MS Outlook - Temelden Uzmanlığa

Hızlı Erişim Menüsü

Normal Görünüm

Okuma Görünümü

Statü Çubuğu

Şerit Görüntüleme Seçenekleri

1. Gelen mailler belli periyotlar ile kontrol edilir ve server'dan bilgisayara aktarılır. F9 tuşu gönder/al işlemi yapar.

2. Eğer mail gönderirken veya yeni mail beklerken 30 dakika beklemek istemiyor ve işlemi hemen yapmak istiyorsanız GÖNDER/AL butonuna basabilirsiniz. Bu işlemi spesifik hale de getirebilirsiniz. Örneğin sadece üzerinde bulunduğunuz klasörü, gönderilen mesajlar klasörünü veya belli mail adreslerinin belli kısımlarını güncelleyebilirsiniz. Bu işlem Gönder/Al menüsünün altında yer alan Gönder ve Al grubunda yapılabilir.

3. Maillerin üzerine tıkladığınızda OKUMA bölmesinde mailin içeriği görünür. Üzerine çift tıkladığınızda yeni bir pencerede açılır. Aynı anda birden fazla mail açarsanız bunları tek tek kapatmak yerine Görünüm menüsünün en sağında yer alan Tüm Öğeleri Kapat butonuna basarsanız hepsini kapatır.

4. Gönder/al işlemi bilgisayar tarafından default olarak 30 dakikada bir yapılır. Bu süre isteğe göre değiştirilebilir. Bunun için ana menüden Gönder/Al->Gönder ve Al Grubu->Gönder/Al Grupları->Gönder/Al Grupları Tanımla kısmına girilip oradan 30 dakika yerine daha kısa bir süre yazılabilir.

5. Gelen mailler gruplar halinde gösterilir. Genellikle tarihlere göre gruplama yapılır. Bu grupları değiştirmek için listenin üst kısmında gruplama seçenekleri kullanılabilir. Tarihlere göre gruplama yapıldıysa Bugün, Geçen Hafta, Daha Eski vb. gruplamalar görünecektir. Gruplama şekli değiştirilirse bu yapı da değişir. Ayrıca gruplamaları daraltmak veya açmak için Görünüm->Düzenleme->Genişlet/Daralt seçenekleri ve bu seçeneğin üstündeki diğer iki seçenek (Sıralamayı tersine çevir, Sütun ekle) kullanılabilir.

6. Yine gruplama işlemi Görünüm menüsünde yer alan Düzenleme grubu altındaki kısımlardan da yapılabilir. Bunun solunda yer alan İleti Önizleme kısmında ise önizlemede kaç satır görüneceği gösterilmektedir.

7. Gelen maillerde filtreleme işlemi de yapılabilir. Tüm postalar, okunmamış olanlar vb. filtrelemeler yapılabilir.

8. Yine aynı menü kullanılarak sıralama işlemi de yapılabilir.

9. E-mail görüntüleme seçenekleri: Sıkıştırılmış, Tek, Önizleme. İlgili menüye ulaşmak için ana menüden Görünüm->Geçerli Görünüm->Görünümü Değiştir bölümüne tıklayabilirsiniz. Bu işlemleri yaparken önizleme aşamasında Görünüm menüsünden Daha Dar Aralık Kullan seçeneği ile görüntü genişletilebilir.

   
   

1. Gönder/Al->Gönder ve Al Grubu->Gönder/Al Grupları->Gönder/Al Grupları Tanımla kısmına girilerek farklı mail adresleri ve o adreslerdeki klasörler için farklı süreler tanımlanabilir.

2. Yeni bir mesaj geldiğinde genellikle bilgisayarın sağ alt köşesinde (Görev Çubuğunda) geldiğine dair bir uyarı görünür ve sesli bilgilendirme yapılır. Bu kısım ile ilgili default ayarlar için Dosya->Seçenekler->Posta->İleti Alma kısmını kullanabilirsiniz.

