Microsoft Office Outlook 2016: Teil 2 (Fortgeschritten)

Outlook verfügt über eine Reihe visueller Elemente und Formatierungsoptionen, die Ihnen dabei helfen können,
Informationen für den Empfänger zugänglicher zu machen.

In dieser Lektion verwenden Sie Zeichen und Objekte in E-Mail-Nachrichten. (Hyperlinks, Gleichungen, Symbole, horizontale Linien, Tabellen, Diagramme, Schnellbausteine)

Outlook stellt Optionen zur Verfügung, mit denen Sie die Nachrichtenbehandlung priorisieren und einen Vertraulichkeitsgrad einstellen können.

Wenn Sie an einem bestimmten Tag und zu einer bestimmten Uhrzeit eine Nachricht senden müssen, können Sie die Zustellungsoptionen von Outlook so konfigurieren, dass die Nachricht automatisch gesendet wird. Jeder Nachricht, die Sie senden, kann eine Prioritätsstufe oder eine Vertraulichkeitsstufe zugewiesen werden, um den Empfänger über die Wichtigkeit einer Nachricht oder die Vertraulichkeit ihres Inhalts zu informieren. (Dringlichkeiten und Vertraulichkeiten in E-Mails signalisieren, Zustellungsoptionen (verzögerte Zustellung, Senden von Antworten an, E-Mail-Ablauf) einstellen)

Outlook unterstützt mehrere Konten und eine internationale Ausrichtung in verschiedenen Programmbereichen.

In dieser Lektion konfigurieren Sie einige der globalen Optionen von Outlook. (Mehrere E-Mail-Konten, die Von-Option)

In einer globalen Welt muss eine Kommunikationsanwendung in der Lage sein, internationale Besonderheiten darstellen zu können. (Sprachoptionen, Erweiterte Optionen (Erinnerungen, AutoArchiv, Internationale Optionen und mehr))

In dieser Lektion passen Sie die Outlook-Benutzeroberfläche an. (Standardeinstellungen der Oberfläche, Anpassen der Multifunktionsleiste, die Schnellzugriffsleiste einstellen)

Lernen Sie, wie Sie mit Hilfe von Gruppieren, Sortieren, Filtern und Suchen, Ihre Outlook-Elemente leichter verwalten können.

Sie können anhand von ausgewählten Kriterien, eine Gruppierung und Sortierung von Nachrichten vornehmen. Dies kann Ihnen bei der Organisation eines ausgelasteten Posteingangs helfen. (Gruppierungs- und Sortierkriterien, das Dialogfeld "Sortieren")

Die Filter-option zeigt nur die Nachrichten an, die die von Ihnen definierten Bedingungen erfüllen. (Filter setzen)

Die leistungsstarken Suchtools von Outlook können Kopfschmerzen vermeiden, indem Sie schnell ein benötigtes Outlook- Element finden. (Sofortsuche, das Dialogfeld Erweiterte Suche, Suchordner, Benutzerdefinierte Suchordner)

Microsoft Outlook 2016 enthält Optionen zur Festlegung verschiedener Ebenen des Filterschutzes sowie Optionen zum manuellen Erstellen sicherer Absender-, sicherer Empfänger- und blockierter Absenderlisten.

Zum Abfangen von E-Mails, die wahrscheinlich Spam sind, prüft der Junk-E-Mail-Filter von Outlook, Elemente in jeder eingehenden Nachricht. Der Filter wird die Zustellung von Junk-E-Mails nicht stoppen, sondern er leitet verdächtige EMails in den Junk-E-Mail-Ordner um. (Junk-E-Mail-Filter, Liste sicherer Absender, Liste blockierter Absender)

Jedes Outlook-Postfach, das auf einem Exchange-Server ausgeführt wird, weist eine Speicherplatzbeschränkung auf. Wenn Ihr Postfach das Limit überschreitet, können Sie keine Nachrichten mehr senden und empfangen. (Postfachgröße, Schwellwerte der Postfachgröße auf dem Exchange-Server, alternative Nachrichtenformate, Werkzeuge zum Bereinigen)

Eine leistungsstarke Funktion von Outlook sind seine Automatisierungsfunktionen.

Mit der Funktion "Automatische Antworten" können Sie eine Nachricht erstellen, die Outlook automatisch als Antwort an die Absender Ihrer eingehenden Nachrichten sendet. (Automatische Antworten, Dialogfeld Automatische Antworten, Regelassistent, Regeln, Automatische Antwortregeln)

Mit den Optionen zur bedingten Formatierung können Sie die Darstellung Ihrer Nachrichten genauer steuern und darüberhinaus Regeln automatisieren, wie Outlook eingehende und ausgehende Nachrichten verarbeitet, wenn von Ihnen festgelegte Bedingungen ausgelöst werden. Lernen Sie in dieser Lektion, wie Sie E-Mails für verschiedene Projekte unterscheiden können. (Bedingte Formatierung, Standardbedingte Formatierungsregeln, Der Regelassistent)

Outlook enthält vorkonfigurierte QuickSteps, mit denen Sie häufig verwendete Aktionen oder Befehle ausführen können. Sie können bestehende QuickSteps anpassen oder neue erstellen, um sie an Ihre eigenen Anforderungen anzupassen.(QuickSteps, das Dialogfeld "QuickSteps verwalten")

Durch die Konfiguration des Kalender-Arbeitsbereichs gemäß Ihren Anforderungen, können Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Termine und Ihre eigene - private und berufliche - Zeit, effizient verwalten.

