Microsoft 365-Verwaltung und App-Nutzung

540 NAVIGIERBARE POWER-POINT-FOLIEN ZUR UNTERSTÜTZUNG DER VIDEOLEKTIONEN

Reich an Screenshots und Kommentaren. Herunterladbar in Abschnitt 1.

Navigieren per Klick mit praktischen Indizes für APP, Abschnitte, Themen.

In jeder Folie können Sie zum Thema, dem Abschnitt, dem Index der APP, dem allgemeinen Index zurückkehren.

Zeigen Sie die Diashows in der ersten Lektion des Kurses in der Vorschau an.

__________________

FOLIEN-THEMEN

1. ERSTE SCHRITTE MIT MICROSOFT 365

Eine Welt von Anwendungen, die miteinander interagieren, mit dem einzigen Ziel, die Produktivität des Unternehmens zu steigern. Mehr Erlöse für die gleichen verwendeten Produktionsfaktoren oder gleiche Erlöse mit einer geringeren Menge.

2. MICROSOFT 365. ANLEGEN VON BENUTZERN, GÄSTEN, KONTAKTEN, GRUPPEN UND GEMEINSAMEN E-MAIL-KONTEN

- das Admin-Panel: Zugriff, Liste der aktiven Benutzer, Liste der Office 365-Gruppen, Liste der Teams in Teams aktiv;

- Erstellung eines Benutzermodells;

- mehrfaches Hinzufügen von Benutzern;

- Hinzufügen einfacher Kontakte;

- Hinzufügen von Gästen;

- Erstellung von freigegebenen Postfächern.

3. MICROSOFT 365. DAS SYSTEM DER FIRST-LEVEL-GENEHMIGUNGEN. KONTO-ADMINISTRATOREN

- Die Makrokategorien von Aktionen: Erstellen, Betreiben, Teilen;

- Die Figur des Verwalters;

- Kriterien für die Zuweisung von Rollen;

- Der Abrechnungsadministrator;

- Der Verwalter von Exchanche;

- Der Fabric-Administrator;

- Der globale Administrator;

- Der Gruppenadministrator;

- Der Administrator des technischen Supports;

- Der Lizenzadministrator;

- Administratoren von Nachrichtencentern;

- Synchronisierung des Message Centers mit Microsoft Planner;

- Der Administrator der Office-APPs;

- Der Nachrichtenschreiber der Organisation;

- Der Passwort-Administrator;

- Der Power Platform-Administrator;

- Der Administrator, der die Berichte liest;

- Der Administrator des Service-Supports;

- Der Share Point-Administrator;

- Der Teams-Administrator;

- Der Administrator der Benutzer;

- Der User Experience Success Manager.

4. VERWENDEN SIE MICROSOFT SHARE POINT

- Einführung in den Online-Share Point;

- Integration von Share Point mit anderen Office 365-Anwendungen;

- Arbeiten mit Listen in Share Point;

- Arbeiten Sie mit Dokumenten aus Share Point-Bibliotheken, die in One Drive angezeigt werden.

- Funktionen, die Listen und Bibliotheken von Dokumenten in Share Point gemeinsam sind;

- Die Seiten und Webparts der Share Point-Website;

- Das Berechtigungssystem auf der Share Point-Website;

- Navigation und Suche im Share Point;

- Synchronisierung der Access-Kursverwaltungssoftware mit Share Point-Listen;

- Erstellung von Power Automate-Workflows und Warnungen in Share Point-Listen;

- Dateneingabe in der Access-Kursverwaltungssoftware, die mit Share Point synchronisiert wird.

5. ARBEITEN SIE AUS DER FERNE MIT EXCEL, WORD, POWER POINT UND ACCESS. INTELLIGENTES ARBEITEN

- Speichern Sie Excel-Dateien in: One Drive Business, Share Point, Personal One Drive;

- Erstellung und Verwaltung von Arbeitsmappen in Excel;

- Teilen der Excel-Datei in der Cloud, um sie gemeinsam mit mehreren Personen zu bearbeiten;

- Arbeiten Sie online mit Word- und PowerPoint-Dateien;

- Arbeiten Sie online mit Microsoft Access-Dateien.

6. WORKFLOWS mit Power Automate. Im Unternehmen erledigt er alles für uns

7. MICROSOFT PLANNER. Die perfekte Arbeitsorganisation

- Planner und andere Microsoft 365 APPS;

- Was ist Microsoft Planner?

-Benutzeroberfläche;

- Öffnen und Verwalten eines Plans.

8. ANDERE COMPUTER-DIENSTPROGRAMME AUF DEM SCHREIBTISCH

EXCEL - Schützen Sie das gesamte Blatt oder einen Teil davon mit einem Passwort;

WORD - Erstellung einer Vorlage mit automatischem Inhaltsverzeichnis für Arbeitsdokumente;

WhatsApp WEB - Verwenden Sie WhatsApp schnell vom Desktop aus für die Arbeit;

PostPickr - Veröffentlichen Sie denselben Beitrag in mehreren sozialen Netzwerken gleichzeitig und auf geplante Weise;

PC DISK - Reinigen und defragmentieren Sie die PC-C-Diskette, um schnell zu arbeiten.

PayPal - erhalten Sie Zahlungen mit einer Schaltfläche von der Website und / oder einem per E-Mail gesendeten Link.

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FOLIEN-THEMEN

1. ERSTE SCHRITTE MIT MICROSOFT 365

Eine Welt von Anwendungen, die miteinander interagieren, mit dem einzigen Ziel, die Produktivität des Unternehmens zu steigern. Mehr Erlöse für die gleichen verwendeten Produktionsfaktoren oder gleiche Erlöse mit einer geringeren Menge.

2. MICROSOFT 365. ANLEGEN VON BENUTZERN, GÄSTEN, KONTAKTEN, GRUPPEN UND GEMEINSAMEN E-MAIL-KONTEN

- das Admin-Panel: Zugriff, Liste der aktiven Benutzer, Liste der Office 365-Gruppen, Liste der Teams in Teams aktiv;

- Erstellung eines Benutzermodells;

- mehrfaches Hinzufügen von Benutzern;

- Hinzufügen einfacher Kontakte;

- Hinzufügen von Gästen;

- Erstellung von freigegebenen Postfächern.

3. MICROSOFT 365. DAS SYSTEM DER FIRST-LEVEL-GENEHMIGUNGEN. KONTO-ADMINISTRATOREN

- Die Makrokategorien von Aktionen: Erstellen, Betreiben, Teilen;

- Die Figur des Verwalters;

- Kriterien für die Zuweisung von Rollen;

- Der Abrechnungsadministrator;

- Der Verwalter von Exchanche;

- Der Fabric-Administrator;

- Der globale Administrator;

- Der Gruppenadministrator;

- Der Administrator des technischen Supports;

- Der Lizenzadministrator;

- Administratoren von Nachrichtencentern;

- Synchronisierung des Message Centers mit Microsoft Planner;

- Der Administrator der Office-APPs;

- Der Nachrichtenschreiber der Organisation;

- Der Passwort-Administrator;

- Der Power Platform-Administrator;

- Der Administrator, der die Berichte liest;

- Der Administrator des Service-Supports;

- Der Share Point-Administrator;

- Der Teams-Administrator;

- Der Administrator der Benutzer;

- Der User Experience Success Manager.

4. VERWENDEN SIE MICROSOFT SHARE POINT

- Einführung in den Online-Share Point;

- Integration von Share Point mit anderen Office 365-Anwendungen;

- Arbeiten mit Listen in Share Point;

- Arbeiten Sie mit Dokumenten aus Share Point-Bibliotheken, die in One Drive angezeigt werden.

- Funktionen, die Listen und Bibliotheken von Dokumenten in Share Point gemeinsam sind;

- Die Seiten und Webparts der Share Point-Website;

- Das Berechtigungssystem auf der Share Point-Website;

- Navigation und Suche im Share Point;

- Synchronisierung der Access-Kursverwaltungssoftware mit Share Point-Listen;

- Erstellung von Power Automate-Workflows und Warnungen in Share Point-Listen;

- Dateneingabe in der Access-Kursverwaltungssoftware, die mit Share Point synchronisiert wird.

5. ARBEITEN SIE AUS DER FERNE MIT EXCEL, WORD, POWER POINT UND ACCESS. INTELLIGENTES ARBEITEN

- Speichern Sie Excel-Dateien in: One Drive Business, Share Point, Personal One Drive;

- Erstellung und Verwaltung von Arbeitsmappen in Excel;

- Teilen der Excel-Datei in der Cloud, um sie gemeinsam mit mehreren Personen zu bearbeiten;

- Arbeiten Sie online mit Word- und PowerPoint-Dateien;

- Arbeiten Sie online mit Microsoft Access-Dateien.

6. WORKFLOWS mit Power Automate. Im Unternehmen erledigt er alles für uns

7. MICROSOFT PLANNER. Die perfekte Arbeitsorganisation

- Planner und andere Microsoft 365 APPS;

- Was ist Microsoft Planner?

-Benutzeroberfläche;

- Öffnen und Verwalten eines Plans.

8. ANDERE COMPUTER-DIENSTPROGRAMME AUF DEM SCHREIBTISCH

EXCEL - Schützen Sie das gesamte Blatt oder einen Teil davon mit einem Passwort;

WORD - Erstellung einer Vorlage mit automatischem Inhaltsverzeichnis für Arbeitsdokumente;

WhatsApp WEB - Verwenden Sie WhatsApp schnell vom Desktop aus für die Arbeit;

PostPickr - Veröffentlichen Sie denselben Beitrag in mehreren sozialen Netzwerken gleichzeitig und auf geplante Weise;

PC DISK - Reinigen und defragmentieren Sie die PC-C-Diskette, um schnell zu arbeiten.

PayPal - erhalten Sie Zahlungen mit einer Schaltfläche von der Website und / oder einem per E-Mail gesendeten Link.

Die Zahl und Befugnisse des Global Administrator des Microsoft 365-Kontos

Eine ausführliche Analyse der Schlüsselrolle in der digitalen Welt

Einführung

Die Rolle des Global Administrator nimmt eine entscheidende Position bei der Verwaltung von Microsoft 365-Konten ein. Dieser Artikel enthält eine detaillierte Beschreibung der Verantwortlichkeiten, Befugnisse und Fähigkeiten, die zur effektiven Ausführung dieser Funktion erforderlich sind. Der globale Administrator, auch Globaler Administrator genannt, ist der Benutzer mit den höchsten Berechtigungen innerhalb einer Organisation, die Microsoft 365 verwendet. Diese Person hat Zugriff auf alle Funktionen und Einstellungen des Mandanten und ermöglicht so die vollständige Kontrolle über die IT-Infrastruktur. Der globale Administrator spielt eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung der Sicherheit, Effizienz und Betriebskontinuität der Organisation. Er ist verantwortlich für die Konfiguration von Sicherheitsrichtlinien, die Verwaltung von Lizenzen und die Überwachung der IT-Infrastruktur. Sein Einfluss erstreckt sich über alle Bereiche der Unternehmens-IT und macht seine Präsenz für das ordnungsgemäße Funktionieren und den Schutz digitaler Assets unerlässlich. Eine der Hauptaufgaben des Global Administrator ist die Verwaltung von Benutzern innerhalb der Organisation. Dazu gehören das Erstellen, Bearbeiten und Entfernen von Benutzerkonten sowie das Verwalten von Gruppen und Berechtigungen. Für die Aufrechterhaltung einer sicheren und effizienten Arbeitsumgebung ist es von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass jeder Benutzer angemessenen Zugriff auf die Ressourcen hat, die er für seine Arbeit benötigt. Der globale Administrator muss sicherstellen, dass Sicherheitsrichtlinien entsprechend konfiguriert sind, um die Daten der Organisation zu schützen. Dazu gehört die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen wie Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), die Überwachung auf verdächtige Aktivitäten und die Anwendung von Sicherheitsupdates. Cybersicherheit ist für jedes Unternehmen ein wichtiges Anliegen, und der globale Administrator steht beim Schutz vor Bedrohungen an vorderster Front. Eine weitere wichtige Aufgabe ist die Verwaltung von Benutzerlizenzen. Der globale Administrator muss sicherstellen, dass die Lizenzen korrekt zugewiesen werden, um Verschwendung zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Benutzer Zugriff auf die erforderlichen Tools haben. Dies erfordert fundierte Kenntnisse der verschiedenen verfügbaren Lizenzoptionen und die Fähigkeit, sich an die sich ändernden Anforderungen des Unternehmens anzupassen. Das Verfolgen der Ressourcennutzung, das Erstellen von Berichten und das Analysieren von Daten gehören zu den täglichen Aufgaben des Global Administrator. Diese Aktivitäten ermöglichen es Ihnen, etwaige Probleme zu erkennen, den Ressourceneinsatz zu optimieren und zukünftige Erweiterungen oder Änderungen der IT-Infrastruktur zu planen. Die Fähigkeit, Daten zu interpretieren und darauf basierend fundierte Entscheidungen zu treffen, ist für den Erfolg in dieser Rolle von entscheidender Bedeutung. Der globale Administrator muss außerdem die Benutzer unterstützen und sicherstellen, dass sie angemessen im Umgang mit IT-Ressourcen geschult werden. Dazu gehören die Fehlerbehebung, die Organisation von Schulungen und die Erstellung unterstützender Dokumentation. Gut informierte Mitarbeiter machen seltener Fehler, die die Sicherheit oder Effizienz der Organisation gefährden könnten. Die Welt der Technologie entwickelt sich ständig weiter und der globale Administrator muss über die neuesten Nachrichten und Trends auf dem Laufenden bleiben. Dies erfordert eine kontinuierliche Fortbildung und die Teilnahme an Konferenzen, Seminaren und Kursen. Indem er mit den neuesten Technologien und Best Practices Schritt hält, kann der Global Administrator innovative Lösungen implementieren und die IT-Infrastruktur ständig verbessern. Die Bedeutung der Rolle des Global Administrator darf nicht unterschätzt werden. Mit seinem breiten Aufgabenspektrum, das von alltäglichen Benutzerverwaltungsaufgaben bis hin zu langfristigen Sicherheitsstrategien reicht, ist diese Rolle von entscheidender Bedeutung für den Erfolg und die Sicherheit jedes Unternehmens, das Microsoft 365 nutzt. Die Kombination aus technischen Fähigkeiten, Fähigkeiten zur Problemlösung und Lösungskompetenz Um diese komplexe und dynamische Rolle erfolgreich zu erfüllen, ist eine effektive Kommunikation unerlässlich.

Die Zahl und Befugnisse des Global Administrator des Microsoft 365-Kontos

Eine ausführliche Analyse der Schlüsselrolle in der digitalen Welt

Einführung

Die Rolle des Global Administrator nimmt eine entscheidende Position bei der Verwaltung von Microsoft 365-Konten ein. Dieser Artikel enthält eine detaillierte Beschreibung der Verantwortlichkeiten, Befugnisse und Fähigkeiten, die zur effektiven Ausführung dieser Funktion erforderlich sind. Der globale Administrator, auch Globaler Administrator genannt, ist der Benutzer mit den höchsten Berechtigungen innerhalb einer Organisation, die Microsoft 365 verwendet. Diese Person hat Zugriff auf alle Funktionen und Einstellungen des Mandanten und ermöglicht so die vollständige Kontrolle über die IT-Infrastruktur. Der globale Administrator spielt eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung der Sicherheit, Effizienz und Betriebskontinuität der Organisation. Er ist verantwortlich für die Konfiguration von Sicherheitsrichtlinien, die Verwaltung von Lizenzen und die Überwachung der IT-Infrastruktur. Sein Einfluss erstreckt sich über alle Bereiche der Unternehmens-IT und macht seine Präsenz für das ordnungsgemäße Funktionieren und den Schutz digitaler Assets unerlässlich. Eine der Hauptaufgaben des Global Administrator ist die Verwaltung von Benutzern innerhalb der Organisation. Dazu gehören das Erstellen, Bearbeiten und Entfernen von Benutzerkonten sowie das Verwalten von Gruppen und Berechtigungen. Für die Aufrechterhaltung einer sicheren und effizienten Arbeitsumgebung ist es von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass jeder Benutzer angemessenen Zugriff auf die Ressourcen hat, die er für seine Arbeit benötigt. Der globale Administrator muss sicherstellen, dass Sicherheitsrichtlinien entsprechend konfiguriert sind, um die Daten der Organisation zu schützen. Dazu gehört die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen wie Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), die Überwachung auf verdächtige Aktivitäten und die Anwendung von Sicherheitsupdates. Cybersicherheit ist für jedes Unternehmen ein wichtiges Anliegen, und der globale Administrator steht beim Schutz vor Bedrohungen an vorderster Front. Eine weitere wichtige Aufgabe ist die Verwaltung von Benutzerlizenzen. Der globale Administrator muss sicherstellen, dass die Lizenzen korrekt zugewiesen werden, um Verschwendung zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Benutzer Zugriff auf die erforderlichen Tools haben. Dies erfordert fundierte Kenntnisse der verschiedenen verfügbaren Lizenzoptionen und die Fähigkeit, sich an die sich ändernden Anforderungen des Unternehmens anzupassen. Das Verfolgen der Ressourcennutzung, das Erstellen von Berichten und das Analysieren von Daten gehören zu den täglichen Aufgaben des Global Administrator. Diese Aktivitäten ermöglichen es Ihnen, etwaige Probleme zu erkennen, den Ressourceneinsatz zu optimieren und zukünftige Erweiterungen oder Änderungen der IT-Infrastruktur zu planen. Die Fähigkeit, Daten zu interpretieren und darauf basierend fundierte Entscheidungen zu treffen, ist für den Erfolg in dieser Rolle von entscheidender Bedeutung. Der globale Administrator muss außerdem die Benutzer unterstützen und sicherstellen, dass sie angemessen im Umgang mit IT-Ressourcen geschult werden. Dazu gehören die Fehlerbehebung, die Organisation von Schulungen und die Erstellung unterstützender Dokumentation. Gut informierte Mitarbeiter machen seltener Fehler, die die Sicherheit oder Effizienz der Organisation gefährden könnten. Die Welt der Technologie entwickelt sich ständig weiter und der globale Administrator muss über die neuesten Nachrichten und Trends auf dem Laufenden bleiben. Dies erfordert eine kontinuierliche Fortbildung und die Teilnahme an Konferenzen, Seminaren und Kursen. Indem er mit den neuesten Technologien und Best Practices Schritt hält, kann der Global Administrator innovative Lösungen implementieren und die IT-Infrastruktur ständig verbessern. Die Bedeutung der Rolle des Global Administrator darf nicht unterschätzt werden. Mit seinem breiten Aufgabenspektrum, das von alltäglichen Benutzerverwaltungsaufgaben bis hin zu langfristigen Sicherheitsstrategien reicht, ist diese Rolle von entscheidender Bedeutung für den Erfolg und die Sicherheit jedes Unternehmens, das Microsoft 365 nutzt. Die Kombination aus technischen Fähigkeiten, Fähigkeiten zur Problemlösung und Lösungskompetenz Um diese komplexe und dynamische Rolle erfolgreich zu erfüllen, ist eine effektive Kommunikation unerlässlich.