1. E-mail silme işlemleri

2. E-maili çöp kutusuna atmadan silme

3. Topluca Silme İşlemi

4. Silinen Öğeleri Geri Alma (Klasörden sürükle/bırak yoluyla)

5. Herhangi bir klasörü veya çöp kutusunu tamamen boşaltma (ana menüden KLASÖR->Klasörü Boşalt)

6. Çöp kutusunu çıkışta boşaltma (Ayarlar->Gelişmiş Ayarlar->Outlook Boşaltma ve Çıkış)

7. Silinen öğeler çöp kutusuna taşınmışsa orada 30 gün durur ve sonra otomatik olarak silinir. Bu nedenle 30 günlük kurtarma süresi vardır.

1. Eklentileri açmak veya önizleme yapmak

2. Ekleri açmak, açmadan yazdırmak, açmadan silmek, tümünü seçmek işlemleri

3. Eklentileri bilgisayara kaydetmek (doğrudan kaydetmek veya sürükle/bırak özelliği ile kaydetmek)

4. Eklentileri OneDriver'a kaydetmek

5. OneDriver Ekleme Ayarları

1. Bir e-mailin sağında yer alan bayrağa tıklandığında GÖREVLERe atılır. Default olarak görevler içerisinde Bugün olarak gruplanmış olur. Bayrak işaretinin üzerindeyken sağa tıklanırsa Bugün, Yarın vb. diğer gruplamalar da görüntülenecektir. Burada yer alan Özel seçeneği önemlidir. Yine aynı yerden anımsatıcı da eklenir. İş tamamlandığında bayrağa yeniden tıklarsanız TAMAMLANDI olarak işaretleyecektir. Dilerseniz Bayrağı Kaldır özelliği ile tamamen bu işaretler kaldırılabilir.

2. Kategori işleminin benzeri Arama Klasörleri ile de yapılabilir veya Kural Koyma işlemi ile de yapılabilir (İleride anlatılacak). Kural koyma ile kategorilere ayırma arasındaki temel fark, kuralda Outlook ilgili işlemi kendisi yaparken kategoride ise biz yaparız.

3. Yine e-mailler kategorilere de ayrılabilir. Giriş menüsünün sağ tarafında Etiketler->Kategorilere Ayır kısmından renklere ayrılabilir ve oluşan bu renk kategorileri daha sonra filtreleme yoluyla görüntülenebilir. Outlook tarafından tanımlanmış hazır kategoriler kullanılabileceği gibi kendinize has özel isimli (proje isimleri, şirket isimleri vb.) kategoriler oluşturmanız daha makul olacaktır.

1. KONUŞMA kavramı, karşılıklı mail gönderme/cevaplama silsilesidir. Gün içerisinde veya farklı zamanlarda karşılıklı yazışmalar olmakla birlikte bu yazışma sayısı arttıkça konudan kopuşlar veya hatırlamama gibi sıkıntılar olabilir. Böyle durumlar için bu mail silsileleri KONUŞMA adı altında gruplanabilir ve toplu şekilde gösterilebilir.

2. Görünüm->İletiler->Konuşma Halinde Göster seçeneği, karşılıklı yazışmaları gruplandırarak tek bir konuşma şeklinde gösterecektir. Bu nedenle karşılıklı yapılan yazışmalar tek bir mail altında gösterilecek ve farklı mailler halinde olmayacaktır. Böylece hangi mailin hangisi ile ilişkili olduğu konusunda gruplama, işaretleme ve arama gibi şeylere gerek kalmayacak ve tüm karşılıklı yazışmalar bir arada tek bir öğe olarak görünecektir.

3. Ayrıca bu yöntem ile alt mailler grup halinde gösterilecektir.

4. Konuşma Görünümü ile alakalı ayarlar için yine aynı menüde (Görünüm->İletiler) yer alan Konuşma Ayarları bölümü kullanılabilir. Buradaki seçenekler incelendiğinde Diğer Klasörlerdeki İletileri Göster (Eğer karşılıklı konuşmalarda bazı mailler başka klasörlerde ise onları da konuşmanın altında gösterir.) en önemli kısımdır.

