrebbe invece andare nei singoli piani e filtrare per assegnatario Marco). Quindi, solo l’utente stesso può vedere la propria lista aggregata. Membri, proprietari o guest: la vista includerà compiti assegnati all’utente indipendentemente dal suo ruolo nel piano. Se un guest esterno ha attività assegnate, anch’egli (autenticandosi nel tenant opportuno) potrà vedere quell’elenco – sebbene l’esperienza per guest sia limitata, i task assegnati al guest appariranno anche nella sua vista Assigned to me di To Do se il guest ha accesso a To Do (spesso i guest non hanno licenza per To Do, quindi in pratica potrebbero non avere quell’integrazione). Non c’è differenza di funzionamento tra proprietario di un piano e membro normale: se entrambi hanno tasks assegnati, li vedranno nelle rispettive viste personali. Da un punto di vista amministrativo, un Planner admin o Global admin non può accedere alle liste “assegnate a me” degli altri (la privacy è rispettata: i compiti sono all’interno dei piani e non c’è una dashboard manageriale multi-utente predefinita). In sintesi, la vista “Assegnate a me” è uguale per tutti gli utenti finali e riguarda solo loro stessi; il concetto di ruolo qui quasi scompare perché l’unica cosa importante è “a chi è assegnata l’attività”.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

Un esempio tipico: Luca, che lavora in un’azienda di consulenza, partecipa a 5 progetti diversi, ciascuno con un Piano Planner separato. Ogni project manager gli assegna delle attività nei rispettivi piani. Invece di controllare progetto per progetto, Luca apre al mattino la sezione “Assegnate a me”. Qui vede un elenco consolidato: “Preparare presentazione per Cliente X (dal piano Progetto X) – scadenza 5 luglio”, “Analizzare dati di vendita (dal piano Progetto Y) – scadenza 6 luglio”, “Revisionare capitolato (dal piano Progetto Z) – scadenza 10 luglio”, ecc., con indicatori che gli mostrano quali sono già in corso e quali non iniziate. Luca può decidere di ordinare per data per capire quale scade prima, oppure raggruppare per piano se vuole dedicare la mattina alle attività del Progetto X e il pomeriggio a quelle del Progetto Y. Man mano che completa un’attività, ad esempio “Preparare presentazione Cliente X”, la marca come Completata direttamente da questa vista. Automaticamente il task si sposta nella sezione completati e quel cambiamento è riportato nel piano originale del Progetto X. Nel frattempo, il suo responsabile (che è proprietario del piano Progetto X) vedrà quell’attività risultare completata nella bacheca del progetto. In parallelo, Luca ha anche l’app Microsoft To Do sul cellulare: mentre è in viaggio, apre To Do e sotto “Assegnate a me” vede le stesse attività e aggiunge una nota ad un task. Tornando in ufficio, la nota appare anche nel dettaglio attività su Planner. Questo scenario dimostra come la vista Assegnate a me aiuti il singolo dipendente a gestire in modo centralizzato tutte le attività su cui deve lavorare, senza perdersi tra vari progetti, e come sia sincronizzata con altri strumenti personali di produttività.

ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

? Obiettivo dell’esercizio

L’obiettivo di questo esercizio è imparare a utilizzare la sezione “Assegnate a me” di Microsoft Planner per monitorare in modo efficace tutte le attività personali distribuite nei vari piani. L’utente acquisirà competenze per accedere rapidamente alle attività assegnate, aggiornare lo stato di avanzamento, interagire con il team e sincronizzare le attività con altre app Microsoft 365 come To Do, Outlook e Teams. Verranno esplorati i ruoli coinvolti (membro, proprietario, guest) e le implicazioni operative. L’esercizio è pensato per migliorare la gestione individuale del lavoro, ridurre il rischio di dimenticanze e aumentare la produttività personale e di gruppo.

?️ PASSAGGI OPERATIVI

Accedere alla sezione “Assegnate a me” ➡️

1. Apri il browser e vai su https://tasks.office.com ?

2. Accedi con le credenziali Microsoft 365 aziendali ?

3. Nella schermata iniziale, osserva il riquadro di spostamento a sinistra ?

4. Clicca su “Assegnate a me” per aprire la sezione dedicata ?

5. Visualizza l’elenco delle attività assegnate nei vari piani ?

6. Ogni attività mostra il nome del piano, la scadenza e lo stato ⏳

7. Clicca su un’attività per aprire i dettagli ?

8. Aggiorna lo stato (non iniziata, in corso, completata) ?

9. Aggiungi commenti o allegati se necessario ?

10. Chiudi il pannello per tornare alla lista delle attività ?

Gestire le attività assegnate ➡️

1. Ordina le attività per scadenza, priorità o piano ?

2. Usa i filtri per visualizzare solo quelle urgenti o in ritardo ?

3. Clicca su “Completata” per archiviare un’attività ✅

4. Aggiungi una nota o un commento per aggiornare il team ?

5. Modifica la scadenza se necessario cliccando sul calendario ?

6. Assegna etichette per categorizzare le attività ?️

7. Visualizza il progresso nel piano cliccando su “Vai al piano” ?

8. Sincronizza le attività con Microsoft To Do automaticamente ?

9. Ricevi notifiche via email per le attività in scadenza ?

10. Pianifica una riunione Teams direttamente dall’attività ?

Interazioni con altre app Microsoft 365 ➡️

1. Apri Microsoft To Do per visualizzare le attività sincronizzate ?

2. Le attività assegnate in Planner appaiono nella lista “Assegnate a me” ?

3. Apri Outlook e vai su Calendario ?

4. Le attività con scadenza sono visibili come promemoria ?

5. Apri Microsoft Teams e accedi al canale del piano ?

6. Clicca sulla scheda Planner per visualizzare le attività assegnate ?

7. Commenta o aggiorna lo stato direttamente da Teams ✏️

8. Ricevi notifiche in Teams per modifiche alle attività ?

9. Usa la funzione “@menzione” per coinvolgere colleghi ?

10. Tutte le modifiche sono sincronizzate in tempo reale tra le app ?

? SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

? Gestione delle attività individuali in un team di progetto

Un membro del team lavora su più progetti contemporaneamente. Utilizza la sezione “Assegnate a me” per tenere traccia delle attività ricevute, aggiornare lo stato e comunicare con i colleghi.

? Accesso alle attività personali

· Comando: “Assegnate a me” → visualizza tutte le attività assegnate

· Spiegazione: consente di avere una visione centralizzata del proprio lavoro.

? Aggiornamento dello stato

· Comando: clic sull’attività → modifica stato e commenti

· Spiegazione: permette di tenere informato il team sull’avanzamento.

? Sincronizzazione con To Do

· Comando: apri To Do → lista “Assegnate a me”

· Spiegazione: facilita la gestione personale delle attività anche da mobile.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando/Accesso/Funzione (in tabella nel testo dell'eBook)

Assegnate a me

Riquadro di spostamento

Visualizza attività personali

Filtri

In alto nella lista attività

Mostra attività per criterio

Vai al piano

Dettagli attività

Accede al piano di origine

Commenti

Dettagli attività

Comunica con il team

Etichette

Dettagli attività

Categorizza visivamente

Modifica scadenza

Calendario attività

Aggiorna la data

Completata

Stato attività

Archivia l’attività

Planner in Teams

Canale Teams > Scheda Planner

Visualizza e modifica attività

To Do

App Microsoft To Do

Sincronizza attività personali

Outlook

Calendario

Visualizza promemoria attività

? VANTAGGI PER LA PRODUTTIVITÀ

✅ Centralizzazione delle attività personali

? Sincronizzazione automatica con To Do e Outlook

? Monitoraggio visivo dello stato delle attività

? Navigazione semplificata tra i piani

? Personalizzazione con etichette e filtri

? Risparmio di tempo nella gestione quotidiana

? Pianificazione efficace delle scadenze

? Controllo individuale delle attività

? Maggiore responsabilizzazione del team

? Riduzione del rischio di dimenticanze

? IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

· Gestione delle attività settimanali
Visualizza tutte le attività assegnate per la settimana e pianifica le priorità.