Die Zahl und Befugnisse des Global Administrator des Microsoft 365-Kontos

Eine ausführliche Analyse der Schlüsselrolle in der digitalen Welt

Einführung

Die Rolle des Global Administrator nimmt eine entscheidende Position bei der Verwaltung von Microsoft 365-Konten ein. Dieser Artikel enthält eine detaillierte Beschreibung der Verantwortlichkeiten, Befugnisse und Fähigkeiten, die zur effektiven Ausführung dieser Funktion erforderlich sind. Der globale Administrator, auch Globaler Administrator genannt, ist der Benutzer mit den höchsten Berechtigungen innerhalb einer Organisation, die Microsoft 365 verwendet. Diese Person hat Zugriff auf alle Funktionen und Einstellungen des Mandanten und ermöglicht so die vollständige Kontrolle über die IT-Infrastruktur. Der globale Administrator spielt eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung der Sicherheit, Effizienz und Betriebskontinuität der Organisation. Er ist verantwortlich für die Konfiguration von Sicherheitsrichtlinien, die Verwaltung von Lizenzen und die Überwachung der IT-Infrastruktur. Sein Einfluss erstreckt sich über alle Bereiche der Unternehmens-IT und macht seine Präsenz für das ordnungsgemäße Funktionieren und den Schutz digitaler Assets unerlässlich. Eine der Hauptaufgaben des Global Administrator ist die Verwaltung von Benutzern innerhalb der Organisation. Dazu gehören das Erstellen, Bearbeiten und Entfernen von Benutzerkonten sowie das Verwalten von Gruppen und Berechtigungen. Für die Aufrechterhaltung einer sicheren und effizienten Arbeitsumgebung ist es von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass jeder Benutzer angemessenen Zugriff auf die Ressourcen hat, die er für seine Arbeit benötigt. Der globale Administrator muss sicherstellen, dass Sicherheitsrichtlinien entsprechend konfiguriert sind, um die Daten der Organisation zu schützen. Dazu gehört die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen wie Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), die Überwachung auf verdächtige Aktivitäten und die Anwendung von Sicherheitsupdates. Cybersicherheit ist für jedes Unternehmen ein wichtiges Anliegen, und der globale Administrator steht beim Schutz vor Bedrohungen an vorderster Front. Eine weitere wichtige Aufgabe ist die Verwaltung von Benutzerlizenzen. Der globale Administrator muss sicherstellen, dass die Lizenzen korrekt zugewiesen werden, um Verschwendung zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Benutzer Zugriff auf die erforderlichen Tools haben. Dies erfordert fundierte Kenntnisse der verschiedenen verfügbaren Lizenzoptionen und die Fähigkeit, sich an die sich ändernden Anforderungen des Unternehmens anzupassen. Das Verfolgen der Ressourcennutzung, das Erstellen von Berichten und das Analysieren von Daten gehören zu den täglichen Aufgaben des Global Administrator. Diese Aktivitäten ermöglichen es Ihnen, etwaige Probleme zu erkennen, den Ressourceneinsatz zu optimieren und zukünftige Erweiterungen oder Änderungen der IT-Infrastruktur zu planen. Die Fähigkeit, Daten zu interpretieren und darauf basierend fundierte Entscheidungen zu treffen, ist für den Erfolg in dieser Rolle von entscheidender Bedeutung. Der globale Administrator muss außerdem die Benutzer unterstützen und sicherstellen, dass sie angemessen im Umgang mit IT-Ressourcen geschult werden. Dazu gehören die Fehlerbehebung, die Organisation von Schulungen und die Erstellung unterstützender Dokumentation. Gut informierte Mitarbeiter machen seltener Fehler, die die Sicherheit oder Effizienz der Organisation gefährden könnten. Die Welt der Technologie entwickelt sich ständig weiter und der globale Administrator muss über die neuesten Nachrichten und Trends auf dem Laufenden bleiben. Dies erfordert eine kontinuierliche Fortbildung und die Teilnahme an Konferenzen, Seminaren und Kursen. Indem er mit den neuesten Technologien und Best Practices Schritt hält, kann der Global Administrator innovative Lösungen implementieren und die IT-Infrastruktur ständig verbessern. Die Bedeutung der Rolle des Global Administrator darf nicht unterschätzt werden. Mit seinem breiten Aufgabenspektrum, das von alltäglichen Benutzerverwaltungsaufgaben bis hin zu langfristigen Sicherheitsstrategien reicht, ist diese Rolle von entscheidender Bedeutung für den Erfolg und die Sicherheit jedes Unternehmens, das Microsoft 365 nutzt. Die Kombination aus technischen Fähigkeiten, Fähigkeiten zur Problemlösung und Lösungskompetenz Um diese komplexe und dynamische Rolle erfolgreich zu erfüllen, ist eine effektive Kommunikation unerlässlich.

KURZE BESCHREIBUNG DES THEMAS

In dieser Lektion lernen Sie die Office 365-Welt einer Reihe von Anwendungen kennen, die für die Produktivität und Organisation von Unternehmen entwickelt wurden.

Der Fokus wird im Wesentlichen auf den Verbindungen liegen, die zwischen ihnen hergestellt werden können, damit sie 100% ihres Potenzials entfalten können.

Es wird empfohlen, dass Sie Ihre PowerPoint-Folien immer in einem anderen Fenster geöffnet lassen, während Sie der Lektion folgen.

THEMA DER TECHNISCHEN BESCHREIBUNG

Microsoft 365 ist eine umfassende Suite von Anwendungen, die entwickelt wurden, um die Produktivität von Unternehmen zu verbessern. Es bietet eine breite Palette von Tools, darunter E-Mail, Kalender, Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationstools, die alle Cloud-basiert sind, um den Zugriff und die Zusammenarbeit in Echtzeit zu erleichtern. Mit Microsoft 365 können Unternehmen von beliebten Apps wie Word, Excel und PowerPoint profitieren, mit denen sie Dokumente und Präsentationen effizient erstellen, bearbeiten und freigeben können. Darüber hinaus enthält die Suite Apps wie Teams und OneDrive, die die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern unabhängig von ihrem geografischen Standort verbessern.

Die Plattform bietet auch fortschrittliche Sicherheitsfunktionen, um Unternehmensdaten zu schützen und die Einhaltung der geltenden Vorschriften zu gewährleisten. Integrierte intelligente Tools, wie z. B. der KI-Assistent Copilot, wurden entwickelt, um die Produktivität zu optimieren und den Benutzern zu helfen, komplexe Aufgaben einfacher auszuführen. Copilot kann beispielsweise in Teams verwendet werden, um das Projektmanagement zu erleichtern, in Word, um das Schreiben zu verbessern, in PowerPoint, um ansprechende Präsentationen zu erstellen, und in Excel, um Daten effektiver zu analysieren und zu visualisieren.

Unternehmen können aus einer Vielzahl von Abonnements wählen , um die Lösung zu finden, die ihren Anforderungen am besten entspricht, mit der Option, einige Funktionen kostenlos auszuprobieren. Microsoft 365 ist daher eine ideale Lösung für kleine und mittlere Unternehmen, die ihre Produktivität steigern und auf dem heutigen digitalen Markt sicher wachsen möchten.

KURZE BESCHREIBUNG DES THEMAS

In dieser Lektion erkunden Sie den Microsoft 365 Admin-Bereich, d. h. die Umgebung, in der Sie jeden Aspekt Ihres Kontos verwalten: Benutzer, Gruppen, Gäste, freigegebene Postfächer, Abonnements, Berechtigungen, Administratorrollen usw. Etc.

Es wird empfohlen, dass Sie Ihre PowerPoint-Folien immer in einem anderen Fenster geöffnet lassen, während Sie der Lektion folgen.

Übung

ERKUNDEN SIE DAS ADMIN-PANEL

Suchen Sie das Entry Message Center, in dem Microsoft jeden Tag Neuigkeiten ankündigt, dass es kurz vor der Inbetriebnahme steht.

THEMA DER TECHNISCHEN BESCHREIBUNG

Das Microsoft 365 Admin-Panel ist eine leistungsstarke und vielseitige Plattform, die IT-Administratoren die Möglichkeit gibt, die Anwendungen, Dienste, Daten und Benutzer innerhalb der Organisation effektiv zu verwalten. Über eine intuitive und anpassbare Benutzeroberfläche können Administratoren auf eine breite Palette von Tools zugreifen, mit denen sie verschiedene Aspekte von Microsoft 365-Diensten konfigurieren und überwachen können, um so ein vereinfachtes und optimiertes IT-Management zu gewährleisten. Mit Funktionen wie dem Hinzufügen und Verwalten von Benutzern, dem Zurücksetzen von Passwörtern, dem Verwalten von Geräten und dem Erstellen von Supportanfragen ist das Admin-Panel für die Aufrechterhaltung der täglichen Betriebseffizienz unerlässlich.

Darüber hinaus ist die Admin-Oberfläche so konzipiert, dass sie sich an die spezifischen Bedürfnisse jeder Rolle innerhalb des Unternehmens anpasst und spezialisierte Arbeitsumgebungen bietet, die eine detaillierte Analyse und operative Beratung auf der Grundlage dringender Daten bieten. Dieser datengesteuerte Ansatz hilft Administratoren, fundierte Entscheidungen zu treffen und Präventiv- oder Korrekturmaßnahmen rechtzeitig umzusetzen. Die Plattform umfasst auch interaktive Intelligence-Funktionen, die Administratoren durch die wichtigsten Vorgänge führen und die nächsten Maßnahmen vorschlagen, die ergriffen werden müssen, um die Erfahrung für Endbenutzer und das gesamte Unternehmen zu verbessern.

Ein weiterer wichtiger Aspekt des Microsoft 365 Admin-Panels ist die mobile Barrierefreiheit. Mit der mobilen Admin-App können Administratoren Einstellungen verwalten und wichtige Aufgaben ausführen, auch wenn sie nicht im Büro sind, um eine ununterbrochene Geschäftskontinuität zu gewährleisten. Diese Flexibilität ist besonders nützlich in hybriden oder Remote-Arbeitsszenarien, in denen die Fähigkeit, schnell auf unerwartete Situationen reagieren zu können, entscheidend ist.

Schließlich wird die Microsoft 365-Verwaltungsplattform durch eine Fülle von Ressourcen unterstützt, darunter technische Dokumentation, Endbenutzerhandbücher, eine öffentliche Roadmap mit kommenden Funktionen und eine aktive technische Community. Diese Ressourcen sollen Administratoren dabei helfen, ihre Fähigkeiten zu erweitern, über die neuesten Nachrichten auf dem Laufenden zu bleiben und mit anderen IT-Experten in Kontakt zu treten. Auf diese Weise bietet Microsoft 365 nicht nur die Tools, die für ein effektives IT-Management erforderlich sind, sondern auch den Support und die Schulung, um sicherzustellen, dass Administratoren das Potenzial der Plattform optimal nutzen können.

Die Übung soll den Studierenden mit dem Microsoft 365-Admin-Panel vertraut machen und ihnen praktische Kenntnisse zur Nutzung der verschiedenen Kontoverwaltungsfunktionen vermitteln. Sie lernen, Benutzer zu verwalten, Gruppen einzurichten und Berichte zu analysieren und erhalten so ein erstes Verständnis für die Administration einer Microsoft 365-Umgebung.

KURZE BESCHREIBUNG DES THEMAS

In dieser Lektion erfahren Sie, wie Sie Ihr Microsoft 365-Konto basierend auf Ihren Geschäftsanforderungen logisch erstellen.

Ein Aspekt, der nicht dem Zufall überlassen werden sollte, der aber zumindest in seinen wesentlichen Punkten sorgfältig gestaltet und dann bei der tatsächlichen Anwendung angepasst werden muss.

Anschließend wird erläutert, wie Sie Benutzer und Benutzergruppen erstellen.

Es wird empfohlen, dass Sie Ihre PowerPoint-Folien immer in einem anderen Fenster geöffnet lassen, während Sie der Lektion folgen.

ÜBUNG

Nachdem Sie darüber nachgedacht haben, welche Art von Struktur Sie Ihrem Office 365-Konto basierend auf der Art der Organisation, mit der Sie es zu tun haben, zuweisen möchten:

- 15 Benutzer erstellen;

- Erstellen Sie 5 Office 365-Gruppen (versetzen Sie sich in jede von ihnen);

- Öffnen Sie Outlook, und überprüfen Sie die Liste der Gruppen, in denen Sie Mitglied sind.

THEMA DER TECHNISCHEN BESCHREIBUNG

Das Einrichten eines Microsoft 365-Kontos für eine Organisation erfordert eine Reihe von Schritten, die die Sicherheit und Effizienz des digitalen Arbeitsplatzes gewährleisten. Zunächst ist es wichtig, sich mit den Anmeldeinformationen Ihres Geschäfts-, Schul- oder Unikontos bei Microsoft 365 anzumelden.

Sobald Sie angemeldet sind, können Sie Einstellungen wie Themen, Benachrichtigungen, Passwort und Kontakteinstellungen anpassen und den Dunkelmodus für ein komfortables Seherlebnis aktivieren. Es ist auch wichtig, die mit Ihrem Konto verknüpften Organisationen zu verwalten, die Sie im Portal "Mein Konto" anzeigen und bearbeiten können, wo Sie auch Informationen für Ihre Heimatorganisation und andere Organisationen überprüfen können, auf die Sie Zugriff haben.

Für zusätzliche Sicherheit wird empfohlen, die Microsoft Authenticator-App einzurichten, die die zweistufige Authentifizierung erleichtert und Ihr Konto vor unbefugtem Zugriff schützt. Darüber hinaus können Sie verbundene Geräte verwalten, die letzten Anmeldeaktivitäten anzeigen und Sicherheitsinformationen über das Portal "Mein Konto" verwalten. Bei Bedarf können Sie auch die mit Ihrem Konto verknüpfte Organisation ändern, indem Sie die gewünschte Organisation aus dem Organisationsumschalter auswählen, der sich oben auf der Portalseite "Mein Konto" befindet.

Es ist wichtig, daran zu denken, dass Sie, wenn Sie eine Organisation versehentlich verlassen, die Aktion nicht rückgängig machen können und Sie auf eine Einladung des Administrators Ihrer Organisation warten müssen, bevor Sie wieder beitreten können. Daher ist es wichtig, bei der Verwaltung von Organisationsverbänden mit Vorsicht vorzugehen. Nachdem Sie Ihre anfänglichen Einstellungen konfiguriert haben, können Sie zusätzliche Schritte ausführen, um Ihre Nutzung von Microsoft 365 zu optimieren, z. B. das Verwalten Ihrer Sicherheitsinformationen, das Überwachen der Kontoanmeldeaktivität und das Einrichten von zweistufigen Überprüfungsmethoden für die sichere Anmeldung. Mit diesen Tools und Methoden wird Microsoft 365 zu einem robusten und personalisierten digitalen Arbeitsplatz, der bereit ist, die Kommunikations- und Kollaborationsanforderungen eines modernen Unternehmens zu unterstützen.

Die Übung soll den Studierenden bei der Einrichtung der allgemeinen Architektur eines Microsoft 365-Kontos für ein Produktionsunternehmen unterstützen. Der Schwerpunkt liegt auf der Erstkonfiguration, der Verwaltung von Benutzern und Rollen, der Sicherheit und der Organisation der verfügbaren Ressourcen. Am Ende der Übung ist der Studierende in der Lage, eine Microsoft 365-Umgebung korrekt zu konfigurieren, um die Geschäftsanforderungen zu erfüllen.

KURZE BESCHREIBUNG DES THEMAS

In dieser Lektion wird gezeigt, wie Sie ein Benutzermodell in Bezug auf Betriebsbefugnisse und Lizenzen erstellen , damit Sie das Modell schnell aufrufen können, wenn Sie einen anderen Benutzer eingeben, von dem zu diesem Zeitpunkt nur die persönlichen Daten eingegeben werden. Beispiel: Lagermitarbeiter.

Es wird empfohlen, dass Sie Ihre PowerPoint-Folien immer in einem anderen Fenster geöffnet lassen, während Sie der Lektion folgen.

Übung

ERSTELLEN EINES BENUTZERMODELLS BASIEREND AUF 1ST LEVEL MITARBEITERN

- keine Lizenz zu erteilen;

- keine Verwaltungsbefugnis zu übertragen;

- Fügen Sie zwei neue Benutzer basierend auf der von Ihnen erstellten Vorlage ein.

THEMA DER TECHNISCHEN BESCHREIBUNG

Das Erstellen einer Benutzervorlage im Microsoft 365-Konto einer Organisation ist ein Prozess, der die Verwaltung von Benutzerkonten erheblich vereinfachen kann, insbesondere wenn Sie mehrere Benutzer mit ähnlichen Einstellungen konfigurieren müssen.

Diese Vorgehensweise trägt dazu bei, Einstellungen für Benutzer zu standardisieren , die in Ihrer Organisation gemeinsame Rollen verwenden, um Konsistenz zu gewährleisten und wertvolle Zeit zu sparen.

Um eine Vorlage zu erstellen, können Sie im Microsoft 365-Admin-Bereich zum Abschnitt "Aktive Benutzer" gehen und die Option "Benutzervorlagen" auswählen. Von hier aus können Sie wählen, ob Sie eine neue Vorlage über die Dropdown-Liste hinzufügen oder die Einstellungen eines neuen Benutzers als Vorlage speichern möchten, nachdem Sie die Erstellung abgeschlossen haben. Vorlagen können eine Vielzahl von Einstellungen enthalten, z. B. Domänenname, Kennwortoptionen, Lizenzierungs- und Anwendungsoptionen sowie Benutzerrolle.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass einige Informationen, wie z. B. Ihr Vor- und Nachname, Ihr Anzeigename und Ihr Benutzername, für jeden Benutzer spezifisch sind und nicht in die Vorlage aufgenommen werden. Die Verwendung einer vorhandenen Vorlage zum Hinzufügen eines neuen Benutzers ist genauso einfach: Wählen Sie einfach die gewünschte Vorlage aus der Dropdown-Liste im Abschnitt "Benutzervorlagen" aus und fahren Sie mit dem Hinzufügen des Benutzers fort.

Dieser Ansatz optimiert nicht nur den Prozess des Hinzufügens neuer Benutzer, sondern stellt auch sicher, dass alle Einstellungen ordnungsgemäß in Übereinstimmung mit den Richtlinien Ihrer Organisation angewendet werden.

Darüber hinaus ist die Vorlagenverwaltung flexibel und ermöglicht es Administratoren, bei Bedarf Änderungen an vorhandenen Vorlagen vorzunehmen oder neue Vorlagen zu erstellen.

Das Erstellen und Verwenden von Benutzervorlagen ist daher ein mächtiges und vielseitiges Werkzeug für Systemadministratoren, die bei der Verwaltung von Benutzerkonten in Microsoft 365 Effizienz und Ordnung wahren möchten.

Ziel dieser Übung ist es, die Teilnehmer durch die Erstellung einer Benutzervorlage mithilfe der Microsoft 365-Administrationsumgebung zu führen. Die Benutzervorlage hilft, die Einrichtung neuer Konten zu automatisieren und zu standardisieren, den Verwaltungsprozess zu vereinfachen und Fehler zu reduzieren. Während der Übung lernen die Teilnehmer die wichtigsten Tools und Befehle im Admin Center kennen und verstehen deren Anwendung im Geschäftskontext.

THEMA DER TECHNISCHEN BESCHREIBUNG

In dieser Lektion erfahren Sie, wie Sie bis zu 249 Benutzer in einem einzigen Vorgang für große Unternehmen integrieren.

Es wird empfohlen, dass Sie Ihre PowerPoint-Folien immer in einem anderen Fenster geöffnet lassen, während Sie der Lektion folgen.

Übung

GLEICHZEITIGES ONBOARDING VON ZEHN NEUEN BENUTZERN

THEMA DER TECHNISCHEN BESCHREIBUNG

Um dem Microsoft 365 Konto einer Organisation mehrere Benutzer gleichzeitig hinzuzufügen, können Sie das Microsoft 365 Admin Center verwenden.