5. Konuşmaları silmek, yoksaymak veya temizlemek kavramları ve bu kavramların farkları.

6. Yoksay tuşu, ilgili mesajı ve ilişkili konuşmaların tamamını çöp kutusuna atar. Doğal olarak gelecekte bu konuşmanın devamı olursa onları da çöp kutusuna atar. İşlemi geriye almak isterseniz çöp kutusuna girip bir tanesinin üzerinde sağ tıklayıp YOKSAY butonunu geriye almanız gerekecektir.

7. Temizle (Konuşmayı Temizle) butonu ise ilgili konuşma silsilesinde geçmişteki tüm konuşmaları silerek sadece 1 tane bırakır. Son mesaj geçmiş mesajları da içerdiği için eski mesajların silinmesi problem olmayacaktır. Temizleme işleminde eğer bu maillerden bazıları bayrak işaretli ise veya kategorilere ayrılmışsa silme işlemini onlar için gerçekleştirmez.

1. FROM (Gönderen Mail)

2. TO (Alıcı Adresi)

3. CC (Bilgi)

4. BCC (Gizli)

5. SUBJECT (Konu)

6. BODY (Mesaj İçeriği)

7. Çok kişiye mail göndermek

8. Mail adresi denetlemek

9. Mail adreslerinin otomatik doldurulması ve hafızaya atılması

10. Hafızada mail adreslerinin silinmesi

11. Yeni bir mesaj kutusu açılıp 3 dakika içerisinde mesaj gönderilmezse otomatik olarak TASLAK klasörüne kaydedilir. (Ayarlar->Posta->İletileri kaydetme->Gönderilmemiş öğeleri bu kadar dakika sonra otomatik olarak kaydet)

1. Gelen maillere cevap vermek için GİRİŞ menüsünde Yanıtla grubu kullanılır. Yine aynı grupta iletme, toplu yanıtlama, toplantı düzenleme ve ek olarak gönderme seçenekleri de vardır. Bu butonların bir kısmı mailin içeriğine de eklenmiştir.

2. Maile yanıt verirken default olarak çeşitli ayarlamalar yapılabilir. Bu ayarlamalar için Ayarlar->Posta->Yanıtlar ve iletmeler bölümü kullanılır.

1. Dosya Ekleme

2. Outlook öğesi ekleme

3. Takvim Ekleme

4. Ekleme işleminin en kolay yolu "sürükle/bırak" işlemidir.

5. Mail yazarken sürükle/bırak işlemi yanında İleti->Dosya Ekle menüsünden veya Ekle->Dosya ekle menüsünden işlem gerçekleştirilebilir.

6. Gönderilen dosyaların limiti vardır. Farklı mail ortamlarının (Yahoo, Gmail vb.) farklı limitleri vardır.  Yahoo ve Gmail 25 mb limitli olup diğer bir çok mail ise sadece 10 mb limitlidir. Örneğin Yahoo mail kullanarak 20 mb dosya gönderilebilir fakat karşı tarafın limiti 10 mb olursa bu mesajı ret eder. Böyle durumlarda WINRAR gibi programlar dosyayı bir kaç parçaya bölerek gönderebilir.

1. Kalın, italik, alt çizgili

2. Font Değiştirme

3. Yazı rengi ve arka plan rengi

4. Büyük harf/küçük harf

5. Numaralandırma

6. Sıralama

7. Arka plan rengi

8. Seç/Bul/Değiştir/ZOOM

9. Gözden Geçir Menüsü

1. Stiller

2. Başlıklar

3. Mail Linki Oluşturma

4. Yazım Denetimi

5. Nesneler ve Şekiller

Ayarlar->Posta->İleti Örneği ve Yazı Tipleri bölümünden tüm mailler için default ayarlar yapılabilir. Örneğin her mail belli bir temada olabilir. Dilerseniz her mail için başlangıç ayarları olarak font tipi, font büyüklüğü, yazı rengi vb. tüm ayarlamalar yapılır. Böylece her mail yazdığınızda bu ayarları yeniden yapmak zorunda kalmazsınız.

1. Link Ekleme (Web sitesi veya e-mail linki ekleme)

2. İÇİNDEKİLER bölümü eklemek

3. Tablo, nesne vb. yerlere link vermek

Örneğin:

1. s* ->Selam

2. i* ->İyi çalışmalar.