· Supporto a più progetti
Monitora le attività ricevute da diversi team senza dover aprire ogni piano.

· Preparazione a riunioni
Consulta le attività assegnate prima di una riunione per aggiornare lo stato.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1. Dove si trova la sezione “Assegnate a me”?

2. Come si aggiorna lo stato di un’attività?

3. Come si sincronizzano le attività con To Do?

4. Come si filtrano le attività per scadenza?

5. Come si accede al piano di origine di un’attività?

6. Come si aggiungono commenti a un’attività?

7. Come si modifica la scadenza di un’attività?

8. Come si categorizzano le attività con etichette?

9. Come si visualizzano le attività in Outlook?

10. Quali vantaggi offre la sezione “Assegnate a me”?

? RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a utilizzare la sezione “Assegnate a me” di Microsoft Planner per monitorare e gestire le attività personali. Hai esplorato i passaggi per accedere alla lista, aggiornare lo stato, comunicare con il team e sincronizzare le attività con To Do, Outlook e Teams. Hai compreso i ruoli coinvolti e come questa funzionalità migliora la produttività individuale. Attraverso scenari pratici e comandi chiave, hai acquisito competenze per applicare questa funzione in contesti aziendali reali. Le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le conoscenze e a prepararti per un utilizzo efficace e strategico dello strumento.

Si consiglia di leggere l'eBook e di svolgere gli esercizi con le diapositive di PowerPoint aperte in un'altra finestra (passare da una finestra all'altra con ALT+TAB)

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MICROSOFT PLANNER

CAPITOLO 1 – L’INTERFACCIA UTENTE DI MICROSOFT PLANNER

1. Riquadro di spostamento e area di contenuto

2. Pulsante “Crea piano” (Nuovo piano)

3. Visualizzazione della lista dei piani e aggiunta ai preferiti

4. Visualizzazione delle attività “Assegnate a me”

5. Visualizzazioni delle attività in griglia

6. Visualizzazione delle attività in colonne (Bacheca “Lavagna”)

7. Visualizzazioni delle attività nei grafici

8. Visualizzazioni delle attività nel Calendario (Schedule)

9. Aggiunta di membri al piano

10. Altre funzionalità

CAPITOLO 2 – LA CREAZIONE DI UN NUOVO PIANO

1. Apertura del pannello di creazione del piano

2. Assegnazione del nome e scelta del gruppo 365

3. Impostazione della privacy del piano. Pubblico o privato

4. Inserimento di nuovi utenti nel piano

5. Aggiunta di membri al piano

6. Creazione automatica del gruppo Office 365 alla creazione del piano

7. Cancellazione del gruppo 365 e del piano Planner

8. Creazione di un piano Planner da un gruppo Microsoft 365 esistente

9. Emails automatiche ai membri al momento della creazione del piano

10. Creazione automatica del sito SharePoint

11. Integrazione di Planner in SharePoint

12. Integrazione di Planner (Tasks) e To Do in Microsoft Teams

13. Integrazione di Planner in Microsoft To Do

14. Il blocco note del piano (OneNote integrato)

15. Integrazione automatica del piano Planner con OneDrive

16. Integrazione del calendario del piano Planner nel calendario di Outlook

17. Integrazione del piano Planner con PowerApps

CAPITOLO 3 - MODALITA’ E STRUMENTI DI VISUALIZZAZIONE DEL PIANO

1. Accesso all’applicazione Microsoft Planner

2. Visualizzare la lista dei piani a cui si partecipa

3. Il piano aperto in Planner (vista dettagliata di un progetto)

4. Il gruppo Microsoft 365 del piano Planner

5. La visualizzazione del piano in Outlook

6. La visualizzazione del piano in Teams

7. La visualizzazione delle attività del piano in Microsoft To Do

8. La visualizzazione del piano in SharePoint

9. La visualizzazione dei file allegati al piano in OneDrive

10. Il blocco note collegato al piano in OneNote

4. CONCLUSIONI

5. PIANO DI APPRENDIMENTO. 4 mesi (16 settimane - 1 ora al giorno)

a) Tabella moduli di apprendimento

b) Modello di autovalutazione settimanale

c) 90 Domande di ripasso e risposte esatte

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo molte delle possibili interazioni tra Planner e le altre applicazioni di Office 365.

E' soltanto infatti facendole interagire tra loro che si può ottenere, non solo da Planner, il 100% delle loro potenzialità in termini di produttività ed organizzazione aziendale.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Microsoft Planner è un'applicazione versatile che si integra perfettamente con altre applicazioni di Microsoft 365 per migliorare la collaborazione e la gestione dei progetti. Con Planner, è possibile creare piani, assegnare compiti e collaborare con i membri del team, il tutto all'interno di un'interfaccia utente intuitiva. L'integrazione con Microsoft Teams consente agli utenti di visualizzare e gestire le attività di Planner direttamente dall'app Teams, facilitando la collaborazione in tempo reale. Inoltre, le attività possono essere visualizzate e gestite anche attraverso Microsoft To-Do e l'app Attività in Teams, offrendo una visione unificata delle attività personali e di gruppo.

L'interoperabilità tra Planner e Outlook permette agli utenti di aggiungere compiti di Planner come eventi nel calendario di Outlook, aiutando a tenere traccia delle scadenze e degli impegni. I file associati ai piani di Planner sono memorizzati in SharePoint, consentendo un facile accesso e condivisione dei documenti all'interno del team. Questa integrazione garantisce che tutte le risorse siano centralizzate e facilmente accessibili, migliorando l'efficienza e la produttività.

In sintesi, Microsoft Planner funge da ponte tra le varie applicazioni di Microsoft 365, migliorando la gestione dei progetti e la collaborazione tra i membri del team. Che si tratti di progetti semplici o complessi, Planner e le altre applicazioni Microsoft 365 offrono gli strumenti necessari per pianificare, eseguire e tracciare il lavoro in modo efficace.

SOMMARIO DELL'ESERCIZIO

1. Descrizione dell’oggetto dell’esercizio

Lo scopo dell’esercizio è simulare l’implementazione del sistema qualità ISO 9001 in un contesto aziendale, utilizzando Microsoft Planner e altre applicazioni Microsoft per ottimizzare la gestione del lavoro. L’obiettivo primario è comprendere e mettere in pratica le capacità di integrazione tra Microsoft Planner e le applicazioni Microsoft principali per favorire la collaborazione, la condivisione delle informazioni e il monitoraggio del progresso.