Dieser Prozess erleichtert die Verwaltung von Benutzern, insbesondere wenn es sich um große Organisationen mit einer großen Anzahl von Benutzern handelt.

Über die Admin-Oberfläche können Sie die Option "Mehrere Benutzer hinzufügen" auswählen und mit dem Import über eine CSV-Datei fortfahren. Diese Datei kann im Voraus erstellt werden, indem die notwendigen Daten für jeden Benutzer eingegeben werden, wie z. B. Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und andere relevante Informationen.

Sobald die CSV-Datei hochgeladen ist, verarbeitet das System die Informationen automatisch und erstellt Benutzerkonten, wobei die erforderlichen Lizenzen basierend auf den Anforderungen der Organisation zugewiesen werden.

Es ist wichtig zu beachten, dass der Administrator, der diese Aufgabe ausführt, über die entsprechenden Berechtigungen verfügen muss, z. B. ein globaler Administrator, ein Lizenz- oder ein Benutzeradministrator. Darüber hinaus können Benutzer über mehrere Mandanten innerhalb einer mandantenfähigen Organisation hinweg synchronisiert werden, was eine nahtlosere und integrierte Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Mandanten ermöglicht.

Ziel dieser Übung ist es, das effiziente und korrekte Hinzufügen mehrerer Benutzer in der Microsoft 365-Administrationsumgebung zu erlernen und zu üben. Die Übung bietet eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Nutzung der Plattform-Tools und bietet Ihnen die Möglichkeit, das Gelernte anhand von Selbsteinschätzungsfragen zu reflektieren. Abschließend wird Ihnen gezeigt, wie Sie diese Fähigkeiten in einem realen Geschäftskontext anwenden können.

KURZE BESCHREIBUNG DES THEMAS

In dieser Lektion lernen Sie, wie Sie einfache Kontakte erstellen, die weder Mitglieder noch Gäste des Kontos sind, aber in E-Mail-Verteilerlisten verwendet werden können, z. B. im Falle einer Marketingkampagne eines Unternehmens.

Es wird empfohlen, dass Sie Ihre PowerPoint-Folien immer in einem anderen Fenster geöffnet lassen, während Sie der Lektion folgen.

Übung

FÜGEN SIE ZEHN NEUE KONTAKTE HINZU (denken Sie daran, dass sie weder Mitglieder noch Gäste sind, sondern in Verteilerlisten verwendet werden können).

THEMA DER TECHNISCHEN BESCHREIBUNG

Um dem Microsoft 365-Konto einer Organisation Kontakte hinzuzufügen, können Sie mehrere Funktionen verwenden, die in Outlook verfügbar sind. Benutzer können Kontakte nach verschiedenen Kriterien sortieren, z. B. Vorname, Nachname, Firma oder Stadt, und sie können auch Kontakte zu Favoriten hinzufügen, um einen schnelleren Zugriff zu ermöglichen.

Sie können Ihre Kontakte nach Farben kategorisieren , was es einfach macht, bestimmte Personen zu finden. Wenn Ihre Organisation ein Verzeichnis eingerichtet hat, können Benutzer Informationen über ihre Kollegen anzeigen, ohne sie als Kontakte speichern zu müssen. Wenn Sie jedoch zusätzliche Informationen wie Notizen oder Geburtstage hinzufügen möchten, können Sie Kollegen in Ihren Kontakten speichern.

Diese Informationen sind nur für den Benutzer sichtbar, der sie hinzugefügt hat. Um Kontakte effektiv zu verwalten, bietet Outlook die Möglichkeit, Kontakte und Kontaktlisten zu erstellen, anzuzeigen und zu bearbeiten sowie Gruppen für die gruppenbasierte Zusammenarbeit zu erstellen.

Kontaktlisten, manchmal auch Verteilerlisten genannt, eignen sich zum Senden von E-Mails an eine Gruppe von Personen, während Gruppen einen Raum für Unterhaltungen, freigegebene Dateien, Veranstaltungsplanung und mehr bieten. Weitere Informationen zum Verwalten von Kontakten in Outlook finden Sie in den Handbüchern des Microsoft-Supports.

Ziel dieser Übung ist es, den Studierenden das Hinzufügen von Kontakten in der Microsoft 365-Kontoverwaltung zu vermitteln. Die Aktivität macht die Studierenden mit dem Verwaltungsportal vertraut, vermittelt die erforderlichen Schritte zur Kontaktverwaltung und optimiert die Konfiguration des Firmenkontos. Am Ende der Übung verfügen die Studierenden über praktische Fähigkeiten zur Verwaltung von Firmenkontakten.

KURZE BESCHREIBUNG DES THEMAS

In dieser Lektion erfahren Sie, wie Sie 365-Organisationsgäste erstellen, bei denen es sich um Personen handelt, die über weniger operative Befugnisse als Mitglieder verfügen.

Es wird empfohlen, dass Sie Ihre PowerPoint-Folien immer in einem anderen Fenster geöffnet lassen, während Sie der Lektion folgen.

Übung

GEBEN SIE 5 GÄSTE EIN

- einem von ihnen die Administrationsbefugnis der Entwickler zuzuweisen;

- Kehren Sie zur Liste der Mitglieder zurück und weisen Sie einem von ihnen die Rolle der globalen Administratorverwaltung zu.

THEMA DER TECHNISCHEN BESCHREIBUNG

Das Hinzufügen von Gästen zum Microsoft 365-Konto Ihrer Organisation ist ein Prozess, der es Mitgliedern ermöglicht, effektiv mit Personen außerhalb Ihrer Organisation zusammenzuarbeiten.

Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Sie mit Partnern, Lieferanten oder Beratern zusammenarbeiten, die nicht Teil Ihres internen Geschäftsnetzwerks sind.

Um Gäste hinzuzufügen, kann ein Gruppenbesitzer sie einladen, an Gruppenunterhaltungen teilzunehmen, auf freigegebene Dateien zuzugreifen und an Besprechungen teilzunehmen. Gäste können eine beliebige E-Mail-Adresse haben, egal ob es sich um eine geschäftliche oder eine private E-Mail-Adresse handelt. Sobald sie hinzugefügt wurden, erhalten sie eine Willkommens-E-Mail und können an Gruppenaktivitäten teilnehmen.

Es ist wichtig zu beachten, dass Gäste standardmäßig alle Gruppenmitteilungen in ihrem Posteingang erhalten und sich nicht abmelden können, während sie Mitglied der Gruppe sind. Sie können die Gruppe jedoch jederzeit über einen Link verlassen, der in allen E-Mails und Kalendereinladungen der Gruppe enthalten ist.

Administratoren haben die Möglichkeit, Gäste und ihren Zugriff auf Microsoft 365-Ressourcen über PowerShell zu verwalten.

Darüber hinaus können Sie zusätzliche Benutzer hinzufügen und Lizenzen über das Microsoft 365 Admin Center zuweisen, indem Sie die bereitgestellten Anweisungen befolgen.

Es ist unbedingt sicherzustellen, dass die Funktion zum Hinzufügen neuer Gastbenutzer in den Sicherheits- und Datenschutzeinstellungen des Administratorkontos aktiviert ist.

Dieser Prozess trägt dazu bei, dass die Zusammenarbeit mit Gästen sicher ist und den Richtlinien der Organisation entspricht.

Ziel dieser Übung ist es, das Hinzufügen von Gastbenutzern in der Microsoft 365-Verwaltungsumgebung zu erlernen. Gastbenutzer können eingeladen werden, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, an Besprechungen teilzunehmen oder auf bestimmte Unternehmensressourcen zuzugreifen, wobei die Sicherheit gewährleistet bleibt. Diese Übung hilft den Teilnehmern, sich mit dem Prozess vertraut zu machen und die Bedeutung der korrekten Konfiguration von Berechtigungen zu verstehen.

KURZE BESCHREIBUNG DES THEMAS

In dieser Lektion erfahren Sie, wie Sie freigegebene Postfächer erstellen und welche verschiedenen operativen Rollen Sie in Bezug auf die Möglichkeit, in die Außenwelt zu schreiben, den Benutzern oder Gruppen zuweisen können, die Teil davon sein werden.

Es wird empfohlen, dass Sie Ihre PowerPoint-Folien immer in einem anderen Fenster geöffnet lassen, während Sie der Lektion folgen.

Übung

ERSTELLUNG EINES QUER VERLAUFENDEN BRIEFKASTENS

Erstellen Sie auf der Grundlage der von Ihnen eingegebenen Mitglieder und Gäste eine Querbox zu einem bestimmten Thema (z.B. Organisation des betrieblichen Freizeitvereins).

THEMA DER TECHNISCHEN BESCHREIBUNG

Das Erstellen freigegebener Postfächer in einem Microsoft 365-Konto kann ein sehr nützlicher Vorgang für Organisationen sein, die mehreren Benutzern den Zugriff auf und die Verwaltung eines einzelnen Postfachs ermöglichen möchten, z. B. einer Kundensupportadresse oder einer Rezeption.

Für diese Postfächer ist erst dann eine separate Lizenz erforderlich, wenn sie 50 GB Speicherplatz überschreiten. Um ein freigegebenes Postfach zu erstellen, müssen Sie sich mit einem globalen oder Exchange-Administratorkonto beim Microsoft 365 Admin Center anmelden.

Sobald Sie angemeldet sind, können Sie fortfahren, indem Sie im Navigationsbereich "Gruppen" und dann "Freigegebene Postfächer" auswählen , gefolgt von "Freigegebenes Postfach hinzufügen". Es ist wichtig, Benutzern, die Zugriff benötigen, die entsprechenden Berechtigungen zuzuweisen, wobei zu beachten ist, dass nur Benutzer in Ihrer Organisation autorisiert werden können.

Externe Nutzer, z. B. Nutzer mit Gmail-Konten, können nicht direkt zu freigegebenen Posteingängen hinzugefügt werden, aber Sie können bei Bedarf eine Outlook-Gruppe erstellen.

Darüber hinaus können freigegebene Postfächer über Outlook im Web oder über die Outlook-Apps für iOS und Android verwaltet und verwendet werden, wodurch autorisierten Benutzern Flexibilität und Zugänglichkeit geboten wird.

Ziel dieser Übung ist es, den Studierenden eine praktische Anleitung zum Erstellen gemeinsamer E-Mail-Postfächer in der Microsoft 365-Kontoverwaltung zu bieten. Gemeinsame Postfächer ermöglichen mehreren Benutzern den Zugriff auf und die Verwaltung von E-Mails über eine einzige Adresse. Dies erleichtert die Zusammenarbeit in Bereichen wie Kundenservice, Projektmanagement oder interner Kommunikation.

KURZE BESCHREIBUNG DES THEMAS

In dieser Lektion werden wir das Office 365-Verwaltungssystem beschreiben, das präzise und klar definierte Rollen bereitstellt, um sicherzustellen, dass alle Anwendungen verwendet werden und der Inhalt nur von denjenigen im Unternehmen gesehen wird, die dies aus beruflichen Gründen tun müssen.

Es wird empfohlen, dass Sie Ihre PowerPoint-Folien immer in einem anderen Fenster geöffnet lassen, während Sie der Lektion folgen.

THEMA DER TECHNISCHEN BESCHREIBUNG

Das Microsoft 365-Verwaltungssystem ist eine wichtige Komponente für die Verwaltung und Sicherung der IT-Infrastruktur einer Organisation. Administratoren haben die Aufgabe, Microsoft 365-Dienste zu konfigurieren, zu verwalten und zu überwachen, um sicherzustellen, dass Benutzer Zugriff auf die benötigten Ressourcen haben und dass Unternehmensdaten geschützt sind. Mit unterschiedlichen Ebenen von Administratorrollen, von globalen Administratoren bis hin zu spezifischen Rollen wie Exchange- oder SharePoint-Administratoren, verfügt jeder Administrator über einen definierten Satz von Berechtigungen, die es ihm ermöglichen, bestimmte Aufgaben innerhalb der Microsoft 365-Umgebung auszuführen. Diese Rollen sind so konzipiert, dass sie eine granulare Kontrolle über die IT-Umgebung bieten, sodass Administratoren Vorgänge ausführen können, ohne die Sicherheit oder Datenintegrität zu beeinträchtigen.

Insbesondere globale Administratoren haben die höchste Zugriffsebene und sind für die Verwaltung der gesamten Microsoft 365-Umgebung Ihrer Organisation verantwortlich. Sie können Benutzerkonten erstellen und verwalten, Lizenzen zuweisen, Sicherheitsrichtlinien konfigurieren und auf alle Daten zugreifen, einschließlich der Daten in den OneDrives-Unternehmenslaufwerken der Benutzer. Es ist wichtig zu beachten, dass Administratoren zwar auf Benutzerdaten zugreifen können, es jedoch strenge Richtlinien und Audits gibt, um sicherzustellen, dass dieser Zugriff verantwortungsbewusst und nur für legitime IT-Verwaltungszwecke verwendet wird.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit sind grundlegende Elemente des Microsoft 365 Admin-Systems. Benutzer können mithilfe der Überwachungsprotokolle, die im Microsoft 365 Security & Compliance Center verfügbar sind, überprüfen, wer Zugriff auf ihre Dateien hat. Diese Protokolle liefern detaillierte Informationen darüber, wann und von wem auf Dateien zugegriffen wurde, und geben den Benutzern mehr Sicherheit in Bezug auf die Sicherheit ihrer Daten.

Darüber hinaus stellt Microsoft eine Reihe von Tools und Ressourcen bereit, mit denen Administratoren ihre Microsoft 365-Umgebung effektiv verwalten können. Das Microsoft 365 Admin Center ist intuitiv und bietet interaktive Intelligenz, die dringende Daten hervorhebt und die nächsten Schritte empfiehlt. Administratoren können auch die mobile Microsoft 365-Administrator-App verwenden, um Einstellungen zu verwalten und wichtige Aufgaben auszuführen, auch wenn sie nicht im Büro sind.

Um die Sicherheit weiter zu gewährleisten, empfiehlt Microsoft, dass Administratoren ein separates Benutzerkonto für den täglichen Gebrauch und ein Administratorkonto nur dann verwenden, wenn dies für Verwaltungsaufgaben erforderlich ist. Diese Praxis, die als "Prinzip der geringsten Rechte" bekannt ist, trägt dazu bei, das Risiko einer versehentlichen oder absichtlichen Offenlegung von administrativen Anmeldeinformationen zu verringern.

KURZE BESCHREIBUNG DES THEMAS

In dieser Lektion werden wir uns im Hinblick auf die verschiedenen Anwendungen mit dem Konzept der Erstellung eines Objekts befassen, z. B. einer Share Point-Site, einer Operation, z. B. der Veröffentlichung eines Nachrichtenbeitrags auf der Startseite der Site, einer Freigabe, z. B. des auf der Startseite erstellten Beitrags.

Es wird empfohlen, dass Sie Ihre PowerPoint-Folien immer in einem anderen Fenster geöffnet lassen, während Sie der Lektion folgen.

THEMA DER TECHNISCHEN BESCHREIBUNG

Microsoft 365 bietet eine robuste und vielseitige Plattform, die es Benutzern ermöglicht , Inhalte in der gesamten Organisation zu erstellen, zu betreiben und freizugeben.

Mit einem Microsoft 365 Family-Abonnement können Sie Ihre Abonnementvorteile mit bis zu fünf anderen Personen teilen, die Microsoft 365-Apps auf ihren Geräten installieren und auf 1 TB persönlichen OneDrive-Speicher zugreifen können.

Für Unternehmen ist eine schnelle Einrichtung für Mitarbeiter unerlässlich, um sofort mit der Arbeit zu beginnen und produktiv zu sein, mit Anleitungen, die es einfach machen, sich anzumelden, Apps zu installieren, Outlook und Teams einzurichten und Dateien in die Cloud zu übertragen.

Darüber hinaus ermöglicht Microsoft 365 für Organisationen, die über mehrere Mandanten hinweg arbeiten, die Synchronisierung von Benutzern, was die Verwaltung und Zusammenarbeit über verschiedene Domänen hinweg erleichtert.

Das Hinzufügen eines neuen Mitarbeiters ist ein einfacher Vorgang , der das Erstellen eines Microsoft 365-Kontos für den Mitarbeiter, das Zuweisen von Benutzer-IDs und Kennwörtern und die Unterstützung beim Start seiner Reise mit Microsoft 365 umfasst.

Ziel dieser Übung ist es, die Verwaltung und Anpassung der Microsoft 365-Verwaltungsumgebung sowie die effektive Arbeit mit integrierten Anwendungen zu erlernen. Die Teilnehmer erwerben praktische Fähigkeiten im Erstellen neuer Ressourcen, Konfigurieren von Benutzern, Freigeben von Dokumenten und Zusammenarbeit im Geschäftskontext. Diese Übung vermittelt Ihnen einen guten Einblick, wie Microsoft 365 die Geschäftseffizienz und Zusammenarbeit verbessern kann.

KURZE BESCHREIBUNG DES THEMAS

Wir werden zuerst die Figur des Generaladministrators sehen, der alles kann: sogar das Zugangspasswort ändern und das Konto schließen.

Es wird empfohlen, dass Sie Ihre PowerPoint-Folien immer in einem anderen Fenster geöffnet lassen, während Sie der Lektion folgen.

THEMA DER TECHNISCHEN BESCHREIBUNG

Der Administrator eines Microsoft 365-Kontos spielt eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung und Kontrolle digitaler Unternehmensressourcen. In dieser Position ist er für die Zuweisung und Konfiguration von Zugriffsrollen verantwortlich, um sicherzustellen, dass jeder Benutzer über die erforderlichen Berechtigungen verfügt, um seine Aufgaben zu erfüllen, ohne die Sicherheit der Unternehmensdaten zu gefährden. Administratoren haben die Möglichkeit, Office 365-Benutzer, -Gruppen, -Abonnements und -Dienste zu verwalten sowie Sicherheits- und Compliancerichtlinien festzulegen. Darüber hinaus können sie kritische Aufgaben ausführen, wie z. B. die Wiederherstellung kompromittierter Konten, die Verwaltung des Bedrohungsschutzes und die Überwachung von Datenmigrations- und Integrationsaktivitäten.

Administratorbefugnisse sind in mehrere Rollen unterteilt, die jeweils über spezifische Berechtigungen zum Ausführen bestimmter Aufgaben innerhalb der Microsoft 365-Umgebung verfügen. Beispielsweise hat der globale Administrator Vollzugriff auf alle Dienste und Einstellungen, während andere Rollen wie Exchange-Administrator oder SharePoint-Administrator über Berechtigungen verfügen, die auf ihre spezifischen Bereiche beschränkt sind. Diese Rollensegmentierung ermöglicht eine sicherere und gezieltere Verwaltung von Ressourcen und reduziert das Risiko von Fehlern oder Machtmissbrauch.

Um Administrator zu werden, muss Ihnen diese Rolle von einem anderen Administrator oder über ein Verfahren zur Übernahme von Administratoren zugewiesen werden, falls es keine aktiven Administratoren gibt. Für diesen Vorgang müssen Sie Ihre Identität verifizieren und den Besitz Ihrer Unternehmensdomäne bestätigen. Sobald Sie über Administratorrechte verfügen, können Sie sich beim Microsoft 365 Admin Center anmelden und mit der Einrichtung Ihrer Umgebung nach Bedarf für Ihre Organisation beginnen.