3. hs*->Herkese selam.

4. ben*-> Kenan Çılman / CEO

Günlük aktivitelerinizi organize etmek ve size önemli görevleri ve olayları hatırlatmak için Microsoft Outlook takvimini kullanabilirsiniz. Takvimi etkili bir şekilde kullanmak, düzenli, zamanında ve görevde kalmanıza yardımcı olabilir. Randevuları, toplantıları ve etkinlikleri planlayabilir ve takip edebilir ve görevleri yerine getirmeniz için kendinize bir hatırlatma olarak zamanı ayarlayabilirsiniz. Takvim bilgilerinizi başka insanlarla birkaç şekilde de paylaşabilirsiniz; örneğin, bir takvimin tamamını veya yalnızca seçilen bilgileri kuruluşunuzun içindeki veya dışındaki kişilerle paylaşabilirsiniz.

TAKVİM ilk açıldığında AY formatında görünür. Bunun dışında gün, hafta vb. formatlar da vardır.

Eğer Outlook sizin akıllı telefonunuzda da kurulu ise yine aynı mail adresleri de orada kurulu ise yaptığınız işlemler her iki cihazda da görünecek ve takvime eklenecektir. Ayrıca aynı işlemler cihazın Outlook dışında kalan kendi takviminde de görünecektir. (Bu her telefonda olmayabilir fakat Outlook sisteminde sorun çıkmaz.)

Takvim->Yeni Randevu kısmına tıklayarak takvime yeni bir ekleme yapabilirsiniz. Burada Türkçe'ye randevu olarak çevrilen kelime APPOINTMENT olup aslında tam olarak RANDEVU kelimesine karşılık gelmemektedir. GÖREV, ATAMA, belli bir zaman diliminde atama, zaman dilimi üzerine bir işaret koyma vb. anlamlarda kullanılır.

Burada yer alan RANDEVU kavramı, zaman dilimi üzerinde sizi ilgilendiren bir zaman dilimine blok koymak olarak algılanmalıdır. Bu bir toplantı olsaydı başkalarını da davet etmeniz gerekirdi fakat randevu kısmına tıkladığınızda doğrudan sadece kendiniz için oluşturuyorsunuz.

Yeni randevu bölümünden hemen her istenen konu ile ilgili zaman dilimine bir işlem eklenebilir. Yıllık, aylık, günlük vb. yapılan işlem eklenebildiği gibi randevu, toplantı vb. işlemlerde eklenebilir. Örneğin her yıl ikişer defa konut vergisi ve araba vergisi ödersiniz. Benzer şekilde yıllık apartman toplantısı vb. olabilir. Tek başınıza bir iş yapacaksanız o işi de yine aynı şekilde ekleyebilirsiniz.

Randevu oluşturma yolları: 

1. E-mail gezinti sekmesinde sol üst köşede Yeni Randevu Oluştur

2. Takvim veya diğer gezinti sekmelerinde de sol üst köşede

3. Herhangi bir gelen maile karşılık bir randevu oluşturma olursa bu durumda maili sürükleyip takvim sekmesinin üzerine bırakın.

4. (Eğer aynı işlemi KİŞİLER sekmesindeyken kişiyi sürükleyip takvim üzerine bırakırsanız bu durumda o kişi ile toplantı yapacağınız şeklinde algılanır.)

Randevu oluştururken şu parametreler vardır:

1. Başlık: İlgili meşguliyetin konusudur.

2. Başlangıç ve bitiş saatleri

3. Tüm gün

4. Yinelenen Yap

5. Konum

6. İçerik (Açıklama vb.)

Yukarıda ise menüler vardır: Randevu, Zamanlama Yardımcısı vb.

Randevu menüsünde en önemli parametreler (Önem seviyesi, farklı göster, yinelenen vb.) yer alır.

Yeni bir toplantı da oluştursanız, randevu da oluştursanız her ikisinde de Zamanlama Yardımcısı menüsü vardır. O menüde başka bir işiniz varsa çizelgede renkli olarak gösterilir. Böylece iki iş üst üste gelmez. Yine zaman dilimi üzerinden seçim yapılarak zaman ataması yapılabilir.