2. Steps da seguire con indicazione dei comandi di Microsoft Planner da utilizzare (con molti sottopunti)

2.1 - Integrazione con Microsoft Teams

2.2 - Integrazione con Microsoft SharePoint

2.3 - Integrazione con Microsoft Outlook

2.4 - Integrazione con Microsoft OneNote

2.5 - Integrazione con Microsoft To Do

2.6 - Integrazione con Microsoft OneDrive

2.7 - Integrazione con Microsoft Power BI

3. Domande di autovalutazione

4. Applicazione in un contesto aziendale reale

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione procederemo ad una panoramica generale sull'interfaccia dell'applicazione vedendo rapidamente, e rinviando per gli approfondimenti alle successiva sezione, le principali funzionalità e i pulsanti che ad esse sono dedicati.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Microsoft Planner è uno strumento di gestione dei progetti che offre un'interfaccia utente intuitiva e versatile, consentendo ai team di organizzare e pianificare compiti con facilità. L'interfaccia è progettata per essere semplice ma potente, fornendo una visione chiara delle attività e delle scadenze.

Gli utenti possono creare piani, assegnare compiti, impostare scadenze e aggiornare lo stato delle attività in tempo reale. La collaborazione è semplificata grazie alla possibilità di allegare file, condividere note e comunicare con i membri del team all'interno della stessa piattaforma.

Inoltre, Microsoft Planner si integra perfettamente con altri strumenti di Office 365, come Outlook e Teams, rendendo la gestione dei progetti un'esperienza fluida e connessa.

Con funzionalità come l'accesso guest, Planner estende la collaborazione anche a persone esterne all'organizzazione, permettendo loro di visualizzare e interagire con il piano.

Questa flessibilità rende Microsoft Planner uno strumento essenziale per la gestione dei progetti in un ambiente di lavoro moderno e dinamico.

Esempio di piano Planner da cui prendere spunto.

Spediscimi la tua mail per essere inserito/a nel mio account Office 365 e navigare questi contenuti compreso il piano "Cardiology Congress".

Esempio di piano Planner da cui prendere spunto.

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Esempio di piano Planner da cui prendere spunto.

Spediscimi la tua mail per essere inserito/a nel mio account Office 365 e navigare questi contenuti compreso il piano "Cardiology Congress".

Esempio di piano Planner da cui prendere spunto.

Spediscimi la tua mail per essere inserito/a nel mio account Office 365 e navigare questi contenuti compreso il piano "Cardiology Congress".

Esempio di piano Planner da cui prendere spunto.

Spediscimi la tua mail per essere inserito/a nel mio account Office 365 e navigare questi contenuti compreso il piano "Cardiology Congress".

IMPOSTAZIONI OFFICE 365 PER GESTIRE AL MEGLIO IL PIANO

In questo corso simuleremo la costruzione di un piano per gestire un'evento congressuale di cardiologia.

In questa sezione vedremo come, prima di andare a dettagliare le attività precongressuale, congressuale e postcongressuale in Planner, sia necessario organizzare gli attori dell'evento all'interno dell'account Office 365 in termini di utenti, gruppi, caselle mail condivise.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come aprire da zero un piano in Microsoft Planner.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

Esercizio

1. APRI UN PIANO PLANNER:

- dai un nome;

- scrivi una descrizione;

- scegli se pubblico e privato;

- inserisci tre contenitori in base all'argomento del tuo piano (o più se vuoi);

- per ogni contenitore inserisci due attività (o più se vuoi).

2. PER OGNI ATTIVITA':

-  assegnala ad almeno due membri (sempre anche a te in modo da ritrovare tutto in To Do);

- aggiungi un'etichetta del colore che vuoi;

- determina stato, priorità, data inizio, data fine, se si ripete o meno nel tempo;

- scrivi una breve descrizione dell'attività da svolgere;

- fai un check list nell'elenco di controllo esplodendola in sotto attività;

- inserisci tre allegati: una dal tuo PC, uno dai file del team (li devi avere in One Drive) ed un collegamento ad un sito esterno in argomento;

- scrivi un commento all'attività @menzionando almeno una persona.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Per iniziare a utilizzare Microsoft Planner e aprire un nuovo piano, è necessario accedere a Planner e selezionare l'opzione per creare un nuovo piano.

Questo processo comporta la creazione di un gruppo di Microsoft 365, che facilita la collaborazione attraverso diverse applicazioni come OneNote, Outlook e OneDrive.

Quando si crea un piano, si ha la possibilità di nominarlo e decidere se sarà visibile a tutti all'interno dell'organizzazione o solo ai membri aggiunti al piano. È importante notare che la visibilità del piano corrisponde a quella del gruppo di Microsoft 365 associato: un piano pubblico sarà accessibile a tutti gli utenti dell'organizzazione, mentre un piano privato sarà limitato ai soli membri.

Dopo aver configurato le impostazioni di base, si possono aggiungere attività al piano, assegnare scadenze e responsabilità, e organizzare il lavoro in bucket per fasi o tipi di attività. Planner offre anche la possibilità di aggiungere dettagli alle attività, come descrizioni, elenchi di controllo e allegati, che possono essere file, link o documenti di SharePoint associati al gruppo.

Inoltre, è possibile definire etichette colorate per categorizzare e ordinare le attività in base a criteri specifici.

SOMMARIO DELL'ESERCIZIO

1) Descrizione dell’oggetto dell’esercizio

L’obiettivo di questo esercizio è simulare l’apertura di un piano in Microsoft Planner per gestire l’implementazione di un sistema qualità conforme alla norma ISO 9001. L’esercizio si concentra sull’esplorazione delle interazioni che avvengono nei diversi strumenti della suite Microsoft 365 a seguito della creazione del piano. Lo studente avrà modo di comprendere come questi strumenti agiscano in sinergia per supportare il lavoro collaborativo all’interno di un’azienda. Nota: non sono richiesti dettagli sull’organizzazione di contenitori o attività specifiche nel piano.

2) Steps da seguire con indicazione dei comandi di Microsoft Planner da utilizzare (verifica gli accadimenti) (con molti sottopunti)

- Cosa accade nell’ambiente di amministrazione all’apertura del piano

- Cosa accade in Teams all’apertura del piano

- Cosa accade in Share Point all’apertura del piano

- Cosa accade in One Drive all’apertura del piano

- Cosa accade in OneNote all’apertura del piano

- Cosa accade in Outlook all’apertura del piano

3) Domande di autovalutazione

4) Come utilizzare quanto appreso in un contesto aziendale reale

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come integrare un piano di Planner in Share Point di modo che sia raggiungibile direttamente da lì senza abbandonare il sito.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

Esercizio

Segui tutti i passaggi della lezione ed integra il tuo piano in Share Point fino a poterlo vedere anche da lì.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Per integrare un piano di Microsoft Planner in SharePoint, è possibile creare piani collegati a gruppi di Microsoft 365, che sono automaticamente associati a siti SharePoint pertinenti.

Quando si aggiungono allegati da un computer, tutti i file vengono memorizzati per impostazione predefinita nel sito SharePoint associato.

È possibile verificare il sito SharePoint associato tramite Planner per il web, aprendo il piano, cliccando sui tre puntini e selezionando File o Siti per accedere al sito SharePoint. Inoltre, è possibile visualizzare lo stato dei progetti su un sito SharePoint aggiungendo il Web Part di Planner alla pagina SharePoint e mostrando il grafico dello stato.

Si noti che è possibile aggiungere solo piani collegati allo stesso gruppo Office 365, non tutti i piani. È possibile aggiungere un piano in un Web Part di Planner.

Come soluzione alternativa, per aggiungere collegamenti a piani diversi in un unico Web Part, si può aggiungere il Web Part di testo, digitare il nome del piano e inserire l'URL del piano come collegamento ipertestuale.

