Microsoft 365 アプリケーションの管理と使用

トピックの簡単な説明

このレッスンでは、ビジネスの生産性と整理のために設計された一連のアプリケーションに関する Office 365 の世界について学習します。

基本的には、 彼らが自分の可能性を100%発揮できるように、彼らの間に作り出すことができるつながりに焦点が当てられます。

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技術説明トピック

Microsoft 365 は、ビジネスの生産性を向上させるために設計された包括的なアプリケーション スイートです。電子メール、カレンダー、ワードプロセッシング、スプレッドシート、プレゼンテーションツールなどの幅広いツールを提供しており、これらはすべて クラウドベースであるため、リアルタイムのアクセスとコラボレーションが容易になります。Microsoft 365 を使用すると、企業は Word、Excel、PowerPoint などの一般的なアプリを利用して、ドキュメントやプレゼンテーションを効率的に作成、編集、共有できます。さらに、このスイートには、Teams や OneDrive などのアプリが含まれており、地理的な場所に関係なく、チーム メンバー間のコラボレーションを改善します。

このプラットフォームは、企業データを保護し、現在の規制へのコンプライアンスを確保するための高度なセキュリティ機能も提供します。AIアシスタントのCopilotなどの組み込みインテリジェントツールは、生産性を最適化するように設計されており、ユーザーが複雑なタスクをより簡単に実行できるようにします。たとえば、Copilot は Teams でプロジェクト管理を容易にしたり、Word でライティングを改善したり、PowerPoint で魅力的なプレゼンテーションを作成したり、Excel でデータをより効果的に分析および視覚化したりするために使用できます。

企業は、さまざまなサブスクリプションプランから選択 して、ニーズに最適なソリューションを見つけることができ、一部の機能を無料で試すオプションがあります。したがって、Microsoft 365 は、今日のデジタル市場で生産性を向上させ、安全に成長したいと考えている中小企業にとって理想的なソリューションです。

トピックの簡単な説明

このレッスンでは、ユーザー、グループ、ゲスト、共有メールボックス、サブスクリプション、アクセス許可、管理者ロールなど、アカウントのあらゆる側面を管理する環境である Microsoft 365 管理パネルについて説明します。等。

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運動

管理パネルを探索する

Microsoftが運用開始間近のニュースを毎日発表するエントリーメッセージセンターを見つけてください。

技術説明トピック

Microsoft 365 管理パネルは、IT 管理者が組織内のアプリケーション、サービス、データ、およびユーザーを効果的に管理できるようにする、強力で用途の広いプラットフォームです。直感的でカスタマイズ可能なインターフェイスを通じて、管理者はMicrosoft 365サービスのさまざまな側面を構成および監視できるさまざまなツールにアクセスできるため、IT管理が簡素化および最適化されます。ユーザーの追加と管理、パスワードのリセット、デバイスの管理、サポートリクエストの作成などの機能を備えた管理パネルは、日常の運用効率を維持するために不可欠です。

さらに、管理インターフェースは、 社内の各役割の特定のニーズに適応するように設計されており、緊急データに基づく詳細な分析と運用アドバイスを提供する専門的な作業環境を提供します。このデータ駆動型のアプローチにより、管理者は情報に基づいた意思決定を行い、予防措置や是正措置をタイムリーに実施できます。このプラットフォームには、最も重要な操作を通じて管理者をガイドし、エンドユーザーと組織全体のエクスペリエンスを向上させるために取るべき次のアクションを提案するインタラクティブなインテリジェンス機能も含まれています。

Microsoft 365管理パネルのもう1つの重要な側面は、モバイルアクセシビリティです。モバイル管理アプリを使用すると、管理者は外出中でも設定を管理し、主要なタスクを実行できるため、ビジネスの継続性が途切れることはありません。この柔軟性は、予期しない状況に迅速に対応する能力が重要なハイブリッドワークやリモートワークのシナリオで特に役立ちます。

最後に、Microsoft 365 管理プラットフォームは、技術ドキュメント、エンド ユーザー ガイド、今後の機能の公開ロードマップ、活発な技術コミュニティなど、豊富なリソースによってサポートされています。これらのリソースは、管理者がスキルを伸ばし、最新のニュースを入手し、他の IT プロフェッショナルとつながるのに役立つように設計されています。このように、Microsoft 365は、効果的なIT管理に必要なツールを提供するだけでなく、管理者がプラットフォームの可能性を最大限に活用できるようにするためのサポートとトレーニングも提供します。

この演習は、受講者がMicrosoft 365管理パネルに慣れ、様々なアカウント管理機能を操作する実践的なスキルを習得できるように設計されており、受講者はユーザーの管理、グループの設定、レポートの分析方法を学習し、Microsoft 365環境の管理方法の基礎を習得します。

トピックの簡単な説明

このレッスンでは、 ビジネス ニーズに基づいて Microsoft 365 アカウントを論理的に構築する方法を学習します。

偶然に任せるべきではないが、少なくともその本質的な点では、慎重に設計し、実際に使用するときに調整する必要がある側面。

次に、ユーザーとユーザーグループを作成する方法について説明します。

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運動

Office 365 アカウントにどのような構造を与えるかを考えた後、扱っている組織のタイプに基づいて、次の操作を行います。

- 15人のユーザーを作成します。

- Office 365 のグループを 5 つ作成します (各グループに参加します)。

- Outlookを開き、メンバーになっているグループのリストを確認します。

技術説明トピック

組織の Microsoft 365 アカウントを設定するには、デジタル ワークプレースのセキュリティと効率を確保するための一連の手順が必要です。最初は、職場または学校アカウントの資格情報を使用して Microsoft 365 にサインインすることが重要です。

ログインしたら、テーマ、通知、パスワード、連絡先の設定などの設定をカスタマイズしたり、ダークモードに設定して快適に表示したりできます。また、アカウントに関連付けられている組織を管理することも重要であり、マイ アカウント ポータルで表示および編集でき、ホーム組織の情報を確認したり、アクセス権を持つ他の組織を確認したりすることもできます。

セキュリティを強化するために、 2 要素認証を容易にし、アカウントを不正アクセスから保護するのに役立つ Microsoft Authenticator アプリを設定することをお勧めします。さらに、マイ アカウント ポータルを使用して、接続されたデバイスの管理、最近のサインイン アクティビティの表示、セキュリティ情報の管理を行うことができます。必要に応じて、マイアカウントポータルページの上部にある組織スイッチャーから目的の組織を選択して、アカウントに関連付けられている組織を変更することもできます。

誤って組織を退会した場合、操作を元に戻すことはできず、組織の管理者からの招待を待ってから再度参加する必要があることを覚えておくことが重要です。したがって、組織の関連付けを管理するときは注意して進めることが重要です。初期設定を構成したら、セキュリティ情報の管理、アカウントのサインイン アクティビティの監査、セキュリティで保護されたサインインのための 2 段階認証方法の設定など、Microsoft 365 の使用を最適化するための追加の手順を実行できます。これらのツールとプラクティスにより、Microsoft 365 は、現代の組織のコミュニケーションとコラボレーションのニーズをサポートする、堅牢でパーソナライズされたデジタル ワークスペースになります。

この演習は、制作会社におけるMicrosoft 365アカウントの一般的なアーキテクチャ設定を受講者に指導することを目的としています。初期設定、ユーザーとロールの管理、セキュリティ、利用可能なリソースの整理に重点を置いています。演習終了後には、受講者はビジネスニーズに合わせてMicrosoft 365環境を適切に構成できるようになります。

トピックの簡単な説明

このレッスンでは、運用権限とライセンスの観点からユーザーモデルを作成する方法を示し、その時点では個人データのみが入力される別のユーザーを入力するときにモデルをすばやく呼び出すことができます。例:倉庫の従業員。

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運動

第 1 レベルの従業員に基づくユーザー モデルの作成

- ライセンスを付与しないこと。

- 行政の権限を帰属させないこと。

- 作成したテンプレートに基づいて 2 人の新しいユーザーを挿入します。

技術説明トピック

組織の Microsoft 365 アカウントでユーザー テンプレートを作成することは、特に同様の設定で複数のユーザーを構成する必要がある場合に、ユーザー アカウントの管理を大幅に簡素化できるプロセスです。

この方法により、組織全体で共通のロールを共有するユーザーの設定を標準化し、一貫性を確保し、貴重な時間を節約できます。

テンプレートを作成するには、Microsoft 365管理パネルの [アクティブユーザー]セクションに移動し、[ユーザーテンプレート]オプションを選択します。ここから、ドロップダウンリストを使用して新しいテンプレートを追加するか、作成の完了後に新しいユーザーの設定をテンプレートとして保存するかを選択できます。テンプレートには、ドメイン名、パスワード オプション、ライセンスとアプリケーションの選択、ユーザー ロールなど、さまざまな設定を含めることができます。

ただし、姓名、表示名、ユーザー名などの一部の情報は各ユーザーに固有であり、テンプレートに含まれないことに注意してください。既存のテンプレートを使用して新しいユーザーを追加するのも同様に簡単です:「ユーザーテンプレート」セクションのドロップダウンリストから目的のテンプレートを選択し、ユーザーの追加に進むだけです。

このアプローチにより、新しいユーザーを追加するプロセスが効率化されるだけでなく、すべての設定が組織のポリシーに従って適切に適用されるようになります。

さらに、テンプレート管理は柔軟性があり、管理者は必要に応じて既存のテンプレートを変更したり、新しいテンプレートを作成したりできます。

したがって、ユーザー テンプレートの作成と使用は、Microsoft 365 でユーザー アカウントを管理する際の効率と順序を維持したいシステム管理者にとって、強力で汎用性の高いツールです。

この演習の目標は、Microsoft 365 管理環境を使用してユーザーテンプレートを作成する手順を受講者に指導することです。ユーザーテンプレートは、新規アカウントの設定を自動化および標準化し、管理プロセスを簡素化し、エラーを削減するのに役立ちます。この演習を通して、受講者は管理センターの主要なツールとコマンドに慣れ、ビジネス環境での使用方法を理解します。

技術説明トピック

このレッスンでは、大企業向けに 1 回の操作で最大 249 人のユーザーをオンボードする方法を学習します。

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運動

10人の新規ユーザーを同時にオンボーディング

技術説明トピック

組織の Microsoft 365 アカウントに複数のユーザーを一度に追加するには、 Microsoft 365 管理センターを使用できます。

このプロセスにより、特に多数のユーザーを抱える大規模な組織を扱う場合に、ユーザーの管理が容易になります。

管理インターフェースから、「複数のユーザーを追加」オプションを選択し、CSVファイルを介してインポートを続行できます。このファイルは、名、姓、メールアドレス、その他の関連情報など、ユーザーごとに必要なデータを入力することで事前に準備できます。

CSVファイルがアップロードされると、システムは自動的に情報を処理し、ユーザーアカウントを作成し、組織のニーズに基づいて必要なライセンスを割り当てます。

このタスクを実行する管理者は、グローバル管理者、ライセンス管理者、ユーザー管理者など、適切な権限を持っている必要があることに注意してください。さらに、マルチテナント組織内の複数のテナント間でユーザーを同期できるため、異なるテナント間でよりシームレスで統合されたコラボレーションが可能になります。

この演習の目標は、Microsoft 365 管理環境内で複数のユーザーを効率的かつ正しく追加するプロセスを学習し、実践することです。この演習では、プラットフォームで利用可能なツールの使用方法をステップバイステップで解説し、自己評価の質問を通して学習内容を振り返る機会を提供します。最後に、これらのスキルを実際のビジネス環境でどのように活用するかを学習します。

トピックの簡単な説明

このレッスンでは、アカウントのメンバーでもゲストでもないが、企業のマーケティングキャンペーンの場合など、電子メール配布リストで使用できる単純な連絡先を作成する方法を学習します。

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運動

新しい連絡先を 10 人追加します (メンバーでもゲストでもありませんが、配布リストで使用できることに注意してください)。

技術説明トピック

組織の Microsoft 365 アカウントに連絡先を追加するには、 Outlook で使用できるいくつかの機能を使用できます。ユーザーは、名、姓、会社、都市などのさまざまな基準で連絡先を並べ替えたり、連絡先をお気に入りに追加してすばやくアクセスしたりすることもできます。

連絡先を色で分類できるため、特定の人を簡単に見つけることができます。組織でディレクトリを設定している場合、ユーザーは同僚を連絡先として保存しなくても、同僚に関する情報を表示できます。ただし、メモや誕生日などの追加情報を追加する場合は、連絡先に同僚を保存できます。

この情報は、追加したユーザーのみに表示されます。連絡先を効果的に管理するために、Outlook には、連絡先と連絡先リストを作成、表示、編集する機能、およびグループベースのコラボレーション用のグループを作成する機能があります。

連絡先リスト ( 配布リストとも呼ばれる) は、ユーザーのグループに電子メールを送信するのに便利で、グループは会話、共有ファイル、イベントの計画などのためのスペースを提供します。Outlookで連絡先を管理する方法の詳細については、Microsoftサポートが提供するガイドを参照してください。

この演習の目的は、受講者にMicrosoft 365アカウント管理環境で連絡先を追加する方法を指導することです。このアクティビティを通して、受講者は管理ポータルの使い方に慣れ、連絡先の管理に必要な手順を理解し、会社アカウントの設定を最適化できるようになります。演習の終了時には、受講者は会社の連絡先管理に役立つ実践的なスキルを習得しているでしょう。

トピックの簡単な説明

このレッスンでは、365 組織のゲスト (メンバーよりも運用権限が少ないユーザー) を作成する方法を学習します。

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運動

5名様までご入場ください

- 開発者の管理権限をそのうちの1つに帰属させる。

- メンバーの一覧に戻り、メンバーの 1 人にグローバル管理者管理の役割を割り当てます。

技術説明トピック

組織の Microsoft 365 アカウントにゲストを追加すると、メンバーは組織外のユーザーと効果的に共同作業できるようになります。

この機能は、社内のビジネス ネットワークに参加していないパートナー、ベンダー、またはコンサルタントと協力する場合に特に便利です。

ゲストを追加するために、グループの所有者はゲストを招待して、グループの会話に参加したり、共有ファイルにアクセスしたり、会議に参加したりできます。ゲスト は、ビジネス用か個人用かに関係なく、任意のメールアドレスを持つことができます。追加すると、ウェルカムメールが届き、グループ活動に参加できます。

デフォルトでは、ゲストはすべてのグループコミュニケーションを受信トレイで受信し、グループのメンバーである間は登録を解除できないことに注意してください。ただし、グループのすべてのメールとカレンダーの招待状に記載されているリンクを使用して、いつでもグループから退出できます。

管理者は 、PowerShell を使用してゲストと Microsoft 365 リソースへのアクセスを管理できます。

さらに、提供されている手順に従って、Microsoft 365 管理センターを通じてユーザーを追加し、ライセンスを割り当てることができます。

新しいゲスト ユーザーを追加する機能が、管理者アカウントのセキュリティとプライバシーの設定で有効になっている ことを確認することが重要です。

このプロセスは、ゲストとのコラボレーションが安全で、組織のポリシーに従っていることを確認するのに役立ちます。

この演習の目標は、Microsoft 365 管理環境内でゲストユーザーを追加する方法を学習することです。ゲストユーザーを招待することで、適切なセキュリティ管理を維持しながら、ドキュメントの共同作業、会議への出席、特定の社内リソースへのアクセスが可能になります。この演習を通して、受講者はこのプロセスに慣れ、適切な権限設定の重要性を理解することができます。

トピックの簡単な説明

このレッスンでは、共有メールボックスの作成方法と、共有メールボックスの一部となるユーザーまたはグループに割り当てることができるさまざまな運用ロール (外部への書き込み機能) について学習します。

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運動

横方向のメールボックスの作成

入力したメンバーとゲストに基づいて、特定のトピック(例:会社のレクリエーションクラブの組織)に横方向のボックスを作成します。

技術説明トピック

Microsoft 365 アカウントで共有メールボックスを作成することは、複数のユーザーがカスタマー サポート アドレスやフロント デスクなどの 1 つのメールボックスにアクセスして管理できるようにする組織にとって非常に便利な操作です。

これらのメールボックスは、ストレージが 50 GB を超えるまで、個別のライセンスは必要ありません。 共有メールボックスを作成するには、グローバル管理者アカウントまたは Exchange 管理者アカウントで Microsoft 365 管理センターにサインインする必要があります。

ログインしたら、ナビゲーションペインで「グループ」を選択し、次に「共有メールボックス」を選択し、次に「共有メールボックスを追加」を選択して続行できます。アクセスが必要なユーザーに適切なアクセス許可を割り当てることが重要です。ただし、認証できるのは組織内のユーザーのみであることを念頭に置いてください。

Gmail アカウントを持つユーザーなどの外部ユーザーを共有受信トレイに直接追加することはできませんが、必要に応じて Outlook グループを作成することもできます。

さらに、共有メールボックスは、Outlook on the webまたは iOS および Android 用の Outlook アプリを通じて管理および使用できるため、承認されたユーザーに柔軟性とアクセシビリティを提供します。

この演習の目的は、Microsoft 365 アカウント管理環境内で共有メール受信トレイを作成する方法を実践的に学習できるガイドを提供することです。共有受信トレイを使用すると、複数のユーザーが単一のアドレスからメールにアクセスして管理できるため、顧客サービス、プロジェクト管理、社内コミュニケーションなどの分野におけるビジネスコラボレーションが促進されます。

トピックの簡単な説明

このレッスンでは、すべてのアプリケーションが使用され、コンテンツが仕事上の理由で必要な社内の人だけが表示されるように、正確で明確に定義された役割を提供するOffice 365管理システムを組み立てます。

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技術説明トピック

Microsoft 365 管理システムは、組織の IT インフラストラクチャを管理および保護するための重要なコンポーネントです。管理者は、Microsoft 365 サービスの構成、管理、監視を担当し、ユーザーが必要なリソースにアクセスできるようにし、企業データが保護されるようにします。グローバル管理者から Exchange 管理者や SharePoint 管理者などの特定のロールまで、さまざまなレベルの管理ロールを使用して、各管理者には、Microsoft 365 環境内で特定のタスクを実行できるようにする定義済みのアクセス許可セットがあります。これらのロールは、IT 環境をきめ細かく制御できるように設計されており、管理者はセキュリティやデータの整合性を損なうことなく操作を実行できます。

特に、グローバル管理者は最高レベルのアクセス権を持ち、組織の Microsoft 365 環境全体の管理を担当します。ユーザー アカウントの作成と管理、ライセンスの割り当て、セキュリティ ポリシーの構成、およびユーザーの企業 OneDrive 内のデータを含むすべてのデータにアクセスできます。管理者はユーザーデータにアクセスできますが、このアクセスが責任ある方法で正当なIT管理目的にのみ使用されるようにするための厳格なポリシーと監査が実施されていることに注意することが重要です。

透明性とトレーサビリティは 、Microsoft 365 管理システムの基本的な要素です。ユーザーは、Microsoft 365 セキュリティ/コンプライアンス センターで利用可能な監査ログを使用して、ファイルにアクセスできるユーザーを確認できます。これらのログは、いつ、誰によってファイルにアクセスされたかに関する詳細な情報を提供するため、ユーザーはデータのセキュリティについてより安心できます。

さらに、 Microsoft は、管理者が Microsoft 365 環境を効果的に管理するのに役立つ多数のツールとリソースを提供しています。Microsoft 365 管理センターは直感的で、緊急データを強調表示し、次の手順を推奨する対話型インテリジェンスを提供します。管理者は、Microsoft 365 モバイル管理アプリを使用して、外出中でも設定を管理し、主要なタスクを実行することもできます。

セキュリティをさらに確保するために、 Microsoft では、管理者が日常的な使用には別のユーザー アカウントを使用し、管理タスクに必要な場合にのみ管理者アカウントを使用することをお勧めします。「最小特権の原則」として知られるこのプラクティスは、管理者資格情報が偶発的または意図的に公開されるリスクを軽減するのに役立ちます。

トピックの簡単な説明

このレッスンでは、さまざまなアプリケーションに対応するために、オブジェクトを作成する概念、たとえば共有ポイントサイト、操作、たとえばサイトのホームページにニュース投稿を公開する、共有する、たとえばホームページに作成された投稿を扱います。

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技術説明トピック

Microsoft 365 は、ユーザーが組織全体でコンテンツを作成、操作、共有できる堅牢で汎用性の高いプラットフォームを提供します。

Microsoft 365 Family サブスクリプションでは、サブスクリプションの特典を最大 5 人の他のユーザーと共有でき、ユーザーは自分のデバイスに Microsoft 365 アプリをインストールし、1 TB の個人用 OneDrive ストレージにアクセスできます。

企業にとって、サインイン、アプリのインストール、OutlookとTeamsのセットアップ、クラウドへのファイルの転送を容易にするガイドを使用して、従業員がすぐに仕事を開始し、生産性を高めるためには、従業員の迅速なセットアップが不可欠です。

さらに、複数のテナントで運用している組織の場合、Microsoft 365 ではユーザーを同期できるため、異なるドメイン間での管理と共同作業が容易になります。

新しい従業員の追加は、従業員の Microsoft 365 アカウントの作成、ユーザー ID とパスワードの割り当て、Microsoft 365 の使用開始の支援を含む簡単なプロセスです。

Microsoft 365 の環境設定とアプリケーションの統合を効率的に行うために、ジェスチャーと個人設定を変更します。学生は、新しい情報を作成し、設定し、記録を作成し、すべての国際的なコンテストに協力するための専門知識を取得します。 Microsoft 365 を最大限に活用し、効率よく連携できるようになるため、理想的なコンプレレンスを実現できます。

トピックの簡単な説明

最初に、アクセスパスワードの変更やアカウントの閉鎖など、すべてを行うことができる一般管理者の姿を見ていきます。

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技術説明トピック

Microsoft 365 アカウントの管理者は 、デジタル企業資産の管理と制御において重要な役割を果たします。このポジションは、アクセスロールの割り当てと設定を担当し、企業データのセキュリティを損なうことなく、各ユーザーが職務を遂行するために必要な権限を持っていることを確認します。管理者は、Office 365 のユーザー、グループ、サブスクリプション、サービスを管理し、セキュリティとコンプライアンスのポリシーを設定することができます。さらに、侵害されたアカウントの回復、脅威保護の管理、データ移行と統合アクティビティの監視などの重要なタスクを実行できます。

管理者の権限はいくつかのロールに分割され、それぞれが Microsoft 365 環境内で特定のタスクを実行するための特定のアクセス許可を持っています。たとえば、グローバル管理者はすべてのサービスと設定にフル アクセスできますが、Exchange 管理者や SharePoint 管理者などの他のロールは、特定の領域に限定されたアクセス許可を持ちます。この役割のセグメンテーションにより、より安全で的を絞ったリソース管理が可能になり、エラーや権力の乱用のリスクが軽減されます。

管理者になるには、別の管理者によって、またはアクティブな管理者がいない場合は管理取得手順を通じて、そのロールに割り当てられる必要があります。このプロセスでは、お客様の身元を確認し、企業ドメインの所有権を確認する必要があります。管理者権限を取得したら、Microsoft 365 管理センターにサインインし、組織の必要に応じて環境の設定を開始できます。

実行される機能の機密性が高いため、管理者はデータとITインフラストラクチャの整合性を保護するために厳格なセキュリティガイドラインに従う必要があることに注意することが重要です。これには、最小特権の原則を実践すること、ユーザーが自分の活動に厳密に必要な権限のみを持つようにすること、多要素認証などの高度なセキュリティ対策を実装することが含まれます。

要約すると、Microsoft 365 アカウントの管理者は、組織の IT インフラストラクチャが安全で効率的で、ビジネス目標と一致していることを確認する上で重要な役割を果たします。彼らの専門知識と複雑なITシナリオを管理する能力は、Microsoft 365の導入を成功させ、生産的で安全なデジタルワークプレイスを維持するために不可欠です。