Zamanlama Yardımcısı farklı Outlook versiyonlarında farklı yerlerde olabilir. Örneğin 2013 versiyonunda RANDEVU menüsünün sol tarafındadır. Ayrı bir sekme olarak yoktur.

Eğer herhangi iki olay üst üste gelirse, bu durumda Outlook uyarı verir.

Randevu düzenlenirken ayrıca Yinelenme özelliği de çok önemlidir. Mesela her ayın ilk Pazartesi günü yönetim kurulu toplantısı, her yıl 5 Ocak günü yapılan işler, her Pazartesi saat 11:00'de yapılan işler vb. tüm detaylar atanabilir.

TAKVİM->Yeni Toplantı özelliği ile açılır. Yine her menüde aynı yerde toplantı oluşturma seçenekleri vardır. KİŞİLER menüsündeyken herhangi bir kişiyi sürükleyip takvime bırakırsanız da toplantı oluşturur.

Toplantılar aynı anda birden çok kişi barındırdığı için toplantı oluştururken aynı zamanda birileri de toplantıya davet edilir. Doğal olarak karşı taraf da toplantıya katılıp katılmama konusunda onay verir.

Aynı Outlook'ta çalışan farklı hesaplar birbirlerine toplantı isteği gönderirse cevaplamaya gerek olmaz. Fakat başka bir bilgisayardaki Outlook hesabına veya örneğin Hotmail hesabına gönderilirse (webmail ortamında olabilir, yine destekler) cevap verilmesi gerekecektir.

Oluşturulan toplantı istekleri karşı tarafa mail olarak gider. Karşı taraf cevap verdiğinde ise o kişinin de takvimine atılır ve gelen mail silinir.

Yeni toplantı oluştururken parametreler:

1. Davet edilen mail adresleri (gerekli, isteğe bağlı)

2. Konum

3. Başlama ve bitiş zamanı (zamanlama yardımcısı da çok işe yarar.)

4. Seçenekler (Farklı göster, anımsatıcı, yineleme, önem seviyesi vb.)

Toplantı daveti yapılırken eklenti de konabilir. Dosyalar eklenerek toplantıda konu edilecek bilgiler vb. oluşturulabilir. Böylece toplantı davetleri aynı mail gönderme gibi içerikler barındırabilir.

Davet oluştururken katılımcı kişilerin mailleri yazıldığı anda Zamanlama Yardımcısına tıklayarak hangi kişilerin müsait olup olmadığı, maili yazan kişinin durumu vb. görünür. Tabii bu işlem için Exchange Server gereklidir. Aksi taktirde sadece kendi durumunuzu görüntüleyebilirsiniz. Burada eğer katılımcı listesindeki kişiler ile ilgili bilgi yoksa, o kişi ile ilgili satır taranmış olarak görünür. Bu durum, bilgi olmadığının işaretidir. Yine aynı menüden sol tarafta katılımcılar check işareti ile geri çıkarılabilir.

Zamanlama Yardımcısının sol tarafında isimlerin olduğu listede ayrıca işaretler de vardır. Bu işaretlerin üzerine fare ile gelindiğinde anlamı verilir. İsteğe bağlı, zorunlu, Toplantı Düzenleyici vb. ifadeler burada yer alır. Buradaki işaretlerin üzerine tıkladığınızda işareti değiştirebilirsiniz. Zorunlu olan bir kişiyi isteğe bağlı hale getirebilirsiniz. Ayrıca listenin en altına yeni bir kişi ekleyebilirsiniz.

GEREKLİ ve İSTEĞE BAĞLI mailler sürükle/bırak özelliği ile yer değiştirebilir.

Toplantı düzenlenirken ayrıca Yinelenme özelliği de çok önemlidir. Mesela her ayın ilk Pazartesi günü yönetim kurulu toplantısı, her yıl 5 Ocak günü yapılan işler, her Pazartesi saat 11:00'de yapılan işler vb. tüm detaylar atanabilir. Eğer toplantı silinirken YİNELEME özelliği de varsa, bu durumda 2 seçenek verilir. Seriyi silmek veya sadece tek olayı silmek şeklinde.