L’obiettivo dell’esercizio è simulare l’integrazione di un piano Microsoft Planner all’interno di un sito SharePoint aziendale, in un contesto di implementazione del sistema qualità ISO 9001. Lo studente apprenderà come collegare e sincronizzare Planner e SharePoint, in modo che le informazioni del piano siano facilmente accessibili ai membri del team attraverso il sito, senza entrare nei dettagli relativi alla creazione di contenitori, attività o dettagli delle attività.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come integrare un piano di Planner in Microsoft Teams al fine poterlo raggiungere da lì mentre magari stiamo chattando o facendo una videoconferenza per lavoro.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

Esercizio

Segui tutti i passaggi della lezione ed integra il tuo piano in Teams fino a poterlo vedere anche da lì.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Per integrare un piano di Microsoft Planner in Microsoft Teams, è possibile seguire alcuni passaggi chiave. Innanzitutto, è necessario avere accesso a Microsoft Teams e a Microsoft Planner.

Una volta assicurato l'accesso, si può procedere aggiungendo Planner come una scheda all'interno di un canale di Teams. Questo permette di visualizzare e gestire i piani di Planner direttamente dall'interfaccia di Teams, facilitando la collaborazione e la comunicazione tra i membri del team.

È possibile creare un nuovo piano o integrare un piano esistente selezionando l'opzione corrispondente quando si aggiunge la scheda di Planner. Inoltre, è importante configurare le impostazioni di privacy e i permessi per assicurarsi che tutti i membri del team abbiano il livello di accesso appropriato.

Una volta aggiunto il piano di Planner a Teams, i membri del team possono aggiungere e assegnare compiti, impostare scadenze e monitorare il progresso del progetto direttamente dall'app Teams.

Questo processo di integrazione migliora l'efficienza e la produttività, centralizzando le risorse e le attività in un unico luogo accessibile.

L’esercizio ha l’obiettivo di guidare lo studente nell’integrazione di un piano Microsoft Planner all’interno di Microsoft Teams, simulando un contesto aziendale in cui si deve implementare il sistema di gestione della qualità ISO 9001. Lo studente apprenderà come utilizzare Microsoft Planner in maniera sincronizzata all’interno di un team su Teams, senza creare nuovi piani o modificare l’organizzazione interna del Planner.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come impostare l'ambiente SWAY con cui si fanno presentazioni rapide in ordine al programma della cena di gala a chiusura dell'evento congressuale.

In una successiva lezione vedremo più approfonditamente il Piano dal punto di vista di SWAY.

Esercizio

Apri Microsoft Sway e prova ad impostare una semplice presentazione in ordine all'argomento che preferisci o che ti è utile sul lavoro. La presentazione, come qualsiasi altro oggetto in Office 365, potrà essere condivisa con utenti interni o esterni all'organizzazione (account).

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Microsoft Sway è un'applicazione innovativa parte della famiglia Microsoft Office che permette di creare e condividere report interattivi, storie personali, presentazioni e molto altro ancora.

Questo strumento è progettato per essere intuitivo e facile da usare, consentendo agli utenti di aggiungere testo, immagini e contenuti multimediali vari, che Sway organizza automaticamente in un layout accattivante e professionale.

Con Sway, non è necessario essere esperti di design grafico per produrre contenuti dall'aspetto professionale; il suo motore di progettazione integrato si occupa di ottimizzare la presentazione dei contenuti.

Inoltre, Sway facilita la condivisione delle creazioni: è possibile condividere i propri Sway con chiunque via web, anche con coloro che non dispongono di un account Microsoft, semplicemente inviando un link.

La piattaforma è accessibile gratuitamente a chiunque abbia un account Microsoft, come Hotmail, Live o Outlook.com, e offre funzionalità avanzate agli abbonati di Microsoft 365.

Sway si adatta perfettamente a una varietà di scopi, sia che si tratti di creare una newsletter per un'organizzazione, una presentazione per la scuola o il lavoro, o semplicemente per raccontare una storia personale con un album fotografico digitale.

La sua interfaccia flessibile e dinamica si adatta a qualsiasi dispositivo, garantendo che le presentazioni siano sempre visualizzate nel miglior modo possibile.

L’obiettivo dell’esercizio è simulare l’integrazione di un piano creato in Microsoft Planner all’interno di Microsoft Sway, al fine di presentare il sistema qualità ISO 9001 ai clienti aziendali. Lo studente dovrà concentrarsi sulla forma di integrazione e presentazione, senza entrare nel dettaglio della creazione del piano, dei contenitori o delle singole attività.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come integrare il Piano Planner in One Drive in modo da poter disporre rapidamente di tutti i files relativi all'organizzazione dell'evento congressuale di cardiologia.

I files, come qualsiasi altro oggetto in Office 365, potranno essere condivisi con utenti interni o esterni all'organizzazione (account).

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

Esercizio

Fai in modo che a OneDrive si possa accedere direttamente da teams creando un link nelle schede in alto (icona +).

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

L'integrazione di un piano di Microsoft Planner in Microsoft OneDrive può essere un processo che migliora l'efficienza e la collaborazione all'interno di un team.

Microsoft Planner è uno strumento di gestione dei progetti che consente agli utenti di creare piani, assegnare compiti, condividere file e ricevere aggiornamenti sul progresso dei lavori. Quando si integra Planner con OneDrive, gli utenti possono beneficiare di una gestione dei file più fluida e di un accesso diretto ai documenti associati ai compiti del piano.

Questo permette una maggiore sincronizzazione tra i membri del team, poiché tutti i documenti rilevanti sono facilmente accessibili e aggiornabili in tempo reale. Inoltre, l'integrazione con OneDrive offre la possibilità di sfruttare le funzionalità di collaborazione e condivisione di file di OneDrive, come la co-autoria in tempo reale e le autorizzazioni avanzate per i file.

Questo assicura che i membri del team possano lavorare insieme sui documenti senza dover gestire versioni multiple o conflitti di file. Per iniziare l'integrazione, è necessario avere un account Microsoft 365 con accesso a Planner e OneDrive.

Dopo aver creato un piano in Planner, gli utenti possono collegare i file di OneDrive direttamente alle attività del piano, rendendo i documenti parte integrante del flusso di lavoro del progetto. Questo processo non solo semplifica la gestione dei documenti ma anche aiuta a mantenere un registro organizzato delle modifiche e delle versioni dei file.

L'integrazione di Planner e OneDrive è un esempio di come le soluzioni di Microsoft possano lavorare insieme per fornire un'esperienza utente più coesa e produttiva. Con l'evoluzione continua delle tecnologie cloud e la crescente importanza della collaborazione digitale, l'integrazione tra diversi strumenti di produttività diventa sempre più fondamentale per il successo dei progetti e delle organizzazioni.

L’obiettivo di questo esercizio è simulare un’attività aziendale che richiede la sincronizzazione di file su OneDrive con gli allegati delle attività di Microsoft Planner. L’azienda immaginaria sta implementando il sistema qualità ISO 9001 e desidera presentare ai propri clienti la gestione dei documenti e la condivisione ordinata delle informazioni, mostrando come i file correlati a processi o attività siano facilmente accessibili e sincronizzati in tempo reale.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come integrare il Piano Planner in OneNote in modo da poter disporre rapidamente di tutti gli appunti relativi all'organizzazione dell'evento congressuale di cardiologia.