Es ist wichtig zu beachten, dass Administratoren aufgrund der sensiblen Natur der ausgeführten Funktionen strenge Sicherheitsrichtlinien befolgen müssen, um die Integrität der Daten und der IT-Infrastruktur zu schützen. Dazu gehören die Anwendung des Prinzips der geringsten Rechte, die Sicherstellung, dass Benutzer nur über die Berechtigungen verfügen, die für ihre Aktivitäten unbedingt erforderlich sind, und die Implementierung erweiterter Sicherheitsmaßnahmen wie der Multi-Faktor-Authentifizierung.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Administrator eines Microsoft 365-Kontos eine entscheidende Rolle dabei spielt, sicherzustellen, dass die IT-Infrastruktur einer Organisation sicher, effizient und auf die Geschäftsziele ausgerichtet ist. Ihr Fachwissen und ihre Fähigkeit, komplexe IT-Szenarien zu verwalten, sind für die erfolgreiche Einführung von Microsoft 365 und die Aufrechterhaltung eines produktiven und sicheren digitalen Arbeitsplatzes unerlässlich.

Ziel dieser Übung ist es, den Studierenden die Rolle und Verantwortlichkeiten des Microsoft 365-Kontoinhabers zu vermitteln. Es werden die Konzepte der Kontoverwaltung, das Einrichten von Berechtigungen, die Überwachung von Aktivitäten und die Nutzung der integrierten Microsoft 365-Tools zur Gewährleistung eines effektiven und sicheren Betriebs im Unternehmenskontext erläutert.

KURZE BESCHREIBUNG DES THEMAS

In dieser Lektion werden wir uns mit den Techniken zur Bewertung der Möglichkeit befassen, jemandem administrative Befugnisse zu geben , dh mit der Bewertung der strikten Notwendigkeit, dies für Arbeitsbedürfnisse zu tun.

Es wird empfohlen, dass Sie Ihre PowerPoint-Folien immer in einem anderen Fenster geöffnet lassen, während Sie der Lektion folgen.

THEMA DER TECHNISCHEN BESCHREIBUNG

Das Zuweisen von Administratorrollen in Microsoft 365 ist ein wichtiger Prozess , der die Sicherheit und betriebliche Effizienz innerhalb einer Organisation gewährleistet.

Administratorrollen sind nach allgemeinen Geschäftsfunktionen kategorisiert und bieten spezifische Berechtigungen zum Verwalten verschiedener Aspekte des Microsoft 365-Diensts.

Es ist wichtig, beim Zuweisen dieser Rollen Sicherheitsrichtlinien zu befolgen , um die vertraulichen Daten Ihrer Organisation zu schützen.

Die Rolle "Globaler Administrator" gibt Ihnen beispielsweise uneingeschränkte Kontrolle über Ihre Produkte und Zugriff auf die meisten Daten, daher sollte sie mit Vorsicht zugewiesen werden.

Andere Rollen, z. B. Gruppenadministrator, ermöglichen es Ihnen, Gruppeneinstellungen in den Admin Centern zu verwalten. Um eine Rolle zuzuweisen, müssen Sie zum Microsoft 365 Admin Center gehen, "Benutzer" und dann "Aktive Benutzer" auswählen, den gewünschten Benutzer auswählen und von dort aus Rollen verwalten.

Die Übung soll den Studierenden das Verständnis und die Anwendung von Rollenzuweisungsrichtlinien in der Microsoft 365-Administrationsumgebung vermitteln. In praktischen Schritten lernen die Studierenden, verfügbare Rollen zu identifizieren, sie Benutzern korrekt zuzuweisen und Sicherheit und Effizienz bei der Verwaltung von Unternehmensressourcen zu gewährleisten.

KURZE BESCHREIBUNG DES THEMAS

In dieser Lektion befassen wir uns mit denjenigen, die globalen Zugriff auf die meisten Verwaltungsfunktionen und -daten in ihrem Konto benötigen.

Sie unterscheiden sich vom primären Administrator, können aber:

- Zurücksetzen von Passwörtern für alle Benutzer;

- Hinzufügen und Verwalten von Domains;

- Heben Sie die Blockierung eines anderen globalen Administrators auf.

Es wird empfohlen, dass Sie Ihre PowerPoint-Folien immer in einem anderen Fenster geöffnet lassen, während Sie der Lektion folgen.

THEMA DER TECHNISCHEN BESCHREIBUNG

Die Rolle des globalen Administrators in einem Microsoft 365-Konto ist entscheidend für die Verwaltung und Sicherheit des gesamten digitalen Arbeitsplatzes.

Sie haben nahezu unbegrenzte Kontrolle über die Einstellungen Ihres Unternehmens und einen Großteil Ihrer Daten. Es ist wichtig zu beachten, dass es aus Sicherheitsgründen empfohlen wird, 2 bis 4 globale Administratoren zu haben, um Risiken im Zusammenhang mit übermäßigem Zugriff auf Unternehmensdaten und -funktionen zu vermeiden.

Globale Administratoren können Rollen und Berechtigungen verwalten, Sicherheitsrichtlinien festlegen, auf alle wichtigen Daten zugreifen und vieles mehr.

Um ein globaler Administrator zu werden, müssen Sie dieser Rolle über das Microsoft 365 Admin Center zugewiesen werden, wo Sie auch andere administrative Rollen wie Abrechnungsadministrator, Exchange-Administrator oder Benutzerverwaltungsadministrator verwalten können.

Darüber hinaus ist es wichtig, beim Zuweisen von Rollen die Sicherheitsrichtlinien zu befolgen und sicherzustellen, dass Administratoren nur den Zugriff erhalten, den sie zum Ausführen ihrer spezifischen Funktionen benötigen.

Die Übung soll den Studierenden die Rolle des globalen Administrators in einem Microsoft SharePoint-Konto vermitteln. Insbesondere wird erläutert, wie der globale Administrator Berechtigungen und Konfigurationen verwaltet, die für die Sicherheit und Funktionsfähigkeit der Arbeitsumgebung entscheidend sind. Es wird ein Fall analysiert, in dem der globale Administrator Zugriffsrechte zuweisen und Freigabeeinstellungen für ein Unternehmensteam ändern muss.

KURZE BESCHREIBUNG DES THEMAS

In dieser Lektion sehen wir uns diejenigen an, die auf die SharePoint Online-Verwaltungsoberfläche zugreifen und diese verwalten müssen, und die auch Folgendes können:

- Erstellen und Löschen von Websites;

- Verwalten von Websitesammlungen und globalen SharePoint-Einstellungen.

Es wird empfohlen, dass Sie Ihre PowerPoint-Folien immer in einem anderen Fenster geöffnet lassen, während Sie der Lektion folgen.

THEMA DER TECHNISCHEN BESCHREIBUNG

Die SharePoint-Administratorrolle in Microsoft 365 ist entscheidend für die Verwaltung und Organisation von Unternehmensinhalten. Benutzer, die dieser Rolle zugewiesen sind, haben die vollständige Kontrolle über die SharePoint-Umgebung, sodass sie Websites erstellen und verwalten, Websiteadministratoren zuweisen, Freigabeeinstellungen anpassen und Microsoft 365 Gruppen verwalten können.

Dazu gehört die Möglichkeit , Gruppen zu erstellen, zu löschen und wiederherzustellen sowie Gruppenbesitzer zu ändern. Globale Administratoren können die Rolle "SharePoint-Administrator" zuweisen, verfügen jedoch bereits über alle Berechtigungen, die dieser Rolle zugeordnet sind.

Es ist wichtig zu beachten, dass es bis zu einer Stunde dauern kann, bis Änderungen an Benutzerrollen, z. B. dem Zugriff auf das SharePoint Admin Center, wirksam werden.

Darüber hinaus haben SharePoint-Administratoren nicht automatisch Zugriff auf die Websites und OneDrive aller Benutzer, sondern können sich bei Bedarf selbst Zugriff gewähren.

Ziel dieser Übung ist es, das Verständnis der Rolle des SharePoint-Administrators für ein Microsoft 365-Konto zu vertiefen und die Aktionen zu analysieren, die dieser Administrator zur Verwaltung einer SharePoint-Unternehmensumgebung ausführen kann. Die Teilnehmer lernen, gängige Vorgänge über das Admin-Panel auszuführen, Berechtigungen festzulegen, Websites zu konfigurieren und Benutzer zu verwalten.

KURZE BESCHREIBUNG DES THEMAS

In dieser Lektion sehen wir uns diejenigen an, die auf die Teams-Verwaltungsoberfläche zugreifen und diese verwalten müssen, und die auch Folgendes können:

- Verwalten von Besprechungen;

- Verwalten von Konferenzbrücken;

- Verwalten Sie alle organisationsweiten Einstellungen, einschließlich Verbund-, Teams-Update- und Teams-Clienteinstellungen.

Es wird empfohlen, dass Sie Ihre PowerPoint-Folien immer in einem anderen Fenster geöffnet lassen, während Sie der Lektion folgen.

THEMA DER TECHNISCHEN BESCHREIBUNG

Innerhalb von Microsoft 365 ist die Rolle des Teams-Administrators entscheidend für die Verwaltung und Koordination von Microsoft Teams, der Kollaborationsplattform, die Chat, Videokonferenzen, Anrufe und Dokumentenfreigabe integriert.

Dieser Experte ist für die Konfiguration, Verwaltung und Überwachung der Teams-Umgebung verantwortlich und stellt sicher, dass die Funktionen optimiert sind, um die Anforderungen der Organisation zu erfüllen.

Zu den Hauptaufgaben gehören die Verwaltung des Teams-Diensts, das Erstellen und Verwalten von Microsoft 365-Gruppen und das Steuern organisationsweiter Einstellungen, z. B. Verbund und Aktualisieren von Teams.

Um diese Aufgaben auszuführen, hat der Teams-Administrator Zugriff auf erweiterte Tools im Microsoft Teams Admin Center und PowerShell, die eine detaillierte und personalisierte Verwaltung des Dienstes ermöglichen.

Ziel dieser Übung ist es, den Studierenden ein praktisches Verständnis der Befugnisse eines Teams-Administrators innerhalb eines Microsoft 365-Kontos zu vermitteln. Die Übung konzentriert sich auf ein konkretes Managementbeispiel, beispielsweise das Ändern von Besprechungseinstellungen in Teams, die Zugriffskontrolle und die Konfiguration von Richtlinien für eine sichere und produktive Nutzung der Plattform.

KURZE BESCHREIBUNG DES THEMAS

In dieser Lektion sehen wir uns diejenigen an, die die folgenden Schritte für alle Benutzer ausführen müssen:

- Hinzufügen von Benutzern und Gruppen;

- Zuweisen von Lizenzen;

- Verwalten Sie die meisten Benutzereigenschaften;

- Erstellen und Verwalten von Benutzeransichten;

- Aktualisieren von Richtlinien für den Ablauf von Passwörtern;

- Verwaltung von Serviceanfragen;

- Überwachen Sie den Zustand von Diensten.

Es wird empfohlen, dass Sie Ihre PowerPoint-Folien immer in einem anderen Fenster geöffnet lassen, während Sie der Lektion folgen.

THEMA DER TECHNISCHEN BESCHREIBUNG

Als Teil eines Microsoft 365-Kontos ist die Rolle des Benutzeradministrators entscheidend für die Verwaltung von Ressourcen und das Zuweisen von Berechtigungen innerhalb Ihrer Organisation.

Diese Figur ist verantwortlich für das Hinzufügen oder Entfernen von Benutzern, das Konfigurieren von Sicherheitseinstellungen, das Zuweisen von Lizenzen und vieles mehr.

Administratorrollen können mehreren Benutzern zugewiesen werden, wodurch sichergestellt wird, dass kritische Vorgänge auf verschiedene Manager verteilt werden können. Sie können z. B. einem Benutzer die Rolle des Kennwortadministrators zuweisen, die es ihm ermöglicht, beim Zurücksetzen von Kennwörtern zu helfen, ohne ihm vollen Zugriff als globaler Administrator zu gewähren.

Dies trägt dazu bei, Sicherheitsrisiken zu reduzieren, indem die Anzahl der Personen mit uneingeschränktem Zugriff auf die vertraulichen Daten der Organisation begrenzt wird. Die Rollenverwaltung kann über das Microsoft 365 Admin Center erfolgen, wo Sie "Benutzer" und dann "Aktive Benutzer" auswählen und dann mit der Rollenverwaltung fortfahren können.

Diese Übung vermittelt ein Verständnis für die Rolle eines Benutzeradministrators in Microsoft 365. Der Schwerpunkt liegt dabei auf den Aktionen, die er zur Verwaltung von Konten, zur Problemlösung und zur Optimierung der Geschäftsproduktivität durchführen kann. Die Teilnehmer lernen, wie sie neue Benutzer hinzufügen, Lizenzen zuweisen, Passwörter zurücksetzen und Gruppen verwalten.

KURZE BESCHREIBUNG DES THEMAS

In dieser Lektion sehen wir uns diejenigen an, die Passwörter für Benutzer ohne Administratorrechte und andere Passwortadministratoren zurücksetzen müssen.

Es wird empfohlen, dass Sie Ihre PowerPoint-Folien immer in einem anderen Fenster geöffnet lassen, während Sie der Lektion folgen.

THEMA DER TECHNISCHEN BESCHREIBUNG

Der Passwortadministrator in Microsoft 365 spielt eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung der Sicherheit und des Zugriffs auf Unternehmenskonten.

Diese Zahl ist für das Zurücksetzen von Kennwörtern, das Konfigurieren von Richtlinien für den Kennwortablauf und das Sicherstellen verantwortlich, dass Benutzer den Zugriff auf ihre Konten sicher wiederherstellen können.

Es ist wichtig, dass der Passwortadministrator die Best Practices für die Sicherheit kennt, z. B. die Implementierung der Multi-Faktor-Authentifizierung und die Schulung der Benutzer in der Erstellung sicherer, eindeutiger Passwörter. Darüber hinaus kann der Administrator die Self-Service-Kennwortzurücksetzung für Benutzer konfigurieren, sodass sie die Wiederherstellung von Anmeldeinformationen selbst verwalten können, wodurch der Verwaltungsaufwand reduziert und die betriebliche Effizienz verbessert wird.

Der Zugriff auf die Kennwortverwaltung erfolgt über das Microsoft 365 Admin Center, in dem Sie bestimmte Schritte zum Zurücksetzen von Benutzerkennwörtern oder Ändern von Kennwortrichtlinien ausführen können. Wenn Sie Ihre Anmeldedaten verlieren, gibt es Schritt-für-Schritt-Anleitungen, um Ihren Benutzernamen oder Ihr Passwort wiederherzustellen und so sicherzustellen, dass Benutzer den Zugriff auf ihre Dienste schnell wiederherstellen können.

Die Übung soll den Teilnehmern die Rolle und Verantwortlichkeiten des Passwortadministrators in einem Microsoft 365-Konto vermitteln. Durch eine praktische Simulation lernen die Teilnehmer, wie sie Benutzerpasswörter konfigurieren, verwalten und wiederherstellen und so Sicherheit und Effizienz im Unternehmensumfeld gewährleisten.

KURZE BESCHREIBUNG DES THEMAS

In dieser Lektion sehen wir uns diejenigen an, die die folgenden Schritte ausführen müssen:

- Verwalten Sie alle Verwaltungsfunktionen für Power Apps, Power Automate, Power BI, Microsoft Fabric;

- Erstellen und Verwalten von Serviceanfragen;

- Überwachen Sie den Zustand von Diensten.

Es wird empfohlen, dass Sie Ihre PowerPoint-Folien immer in einem anderen Fenster geöffnet lassen, während Sie der Lektion folgen.

THEMA DER TECHNISCHEN BESCHREIBUNG

Innerhalb von Microsoft 365 spielt der Power Platform Administrator eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung und Optimierung der Nutzung von Geschäftsanwendungen.

Dieser Experte ist verantwortlich für die Erstellung und Verwaltung von Benutzerkonten, die Zuweisung der erforderlichen Lizenzen und die Konfiguration von Sicherheitsparametern, um eine sichere Arbeitsumgebung zu gewährleisten, die den Unternehmensrichtlinien entspricht.

Darüber hinaus muss der Power Platform-Administrator sicherstellen, dass die Benutzer über die entsprechenden Berechtigungen für den Zugriff auf die verschiedenen von der Plattform angebotenen Anwendungen und Dienste verfügen, z. B. Dynamics 365, Power BI, Power Apps und Power Automate, um so die Zusammenarbeit und die betriebliche Effizienz zu erleichtern.

Die Verwaltung von Power Platform-Umgebungen, einschließlich der Überwachung der Integrationen mit anderen Microsoft-Diensten und der Behebung technischer Probleme, liegt ebenfalls in seiner Verantwortung.

Um diese Funktionen effektiv ausführen zu können, ist es unerlässlich, ein solides Verständnis des Microsoft-Ökosystems und seiner Dynamik sowie die spezifischen technischen Fähigkeiten für die Konfiguration und Verwaltung der Plattform zu haben.

Der Power Platform Administrator ist daher eine Schlüsselfigur für den Erfolg der digitalen Initiativen eines Unternehmens und trägt dazu bei, den Wert der eingesetzten technologischen Lösungen zu maximieren und kontinuierliche Innovation zu fördern.

Ziel dieser Übung ist es, die Rolle und Befugnisse des Power Platform-Administrators in einem Microsoft 365-Konto zu verstehen. Die Teilnehmer lernen, wie sie mithilfe der Power Platform-Verwaltungskonsole grundlegende Verwaltungsvorgänge wie Benutzerverwaltung, Umgebungskonfiguration und Sicherheitsrichtlinien durchführen.

VIDEO-LEKTION SKRIPT ZUR AKTIVIERUNG VON COPILOT

1. Für die Eingabeaufforderung

vivetool /enable /id:39484957

vivetool /enable /id:44774629

vivetool /enable /id:44850061

vivetool /enable /id:44776738

vivetool /enable /id:42105254

vivetool /enable /id:41655236

2. Für das TouchPad

HKCU\Software\Microsoft\TouchPad

3. Für die endgültige Aktivierung

microsoft-edge://?ux=copilot&tcp=1&source=taskbar

__________________________

FOLIEN ZUR UNTERSTÜTZUNG DER VIDEOLEKTION

- Voller Screenshots und Kommentare. Herunterladbar;

- Navigieren durch Klicken aus dem Index;

- In jeder Folie Link zum Zurückkehren zum Index;

- Alle sehr detaillierten Schritte zur Installation von Copilot.

COPILOTOT. DAS MÄCHTIGE WERKZEUG FÜR KÜNSTLICHE INTELLIGENZ

Indem die künstliche Intelligenz eine natürliche Frage im Chat stellt, erarbeitet sie zu jedem Thema, das wir benötigen, um Informationen oder Betriebsmethoden zu finden, eine komplexe Antwort, die sich zusammensetzt aus:

- beschreibende und textliche Informationen;

- direkte Links zum Internet auf Websites, die Informationen enthalten (z. B. Microsoft-Support);

- direkte Links zu Youtube-Tutorials, wenn es sie zu dem Thema gibt;

- Vorschläge für weitere Recherchen zu diesem Thema, die Ihre Fragen vorwegnehmen;

- Möglichkeit, die Ergebnisse mit einem einfachen Klick im Word-, PDF- und TXT-Format herunterzuladen.

All dies für jeden Informationsbedarf und nicht nur für den Gegenstand dieses Kurses.

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1. Für die Eingabeaufforderung

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2. Für das TouchPad

HKCU\Software\Microsoft\TouchPad

3. Für die endgültige Aktivierung

microsoft-edge://?ux=copilot&tcp=1&source=taskbar

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1. Für die Eingabeaufforderung

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vivetool /enable /id:41655236

2. Für das TouchPad

HKCU\Software\Microsoft\TouchPad

3. Für die endgültige Aktivierung

microsoft-edge://?ux=copilot&tcp=1&source=taskbar

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KURZE BESCHREIBUNG DES THEMAS

In dieser Lektion sprechen wir allgemein über die Technologien, die Microsoft 365 uns zur Verfügung stellt, um online an Office-Dateien (Word, Excel, PowerPoint und Access) zu arbeiten, ohne dass es zu Überschneidungen kommt, wie dies traditionell auch dann der Fall ist, wenn die Datei online auf One Drive oder Google Drive freigegeben ist.