この演習の目的は、受講者がMicrosoft 365アカウント所有者の役割と責任を理解できるようにすることです。アカウント管理の概念、権限の設定、アクティビティの監視、そして企業環境における効果的かつ安全な運用を確保するためのMicrosoft 365統合ツールの活用について学習します。

トピックの簡単な説明

このレッスンでは、誰かに管理権限を与える機会を評価する手法、つまり、仕事のニーズに対してそうする厳密な必要性の評価を扱います。

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技術説明トピック

Microsoft 365 で管理者ロールを割り当てることは、 組織内のセキュリティと運用効率を確保するための重要なプロセスです。

管理者ロールは、一般的なビジネス機能に従って分類 され、Microsoft 365 サービスのさまざまな側面を管理するための特定のアクセス許可を提供します。

これらのロールを割り当てるときは、組織の機密データを保護するために、セキュリティ ガイドラインに従うことが重要です。

たとえば、グローバル管理者ロールでは、製品に対する無制限の制御とほとんどのデータへのアクセスが可能になるため、注意して割り当てる必要があります。

グループ管理者などの他のロールを使用すると、管理センターでグループ設定を管理できます。ロールを割り当てるには、Microsoft 365管理センターに移動し、[ユーザー]、[アクティブユーザー]の順に選択し、目的のユーザーを選択して、そこからロールを管理する必要があります。

この演習は、受講者がMicrosoft 365管理環境における役割の割り当てポリシーを理解し、適用できるようになることを目的としています。一連の実践的な手順を通して、受講者は利用可能な役割を特定し、それらをユーザーに正しく割り当て、企業リソース管理におけるセキュリティと効率性を確保する方法を習得します。

トピックの簡単な説明

このレッスンでは、アカウント内のほとんどの管理機能とデータへのグローバルアクセスが必要なユーザーについて説明します。

プライマリ管理者とは異なりますが、次のことができます。

- すべてのユーザーのパスワードをリセットします。

- ドメインを追加および管理します。

- 別のグローバル管理者のブロックを解除します。

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技術説明トピック

Microsoft 365 アカウントでのグローバル管理者の役割は、デジタル ワークプレース全体の管理とセキュリティにとって重要です。

彼らはあなたの組織の設定とあなたのデータの多くをほぼ無制限に制御します。セキュリティ上の理由から、 企業のデータや機能への過剰なアクセスに関連するリスクを回避するために、2 人から 4 人のグローバル管理者を配置することをお勧めします。

グローバル管理者は、 ロールとアクセス許可の管理、セキュリティ ポリシーの設定、すべての重要なデータへのアクセスなどを行うことができます。

グローバル管理者になるには、Microsoft 365 管理センターを通じてこのロールに割り当てられている必要があり、請求管理者、Exchange 管理者、ユーザー管理管理者などの他の管理ロールも管理できます。

さらに、ロールを割り当てるときはセキュリティ ガイドラインに従い、特定の機能を実行するために必要なアクセス権のみを管理者に提供することが重要です。

この演習は、受講者がMicrosoft SharePointアカウントにおけるグローバル管理者の役割を理解することを目的としています。特に、グローバル管理者が、職場環境のセキュリティと運用性を確保するために不可欠な権限と設定をどのように管理できるかに焦点を当てます。グローバル管理者が社内チームにアクセス権を割り当て、共有設定を変更する必要があるケースを分析します。

トピックの簡単な説明

このレッスンでは、SharePoint Online 管理インターフェイスにアクセスして管理する必要があるユーザーと、次の操作も実行できるユーザーについて説明します。

- サイトを作成および削除します。

- サイト コレクションと SharePoint のグローバル設定を管理します。

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技術説明トピック

Microsoft 365 の SharePoint 管理者ロールは、企業コンテンツを管理および整理するために重要です。このロールに割り当てられたユーザーは、SharePoint 環境を完全に制御できるため、サイトの作成と管理、サイト管理者の割り当て、共有設定の調整、Microsoft 365 グループの管理を行うことができます。

これには、グループを作成、削除、復元する機能や、グループの所有者を変更する機能が含まれます。グローバル管理者は SharePoint 管理者ロールを割り当てることができますが、そのロールに関連付けられているすべてのアクセス許可を既に持っています。

SharePoint 管理センターへのアクセスなど、ユーザー ロールの変更が有効になるまでに最大 1 時間かかる場合があることに注意することが重要です。

さらに、SharePoint 管理者は、すべてのユーザーのサイトと OneDrive に自動的にアクセスできるわけではありませんが、必要に応じて自分自身にアクセス権を付与できます。

この演習の目標は、Microsoft 365 アカウントにおける SharePoint 管理者の役割についての理解を深め、企業の SharePoint 環境を管理するために管理者が実行できるアクションを分析することです。受講者は、管理パネルを使用して一般的な操作を実行し、権限の設定、サイトの構成、ユーザー管理を行う方法を学習します。

トピックの簡単な説明

このレッスンでは、Teams 管理インターフェイスにアクセスして管理する必要があるユーザーについて説明します。

- 会議を管理します。

- 会議ブリッジの管理。

- フェデレーション、Teams の更新、Teams クライアント設定など、組織全体のすべての設定を管理します。

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技術説明トピック

Microsoft 365内では、チャット、ビデオ会議、通話、ドキュメント共有を統合するコラボレーションプラットフォームであるMicrosoft Teamsの管理と調整にとって、Teams管理者の役割は非常に重要です。

このプロフェッショナルは、Teams 環境の構成、管理、監視を担当し、 組織がニーズに合わせて機能が最適化されるようにします。

主な責任には、Teams サービスの管理、Microsoft 365 グループの作成と管理、フェデレーションやチームの更新などの組織全体の設定の制御が含まれます。

これらのタスクを実行するために、Teams 管理者は Microsoft Teams 管理センターと PowerShell の高度なツールにアクセスでき、サービスの詳細でパーソナライズされた管理が可能になります。

この演習の目標は、受講者にMicrosoft 365アカウントにおけるTeams管理者の権限について実践的な理解を提供することです。この演習では、Teamsでの会議設定の変更、アクセス制御、プラットフォームの安全かつ生産的な利用を確保するためのポリシー設定など、具体的な管理例に焦点を当てます。

トピックの簡単な説明

このレッスンでは、すべてのユーザーに対して次のことを行う必要があるユーザーを見ていきます。

- ユーザーとグループを追加します。

- ライセンスを割り当てます。

- ほとんどのユーザープロパティを管理します。

- ユーザービューを作成および管理します。

- パスワードの有効期限ポリシーを更新します。

- サービスリクエストを管理する。

- サービスの正常性を監視します。

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技術説明トピック

Microsoft 365 アカウントの一部として、ユーザー管理者の役割は、組織内のリソースの管理とアクセス許可の割り当てに不可欠です。

この図は、 ユーザーの追加と削除、セキュリティ設定の構成、ライセンスの割り当てなどを担当します。

管理者ロールは複数のユーザーに割り当てることができるため、重要な操作を異なるマネージャーに分散させることができます。たとえば、ユーザーにパスワード管理者のロールを割り当てると、グローバル管理者としてのフル アクセスを許可せずにパスワードのリセットを支援できるようになります。

これにより、組織の機密データに無制限にアクセスできるユーザーの数を制限することで、セキュリティ リスクを軽減できます。 ロール管理は、Microsoft 365 管理センターを通じて行うことができ、そこで [ユーザー] を選択し、[アクティブ ユーザー] を選択してからロール管理を続行できます。

この演習では、Microsoft 365 におけるユーザー管理者の役割を理解し、アカウント管理、問題解決、ビジネス生産性の最適化のために実行できるアクションに焦点を当てます。受講者は、新規ユーザーの追加、ライセンスの割り当て、パスワードのリセット、グループの管理方法を学習します。

トピックの簡単な説明

このレッスンでは、管理者以外のユーザーと他のパスワード管理者のパスワードをリセットする必要があるユーザーについて説明します。

レッスンをフォローしている間は、常にPowerPointスライドを別のウィンドウで開いておくことをお勧めします。

技術説明トピック

Microsoft 365のパスワード管理者は、セキュリティと企業アカウントへのアクセスを管理する上で重要な役割を果たします。

この図は、パスワードのリセット、パスワード有効期限ポリシーの構成、およびユーザーが自分のアカウントへのアクセスを安全に回復できるようにする役割を担います。

パスワード管理者は、多要素認証の実装や、強力で一意のパスワードの作成方法に関するユーザーのトレーニングなど、セキュリティのベストプラクティスを認識することが重要です。さらに、管理者はユーザーのセルフサービス パスワード リセットを構成できるため、ユーザーは自分で資格情報の回復を管理できるため、管理作業負荷が軽減され、運用効率が向上します。

パスワード管理には、Microsoft 365 管理センターからアクセスでき、ユーザー パスワードのリセットやパスワード ポリシーの変更に関する特定の手順に従うことができます。ログイン資格情報を紛失した場合、ユーザー名またはパスワードを回復するための段階的な手順があるため、ユーザーはサービスへのアクセスを迅速に復元できます。

この演習では、受講者がMicrosoft 365アカウントにおけるパスワード管理者の役割と責任を理解することを目的としています。実践的なシミュレーションを通して、受講者はユーザーパスワードの設定、管理、回復方法を学び、企業環境におけるセキュリティと効率性を確保します。

トピックの簡単な説明

このレッスンでは、次のことを行う必要があるユーザーを見ていきます。

- Power Apps、Power Automate、Power BI、Microsoft Fabricのすべての管理機能を管理します。

- サービスリクエストを作成および管理します。

- サービスの正常性を監視します。

レッスンをフォローしている間は、常にPowerPointスライドを別のウィンドウで開いておくことをお勧めします。

技術説明トピック

Microsoft 365 内では、Power Platform 管理者は、ビジネス アプリケーションの使用を管理および最適化する上で重要な役割を果たします。

この専門家は、 ユーザーアカウントの作成と管理、必要なライセンスの割り当て、およびセキュリティパラメータの構成 を担当し、会社のポリシーに準拠した安全な作業環境を確保します。

さらに、Power Platform 管理者は、Dynamics 365、Power BI、Power Apps、Power Automate など、プラットフォームが提供するさまざまなアプリケーションやサービスにアクセスするための適切なアクセス許可をユーザーが持っていることを確認し、コラボレーションと運用効率を促進する必要があります。

他の Microsoft サービスとの統合の監督や技術的な問題の解決など、Power Platform 環境の管理も彼の責任です。

これらの機能を効果的に実行するには、Microsoft エコシステムとそのダイナミクスをしっかりと理解し、プラットフォームを構成および管理するための特定の技術スキルを持つことが不可欠です。

したがって、Power Platform 管理者は、組織のデジタル イニシアチブを成功させるための重要な人物であり、 採用された技術ソリューションの価値を最大化し 、継続的なイノベーションを促進するのに役立ちます。

この演習の目標は、Microsoft 365 アカウントにおける Power Platform 管理者の役割と権限を理解することです。受講者は、Power Platform 管理コンソールを使用して、ユーザーの管理、環境の構成、セキュリティポリシーの適用といった基本的な管理操作を実行する方法を学習します。

これらの各トピックに関する 15 の質問

Microsoft 365: 生産性アプリケーションの世界。

Microsoft 365 環境のカスタマイズと管理。

Microsoft Authenticator アプリケーションの機能。

Microsoft 365 ビジネス アカウントを適切に設定する。

Microsoft 365 管理パネル。

Microsoft 365 アカウントでのユーザーの作成。

Microsoft 365 アカウントでのグループの作成。

ゲストの追加。

共有メールボックスの作成。

アカウント所有者: 一般管理者v

管理役割の割り当て基準。

請求管理者。

Exchange管理者。

Fabric 管理者。

Global Administrator。

グループ管理者。

テクニカルサポート管理者。

ライセンス管理者。

メッセージ センター管理者。

メッセージ センターと Microsoft Planner の同期。

Office APP 管理者。

サービスサポート管理者。

Writer 作家 組織からのメッセージ。

Power Platform 管理者。

管理者の読書レポート。

Share Point Administrator。

Teams Administrator。

ユーザー管理者。

User Experience Success Manager。

これらの各トピックに関する 15 の質問

Microsoft 365: 生産性アプリケーションの世界。

Microsoft 365 環境のカスタマイズと管理。

Microsoft Authenticator アプリケーションの機能。

Microsoft 365 ビジネス アカウントを適切に設定する。

Microsoft 365 管理パネル。

Microsoft 365 アカウントでのユーザーの作成。

Microsoft 365 アカウントでのグループの作成。

ゲストの追加。

共有メールボックスの作成。

アカウント所有者: 一般管理者v

管理役割の割り当て基準。

請求管理者。

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Fabric 管理者。

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ライセンス管理者。

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Office APP 管理者。

サービスサポート管理者。

Writer 作家 組織からのメッセージ。

Power Platform 管理者。

管理者の読書レポート。

Share Point Administrator。

Teams Administrator。

ユーザー管理者。

User Experience Success Manager。

トピックの簡単な説明

このレッスンでは、SharePointオンラインとは何か、要するにSharePointは、同僚間のコミュニケーションとデジタルコラボレーションを刺激し、サイトを作成してブランドコンテンツを公開できるようにするMicrosoft 365ツールであり、ファイルのリストとユーザー権限を管理するためのコントロールセンターであることを示します。

また、「リスト」機能を介してWebデータベースとして使用することもできます。

レッスンをフォローしている間は、常にPowerPointスライドを別のウィンドウで開いておくことをお勧めします。

技術説明トピック

SharePointは、 Microsoftが開発したコラボレーションおよびコンテンツ管理プラットフォームであり、組織内での情報の共有と管理を容易にするように設計されています。

これは、 ユーザーが内部コラボレーション、ビジネスコミュニケーション、および効率的なドキュメント管理のためのWebサイトを作成できるようにするブラウザベースのコンテンツ管理システムとして機能します。

SharePoint は 、ドキュメントやファイルを保存、整理、共有できる安全な環境を提供し、Web ブラウザーを使用して任意のデバイスからアクセスできます。

組織は SharePoint を使用して、イントラネット ポータル、エクストラネット、およびその他のさまざまな Web サイトを構成できるため、データ管理が合理化され、運用効率が向上します。

さらに、SharePoint は Microsoft Office パッケージと統合されており、ドキュメントのバージョン管理などの高度な機能をサポートしているため、変更を追跡したり、同じドキュメントの異なるバージョンを管理したりできます。SharePoint は、Microsoft がクラウドでホストする SharePoint Online サービスとして、また SharePoint Server を使用したオンプレミス ソリューションとして利用できます。

この柔軟性により、企業はセキュリティとプライバシー ポリシーへの準拠を確保しながら、特定のニーズに最も適した構成を選択できます。SharePointは、エンタープライズコンテンツ管理(ECM)およびビジネスプロセス管理(BPM)機能で広く使用されており、ドキュメント管理からプロジェクトコラボレーション、内部コミュニケーション、システムとプロセスの統合、ワークフローの自動化まで、幅広いエンタープライズユースケースをサポートするようにカスタマイズできます。

SharePoint を使用すると、チームは Office 365 にサインインし、SharePoint エントリ ポイントを使用して会話に同調し、ニュースフィードを通じて最新のアクティビティを表示することで、コラボレーションを開始できます。

要約すると、SharePointは、コラボレーションとコンテンツ管理を容易にする一元化された安全なプラットフォームとして機能し、組織の生産性と効率を向上させます。

この演習では、学生がビジネスコラボレーションとコンテンツ管理のための強力なツールであるMicrosoft SharePointの主な機能を習得することを目的としています。生徒は次のことを学びます。

・文書サイトとライブラリの作成と管理。

· ファイルをアップロード、共有、同期します。

· アクセス許可を設定し、コンテンツへのアクセスを管理します。

・検索機能を使用して関連情報を検索できます。

・要素をカスタマイズして生産性を最大化します。

この演習は、チーム間のコラボレーションとデータの集中化に SharePoint を使用するビジネス環境をシミュレートするように設計されています。

トピックの簡単な説明

このレッスンでは、Share Point サイトのホーム ページについて説明します。このページでは、会社や外部の訪問者に組織に焦点を当てたニュース、会話、更新情報を提供し、重要なリンクやリソースに簡単にアクセスできます。

- データリスト;

- ドキュメントライブラリ

-サブサイト;

- 承認と許可のシステム。

レッスンをフォローしている間は、常にPowerPointスライドを別のウィンドウで開いておくことをお勧めします。

技術説明トピック

SharePoint サイトのホームページは、 サイトの最も重要な情報と機能の概要と迅速なアクセスを提供する中央アクセス ポイントとして設計されています。

通常、会社のニュースの領域、重要なドキュメントやページへのクイック リンク、Outlook や Teams などの他の Microsoft 365 アプリケーションとの統合が含まれます。

管理者は、SharePoint Web パーツ (リスト、グラフ、ソーシャル フィードなど) をサイトに追加するモジュール式コンポーネントを使用して、ホームページをカスタマイズできます。

さらに、サイト テンプレートとサイト スクリプトを使用すると、特定のコンテンツ タイプを含むリストの追加、サイト ロゴの設定、拡張機能の登録、サイトとサイト ハブの関連付けなど、さまざまな定義済みのアクションを使用してサイトの作成を自動化できます。

深化

紹介

SharePointは、Microsoftが開発したコラボレーションプラットフォームであり、組織はコンテンツ、情報、ドキュメントを効率的に管理できます。SharePoint ホーム ページは、すべてのユーザーの主要なアクセス ポイントであり、使用可能なタスク、ドキュメント、およびリソースの概要を提供します。このドキュメントでは、SharePoint ホーム ページの特徴と機能について詳しく説明します。

ホームページの主な機能

ユーザーインターフェース

SharePoint ホーム ページは、直感的で使いやすいように設計されています。ユーザーインターフェイスはすっきりと整理されているため、ユーザーは必要な情報をすばやく見つけることができます。インターフェイスの主要な要素には、ナビゲーションバー、アクティビティフィード、クイックリンク、カスタマイズ可能なコンテンツエリアが含まれます。

ナビゲーションバー

ナビゲーションバーは、ホームページの最も重要なコンポーネントの 1 つです。これにより、ユーザーは、サイト、ドキュメント、アプリケーション、設定など、SharePointのさまざまなセクションや機能にすばやくアクセスできます。ナビゲーション バーをカスタマイズして、組織に最も関連性の高いリンクを含めることができます。

アクティビティフィード

アクティビティフィードでは、最近の変更、新しいドキュメント、ユーザーアクティビティの概要をリアルタイムで確認できます。このツールは、組織内の開発やニュースについて、すべてのチームメンバーに最新の情報を提供するのに役立ちます。

クイックリンク

クイック リンクは、頻繁に使用するドキュメント、サイト、またはリソースにすばやくアクセスできるようにするカスタマイズ可能なショートカットです。管理者は、チームまたは組織全体の特定のニーズに合わせてこれらのリンクを構成できます。

カスタマイズ可能なコンテンツエリア

SharePoint ホーム ページには、ユーザーがコンテンツを追加および整理できる領域がいくつか用意されています。これらの領域には、ドキュメント、予定表、タスク リスト、お知らせなどの Web パーツを含めることができます。これらの領域の柔軟性により、ユーザーのニーズに合わせたホームページを作成できます。

ホームページのカスタマイズ

テーマとレイアウト

ユーザーは、利用可能なさまざまなテーマとレイアウトから選択して、ホームページのルックアンドフィールをカスタマイズできます。色、フォント、および全体的なスタイルを変更して、ページを企業ブランドのスタイルに合わせることができます。さらに、レイアウトを変更して、ユーザーの好みに応じてコンテンツの編成を最適化できます。

Web パーツ

Web パーツは、ホーム ページに追加して機能を拡張できるモジュール式コンポーネントです。Web パーツには、ドキュメント、グラフ、カレンダー、ニュース フィードなどのリストが含まれています。ユーザーは、Web パーツを追加、編集、または削除して、特定のニーズを満たすホーム ページを作成できます。

自動化とワークフロー

SharePoint は Microsoft Power Automate との統合をサポートしているため、ホーム ページから直接プロセスとワークフローを自動化できます。ユーザーは、反復的なタスクの自動化、通知の送信、ドキュメントの承認などを行うワークフローを作成できるため、運用効率が向上します。

コンテンツ管理

ドキュメントとライブラリ

ドキュメント管理は、SharePoint の中心的な機能です。ユーザーは、ライブラリ内でドキュメントをアップロード、整理、共有でき、組織の構造に合わせてカスタマイズできます。ライブラリは、バージョニング、メタデータ、および高度なセキュリティ設定をサポートしています。

検索とフィルター

SharePointの検索機能は強力で高度に構成可能であるため、ユーザーはドキュメントや情報をすばやく見つけることができます。フィルターは、変更日、作成者、メタデータなどの特定の条件に基づいて検索結果を絞り込むために適用できます。

コラボレーションと共有

SharePointは、多くのドキュメント共有および編集機能のおかげで、ユーザー間のコラボレーションを促進します。ユーザーは、同じドキュメントで同時に作業したり、コメントやフィードバックを残したり、変更に関する通知を受け取ったりできます。共有設定により、許可されたユーザーのみが機密性の高いコンテンツにアクセスできるようになります。

結論

SharePoint ホーム ページは、コンテンツ管理とチーム メンバー間のコラボレーションを改善したいと考えている組織にとって重要なツールです。SharePointは、多くの機能とカスタマイズオプションを備えており、あらゆるビジネスの特定のニーズに合わせて調整できる柔軟で強力なプラットフォームを提供します。SharePoint が提供する可能性を最大限に活用することで、組織は効率を高め、コミュニケーションを改善し、よりまとまりのある生産的な作業環境を作り出すことができます。

この練習の目的は、学生が会社のSharePointサイトのホームページに慣れるようにすることです。ナビゲーションにより、利用可能な主な機能とセクションを理解し、レイアウトを識別し、利用可能なリソースを効果的にナビゲートできます。学生は、公開されたコンテンツ、ドキュメントライブラリ、クイックリンク、およびインタラクティブな領域を発見するように案内されます。

トピックの簡単な説明

このレッスンでは、チーム メンバーをつなぐチーム サイトを作成する方法や、社内のより多くの人にリーチするための コミュニケーション サイトを作成する方法について説明します。

これらは、作成時にアプリケーションが2つの異なるボタンで利用できるようにする2つのオプションです。

レッスンをフォローしている間は、常にPowerPointスライドを別のウィンドウで開いておくことをお勧めします。

技術説明トピック

SharePoint サイトの作成は、組織内のコラボレーションとコミュニケーションを改善するための戦略的な取り組みです。

SharePoint には、チーム サイトとコミュニケーション サイトの 2 つの主要な種類のサイトがあります。

チーム サイトは、 プロジェクトでの共同作業、ドキュメントの共有、および共有カレンダーによる締め切りの管理を行うための共通の場所を必要とするワークグループに最適です。このタイプのサイトは、アクティブなコラボレーションとチームのタスク管理を容易にします。

一方、 コミュニケーションサイトは、社内で大規模に情報を共有し、重要なイニシアチブを伝達し、ニュースや最新情報を公開するように設計されています。これは、インタラクティブなコラボレーションではなく、より広範な対象者への一方向のコミュニケーションに最適化されています。

SharePoint サイトを作成するには、 SharePoint ホーム ページで [+ サイトの作成] オプションを選択します。そこから、チーム サイトとコミュニケーション サイトのどちらを作成するかを指定し、適切なテンプレートを選択します。テンプレートを選択したら、サイトの名前を入力し、必要に応じて説明を追加し、サイトアドレスを設定し、プライバシー設定を選択します。また、サイトの既定の言語を選択したり、チーム サイトの場合は、関連付けられた Microsoft 365 グループを作成して、すべてのチーム メンバーと電子メールで簡単に通信できるようにすることもできます。

サイトを作成したら、リスト、ドキュメント ライブラリ、ページ、および Web パーツを追加することで、サイトのコンテンツと機能を充実させることで、サイトをさらにカスタマイズできます。Web パーツは、テキスト、画像、リンク、およびその他の機能をページに追加するために使用できるモジュール式コンポーネントであり、サイトをエンド ユーザーにとってよりインタラクティブで便利なものにします。

結論として、 チーム サイトとコミュニケーション サイトのどちらを選択するかは、組織の特定の目標と共有する情報の性質によって異なります。どちらのタイプのサイトも、社内コミュニケーションの効率と効果を向上させるための強力なツールを提供しますが、どちらのオプションが会社のニーズと文化に最も適しているかを慎重に検討することが重要です。適切な計画と構成を行うことで、SharePoint はあらゆるチームや組織にとって貴重な資産になります。

深化

SharePoint サイトの作成

ステップバイステップガイド

紹介

Microsoft SharePointは、組織内でのコンテンツ管理、コラボレーション、情報共有に使用される、汎用性が高く強力なプラットフォームです。SharePoint を使用すると、ドキュメントを共有したり、プロジェクトを管理したり、チーム間のコミュニケーションを促進したりするための Web サイトを作成できます。このガイドでは、基本から高度な機能まで、SharePoint サイトの作成方法の包括的な概要について説明します。

ステップ1:サイトプランニング

サイトの構築を開始する前に、含めるレイアウトと機能を慎重に計画することが不可欠です。次の点を考慮してください。

·サイトの目的: サイトの目的を明確に定義します。プロジェクト管理サイト、ドキュメント リポジトリ、または企業イントラネットですか?