Le note (ma anche le pagine e lezioni che le contengono) come qualsiasi altro oggetto in Office 365, potranno essere condivise con utenti interni o esterni all'organizzazione (account).

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

Esercizio

All'apertura del piano si è creato un blocco note automaticamente con lo stesso nome del piano. E' completamente vuoto:

- scrivi i contenitori del piano sotto forma di sezioni;

- in ogni sezioni crea tante pagine quante sono le sotto attività del contenitore del piano;

- condividi i contenuti con almeno die persone;

- gestisci le informazioni con contenuti e link esterni all'argomento.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

L'integrazione di un piano di Microsoft Planner in Microsoft OneNote può essere un ottimo modo per migliorare la gestione dei progetti e la collaborazione all'interno di un team.

Microsoft Planner offre una soluzione intuitiva per la creazione di piani, l'assegnazione di compiti e la collaborazione, mentre OneNote fornisce uno spazio flessibile per prendere appunti e organizzare informazioni. Per integrare i due, si può iniziare aggiungendo attività in Planner e poi collegarle a OneNote per un accesso rapido alle note correlate.

È possibile anche utilizzare le funzionalità di Planner per assegnare compiti e scadenze, e poi tracciare il progresso direttamente all'interno di OneNote. Inoltre, con le recenti integrazioni, è possibile visualizzare e gestire le attività di Planner direttamente dall'app Attività in Teams, offrendo una visione più ampia dei progetti in corso.

Questo tipo di integrazione aiuta a mantenere tutte le informazioni importanti in un unico posto, facilitando la gestione del lavoro e migliorando la produttività del team. Per ulteriori dettagli su come gestire le attività in Planner e le opzioni di integrazione disponibili, si possono consultare le risorse fornite dal supporto tecnico Microsoft.

L’obiettivo di questo esercizio è imparare a sincronizzare i contenuti del piano Microsoft Planner con Microsoft OneNote per creare una documentazione efficace e ben organizzata. L’attività si svolge nel contesto ipotetico di un’azienda che sta implementando il sistema di qualità ISO 9001 e vuole presentarlo ai clienti. Lo studente apprenderà come trasferire informazioni chiave da Planner a OneNote per assicurare una comunicazione chiara e professionale.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo tutti i passaggi per sincronizzare il calendario di Planner (si crea automaticamente inserendo le scadenze sulle singole attività) con quello di Outlook in modo da poter vedere in quella sede anche le scadenze del piano avendo anche la possibilità di selezionarle e vedere soltanto quelle.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

Esercizio

Segui i passaggi della lezione ed integra il calendario del tuo piano in Outlook. Ricorda che per vedere le attività devono essere state assegnate a te (come in To Do).

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

L'integrazione del calendario di Microsoft Planner in Microsoft Outlook è una funzionalità che permette agli utenti di avere una visione unificata delle loro attività e scadenze. Questo processo può essere realizzato creando un collegamento di pubblicazione nel Planner e aggiungendo il piano al calendario di Outlook.

Una volta pubblicato il piano, è possibile aggiungere le attività di Planner al calendario di Outlook cliccando su "Aggiungi a Outlook" o copiando il collegamento iCalendar e importandolo in qualsiasi software di calendario. È importante notare che, sebbene il calendario di Planner venga aggiunto a Outlook, potrebbe non sincronizzare automaticamente le modifiche apportate alle date nel Planner.

Per assicurarsi che le modifiche siano riflesse in Outlook, gli utenti potrebbero dover ripetere il processo di aggiunta del piano al calendario di Outlook ogni volta che viene effettuata una modifica.

Tuttavia, questa procedura fornisce una soluzione pratica per visualizzare le scadenze dei progetti e le sovrapposizioni tra di essi all'interno di Outlook.

L’obiettivo dell’esercizio è imparare a integrare manualmente il calendario del piano creato in Microsoft Planner con il calendario di Outlook. La simulazione si basa su un caso aziendale: l’implementazione di un sistema qualità ISO 9001 che l’azienda intende presentare ai clienti. Lo studente dovrà eseguire i passaggi necessari per sincronizzare i calendari e riflettere su come questa integrazione possa essere utile in un contesto aziendale reale.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come integrare L'APP Training for Office di PowerApps già pronta all'uso (è un modello) anche con Planner.

Questo ci darà la possibilità di assegnare attività direttamente da smartphone.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

Esercizio

Segui i passaggi della lezione ed integra l'APP Training For Office al tuo ambiente Office 365. Il collegamento a Planner avverrà di conseguenza.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

L'integrazione di Microsoft Planner con Power Apps offre un potente strumento per migliorare la gestione dei progetti e la produttività in ufficio. Attraverso l'utilizzo dei connettori di Planner in Power Automate e Power Apps, è possibile automatizzare la creazione e l'aggiornamento dei compiti, aggiungere allegati, descrizioni, checklist e riferimenti.

Questo processo non solo semplifica il flusso di lavoro ma permette anche una maggiore collaborazione tra i membri del team. Ad esempio, è possibile configurare un'app Power Apps per triage rapidamente le email di Outlook in piani utilizzando Microsoft Planner, selezionare un piano e un bucket da liste a discesa o crearne di nuovi utilizzando il connettore di Planner e le funzioni di Power App.

Inoltre, la creazione di un task in Planner con nome, descrizione, assegnatario e data di scadenza direttamente dal form di PowerApps, e la visualizzazione del task nell'app web di Planner, rende il processo estremamente efficiente.

SINTESI DELL'ESERCIZIO

1) Descrizione dell’oggetto dell’esercizio

In questo esercizio, lo studente imparerà come sincronizzare il piano Microsoft Planner con l’applicazione Microsoft PowerApps "Training for Office". Il contesto è quello di un’azienda che sta implementando il sistema qualità ISO 9001 e desidera presentarlo ai clienti in modo professionale anche tramite dispositivi mobili. Lo scopo è acquisire competenze utili per gestire piani organizzativi e migliorare l’efficienza aziendale.

2) Steps da seguire con indicazione dei comandi di Microsoft Planner (con molti sottopunti

Passo 1: Preparazione all’integrazione

Passo 2: Configurazione di PowerApps

Passo 3: Sincronizzazione dei dati

Passo 4: Personalizzazione delle opzioni

Passo 5: Presentazione ai clienti

3) Domande di autovalutazione

4) Come utilizzare quanto appreso in un contesto aziendale reale

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come utilizzare i tags automatici (es, richiamo di un gruppo Office 365) e quelli costruiti manualmente all'occorrenza (es. attori cena di gala: operatore agenzia eventi, catering, interpreti, etc.).

Richiamandoli in un messaggio comporterà il ricevimento di una notifica parte di coloro che sono stati inseriti nel gruppo, cioè nel tag.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

Esercizio

Crea due tags trasversali con almeno due utenti ciascuno e dà loro un nome che identifichi bene del gruppo a cui si scrive richiamando quei tags.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

I tag in Microsoft 365 sono etichette o identificatori che possono essere assegnati a diversi elementi all'interno dell'ecosistema di Microsoft 365 per facilitare la gestione, la ricerca e l'organizzazione delle informazioni.

Questo processo consente di semplificare la ricerca, l'ordinamento, il filtro e la gestione delle immagini. In Microsoft Defender per Office 365, i tag degli utenti servono come identificatori per gruppi specifici di utenti, aiutando a proteggere gli account ad alto impatto attraverso l'identificazione di account prioritari o la creazione di tag personalizzati per segmentare gli utenti in base a vari criteri.