Es wird empfohlen, dass Sie die PowerPoint-Folien, die dieser Lektion gewidmet sind, immer in einem anderen Fenster geöffnet lassen, wenn Sie das Video ansehen. Wechseln Sie mit der Tastenkombination ALT+TAB (die Taste mit den beiden Pfeilen links neben dem Buchstaben Q) von einem Fenster zum anderen.

TECHNISCHE BESCHREIBUNG THEMA:

1. ARBEITEN SIE SYNCHRON MIT EINEM EINZIGEN LESEGERÄT AN DERSELBEN DATEI FÜR BISINESS

Das synchrone Arbeiten an einer Datei mit OneDrive for Business ist eine Funktion, die die Zusammenarbeit und Produktivität in Unternehmen erheblich verbessert.

Mit diesem Tool können mehrere Benutzer dasselbe Dokument, dieselbe Tabelle oder dieselbe Präsentation gleichzeitig bearbeiten , wodurch sichergestellt wird, dass alle Mitarbeiter immer Zugriff auf die aktuellste Version der Datei haben.

Mit der Co-Authoring-Technologie werden Änderungen in Echtzeit visualisiert, was eine effektive Zusammenarbeit ermöglicht, selbst wenn Teams geografisch verteilt sind.

Um zu beginnen, müssen Sie sich mit einem Geschäftskonto bei Office 365 anmelden und zum Abschnitt OneDrive wechseln. Von hier aus können Sie die Dateien auswählen, die Sie freigeben möchten, und die Synchronisierungsoption verwenden, um sicherzustellen, dass Ihre Änderungen auf allen Ihren verbundenen Geräten auf dem neuesten Stand sind.

Darüber hinaus lässt sich OneDrive for Business nahtlos in Office 365-Suite-Apps integrieren und bietet eine nahtlose und nahtlose Benutzererfahrung.

Die Datensicherheit wird durch robuste Sicherheitsprotokolle gewährleistet, die sicherstellen, dass sensible Informationen während der Zusammenarbeit geschützt sind.

Mit dem wachsenden Trend zur Remote-Arbeit erweist sich OneDrive for Business als unverzichtbares Tool für Unternehmen, die in einem schnelllebigen Markt wettbewerbsfähig und agil bleiben wollen.

2. ARBEITEN SIE SYNCHRON AN DERSELBEN DATEI MIT IHREM PERSÖNLICHEN ONE DRIVE

Das synchrone Arbeiten an einer Datei mit OneDrive ist ein Prozess, der es mehreren Benutzern ermöglicht, zusammenzuarbeiten und Änderungen in Echtzeit vorzunehmen, um sicherzustellen, dass jeder die neueste Version des Dokuments sieht.

Diese Funktion ist besonders nützlich für Teams, die aus der Ferne oder über verschiedene Zeitzonen hinweg arbeiten, da sie eine effektive Zusammenarbeit ermöglicht, ohne ständig E-Mail-Updates senden oder warten zu müssen, bis ein Kollege mit der Arbeit an einer Datei fertig ist, bevor er beginnen kann.

Mit OneDrive können Sie Dateien und Ordner freigeben, indem Sie die Option "Freigeben" auswählen und auswählen, ob andere die Datei anzeigen oder bearbeiten können.

Darüber hinaus haben Microsoft 365-Abonnenten Zugriff auf erweiterte Freigabeoptionen, z. B. Kennwortschutz für freigegebene Dateien und die Möglichkeit, ablaufende Links festzulegen. Um Dateien mit Ihrem Computer zu synchronisieren, müssen Sie lediglich die OneDrive-App auswählen, sich mit Ihrem Konto anmelden und die Einrichtung abschließen, wonach die Synchronisierung automatisch erfolgt.

Sie können Ihre Dokumente auch synchronisieren, indem Sie den Standardordner "Dokumente" an Ihren OneDrive-Speicherort verschieben.

Diese Funktionen machen OneDrive zu einem unverzichtbaren Tool für die Dateiverwaltung und die Zusammenarbeit in Echtzeit.

KURZE BESCHREIBUNG DES THEMAS

In dieser Lektion stellen wir das Konzept der Online-Office-Datei vor, d.h. die Möglichkeit, nicht vom Desktop, sondern vom Browser aus an diesen Anwendungen zu arbeiten : Die Dateien haben eine Internetadresse: Aus diesem Grund ist es möglich, von mehreren Personen aus der Ferne daran zu arbeiten.

Es wird empfohlen, dass Sie die PowerPoint-Folien, die dieser Lektion gewidmet sind, immer in einem anderen Fenster geöffnet lassen, wenn Sie das Video ansehen. Wechseln Sie mit der Tastenkombination ALT+TAB (die Taste mit den beiden Pfeilen links neben dem Buchstaben Q) von einem Fenster zum anderen.

BETREFF DER TECHNISCHEN BESCHREIBUNG

Excel Online, auch bekannt als Excel für das Web, ist eine kostenlose Version des beliebten Tabellenkalkulationsprogramms Microsoft Excel, das direkt über Ihren Webbrowser funktioniert.

Diese Version ermöglicht es Benutzern, Tabellenkalkulationen direkt online zu erstellen, anzuzeigen und zu bearbeiten, ohne Software installieren zu müssen.

Es bietet viele der Funktionen der Desktop-Version, einschließlich der Möglichkeit, Formeln, Diagramme und Datenanalysetools zu verwenden. Darüber hinaus erleichtert Excel Online die Zusammenarbeit in Echtzeit, sodass mehrere Benutzer gleichzeitig an derselben Tabelle arbeiten können.

Dies ist besonders nützlich für diejenigen, die von verschiedenen Geräten aus auf ihre Dateien zugreifen müssen, oder für diejenigen, die mit Teams an verschiedenen Standorten zusammenarbeiten.

Für die ersten Schritte mit Excel Online benötigen Sie lediglich ein Microsoft-Konto und die Anmeldung bei der Microsoft 365-Website.

KURZE BESCHREIBUNG DES THEMAS

In dieser Lektion analysieren wir die verschiedenen Bedingungen, unter denen sich die Excel-Datei bereits in der Cloud befindet, d. h. online, und unter denen, die sich derzeit nur auf dem Desktop befindet.

Es wird empfohlen, dass Sie die PowerPoint-Folien, die dieser Lektion gewidmet sind, immer in einem anderen Fenster geöffnet lassen, wenn Sie das Video ansehen. Wechseln Sie mit der Tastenkombination ALT+TAB (die Taste mit den beiden Pfeilen links neben dem Buchstaben Q) von einem Fenster zum anderen.

BETREFF DER TECHNISCHEN BESCHREIBUNG

Excel-Dateien, die sich in der Cloud befinden, und solche, die lokal auf Ihrem PC gespeichert sind, weisen erhebliche Unterschiede auf.

Dateien in der Cloud, z. B. solche, die auf OneDrive gespeichert sind, bieten die Möglichkeit, von jedem mit dem Internet verbundenen Gerät aus darauf zuzugreifen, was eine Zusammenarbeit zwischen mehreren Benutzern in Echtzeit ermöglicht. Das bedeutet, dass Änderungen, die von einem Benutzer vorgenommen wurden, sofort für andere Mitarbeiter sichtbar sind, was die Verwaltung gemeinsamer Projekte und die Arbeit im Team erleichtert. Darüber hinaus werden Dateien in der Cloud durch automatische Backups geschützt, wodurch das Risiko von Datenverlusten aufgrund von Hardwarefehlern oder menschlichem Versagen verringert wird.

Auf der anderen Seite kann auf Excel-Dateien, die lokal auf Ihrem PC gespeichert sind, nur von diesem bestimmten Gerät aus zugegriffen werden, es sei denn, sie werden über andere Methoden wie USB-Laufwerke oder E-Mails übertragen oder freigegeben. Dies kann ein höheres Maß an Sicherheit für vertrauliche Daten bieten, auf die nicht online zugegriffen werden soll. Ohne eine geeignete Backup-Strategie sind diese Dateien jedoch anfälliger für Datenverluste. Darüber hinaus müssen bei der Zusammenarbeit an lokalen Dateien oft mehrere Versionen der Datei zwischen den Teammitgliedern gesendet werden, was zu Verwirrung und Schwierigkeiten führen kann, den Überblick über die neuesten zu behalten.

Ob Sie sich für die Verwendung von Excel-Dateien in der Cloud oder auf Ihrem PC entscheiden, hängt von Ihren spezifischen Anforderungen an Zugänglichkeit, Zusammenarbeit und Datensicherheit ab. Für Unternehmen und Teams, die aus der Ferne arbeiten, bietet die Cloud beispiellose Vorteile in Bezug auf Zugriff und Zusammenarbeit. Für Einzelpersonen oder Organisationen mit hohen Sicherheitsanforderungen oder der Arbeit mit besonders sensiblen Daten kann die lokale Aufbewahrung von Dateien die bevorzugte Wahl sein.

KURZE BESCHREIBUNG DES THEMAS

In dieser Lektion sehen wir uns an, wie Sie eine Excel-Datei für einen Benutzer innerhalb der Microsoft 365 Unternehmensorganisation freigeben, d. h. für ein Mitglied oder einen Gast mit einer Funktion, für die keine E-Mail-Einladung erforderlich ist, wie dies bei der Freigabe für ein externes Thema der Fall ist.

Es wird empfohlen, dass Sie die PowerPoint-Folien, die dieser Lektion gewidmet sind, immer in einem anderen Fenster geöffnet lassen, wenn Sie das Video ansehen. Wechseln Sie mit der Tastenkombination ALT+TAB (die Taste mit den beiden Pfeilen links neben dem Buchstaben Q) von einem Fenster zum anderen.

BETREFF DER TECHNISCHEN BESCHREIBUNG

Das Freigeben von Office-Dateien innerhalb eines Microsoft 365-Kontos ist ein Prozess, der eine effiziente und sichere Zusammenarbeit zwischen Benutzern ermöglicht.

Wenn Sie sich mit einem Geschäftskonto anmelden, können Sie Dokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und andere Dateien für Ihre Kollegen freigeben und so sicherstellen, dass nur autorisierte Personen auf freigegebene Dateien zugreifen und diese bearbeiten können.

Der Freigabeprozess ist einfach : Wenn Sie die gewünschte Datei auswählen, können Sie die Option "Teilen" verwenden, um einen direkten Link an interne Benutzer zu senden, oder Sie können bestimmte Berechtigungen festlegen, um die Zugriffsebene zu steuern.

Sie können den Zugriff auch jederzeit widerrufen , um die Datensicherheit zu gewährleisten. Für zusätzlichen Schutz können Vertraulichkeitsbezeichnungen angewendet werden, und die Option "Downloads blockieren" kann aktiviert werden, um zu verhindern, dass Dateien lokal gespeichert werden.

Diese Funktionen sind ein integraler Bestandteil von Microsoft 365, das darauf abzielt, die Zusammenarbeit und Verwaltung von Dokumenten in einer vernetzten und produktiven Arbeitsumgebung zu erleichtern.

KURZE BESCHREIBUNG DES THEMAS

In dieser Lektion sehen wir uns an, wie Sie die Excel-Datei über die E-Mail-Einladung für einen externen Benutzer freigeben und was er tun muss, um synchron mit denjenigen an der Datei arbeiten zu können, die sie für ihn freigegeben haben.

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BETREFF DER TECHNISCHEN BESCHREIBUNG

Das Freigeben von Excel (oder anderen Office-Dateien) für Benutzer außerhalb Ihres Microsoft 365-Kontos kann sicher und effizient verwaltet werden.

Microsoft bietet mehrere Optionen zum Freigeben von Dokumenten für Personen außerhalb Ihrer Organisation bei gleichzeitiger Gewährleistung der Datensicherheit.

Sie können eine gesamte SharePoint-Website oder einzelne Dokumente freigeben, indem Sie externe Benutzer einladen, sich mit einem Microsoft-Konto oder einem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto anzumelden.

Darüber hinaus können Sie einen Gastlink senden, mit dem Sie bestimmte Dokumente anonym anzeigen können.

Für zusätzliche Sicherheit wird empfohlen, eine Unterwebsite mit eindeutigen Berechtigungen zum Freigeben von Inhalten für externe Benutzer zu erstellen, um den Zugriff auf wichtige oder vertrauliche Informationen zu vermeiden.

Für die Freigabe von Excel-Arbeitsmappen können Sie die entsprechenden Berechtigungen auswählen und eine E-Mail-Einladung an externe Benutzer senden, damit diese die Datei nach Bedarf anzeigen oder bearbeiten können.

KURZE BESCHREIBUNG DES THEMAS

In dieser Lektion sehen wir uns an, wie Sie eine Excel-Datei (oder eine andere Office-Datei) aus der Bibliothek extrahieren, d. h., wie Sie die Möglichkeit für diejenigen entfernen, für die wir sie freigegeben haben, Änderungen vorzunehmen, wenn wir nicht online angemeldet sind.

Es wird empfohlen, dass Sie die PowerPoint-Folien, die dieser Lektion gewidmet sind, immer in einem anderen Fenster geöffnet lassen, wenn Sie das Video ansehen. Wechseln Sie mit der Tastenkombination ALT+TAB (die Taste mit den beiden Pfeilen links neben dem Buchstaben Q) von einem Fenster zum anderen.

BETREFF DER TECHNISCHEN BESCHREIBUNG

Um vorübergehend zu verhindern, dass Ihre Dateien geändert werden, können Sie je nach verwendeter Software unterschiedliche Funktionen und Methoden verwenden.

In Microsoft Excel können Sie z. B. eine Arbeitsmappe oder ein Arbeitsblatt schützen, um nicht autorisierte Änderungen zu verhindern. Wählen Sie dazu die Option "Arbeitsmappe schützen" oder "Blatt schützen" aus dem Menü "Überprüfen".

Darüber hinaus können Sie Passwörter festlegen, um den Zugriff auf oder die Bearbeitung von Dateien einzuschränken.

Eine andere Methode besteht darin, die Funktion "Als abgeschlossen markieren" von Microsoft Word zu verwenden, die ein Dokument schreibgeschützt macht und anderen Benutzern mitteilt, dass Sie mit der Arbeit fertig sind, und von zukünftigen Änderungen abrät.

Es ist wichtig zu beachten, dass diese Maßnahmen zwar vor unbefugten Änderungen abschrecken können, aber oft keine manipulationssichere Sicherheit bieten, sodass sie als Teil eines umfassenderen Ansatzes zur Datensicherheit verwendet werden sollten.

Befolgen Sie die Lektion , um einen temporären Datei-Armor-Prozess zu sehen, d.h. bis Sie entscheiden, dass er von der Person(en), der er die Modifikationskräfte gegeben hat, erneut modifiziert werden kann.

KURZE BESCHREIBUNG DES THEMAS

In dieser Lektion sehen wir, wie man das gleiche Freigabeergebnis mit der daraus resultierenden Möglichkeit der synchronen und gleichzeitigen Online-Arbeit auch ohne das Office 365-Konto erreicht, d.h. mit dem kostenlosen persönlichen One Drive, das wir alle in unserem Windows-Baummenü haben.

Es wird empfohlen, dass Sie die PowerPoint-Folien, die dieser Lektion gewidmet sind, immer in einem anderen Fenster geöffnet lassen, wenn Sie das Video ansehen. Wechseln Sie mit der Tastenkombination ALT+TAB (die Taste mit den beiden Pfeilen links neben dem Buchstaben Q) von einem Fenster zum anderen.

BETREFF DER TECHNISCHEN BESCHREIBUNG

Um Office-Dateien über Ihr persönliches OneDrive-Konto ohne Microsoft 365-Abonnement freizugeben, können Sie die in OneDrive integrierten Freigabefunktionen verwenden.

Dateien, die auf OneDrive gespeichert sind, sind privat, bis Sie sich entscheiden, sie für andere freizugeben.

Sie können Dateien und Ordner freigeben , indem Sie die gewünschte Freigabeoption auswählen, z. B. das Erstellen eines Freigabelinks, der per E-Mail versendet oder in sozialen Medien gepostet werden kann, oder das Einladen bestimmter Personen zum Anzeigen oder Bearbeiten der Dateien.

Wenn Sie Ordner mit Bearbeitungsberechtigungen freigeben, können die Personen, für die Sie freigeben, die freigegebenen Ordner zu OneDrive hinzufügen, was die Zusammenarbeit und das Synchronisieren von Updates erleichtert.

Für zusätzliche Sicherheit können Sie jederzeit Ablaufdaten für die Linkfreigabe festlegen oder den Zugriff entfernen. Die gemeinsame Nutzung von Office-Dateien über OneDrive ist eine effiziente Möglichkeit, auch ohne Microsoft 365-Abonnement mit anderen zusammenzuarbeiten.

KURZE BESCHREIBUNG DES THEMAS

In dieser Lektion erfahren Sie, wie Sie Word-Dateien gleichzeitig, synchron und ohne Überschneidungen freigeben und bearbeiten, sowohl mit Benutzern innerhalb des Office 365-Kontos als auch mit externen Benutzern. Wir werden auch sehen, wie Sie das gleiche Ergebnis auch ohne das Office 365-Konto erzielen können, dh mit dem kostenlosen persönlichen One Drive, das wir alle in unserem Windows-Baummenü haben.

Es wird empfohlen, dass Sie die PowerPoint-Folien, die dieser Lektion gewidmet sind, immer in einem anderen Fenster geöffnet lassen, wenn Sie das Video ansehen. Wechseln Sie mit der Tastenkombination ALT+TAB (die Taste mit den beiden Pfeilen links neben dem Buchstaben Q) von einem Fenster zum anderen.

BETREFF DER TECHNISCHEN BESCHREIBUNG

Das Teilen von Microsoft Word-Dateien über die Cloud ist ein einfacher und sicherer Prozess, der sowohl mit OneDrive for Business als auch mit OneDrive Personal durchgeführt werden kann.

OneDrive bietet die Möglichkeit, Dokumente und Ordner freizugeben , sodass von jedem Gerät aus darauf zugegriffen werden kann, während die Privatsphäre und Kontrolle über Ihre Daten gewahrt bleiben.

Wenn Sie ein Word-Dokument freigeben, können Sie je nach Bedarf festlegen, dass andere Benutzer es anzeigen oder bearbeiten können.

Sie können auch einen Freigabelink generieren, der per E-Mail oder über andere Kommunikationskanäle gesendet werden kann.

Dieser Link kann so konfiguriert werden, dass er nur bestimmten Personen Zugriff gewährt oder für jeden offen ist, der ihn erhält.

Wenn Sie in einer Unternehmensumgebung arbeiten, verfügt OneDrive for Business außerdem über zusätzliche Sicherheits- und Compliancefunktionen, die für die Verwaltung vertraulicher Daten unerlässlich sind.

Um eine Word-Datei freizugeben, melden Sie sich einfach bei Ihrem OneDrive-Konto an, wählen Sie die gewünschte Datei aus und verwenden Sie die Freigabeoption, um die entsprechenden Berechtigungen festzulegen.