·ページ構造: サイトのページとセクションの構造を計画します。どのメインページとサブページが必要かを決定します。

·権限とアクセス: サイトにアクセスできるユーザーと、さまざまなユーザーとグループに割り当てる権限を決定します。

ステップ 2: SharePoint にログインする

SharePoint サイトを作成するには、Microsoft アカウントを持ち、Microsoft 365 を通じて SharePoint Online にサインインする必要があります。ログイン方法は次のとおりです。

·ブラウザを開いて www.office.com に移動します。

·Microsoft アカウントの資格情報でサインインします。

·アプリケーション メニューで、[SharePoint] を選択します。

ステップ3:サイトの作成

SharePoint にサインインしたら、次の手順に従ってサイトの作成を開始できます。

·SharePointのホームページの「サイトを作成」ボタンをクリックします。

·作成するサイトのタイプ (チーム サイトまたはコミュニケーション サイト) を選択します。チーム サイトは社内のコラボレーションに最適で、コミュニケーション サイトは幅広いユーザーとの情報共有に適しています。

·サイトの名前と、必要に応じて説明を入力します。

·サイトのプライバシー設定 (パブリックまたはプライベート) を指定します。

·「次へ」をクリックして、サイトにアクセスできるユーザーとグループを設定します。

·「Finish」をクリックすると、サイトの作成が完了します。

ステップ4:サイトのカスタマイズ

サイトを作成したら、組織の特定のニーズに合わせてカスタマイズできます。ここでは、いくつかのカスタマイズオプションを示します。

·Web パーツの追加: Web パーツは、ドキュメント、予定表、リストなど、さまざまなコンテンツを表示するために使用できるアドオンです。

·ページの作成: 新しいページを作成して、情報をより適切に整理できます。さまざまなレイアウトを使用し、Web パーツを追加して、ページをより動的にします。

·ドキュメント管理: ドキュメントをライブラリに整理し、バージョン管理機能を使用して変更を追跡します。

·権限の設定: ユーザーとグループに特定の権限を設定して、サイト上の情報を表示および編集できるユーザーを制御します。

ステップ5:高度な機能を使用する

SharePoint には、生産性とコラボレーションをさらに向上させることができる高度な機能も多数用意されています。

·Microsoft Teams の統合: SharePoint を Microsoft Teams と統合して、より効果的なリアルタイム コラボレーションを実現します。

·ワークフロー: カスタムワークフローを作成することで、反復的なタスクを自動化します。

·高度な検索: SharePoint の強力な検索機能を使用して、ドキュメントや情報をすばやく検索します。

·メタデータ管理: ドキュメントにメタデータを追加して、整理と検索を改善します。

結論

SharePoint サイトを作成すると、組織の情報管理と共同作業の方法を変革できます。これらの手順に従うことで、チームの特定のニーズを満たす、適切に構造化された機能的なサイトを作成できます。さまざまな機能やカスタマイズを試して、SharePoint エクスペリエンスを最大限に活用してください。

この演習では、実際にSharePointサイトを作成することを目的としています。プラットフォームが提供するツールを使用して、チームメンバー間の共同作業を容易にする機能的でカスタマイズ可能な企業サイトを設計および構成する方法を学びます。練習が終わると、学生はSharePointサイトを整理して管理して文書を共有したり、活動を監視したり、情報を集中化したりできます。

トピックの簡単な説明

このレッスンでは、Share Pointサイトのユーザーインターフェイス、つまり、組織に焦点を当てたニュース、会話、更新へのアクセス、および重要なリンクやリソースへの簡単なアクセスを会社と外部の訪問者に提供できるようにするコマンドのシステムを扱います。

- データリスト;

- ドキュメントライブラリ

-サブサイト;

- 承認と許可のシステム。

レッスンをフォローしている間は、常にPowerPointスライドを別のウィンドウで開いておくことをお勧めします。

技術説明トピック

SharePointのユーザーインターフェイスは、ユーザーがプラットフォームと効果的に対話できるようにする重要な要素です。

これには、メニュー、ナビゲーション、その他の対話型コンポーネントなど、SharePoint をコンテンツ管理やコラボレーションに使いやすくするすべての視覚要素が含まれています。

SharePointの注目すべき機能は、多言語ユーザーインターフェイスであり、インターフェイスをさまざまな言語で表示できるため、世界中のユーザーがプラットフォームにアクセスできるようになります。

管理者は 、SharePoint 管理センターを通じてユーザー プロファイルを管理し、プロパティをカスタマイズできるため、各ユーザーのエクスペリエンスを最適化できます。

さらに、OneDrive の管理者を追加および削除したり、対象ユーザーの管理を行ったり、一部のユーザーの OneDrive の作成を無効にしたりして、デジタル ワークプレースをきめ細かく制御できます。

カスタム ユーザー プロファイル設定が必要な組織の場合、SharePoint にはこれらのプロパティを作成および変更するオプションが用意されており、情報が安全に管理され、会社のポリシーに準拠していることを確認します。

SharePoint の柔軟性とユーザーインターフェイスのカスタマイズにより、生産性と運用効率の向上を目指す企業にとって強力なツールになります。

深化

Microsoft SharePoint ユーザー インターフェイス

紹介

Microsoft SharePointは、チームがドキュメントを管理し、プロジェクトで共同作業を行い、情報を効率的に共有できるようにするコラボレーションプラットフォームです。そのユーザーインターフェイスは、直感的で使いやすいように設計されていますが、さまざまな高度な機能も提供します。

ホームページ

SharePoint にサインインすると、最初に表示されるページがサイトのホーム ページです。このページでは、利用可能なリソースと最近の更新の概要について説明します。ホームページの主な要素は次のとおりです。

·ナビゲーション バー: ページの上部にあるこのバーから、ドキュメント、ニュース、イベントなど、サイトのさまざまなセクションにすばやくアクセスできます。

·Web パーツ: これらは、ドキュメント リスト、予定表、ニュース フィードなど、さまざまな種類のコンテンツを表示するためにページに追加できるモジュール式コンポーネントです。

·検索:サイト内のドキュメント、人、その他の情報を検索できる強力な検索ツール。

ナビゲーションバー

SharePoint ナビゲーション バーは、サイトのさまざまな領域に簡単にアクセスできるように設計されています。ナビゲーションバーの主な要素は次のとおりです。

·ホーム: サイトのメイン ページに戻ります。

·ドキュメント: ファイルを作成、アップロード、管理できるドキュメント ライブラリにアクセスします。

·ニュース: サイトまたはチームに関連する最近の更新とニュースを表示します。

·イベント: スケジュールされたイベントとアクティビティのカレンダーが表示されます。

·その他: リソースへの追加のリンクとサイトの追加セクションを含めることができるドロップダウン メニュー。

ドキュメント管理

SharePoint の主要な機能の 1 つは、ドキュメント管理です。ドキュメント管理インターフェースには、次のものが含まれます。

·アップロード: コンピューターからドキュメント ライブラリにファイルをアップロードできます。

·オーサリング: Word、Excel、PowerPoint などの組み込みアプリケーションを使用して、SharePoint 内で新しいドキュメントを直接作成できます。

·整理: ユーザーは、ドキュメントをフォルダーに整理し、メタデータを使用してファイルを分類および検索できます。

·共有: 組織内外の他のユーザーとドキュメントを共有し、ユーザーごとに特定の権限を設定できます。

·バージョン管理: SharePoint は以前のバージョンのドキュメントを自動的に保存するため、必要に応じて古いバージョンに戻すことができます。

コラボレーションとコミュニケーション

SharePoint は、いくつかの機能を通じて、チーム メンバー間のコラボレーションとコミュニケーションを促進します。

·共同編集: 複数のユーザーが同時に同じドキュメントで作業し、変更をリアルタイムで表示できます。

·コメントとディスカッション: ユーザーは、SharePoint インターフェイス内で直接、ドキュメントにコメントを残したり、ディスカッションに参加したりできます。

·通知: ユーザーは、ドキュメントやタスクに重要な更新や変更があった場合に、電子メールまたはアプリケーション内で通知を受け取ることができます。

パーソナル 化

SharePoint では、各組織の特定のニーズに合わせて高度なカスタマイズを行うことができます。ユーザーは次のことができます。

·ホーム ページの編集: Web パーツを追加または削除し、レイアウトを変更し、表示されるコンテンツをカスタマイズします。

·サイトとサブサイトを作成する: 新しいサイトとサブサイトを設定して、チームの情報とタスクをより適切に整理します。

·権限の設定: ユーザーとグループに特定の権限を定義して、誰がどのリソースにアクセスできるかを管理します。

·テンプレートの使用:既成のテンプレートを適用して、プロ並みのページやサイトをすばやく作成できます。

他のツールとの統合

SharePoint は、Teams、OneDrive、Outlook などの他の Microsoft 365 ツールとシームレスに統合され、統一された作業エクスペリエンスを提供します。統合の例としては、次のようなものがあります。

·Teams: SharePoint から直接 Teams チャネルを作成および管理し、より緊密なコラボレーションを可能にします。

·OneDrive: SharePoint と OneDrive の間でドキュメントを同期して、オフライン アクセスを実現し、個人用ファイルと共有ファイルの管理を簡素化します。

·Outlook: SharePoint の予定表を Outlook と統合して、イベントやタスクを 1 か所で表示します。

結論

Microsoft SharePointのユーザーインターフェースは、直感的で汎用性が高く、さまざまな組織のニーズに適応するように設計されています。強力なドキュメント管理、コラボレーション、カスタマイズ機能を備えたSharePointは、チームの効率と生産性を向上させるために不可欠なツールです。

この演習は、学生に Microsoft SharePoint ユーザー インターフェイスの重要な機能を紹介するように設計されています。目標は、サイト、文書、および会社のリソースを管理し、実際の活動をシミュレートするために使用できるコマンドとオプションに精通していることです。練習を完了すると、学生はSharePointを効果的にナビゲートして使用し、ビジネスコンテキストで実際の適用を理解できます。

トピックの簡単な説明

このレッスンでは、iOS および Android 用の SharePoint モバイル アプリをインストールして使用し、どこにいてもチームの重要なニュース、サイト、リンクにアクセスする方法について説明します。

レッスンをフォローしている間は、常にPowerPointスライドを別のウィンドウで開いておくことをお勧めします。

技術説明トピック

SharePoint Mobile は、Microsoft が開発したアプリケーションであり、ユーザーはスマートフォンやタブレットなどのモバイル デバイスから直接 SharePoint サイトのコンテンツにアクセスして操作できます。

このアプリは、柔軟性と接続性を高めるように設計されており、ユーザーは共有ドキュメントで作業したり、同僚と共同作業したり、外出先でも組織の活動を最新の状態に保つことができます。

直感的な機能を備えた SharePoint Mobile では、企業サイト間の移動、コンテンツの管理、企業ネットワーク内での通信が容易になります。このアプリは iOS デバイスと Android デバイスの両方をサポートし、SharePoint Online および Microsoft 365 とシームレスに統合され、一貫性のある安全なユーザー エクスペリエンスを提供します。

さらに、SharePoint Mobile は、アクセシビリティと使いやすさを考慮して設計されており、デスクトップ版の SharePoint と同様のユーザー インターフェイスを備えていますが、小さな画面での使用に最適化されています。

深化

SharePoint Mobile の使用を開始する

それは何であり、どのように使用するか

SharePoint Mobile は、ユーザーがモバイル デバイスから直接企業および個人の SharePoint サイトにアクセスできるようにするアプリケーションです。このアプリは、どこにいても共同作業やコンテンツ管理を簡単に行えるように設計されており、情報共有とコミュニケーションをより効率的にするさまざまな機能を提供します。

SharePoint Mobile とは

SharePoint Mobile は、Microsoft の SharePoint プラットフォームのモバイル バージョンであり、ドキュメントの管理と共有、プロジェクトでの共同作業、および企業イントラネットの作成に使用されます。このアプリはiOSデバイスとAndroidデバイスの両方で利用でき、インターネットに接続している限り、いつでもどこでもSharePointコンテンツにアクセスできます。

主な機能

·サイト アクセス: 企業および個人の SharePoint サイトを参照および管理できます。

·ドキュメントビュー:Word、Excel、PowerPoint、PDFドキュメントを開いて表示します。

·コラボレーション:ドキュメントの編集やコメント機能により、ドキュメントに対するリアルタイムのコラボレーションを促進します。

·検索: ドキュメント、サイト、ユーザーをすばやく見つけるための強力な検索ツールを提供します。

·通知: 関連するコンテンツとアクティビティに関する更新に関する通知を受け取ります。

SharePoint Mobile の使用方法

SharePoint Mobile の使用を開始するには、次の簡単な手順に従います。

1.アプリをダウンロードしてインストールします

SharePoint Mobile アプリは、iOS デバイスの場合は App Store、Android デバイスの場合は Google Play ストアから無料で入手できます。「SharePoint」を検索し、デバイスにアプリをダウンロードします。

2. 認証情報でログインします

インストールが完了したら、アプリを開き、Microsoftアカウントまたは組織の資格情報を使用してサインインします。アカウントをお持ちでない場合は、会社の IT 管理者に連絡してアカウントを取得する必要があります。

3. サイトの閲覧

サインインすると、SharePoint サイトの概要が表示されます。仕事用サイトと個人用サイトを参照したり、ドキュメントにアクセスしたり、最近のアクティビティを表示したりできます。

4. ドキュメントの表示と編集

ドキュメントをタップして開き、表示します。必要な権限がある場合は、アプリから直接編集することもできます。SharePoint Mobile は、Word、Excel、PowerPoint ドキュメントの編集をサポートしています。

5. チームとのコラボレーション

コラボレーション機能を使用して、ドキュメントにコメントしたり、アイデアを共有したり、同僚とリアルタイムで共同作業したりできます。また、重要なファイルやプロジェクトが更新されたときに通知を受け取ることもできます。

6.検索を使用する

ドキュメント、サイト、またはユーザーをすばやく見つける必要がある場合は、アプリ内の検索バーを使用します。SharePoint Mobile には、必要なものを簡単に見つけることができる高度な検索が用意されています。

7.設定のカスタマイズ

アプリの設定にアクセスして、ニーズに合わせて通知やその他の設定をカスタマイズします。

結論

SharePoint Mobile は、外出先で SharePoint コンテンツにアクセスして管理する必要があるユーザーにとって強力なツールです。直感的なインターフェースと高度な機能により、コラボレーションと生産性が向上し、いつでもどこからでも作業できます。今すぐアプリをダウンロードして、SharePoint Mobile で働き方をどのように改善できるかをご覧ください。

この練習の目的は、SharePoint モバイル アプリケーションに精通し、サイトを閲覧し、共有ファイルにアクセスし、チームと共同作業し、モバイル デバイスを介してコンテンツを管理する方法を学習することです。この演習では、SharePoint Mobileの主な機能を段階的に案内して、さまざまなビジネスコンテキストで有用なスキルを習得できます。

トピックの簡単な説明

このレッスンでは、リストとは何か、またはチームメンバーやアクセス権を付与された人々と共有できるデータのコレクションについて説明します。すぐに使用できるリスト テンプレートが多数用意されており、整理の出発点として適しています。

レッスンをフォローしている間は、常にPowerPointスライドを別のウィンドウで開いておくことをお勧めします。

技術説明トピック

SharePoint リストは、 SharePoint エコシステム内で重要な役割を果たす構造化データのコレクションです。これらのリストにより、ユーザーは情報を効率的に整理、保存、および取得できます。

基本的に、 SharePoint サイト内のすべてのコンテンツはリストの一部であり、リストの種類と構造は異なるため、データの表示と管理のためのカスタマイズされたソリューションを作成できます。

ドキュメントをお気に入りに追加したり、列の並べ替えやサイズ変更を行ったり、フィルターやグループ化によるカスタムビューを作成したり できます。

さらに、Microsoft 365 に統合された新しいアプリケーションである Microsoft Lists は、SharePoint リストの機能を拡張し、 複数のエントリ ポイントからアクセスできるようにし、特に Microsoft Teams との統合を通じて、チーム内でのコラボレーションとデータ共有を促進します。

深化

SharePoint リスト: リストとは何か、何に使用されるか

紹介

Microsoft が開発したコラボレーション プラットフォームである SharePoint は、ドキュメント管理、情報共有、およびチーム間のコラボレーションのために組織で広く使用されています。SharePoint が提供する基本的なツールの 1 つは、データの管理と整理に重要な役割を果たすリストです。

SharePointリストとは

SharePoint リストは、SharePoint サイト内で共有および管理できる情報のコレクションです。データベースやスプレッドシートと似ていますが、データの共同作業や管理を容易にする高度な機能を備えています。各リストは、格納できるデータのタイプを定義する要素 (またはレコード) と列 (またはフィールド) で構成されます。

リストの種類

SharePoint には、いくつかの種類の定義済みリストが用意されており、それぞれにさまざまな組織のニーズを満たすための特定の機能があります。次に例を示します。

·連絡先リスト: 名前、電話番号、メールアドレスなどの連絡先情報を管理するために使用されます。

·アナウンス リスト: SharePoint サイト内でニュースや更新を投稿するために使用されます。

·タスクリスト:タスクとプロジェクトの期限を追跡するために使用されます。

·カスタムリスト: 特定の要件を満たすように、カスタマイズ可能な列を使用してゼロから作成します。

SharePoint リストは何に使用されますか?

SharePoint リストには、組織が情報を効果的に管理および整理するのに役立つ多くの利点と機能が用意されています。SharePoint リストの上位アプリケーションの一部を次に示します。

データ管理

リストを使用すると、構造化データを簡単にアクセスでき、整理された形式で収集、保存、および管理できます。これは、インベントリ、連絡先リスト、イベント登録など、大量の情報を管理する場合に特に便利です。

協力

SharePoint リストを使用すると、複数のユーザーがリアルタイムでデータを追加、編集、および表示できるため、チーム メンバーの共同作業が容易になります。権限は、適切なユーザーのみが特定の情報にアクセスできるように構成できます。

プロセスの自動化

SharePoint リストを使用すると、ワークフローやその他の組み込み機能を使用して、さまざまなビジネス プロセスを自動化できます。たとえば、ドキュメントの承認、期限の通知、ステータスの自動更新などのワークフローを作成できます。

他のアプリケーションとの統合

SharePoint リストは、Excel、Outlook、Power BI などの他の Microsoft アプリケーションと統合して、データ管理と生産性をさらに向上させることができます。たとえば、リスト データを Excel にエクスポートして詳細な分析を行ったり、Power BI で視覚化して高度なレポートを作成したりできます。

監視とレポーティング

リストは、プロジェクト、タスク、およびリソースのステータスを追跡するのに役立つ追跡ツールとレポート作成ツールを提供します。カスタム ビューとレポートを作成して、特定の方法でデータを視覚化し、意思決定のための貴重な分析情報を得ることができます。

結論

SharePoint リストは、組織内でのデータ管理とコラボレーションのための強力で汎用性の高いツールです。情報の収集、整理、共有を容易にするさまざまな機能を提供し、チームの効率と生産性を向上させます。SharePoint リストの機能を活用することで、企業はプロセスを合理化し、目標をより効果的に達成できます。

この演習では、Microsoft SharePoint のデータリストを組織内の情報の整理、共有、共同作業のためのツールとして活用する方法を学生に紹介します。この演習では、カスタムリストの作成、列の設定、データの入力、情報の管理方法を学習します。

トピックの簡単な説明

このレッスンでは、共有ポイントリストを最初から作成する方法を説明します。

次のレッスンでは、構造、つまり入力したいデータに基づくフィールドの作成を扱います。

レッスンをフォローしている間は、常にPowerPointスライドを別のウィンドウで開いておくことをお勧めします。

技術説明トピック

SharePoint でリストを作成するには、 テンプレート、Excel ファイル、または最初から開始できます。Microsoft Teams を使用している場合は、そこから開始することもできます。

Microsoft 365 のリスト アプリにアクセスするには、任意のページの上部にあるアプリ起動ツールを選択し、[すべてのアプリ]、[リスト ] の順に選択します。

SharePoint サイトのホーム ページまたは [サイト コンテンツ] ページで、[+ 新しいリスト] を選択します。

[リストを作成] ページで、[空のリスト]、[Excel から]、[既存のリストから] のいずれかのオプションから選択します。[空のリスト] を選択した場合は、名前とオプションの説明を追加し、サイトの左側のナビゲーション ウィンドウにリストを表示するかどうかを決定できます。

「Excelから」を選択した場合は、Excelスプレッドシートに基づいてリストを作成できます。

[既存のリストから] を選択すると、元のリストのデータを含めずに、別のリストの列に基づいて新しいリストを作成することで時間を節約できます。

必要なオプションを選択したら、[作成]を選択します。

リストが開いたら、「+新規」を選択してアイテムを追加するか、グリッドビューを変更して情報を自由に追加できます。さまざまな種類の情報を追加するには、[+ 列を追加] を選択します。

深化

SharePoint でリストを作成する

紹介

SharePointは、Microsoftが開発したコラボレーションプラットフォームであり、コンテンツと情報を効果的に作成、管理、共有できます。SharePoint の主要な機能の 1 つは、構造化データを整理および管理できるリストを作成する機能です。このガイドでは、SharePoint でリストを作成する方法を順を追って説明します。

ステップ 1: SharePoint にログインする

開始するには、SharePoint サイトにサインインする必要があります。以下の手順に従います。

·任意の Web ブラウザーを開き、組織の SharePoint サイトに移動します。

·Microsoft 365 の資格情報でサインインします。

·サインインすると、SharePoint サイトのホーム ページにリダイレクトされます。

ステップ2:[リスト]セクションに移動します

SharePoint ホーム ページに移動したので、新しいリストを作成できるセクションに移動する必要があります。方法は次のとおりです。

·左側のメニューで、サイトの設定に応じて「サイトコンテンツ」または「サイト設定」を検索してクリックします。

·[サイトコンテンツ]セクションには、さまざまな種類のコンテンツを作成するためのさまざまなオプションが表示されます。「新規」を検索してクリックし、ドロップダウンメニューから「リスト」を選択します。