In Microsoft Teams, i tag permettono di raggiungere rapidamente un gruppo di persone contemporaneamente, categorizzandole in base a ruolo, progetto, competenza, formazione o posizione, facilitando così la comunicazione e la collaborazione all'interno dei team.

SOMMARIO DELL'ESERCIZIO

1) Descrizione dell’oggetto dell’esercizio

L’obiettivo di questo esercizio è imparare a utilizzare i Tag nelle applicazioni di Microsoft 365, sia quelli generati automaticamente che quelli creati manualmente. I Tag sono strumenti utili per organizzare, filtrare e trovare informazioni in applicazioni come Microsoft Teams, Outlook, e SharePoint. Attraverso questo esercizio, lo studente acquisirà competenze pratiche nell’applicazione dei Tag per migliorare la gestione di progetti e attività.

2) Steps da seguire (con molti sottopunti)

- Tag automatici;

- Tag creati manualmente.

3) Domande di autovalutazione

4) Come utilizzare quanto appreso in un contesto aziendale reale

In questa lezione vedremo come rafforzare i collegamenti tra Planner e le altre applicazioni al fine di gestire al meglio l'evento congressuale più di quanto non sia già avvenuto di default o con operazioni strutturate, come la sincronizzazione dei calendari di Planner e Outlook.

Andremo cioè a creare dei links che rinviano da un ambiente all'altro per poter fruire ancora più rapidamente di tutti i contenuti del piano e quindi lavorare al meglio.

SOMMARIO DELL'ESERCIZIO

1. Descrizione dell’oggetto dell’esercizio

L'esercizio si propone di insegnare allo studente come creare collegamenti a oggetti di un'applicazione Microsoft 365 (ad esempio file, documenti, eventi o dati) per utilizzarli efficacemente in altre applicazioni della suite. Questo processo migliora la condivisione e l'interoperabilità tra le diverse applicazioni, favorendo una maggiore efficienza nelle attività lavorative quotidiane. Al termine dell'esercizio, lo studente sarà in grado di integrare i contenuti di Microsoft Excel, Word, Outlook, Teams e SharePoint in contesti multi-applicativi.

2. Steps da seguire con indicazione dei comandi delle applicazioni da utilizzare

Esempio 1: Collegare un documento Word a una presentazione PowerPoint

Esempio 2: Creare un collegamento da Excel a Teams

Esempio 3: Collegare un evento di Outlook a un documento Word

Esempio 4: Integrare un file SharePoint in Excel

Esempio 5: Collegare una registrazione di Teams a una pagina SharePoint

3. Domande di autovalutazione

4. Come utilizzare quanto appreso in un contesto aziendale reale

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione verrà illustrato il mondo Microsoft 365 fatto da un insieme di applicazioni pensate per la produttività e l'organizzazione aziendali.

Si porrà essenzialmente l'attenzione sulle connessioni che è possibile creare tra di loro perché possano dare il 100% delle loro potenzialità.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA  ARGOMENTO

La console Microsoft 365 è un potente strumento che fa parte dell'ecosistema Microsoft, progettato per aiutare gli utenti e le organizzazioni a gestire le loro attività e servizi all'interno della suite Microsoft 365.

Questa console offre una varietà di funzionalità che permettono di amministrare e configurare i vari prodotti Microsoft, come Office 365, Windows 10 e i servizi Enterprise Mobility + Security. Attraverso un'interfaccia intuitiva e user-friendly, gli amministratori possono facilmente navigare tra le diverse sezioni per monitorare lo stato dei servizi, gestire gli utenti e le licenze, configurare le impostazioni di sicurezza e privacy, e molto altro ancora.

La console Microsoft 365 è quindi uno strumento essenziale per garantire il corretto funzionamento e la sicurezza dell'ambiente di lavoro digitale nelle organizzazioni moderne.

Con la sua capacità di integrarsi con altri servizi Microsoft e di fornire report dettagliati, la console Microsoft 365 si rivela un alleato fondamentale per gli amministratori IT che desiderano ottimizzare l'efficienza operativa e promuovere un ambiente di lavoro collaborativo e produttivo.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione verrà esplorato il pannello di amministrazione di Office 365, vale a dire l'ambiente da cui si gestisce ogni aspetto dell'account: utenti, gruppi, ospiti, caselle mail condivise, abbonamenti, permessi, ruoli degli amministratori .... etc.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

Esercizio

ESPLORA IL PANNELLO DI AMMINISTRAZIONE

Trova la voce centro messaggi in cui Microsoft tutti i giorni annuncia novità di imminente entrata a regime.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Il pannello di amministrazione di Microsoft 365 è una piattaforma potente e versatile che offre agli amministratori IT la possibilità di gestire efficacemente le applicazioni, i servizi, i dati e gli utenti all'interno dell'organizzazione. Attraverso un'interfaccia intuitiva e personalizzabile, gli amministratori possono accedere a un'ampia gamma di strumenti che consentono di configurare e monitorare i vari aspetti dei servizi Microsoft 365, garantendo così una gestione IT semplificata e ottimizzata. Con funzionalità quali l'aggiunta e la gestione degli utenti, la reimpostazione delle password, la gestione dei dispositivi e la creazione di richieste di assistenza, il pannello di amministrazione si rivela essenziale per il mantenimento dell'efficienza operativa quotidiana.

Inoltre, l'interfaccia di amministrazione è progettata per adattarsi alle esigenze specifiche di ogni ruolo all'interno dell'azienda, offrendo ambienti di lavoro specializzati che forniscono analisi dettagliate e consigli operativi basati su dati urgenti. Questo approccio orientato ai dati aiuta gli amministratori a prendere decisioni informate e a implementare azioni preventive o correttive in modo tempestivo. La piattaforma include anche funzionalità di intelligence interattive che guidano gli amministratori attraverso le operazioni più critiche, suggerendo le azioni successive da intraprendere per migliorare l'esperienza degli utenti finali e dell'intera organizzazione.

Un altro aspetto fondamentale del pannello di amministrazione di Microsoft 365 è la sua accessibilità mobile. Grazie all'app di amministrazione per dispositivi mobili, gli amministratori possono gestire le impostazioni e svolgere attività principali anche quando sono fuori sede, assicurando così una continuità operativa senza interruzioni. Questa flessibilità è particolarmente utile in scenari di lavoro ibrido o remoto, dove la capacità di rispondere rapidamente a situazioni impreviste è cruciale.

Infine, la piattaforma di amministrazione di Microsoft 365 è supportata da una vasta gamma di risorse, tra cui documentazione tecnica, guide per l'utente finale, una roadmap pubblica delle funzionalità in arrivo e una community tecnica attiva. Queste risorse sono progettate per aiutare gli amministratori a sviluppare le proprie competenze, a rimanere aggiornati sulle ultime novità e a connettersi con altri professionisti del settore IT. In questo modo, Microsoft 365 non solo fornisce gli strumenti necessari per una gestione IT efficace, ma anche il supporto e la formazione per garantire che gli amministratori possano sfruttare al meglio le potenzialità della piattaforma.

L’esercizio mira a far familiarizzare lo studente con il pannello di amministrazione di Microsoft 365, fornendo competenze pratiche per navigare tra le varie funzionalità di gestione dell’account. Lo studente imparerà a gestire utenti, configurare gruppi e analizzare i report, acquisendo così una comprensione iniziale di come amministrare un ambiente Microsoft 365.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione si proporranno degli spunti per la costruzione logica dell'account Microsoft 365 in base alle esigenze aziendali.