KURZE BESCHREIBUNG DES THEMAS

In dieser Lektion sehen wir uns an, wie Sie gleichzeitig, synchron und ohne Überlappung mit PowerPoint-Dateien sowohl mit Benutzern innerhalb des Office 365-Kontos als auch mit externen Benutzern freigeben und arbeiten können. Wir werden auch sehen, wie Sie das gleiche Ergebnis auch ohne das Office 365-Konto erzielen können, dh mit dem kostenlosen persönlichen One Drive, das wir alle in unserem Windows-Baummenü haben.

Es wird empfohlen, dass Sie die PowerPoint-Folien, die dieser Lektion gewidmet sind, immer in einem anderen Fenster geöffnet lassen, wenn Sie das Video ansehen. Wechseln Sie mit der Tastenkombination ALT+TAB (die Taste mit den beiden Pfeilen links neben dem Buchstaben Q) von einem Fenster zum anderen.

BETREFF DER TECHNISCHEN BESCHREIBUNG

Das Freigeben von PowerPoint-Dateien mit OneDrive for Business und OneDrive Personal bietet eine effiziente und sichere Möglichkeit, mit Kollegen und persönlichen Kontakten zusammenzuarbeiten.

Mit OneDrive for Business können Benutzer Dokumente für Kollegen innerhalb ihrer Organisation oder für externe Personen freigeben und gleichzeitig die Datensicherheit mit Funktionen wie der einmaligen Überprüfung der Codeidentität gewährleisten.

Bei persönlichen Konten ist die Freigabe nur zwischen Benutzern möglich, die über ein persönliches Microsoft-Konto verfügen, wodurch sichergestellt wird, dass Dateien nur für autorisierte Personen zugänglich sind.

Darüber hinaus können Sie Freigabeberechtigungen verwalten und die Freigabe jederzeit beenden , um die Kontrolle über Ihre Dateien zu behalten.

Diese Freigabeoptionen sind in Microsoft 365 integriert und ermöglichen es Ihnen, von jedem Gerät und zu jeder Zeit auf Dateien zuzugreifen und gemeinsam daran zu arbeiten, was die Produktivität und Zusammenarbeit sowohl in geschäftlichen als auch in privaten Umgebungen verbessert.

KURZE BESCHREIBUNG DES THEMAS

In dieser Lektion sehen wir uns an, wie Sie Office-Dateien (Word, Excel, PowerPoint) in wichtigen Office 365-Anwendungen freigeben und sicherstellen, dass dieselbe Datei in anderen Umgebungen mit synchronen Bearbeitungen für alle zugänglich und nutzbar ist.

Es wird empfohlen, dass Sie die PowerPoint-Folien, die dieser Lektion gewidmet sind, immer in einem anderen Fenster geöffnet lassen, wenn Sie das Video ansehen. Wechseln Sie mit der Tastenkombination ALT+TAB (die Taste mit den beiden Pfeilen links neben dem Buchstaben Q) von einem Fenster zum anderen.

BETREFF DER TECHNISCHEN BESCHREIBUNG

Die gemeinsame Nutzung von Office-Dateien über Teams, SharePoint und Planner stellt eine bedeutende Weiterentwicklung in der Art und Weise dar, wie Organisationen die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Projekten verwalten.

Teams bietet eine Chat-basierte Umgebung, die die Kommunikation in Echtzeit erleichtert, während SharePoint es Ihnen ermöglicht, Dateien in der Cloud zu speichern und sie mit Ihrem Team oder Ihrer Organisation zu teilen, indem Sie eine erweiterte Berechtigungsverwaltung verwenden.

Der Scheduler hingegen ist ein Aufgabenverwaltungstool, das es Teammitgliedern ermöglicht, auf einen einzigen interaktiven Planungsraum zuzugreifen.

Die Integration dieser Tools ermöglicht es Ihnen , einen nahtlosen Workflow zu erstellen, in dem Dokumente einfach geteilt und in Echtzeit zusammengearbeitet werden können, unabhängig vom geografischen Standort der Teammitglieder.

Diese Synergie zwischen Teams, SharePoint und Planner steigert nicht nur die Effizienz, sondern verbessert auch die Transparenz und den Zusammenhalt innerhalb der Teams und trägt so zu einem besseren Projektmanagement und einer höheren Gesamtproduktivität bei. Darüber hinaus ermöglicht die Verwendung mobiler Geräte mit Teams den Projektmitgliedern, von überall aus zu arbeiten, was Flexibilität und Zugänglichkeit bietet.

Die kontrollierte Freigabe und der kontrollierte Zugriff auf Dateien über diese Microsoft 365-Tools ist ein Wettbewerbsvorteil für Unternehmen , die ihre digitalen Arbeitsabläufe optimieren möchten.

KURZE BESCHREIBUNG DES THEMAS

In dieser Lektion geben wir einen allgemeinen Überblick über das Genehmigungs- und Autorisierungssystem, der dann in den folgenden Lektionen ausführlich erläutert wird.

Es wird empfohlen, dass Sie die PowerPoint-Folien, die dieser Lektion gewidmet sind, immer in einem anderen Fenster geöffnet lassen, wenn Sie das Video ansehen. Wechseln Sie mit der Tastenkombination ALT+TAB (die Taste mit den beiden Pfeilen links neben dem Buchstaben Q) von einem Fenster zum anderen.

BETREFF DER TECHNISCHEN BESCHREIBUNG

Das Berechtigungssystem in SharePoint ist ein wesentlicher Aspekt der Sicherheit und des effektiven Ressourcenmanagements innerhalb eines Unternehmens. SharePoint stellt eine hierarchische Berechtigungsstruktur zur Verfügung, mit der Sie genau festlegen können, wer wie auf bestimmte Informationen zugreifen kann.

Auf der obersten Ebene finden wir Websitesammlungen, die einen gemeinsamen Satz von Berechtigungen, Navigation und Anpassungen verwenden können. Innerhalb dieser Bibliotheken sind Dokumentbibliotheken die primären Container zum Speichern und Verwalten von Dokumenten und bieten Funktionen wie Versionierung, Archivierung/Abruf und Metadatenbeschriftung.

Mit Unterwebsites können Sie Inhalte nach Abteilung, Projekt oder Thema organisieren, wodurch die Granularität des Dokumentenmanagements erhöht und die Navigation für Benutzer verbessert wird. Ordner in Dokumentbibliotheken bieten zusätzliche Kategorisierungsebenen, mit denen Sie Dokumente nach bestimmten Kriterien gruppieren können.

Freigaben und Berechtigungen in der modernen SharePoint-Umgebung sind intuitiv und flexibel gestaltet und machen es Administratoren leicht, Sicherheitseinstellungen basierend auf den Anforderungen ihrer Organisation zu konfigurieren.

Für eine optimale Berechtigungsverwaltung ist es wichtig, Best Practices zu befolgen, z. B. die Verwendung einzelner Berechtigungen zu reduzieren und Berechtigungen Gruppen gegenüber einzelnen Benutzern zuzuweisen, um eine einfachere und weniger fehleranfällige Verwaltung zu gewährleisten.

Das Verständnis und die richtige Anwendung dieser Praktiken ist entscheidend, um SharePoint optimal zu nutzen und vertrauliche Informationen innerhalb einer Organisation zu schützen.

VERTIEFUNG

Grundlagen und Überblick über das Berechtigungssystem in SharePoint

Einleitung

SharePoint ist eine von Microsoft entwickelte Plattform für die Zusammenarbeit, die es Organisationen ermöglicht, Dokumente, Informationen und Geschäftsprozesse zu verwalten. Eine Schlüsselkomponente von SharePoint ist das Berechtigungsverwaltungssystem, mit dem Sie den Zugriff auf Ressourcen steuern und die Informationssicherheit gewährleisten können.

1. Berechtigungsstufen

In SharePoint sind Berechtigungen in "Berechtigungsstufen" organisiert. Eine Berechtigungsstufe ist ein Satz von Berechtigungen, der bestimmt, welche Aktionen ein Benutzer auf einer Website, Dokumentbibliothek oder Liste ausführen kann. Hier sind einige der Standardberechtigungsstufen:

· Vollzugriff: Ermöglicht Benutzern die vollständige Kontrolle über Websites, Bibliotheken und Inhalte.

· Zusammenarbeit: Ermöglicht Benutzern das Anzeigen, Hinzufügen, Aktualisieren und Löschen von Elementen in vorhandenen Bibliotheken und Listen.

· Lesen: Ermöglicht Benutzern, Seiten und Elemente anzuzeigen, aber nicht zu bearbeiten.

2. SharePoint-Gruppen

SharePoint-Gruppen sind Sammlungen von Benutzern, die über dieselben Berechtigungsstufen verfügen. Eine Gruppe "Websitemitglieder" kann z. B. über die Berechtigungsstufe "Zusammenarbeit" verfügen, die es allen Mitgliedern der Gruppe ermöglicht, den Inhalt der Website zu bearbeiten. Gruppen erleichtern die Verwaltung von Berechtigungen, da Sie Berechtigungen einer Gruppe und nicht einzelnen Benutzern zuweisen können.

3. Lizenzierungs-Vermächtnis

Standardmäßig erben Websites, Bibliotheken und Listen in SharePoint Berechtigungen von der übergeordneten Website oder Websitesammlung. Das bedeutet, dass wenn Sie die Berechtigungsstufe einer Gruppe auf der übergeordneten Website ändern, die Änderung automatisch auf den untergeordneten Websites widergespiegelt wird. Sie können diese Vererbung jedoch unterbrechen und Berechtigungen für eine bestimmte Website, Bibliothek oder Liste anpassen.

4. Verwaltung von Berechtigungen

Die Verwaltung von Berechtigungen in SharePoint kann über die Benutzeroberfläche oder über PowerShell für komplexere Szenarien erfolgen. Websiteadministratoren können Benutzer zu Gruppen hinzufügen oder daraus entfernen, neue Gruppen erstellen, Berechtigungsstufen zuweisen und die Berechtigungsvererbung unterbrechen.

5. Bewährte Methoden

Um eine sichere und effiziente SharePoint-Umgebung zu erhalten, ist es wichtig, einige bewährte Methoden für die Verwaltung von Berechtigungen zu befolgen:

· Verwenden Sie Gruppen anstelle einzelner Benutzer: Die Zuweisung von Berechtigungen zu Gruppen erleichtert die Verwaltung und reduziert das Fehlerrisiko.

· Begrenzen Sie die Anzahl der benutzerdefinierten Berechtigungsstufen: Verwenden Sie nach Möglichkeit die Standardberechtigungsstufen, um die Verwaltung zu vereinfachen.

· Änderungen an Dokumentberechtigungen: Verfolgen Sie Berechtigungsänderungen, um die Fehlerbehebung und zukünftige Verwaltung zu vereinfachen.

· Überprüfen Sie die Genehmigungen regelmäßig: Führen Sie regelmäßige Audits durch, um sicherzustellen, dass die Genehmigungen korrekt und aktuell sind.

Tools zur Verwaltung von Berechtigungen

SharePoint bietet mehrere Tools zum Verwalten von Berechtigungen, darunter:

· SharePoint Admin Center: Eine zentralisierte Schnittstelle zum Verwalten von Berechtigungen auf Website- und Websitesammlungsebene.

· PowerShell: Ein erweitertes, automatisiertes Tool zur Verwaltung von Berechtigungen über Skripte.

· Berechtigungsberichte: Berichtstools, mit denen Sie zugewiesene Berechtigungen anzeigen und analysieren können.

Schlussfolgerung

Das Berechtigungssystem in SharePoint ist ein entscheidender Bestandteil der Gewährleistung der Sicherheit und des effektiven Informationsmanagements. Wenn Sie die grundlegenden Konzepte verstehen und bewährte Methoden für die Verwaltung von Berechtigungen befolgen, können Organisationen dabei helfen, SharePoint optimal zu nutzen und gleichzeitig eine sichere und gut organisierte Umgebung zu erhalten.

KURZE BESCHREIBUNG DES THEMAS

In dieser Lektion sehen wir uns an, wie Sie die verschiedenen Berechtigungsstufen für Share Point-Websitemitglieder erstellen, bei denen es sich um unterschiedliche betriebliche Möglichkeiten handelt, damit Sie wissen, wer was ausführen kann.

Es wird empfohlen, dass Sie die PowerPoint-Folien, die dieser Lektion gewidmet sind, immer in einem anderen Fenster geöffnet lassen, wenn Sie das Video ansehen. Wechseln Sie mit der Tastenkombination ALT+TAB (die Taste mit den beiden Pfeilen links neben dem Buchstaben Q) von einem Fenster zum anderen.

BETREFF DER TECHNISCHEN BESCHREIBUNG

Berechtigungsstufen in SharePoint sind entscheidend für die Verwaltung des Zugriffs auf Inhalte und Features innerhalb einer Organisation.

SharePoint bietet eine Reihe von Optionen zum Anpassen von Berechtigungen, die auf die spezifischen Anforderungen jeder Gruppe oder Einzelperson zugeschnitten werden können.

Sie können z. B. einem Dokument oder Ordner eindeutige Berechtigungen zuweisen oder Berechtigungsstufen ändern, um den Zugriff auf die benötigten Daten zu ermöglichen, während andere Benutzer eingeschränkt werden.

Dieses Berechtigungssystem wurde entwickelt, um eine fein abgestufte und flexible Kontrolle zu ermöglichen, die es Administratoren ermöglicht, Zeit zu sparen und Ressourcen in komplexen oder großen Umgebungen effizient zu verwalten.

Darüber hinaus können Sie mit SharePoint die Berechtigungsvererbung unterbrechen, d. h. wenn eine Website oder ein Dokument Berechtigungen von ihrem übergeordneten Container oder ihrer übergeordneten Website erbt, und bietet so die Möglichkeit, Berechtigungen auf einer detaillierteren Ebene anzupassen.

Um Berechtigungen zu verwalten, müssen Sie zur Seite "Berechtigungen" wechseln, die je nach verwendeter SharePoint-Version leicht variieren kann.

VERTIEFUNG

Berechtigungsstufen in SharePoint

Einleitung

SharePoint ist eine von Microsoft entwickelte Plattform für die Zusammenarbeit, die es Organisationen ermöglicht, Inhalte, Wissen und Anwendungen zu verwalten, um die Teamarbeit zu fördern. Einer der wichtigsten Aspekte von SharePoint ist die Berechtigungsverwaltung, mit der Sie steuern können, wer auf welche Ressourcen innerhalb der Plattform zugreifen kann. Dieses Dokument enthält eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu den verschiedenen Berechtigungsstufen in SharePoint.

1. Standardmäßige Berechtigungsstufen

SharePoint bietet mehrere vordefinierte Berechtigungsstufen, die Benutzern oder Gruppen zugewiesen werden können. Hier finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Berechtigungsstufen:

Eigentümer

Benutzer mit der Berechtigungsstufe Besitzer haben Vollzugriff auf die Website oder Websitesammlung. Sie können alle Ressourcen erstellen, bearbeiten, löschen und verwalten, einschließlich Inhalts- und Websiteeinstellungen. Diese Ebene wird in der Regel Site-Administratoren zugewiesen.

Kollaborateur

Diese Berechtigungsstufe ermöglicht es Benutzern, Inhalte auf der Website hinzuzufügen, zu bearbeiten und zu löschen. Sie verfügen jedoch nicht über die Berechtigung zum Ändern von Websiteeinstellungen oder Verwalten von Berechtigungen. Diese Ebene ist ideal für Teammitglieder, die aktiv zum Inhalt der Website beitragen müssen.

Zuschauer

Benutzer mit Anzeigeberechtigung können den Inhalt der Website lesen und anzeigen, ohne ihn ändern zu können. Diese Stufe eignet sich für Benutzer, die nur auf die Informationen zugreifen müssen, ohne Änderungen vorzunehmen.

Besucher

Besucher können den Inhalt der Website einsehen, aber die Möglichkeiten zur Interaktion sind begrenzt. Sie können Inhalte nicht bearbeiten oder löschen. Diese Ebene wird häufig verwendet, um Informationen für externe Benutzer oder für Mitglieder der Organisation freizugeben, die keinen detaillierten Zugriff benötigen.

2. Benutzerdefinierte Berechtigungsstufen

Zusätzlich zu den Standardberechtigungsstufen können Sie in SharePoint benutzerdefinierte Berechtigungsstufen erstellen. Dies bietet Ihnen mehr Flexibilität bei der Verwaltung von Berechtigungen und ermöglicht es Ihnen, spezifische Berechtigungen basierend auf den Anforderungen Ihrer Organisation festzulegen.

3. Verwaltung von Berechtigungen

Das Verwalten von Berechtigungen in SharePoint kann auf verschiedenen Ebenen erfolgen, z. B. auf der Website, der Websitesammlung, der Dokumentbibliothek, Listen und einzelnen Elementen. So verwalten Sie Berechtigungen auf jeder Ebene:

Platz

Berechtigungen auf Websiteebene werden von Websiteadministratoren verwaltet. Sie können festlegen, wer Zugriff auf die Website hat und welche Berechtigungsstufen zugewiesen werden sollen. Berechtigungen können von Unterwebsites geerbt oder für jede Unterwebsite angepasst werden.

Websitesammlung

Berechtigungen auf Websitesammlungsebene werden von Websitesammlungsadministratoren verwaltet. Auf dieser Ebene können Sie bestimmte Berechtigungen für die gesamte Websitesammlung festlegen, einschließlich aller darin enthaltenen Websites und Unterwebsites.

Dokumenten-Bibliothek

Websiteadministratoren können Berechtigungen für jede Dokumentbibliothek innerhalb der Website verwalten. Auf diese Weise können Sie steuern, wer bestimmte Dokumente hinzufügen, bearbeiten oder löschen kann.

Listet

Berechtigungen für Listen funktionieren auf die gleiche Weise wie Berechtigungen für Dokumentbibliotheken. Administratoren können steuern, wer Zugriff auf Listen hat, wer neue Elemente hinzufügen und wer sie bearbeiten oder löschen kann.

Elemente

Berechtigungen auf Elementebene ermöglichen Ihnen eine differenzierte Kontrolle über einzelne Elemente in Listen oder Dokumentbibliotheken. Dies ist nützlich, wenn Sie den Zugriff auf vertrauliche Informationen oder bestimmte Daten einschränken müssen.

Schlussfolgerung

Die Verwaltung von Berechtigungen in SharePoint ist ein entscheidender Aspekt, um die Sicherheit und Integrität von Informationen in Ihrer Organisation zu gewährleisten. Wenn Sie die verschiedenen Berechtigungsebenen kennen und wissen, wie Sie sie effektiv verwalten können, können Sie die Zusammenarbeit optimieren und Unternehmensdaten schützen. Mit integrierten und benutzerdefinierten Berechtigungsoptionen bietet SharePoint eine flexible und leistungsstarke Lösung, die die individuellen Anforderungen jeder Organisation erfüllt.

KURZE BESCHREIBUNG DES THEMAS

Nachdem wir in dieser Lektion die Berechtigungsstufen in der vorherigen Lektion definiert haben, erfahren Sie, wie Sie erweiterte Berechtigungen für einzelne Benutzer und Benutzergruppen einrichten.

Es wird empfohlen, dass Sie die PowerPoint-Folien, die dieser Lektion gewidmet sind, immer in einem anderen Fenster geöffnet lassen, wenn Sie das Video ansehen. Wechseln Sie mit der Tastenkombination ALT+TAB (die Taste mit den beiden Pfeilen links neben dem Buchstaben Q) von einem Fenster zum anderen.

BETREFF DER TECHNISCHEN BESCHREIBUNG

Zum Festlegen erweiterter Berechtigungen in SharePoint ist es wichtig, das Konzept der Berechtigungsvererbung zu verstehen, das es Websites, Listen und Bibliotheken ermöglicht, Berechtigungseinstellungen von der Website auf oberster Ebene zu erben.