ステップ 3: 新しいリストを作成する

新しいリストを作成するオプションを選択すると、リストを設定するための一連の手順が表示されます。

·リスト名: リストのわかりやすい名前を入力します。これがユーザーに表示されるタイトルになります。

·説明: リストの簡単な説明を入力し、リストの目的と含まれるデータについて説明します。

·ナビゲーション設定: サイトのクイック ナビゲーション メニューにリストを表示するかどうかを決定します。

·「作成」をクリックします:必要な情報をすべて入力したら、「作成」ボタンをクリックして新しいリストを生成します。

ステップ 4: リスト列を構成する

リストを作成した後、格納するデータのタイプを定義するように列を構成することが重要です。列は、スプレッドシートの列と同様に、データのフィールドとして機能します。

·列の追加: リスト ビューで [列の追加] をクリックして、新しい列の作成を開始します。テキスト、数値、選択肢、日付と時刻、はい/いいえなど、さまざまなデータ型から選択できます。

·列設定の構成: 列ごとに、わかりやすい名前を入力し、データ型を選択します。また、デフォルト、必須要件、データ検証などの追加オプションを設定することもできます。

·このプロセスを繰り返す: リストに必要なすべての列が作成されるまで、列の追加と構成を続けます。

ステップ5:リストにアイテムを追加する

リストを作成して構成したので、データの追加を開始します。方法は次のとおりです。

·新しいアイテム: リストビューで、[新規] をクリックして新しいアイテムを追加します。

·データを入力する: 各列に必要なデータをフォームに入力します。列を構成するときに設定した検証ルールに必ず従ってください。

·アイテムを保存する: すべての詳細を入力したら、[保存] をクリックしてアイテムをリストに追加します。

ステップ 6: リストを管理する

リストにデータを入力したら、いくつかの管理操作を実行できます。

·要素の編集:既存の要素を編集するには、要素を選択して「編集」をクリックします。必要な変更を加え、更新したアイテムを保存します。

·アイテムの削除:アイテムを削除するには、アイテムを選択して「削除」をクリックします。プロンプトが表示されたら、削除を確認します。

·カスタムビュー:カスタムビューを作成して、特定の方法でデータをフィルタリングおよびソートします。「ビューの作成」をクリックし、プロンプトに従って新しいビューを設定します。

·データのエクスポート: リスト データを Excel またはその他の形式にエクスポートして、さらに分析やレポートを作成できます。「エクスポート」をクリックして、目的の形式を選択します。

結論

SharePoint でリストを作成することは、組織内のデータの整理と管理を大幅に改善できるシンプルでわかりやすいプロセスです。このステップ バイ ステップ ガイドに従うと、効果的なリストの作成と構成、アイテムの追加と管理、SharePoint の強力な機能を最大限に活用できるようになります。小規模なプロジェクトで作業している場合でも、大規模なチームを管理している場合でも、SharePoint リストは必要な柔軟性と汎用性を提供します。

この演習では、サプライヤーデータ専用のSharePointリストを作成する方法を学習します。このリストには、必要な情報に適したデータ型のフィールド（または列）が少なくとも5つ必要です。例えば、サプライヤー名、住所、電話番号、メールアドレス、サプライヤーカテゴリなどです。目標は、SharePoint環境におけるリストの作成、カスタマイズ、および使用方法を習得することです。

トピックの簡単な説明

このレッスンでは、新しいデータ行を作成する方法、またはデータ行を変更する方法を見ていきます。

また、サイトのページのリストにアクセスし、編集でそれらにアクセスする方法も見ていきます。

レッスンをフォローしている間は、常にPowerPointスライドを別のウィンドウで開いておくことをお勧めします。

技術説明トピック

SharePoint サイト上のリストとページを編集するには、 サイト所有者や SharePoint 管理者などの適切な権限が必要です。

モダン ページの場合は、目的のサイトに移動し、[+ 新規] を選択してから [ページ] を選択して新しいページを追加するか、既存のページで [編集] を選択して変更を加えることができます。

Web パーツの追加と構成、レイアウトの変更、マルチメディアの挿入を行うことで、ページをカスタマイズできます。

リストの場合、列を追加、削除、または変更したり、ビューやフォームをカスタマイズしたりして、構造を変更できます。

さらに、SharePoint には、サイトの外観を変更する機能があり、テーマ、ヘッダー、およびナビゲーション構造をカスタマイズして、組織のブランドをより適切に反映できます。

クラシックページの場合は、[ページ]タブに移動して編集するページを選択し、[編集]ボタンを使用してページエディタを開きます。

また、サイト設定を使用して、別のページを SharePoint サイトのホーム ページとして設定することもできます。

深化

SharePoint でリストとページを編集する

紹介

SharePoint は、Microsoft によって開発されたコラボレーション プラットフォームであり、組織がドキュメント、コンテンツ、およびビジネス プロセスを管理できるように設計されています。その主な機能の 1 つは、リストとページを作成および編集する機能です。このガイドでは、これらのことを効果的に行う方法について説明します。

で。リストの編集

新しいリストの作成

1. リストを作成する SharePoint サイトに移動します。

2. 左側のナビゲーションメニューで、[サイトコンテンツ]をクリックします。

3. 「新規」をクリックし、「リスト」を選択します。

4. 一覧の名称を入力し、必要に応じてテキストを入力します。

5. 「作成」をクリックして、リストの作成を完了します。

既存のリストの編集

1. SharePoint サイトにログインし、編集するリストに移動します。

2. [設定](右上の歯車アイコン)をクリックし、[リスト設定]を選択します。

3.左側のメニューでは、列の編集、新しい列の追加、ビューの変更などを行うことができます。

列の追加または削除

1. リスト内で、「列を追加」をクリックして新しい列を追加します。

2.追加する列のタイプ(テキスト、数値、日付など)を選択し、詳細を入力します。

3. 列を削除するには、[リスト設定]に移動し、削除する列を選択して、[削除]をクリックします。

B.ページの編集

新しいページの作成

1. ページを作成するSharePointサイトにログインします。

2. 左側のナビゲーションメニューで、[サイトページ]をクリックします。

3. 「新規」をクリックし、「ページ」を選択します。

4. ページのタイトルを入力し、必要に応じて説明を入力します。

5. 「作成」をクリックして、ページの作成を終了します。

既存のページの編集

1. SharePoint サイトにログインし、編集するページに移動します。

2. 右上の「編集」をクリックして、編集モードに入ります。

3.テキストエディタと利用可能なツールを使用して必要な変更を加えます。

4. 「保存」または「公開」をクリックして、変更をすべてのユーザーに公開します。

レイアウトのカスタマイズ

1. 編集モードの場合は、Web パーツを追加してページのレイアウトをカスタマイズできます。

2. [新しい Web パーツの追加] をクリックし、追加するコンテンツの種類 (テキスト、画像、ビデオなど) を選択します。

3.必要に応じて、Webパーツをページレイアウトに配置します。

C. まとめ

SharePoint でのリストとページの編集は比較的簡単なプロセスですが、情報が整理され、簡単にアクセスできるようにするために、細部に注意を払う必要があります。このガイドで概説されている手順に従うと、SharePoint サイトのコンテンツを効果的に管理できます。

この演習では、サプライヤーのアナグラフィカデータリストを効果的に編集、管理、整理する方法を学習します。これには、新規サプライヤーの追加、既存情報の更新、古いデータの削除、フィルターを使用した特定の情報の抽出などが含まれます。目標は、管理業務やビジネスシーンにおける実践的なデータベース操作スキルを習得することです。

トピックの簡単な説明

このレッスンでは、SharePoint リストでクイック行編集機能を使用する方法と、添付ファイルをリスト内に挿入する方法を学習します。

後者については、ついでにドキュメントライブラリの概念を導入し、ライブラリとは異なり、メタデータ、つまりそれらをさらに特徴付ける情報を入力するフィールド(たとえば、請求書の支払い済み/未払い)を追加できる機会を提供しないリストでの添付ファイルの使用の乱用を回避することに焦点を当てます。

レッスンをフォローしている間は、常にPowerPointスライドを別のウィンドウで開いておくことをお勧めします。

技術説明トピック

SharePoint リストをすばやく編集し、添付ファイルを管理するには、グリッド ビュー (以前は "クイック編集") を使用できます。

この機能を使用すると、スプレッドシートでの作業と同様に、複数のアイテムを一度に追加、編集、または削除できます。

アイテムを追加するには、セルを選択して必要な情報を入力するだけです。ファイルを添付するには、リスト項目の添付オプションを使用して、関連するドキュメントをアップロードできます。

これらの操作を実行するには、編集権限が必要であることに注意することが重要です。これらの権限がない場合は、SharePoint 管理者に問い合わせる必要があります。

さらに、列の順序を変更したり、新しい列を追加したりするなど、ニーズに合わせてリスト設定を変更できます。

深化

紹介

SharePoint は、ビジネス情報を管理するための強力なツールです。SharePoint の重要なコンポーネントは、リストを作成および編集する機能であり、これにより、構造化された方法でデータを整理および共有できます。

SharePoint リストを編集する手順

1. SharePoint にサインインする

·Web ブラウザーを開き、会社の SharePoint サイトにログインします。

·ログインするための認証情報を入力します。

2. リストに移動します

·ナビゲーションメニューをクリックして、編集するリストを見つけます。

·リストがすぐに表示されない場合は、検索バーを使用してリストを見つけます。

3. 編集モードに入る

·リストが開いたら、ページの右上にある[編集]ボタンをクリックします。

·これにより、現在のビューでリスト項目を直接編集できます。

4. リスト項目の編集

·エントリを編集するには、対応するセルをクリックして新しい情報を入力します。

·キーボードの矢印を使用してセル間を移動するか、マウスを使用して次のセルを選択します。

5. 変更を保存する

·変更が完了したら、ページ上部の[保存]をクリックして変更を確定します。

·変更はすぐに適用されるため、保存する前にすべての変更が正しいことを確認してください。

6. エントリの追加または削除

·新しいエントリを追加するには、「新規」をクリックして必要なデータを入力します。

·既存のエントリを削除するには、エントリを選択して[削除]をクリックします。

役に立つヒント

·フィルター機能を使用して、編集が必要なエントリをすばやく見つけます。

·多くの編集を行う場合は、より効率的に編集するために「データシート」モードの使用を検討してください。

·リストの編集に必要な権限があることを確認します。

結論

SharePoint リストの編集は、ビジネス データの整理と管理を大幅に改善できる簡単なプロセスです。これらの手順に従うと、リストにすばやく効果的な変更を加えることができます。

この演習の目的は、SharePoint がデータリストに添付ファイルを追加、管理、および使用するために提供する方法と可能性を徹底的に理解することです。受講者は、添付ファイルを統合し、効果的に操作し、チームコラボレーションやプロジェクト管理にその機能を活用する方法を学習します。

トピックの簡単な説明

このレッスンでは、Share Pointライブラリとは何か、つまり、オブジェクトがリストのように概念(サプライヤの個人データ)を参照するデータのセットではなく、メタデータで指定できるファイルであるリストを見ていきます。これは、リストの添付ファイルである場合は不可能です。 それは可能です。

技術説明トピック

SharePoint のライブラリは、 組織内でドキュメントを保存、整理、共有するための重要な場所です。

これは、 チームメンバーや外部の共同作業者が簡単にアクセスできる一元化されたリポジトリとして機能し、リアルタイムでドキュメントを検索、使用、および共同作業できるようにします。

SharePoint ライブラリは、ドキュメント ワークフローの管理、ファイルのバージョン管理の維持、およびすべてのユーザーが最新バージョンのドキュメントにアクセスできるようにする場合に特に便利です。

さらに、ライブラリは、チームやプロジェクトの特定のニーズに合わせて、さまざまなビュー、列、およびセキュリティ設定でカスタマイズできます。

深化

SharePoint のドキュメント ライブラリ

紹介

SharePointは、Microsoftによって開発されたコラボレーションプラットフォームであり、組織内のドキュメントを管理および共有するために使用されます。SharePoint の最も強力な機能の 1 つは、ドキュメント ライブラリを作成および管理する機能であり、これにより、ユーザーはファイルを安全かつ効率的に保存、整理、共有できます。

ドキュメント ライブラリとは

SharePoint のドキュメント ライブラリは、チーム メンバーまたは組織全体で共有できるファイルのライブラリです。ドキュメント ライブラリは、ユーザーが同じドキュメントで同時に作業し、変更を追跡し、ファイルの 1 つの最新バージョンを維持できるようにすることで、共同作業を容易にするように設計されています。

ドキュメント ライブラリの主な機能

·バージョン管理: SharePoint では、ドキュメントのさまざまなバージョンを管理できるため、ユーザーは時間の経過と共に行われた変更を保存、取得、および比較できます。

·権限とセキュリティ: 管理者は、ドキュメントへのアクセス権限を定義して、許可されたユーザーのみがファイルを表示または編集できるようにすることができます。

·チェックアウトとチェックイン: ユーザーは、他のユーザーが同時に変更を加えることなく、ドキュメントをチェックアウトして編集できます。編集が完了したら、ドキュメントをライブラリにチェックインし直すことができます。

·メタデータ: ドキュメント ライブラリは、メタデータを使用してファイルを分類および整理することをサポートします。メタデータは、作成者、作成日、カテゴリなどの追加情報です。

·高度な検索: SharePoint は、ユーザーがキーワード、語句、またはメタデータ ベースのフィルターを使用して必要なドキュメントをすばやく見つけることができる強力な検索機能を提供します。

·Officeの統合:ドキュメントライブラリはMicrosoft Officeと緊密に統合されているため、ユーザーはWord、Excel、PowerPointなどのOfficeアプリケーションで直接ドキュメントを編集できます。

ドキュメント ライブラリを作成する

SharePoint でのドキュメント ライブラリの作成は、シンプルで直感的なプロセスです。

1. ライブラリを作成する SharePoint サイトにログインします。

2. ナビゲーションメニューの「サイトコンテンツ」をクリックします。

3. 「新規」を選択し、「ドキュメントライブラリ」を選択します。

4. ライブラリの名称と、必要に応じて説明を入力します。

5. バージョン管理や権限などの詳細設定を構成します。

6. 「作成」をクリックしてプロセスを完了します。

ライブラリ内のドキュメントの管理

ドキュメント ライブラリが作成されると、ユーザーはファイルのアップロード、作成、管理を開始できます。最も一般的な操作の一部を次に示します。

·ドキュメントのアップロード: ユーザーは、ローカル ドライブまたはその他の外部ソースからドキュメント ライブラリに直接ファイルをアップロードできます。

·新しいドキュメントを作成する: Microsoft Office オンライン アプリケーションを使用して、ドキュメント ライブラリ内で新しい Office ドキュメントを直接作成できます。

·ドキュメントの編集: ユーザーは、Office Online アプリケーションまたはデスクトップ バージョンの Office を使用してドキュメントを開いて編集できます。すべての変更は、自動的にドキュメント ライブラリに保存されます。

·ドキュメントの整理:ユーザーは、フォルダーとサブフォルダーを作成して、論理的かつ直感的な方法でドキュメントを整理できます。さらに、メタデータを使用してドキュメントを分類し、見つけやすくすることができます。

·ドキュメントでの共同作業: SharePoint では、ドキュメントでの同時共同作業がサポートされているため、複数のユーザーがリアルタイムで共同作業できます。ユーザーはドキュメントにコメントを付けてレビューできるため、レビューと承認のプロセスが容易になります。

ドキュメント ライブラリのカスタマイズ

SharePoint には、組織固有のニーズに合わせてドキュメント ライブラリを調整するためのカスタマイズ オプションがいくつか用意されています。

·カスタムビュー:ユーザーは、特定の条件を満たすドキュメントのみを表示するカスタムビューを作成できます。たとえば、先月作成されたドキュメントのみを表示するビューを作成できます。

·ワークフロー: SharePoint は、ワークフローを通じてビジネス プロセスの自動化をサポートします。ワークフローを作成して、ドキュメントの承認、通知の送信、またはその他の自動化されたアクションを実行できます。

·ドキュメントテンプレート:ユーザーは、ライブラリで作成されたすべてのドキュメントが一貫した形式に従うように、標準化されたドキュメントテンプレートを作成できます。

·拡張機能と統合: SharePoint は、利用可能な API とコネクタを使用して、他のアプリケーションやサービスと統合して拡張できます。これにより、カスタム機能を追加したり、ドキュメント ライブラリを他のビジネス ツールと統合したりできます。

結論

SharePoint のドキュメント ライブラリは、組織内のドキュメントを効率的に管理するための重要なツールです。強力な機能とカスタマイズ性を備えたドキュメント ライブラリは、コラボレーションの向上、生産性の向上、ドキュメントのセキュリティと整合性の確保に役立ちます。SharePoint ドキュメント ライブラリを使用することで、組織はビジネス プロセスを合理化し、チーム メンバー間の情報共有を促進できます。

この演習の目的は、SharePointでドキュメントライブラリを作成、管理、使用する方法を学習することです。ドキュメントライブラリとは、ユーザーが共同作業環境においてファイルやドキュメントを保存、整理、共有するためのコンテナです。この演習では、基本的な操作方法を学習し、ビジネス環境でSharePointを効果的に活用するために必要なスキルを習得します。

トピックの簡単な説明

このレッスンでは、 ドキュメントライブラリ (前のレッスンの説明の簡単な図)を作成し、それにファイルを挿入します。

技術説明トピック

SharePoint でドキュメント ライブラリを作成し、コンテンツを挿入することは、組織内の情報を効果的に管理するための重要なプロセスです。

SharePoint は、ドキュメントを保存、整理、共有するための堅牢なプラットフォームを提供し、チーム メンバーが簡単に共同作業できるようにします。

開始するには、SharePoint チーム サイトにサインインし、メニュー バーから [新規] オプションを選択して、新しいドキュメント ライブラリを作成する必要があります。

コレクションの名前を入力したら、「作成」を選択して、サイト内にコレクションを確立します。作成したドキュメントは、個別にまたはバッチでアップロードし、フォルダに整理して簡単にナビゲートできます。

また、バージョニングを構成して変更を追跡し、最新バージョンのドキュメントのみにアクセスできるようにすることもできます。

さらに、SharePointでは、ライブラリ内のドキュメントを表示または編集できるユーザーを制御するための特定の権限を設定できるため、機密情報のセキュリティを確保できます。

深化

SharePoint ドキュメント ライブラリを作成し、コンテンツを挿入する

紹介

SharePoint は、ドキュメント管理とチーム コラボレーションのための強力なツールです。このガイドでは、SharePoint でドキュメント ライブラリを作成する方法と、それにコンテンツを挿入する方法について説明します。

1. ドキュメント ライブラリを作成する

ステップ 1: SharePoint にログインする

開始するには、Web ブラウザーから SharePoint アカウントにサインインします。新しいドキュメント ライブラリを作成するために必要なアクセス許可があることを確認します。

ステップ2:サイトのナビゲート

ドキュメント ライブラリを作成する SharePoint サイトにサインインします。これは、チーム サイト、プロジェクト サイト、またはその他の SharePoint サイトです。

ステップ 3: コレクションを作成する

·ツールバーの「新規」ボタンをクリックします。

·ドロップダウンメニューから「ドキュメントライブラリ」を選択します。

·表示されるダイアログボックスに新しいドキュメントライブラリの名前を入力します。また、説明を追加したり、ナビゲーション設定や権限などの他のオプションを設定することもできます。

·「作成」をクリックして、コレクションの作成を確定します。

2. コンテンツの挿入

ステップ1:ファイルをアップロードする

ドキュメント ライブラリが作成されたら、ファイルのアップロードを開始できます。

·ツールバーの「アップロード」ボタンをクリックします。

·ドロップダウンメニューから「ファイル」または「フォルダ」を選択します。アップロードする内容に応じて選択してください。

·コンピューターからファイルまたはフォルダーを選択し、[開く]をクリックしてアップロードを開始します。

ステップ 2: 新しいドキュメントを作成する

既存のファイルをアップロードするだけでなく、SharePoint で直接新しいドキュメントを作成することもできます。

·ツールバーの「新規」ボタンをクリックします。

·作成するドキュメントの種類(Word文書、Excelスプレッドシート、PowerPointプレゼンテーションなど)を選択します。

·新しいドキュメントがオンライン編集ウィンドウで開きます。編集が完了したら、ドキュメントを保存して閉じます。ドキュメント ライブラリに自動的に保存されます。

ステップ 3: コンテンツを整理する

ドキュメント ライブラリを整理するために、フォルダーを作成したり、メタデータを追加したり、ファイルにラベルを適用したりできます。

·フォルダを作成するには、「新規」ボタンをクリックして「フォルダ」を選択します。

·フォルダに名前を付けて、「作成」をクリックします。

·ファイルをフォルダに移動するには、ファイルをドラッグアンドドロップするか、コンテキストメニューの移動オプションを使用します。

結論

SharePoint でドキュメント ライブラリを作成し、コンテンツを挿入するのは簡単なプロセスで、チーム内のコラボレーションとドキュメント管理を大幅に改善できます。このガイドで説明されている手順に従うことで、SharePoint の機能を最大限に活用し、作業環境を整理して効率的に保つことができます。

この演習の目標は、SharePoint でサプライヤーの見積り管理専用のドキュメントライブラリを作成する方法を学習することです。この機能により、すべての見積りを一元的かつ構造化された方法で保存、整理、取得できるようになり、社内の効率とコラボレーションが向上します。

トピックの簡単な説明

このレッスンでは、Excelファイルをオンラインで作成して保存するプロセスを確認し、One Drive for Business、Personal One Drive、Share Pointなど、考えられるすべてのファイルを分析します。

レッスンをフォローしている間は、常にPowerPointスライドを別のウィンドウで開いておくことをお勧めします。

技術説明トピック

SharePoint ライブラリ内のドキュメントのビューを整理するために、 ドキュメント アクセスと管理のニーズを満たすカスタム ビューを作成できます。

SharePoint には、表示する列の選択、コンテンツの並べ替えとフィルター処理、特定の条件に基づいてアイテムをグループ化する機能など、これらのビューをカスタマイズするためのオプションがいくつか用意されています。

たとえば、最新のドキュメントのみを表示するビューや、すぐにアクションが必要なドキュメントを表示するビューを作成できます。さらに、SharePoint では、ユーザーがライブラリにアクセスしたときに最初に表示される既定のビューを設定できます。

トピックの簡単な説明

このレッスンでは、ライブラリに挿入されたドキュメント、つまり、ファイルであるリストのメインデータを超えるデータにメタデータを追加する方法を見ていきます(メインファイル:請求書 - メタデータ:支払い済み/未払い、期日フィールドなど)。

技術説明トピック

SharePoint ライブラリ内のドキュメントにメタデータを追加するには、管理されたメタデータ (書籍のタイトルや著者などの情報に関する情報) の概念を理解する必要があります。

SharePoint では、メタデータを一元的に整理して、必要な情報を簡単に見つけることができます。 分類法 は、何かを説明する単語、ラベル、用語をグループ化し、階層内のグループに整理する正式な分類システムであり、フォークソノミーは、ユーザーの協力によって進化する非公式の分類システムです。

用語セットは、関連する用語のグループであり、作成によって異なるスコープを持つことができます。 SharePoint は、正式な分類からユーザー主導のフォークソノミーまで、さまざまなメタデータ アプローチをサポートしているため、管理された用語と用語セットを通じて正式な分類を実装したり、ビジネス キーワードを使用してコンテンツにタグを付けたりすることができます。

カスタム メタデータを追加するには、組織に関連する情報を反映した列をドキュメント ライブラリに作成し、ユーザーが必要なドキュメントを見つけやすくします。ユーザーを圧倒しないように、また、フィールドに重要でない情報が埋まらないように、必要なメタデータの量のバランスをとることが重要です。