Aspetto che non va lasciato al caso ma che, almeno nei suoi punti essenziali, va accuratamente progettato aggiustando poi il tiro quando lo si andrà ad utilizzare concretamente.

Si procederà pertanto ad illustrare come creare utenti e gruppi di utenti.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

ESERCIZIO

Dopo aver ragionato che tipo di struttura vuoi dare al tuo account Office 365 in base al tipo di organizzazione di cui si tratta:

- crea 15 utenti;

- crea 5 gruppi Office 365 (mettiti anche tu all'interno di ciascuno di essi);

- apri Outlook e controlla l'elenco dei gruppi di cui fai parte.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

La configurazione di un account Microsoft 365 per un'organizzazione richiede una serie di passaggi che assicurano la sicurezza e l'efficienza dell'ambiente di lavoro digitale. Inizialmente, è fondamentale accedere a Microsoft 365 con le credenziali dell'account aziendale o dell'istituto di istruzione.

Una volta effettuato l'accesso, è possibile personalizzare le impostazioni, come i temi, le notifiche, la password e le preferenze di contatto, oltre a impostare la modalità scura per un'esperienza visiva confortevole. È importante anche gestire le organizzazioni associate all'account, che possono essere visualizzate e modificate nel portale Account personale, dove si possono anche esaminare le informazioni per l'organizzazione domestica e rivedere le altre organizzazioni a cui si ha accesso.

Per una maggiore sicurezza, è consigliabile configurare l'app Microsoft Authenticator, che facilita l'autenticazione a due fattori e aiuta a proteggere l'account da accessi non autorizzati. Inoltre, è possibile gestire i dispositivi connessi, visualizzare le attività di accesso recenti e gestire le informazioni di sicurezza attraverso il portale Account personale. Se necessario, è anche possibile cambiare l'organizzazione associata all'account, selezionando l'organizzazione desiderata dallo switcher dell'organizzazione situato nella parte superiore della pagina del portale Account personale.

È essenziale ricordare che, se si lascia un'organizzazione per errore, non è possibile annullare l'azione e sarà necessario attendere un invito da parte dell'amministratore dell'organizzazione per poter rientrare. Pertanto, è importante procedere con cautela quando si gestiscono le associazioni organizzative. Dopo aver configurato le impostazioni iniziali, si possono intraprendere ulteriori passaggi per ottimizzare l'uso di Microsoft 365, come la gestione delle informazioni di sicurezza, il controllo dell'attività di accesso all'account e la configurazione di metodi di verifica in due passaggi per un accesso sicuro. Con questi strumenti e procedure, Microsoft 365 diventa uno spazio di lavoro digitale robusto e personalizzato, pronto a supportare le esigenze di comunicazione e collaborazione di un'organizzazione moderna.

L’esercizio ha l’obiettivo di guidare lo studente nell’impostazione dell’architettura generale di un account Microsoft 365 per un’azienda di produzione. Si focalizza sulla configurazione iniziale, sulla gestione degli utenti e dei ruoli, sulla sicurezza e sull’organizzazione delle risorse disponibili. Alla fine dell’attività, lo studente sarà in grado di configurare correttamente un ambiente Microsoft 365 per soddisfare le esigenze aziendali.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione verrà mostrato come creare un modello di utente quanto a poteri operativi e licenze in modo da poter richiamare rapidamente il modello quando si va ad inserire un altro utente di cui, a quel punto, andranno inseriti solo i dati anagrafici. Esempio: dipendenti addetti al magazzino.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

Esercizio

CREA UN MODELLO UTENTE BASATO SUGLI IMPIEGATI DI 1° LIVELLO

- non attribuire nessuna licenza;

- non attribuire nessun potere di amministrazione;

- inserisci due nuovi utenti sulla base del modello creato.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

La creazione di un modello utente nell'account Microsoft 365 di un'organizzazione è un processo che può semplificare notevolmente l'amministrazione degli account utente, specialmente quando si devono configurare molteplici utenti con impostazioni simili.

Questa procedura consente di standardizzare le impostazioni per gli utenti che condividono ruoli comuni all'interno dell'organizzazione, garantendo coerenza e risparmiando tempo prezioso.

Per creare un modello, è possibile accedere alla sezione 'Utenti attivi' nel pannello di amministrazione di Microsoft 365 e selezionare l'opzione 'Modelli utente'. Da qui, si può scegliere di aggiungere un nuovo modello utilizzando l'elenco a discesa o salvare le impostazioni di un nuovo utente come modello al termine della sua creazione. I modelli possono includere una varietà di impostazioni, come il nome di dominio, le opzioni di password, le scelte relative alle licenze e alle applicazioni, e il ruolo dell'utente.

Tuttavia, è importante notare che alcune informazioni, come il nome e cognome, il nome visualizzato e il nome utente, sono specifiche per ciascun utente e non verranno incluse nel modello. Utilizzare un modello esistente per aggiungere un nuovo utente è altrettanto semplice: basta selezionare il modello desiderato dall'elenco a discesa nella sezione 'Modelli utente' e procedere con l'aggiunta dell'utente.

Questo approccio non solo ottimizza il processo di aggiunta di nuovi utenti, ma assicura anche che tutte le impostazioni siano correttamente applicate in conformità con le politiche dell'organizzazione.

Inoltre, la gestione dei modelli è flessibile, consentendo agli amministratori di apportare modifiche ai modelli esistenti o di crearne di nuovi secondo necessità.

La creazione e l'utilizzo di modelli utente rappresentano quindi uno strumento potente e versatile per gli amministratori di sistema che desiderano mantenere l'efficienza e l'ordine nell'ambito della gestione degli account utente in Microsoft 365.

L’obiettivo di questo esercizio è guidare lo studente nella creazione di un modello utente utilizzando l’ambiente di amministrazione di Microsoft 365. Il modello utente consente di automatizzare e standardizzare la configurazione di nuovi account, semplificando il processo di gestione e riducendo gli errori. Durante l’esercizio, lo studente acquisirà familiarità con i principali strumenti e comandi dell’interfaccia di amministrazione e comprenderà il loro utilizzo in un contesto aziendale.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

In questa lezione verrà mostrato come poter inserire, nel caso di grandi aziende, fino a 249 utenti con un'unica operazione.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

Esercizio

INSERISCI DIECI NUOVI UTENTI IN MANIERA SIMULTANEA

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Per aggiungere più utenti contemporaneamente all'account Microsoft 365 di un'organizzazione, è possibile utilizzare l'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365.

Questo processo consente di semplificare la gestione degli utenti, specialmente quando si tratta di grandi organizzazioni con un elevato numero di utenti.

Attraverso l'interfaccia di amministrazione, è possibile selezionare l'opzione "Aggiungi più utenti" e procedere con l'importazione tramite un file CSV. Questo file può essere preparato in anticipo inserendo i dati necessari per ogni utente, come nome, cognome, indirizzo email e altre informazioni rilevanti.

Una volta caricato il file CSV, il sistema elaborerà automaticamente le informazioni e creerà gli account utente, assegnando le licenze necessarie in base alle esigenze dell'organizzazione.

È importante notare che l'amministratore che esegue questa operazione deve avere i permessi adeguati, come amministratore globale, delle licenze o degli utenti. Inoltre, è possibile sincronizzare gli utenti tra più tenant all'interno di un'organizzazione multi-tenant, consentendo una collaborazione più fluida e integrata tra diversi tenant.