Dies erleichtert die Verwaltung von Berechtigungen, insbesondere in großen oder komplexen Websitesammlungen. In einigen Fällen müssen Sie jedoch möglicherweise Berechtigungen für bestimmte Dokumente, Listen oder Bibliotheken anpassen, um den Zugriff auf bestimmte Benutzer zu erweitern oder einzuschränken.

Um Berechtigungen anzuzeigen und zu bearbeiten, müssen Sie zur Seite SharePoint-Berechtigungen wechseln. Dazu können Sie zu der gewünschten Liste oder Sammlung navigieren, indem Sie "Einstellungen", dann "Sammlungseinstellungen" oder "Listeneinstellungen" auswählen.

Auf dieser Seite können Sie die Vererbung aufheben und Berechtigungen detaillierter verwalten, indem Sie eindeutige Berechtigungen zuweisen oder vorhandene Berechtigungsstufen ändern.

Es ist wichtig zu beachten, dass SharePoint zwar viel Flexibilität beim Anpassen von Berechtigungen bietet, wir jedoch die Verwendung integrierter SharePoint-Gruppen für eine einfachere und sicherere Verwaltung empfehlen.

Darüber hinaus enthält SharePoint in Microsoft 365 weitere Features für die sichere Zusammenarbeit, z. B. Microsoft 365-Gruppen, die Teamwebsites zugeordnet sind, die Tools wie ein freigegebenes Postfach und einen Kalender enthalten.

Die Verwaltung von Berechtigungen über diese Gruppen ermöglicht eine intuitivere und zentralisiertere Steuerung des Zugriffs auf verschiedene Microsoft 365-Dienste. Für Web-Apps in SharePoint Server können Berechtigungen über die SharePoint-Zentraladministration verwaltet werden, indem Sie die gewünschte Web-App auswählen und die Benutzerberechtigungen in der Gruppe Sicherheit ändern.

Auf diese Weise können Administratoren sicherstellen, dass die richtigen Personen den erforderlichen Zugriff auf Daten haben und gleichzeitig die Sicherheit und Integrität der Unternehmensinformationen gewahrt bleiben.

VERTIEFUNG

Festlegen erweiterter Berechtigungen in SharePoint

Einleitung

SharePoint ist eine Kollaborationsplattform von Microsoft, die es einfach macht, Dokumente zu verwalten und Informationen zwischen Organisationen auszutauschen. Eine der wichtigsten Funktionen von SharePoint ist die Berechtigungsverwaltung, mit der Administratoren den Zugriff auf Websiteressourcen und -inhalte steuern können.

1. Arten von Berechtigungen in SharePoint

Berechtigungen in SharePoint werden über Gruppen und Berechtigungsstufen verwaltet. Die wichtigsten Berechtigungsebenen lauten wie folgt:

· Vollzugriff: Verwalten Sie Websiteberechtigungen und -einstellungen.

· Bearbeiten: Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Elementen und Dokumenten.

· Beitragen: Ermöglicht das Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Elementen und Dokumenten.

· Lesen: Ermöglicht es Ihnen, Elemente und Dokumente anzuzeigen, aber nicht zu bearbeiten.

· Eingeschränkte Ansicht: Ermöglicht es Ihnen, bestimmte Seiten und Dokumente anzuzeigen, ohne vollen Zugriff auf die Website zu haben.

2. Legen Sie erweiterte Berechtigungen fest

Schritt 1: Zugreifen auf die Websiteeinstellungen

Um mit der Konfiguration erweiterter Berechtigungen zu beginnen, melden Sie sich bei der SharePoint-Website an, und navigieren Sie über das Zahnradsymbol oben rechts zu den Websiteeinstellungen.

Schritt 2: Berechtigungen verwalten

Wählen Sie auf der Seite mit den Websiteeinstellungen im Abschnitt Benutzer und Berechtigungen die Option Websiteberechtigungen aus. Hier sehen Sie alle vorhandenen Berechtigungsgruppen und deren Mitglieder.

Schritt 3: Berechtigungsgruppen erstellen oder bearbeiten

Um eine neue Berechtigungsgruppe zu erstellen, klicken Sie auf Gruppe erstellen und geben Sie den Namen und die Beschreibung der Gruppe ein. Wählen Sie die Berechtigungsstufen aus, die Sie dieser Gruppe zuweisen möchten, und klicken Sie auf Erstellen.

Wenn Sie eine vorhandene Berechtigungsgruppe bearbeiten möchten, wählen Sie sie aus der Liste aus und klicken Sie auf Gruppeneinstellungen. Hier können Sie Mitglieder hinzufügen oder entfernen sowie die Berechtigungsstufen ändern, die der Gruppe zugewiesen sind.

Schritt 4: Zuweisen von Berechtigungen auf Website-, Bibliotheks- oder Dokumentebene

SharePoint ermöglicht es Ihnen, Berechtigungen nicht nur auf Websiteebene, sondern auch auf Bibliotheks- oder Dokumentebene zu vergeben. Gehen Sie dazu zu der Bibliothek oder dem Dokument, an dem Sie interessiert sind, klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Namen und wählen Sie Einstellungen. Gehen Sie dann zu Berechtigungen und bearbeiten Sie die Berechtigungen wie gewünscht.

Schritt 5: Beenden der Vererbung von Berechtigungen

Um bestimmte Berechtigungen für eine Bibliothek oder ein Dokument festzulegen, müssen Sie möglicherweise das Erben von Berechtigungen von der Website auf oberster Ebene beenden. Wechseln Sie dazu zu den Bibliotheks- oder Dokumenteinstellungen, wählen Sie Berechtigungen aus, und klicken Sie dann auf Vererbung von Berechtigungen beenden. Sie können jetzt benutzerdefinierte Berechtigungen zuweisen, ohne dass sich dies auf andere Teile der Website auswirkt.

Schlussfolgerung

Die Verwaltung von Berechtigungen in SharePoint ist entscheidend, um die Sicherheit und Integrität von Daten innerhalb einer Organisation zu gewährleisten. Mit diesen erweiterten Einstellungen können Administratoren genau steuern, wer Zugriff auf was hat und wie sie mit den Ressourcen der Website interagieren können. Mit den Schritten in diesem Leitfaden können Sie benutzerdefinierte Berechtigungen einrichten, die den spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation entsprechen.

KURZE BESCHREIBUNG DES THEMAS

In dieser Lektion erfahren Sie, wie Sie Share Point-Benutzer und -Gruppen erstellen und verwalten, wobei der Schwerpunkt auf dem Hauptunterschied zwischen diesen Gruppen und Office 365-Benutzergruppen liegt.

Es wird empfohlen, dass Sie die PowerPoint-Folien, die dieser Lektion gewidmet sind, immer in einem anderen Fenster geöffnet lassen, wenn Sie das Video ansehen. Wechseln Sie mit der Tastenkombination ALT+TAB (die Taste mit den beiden Pfeilen links neben dem Buchstaben Q) von einem Fenster zum anderen.

BETREFF DER TECHNISCHEN BESCHREIBUNG

Das Erstellen und Verwalten von Benutzergruppen in SharePoint ist ein wesentlicher Prozess für die Verwaltung einer kollaborativen und sicheren Umgebung. SharePoint bietet eine robuste Plattform für die Verwaltung von Unternehmensinhalten und die Zusammenarbeit von Benutzern.

Um zu beginnen, müssen Sie zu den Site-Einstellungen gehen und zum Abschnitt "Benutzer und Berechtigungen" gehen. Hier können Sie eine neue Gruppe erstellen, indem Sie einen aussagekräftigen Namen und eine Beschreibung angeben. Es ist wichtig, der Gruppe einen Besitzer zuzuweisen, der für die Verwaltung der Mitglieder und ihrer Berechtigungen verantwortlich ist.

In den Gruppeneinstellungen können Sie festlegen, wer die Mitgliederliste anzeigen oder bearbeiten kann und ob Anfragen zum Beitritt zur Gruppe zugelassen werden sollen. Nach der Erstellung können Benutzer der Gruppe hinzugefügt und bestimmten Berechtigungsstufen zugewiesen werden, die den Zugriff auf Inhalte und verfügbare Funktionen bestimmen.

Eine effektive Benutzergruppenverwaltung in SharePoint erleichtert die Zusammenarbeit, verbessert die Sicherheit und optimiert die Verwaltung von Unternehmensressourcen. Mit der richtigen Konfiguration wird SharePoint zu einem leistungsstarken Werkzeug zur Unterstützung von Geschäftsprozessen und der internen Kommunikation.

VERTIEFUNG

Erstellen und Verwalten von SharePoint-Benutzergruppen

Einleitung

SharePoint ist eine von Microsoft entwickelte Kollaborationsplattform, die es Unternehmen ermöglicht, Dokumente, Inhalte und Anwendungen zu verwalten, um die Produktivität und die interne Zusammenarbeit zu verbessern. Die Benutzer- und Gruppenverwaltung ist eine entscheidende Funktion, um sicherzustellen, dass Ressourcen nur für diejenigen zugänglich sind, die sie benötigen. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Benutzergruppen in SharePoint erstellen und verwalten.

An. Erstellen von Benutzergruppen in SharePoint

1. Erstellen Sie eine neue Gruppe

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine neue Benutzergruppe in SharePoint zu erstellen:

· Melden Sie sich mit Ihren Administratoranmeldeinformationen bei der SharePoint-Website an.

· Gehen Sie zur Seite mit den Site-Einstellungen, indem Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke klicken und "Site-Einstellungen" auswählen.

· Klicken Sie im Abschnitt "Benutzer und Berechtigungen" auf "Website-Berechtigungen".

· Klicken Sie in der Symbolleiste auf "Gruppe erstellen".

· Füllen Sie die erforderlichen Felder aus, z. B. den Namen und die Beschreibung der Gruppe.

· Legen Sie die Berechtigungen für die Gruppe fest, indem Sie die entsprechende Berechtigungsstufe auswählen.

· Klicken Sie auf "Erstellen", um die Gruppenerstellung abzuschließen.

2. Hinzufügen von Benutzern zu einer Gruppe

Nachdem Sie eine Gruppe erstellt haben, müssen Sie Benutzer hinzufügen. So geht's:

· Rufen Sie die Berechtigungsseite der Website auf.

· Wählen Sie die Gruppe aus, der Sie Benutzer hinzufügen möchten.

· Klicken Sie auf "Neu" und wählen Sie "Benutzer hinzufügen".

· Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Benutzer ein, die Sie hinzufügen möchten.

· Klicken Sie auf "Teilen", um Benutzer zur Gruppe hinzuzufügen.

B. Verwalten von Benutzergruppen in SharePoint

1. Bearbeiten einer Gruppe

Sie können die Einstellungen einer vorhandenen Gruppe ändern, um sie an die sich ändernden Anforderungen Ihrer Organisation anzupassen:

· Rufen Sie die Berechtigungsseite der Website auf.

· Wählen Sie die Gruppe aus, die Sie bearbeiten möchten.

· Klicken Sie in der Symbolleiste auf "Gruppeneinstellungen".

· Nehmen Sie alle erforderlichen Änderungen vor, z. B. den Gruppennamen, die Beschreibung oder die Berechtigungen.

· Klicken Sie auf "Speichern", um Ihre Änderungen zu übernehmen.

2. Entfernen von Benutzern aus einer Gruppe

Das Entfernen von Benutzern aus einer Gruppe kann aus verschiedenen Gründen erforderlich sein, z. B. durch Rollen- oder Projektänderungen:

· Rufen Sie die Berechtigungsseite der Website auf.

· Wählen Sie die Gruppe aus, aus der Sie Benutzer entfernen möchten.

· Wählen Sie den Benutzer aus, den Sie entfernen möchten.

· Klicken Sie in der Symbolleiste auf "Aus Gruppe entfernen".

· Bestätigen Sie den Löschvorgang des Benutzers.

3. Löschen einer Gruppe

Wenn Sie eine Gruppe nicht mehr benötigen, können Sie sie löschen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

· Rufen Sie die Berechtigungsseite der Website auf.

· Wählen Sie die Gruppe aus, die Sie löschen möchten.

· Klicken Sie in der Symbolleiste auf "Gruppeneinstellungen".

· Klicken Sie auf "Löschen" und bestätigen Sie den Löschvorgang.

Schlussfolgerung

Das Erstellen und Verwalten von Benutzergruppen in SharePoint ist für die Aufrechterhaltung einer gut strukturierten und sicheren Organisation unerlässlich. Wenn Sie diese Schritte ausführen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Ressourcen nur für autorisierte Benutzer zugänglich sind, was die Sicherheit und Effizienz der Zusammenarbeit in Ihrer Organisation verbessern kann.

KURZE BESCHREIBUNG DES THEMAS

In dieser Lektion erfahren Sie, wie Sie Dokumente von Ihrer Share Point-Website für Personen außerhalb Ihrer Organisation (Office 365-Konten) für die Arbeit und Zusammenarbeit freigeben.

Es wird empfohlen, dass Sie die PowerPoint-Folien, die dieser Lektion gewidmet sind, immer in einem anderen Fenster geöffnet lassen, wenn Sie das Video ansehen. Wechseln Sie mit der Tastenkombination ALT+TAB (die Taste mit den beiden Pfeilen links neben dem Buchstaben Q) von einem Fenster zum anderen.

BETREFF DER TECHNISCHEN BESCHREIBUNG

Das Freigeben von Dokumenten in SharePoint für externe Benutzer ist eine Funktion, mit der Sie effektiv über Organisationsgrenzen hinweg zusammenarbeiten können. Dieser Prozess wird durch SharePoint und OneDrive erleichtert, die sichere und kontrollierte Freigabeoptionen bieten.

Um ein Dokument für externe Benutzer freizugeben, müssen Sie sich bei Ihrem Geschäfts-, Bildungs- oder Bildungskonto anmelden und einen bestimmten Link an die gewünschten Personen innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation senden. Es ist wichtig zu beachten, dass die Freigabe nur für andere Benutzer möglich ist, die über ein persönliches Microsoft-Konto verfügen, wenn Sie ein persönliches Microsoft-Konto verwenden.

Beim Erstellen des Freigabelinks können Sie die Option "Bestimmte Benutzer" auswählen, um sicherzustellen, dass der Inhalt nur für die von Ihnen eingeladenen Personen zugänglich ist, wodurch die Sicherheit der freigegebenen Dokumente erhöht wird. Darüber hinaus benötigen Empfänger kein Microsoft-Konto, um auf Inhalte zuzugreifen. Sie erhalten einen einmaligen Code per E-Mail, um ihre Identität zu verifizieren.

Benutzer mit einem Microsoft-Konto müssen sich jedoch anmelden, um das Dokument anzuzeigen. Sie können die Freigabe jederzeit beenden und den Zugriff auf Dateien entfernen, um sicherzustellen, dass die Zugriffssteuerung auch nach der ersten Freigabe verwaltet wird.

Für zusätzliche Sicherheit können Sie die Bearbeitungsberechtigungen entfernen und die Option "Download blockieren" in den Link-Einstellungen aktivieren. Diese Maßnahmen stellen sicher, dass das Teilen von Dokumenten auf SharePoint mit externen Benutzern nicht nur möglich, sondern auch sicher und konform mit Unternehmens- oder Bildungsrichtlinien ist.

VERTIEFUNG

Freigeben von Dokumenten in SharePoint-Bibliotheken für Benutzer außerhalb Ihrer Organisation

Einleitung

Das Freigeben von Dokumenten über SharePoint-Bibliotheken ist eine gängige Praxis in Organisationen, die die Zusammenarbeit und den Zugriff auf Informationen erleichtern möchten. Wenn es jedoch darum geht, Inhalte mit Benutzern außerhalb Ihrer Organisation zu teilen, ist es wichtig, geeignete Vorsichtsmaßnahmen und Verfahren zu treffen, um die Sicherheit und den Datenschutz Ihrer Daten zu gewährleisten. In diesem Leitfaden werden die Schritte erläutert, die erforderlich sind, um Dokumente mithilfe von SharePoint sicher und effizient für externe Benutzer freizugeben.

A. Vorteile der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten mit externen Benutzern

Das Freigeben von Dokumenten für externe Benutzer kann eine Reihe von Vorteilen bieten, darunter:

· Verbesserte Zusammenarbeit: Wenn Sie Partnern, Lieferanten und Kunden den Zugriff auf Dokumente ermöglichen, können Sie die Zusammenarbeit und Produktivität verbessern.

· Einfacher Zugriff auf Informationen: Externe Benutzer können auf die benötigten Informationen zugreifen, ohne komplexe interne Verfahren durchlaufen zu müssen.

· Reduzierte E-Mails: Die gemeinsame Nutzung von Dokumenten über SharePoint reduziert die Notwendigkeit, Dateien per E-Mail zu versenden, wodurch das Risiko von Fehlern und mehreren Versionen verringert wird.

· Sicherheit und Überwachung: SharePoint bietet erweiterte Sicherheitstools, mit denen Sie die Kontrolle über freigegebene Dokumente behalten können.

B. Schritte zum Freigeben von Dokumenten für externe Benutzer

1. Konfigurieren der Freigabeeinstellungen

Bevor Sie Dokumente freigeben, ist es wichtig, die Freigabeeinstellungen auf Ihrer SharePoint-Website zu konfigurieren. So geht's:

· Melden Sie sich mit einem Administratorkonto bei SharePoint an.

· Gehen Sie zu den Site-Einstellungen und wählen Sie "Freigabe".

· Konfigurieren Sie die Freigabeeinstellungen, um externen Benutzern den Zugriff zu ermöglichen. Sie können auswählen, ob die Freigabe für authentifizierte Benutzer oder andere Personen mit dem Link zulässig ist.

2. Gemeinsame Nutzung von Dokumenten

Nachdem Sie Ihre Freigabeeinstellungen konfiguriert haben, führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein Dokument für externe Benutzer freizugeben:

· Wechseln Sie zur Dokumentbibliothek, und wählen Sie die Datei aus, die Sie freigeben möchten.

· Klicken Sie auf "Teilen".

· Geben Sie die E-Mail-Adresse des externen Benutzers ein.

· Wählen Sie die Zugriffsebene (Anzeigen, Bearbeiten usw.).

· Fügen Sie bei Bedarf eine benutzerdefinierte Nachricht hinzu und klicken Sie auf "Senden".

3. Verwaltung von Berechtigungen

Es ist wichtig, die Berechtigungen externer Benutzer zu verwalten, um sicherzustellen, dass sie nur Zugriff auf die erforderlichen Dokumente haben:

· Sie können den Zugriff jederzeit in den Freigabeeinstellungen des Dokuments widerrufen.

· Überwachen Sie die Aktivitäten externer Benutzer, um sicherzustellen, dass sie Dokumente ordnungsgemäß verwenden.

· Verwenden Sie die erweiterten Sicherheitseinstellungen von SharePoint, um Zugriffszeitüberschreitungen und andere Einschränkungen festzulegen.

C. Bewährte Sicherheitspraktiken

Sicherheit ist ein entscheidender Aspekt bei der Freigabe von Dokumenten mit externen Benutzern. Hier sind einige Best Practices, die Sie befolgen sollten:

· Zwei-Faktor-Authentifizierung verwenden: Verlangen Sie, dass externe Benutzer die Zwei-Faktor-Authentifizierung verwenden, um auf Dokumente zuzugreifen.

· Zugriff einschränken: Erteilen Sie externen Benutzern nur die erforderlichen Berechtigungen und widerrufen Sie den Zugriff, sobald er nicht mehr benötigt wird.

· Überwachen von Aktivitäten: Verwenden Sie SharePoint-Aktivitätsprotokolle, um die Aktionen externer Benutzer nachzuverfolgen.