深化

SharePoint ライブラリ内のドキュメントにメタデータを追加する

紹介

ドキュメント管理は、どの組織にとっても重要な側面です。SharePointは、ドキュメントを整理および管理するための高度なツールを提供する強力なプラットフォームです。最も便利なツールの 1 つは、ドキュメントをより効率的に分類、並べ替え、検索できるメタデータの使用です。

メタデータとは

メタデータは、他のデータに関する情報を提供するデータの一部です。ドキュメントのコンテキストでは、メタデータには、タイトル、作成者、作成日、キーワード、ドキュメントに固有のその他のプロパティなどの情報を含めることができます。メタデータを使用すると、ドキュメントの検索と管理が容易になり、システム全体の効率が向上します。

SharePoint のメタデータの利点

·整理整頓:メタデータを使用すると、ドキュメントを明確かつ構造化された方法で分類できます。

·より効率的な検索: メタデータを使用すると、特定のフィルターやキーワードを使用して、関連するドキュメントをすばやく見つけることができます。

·管理の向上:メタデータを使用すると、ドキュメントを簡単に追跡および監視できるため、全体的な管理が向上します。

SharePoint ライブラリ内のドキュメントにメタデータを追加する手順

1. メタデータ列を作成する

開始するには、ドキュメント ライブラリにメタデータ列を作成する必要があります。方法は次のとおりです。

1. SharePoint のドキュメント ライブラリにアクセスします。

2. ツールバーの「設定」をクリックします。

3. 「ライブラリ設定」を選択します。

4. [列] で [列の作成] をクリックします。

5. 列の名前と種類を指定し、「OK」をクリックします。

2. ドキュメントにメタデータを適用する

列を作成したら、既存のドキュメントまたは新しいドキュメントにメタデータを適用できます。手順は次のとおりです。

1. メタデータを追加するドキュメントを選択します。

2. 右側のパネルの「バージョン情報」をクリックします。

3. 作成した列にメタデータ値を入力します。

4. 変更を保存します。

3. 検索とフィルタリングにメタデータを使用する

メタデータを適用すると、SharePoint の検索機能とフィルター機能を使用して、ドキュメントをより効率的に検索できます。

1. ドキュメント ライブラリにアクセスします。

2.検索バーを使用して、特定のメタデータキーワードを検索します。

3. 列ヘッダーからフィルターを適用して、検索を絞り込みます。

4. メタデータの適用を自動化する

このプロセスをさらに効率化するために、SharePoint ワークフローを使用してメタデータの適用を自動化できます。

1. 「Power Automate」(旧称 Flow)にログインします。

2. 新しいワークフローを作成します。

3. アップロードしたドキュメントにメタデータを自動的に適用するための条件とアクションを設定します。

メタデータの使用に関するベストプラクティス

·メタデータを明確に定義する: メタデータがドキュメントの整理に関連し、有用であることを確認します。

·値を標準化する: メタデータ (ドロップダウン リストなど) に標準化された値を使用して、一貫性を維持します。

·スタッフのトレーニング: メタデータの適用方法と使用方法について、ユーザーにトレーニングを提供します。

·定期的なレビューと更新: メタデータの有効性を定期的にレビューし、必要に応じて更新します。

結論

SharePoint ライブラリ内のドキュメントにメタデータを追加することは、ドキュメント ワークフローの管理と効率を向上させるための強力な戦略です。このガイドで概説されている手順とベストプラクティスに従うことで、組織はメタデータを最大限に活用し、より整理され、簡単にアクセスできるドキュメント管理を確保できます。デジタル化とデータドリブン化が進むビジネスの世界では、メタデータの効果的な使用が運用の成功の重要な決定要因になる可能性があります。

この演習の目的は、メタデータを用いてドキュメントを効率的に整理・分類し、SharePoint ライブラリ内のサプライヤー見積書を管理する方法を学習することです。メタデータを使用すると、ファイルに構造化された情報を追加できるため、情報の検索、グループ化、分析が容易になります。この演習では、メタデータ用のカスタム列を作成し、その情報をライブラリ内のドキュメントに適用することに焦点を当てます。

トピックの簡単な説明

このレッスンでは、Share Pointドキュメントライブラリ、つまりメタデータを含むファイルのリストを、One Driveを介してPC上で同期する方法を説明します。

デスクトップからもファイルにアクセスできる操作で、そこから共有ポイントおよびOne Drive環境と同期して、同期された環境内に他のファイル、フォルダー、およびサブフォルダーを作成することが可能になります。

技術説明トピック

PC 上の SharePoint ドキュメント ライブラリを OneDrive と同期するには、いくつかの手順に従う必要があります。最初に、 PC に OneDrive for Business がインストールされていることを確認します。

次に、ブラウザーから SharePoint サイトにアクセスし、同期するドキュメントのライブラリに移動します。ここでは、 ツールバーに「同期」オプションが表示されます。

それをクリックして、ブラウザがOneDriveの使用許可を求めた場合は、確認する必要があります。

同意したら、OneDrive にサインインしてファイルの同期を開始し、 OneDrive のセットアップを完了します。

同期を有効にすると、SharePoint ファイルはエクスプローラーで組織の名前の下に表示され、各場所は別々のサブフォルダーに表示されます。

深化

PC 上の SharePoint ドキュメント ライブラリを OneDrive と同期する

紹介

SharePoint ドキュメント ライブラリを PC 上の OneDrive と同期すると、ユーザーはオフラインでファイルにアクセスできるようになり、生産性と効率が向上します。このプロセスにより、インターネットに接続していなくてもドキュメントを操作でき、ファイルを常に最新の状態に保つことができます。

前提 条件

同期プロセスを開始する前に、次のものがあることを確認する必要があります。

·SharePoint と OneDrive にアクセスできる Microsoft Office 365 アカウント。

·PC にインストールされている OneDrive クライアント。

·安定したインターネット接続。

同期ステップ

1. SharePoint にサインインする

·Web ブラウザーを開き、Office 365 にサインインします。

·使用可能なアプリケーションの一覧から SharePoint アプリを選択します。

·同期するドキュメント ライブラリを含む SharePoint サイトにサインインします。

2. ドキュメント ライブラリを選択します。

·SharePoint サイトに移動したら、同期するドキュメント ライブラリに移動します。

·ライブラリをクリックして開きます。

3. 同期を開始する

·ドキュメントライブラリ内で、ツールバーにある[同期]ボタンをクリックします。

·OneDriveを開くための確認を求めるポップアップが表示されます。

·同意して、OneDriveを開くに進みます。

4. OneDrive を設定する

·OneDrive クライアントがまだ設定されていない場合は、指示に従って Office 365 アカウントでサインインします。

·セットアップが完了すると、OneDrive は SharePoint ドキュメント ライブラリの PC への同期を開始します。

5.同期されたファイルにアクセスする

·Windowsファイルエクスプローラーを開きます。

·左側の列の [OneDrive - [組織名] の下に、同期された SharePoint ドキュメント ライブラリが表示されます。

·これで、PCから直接ファイルにアクセスし、編集し、保存することができます。PC がインターネットに接続されると、変更内容は SharePoint に自動的に同期されます。

結論

PC 上の SharePoint ドキュメント ライブラリを OneDrive と同期することは、ファイルが常にアクセス可能で最新の状態であることを保証するためのシンプルですが、非常に便利なプロセスです。説明されている手順に従うことで、ユーザーはオフラインでもドキュメントに取り組むことで生産性を向上させることができます。

このチュートリアルでは、OneDriveアプリを使ってSharePointドキュメントライブラリをデスクトップと同期する方法を説明します。同期により、オフラインでもコンピューターから直接SharePointに保存されているドキュメントにアクセスして管理できるため、作業の効率と柔軟性が向上します。

トピックの簡単な説明

このレッスンでは、同僚と一緒に図書館で共有されているファイルをオンラインで作業する可能性について、次のレッスンの主要な概念を紹介します。

これらすべてが同期的に可能になり、従来のオンラインファイルとは異なり、複数の人が作業しても重複することなく可能になることがわかります。

技術説明トピック

SharePoint ライブラリ間で同僚と同期して作業することは、 組織内のコラボレーションと効率を大幅に向上させるプロセスです。

堅牢な Microsoft 365 プラットフォームである SharePoint は、企業のコミュニケーション、サービス、アーカイブの管理を容易にするように設計されています。その高度な機能により、ユーザーは地理的な場所に関係なく、リアルタイムでドキュメントで共同作業を行うことができます。

SharePointを介したファイル同期を使用すると、自動的に更新されるデータのコピーを作成できるため、オフラインでも、どのデバイスからでもドキュメントを編集できます。インターネット接続が再確立されると、変更はサーバー上の元のバージョンと同期されます。

これにより、すべてのチームメンバーが常に最新バージョンのドキュメントにアクセスできるようになり、作業の競合や重複を回避できます。さらに、SharePointは、その機能をTeamsやOneDriveなどの他のMicrosoft 365アプリケーションとシームレスに統合し、共有され最適化された作業エコシステムを作成します。

同期的な作業を開始するには、 目的の SharePoint ライブラリ設定で同期オプションを選択し、職場アカウントでサインインして、セットアップを完了する必要があります。設定が完了すると、同期はバックグラウンドで行われるため、ユーザーは中断することなくタスクに集中できます。

このプラットフォームは、ドキュメントを安全に共有する機能も提供しており、電子メールで直接送信したり、共有可能なリンクを作成したり、Outlookを使用して新しいメッセージでファイルへのリンクを送信したりするなど、いくつかの共有オプションを提供します。

これらの共有オプションは、コラボレーションをスムーズかつ安全に保ち、許可された個人のみが共有ドキュメントにアクセスできるようにするために不可欠です。

したがって、SharePointは 、コラボレーション、モダン、デジタルワークプレイスを促進し、実装のコストと時間を削減し、全体的な生産性を向上させたい組織にとって重要なツールです。

深化

SharePoint ドキュメント ライブラリを使用して同僚と同期して作業する

紹介

SharePointは、Microsoftが開発したコラボレーションプラットフォームであり、ドキュメント管理など、幅広いニーズに対して多くの組織で使用されています。SharePoint ドキュメント ライブラリは、チームが同期的かつ効率的に作業するのに役立つ強力なツールを提供します。このガイドでは、これらの機能を最大限に活用して同僚間のコラボレーションを向上させる方法について説明します。

1. ドキュメントライブラリの作成と共有

で。ドキュメント ライブラリの作成

開始するには、ドキュメント ライブラリを作成することが重要です。主な手順は次のとおりです。

·SharePoint サイトにサインインします。

·左側のメニューで、[サイトコンテンツ]をクリックします。

·[新規] をクリックし、[ドキュメント ライブラリ] を選択します。

·ライブラリに適切な名前を付けて、「作成」をクリックします。

B. ドキュメント ライブラリを共有する

ライブラリを作成したら、それをチームと共有して共同作業を開始する必要があります。

·共有するドキュメント ライブラリを開きます。

·右上隅にある[共有]をクリックします。

·ライブラリを共有する同僚の名前またはメールアドレスを入力します。

·適切な権限 (閲覧者、編集者など) を設定し、[送信] をクリックします。

2. リアルタイムのコラボレーション

3. ドキュメントの共有編集

SharePoint ドキュメント ライブラリの最も強力な機能の 1 つは、同僚とリアルタイムでドキュメントを編集する機能です。

·ドキュメント ライブラリでドキュメントを開きます。

·Microsoft Office Online (Word、Excel、PowerPoint) でドキュメントが開きます。

·同僚が行った変更をリアルタイムで確認でき、同僚の名前でマークされています。

4. バージョン管理

SharePoint では、ドキュメントに加えられたすべての変更が追跡されるため、バージョンを効果的に管理できます。

·ドキュメントが編集および保存されるたびに、SharePoint は新しいバージョンを作成します。

·以前のバージョンを表示および復元するには、ドキュメントの [詳細] メニューでバージョン履歴にアクセスします。

コミュニケーションツール

コメントとディスカッション

5. 共同作業中のコミュニケーションを改善するために、SharePoint にはコメントおよびディスカッション ツールが用意されています。

·ドキュメントに直接コメントを追加して、フィードバックを提供したり、質問したりできます。

·コメントは、すべての共同作業者がリアルタイムで表示できます。

Microsoft Teams との統合

6. SharePointはMicrosoft Teamsとシームレスに統合され、ドキュメントに直接リンクされた会話や会議を行うことができます。

·SharePoint タブを Teams チャネルにピン留めして、ドキュメント ライブラリに直接アクセスすることができます。

·会議中は、SharePoint ドキュメントをリアルタイムで共有および編集できるため、全員が同じページにいることができます。

結論

SharePoint ドキュメント ライブラリを通じて同僚と同期して作業すると、チームの生産性と効率が大幅に向上します。このガイドに従うと、SharePoint が提供するすべての機能を利用して、ドキュメントを効果的に作成、共有、共同作業できるようになります。

この演習では、SharePointライブラリを使用して同僚とリアルタイムでファイルの共同作業を行う方法を学習します。ドキュメントのアップロード、編集、共有の方法に加え、共同編集機能やバージョン管理機能の活用方法も学習します。演習を終える頃には、SharePointがコラボレーションとビジネスの生産性をどのように向上させるかを実践的に理解できるようになります。

主題の簡単な説明

このレッスンでは、Microsoft 365 が Office ファイル (Word、Excel、PowerPoint、Access) をオンラインで作業するために利用できるテクノロジについて一般的に説明します。これは、ファイルが One Drive または Google Drive でオンラインで共有されている場合でも、従来は行われていたように、重複することなく作業できます。

ビデオを見るときは、このレッスン専用のPowerPointスライドを常に別のウィンドウで開いておくことをお勧めします。キーボード ショートカットの Alt + Tab キー (左側に Q の横の 2 つの矢印が付いたキー) を使用して、ウィンドウ間を移動します。

技術説明の件名:

1.BISINESSのために単一のリーダーで同じファイルで同期的に作業します

OneDrive for Business を使用してファイルを同期して作業することは、企業内のコラボレーションと生産性を大幅に向上させる機能です。

このツールを使用すると、複数のユーザーが 同じドキュメント、スプレッドシート、 またはプレゼンテーションを同時に編集できるため、すべての共同作業者が常に最新バージョンのファイルにアクセスできます。

共同編集テクノロジーを使用すると、変更がリアルタイムで視覚化されるため、チームが地理的に分散している場合でも効果的なコラボレーションが可能になります。

開始するには、職場アカウントで Office 365 にサインインし、OneDrive セクションに移動する必要があります。ここから、共有するファイルを選択し、同期オプションを使用して、接続されているすべてのデバイスで変更が最新の状態であることを確認できます。

さらに、OneDrive for Business は Office 365 スイート アプリとシームレスに統合され、シームレスでシームレスなユーザー エクスペリエンスを提供します。

データセキュリティは、堅牢なセキュリティプロトコルによって保証され、コラボレーション中に機密情報が保護されます。

リモート ワークの傾向が高まる中、OneDrive for Business は、ペースの速い市場で競争力と俊敏性を維持したいと考えている企業にとって必須のツールであることが証明されています。

2.個人のONEドライブと同じファイルで同期して作業します

OneDrive を使用してファイルを同期的に操作することは、複数のユーザーがリアルタイムで共同作業を行い、変更を加えることができるプロセスであり、すべてのユーザーがドキュメントの最新バージョンを確実に見ることができます。

この機能は 、リモートや異なるタイムゾーンで作業するチームにとって特に便利 で、常に電子メールで最新情報を送信したり、同僚がファイルの作業を終えるのを待ったりすることなく、効果的なコラボレーションを可能にします。

OneDriveでは、「 共有」オプションを選択し、他のユーザーがファイルを表示または編集できるかどうかを選択することで、ファイルやフォルダーを共有できます。

さらに、Microsoft 365 サブスクライバーは、共有ファイルのパスワード保護や期限切れのリンクを設定する機能など、高度な共有オプションにアクセスできます。ファイルをコンピューターに同期するには、OneDriveアプリを選択し、アカウントでサインインしてセットアップを完了するだけで、同期が自動的に行われます。

既定の [ドキュメント] フォルダーを OneDrive の場所に移動して、ドキュメントを同期することもできます。

これらの機能により、OneDriveはファイル管理とリアルタイムのコラボレーションに不可欠なツールになります。

主題の簡単な説明

このレッスンでは、オンラインオフィスファイルの概念、つまり、デスクトップからではなく、ブラウザからこれらのアプリケーションで作業する可能性を紹介します:ファイルにはインターネットアドレスがあります:このため、複数の人がリモートでそれらに取り組むことが可能になります。

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技術説明の主題

Excel Online は、Excel for the web とも呼ばれ、Web ブラウザーから直接動作する人気の Microsoft Excel スプレッドシート プログラムの無料版です。

このバージョンでは、ユーザーはソフトウェアをインストールすることなく、スプレッドシートをオンラインで直接作成、表示、編集できます。

数式、グラフ、データ分析ツールを使用する機能など、デスクトップ版の多くの機能を提供します。さらに、Excel Online はリアルタイムのコラボレーションを促進し、複数のユーザーが同時に同じスプレッドシートで作業できるようにします。

これは、さまざまなデバイスからファイルにアクセスする必要がある人や、さまざまな場所のチームと共同作業する人にとって特に便利です。

Excel Online の使用を開始するために必要なのは、Microsoft アカウントと Microsoft 365 Web サイトへのサインインだけです。

主題の簡単な説明

このレッスンでは、Excelファイルがすでにクラウド、つまりオンラインにあるさまざまな条件と、現時点ではデスクトップにのみ存在するさまざまな条件を分析します。

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技術説明の主題

クラウドにあるExcelファイルとPCにローカルに保存されているExcelファイルには大きな違いがあります。

OneDrive に保存されたファイルなど、クラウド内のファイルは、インターネットに接続された任意のデバイスからアクセスできるため、複数のユーザー間でのリアルタイムのコラボレーションが可能になります。つまり、1人のユーザーが行った変更を他のコラボレーターがすぐに表示できるため、共有プロジェクトの管理やチームとしての作業が容易になります。さらに、クラウド内のファイルは自動バックアップによって保護されるため、ハードウェアの障害や人為的エラーによるデータ損失のリスクが軽減されます。

一方、PCにローカルに保存されたExcelファイルは、USBドライブや電子メールなどの他の方法で転送または共有されない限り、その特定のデバイスからのみアクセスできます。これにより、オンラインでアクセスしたくない機密データに対して、より高いレベルのセキュリティを提供できます。ただし、適切なバックアップ戦略がないと、これらのファイルはデータ損失に対してより脆弱になります。さらに、ローカル ファイルで共同作業を行うには、多くの場合、チーム メンバー間で複数のバージョンのファイルを送信する必要があるため、混乱が生じ、最新のファイルを追跡するのが難しくなる可能性があります。

Excel ファイルをクラウドで使用するか、PC で使用するかは、アクセシビリティ、コラボレーション、およびデータ セキュリティに対する特定のニーズによって異なります。リモートで作業する企業やチームにとって、クラウドはアクセスとコラボレーションの点で比類のないメリットを提供します。高いセキュリティ要件を持つ個人や組織、または特に機密性の高いデータを扱う個人や組織にとっては、ファイルをローカルに保持することが望ましい選択肢となるかもしれません。

この演習の目的は、クラウド（Microsoft OneDriveやGoogle Driveなど）に保存されたExcelファイルと、自分のコンピュータにローカルに保存されたExcelファイルの操作上および機能上の違いを学生が理解できるようにすることです。共同作業、同期、リモートアクセス、セキュリティといった側面について考察します。

主題の簡単な説明

このレッスンでは、Microsoft 365 エンタープライズ組織内のユーザーと Excel ファイルを共有する方法、つまり、外部トピックと共有する場合のように電子メールの招待を必要としない機能を使用して、メンバーまたはゲストと共有する方法について説明します。

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技術説明の主題

Microsoft 365 アカウント内で Office ファイルを共有することは、ユーザー間で効率的かつ安全なコラボレーションを可能にするプロセスです。

仕事用アカウントでサインインすると、 ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、その他のファイルを同僚と共有でき、許可されたユーザーのみが共有ファイルにアクセスして編集できるようになります。

共有プロセスは簡単です :目的のファイルを選択することで、「共有」オプションを使用して内部ユーザーに直接リンクを送信したり、アクセスレベルを制御するための特定の権限を設定したりできます。

また、データのセキュリティを確保するために、いつでもアクセスを取り消すことができます。保護を強化するために、秘密度ラベルを適用し、「ダウンロードのブロック」オプションを有効にして、ファイルがローカルに保存されないようにすることができます。

これらの機能は Microsoft 365 の不可欠な部分であり、接続された生産的な作業環境での共同作業と管理を容易にすることを目的としています。

この演習では、Microsoft 365 の機能とコマンドを使用して、組織内のユーザーと Excel ファイルを共有する方法を学習します。共有オプションと権限に重点を置き、ドキュメントへのアクセスを制御および共同作業で実現するために必要な手順を説明します。

主題の簡単な説明

このレッスンでは、招待メールを通じてExcelファイルを外部ユーザーと共有 する方法と、ファイルを共有したユーザーとファイルを同期して作業できるようにするために何をする必要があるかを見ていきます。

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技術説明の主題

Excel (またはその他の Office ファイル) を Microsoft 365 アカウント外のユーザーと共有すると、安全かつ効率的に管理できます。

Microsoft では、データのセキュリティを確保しながら、組織外のユーザーとドキュメントを共有するためのオプションをいくつか提供しています。

SharePoint サイト全体または個々のドキュメントを共有するには、Microsoft アカウントまたは職場または学校のアカウントでサインインするように外部ユーザーを招待します。

さらに、 特定のドキュメントを匿名で表示できるゲストリンクを送信できます。

セキュリティを強化するために、 外部ユーザーとコンテンツを共有するための独自の権限を持つサブサイトを作成し、重要な情報や機密情報へのアクセスを回避することをお勧めします。

Excel ブックの共有では、適切な権限を選択し、外部ユーザーに招待メールを送信して、必要に応じてファイルを表示または編集できるようにすることができます。

この演習の目標は、Microsoft 365 アカウントを持たないユーザーと Excel ファイルを共有する方法を学習することです。共有権限の設定方法、データセキュリティの確保方法、そして Microsoft Excel に標準装備されているコラボレーション機能について学習します。これらのスキルは、分散したチームで効果的に作業したり、外部のクライアントやパートナーと情報を共有したりするために不可欠です。

主題の簡単な説明

このレッスンでは、ライブラリからExcelファイル(またはその他のOfficeファイル)を抽出する方法、つまり、オンラインでログインしていないときに、それを共有したユーザーが変更を加える機能を削除する方法を見ていきます。

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技術説明の主題

ファイルの変更を一時的に防ぐために、 使用しているソフトウェアに応じてさまざまな機能と方法を使用することができます。

たとえば、Microsoft Excel では、ブックやスプレッドシートを保護して、不正な変更を防ぐことができます。これを行うには、[レビュー]メニューから[ワークブックの保護]または[シートの保護]オプションを選択します。

さらに、パスワードを設定して、ファイルへのアクセスや編集を制限できます。

別の方法は、Microsoft Wordの「最終版としてマーク」機能を使用して、ドキュメントを読み取り専用にし、他のユーザーに作業が終了したことを伝え、将来の変更を思いとどまらせることです。

これらの対策は不正な変更を抑止することができますが、多くの場合、改ざん防止のセキュリティを提供していないため、データセキュリティへのより広範なアプローチの一部として使用する必要があることに注意することが重要です。

レッスンに従って 、一時的なファイルアーマーのプロセス、つまり、変更権限を付与した人が再度変更できると判断するまでを確認します。

この演習では、Excelの「抽出」機能を使用して共有ファイル内のデータを確認、フィルタリング、分析する方法を学習します。このツールを使用すると、関連情報を分離し、データ管理を最適化し、ビジネスコラボレーションを向上させることができます。