Toplantı isteği gönderildikten sonra sonuçları görmek için İZLEME sekmesi kullanılır. Bunun için önce toplantı takvim üzerinden seçilip açılır ve açılan pencereden İZLEME sekmesi seçilir. Buradan kimin ne yanıt verdiği görüntülenir.

Toplantı takvim üzerinde gösterilirken üzerine gelip sağ tıklarsanız burada da bazı değişiklikler yapabilirsiniz.

(Toplantı istekleri Outlook'a nasıl geliyor diye bakmak için Hotmail takvimine girin ve oradan YENİ ETKİNLİK kısmını seçin. DİĞER SEÇENEKLER kısmından toplantı oluşturun ve kendinize mail atın.)

Size toplantı talebi gelirse bu durumda 4 seçenekle cevap verebilirsiniz. Kabul edebilir, ret edebilir, belirsiz veya yeni bir tarih talep edebilirsiniz.

Herhangi birisi toplantı tarihini değiştirir de siz de kabul ederseniz bu durumda herkese yeniden mail gider.

İlerleyen dönemlerde toplantı iptal edilirse bunun ile ilgili de seçenekler vardır. Bu durumda yine herkese mail gider.

Etkinliklerin hepsi takvimde görüntülenebilir.

Takvim görüntülenirken GİRİŞ sekmesinde bir çok alternatif görüntüleme seçeneği vardır.

Ayrıca GÖRÜNÜM sekmesi de çok önemlidir. Burada detaylı özellikler vardır. Okuma bölmesinin nerede olacağı vb. bir çok seçenek vardır. Bu kısım, mail bölümündeki görüntü ve özelliklere benzemektedir.

GÖRÜNÜM sekmesinin en solunda yer alan GÖRÜNÜM DEĞİŞTİR seçenekleri çok önemlidir. Takvimin genel görünümünü buradan değiştirebilirsiniz. Seçenekler:

1. Takvim

2. Önizleme

3. Liste (tüm etkinlikleri gösterir)

4. Etkin (sadece gelecek tarihlerdeki etkinlikleri gösterir)

Takvim görüntülemenin bir diğer yolu ise

1. Sol tarafta yer alan ve ayın günlerini toplu gösteren kısımdır. Bu kısma göz atıldığında herhangi bir günde bir etkinlik varsa o gün koyu gösterilir. Yine bu kısımdaki sağ ve sol oklara tıklayarak farklı ayları gösterebilirsiniz.

2. BUGÜN tuşuna basılarak bugüne geri dönüş yapılabilir.

3. GÖRÜNÜM Menüsündeki DÜZENLEME grubunda diğer gösterim şekilleri vardır.

Takvime resmi tatil günlerini eklemek için seçeneklerden TAKVİM bölümü seçilip oradan tatil günleri eklenebilir. Ayrıca Hicri takvim vb. takvimler de takvime eklenebilir.

Paylaşma işlemi mail yazarken TAKVİM EKLE bölümünden de yapılabileceği gibi takvimdeyken TAKVİMİ PAYLAŞ seçeneğinden de yapılabilir.

Eğer işyerinde Exchange Server kullanılıyorsa bu durumda takviminizi yetkisi olan kişiler görüntüleyebilir. Aksi taktirde kendiniz takvimi paylaşmak zorundasınız.

Takvim yazdırılırken

1. Günlük Stilde yazdırılırsa tüm ayı ajanda şeklinde çıkarır.

2. Haftalık Ajanda Stilde yazdırıldığında tüm ay haftalara bölünürek yazdırılır. Yaklaşık 4-5 sayfa halinde çıkar.

3. Haftalık Takvim Ajanda Stili

4. Aylık Stil

5. Üçe katlı stil

6. Takvim ayrıntılı stili sadece olayları verir.

Özellikle ekranda hangi ay varsa o ayın yazdırıldığına dikkat edin.