L’obiettivo di questo esercizio è di apprendere e mettere in pratica la procedura per aggiungere in modo efficiente e corretto più utenti all’interno dell’ambiente di amministrazione di Microsoft 365. L’esercizio fornirà una guida passo-passo per utilizzare gli strumenti disponibili nella piattaforma e offrirà l’opportunità di riflettere su quanto appreso attraverso domande di autovalutazione. Infine, verrà indicato come utilizzare queste competenze in un contesto aziendale reale.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione verrà mostrato come creare dei semplici contatti, che non saranno né membri, né ospiti dell'account, ma che potranno essere utilizzati nelle liste di distribuzione Email, come ad esempio nel caso di una campagna di marketing aziendale.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

Esercizio

INSERISCI DIECI NUOVI CONTATTI (ricorda che non saranno né membri né ospiti, ma potranno essere utilizzati nelle liste di distribuzione).

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Per aggiungere contatti all'account Microsoft 365 di un'organizzazione, è possibile utilizzare diverse funzionalità disponibili in Outlook. Gli utenti possono ordinare i contatti in base a diversi criteri, come nome, cognome, azienda o città, e possono anche aggiungere contatti ai Preferiti per un accesso più rapido.

È possibile categorizzare i contatti per colore, facilitando la ricerca di persone specifiche. Se l'organizzazione ha configurato una directory, gli utenti possono visualizzare informazioni sui colleghi senza doverli salvare come contatti. Tuttavia, se si desidera aggiungere informazioni aggiuntive come note o compleanni, è possibile salvare i colleghi nei propri contatti.

Queste informazioni saranno visibili solo all'utente che le ha aggiunte. Per gestire i contatti in modo efficace, Outlook offre la possibilità di creare, visualizzare e modificare contatti ed elenchi di contatti, oltre a creare gruppi per la collaborazione basata su gruppo.

Gli elenchi di contatti, talvolta chiamati liste di distribuzione, sono utili per inviare email a un gruppo di persone, mentre i gruppi offrono uno spazio per conversazioni, file condivisi, pianificazione eventi e altro ancora. Per ulteriori dettagli su come gestire i contatti in Outlook, è possibile consultare le guide fornite dal supporto tecnico Microsoft.

Questo esercizio ha come obiettivo insegnare allo studente come aggiungere contatti nell’ambiente di amministrazione dell’account Microsoft 365. L’attività consente di familiarizzare con il portale di amministrazione, comprendere i passaggi necessari per gestire i contatti e ottimizzare la configurazione dell’account aziendale. Alla fine dell’esercizio, lo studente avrà sviluppato competenze pratiche utili nella gestione di contatti aziendali.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione verrà illustrato come creare ospiti dell'organizzazione 365, cioè soggetti che avranno meno poteri operativi dei membri.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

Esercizio

INSERISCI 5 OSPITI

- ad uno di essi attribuisci il potere di amministrazione di sviluppatore;

- torna nella lista dei membri e d attribuisci ad uno di loro il ruolo di amministrazione di Global Administrator.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

L'aggiunta di ospiti nell'account Microsoft 365 dell'organizzazione è un processo che consente ai membri di collaborare efficacemente con persone esterne all'organizzazione.

Questa funzionalità è particolarmente utile quando si lavora con partner, fornitori o consulenti che non fanno parte della propria rete aziendale interna.

Per aggiungere ospiti, un proprietario del gruppo può invitarli a partecipare a conversazioni di gruppo, accedere a file condivisi e partecipare a riunioni. Gli ospiti possono avere qualsiasi indirizzo email, sia esso aziendale o personale. Una volta aggiunti, riceveranno un messaggio di benvenuto via email e potranno partecipare alle attività del gruppo.

È importante notare che, per impostazione predefinita, gli ospiti riceveranno tutte le comunicazioni del gruppo nella loro casella di posta in arrivo e non potranno annullare l'iscrizione mentre sono membri del gruppo. Tuttavia, possono lasciare il gruppo in qualsiasi momento tramite un link fornito in tutti i messaggi di posta elettronica e gli inviti al calendario del gruppo.

Gli amministratori hanno la possibilità di gestire gli ospiti e il loro accesso alle risorse di Microsoft 365 tramite PowerShell.

Inoltre, è possibile aggiungere altri utenti e assegnare licenze attraverso l'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, seguendo le istruzioni fornite.

È essenziale assicurarsi che la funzionalità di aggiunta di nuovi utenti ospiti sia attivata nelle impostazioni di sicurezza e privacy dell'account amministrativo.

Questo processo aiuta a garantire che la collaborazione con gli ospiti sia sicura e conforme alle politiche dell'organizzazione.

L’obiettivo di questo esercizio è apprendere le modalità per aggiungere utenti ospiti all’interno dell’ambiente di amministrazione di Microsoft 365. Gli utenti ospiti possono essere invitati per collaborare su documenti, partecipare a riunioni o accedere a risorse aziendali specifiche, mantenendo un'adeguata gestione della sicurezza. Questo esercizio aiuterà lo studente a familiarizzare con il processo e a comprendere l’importanza della configurazione corretta dei permessi.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione verranno illustrate le modalità di creazione di caselle di posta elettronica condivise e i vari ruoli operativi, in termini di possibilità di scrittura verso l'esterno, che è possibile attribuire agli utenti o ai gruppi che ne faranno parte.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

Esercizio

CREAZIONE CASELLA POSTA ELETTRONICA TRASVERSALE

In base ai membri ed agli ospiti che hai inserito crea una casella trasversale su un determinato argomento (es. organizzazione circolo ricreativo aziendale).

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

La creazione di caselle di posta elettronica condivise in un account Microsoft 365 può essere un'operazione molto utile per le organizzazioni che desiderano permettere a più utenti di accedere e gestire una singola casella di posta, come ad esempio un indirizzo di supporto clienti o una reception.

Queste caselle di posta non richiedono una licenza separata fino a quando non superano i 50 GB di spazio di archiviazione. Per creare una cassetta postale condivisa, è necessario accedere al centro di amministrazione di Microsoft 365 con un account amministratore globale o di Exchange.

Una volta effettuato l'accesso, si può procedere selezionando 'Gruppi' e poi 'Cassette postali condivise' nel pannello di navigazione, seguito da 'Aggiungi una cassetta postale condivisa'. È importante assegnare le autorizzazioni appropriate agli utenti che necessitano di accesso, tenendo presente che solo gli utenti interni all'organizzazione possono essere autorizzati.

Gli utenti esterni, come quelli con account Gmail, non possono essere aggiunti direttamente alle caselle di posta condivise, ma si può optare per la creazione di un gruppo di Outlook se necessario.

Inoltre, le caselle di posta condivise possono essere gestite e utilizzate attraverso Outlook sul web o tramite le app di Outlook per iOS e Android, offrendo così flessibilità e accessibilità agli utenti autorizzati.

L'obiettivo di questo esercizio è fornire agli studenti una guida pratica per imparare a creare caselle di posta elettronica condivise all'interno dell'ambiente di amministrazione dell’account Microsoft 365. Le caselle di posta condivise consentono a più utenti di accedere e gestire le email di un singolo indirizzo, facilitando la collaborazione aziendale in ambiti come il servizio clienti, la gestione dei progetti o la comunicazione interna.