主題の簡単な説明

このレッスンでは、Office 365アカウントがなくても、つまりWindowsツリーメニューにある無料の個人用One Driveを使用して、同期および同時オンライン作業の結果として同じ共有結果を達成する方法を見ていきます。

ビデオを見るときは、このレッスン専用のPowerPointスライドを常に別のウィンドウで開いておくことをお勧めします。キーボード ショートカットの Alt + Tab キー (左側に Q の横の 2 つの矢印が付いたキー) を使用して、ウィンドウ間を移動します。

技術説明の主題

Microsoft 365 サブスクリプションを使用せずに、個人の OneDrive アカウントを通じて Office ファイルを共有するには、OneDrive に組み込まれている共有機能を使用できます。

OneDrive に保存されたファイルは、他のユーザーと共有することを決定するまで非公開です。

ファイルやフォルダを共有するには 、電子メールで送信したり、ソーシャル メディアに投稿したりできる共有リンクを作成したり、特定のユーザーを招待してファイルを表示または編集したりするなど、必要な共有オプションを選択します。

編集アクセス許可でフォルダーを共有すると、共有相手は共有フォルダーを自分の OneDrive に追加できるため、 共同作業や更新情報の同期が容易になります。

セキュリティを強化するために、リンク共有の有効期限を設定したり、いつでもアクセスを削除したりできます。OneDrive を介した Office ファイル共有は、Microsoft 365 サブスクリプションがなくても、他のユーザーと共同作業するための効率的な方法です。

この演習では、OneDrive経由でExcelファイルを共有する方法を学習します。共有用ファイルの設定、アクセスと権限機能の使用、共有の検証などが含まれます。この演習では、クラウド環境でデジタルドキュメントを管理および共同作業するために必要なスキルを習得します。

主題の簡単な説明

このレッスンでは、 Office 365 アカウント内のユーザーと外部ユーザーの両方と、Word ファイルと同時に同期的に、重複せずに共有および作業する方法を説明します。また、Office 365アカウントがなくても、つまり、Windowsツリーメニューにある無料の個人用OneDriveを使用して、同じ結果を達成する方法も見ていきます。

ビデオを見るときは、このレッスン専用のPowerPointスライドを常に別のウィンドウで開いておくことをお勧めします。キーボード ショートカットの Alt + Tab キー (左側に Q の横の 2 つの矢印が付いたキー) を使用して、ウィンドウ間を移動します。

技術説明の主題

クラウド経由でのMicrosoft Wordファイルの共有は、 OneDrive for BusinessとOneDrive Personalの両方で実行できるシンプルで安全なプロセスです。

OneDrive には、ドキュメントやフォルダーを共有する機能があり、データのプライバシーと制御を維持しながら、どのデバイスからでもアクセスできます。

Word 文書を共有する場合、必要に応じて、他のユーザーが文書を表示または編集できるようにすることを選択できます。

また、電子メールやその他の通信チャネルで送信できる共有リンクを生成することもできます。

このリンクは、特定のユーザーのみにアクセスを許可するように構成することも、受け取ったすべてのユーザーに公開するように構成することもできます。

さらに、エンタープライズ環境で作業している場合、OneDrive for Business には、機密データの管理に不可欠な追加のセキュリティ機能とコンプライアンス機能があります。

Wordファイルを共有するには、OneDriveアカウントにサインインし、選択したファイルを選択し、共有オプションを使用して適切な権限を設定します。

この演習では、クラウド経由でWordファイルを共有する方法を学びます。目標は、仮想空間でドキュメントをアップロード、共有、管理し、共同作業を促進する方法を理解することです。この演習を終える頃には、OneDriveやGoogle Driveなどのツールを使用して、Word文書を効率的かつ安全に共有できるようになるでしょう。

主題の簡単な説明

このレッスンでは、 Office 365 アカウント内のユーザーと外部ユーザーの両方と、PowerPoint ファイルと同時に同期して共有し、作業する方法について説明します。また、Office 365アカウントがなくても、つまり、Windowsツリーメニューにある無料の個人用OneDriveを使用して、同じ結果を達成する方法も見ていきます。

ビデオを見るときは、このレッスン専用のPowerPointスライドを常に別のウィンドウで開いておくことをお勧めします。キーボード ショートカットの Alt + Tab キー (左側に Q の横の 2 つの矢印が付いたキー) を使用して、ウィンドウ間を移動します。

技術説明の主題

OneDrive for Business と OneDrive Personal を使用して PowerPoint ファイルを共有すると、同僚や個人の連絡先と効率的かつ安全に共同作業を行うことができます。

OneDrive for Business を使用すると、ユーザーは組織内の同僚や外部のユーザーとドキュメントを共有できるだけでなく、1 回限りのコード ID 検証などの機能でデータ セキュリティを確保できます。

個人アカウントの場合、共有は個人の Microsoft アカウントを持つユーザー間でのみ可能であるため、ファイルにアクセスできるのは許可されたユーザーのみになります。

さらに、 共有権限を管理し、いつでも共有を停止 して、ファイルを管理し続けることができます。

これらの共有オプションは Microsoft 365 に組み込まれているため、いつでも、どのデバイスからでもファイルにアクセスして共同作業を行うことができ、 ビジネス環境と個人環境の両方で生産性とコラボレーションが向上します。

この演習の目的は、Microsoft OneDriveなどのオンラインストレージサービスを介してクラウドでPowerPointファイルを共有する方法を学習することです。受講者は、ファイルのアップロード方法、アクセス権限の設定方法、そして共同編集者を招待して閲覧または編集する方法を学習します。このプロセスは、学術的および専門的な環境の両方で共同作業を行う上で不可欠です。

主題の簡単な説明

このレッスンでは、主要な Office 365 アプリケーション間で Office ファイル (Word、Excel、PowerPoint) を共有し、同じファイルが他の環境からアクセスおよび使用できるようにし、すべての同期編集を行う方法について説明します。

ビデオを見るときは、このレッスン専用のPowerPointスライドを常に別のウィンドウで開いておくことをお勧めします。キーボード ショートカットの Alt + Tab キー (左側に Q の横の 2 つの矢印が付いたキー) を使用して、ウィンドウ間を移動します。

技術説明の主題

Teams、SharePoint、Planner による Office ファイル共有は、組織がプロジェクト間のコラボレーションとコミュニケーションを管理する方法の大きな進化を表しています。

Teams はリアルタイムのコミュニケーションを容易にするチャットベースの環境を提供し、SharePointは高度な権限管理を使用してファイルをクラウドに保存し、チームや組織と共有できます。

一方、スケジューラーは、チームメンバーが単一のインタラクティブなスケジューリングスペースにアクセスできるようにするタスク管理ツールです。

これらのツールの統合により、 チームメンバーの地理的な場所に関係なく、ドキュメントをリアルタイムで簡単に共有および共同作業できるシームレスなワークフローを作成できます。

Teams 、SharePoint、Planner の間のこの相乗効果は、 効率を向上させるだけでなく、チーム内の透明性と結束性も向上させ、プロジェクト管理の改善と全体的な生産性の向上に貢献します。さらに、Teams でモバイル デバイスを使用すると、プロジェクト メンバーはどこからでも作業でき、柔軟性とアクセシビリティが提供されます。

これらの Microsoft 365 ツールを介したファイルの共有とアクセスの制御は、 デジタル ワークフローの最適化を目指す企業にとって競争上の優位性です。

この演習の主な目的は、Microsoft Teams のファイル共有機能について理解することです。受講者は、チャネルやチャット内でドキュメントをアップロード、共有、管理し、同僚や共同作業者が効率的かつ整理された方法でアクセスできるようにする方法を学びます。

この演習では、Microsoft Plannerでファイルを共有する方法を学生に教えます。このアクティビティを通して、学生は共同作業管理ツールを使ってチーム内でドキュメントを整理・共有するための実践的なスキルを習得します。プログラムのコマンドに慣れ、社内のコミュニケーションと生産性の向上における役割を理解することが目標です。

主題の簡単な説明

このレッスンでは、ブラウザーでのリストの表示方法を変更できる機能である Share Point のビューに焦点を当てます。たとえば、特定のアイテムのみを表示するフィルターを作成したり、最も重要なアイテムを最初に表示するカスタムの並べ替え順序を作成したり、リストに列を追加したり削除したりして読みやすくすることができます。

技術説明の主題

SharePoint のビューはカスタマイズ可能な構成であり、ユーザーはさまざまな方法でリストやライブラリのデータを表示および整理できます。

これらのビューを使用して、情報の並べ替え、フィルター処理、およびグループ化を行うことができるため、ユーザーは必要な情報を簡単に見つけることができます。

たとえば、最近変更されたすべてのドキュメントを表示するビュー、承認ステータスに基づいてアイテムを一覧表示するビュー、カテゴリ別に情報をグループ化するビューなどがあるとします。

また、SharePoint には、チームやプロジェクトの特定のニーズを満たすカスタム ビューを作成する機能も用意されており、大量のデータを管理し、チームワークの効率を向上させるための柔軟で強力な方法を提供します。

深化

SharePoint のビュー

1. SharePoint のビューの概要

SharePoint のビューは、ユーザーがパーソナライズされた方法でデータを整理および視覚化できる強力なツールです。ビューを使用すると、特定の条件に基づいて情報のフィルタリング、ソート、およびグループ化を行うことができるため、データの管理と分析が容易になります。

2. 利用可能なビューの種類

標準ビュー

標準ビューは、SharePoint の既定のビューの種類です。情報を表形式で表示するのに最適で、列ごとにデータをフィルタリングおよび並べ替えることができます。

カレンダービュー

カレンダービューでは、イベントやタスクをカレンダー形式で表示できます。これは、締め切り、予定、およびその他の履歴タスクを管理する場合に特に便利です。

ガントビュー

ガント ビューは、プロジェクト管理に使用されます。ガント チャートでタスクを視覚化し、さまざまなタスクとその期日間の時間的な関係を示します。

フィルター表示

フィルター ビューでは、1 つ以上の列にフィルターを適用することで、カスタム ビューを作成できます。これは、特定の情報を分離し、関連するデータのみを表示する場合に便利です。

クイックアクセスビュー

クイックアクセスビューでは、頻繁に使用するドキュメントやフォルダへのショートカットを作成できます。効率の向上と検索時間の短縮に最適です。

3. ビューの作成とカスタマイズ

新しいビューを作成する方法

SharePoint で新しいビューを作成するには、次の手順を実行します。

·ビューを作成するライブラリまたはリストに移動します。

·オプションメニューの「ビューの作成」をクリックします。

·必要な表示のタイプ(標準、カレンダー、ガントなど)を選択します。

·表示する列、フィルター、並べ替えなどの表示オプションを構成します。

·ビューに名前を付けて保存します。

既存のビューのカスタマイズ

既存のビューは、ニーズに合わせてカスタマイズできます。これを行うには、次の手順を実行します。

·カスタマイズするビューに移動します。

·オプションメニューの「ビューの編集」をクリックします。

·列の追加や削除、並べ替え順序の変更、フィルターの適用など、必要な変更を加えます。

·変更を保存します。

4. SharePoint のビューの利点

·効率の向上: ビューを使用すると、関連情報にすばやくアクセスできるため、検索時間が短縮され、生産性が向上します。

·カスタム組織: 各ユーザーは、特定のニーズを満たすカスタム ビューを作成できるため、データ管理が向上します。

·データ分析: ビューを使用すると、データをフィルター処理して並べ替えることでデータの分析が容易になり、貴重な分析情報が得られます。

結論

SharePoint のビューは、データの整理と管理を改善するために不可欠なツールです。優れた柔軟性とカスタマイズ性を備えているため、ユーザーは効率的かつ的を絞った方法で情報を視覚化できます。さまざまな種類のビューとその機能を深く理解することで、SharePoint の機能を最大限に活用して日常業務を最適化できます。

この演習の目的は、Microsoft SharePoint でビューを作成、カスタマイズ、使用して情報を効果的に整理・表示する方法を理解することです。ビューを使用すると、リストやドキュメントライブラリ内のデータを特定の基準に従って表示できるため、情報管理が向上します。

主題の簡単な説明

このレッスンでは、リスト (データ ライブラリまたはドキュメントの一覧、つまりファイル リスト) をフィルター処理する手順を分析して、ジョブで表示する必要がある結果のみを表示します (たとえば、ある日付から次の日付に期日が設定されたベンダー John Smith からの請求書のみ)。

技術説明の主題

SharePoint リスト内のデータのフィルタリングは、ビジネス環境内の情報を効果的に管理するために不可欠なプロセスです。SharePoint には、場所、アイテムの種類、価格帯など、特定の条件を満たすアイテムのみをユーザーが表示できる強力なフィルター ツールが用意されています。この機能は、大量のデータがある場合に特に便利で、表示されるアイテムの数を減らし、特定のニーズに最も関連性の高いアイテムに集中できます。たとえば、最近変更されたリスト内のアイテムや、特定の列に特定の値を含むアイテムのみを表示する場合は、これらの要件を満たすようにフィルターを設定できます。

SharePoint リストのカスタマイズは、ユーザー エクスペリエンスを向上させるもう 1 つの重要な側面です。 ユーザーは、列、データ型、検証ルールを定義したり、カスタムフォームやビューを作成したりすることもできます。この柔軟性により、リストは会社のプロセスとワークフローにシームレスに整合します。さらに、SharePoint はワークフロー、アラート、ドキュメント ライブラリなどの他の機能と統合できるため、自動化が向上し、データ駆動型プロセスが促進され、全体的な効率が向上します。

SharePoint リスト内のデータのフィルター処理は、正しく使用すれば、組織内での情報の管理方法を変革できる重要な機能です。適切なリソースとツールを使用すると、ユーザーはSharePointの機能を最大限に活用して、より整理された、効率的で、生産的な作業環境を作成できます。

深化

SharePoint リスト内のデータのフィルター処理

紹介

SharePoint リストは、共同作業環境でデータを管理および整理するための強力なツールです。SharePoint の最も便利な機能の 1 つは、データをリストにフィルター処理する機能です。フィルタリングにより、ユーザーは関連する情報のみを表示できるため、効率と生産性が向上します。

SharePoint リストとは

SharePoint リストは、スプレッドシートと同様に、列で構造化されたデータのセットです。リストには、連絡先、タスク、カレンダーイベントなど、さまざまな種類の情報を含めることができます。リスト内の各項目は "項目" であり、各列は項目の属性を表します。

リストの種類

·カスタムリスト: 特定のニーズに合わせてユーザーによって作成されます。

·定義済みリスト: 連絡先リスト、カレンダー、タスクなど。

·ドキュメント ライブラリ: メタデータが関連付けられたファイルのコレクション。

なぜデータをフィルタリングするのですか?

SharePoint リスト内のデータをフィルター処理すると、いくつかの利点があります。

·効率的:リスト全体をスクロールすることなく、必要な情報をすばやく見つけることができます。

·フォーカス: ユーザーが特定のデータに集中できるようにし、ノイズや気を散らすものを減らします。

·高度な分析:より詳細な分析のためのデータセグメンテーションを容易にします。

フィルターの作成方法

SharePoint リストに対するフィルターの作成は、ユーザー インターフェイスから直接実行できる簡単なプロセスです。ここでは、ステップバイステップのガイドをご紹介します。

ステップ 1: リストを開く

SharePoint サイトにサインインし、フィルター処理するリストを開きます。

ステップ2:フィルターパネルを開く

リストツールバーで、フィルターアイコンをクリックするか、ドロップダウンメニューから「フィルター」を選択します。

ステップ 3: フィルタリング条件を定義する

フィルターパネルで、フィルタリングする列を選択し、フィルター条件を指定します。たとえば、特定の日付、数値、またはキーワードでフィルタリングできます。

ステップ 4: フィルターを適用する

「適用」をクリックすると、設定したフィルター条件に一致するアイテムのみが表示されます。

高度なフィルター

SharePoint には、AND や OR などの論理演算子を使用して複雑なフィルターを作成できる高度なフィルター オプションも用意されています。

コンビネーションフィルター

複数のフィルター条件を組み合わせて、結果をさらに絞り込むことができます。たとえば、日付とキーワードで同時にフィルタリングできます。

スマートフィルター

スマートフィルターは、リスト内のデータに基づいて自動的に変更されます。これらは、新しいデータが追加されると自動的に更新されるビューを作成する場合に便利です。

フィルターの保存と共有

フィルターを作成した後、SharePoint では、後で使用するためにフィルター処理されたビューを保存できます。保存したビューは、サイトの他のユーザーと共有できます。

カスタムビューの作成

フィルターをカスタムビューとして保存するには:

·目的のフィルターを適用します。

·ツールバーから「名前を付けて表示を保存」を選択します。

·ビューに名前を付け、共有設定を指定します。

データのフィルタリングに関するおすすめの方法

SharePoint リスト内のデータのフィルター処理の効果を最大限に高めるには、いくつかのベスト プラクティスに従う必要があります。

データを最新の状態に保つ

リスト内のデータが常に最新で正確であることを確認して、フィルターが関連する結果を返すようにします。

わかりやすい列名を使用する

明確でわかりやすい列名を使用して、フィルターの適用と理解を容易にします。

ドキュメント複合フィルター

特に複雑なフィルタの場合は、使用する条件と組み合わせロジックを文書化して、後で参照すると便利です。

結論

SharePoint リスト内のデータのフィルター処理は、情報の効率と整理を向上させるのに役立つ重要な機能です。このガイドに従うと、ユーザーは SharePoint リストの機能を最大限に活用して、データをより効率的に管理および分析できます。

この演習では、SharePoint リスト内のデータをフィルター処理して、利用可能なビューを整理・カスタマイズする方法を学習します。この演習を通して、学生はプログラムのコマンドを使用して特定のフィルターを定義し、企業におけるユーザビリティと情報管理を向上させるビューを作成する方法を習得します。

主題の簡単な説明

このレッスンでは、情報パネルにアクセスして使用し、リストとライブラリ全体、および個々のオブジェクト (たとえば、リスト内のベンダーのマスター データを含む行やライブラリ内の請求書ファイルなど) の詳細をすばやく取得する方法を説明します。

技術説明の主題

SharePoint の情報ウィンドウは、リストやドキュメント ライブラリ内のデータを管理および表示するために不可欠なツールです。

これらのペインには、アイテムまたはドキュメントのプロパティの詳細ビューが表示され、ユーザーはステータス、作成者、最終更新日などの重要な情報をすばやく表示できます。

さらに、詳細ペインをカスタマイズして、特定のメタデータを含めたり、特定のユーザーまたはグループに関連する情報のみを表示したりできます。

情報ペインをカスタマイズすると 、作業効率が大幅に向上し、ユーザーは必要な情報をより迅速かつ正確に見つけて使用できるようになります。

SharePoint には、 フィルターを使用して リストまたはライブラリ内のアイテムの表示をさらに絞り込む機能も用意されており、特定の条件を満たす特定のドキュメントやアイテムを簡単に見つけることができます。

深化

SharePoint のリストとドキュメント ライブラリの情報ウィンドウ

紹介

Microsoft SharePointは、情報を効率的に整理、管理、共有する能力のおかげで、世界で最も広く使用されているコラボレーションプラットフォームの1つです。ユーザー エクスペリエンスとデータ管理を向上させる主要な機能の 1 つは、リストとドキュメント ライブラリに情報のサムネイルを作成することです。このガイドでは、ナレッジパネルの使用方法と最大限に活用する方法について詳しく説明します。

1. 情報パネルとは何ですか?

詳細ウィンドウは、SharePoint のリストまたはドキュメント ライブラリからアイテムまたはドキュメントを選択したときに表示されるサイド セクションです。これらのパネルには、選択したアイテムの詳細な概要が表示され、メタデータ、ドキュメントのステータス、バージョン履歴、最近のアクティビティなどの情報が表示されます。

2. 情報パネルの主な特長

·メタデータ ビュー: 情報パネルには、作成者、作成日、変更日、その他のカスタム フィールドなど、アイテムまたはドキュメントに関連付けられたメタデータが表示されます。

·タスクへのクイック アクセス: ユーザーは、コメント、変更、共有など、選択したアイテムに関連する最近のアクティビティをすばやく確認できます。

·バージョン履歴: 詳細パネルから直接ドキュメントのバージョン履歴にアクセスできるため、必要に応じて以前のバージョンを表示および復元できます。

·クイックアクション: 情報パネルには、メタデータの更新、ドキュメントの共有、ワークフローの開始などの一般的なアクションを実行するためのクイックリンクがあります。

3. 情報パネルの使い方

アクセス情報パネル

詳細ペインにアクセスするには、リストまたはドキュメント ライブラリからアイテムまたはドキュメントを選択するだけです。選択すると、情報パネルが画面の右側に自動的に表示されます。または、ツールバーにある「i」アイコンをクリックして、情報パネルを手動でアクティブにすることもできます。

情報パネルのカスタマイズ

SharePoint 管理者は、組織の特定のニーズに合わせて情報パネルをカスタマイズできます。フィールドを追加または削除したり、メタデータの表示順序を変更したり、特定のクイックアクションを設定したりできます。

·カスタムフィールドの追加: 詳細ペインにカスタムフィールドを追加するには、リストまたはライブラリの設定を編集し、必要なフィールドを追加する必要があります。これらのフィールドは、情報パネルに自動的に表示されます。

·クイック アクションの設定: クイック アクションは SharePoint Designer または Power Automate を使用して構成でき、詳細パネルから直接起動できるカスタム ワークフローを作成できます。

4. 案内サインの利点

生産性の向上

情報パネルは、アイテムやドキュメントに関するすべての関連情報にすばやく一元的にアクセスできるため、ユーザーの生産性を向上させます。これにより、特定の詳細を検索するのにかかる時間が短縮され、ユーザーは重要なタスクに集中できます。

コラボレーションの改善

最近のアクティビティを可視化し、情報ペインから直接ワークフローを起動できるため、チームメンバー間のコラボレーションがよりスムーズで整理されたものになります。ユーザーは、ドキュメントを編集したユーザー、追加されたコメント、実行されたアクションを簡単に確認できます。

ドキュメント管理の改善

詳細ウィンドウから直接バージョン履歴にアクセスし、メタデータを表示できる機能により、SharePoint でのドキュメントの管理が容易になります。ユーザーは、以前のバージョンのドキュメントを取得し、メタデータを更新し、情報を常に正確かつ最新の状態に保つことができます。

結論

情報ウィンドウは、SharePoint 内の強力なツールであり、ドキュメント管理とコラボレーションを大幅に向上させます。これらの機能を最大限に活用することで、組織は作業プロセスを最適化し、生産性を向上させ、情報管理の品質を向上させることができます。情報標識の効果的な実装とカスタマイズは、チームが一貫して効率的に機能する能力に大きな違いをもたらす可能性があります。

この演習の目標は、SharePoint の情報パネルを使用して、リストやドキュメントライブラリ内のデータを参照、表示、管理する方法を学習することです。情報パネルはメタデータの概要を把握するのに役立ち、個々のアイテムを個別に開かなくても、簡単に編集したり、アイテムの詳細を分析したりすることができます。

主題の簡単な説明

このレッスンでは、リストとライブラリにアラートを設定するメカニズムの仕組みと設定方法、つまり、リスト内のフィールドの変更など、これらの環境で発生する特定のイベント(たとえば、 、請求書の金額)、またはファイルの変更。

技術説明の主題

SharePoint のライブラリとリストの変更に関する通知を設定するには、変更が発生したときに電子メールまたは SMS 通知を受信できる手順に従います。

この通知システムは、共有ドキュメントや共同ドキュメント内のアクティビティを最新の状態に保つのに特に役立ちます。

アラートを作成するには、目的のリストまたはコレクションに移動し、アラートを送信するオプションを選択する必要があります。通知の頻度や監視する特定のイベントなど、必要な設定を選択したら、ワンクリックで[OK]をクリックして構成を保存します。