Görev Bölümü kullanarak:

1. Görevler ekleyebilir,

2. takip için mesajları işaretleyebilir,

3. son tarihler atayabilir,

4. hatırlatıcılar oluşturabilir ve

5. bitirdiğinizde görevleri tamamlandı olarak işaretleyebilirsiniz.

6. Hatta diğer kişilere görev atayabilirsiniz ve bu kişiler Outlook kullanıyorsa ilerleme durumunu görüntüleyebilirsiniz.

Herhangi bir kişi veya mailin sağ tarafında yer alan bayrak işaretine tıklandığında doğal olarak o bir görev olarak atanır.

Görevlerin başlama ve bitiş zamanları vardır. Ayrıca ilerleme süreci, tamamlanma oranı vb. detaylar da eklenebilir. Buna karşın bunların hiç birisi olmasa bile mailler ile ilgili görevler, kişiler ile ilgili görevler vb. oluşturulabilir.

Görevler sağ köşede görüntülenebileceği gibi aynı zamanda GÖREVLER sekmesinde de gösterilebilir. Görevler sekmesi detayları da gösterdiği gibi ayarlar buradan değiştirilebilir.

Görev ile diğer unsurların (toplantı, randevu vb.) ne farkı vardır: Görevler belli bir süreci ifade eder. Tek seferlik değil, belli bir periyot içerisinde ilerlemesi izlenebilir unsurlardır. Bitirilme yüzde vb. görüntülenebilir.

Görev oluştururken parametreler:

1. Konu

2. Açıklama

3. Başlangıç ve bitiş tarihleri (saat yok)

4. Durum: Başlamamış, sürüyor vb.

5. Öncelik

6. Anımsatıcı

7. Tamamlanma Oranı

8. Sahibi

Görevler kategorilere de ayrılabilir (Kırmızı, mavi vb.).

Yapılacaklar Listesi Oluşturma işlemi de bir görev ataması sayılmakta olup bir mailin üzerine gelip bayrak işaretine tıklayarak bunu gerçekleştirebilirsiniz. GÖREV sekmesinde solda yapılacaklar (to-do list) ve görevler ayrı klasörler olarak gösterilir. Buna karşın yapılacaklar listesine ekleme yapmak, sadece kendinize bir atama olur ve diğer özellikler uygulanamaz.

Herhangi bir mail sürüklenerek GÖREVLER sekmesi üzerine bırakılırsa bu durumda bir görev oluşturma süreci başlar. Bayrağa tıklanırsa yapılacaklar listesine atılır.

Görev oluştururken dosya ekleme de yapılabilir. Bunun yanında diğer mail ekleme seçenekleri aynen burada da geçerlidir.

Görevler atanırken yineleme de yapılabilir. Örneğin her hafta Cuma günü haftalık bülten hazırlanabilir. Bu durumda görev atandıktan sonra ilgili görev listelenirken sol tarafında tekrarlama işareti de oluşur. Hatırlatıcı eklemek her zaman doğru bir hareket olacaktır. Yineleme işlemi olduğu zaman sol üst köşede bunun ile ilgili detaylı bilgi görünür. Ayrıca GİRİŞ sekmesinde görünüm şekli Yapılacaklar Listesi olarak değiştirildiğinde ise bu olay bir defa görünür (daha doğrusu sıradaki ilk oluşum olarak) fakat üzerindeki işaretten tekrar eden bir olay olduğu anlaşılır. Tekrar eden bir görevin bu tekrar işlemini kaldırmak için aynı yere bir daha girilip Yinelemeyi Kaldır butonuna tıklanır. Tekrar eden bir olay atandığı zaman sıradaki olayı atlamak için Olay Atla butonu kullanılır. Bu durumda sıradaki ilk olay atlanır ve bir sonrakine geçilir.

Zaman ilerledikçe görevleri güncellemek gerekecektir. Bitirme oranı vb. güncellemek için görev üzerine çift tıklanır ve yeniden açılır. İlgili değişiklik yapıldıktan sonra kaydedilip kapatılır.

Görevler aynı zamanda rapor olarak başkasına iletilebilir. Bunun için görevin üzerine çift tıklanır ve Durum Raporu Gönder butonuna basılır.