In dieser Lektion verwalten Sie erweiterte Kalenderoptionen. (Arbeitszeitoptionen, Kalenderoptionen, Anzeigeoptionen, Zeitzonenoptionen)

In dieser Lektion erstellen Sie Kalendergruppen, mit denen Sie Ihren Zeitplan effizienter verwalten können. (Zusätzliche Kalender, Mehrere Kalender überlagern, Kalendergruppen)

Outlook bietet Ihnen die Möglichkeit, die Antworten auf Besprechungsanfragen zu deaktivieren. Wenn Sie jedoch eineweniger drastische Lösung benötigen, können Sie eine Regel zur Verwaltung der Antworten einrichten. (Besprechungsantworten, Verwaltung der Besprechungsantworten, Statusinformationen abrufen, Antworten auf Besprechungsanfragen automatisiert handhaben) 

Outlook ist in der Lage, eingehende Besprechungsanfragen automatisch zuzusagen oder abzulehnen. (Besprechungsanfragen automatisch annehmen und ablehnen, Kalenderoptionen einstellen)

Lernen Sie, wie Sie Kontakte von einer externen Quelle importieren, eine Visitenkarte erstellen und diese versenden.

Die Import- und Exportfunktion überträgt Informationen wie RSS-Feeds, Kontakte und Termine. (Die Option Imprtieren, sekundäre Adressbücher, die Option exportieren, Felder identifizieren und verbinden)

Durch das Anpassen des Standardlayouts der Visitenkarten, können Sie eine nachhaltige Wirkung in der Außendarstellung für sich und ihr Unternehmen erreichen. (Standardmäßige elektronische Visitenkarten, das Dialogfeld "Visitenkarte bearbeiten")

Mithilfe der Funktionen in der Aufgabenansicht können Sie Prioritäten setzen, Aufgaben leichter anderen Personen zuweisen und Ihre Zeit besser verwalten.

Im Aufgabenbereich wird eine Aufgabenliste angezeigt, die aus allen Elementen mit einer Kennzeichnung für die Nachverfolgung besteht. Dies kann eine Aufgabe, ein Kontakt, eine Besprechung oder auch eine E-Mail-Nachricht sein. (Aufgaben anderen Personen zuweisen, Statusoptionen, Antworten auf Aufgabenzuweisungen, Aufgabendetails, Statusberichte, Aufgabenoptionen)

Lernen Sie, wie Sie Outlook-Elemente freigeben oder den Zugriff auf Ihre Arbeitsbereiche an eine andere Person delegieren können. Um Datenschutzbedenken entgegenzuwirken, können Sie Berechtigungen festlegen, um zu begrenzen, wie viele Informationen eine berechtigte Person anzeigen kann.

Wenn Sie möchten, dass eine von Ihnen eingesetzte Personen, Nachrichten in Ihrem Auftrag schicken können soll, dann kann diese in Outlook als Stellvertreter definiert werden. (Stellvertreter, Senden als, Berechtigungsrollen, Berechtigungen für Ordnerfreigaben)

Wenn Sie Ihren Kalender für andere Benutzer freigeben, können Ihre Kollegen und Kontaktpersonen leichter feststellen, wann Sie für Besprechungen, Aufgaben oder andere Aktivitäten verfügbar sind.

Das Teilen Ihrer Kontakte kann besonders nützlich in einer Organisation sein, in der Sie mit denselben Personen wie Ihre Kollegen und Kollegen interagieren. (Freigeben von Kontakten, Anzeigen von freigegebenen Kontakten)

Outlook bietet mehrere Möglichkeiten zur Verwaltung Ihrer Elemente. Durch die Archivierung können Sie die Verwaltung des Speicherplatzes in Ihrem Mailserver-Postfach optimieren.

Die AutoArchivierungsfunktion von Outlook verschiebt alte Elemente in geplanten Intervallen von ihrem ursprünglichen Speicherort in einen lokalen Archivdateiordner. (Archivierung, Einstellungen für die AutoArchivierung)

Durch die Verwendung von Datendateien an einen Speicherort auf dem lokalen Computer, können Sie die Größe Ihres Postfachs dadurch verwalten, indem Sie alte Outlook-Elemente in diese Datendateien verschieben. (Outlook Datendateien, pst Datei, ost Datei)