また、既存のアラートを管理したり、必要に応じて編集または削除したりすることもできます。さらに、サイト管理者向けには、他のユーザーのアラートを管理するオプションがあり、通知の集中管理が保証されます。

これらの機能により、効率的で情報に基づいたワークフローを維持でき、 重要な更新を見逃すリスクを軽減できます。

深化

SharePoint ライブラリとリストの変更に関するアラート設定

紹介

SharePoint ライブラリとリストの変更通知を使用すると、ドキュメントやエントリに変更が発生したときに、ユーザーに迅速に通知を受け取ることができます。このツールは、コラボレーションを改善し、チームの全員が最新の開発状況を把握するために不可欠です。

1. アラートをトリガーする

- 書店様向け

1. SharePoint で関心のあるドキュメントのライブラリにアクセスします。

2. 右上隅にある[設定]アイコン(歯車で表される)を選択します。

3. [サイトの設定]をクリックします。

4. 表示されるメニューから、[コレクション設定]を選択します。

5. [アラートの追加] を選択します。

6. 次の画面で、通知の頻度や監視する変更の種類など、アラートの設定を構成します。

7. [OK]をクリックして設定を保存します。

- リストの場合

1. SharePointの関心のあるリストに移動します。

2. 右上隅にある[設定]アイコンを選択します。

3. [サイトの設定]をクリックします。

4. 表示されるメニューから、[リスト設定]を選択します。

5. [アラートの追加] を選択します。

6. 次の画面で、通知の頻度や監視する変更の種類など、アラートの設定を構成します。

7. [OK]をクリックして設定を保存します。

2. アラートの種類

SharePoint には、アラートを構成するためのいくつかのオプションが用意されています。

·即時アラート: 変更が加えられるとすぐにユーザーに通知されます。

·Daily Summary: ユーザーは、その日に行われた変更をまとめたメールを受け取ります。

·週次サマリー: ユーザーは、その週に行われた変更をまとめたメールを受け取ります。

3. アラートの管理と編集

アラートの表示と編集

1. SharePoint にサインインし、アラートを管理するライブラリまたはリストに移動します。

2. 右上隅にある[設定]アイコンを選択します。

3. [サイトの設定]をクリックします。

4. [アラートの管理] を選択します。

5.ここでは、既存のアラートのリストを表示し、必要に応じて編集できます。

4. アラートの削除

1. 前のセクションの最初の 4 つの手順に従います。

2. 削除するアラートを選択します。

3. [削除]をクリックして、選択を確定します。

結論

SharePoint の変更通知は、チームの全員が最新の状態に保つための強力なツールです。これらのアラートを正しく設定すると、チーム全体の生産性とコラボレーションが向上し、変更が見落とされることがなくなります。

この演習では、SharePointで自動アラートを設定し、データリストとドキュメントライブラリの変更を追跡する方法を学習します。これらの機能により、重要な変更が発生した際にメールまたはSMS通知を受け取ることができ、組織内の情報管理とコラボレーションが向上します。

主題の簡単な説明

このレッスンでは、Share Point サイトの 1 次ごみ箱と 2 次ごみ箱の使用方法、削除済みアイテムの復元方法 、およびサイトからのアイテムの完全削除方法を学習します。

技術説明の主題

SharePoint でのプライマリおよびセカンダリのごみ箱の管理は、データの整合性を維持し、誤って削除した場合から回復する上で重要な側面です。

プライマリごみ箱 を使用すると、ユーザーは個人的に削除したアイテムを復元できます。一方、サイト コレクションの管理者のみがアクセスできるセカンダリごみ箱には、プライマリごみ箱から削除されたアイテムが含まれています。

この 2 層システムにより、メインのごみ箱からアイテムが取り出された後でも、デフォルトの保持期間 (通常は 30 日間) 中にアイテムを取り出すことができます。

管理者は、サイト コレクションの管理の [ごみ箱] ページで SharePoint サイトのごみ箱を管理でき、削除したアイテムを表示、削除、または復元できます。ごみ箱が表示されない場合は、サービス管理者によって無効になっている可能性があることに注意してください。

さらに、ごみ箱の設定を構成して、 ユーザーが削除したコンテンツを完全に削除する前に復元できる期間 と、ごみ箱が使用するストレージ領域の量を指定できます。

深化

SharePoint でのプライマリおよびセカンダリのごみ箱の管理

紹介

SharePoint では、削除されたアイテムの管理と回復は、1 次ごみ箱と 2 次ごみ箱の 2 つのレベルのごみ箱によって容易になります。これらのツールは、誤って削除したデータを簡単に復元し、重要な情報の損失を防ぐために不可欠です。

1. 主要なバカロレア

基本機能

1 次ごみ箱は、"1 次ごみ箱" とも呼ばれ、サイト コレクションまたはドキュメント ライブラリから削除されたアイテムが最初に捨てられる場所です。ユーザーがファイル、フォルダ、リスト、またはリスト項目を削除すると、その項目は自動的にメインのごみ箱に移動されます。

アクセスと管理

ユーザーは、SharePoint インターフェイスから直接メインのごみ箱にアクセスできます。

·左側のメニューからゴミ箱のアイコンを選択します。

·削除済みアイテムのリストを表示します。

·「復元」をクリックして、選択した1つ以上のアイテムを復元します。

·「削除」をクリックして、選択したアイテムを完全に削除します。

時間と容量の制限

アイテムは30日間メインのごみ箱に残ります。この時間が経過すると、復元されないか、完全に削除されない場合は、自動的に 2 番目のごみ箱に転送されます。

2. 副学士課程

高度な機能

第 2 段階のごみ箱、または「第 2 リサイクル レベル」は、削除されたアイテムの次のレベルの回復です。アイテムがメインのごみ箱から30日以内に復元されない場合、アイテムはセカンダリのごみ箱に移動され、その後の回収のために引き続き利用できます。

アクセスと管理

第 2 段階のごみ箱へのアクセスは、サイト コレクションの管理者に制限されています。

·サイトの設定に移動します。

·「サイトマネージャー」セクションで「セカンドレベルのゴミ箱」を選択します。

·削除したアイテムは、メインのごみ箱と同じ方法で表示および管理します。

期間

第 2 段階のごみ箱にあるアイテムは、さらに 30 日間利用できます。この時間が経過すると、それらはSharePointシステムから完全に削除され、回復の可能性はありません。

3. カート管理の重要性

データ損失防止

SharePointで一次および二次ごみ箱を効果的に管理することは、データ損失を防ぐために重要です。ユーザーは、誤って削除したファイルを簡単に回復できるため、永久的な損失インシデントを最小限に抑えることができます。

ストレージの最適化

ビンを適切に管理することで、収納スペースも最適化されます。管理者は、ごみ箱から不要なアイテムを完全に削除することで、スペースを監視して解放できます。

結論

SharePoint のプライマリおよびセカンダリごみ箱管理は、削除されたアイテムを管理するための構造化された安全なシステムを提供します。アイテムのアクセス、管理、取得の方法を理解することは、データの整合性を維持し、効率的な作業環境を確保するために不可欠です。

この演習では、SharePoint のごみ箱の管理方法を学生に指導します。これには、復元、完全な削除、そして削除済みドキュメントを効果的に管理するためのごみ箱機能の理解が含まれます。主なコマンドに慣れ、実行した操作の影響を理解することが目標です。

主題の簡単な説明

このレッスンでは、許可と認可システムの一般的な概要に移り、次のレッスンで詳しく説明します。

ビデオを見るときは、このレッスン専用のPowerPointスライドを常に別のウィンドウで開いておくことをお勧めします。キーボード ショートカットの Alt + Tab キー (左側に Q の横の 2 つの矢印が付いたキー) を使用して、ウィンドウ間を移動します。

技術説明の主題

SharePoint のアクセス許可システムは、 組織内のセキュリティと効果的なリソース管理に不可欠な側面です。SharePoint には、特定の情報にアクセスできるユーザーとその方法を正確に定義できる階層的なアクセス許可構造が用意されています。

最上位レベルには、アクセス許可、ナビゲーション、およびカスタマイズの共通セットを共有できるサイト コレクションがあります。これらのライブラリ内では、ドキュメント ライブラリはドキュメントを格納および管理するための主要なコンテナであり、バージョン管理、アーカイブ/取得、メタデータのラベル付けなどの機能を提供します。

サブサイト を使用すると、部門、プロジェクト、またはトピックごとにコンテンツを整理できるため、ドキュメント管理の粒度が向上し、ユーザーのナビゲーションが向上します。ドキュメント ライブラリ内のフォルダーには、追加のカテゴリ化レベルが用意されているため、特定の条件に従ってドキュメントをグループ化できます。

最新の SharePoint エクスペリエンスでの共有とアクセス許可は、直感的で柔軟性があるように設計されているため、管理者は組織のニーズに基づいてセキュリティ設定を簡単に構成できます。

最適なアクセス許可管理を行うには、個々のアクセス許可の使用を減らしたり、個々のユーザーよりもグループにアクセス許可を割り当てることを優先したりするなどのベスト プラクティスに従って、管理を簡単かつエラーの少ないものにすることが重要です。

これらのプラクティスを理解し、適切に適用することは、SharePoint を最大限に活用し、組織内の機密情報を保護するために重要です。

深化

SharePoint のアクセス許可システムの基本と概要

紹介

SharePointは、Microsoftが開発したコラボレーションプラットフォームであり、組織はドキュメント、情報、およびビジネスプロセスを管理できます。SharePointの主要なコンポーネントは、リソースへのアクセスを制御し、情報セキュリティを確保できる権限管理システムです。

1. 権限レベル

SharePoint では、アクセス許可は "アクセス許可レベル" に整理されています。アクセス許可レベルは、ユーザーがサイト、ドキュメント ライブラリ、またはリストに対して実行できる操作を決定する一連の権限です。デフォルトの権限レベルの一部を次に示します。

·フル コントロール: ユーザーは、サイト、ライブラリ、およびコンテンツを完全に制御できます。

·コラボレーション: ユーザーは、既存のライブラリとリスト内のアイテムを表示、追加、更新、および削除できます。

·読み取り: ユーザーはページとアイテムを表示できますが、編集することはできません。

2. SharePoint グループ

SharePoint グループは、同じアクセス許可レベルを共有するユーザーのコレクションです。たとえば、「Site Members」グループには「Collaborate」権限レベルがあり、グループのすべてのメンバーがサイトのコンテンツを編集できる場合があります。グループを使用すると、個々のユーザーではなくグループに権限を割り当てることができるため、権限の管理が容易になります。

3. レガシーライセンス

既定では、SharePoint のサイト、ライブラリ、およびリストは、親サイトまたはサイト コレクションからアクセス許可を継承します。つまり、親サイトのグループの権限レベルを変更すると、その変更は自動的に子サイトに反映されます。ただし、この継承を解除して、特定のサイト、ライブラリ、またはリストの権限をカスタマイズできます。

4. 権限管理

SharePoint でのアクセス許可の管理は、UI またはより高度なシナリオの PowerShell を使用して行うことができます。サイト管理者は、グループに対するユーザーの追加または削除、新しいグループの作成、パーミッション レベルの割り当て、パーミッションの継承の解除を行うことができます。

5. ベストプラクティス

安全で効率的なSharePoint環境を維持するには、権限を管理するためのいくつかのベストプラクティスに従うことが不可欠です。

·個々のユーザーではなくグループを使用する: グループに権限を割り当てると、管理が容易になり、エラーのリスクが軽減されます。

·カスタム権限レベルの数を制限する: 管理を簡素化するために、可能な限りデフォルトの権限レベルを使用します。

·ドキュメント権限の変更: 権限の変更を追跡して、トラブルシューティングと将来の管理を容易にします。

·許可を定期的に確認する: 定期的な監査を実施して、許可が正しく最新であることを確認します。

権限管理ツール

SharePoint には、アクセス許可を管理するための次のようなツールがいくつか用意されています。

·SharePoint 管理センター: サイトおよびサイト コレクション レベルでアクセス許可を管理するための一元化されたインターフェイス。

·PowerShell: スクリプトによる高度な自動アクセス許可管理ツール。

·権限レポート: 割り当てられた権限を表示および分析できるレポート ツール。

結論

SharePoint のアクセス許可システムは、セキュリティと効果的な情報管理を確保するための重要な部分です。アクセス許可を管理するための基本的な概念を理解し、ベスト プラクティスに従うことで、組織は安全で適切に整理された環境を維持しながら、SharePoint を最大限に活用できます。

この演習では、Microsoft SharePointにおける権限と権限システムの基本概念を学習します。目標は、企業の階層構造におけるセキュリティとコンプライアンスを確保しながら、ドキュメント、ライブラリ、サイトなどのSharePointアイテムへのアクセスを管理する方法を理解することです。

主題の簡単な説明

このレッスンでは、共有ポイント サイト メンバーのさまざまなアクセス許可レベル (運用上の可能性が異なる) を作成して、誰が何を実行できるかを把握する方法について説明します。

ビデオを見るときは、このレッスン専用のPowerPointスライドを常に別のウィンドウで開いておくことをお勧めします。キーボード ショートカットの Alt + Tab キー (左側に Q の横の 2 つの矢印が付いたキー) を使用して、ウィンドウ間を移動します。

技術説明の主題

SharePoint のアクセス許可レベルは、組織内のコンテンツと機能へのアクセスを管理するために重要です。

SharePoint には、権限をカスタマイズするためのさまざまなオプションが用意されており、各グループまたは個人の特定のニーズに合わせて調整できます。

たとえば、ドキュメントやフォルダに固有の権限を割り当てたり、他のユーザーを制限しながら必要なデータへのアクセスを許可するように権限レベルを変更したりできます。

この権限システムは、きめ細かく柔軟な制御を提供するように設計されているため、管理者は複雑な環境や大規模な環境で時間を節約し、リソースを効率的に管理できます。

さらに、SharePoint では、サイトまたはドキュメントが親コンテナーまたはサイトから権限を継承する権限の継承を解除して、より詳細なレベルで権限をカスタマイズできます。

アクセス許可を管理するには、アクセス許可ページに移動する必要がありますが、これは使用している SharePoint のバージョンによって若干異なる場合があります。

深化

SharePoint のアクセス許可レベル

紹介

SharePoint は、Microsoft が開発したコラボレーション プラットフォームであり、組織はコンテンツ、ナレッジ、アプリケーションを管理してチームワークを促進できます。SharePointの重要な側面の1つは、プラットフォーム内のどのリソースに誰がアクセスできるかを制御できる権限管理です。このドキュメントでは、SharePoint のさまざまなアクセス許可レベルについて、順を追って説明します。

1. デフォルトの権限レベル

SharePoint には、ユーザーまたはグループに割り当てることができる定義済みのアクセス許可レベルがいくつか用意されています。主な権限レベルの概要は次のとおりです。

所有者

所有者のアクセス許可レベルを持つユーザーは、サイトまたはサイト コレクションを完全に制御できます。コンテンツやサイト設定など、すべてのリソースを作成、編集、削除、管理できます。このレベルは通常、サイト管理者に割り当てられます。

コラボレーター

このアクセス許可レベルでは、ユーザーはサイト内のコンテンツを追加、編集、および削除できます。ただし、サイト設定を変更したり、権限を管理したりする権限はありません。このレベルは、サイトのコンテンツに積極的に貢献する必要があるチームメンバーに最適です。

観客

閲覧権限を持つユーザーは、サイトの内容を変更できなくても、その内容を読み取ったり表示したりできます。このレベルは、変更を加えずに情報にアクセスするだけでよいユーザーに適しています。

訪問 者

訪問者はサイトのコンテンツを表示できますが、対話の機会は限られています。コンテンツを編集したり削除したりすることはできません。このレベルは、外部ユーザーや、詳細なアクセスを必要としない組織のメンバーと情報を共有するためによく使用されます。

2. カスタム権限レベル

既定のアクセス許可レベルに加えて、SharePoint ではカスタムのアクセス許可レベルを作成できます。これにより、権限の管理の柔軟性が向上し、組織のニーズに基づいて特定の権限を設定できるようになります。

3. 権限管理

SharePoint での権限の管理は、サイト、サイト コレクション、ドキュメント ライブラリ、リスト、個々のアイテムなど、さまざまなレベルで行うことができます。各レベルで権限を管理する方法は次のとおりです。

敷地

サイトレベルの権限は、サイト管理者によって管理されます。サイトにアクセスできるユーザーと、割り当てる権限レベルを定義できます。権限は、サブサイトから継承することも、サブサイトごとにカスタマイズすることもできます。

サイトコレクション

サイト コレクション レベルの権限は、サイト コレクションの管理者によって管理されます。このレベルでは、サイト コレクション全体 (サイト コレクション内のすべてのサイトとサブサイトを含む) に対して特定の権限を設定できます。

ドキュメントライブラリ

サイト管理者は、サイト内の各ドキュメント ライブラリの権限を管理できます。これにより、特定のドキュメントを追加、編集、または削除できるユーザーを制御できます。

リスト

リストの権限は、ドキュメント ライブラリの権限と同じように機能します。管理者は、リストにアクセスできるユーザー、新しいアイテムを追加できるユーザー、リストを編集または削除できるユーザーを制御できます。

元素

アイテム レベルの権限を使用すると、リストまたはドキュメント ライブラリ内の個々のアイテムをきめ細かく制御できます。これは、機密情報や特定のデータへのアクセスを制限する必要がある場合に便利です。

結論

SharePoint でのアクセス許可の管理は、組織内の情報のセキュリティと整合性を確保するための重要な側面です。さまざまなレベルの権限を理解し、それらを効果的に管理する方法を知ることは、コラボレーションを最適化し、会社のデータを保護するのに役立ちます。組み込みのアクセス許可オプションとカスタムアクセス許可オプションを備えた SharePoint は、各組織固有のニーズを満たす柔軟で強力なソリューションを提供します。

この演習の目的は、Microsoft SharePoint における権限レベルを理解し、それらを管理してリソースへのアクセスを制御する方法を習得することです。参加者は、権限レベルを作成、変更、割り当て、許可されたユーザーのみがデータにアクセスできるようにする方法を学習します。

主題の簡単な説明

このレッスンでは、前のレッスンで権限レベルを定義した後、個々のユーザー、つまりユーザーのグループに高度な権限を設定する方法を見ていきます。

ビデオを見るときは、このレッスン専用のPowerPointスライドを常に別のウィンドウで開いておくことをお勧めします。キーボード ショートカットの Alt + Tab キー (左側に Q の横の 2 つの矢印が付いたキー) を使用して、ウィンドウ間を移動します。

技術説明の主題

SharePoint で高度なアクセス許可を設定するには、サイト、リスト、およびライブラリがトップレベル サイトからアクセス許可設定を継承できるようにするアクセス許可継承の概念を理解することが不可欠です。

これにより、特に大規模または複雑なサイト コレクションで、権限の管理が容易になります。ただし、場合によっては、特定のドキュメント、リスト、またはライブラリの権限をカスタマイズして、特定のユーザーにアクセスを拡張または制限する必要があります。

権限を表示および編集するには、SharePoint の [権限] ページに移動する必要があります。これを行うには、[設定]、[コレクション設定]、または[リスト設定]の順に選択して、目的のリストまたはコレクションに移動できます。

このページでは、継承を解除し、独自の権限を割り当てるか、既存の権限レベルを変更することで、権限をより詳細に管理することを選択できます。

SharePoint ではアクセス許可のカスタマイズに多くの柔軟性がありますが、より簡単で安全な管理のためには、組み込みの SharePoint グループを使用することをお勧めします。

さらに、Microsoft 365 の SharePoint には、共有メールボックスや予定表などのツールを含むチーム サイトに関連付けられた Microsoft 365 グループなど、セキュリティで保護されたコラボレーションのための他の機能が組み込まれています。

これらのグループを使用してアクセス許可を管理すると、 さまざまな Microsoft 365 サービスへのアクセスをより直感的かつ一元的に制御できます。SharePoint Server の Web アプリの場合、アクセス許可は SharePoint サーバーの全体管理で管理でき、目的の Web アプリを選択し、セキュリティ グループのユーザー権限を変更します。

これらのプラクティスにより、管理者は、企業情報のセキュリティと整合性を維持しながら、適切なユーザーがデータに必要なアクセス権を持つようにすることができます。

深化

SharePoint で高度なアクセス許可を設定する

紹介

SharePoint は、組織間でのドキュメントの管理と情報の共有を容易にする Microsoft のコラボレーション プラットフォームです。SharePoint の主要な機能の 1 つは、管理者がサイトのリソースとコンテンツへのアクセスを制御できるアクセス許可管理です。

1. SharePoint の権限の種類

SharePoint のアクセス許可は、グループとアクセス許可レベルによって管理されます。主な認証レベルは次のとおりです。

·フル コントロール: サイトの権限と設定を管理します。

·編集: アイテムとドキュメントを追加、編集、および削除します。

·投稿: アイテムとドキュメントを追加、編集、削除できます。

·読み取り: アイテムとドキュメントを表示できますが、編集することはできません。

·制限付きビュー: サイトへのフル アクセスがなくても、特定のページやドキュメントを表示できます。

2. 高度な権限を設定する

ステップ 1: サイト設定にアクセスする

高度なアクセス許可の構成を開始するには、SharePoint サイトにサインインし、右上の歯車アイコンからサイト設定に移動します。

ステップ 2: アクセス許可を管理する

サイト設定ページで、[ユーザーと権限] セクションの [サイトの権限] を選択します。ここでは、既存のすべての権限グループとそのメンバーを確認できます。

ステップ 3: 権限グループを作成または編集する

新しい権限グループを作成するには、[グループの作成] をクリックし、グループの名前と説明を入力します。このグループに割り当てる権限レベルを選択し、[作成] をクリックします。

既存の権限グループを編集する場合は、リストからグループを選択し、[グループ設定] をクリックします。ここでは、メンバーを追加または削除したり、グループに割り当てられた権限レベルを変更したりできます。

手順 4: サイト、ライブラリ、またはドキュメント レベルの権限を割り当てる

SharePoint では、サイト レベルだけでなく、ライブラリ レベルやドキュメント レベルでも権限を割り当てることができます。これを行うには、関心のあるライブラリまたはドキュメントに移動し、名前の横にある3つのドットをクリックして、[設定]を選択します。次に、[権限]に移動し、必要に応じて権限を編集します。

ステップ 5: アクセス許可の継承を停止する

ライブラリまたはドキュメントに特定の権限を設定するには、トップレベル サイトからの権限の継承を停止する必要がある場合があります。これを行うには、ライブラリまたはドキュメントの設定に移動し、[権限] を選択して、[権限の継承を停止] をクリックします。サイトの他の部分に影響を与えることなく、カスタム権限を割り当てることができるようになりました。

結論

SharePoint でのアクセス許可の管理は、組織内のデータのセキュリティと整合性を確保するために重要です。これらの詳細設定により、管理者は、誰が何にアクセスできるか、およびサイトのリソースとどのように対話できるかを正確に制御できます。このガイドの手順を使用して、組織の特定のニーズを満たすカスタム権限を設定できます。

この演習では、Microsoft SharePoint における高度な権限の定義と管理方法を学習します。カスタムグループの作成、特定の権限の割り当て、ユーザーとグループの権限管理といった側面を網羅し、企業情報へのアクセスを的確に制御できるようにします。

主題の簡単な説明

このレッスンでは、共有ポイントのユーザーとグループを作成および管理する方法を、これらのグループと Office 365 ユーザー グループの主な違いに焦点を当てて学習します。

ビデオを見るときは、このレッスン専用のPowerPointスライドを常に別のウィンドウで開いておくことをお勧めします。キーボード ショートカットの Alt + Tab キー (左側に Q の横の 2 つの矢印が付いたキー) を使用して、ウィンドウ間を移動します。