Görevler başkasına da atanabilir. Bunun için görev oluşturulup menüden Görev Ata butonu tıklandığında görev başkasına atanır. İşin bir kısmını yaptıktan sonra aynı görevin kalan kısmı da güncelleme aşamasında başkasına atanabilir. Atama işlemi yapılırsa karşı tarafın gelen mailde görevi onaylaması gerekir. Başkasına atama yapılırken mutlaka içerik kısmında ne kadarlık işin tamamlandığı ve genel bilgilerin yazılması gerekir. Aksi taktirde karşı taraf ne kadar ilerlendiği konusunda bilgi sahibi olamayabilir.

Görev görünümünü değiştirmek için GİRİŞ menüsünden Geçerli Görünüm grubuna geçebilirsiniz.

Görevlerin tamamı aynı zamanda e-mail bölmesindeyken sağ taraftaki Görevler kısmından da görüntülenecektir.

Görevler takvimde de görüntülenebilir. Bunun için takvime girildiğinde GÖRÜNÜM menüsünden gün veya hafta şeklinde görünüm seçilir (Ay görünümünde görevler görüntülenemez.). Bu durumdayken sağ tarafta Günlük Görev Listesi tuşu aktif hale gelir. Buradan görüntülenebilir. Genelde bu kısım kapalı şeklinde seçilmiş oluyor.

Görev ile ilgili çalışma tamamlandığında TAMAMLANDI olarak işaretlenir. Bu işaretleme işlemi bir çok yoldan yapılabilir.

1. Menüden TAMAMLANDI OLARAK İŞARETLE butonuna basılabilir.

2. Liste halinde gösterilen görevlerin solundaki check işaretine tıklayarak yapılabilir.

3. Görevin üzerindenken sağ tıklayarak TAMAMLANDI OLARAK İŞARETLE butonuna basılabilir.

4. En sağ tarafta yer alan bayrak işaretinin üzerine tıklayarak da görev TAMAMLANDI olarak işaretlenebilir.

5. Görevin tamamlanma oranı %100 yapılınca da TAMAMLANDI olarak belirlenmiş olur.

Görevin TAMAMLANDI olarak işaretlenmesi ile görevin silinmesi farklıdır.

Görevler yazıcıdan yazdırılabilir.

Arşivleme işlemi, server tarafında yer alan maillerin oradan silinerek bilgisayara kaydedilmesi işlemidir. Böylece server boşaltılmış veya orada yer alan bazı mailler silinmiş olur fakat bu mailler bilgisayarda tutulur ve Outlook programında görüntülenmeye devam eder.

Bu işlem için Dosya->Bilgi->Araçlar->Eski Öğeleri Temizle seçeneğinden yararlanılır. Bu işlem yapılırken Bilgi menüsüne girildiğinde yukarıda arşivleme yapılacak olan doğru mail adresi seçilmek zorundadır. Aksi taktirde birden fazla mail adresiniz varsa yanlış mail adresinde bu işlemi yapma riskiniz var.

Arşivleme işlemi, sadece gerekli olduğu durumlarda yapılmalıdır. Eğer server tarafında bir sıkıntı yoksa bu işlemi yapmamanız önerilir.

Arşivleme işleminden sonra arşivlenen mailler Klasörler sekmesi ile görüntülenir.

1. Tek seferde maksimum 500 farklı mail adresine mail atılabilir. (Kime:, Bilgi: ve Gizli: alanlarında izin verilen en fazla alıcı sayısıdır)

2. Dakikada 30 mail atabilir.

3. Bir e-mail maksimum 25 mb boyutta olabilir. Ekler, resimler, yazılar vb. dahil. Tabii karşı tarafın mail alma kapasitesi farklı olabilir. Ona da dikkat etmek gerekir.

4. Bir maile en fazla 125 farklı dosya ek olarak iliştirilebilir.

5. Mailin konusu en fazla 255 karakter olabilir.

6. Silinmiş Öğeler klasörü bekletme süresi 30 gündür. Önemsiz E-posta klasörü bekletme süresi de 30 gündür.