· Führen Sie regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen durch: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Sicherheitseinstellungen und Berechtigungen, um sicherzustellen, dass sie auf dem neuesten Stand sind.

Schlussfolgerung

Das Freigeben von Dokumenten in SharePoint-Bibliotheken für externe Benutzer kann die Zusammenarbeit und Effizienz einer Organisation erheblich verbessern. Sie müssen jedoch die richtigen Sicherheitsmaßnahmen ergreifen und Best Practices befolgen, um sensible Daten zu schützen. Durch die richtige Konfiguration der Freigabeeinstellungen, die sorgfältige Verwaltung von Berechtigungen und die Implementierung von Best Practices für die Sicherheit können Unternehmen Dokumente zuverlässig und sicher freigeben.

KURZE BESCHREIBUNG DES THEMAS

In dieser Lektion sehen wir uns die beiden Arten von Personen an, die zur Zusammenarbeit an Ihrer Share Point-Website eingeladen werden können. Die Authentifizierten, d.h. diejenigen, die als Mitglieder oder Gäste ein Profil im Konto haben, und die Anonymen, d.h. diejenigen, die unter ihre E-Mail-Adresse eingeladen werden, aber nicht über das oben genannte Profil verfügen. Wir werden natürlich sehen, was dieser unterschiedliche Status in Bezug auf das Konto in Bezug auf die Befugnisse bedeutet.

Es wird empfohlen, dass Sie die PowerPoint-Folien, die dieser Lektion gewidmet sind, immer in einem anderen Fenster geöffnet lassen, wenn Sie das Video ansehen. Wechseln Sie mit der Tastenkombination ALT+TAB (die Taste mit den beiden Pfeilen links neben dem Buchstaben Q) von einem Fenster zum anderen.

BETREFF DER TECHNISCHEN BESCHREIBUNG

Im Kontext von SharePoint ist die Verwaltung anonymer und authentifizierter Benutzer unerlässlich, um sicherzustellen, dass Informationen sicher und zugänglich sind. Anonyme Benutzer sind Benutzer, die auf SharePoint-Inhalte zugreifen können, ohne Authentifizierungsinformationen anzugeben.

Dies ist besonders nützlich für öffentliche Websites oder Seiten, die Informationen mit einem großen Publikum teilen möchten, ohne sich anmelden zu müssen. Auf der anderen Seite sind authentifizierte Benutzer diejenigen, die gültige Anmeldeinformationen wie einen Benutzernamen und ein Kennwort angeben müssen, um auf vertraulichere Websites und Inhalte in SharePoint zugreifen zu können. Diese Authentifizierungsebene ist unerlässlich, um vertrauliche Informationen zu schützen und eine sichere Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens oder zwischen Geschäftspartnern zu ermöglichen.

Durch das Konfigurieren von Berechtigungen in SharePoint können Administratoren genau definieren, wer Inhalte anzeigen, bearbeiten oder verwalten kann. Traditionell wurden SharePoint-Berechtigungen über eine Reihe von Berechtigungsgruppen innerhalb einer Website verwaltet, z. B. Besitzer, Mitglieder und Besucher. Darüber hinaus können Sie mit SharePoint in Microsoft 365 externe Freigabefunktionen nutzen, um Benutzern außerhalb Ihrer Organisation Zugriff zu gewähren, was Ihnen mehr Flexibilität und Offenheit bei der Verwaltung Ihrer Inhalte bietet.

Es ist wichtig zu beachten, dass anonyme Benutzer zwar eingeschränkten Zugriff auf bestimmte Bereiche haben können, authentifizierte Benutzer jedoch je nach Rolle und Geschäftsanforderungen über umfassendere Berechtigungen verfügen können, die vom Anzeigen bis zum Bearbeiten von Inhalten reichen. Die Wahl zwischen anonymen und authentifizierten Benutzern hängt von den spezifischen Zielen der SharePoint-Website und der Art der freigegebenen Informationen ab.

VERTIEFUNG

Freigeben von SharePoint-Bibliotheksdokumenten für externe Benutzer

Einleitung

Das Freigeben von Dokumenten in SharePoint-Bibliotheken für Personen außerhalb Ihrer Organisation ist ein wertvolles Feature für die Zusammenarbeit und Kommunikation. In diesem Leitfaden werden die Schritte zum Freigeben von Dokumenten für externe Benutzer erläutert, unabhängig davon, ob sie anonym oder authentifiziert sind, sowie die Best Practices, die zur Gewährleistung der Datensicherheit und des Datenschutzes zu befolgen sind.

1. Externe Benutzertypen

Anonyme Nutzer

Anonyme Benutzer sind Benutzer, die auf Dokumente zugreifen, ohne Anmeldeinformationen angeben zu müssen. Dieser Modus ist nützlich, um öffentliche Dokumente freizugeben oder den Zugriff zu vereinfachen.

Authentifizierte Benutzer

Authentifizierte Benutzer sind Benutzer, die mithilfe eines Kontos auf Dokumente zugreifen müssen, bei dem es sich um ein Microsoft-Konto oder ein Konto handeln kann, das speziell für den Zugriff auf SharePoint-Dokumente erstellt wurde.

2. Verfahren zur Teilung

A. Weitergabe an anonyme Nutzer

· Navigieren Sie zu der SharePoint-Bibliothek, die das Dokument enthält, das Sie freigeben möchten.

· Wählen Sie das Dokument aus und klicken Sie auf "Teilen".

· Wählen Sie im Freigabemenü "Jeder, der den Link hat, kann ihn sehen" oder "Jeder, der den Link hat, kann bearbeiten", je nachdem, welche Zugriffsebene Sie gewähren möchten.

· Generieren Sie den Freigabelink, und senden Sie ihn an den externen Benutzer.

B. Freigabe für authentifizierte Benutzer

· Navigieren Sie zu der SharePoint-Bibliothek, die das Dokument enthält, das Sie freigeben möchten.

· Wählen Sie das Dokument aus und klicken Sie auf "Teilen".

· Wählen Sie im Freigabemenü "Bestimmte Personen" aus und geben Sie die E-Mail-Adresse des externen Benutzers ein.

· Weisen Sie Ansichts- oder Bearbeitungsberechtigungen zu und senden Sie die Einladung.

· Der externe Benutzer erhält nach der Authentifizierung eine E-Mail mit einem Link zum Zugriff auf das Dokument.

3. Best Practices für die Sicherheit

· Berechtigungen einschränken: Erteilen Sie nur die erforderlichen Berechtigungen (Anzeigen oder Bearbeiten), um das Risiko zu minimieren.

· Fristen festlegen: Verwenden Sie Freigabelinks mit Fristen, um unbefugten erweiterten Zugriff zu verhindern.

· Überwachen des Zugriffs: Verwenden Sie die Überwachungsfunktionen von SharePoint, um den Zugriff auf freigegebene Dokumente nachzuverfolgen.

· Zugriff widerrufen: Entfernen Sie den Zugriff für externe Benutzer, wenn er nicht mehr benötigt wird.

Schlussfolgerung

Die Freigabe von SharePoint-Bibliotheksdokumenten für externe Benutzer, unabhängig davon, ob sie anonym oder authentifiziert sind, kann die Zusammenarbeit und Effizienz erheblich verbessern. Es ist jedoch wichtig, Best Practices für die Sicherheit zu befolgen, um vertrauliche Informationen zu schützen und sicherzustellen, dass der Zugriff kontrolliert und überwacht wird. Wenn Sie dieser Anleitung folgen, können Sie Dokumente sicher und effizient freigeben.

KURZE BESCHREIBUNG DES THEMAS

In dieser Lektion erfahren Sie, wie Sie Dokumente von der Share Point-Website für externe Benutzer freigeben und wie Sie deren Zugriff auf Inhalte verwalten (z. B. bearbeiten/schreibgeschützt).

Es wird empfohlen, dass Sie Ihre PowerPoint-Folien immer in einem anderen Fenster geöffnet lassen, während Sie der Lektion folgen.

BETREFF DER TECHNISCHEN BESCHREIBUNG

Die Verwaltung des Zugriffs externer Benutzer in SharePoint ist ein entscheidender Aspekt, um die Sicherheit und Integrität von Unternehmensdaten zu gewährleisten. Sie können die Freigabeeinstellungen für eine SharePoint-Website konfigurieren, mit denen Administratoren die Zugriffsebene steuern können, die externe Benutzer haben können.

Dazu gehört die Möglichkeit, Dokumente hinzuzufügen, ohne vorhandene Dokumente zu löschen, sowie den Zugriff auf bestimmte Unterordner innerhalb eines freigegebenen Ordners einzuschränken. Wenn Sie beispielsweise Ihre Einstellungen für die externe Freigabe ändern, können Sie festlegen, ob der Zugriff nur auf bestimmte Domänen gewährt wird, oder Sie können ein Ablaufdatum für den Gastzugriff festlegen.

Darüber hinaus ist es wichtig, die Einstellungen für die externe Zusammenarbeit von Microsoft zu berücksichtigen, um zu bestimmen, wer Gäste in Ihre Organisation einladen kann.

VERTIEFUNG

Verwalten des Zugriffs auf die SharePoint-Bibliothek, Freigeben von Dokumenten für externe Benutzer

Einleitung

Der Austausch von Dokumenten und Informationen ist ein entscheidender Aspekt der geschäftlichen Zusammenarbeit. SharePoint-Bibliotheken bieten eine robuste Plattform für die Dokumentenverwaltung, aber die Freigabe von Dateien für externe Benutzer erfordert eine sorgfältige Zugriffsverwaltung, um Sicherheit und Kontrolle zu gewährleisten.

Bis. Anfängliche SharePoint-Einrichtung

Um mit der Verwaltung des Zugriffs zu beginnen, ist es wichtig, Ihre SharePoint-Bibliothek ordnungsgemäß einzurichten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Einstellungen so konfiguriert sind, dass die externe Freigabe zulässig ist. Dies kann auf Website- oder Websitesammlungsebene erfolgen.

B. Aktivieren der externen Freigabe

1. Melden Sie sich im SharePoint Admin Center an : Hier können Sie die globalen Einstellungen für die externe Freigabe verwalten.

2. Freigabeeinstellungen konfigurieren : Entscheiden Sie, ob Sie die Freigabe für Folgendes zulassen möchten:

- Externe Benutzer mit Authentifizierung

- Anonyme Nutzer über Sharing-Links

3. Festlegen von Zugriffsrichtlinien : Das Einschränken des Zugriffs kann nützlich sein, um sicherzustellen, dass nur bestimmte Benutzer Dokumente anzeigen oder bearbeiten können.

C. Freigeben eines Dokuments für externe Benutzer

Nachdem Sie die externe Freigabe eingerichtet haben, können Sie mit der Freigabe bestimmter Dokumente fortfahren.

Schritte zum Freigeben eines Dokuments

1. Wählen Sie das Dokument aus : Öffnen Sie die SharePoint-Dokumentbibliothek und wählen Sie die Datei aus, die Sie freigeben möchten.

2. Klicken Sie auf "Teilen" : Es erscheint eine Option, um die E-Mail-Adresse des externen Benutzers einzugeben.

3. Berechtigungsstufe auswählen : Entscheidet, ob Lese- oder Bearbeitungsberechtigungen erteilt werden sollen.

4. Einladung senden : Der Benutzer erhält eine E-Mail mit einem Link zum Zugriff auf das Dokument.

D. Erweiterte Freigabeoptionen

- Ablaufende Links: Legen Sie ein Ablaufdatum für das Teilen von Links fest, um den Zugriff im Laufe der Zeit zu begrenzen.

- Passwortschutz: Fügen Sie ein Passwort zu Freigabelinks hinzu, um eine zusätzliche Sicherheitsebene zu schaffen.

E. Überwachung und Überprüfung

Ein wesentlicher Bestandteil des Zugriffsmanagements ist die Überwachung, wer auf Dokumente zugreift und was sie damit tun.

Überwachungsprotokoll

SharePoint bietet Überwachungstools, mit denen Sie Folgendes nachverfolgen können:

- Wer ein Dokument angesehen oder bearbeitet hat

- Wenn Sie sich eingeloggt haben

- Welche Änderungen wurden vorgenommen?

Handel

Regelmäßige Berichte über den Zugriff auf Dokumente können Ihnen helfen, potenzielle Sicherheitsverletzungen oder Missbrauch zu identifizieren.

Verwaltung von Berechtigungen

Die Berechtigungsverwaltung in SharePoint muss fortlaufend erfolgen, um sicherzustellen, dass die richtigen Benutzer Zugriff auf die richtigen Dokumente haben.

F. Regelmäßige Überprüfung der Lizenz

- Regelmäßige Überprüfung : Überprüfen Sie regelmäßig die Berechtigungen externer Benutzer, um sicherzustellen, dass nur die Personen, die Zugriff darauf benötigen, diese behalten.

- Berechtigungen widerrufen und ändern : Aktualisieren oder widerrufen Sie Berechtigungen, wenn ein Projekt abgeschlossen ist oder ein Benutzer keinen Zugriff mehr darauf benötigt.

Schlussfolgerung

Das Freigeben von Dokumenten für externe Benutzer über SharePoint-Bibliotheken kann die Zusammenarbeit und Effizienz innerhalb einer Organisation erheblich verbessern. Es ist jedoch wichtig, strenge Zugriffskontrollen einzurichten und aufrechtzuerhalten, um vertrauliche Informationen zu schützen. Ein strukturierter Ansatz für das Zugriffsmanagement, kombiniert mit einer kontinuierlichen Überwachung, stellt sicher, dass Daten auf sichere und kontrollierte Weise ausgetauscht werden.

KURZE BESCHREIBUNG DES THEMAS

In dieser Lektion sehen wir uns an, wie Sie separate Datenlisten und sekundäre Websites für die primäre Datenliste erstellen, um Dokumente für Personen außerhalb Ihrer Organisation (Ihres Kontos) freizugeben.

Es wird empfohlen, dass Sie die PowerPoint-Folien, die dieser Lektion gewidmet sind, immer in einem anderen Fenster geöffnet lassen, wenn Sie das Video ansehen. Wechseln Sie mit der Tastenkombination ALT+TAB (die Taste mit den beiden Pfeilen links neben dem Buchstaben Q) von einem Fenster zum anderen.

BETREFF DER TECHNISCHEN BESCHREIBUNG

In SharePoint können Unterwebsites verwendet werden, um Inhalte und Informationen hierarchisch innerhalb einer Website auf oberster Ebene zu organisieren. Diese Unterwebsites erben die Berechtigungen und Einstellungen der Website auf oberster Ebene, können jedoch mit ihrem eigenen Inhalt und spezifischen Berechtigungen angepasst werden.

Das Erstellen von Unterwebsites ist besonders nützlich für große Organisationen, die Informationen in verschiedene Abschnitte oder Abteilungen unterteilen müssen, während sie gleichzeitig die Konsistenz von Darstellung und Navigation gewährleisten müssen.

Administratoren können die Erstellung dieser Websites über das SharePoint Admin Center verwalten, wo sie den Typ der Websites bestimmen können, die Benutzer erstellen können, und den Speicherort der Websites angeben können. Darüber hinaus bietet SharePoint mehrere Websitevorlagen, mit denen Sie schnell Unterwebsites mit vordefinierten Inhalten und Layouts erstellen können, die an die spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation angepasst werden können.

Es ist wichtig zu beachten, dass Entwürfe, die auf SharePoint-Websites gespeichert sind, als "Nebenversionen" betrachtet werden und durch eine Versionsnummer gekennzeichnet werden, die auf die neueste Hauptversion folgt. Dieses Versionskontrollsystem ermöglicht es Ihnen, den Überblick über Änderungen zu behalten und die Veröffentlichung von Inhalten effizient zu verwalten.

VERTIEFUNG

Die Bedeutung des Erstellens separater Listen und Unterwebsites für die Freigabe von SharePoint-Bibliotheksdokumenten für externe Benutzer

Ein strategischer Ansatz für ein sicheres und organisiertes Informationsmanagement

Einleitung

In der modernen Geschäftswelt ist die Zusammenarbeit und der Austausch von Dokumenten mit externen Benutzern für viele Unternehmen zu einer entscheidenden Notwendigkeit geworden. SharePoint, eine von Microsoft entwickelte Plattform für Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit, bietet leistungsstarke Tools, um diese gemeinsame Nutzung zu erleichtern. Um eine effiziente und sichere Verwendung von SharePoint zu gewährleisten, ist es jedoch wichtig, das Erstellen separater Listen und Unterwebsites in Betracht zu ziehen. Dieser Ansatz verbessert nicht nur die Sicherheit, sondern auch die Organisation und Verwaltung von Dokumenten.

1. Zur Erstellung separater Listen

Listen in SharePoint sind für die Organisation und Verwaltung von Informationen unerlässlich. Das Erstellen separater Listen für die gemeinsame Nutzung mit externen Benutzern hat mehrere Vorteile:

· Sicherheit und Zugriffskontrolle : Separate Listen ermöglichen es Ihnen, bestimmte Berechtigungen anzuwenden und den Zugriff auf autorisierte Benutzer zu beschränken. Dies reduziert das Risiko von unbefugtem Zugriff und Datenverlust.

· Vereinfachte Verwaltung : Die Organisation von Dokumenten in separaten Listen erleichtert die Verwaltung und das Auffinden von Informationen. Anwender können die benötigten Dokumente schnell finden, ohne sich in komplexen Strukturen zurechtfinden zu müssen.

· Überwachung und Überwachung: Separate Listen ermöglichen eine genauere Nachverfolgung der Benutzeraktivitäten. Sie können nachverfolgen, wer Ihre Dokumente angesehen oder bearbeitet hat, was die Transparenz und Verantwortlichkeit verbessert.

2. Zur Nutzung von Sekundärseiten

Unterwebsites in SharePoint bieten eine zusätzliche Organisations- und Sicherheitsebene für die Dokumentfreigabe:

· Inhaltsisolation: Durch das Erstellen separater Unterwebsites können Sie Inhalte, die für externe Benutzer freigegeben wurden, von internen Dokumenten isolieren. Diese Isolierung verringert das Risiko eines versehentlichen oder unsachgemäßen Zugriffs auf vertrauliche Informationen.

· Anpassung und Branding: Unterseiten können an spezifische Projekt- oder Kundenbedürfnisse angepasst werden. Es kann ein eindeutiges Branding angewendet werden, das die professionelle Wahrnehmung der Organisation verbessert.

· Berechtigungsverwaltung: Berechtigungen können auf Subsite-Ebene konfiguriert werden, sodass Sie den Zugriff auf Dokumente genauer steuern können. Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisierte Benutzer auf die von Ihnen freigegebenen Informationen zugreifen können.

· Verbesserte Zusammenarbeit: Unterwebsites bieten dedizierte Tools für die Zusammenarbeit, z. B. Diskussionsforen, freigegebene Kalender und Bibliotheken mit bestimmten Dokumenten. Dies fördert eine effizientere und zielgerichtetere Zusammenarbeit.

Schlussfolgerung

Das Erstellen separater Listen und die Verwendung von Unterwebsites in SharePoint sind wichtige Methoden zur Verbesserung der Sicherheit, Organisation und Verwaltung von Dokumenten, die für externe Benutzer freigegeben sind. Diese Ansätze bieten eine präzisere Zugriffskontrolle, erleichtern das Auffinden von Informationen und verbessern die Zusammenarbeit. Die Einführung dieser Strategien ermöglicht es Unternehmen, SharePoint optimal zu nutzen und gleichzeitig vertrauliche Informationen zu schützen und die betriebliche Effizienz zu verbessern.