技術説明の主題

SharePoint でユーザー グループを作成および管理することは、コラボレーション可能で安全な環境を管理するために不可欠なプロセスです。SharePoint は、エンタープライズ コンテンツ管理とユーザー コラボレーションのための堅牢なプラットフォームを提供します。

開始するには、サイトの設定に移動し、[ユーザーと権限]セクションに移動する必要があります。 ここでは、意味のある名前と説明を入力して新しいグループを作成できます。メンバーとその権限の管理を担当する所有者をグループに割り当てることが重要です。

グループ設定では、メンバー リストを表示または編集できるユーザーと、グループへの参加要求を許可するかどうかを定義できます。作成後、ユーザーをグループに追加し、コンテンツへのアクセスと使用可能な機能を決定する特定の権限レベルに割り当てることができます。

SharePoint での効果的なユーザー グループ管理により、コラボレーションが促進され、セキュリティが向上し、企業資産の管理が効率化されます。適切な構成により、SharePointはビジネスプロセスと内部コミュニケーションをサポートする強力なツールになります。

深化

SharePoint ユーザー グループを作成および管理する

紹介

SharePointは、Microsoftが開発したコラボレーションプラットフォームであり、企業がドキュメント、コンテンツ、アプリケーションを管理して生産性と内部コラボレーションを向上させることを可能にします。ユーザーとグループの管理は、リソースが必要な人だけがアクセスできるようにするための重要な機能です。このガイドでは、SharePoint でユーザー グループを作成および管理する方法について説明します。

宛先 SharePoint でユーザー グループを作成する

1. 新しいグループを作成する

SharePoint で新しいユーザー グループを作成するには、次の手順を実行します。

·管理者の資格情報を使用して SharePoint サイトにサインインします。

·右上隅にある歯車のアイコンをクリックし、[サイト設定]を選択して、サイト設定ページに移動します。

·[ユーザーと権限] セクションで、[サイトの権限] をクリックします。

·ツールバーの「グループを作成」をクリックします。

·グループの名前や説明などの必須フィールドに入力します。

·適切なアクセス許可レベルを選択して、グループのアクセス許可を設定します。

·「作成」をクリックしてグループの作成を完了します。

2. ユーザーをグループに追加する

グループを作成したら、ユーザーを追加する必要があります。方法は次のとおりです。

·サイトの権限ページに移動します。

·ユーザーを追加するグループを選択します。

·「新規」をクリックし、「ユーザーの追加」を選択します。

·追加するユーザーの名前またはメールアドレスを入力します。

·「共有」をクリックして、ユーザーをグループに追加します。

B. SharePoint でのユーザー グループの管理

1. グループを編集する

既存のグループの設定を変更して、組織の変化するニーズに適応させることができます。

·サイトの権限ページに移動します。

·編集するグループを選択します。

·ツールバーの「グループ設定」をクリックします。

·グループ名、説明、権限など、必要な変更を加えます。

·「保存」をクリックして変更を適用します。

2. グループからユーザーを削除する

グループからのユーザーの削除は、ロールやプロジェクトの変更など、さまざまな理由で必要になる場合があります。

·サイトの権限ページに移動します。

·ユーザーを削除するグループを選択します。

·削除するユーザーを選択します。

·ツールバーの「グループから削除」をクリックします。

·ユーザーの削除を確認します。

3. グループを削除する

グループが不要になった場合は、次の手順に従って削除できます。

·サイトの権限ページに移動します。

·削除するグループを選択します。

·ツールバーの「グループ設定」をクリックします。

·「削除」をクリックし、削除を確定します。

結論

SharePoint でユーザー グループを作成および管理することは、適切に構造化された安全な組織を維持するために不可欠です。これらの手順に従うことで、承認されたユーザーのみがリソースにアクセスできるようにし、組織内のコラボレーションのセキュリティと効率を向上させることができます。

この演習の目的は、Microsoft SharePointでユーザーグループを作成し、特定の権限を割り当て、アクセス権を管理する方法を学習することです。ビジネスニーズに合わせて最適化された安全なSharePoint環境を構築し、ユーザーが必要なリソースにのみアクセスできるようにする実践的な方法を習得します。

主題の簡単な説明

このレッスンでは、 Share Point サイトのドキュメントを組織外のユーザー (Office 365 アカウント) と共有して、仕事や共同作業を行う方法について説明します。

ビデオを見るときは、このレッスン専用のPowerPointスライドを常に別のウィンドウで開いておくことをお勧めします。キーボード ショートカットの Alt + Tab キー (左側に Q の横の 2 つの矢印が付いたキー) を使用して、ウィンドウ間を移動します。

技術説明の主題

SharePoint でドキュメントを外部ユーザーと共有することは、組織の境界を越えて効果的に共同作業を行うことができる機能です。このプロセスは、安全で制御された共有オプションを提供するSharePointとOneDriveによって促進されます。

ドキュメントを外部ユーザーと共有するには、職場または教育機関のアカウントにサインインし、組織内外のユーザーに特定のリンクを送信する必要があります。個人のMicrosoftアカウントを使用している場合、共有できるのは個人のMicrosoftアカウントを持つ他のユーザーとのみ可能であることに注意してください。

共有リンクを作成するときは、「特定のユーザー」オプションを選択して、招待したユーザーのみがコンテンツにアクセスできるようにし、共有ドキュメントのセキュリティを強化できます。さらに、受信者はコンテンツにアクセスするために Microsoft アカウントを必要としません。彼らは 、身元を確認するためのワンタイムコードを電子メールで受け取ります。

ただし、Microsoft アカウントを持つユーザーは、ドキュメントを表示するためにサインインする必要があります。 いつでも共有を停止し、ファイルへのアクセスを削除できるため、最初の共有後もアクセス制御が管理されます。

セキュリティを強化するために、編集権限を削除し、リンク設定で[ダウンロードのブロック]オプションを有効にすることができます。これらの対策により、SharePoint 上のドキュメントを外部ユーザーと共有できるだけでなく、セキュリティで保護され、企業や教育のポリシーに準拠していることが保証されます。

深化

SharePoint ライブラリ内のドキュメントを組織外のユーザーと共有する

紹介

SharePoint ライブラリを介したドキュメントの共有は、コラボレーションと情報へのアクセスを容易にする組織で一般的な方法です。ただし、組織外のユーザーとコンテンツを共有する場合は、データのセキュリティとプライバシーを確保するために適切な予防措置と手順を講じることが不可欠です。このガイドでは、SharePoint を使用して外部ユーザーとドキュメントを安全かつ効率的に共有するために必要な手順について説明します。

A. 外部ユーザーとドキュメントを共有する利点

外部ユーザーとドキュメントを共有すると、次のような多くの利点があります。

·コラボレーションの向上: パートナー、サプライヤー、顧客がドキュメントにアクセスできるようにすることで、コラボレーションと生産性を向上させることができます。

·情報への簡単なアクセス: 外部ユーザーは、複雑な内部手順を経ることなく、必要な情報にアクセスできます。

·メールの削減: SharePoint を介してドキュメントを共有すると、メールでファイルを送信する必要性が減り、エラーや複数のバージョンのリスクが軽減されます。

·セキュリティと監査: SharePoint には、共有ドキュメントの制御を維持できる高度なセキュリティ ツールが用意されています。

B. 外部ユーザーとドキュメントを共有する手順

1. 共有設定の構成

ドキュメントを共有する前に、SharePoint サイトの共有設定を構成することが重要です。方法は次のとおりです。

·管理者アカウントで SharePoint にサインインします。

·サイト設定に移動し、「共有」を選択します。

·共有設定を構成して、外部ユーザーにアクセスを許可します。認証されたユーザーとの共有を許可するか、リンクを知っているすべてのユーザーとの共有を許可するかを選択できます。

2. ドキュメントの共有

共有設定を構成したら、次の手順に従ってドキュメントを外部ユーザーと共有します。

·ドキュメント ライブラリに移動し、共有するファイルを選択します。

·「共有」をクリックします。

·外部ユーザーのメールアドレスを入力します。

·アクセスのレベル (表示、編集など) を選択します。

·必要に応じてカスタムメッセージを追加し、[送信]をクリックします。

3. 権限管理

外部ユーザーの権限を管理して、必要なドキュメントにのみアクセスできるようにすることが重要です。

·アクセスは、ドキュメントの共有設定からいつでも取り消すことができます。

·外部ユーザーのアクティビティを監視して、ドキュメントを適切に使用していることを確認します。

·SharePoint の高度なセキュリティ設定を使用して、アクセス タイムアウトやその他の制限を設定します。

C. 適切なセキュリティ対策

セキュリティは、外部ユーザーとドキュメントを共有する際の重要な考慮事項です。ここでは、いくつかのベストプラクティスをご紹介します。

·2要素認証を使用する: 外部ユーザーがドキュメントにアクセスするために2要素認証を使用することを要求します。

·アクセスを制限する: 必要な権限のみを外部ユーザーに付与し、不要になったらすぐにアクセスを取り消します。

·アクティビティの監視: SharePoint アクティビティ ログを使用して、外部ユーザーのアクションを追跡します。

·定期的なセキュリティ監査を実施する: セキュリティ設定と権限が最新の状態であることを確認してください。

結論

SharePoint ライブラリ内のドキュメントを外部ユーザーと共有すると、組織のコラボレーションと効率が大幅に向上します。ただし、機密データを保護するためには、適切なセキュリティ対策を講じ、ベストプラクティスに従う必要があります。共有設定を適切に構成し、権限を慎重に管理し、セキュリティのベストプラクティスを実装することで、組織は自信を持ってセキュリティでドキュメントを共有できます。

この演習の目的は、Microsoft SharePoint 上で外部コンテンツを共有するための基本的な概念を実践的に理解することです。データのセキュリティとアクセス制御を確保しながら、社内ドメイン外のユーザーとドキュメントやフォルダーを共有します。

主題の簡単な説明

このレッスンでは、Share Point サイトで共同作業に招待できる 2 種類のユーザーについて説明します。認証済み、つまりアカウントにメンバーまたはゲストとしてプロファイルがある人、および匿名の人、つまり、自分のメールアドレスに招待されているが、前述のプロファイルを持っていない人。 私たちは明らかに、アカウントに関連するこの異なるステータスが権力の観点から何を意味するかを見るでしょう。

ビデオを見るときは、このレッスン専用のPowerPointスライドを常に別のウィンドウで開いておくことをお勧めします。キーボード ショートカットの Alt + Tab キー (左側に Q の横の 2 つの矢印が付いたキー) を使用して、ウィンドウ間を移動します。

技術説明の主題

SharePoint のコンテキストでは、匿名ユーザーと認証済みユーザーの管理は、情報の安全性とアクセス性を確保するために不可欠です。匿名ユーザーとは、認証情報を提供せずに SharePoint コンテンツにアクセスできるユーザーです。

これは、ログインせずに大勢の視聴者と情報を共有したい公開サイトやページで特に便利です。一方、 認証されたユーザーとは、SharePoint のより機密性の高いサイトやコンテンツにアクセスするために、ユーザー名やパスワードなどの有効な資格情報を提供する必要があるユーザーです。このレベルの認証は、機密情報を保護し、組織内またはビジネス パートナー間での安全なコラボレーションを可能にするために不可欠です。

SharePoint で権限を構成すると、管理者はコンテンツを表示、編集、または管理できるユーザーを正確に定義できます。従来、SharePoint の権限は、サイト内の一連の権限グループ (所有者、メンバー、訪問者など) を通じて管理されてきました。さらに、Microsoft 365 の SharePoint では、外部共有機能を利用して組織外のユーザーがアクセスできるようにできるため、 コンテンツの管理における柔軟性とオープン性が向上します。

匿名ユーザーは特定の領域へのアクセスが制限されている場合がありますが、認証されたユーザーは、役割やビジネス ニーズに応じて、コンテンツの表示から編集まで、より広範なアクセス許可を持つ場合があることに注意してください。 匿名ユーザーと認証済みユーザーのどちらを選択するかは、SharePoint サイトの特定の目標と、共有される情報の性質によって異なります。

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SharePoint ライブラリ ドキュメントを外部ユーザーと共有する

紹介

SharePoint ライブラリ内のドキュメントを組織外のユーザーと共有する機能は、コラボレーションとコミュニケーションにとって貴重な機能です。このガイドでは、匿名か認証済みかに関係なく、外部ユーザーとドキュメントを共有する手順と、データのセキュリティとプライバシーを確保するために従うべきベストプラクティスについて説明します。

1. 外部ユーザータイプ

匿名ユーザー

匿名ユーザーとは、ログイン資格情報を提供せずにドキュメントにアクセスするユーザーです。このモードは、公開ドキュメントを共有する場合や、アクセスを簡略化する場合に便利です。

認証されたユーザー

認証されたユーザーとは、アカウント (Microsoft アカウントまたは SharePoint ドキュメントにアクセスするために特別に作成されたアカウント) を使用してドキュメントにアクセスする必要があるユーザーです。

2. 分割手続き

A. 匿名ユーザーとの共有

·共有するドキュメントを含む SharePoint ライブラリに移動します。

·ドキュメントを選択し、「共有」をクリックします。

·共有メニューから、提供したいアクセスレベルに応じて「リンクを知っている人は誰でも表示可能」または「リンクを知っている人は誰でも編集可能」を選択します。

·共有リンクを生成し、外部ユーザーに送信します。

B. 認証済みユーザーとの共有

·共有するドキュメントを含む SharePoint ライブラリに移動します。

·ドキュメントを選択し、「共有」をクリックします。

·共有メニューから「特定のユーザー」を選択し、外部ユーザーのメールアドレスを入力します。

·表示または編集の権限を割り当て、招待を送信します。

·外部ユーザーには、認証後にドキュメントにアクセスするためのリンクが記載されたメールが届きます。

3. セキュリティのベストプラクティス

·アクセス許可を制限する: リスクを最小限に抑えるために必要なアクセス許可 (表示または編集) のみを付与します。

·期限を設定する: 期限付きの共有リンクを使用して、不正な拡張アクセスを防ぎます。

·アクセスの監視: SharePoint の監視機能を使用して、共有ドキュメントへのアクセスを追跡します。

·アクセスを取り消す: 不要になった外部ユーザーのアクセスを削除します。

結論

SharePoint ライブラリ ドキュメントを外部ユーザーと共有すると、匿名か認証済みかに関係なく、コラボレーションと効率が大幅に向上します。ただし、機密情報を保護し、アクセスが制御および監視されるようにするには、セキュリティのベストプラクティスに従うことが不可欠です。このガイドに従うと、ドキュメントを安全かつ効率的に共有できるようになります。

この演習では、Microsoft SharePoint の外部コンテンツ共有機能、特に匿名ユーザーとの共有機能について理解を深めます。受講者は、共有設定を適切に設定する方法、権限を管理する方法、そしてこの種のアクセスがセキュリティに与える影響について理解を深めます。

この演習の目的は、Microsoft SharePoint サイトのコンテンツを認証済みの外部ユーザーと共有する方法を学習することです。この演習を通して、共有オプションの設定方法、企業データのセキュリティと管理の確保方法、外部ユーザーのアクティビティの監視方法を理解することができます。

主題の簡単な説明

このレッスンでは、Share Point サイトのドキュメントを外部ユーザーと共有する方法と、コンテンツへのアクセス (編集/読み取り専用など) を管理する方法について説明します。

レッスンをフォローしている間は、常にPowerPointスライドを別のウィンドウで開いておくことをお勧めします。

技術説明の主題

SharePoint での外部ユーザー アクセスの管理は、企業データのセキュリティと整合性を確保するための重要な側面です。SharePoint サイトの共有設定を構成すると、管理者は外部ユーザーが持つことができるアクセス レベルを制御できます。

これには、既存のドキュメントを削除せずにドキュメントを追加する機能や、共有フォルダ内の特定のサブフォルダへのアクセスを制限する機能が含まれます。たとえば、外部共有設定を変更するときに、 特定のドメインのみにアクセスを許可するか、ゲスト アクセスの有効期限を設定するかを決定できます。

さらに、Microsoft の外部コラボレーション設定を考慮して、組織にゲストを招待できるユーザーを決定することが重要です。

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SharePoint ライブラリへのアクセスを管理し、外部ユーザーとドキュメントを共有します

紹介

ドキュメントや情報の共有は、ビジネスコラボレーションの重要な側面です。SharePoint ライブラリは、ドキュメント管理のための堅牢なプラットフォームを提供しますが、外部ユーザーとファイルを共有するには、セキュリティと制御を確保するために慎重なアクセス管理が必要です。

宛先 SharePoint の初期設定

アクセスの管理を開始するには、SharePoint ライブラリを正しく設定することが不可欠です。外部共有を許可するように設定が構成されていることを確認します。これは、サイトまたはサイト コレクション レベルで実行できます。

B. 外部共有の有効化

1. SharePoint管理センターにサインイン する:ここでは、外部共有のグローバル設定を管理できます。

2. 共有設定を構成する : 次の共有を許可するかどうかを決定します。

- 認証を使用する外部ユーザー

- 共有リンクによる匿名ユーザー

3. アクセス ポリシーの設定 : アクセスを制限すると、特定のユーザーのみがドキュメントを表示または編集できるようにするのに役立ちます。

C. 外部ユーザーとのドキュメントの共有

外部共有を設定すると、特定のドキュメントの共有を続行できるようになります。

ドキュメントを共有する手順

1. ドキュメントを選択する : SharePoint ドキュメント ライブラリを開き、共有するファイルを選択します。

2. 「共有」をクリック :外部ユーザーのメールアドレスを入力するオプションが表示されます。

3. 権限レベルを選択 :読み取り専用または編集の権限を付与するかどうかを決定します。

4.招待状の送信 :ユーザーは、ドキュメントにアクセスするためのリンクが記載された電子メールを受け取ります。

D. 高度な共有オプション

- 有効期限が近づいているリンク: 共有リンクの有効期限を設定して、時間の経過とともにアクセスを制限します。

- パスワード保護:共有リンクにパスワードを追加して、セキュリティを強化します。

E. モニタリングと検証

アクセス管理の重要な部分は、誰がドキュメントにアクセスし、彼らがドキュメントを使用して何をしているのかを監視することです。

監査ログ

SharePoint には、次のものを追跡できる監査ツールが用意されています。

- ドキュメントを表示または編集したユーザー

- ログインしたとき

- どのような変更が加えられたか

商業

ドキュメントへのアクセスに関する定期的なレポート作成は、潜在的なセキュリティ侵害や誤用を特定するのに役立ちます。

権限管理

SharePoint での権限管理は、適切なユーザーが適切なドキュメントにアクセスできるようにするために、継続的に行う必要があります。

F. 定期的なライセンスレビュー

- 定期的なチェック : 外部ユーザーの権限を定期的にチェックして、アクセスが必要なユーザーのみが権限を保持するようにします。

- 権限の取り消しと変更 : プロジェクトが完了したとき、またはユーザーがアクセスする必要がなくなったときに、権限を更新または取り消します。

結論

SharePoint ライブラリを介して外部ユーザーとドキュメントを共有すると、組織内のコラボレーションと効率が大幅に向上します。ただし、機密情報を保護するために、厳格なアクセス制御を実施し、維持することが不可欠です。アクセス管理への構造化されたアプローチと継続的な監視を組み合わせることで、データが安全で制御された方法で共有されるようになります。

この演習の目的は、Microsoft SharePoint サイト内でドキュメントへのアクセスを効果的に管理する方法を習得することです。これには、権限レベルの設定、ファイル共有、アクティビティの監視などが含まれており、企業情報が保護され、許可されたユーザーのみがアクセスできるようにします。

主題の簡単な説明

このレッスンでは、 個別のデータ リストと プライマリ データ リストにセカンダリ サイトを作成して、組織 (アカウント) 外のユーザーとドキュメントを共有する方法について説明します。

ビデオを見るときは、このレッスン専用のPowerPointスライドを常に別のウィンドウで開いておくことをお勧めします。キーボード ショートカットの Alt + Tab キー (左側に Q の横の 2 つの矢印が付いたキー) を使用して、ウィンドウ間を移動します。

技術説明の主題

SharePoint では、サブサイトを使用して、 トップレベル サイト内でコンテンツと情報を階層的に整理できます。これらのサブサイトは、トップレベル サイトの権限と設定を継承しますが、独自のコンテンツと特定の権限でカスタマイズできます。

サブサイトの作成は、外観とナビゲーションの一貫性を維持しながら、情報を個別のセクションまたは部門に分割する必要がある大規模な組織にとって特に便利です。

管理者は、SharePoint 管理センターを通じてこれらのサイトの作成を管理でき、ユーザーが作成できるサイトの種類を決定し、サイトの場所を指定できます。さらに、SharePoint には、組織の特定のニーズに合わせて調整できる定義済みのコンテンツとレイアウトを持つサブサイトをすばやく作成するために使用できるいくつかのサイト テンプレートが用意されています。

SharePoint サイトに保存された下書きは "マイナー リリース" と見なされ、最新のメジャー バージョンに続くバージョン番号で識別されることに注意してください。このバージョン管理システムにより、変更を常に把握し、コンテンツの公開を効率的に管理できます。

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SharePoint ライブラリ ドキュメントを外部ユーザーと共有するために、個別のリストとサブサイトを作成することの重要性

安全で組織的な情報管理のための戦略的アプローチ

紹介

現代のビジネス環境では、外部ユーザーとのコラボレーションとドキュメント共有は、多くの組織にとって非常に必要なものになっています。Microsoft が開発したドキュメント管理およびコラボレーション プラットフォームである SharePoint は、この共有を容易にする強力なツールを提供します。ただし、SharePoint を効率的かつ安全に使用するには、個別のリストとサブサイトを作成することを検討することが重要です。このアプローチにより、セキュリティが向上するだけでなく、ドキュメントの整理と管理も向上します。

1. 個別のリストの作成

SharePoint のリストは、情報を整理および管理するために不可欠です。外部ユーザーと共有するために個別のリストを作成することには、いくつかの利点があります。

·セキュリティとアクセス制御 : 個別のリストを使用すると、特定の権限を適用して、許可されたユーザーのみにアクセスを制限できます。これにより、不正アクセスやデータ損失のリスクが軽減されます。

·管理の簡素化 : ドキュメントを個別のリストに整理すると、情報の管理と検索が容易になります。ユーザーは、複雑な構造をナビゲートすることなく、必要なドキュメントをすばやく見つけることができます。

·監視と 監査: 個別のリストを使用すると、ユーザー アクティビティをより正確に追跡できます。誰がドキュメントを閲覧または編集したかを追跡できるため、透明性と説明責任が向上します。

2. 二次用地の利用

SharePoint のサブサイトは、ドキュメント共有のための整理とセキュリティの追加レイヤーを提供します。

·コンテンツの分離: 個別のサブサイトを作成すると、外部ユーザーと共有されているコンテンツを内部ドキュメントから分離できます。この分離により、機密情報への偶発的または不適切なアクセスのリスクが軽減されます。

·カスタマイズとブランディング: サブサイトは、特定のプロジェクトやクライアントのニーズに合わせてカスタマイズできます。明確なブランディングを適用することで、組織に対するプロフェッショナルな認識を向上させることができます。

·権限管理: 権限はサブサイト レベルで構成できるため、ドキュメントへのアクセスをより詳細に制御できます。これにより、共有した情報に許可されたユーザーのみがアクセスできるようになります。

·コラボレーションの向上: サブサイトには、ディスカッション フォーラム、共有カレンダー、特定のドキュメントのライブラリなど、専用のコラボレーション ツールが用意されています。これにより、より効率的でターゲットを絞ったコラボレーションが促進されます。

結論

SharePoint で個別のリストを作成し、サブサイトを使用することは、外部ユーザーと共有するドキュメントのセキュリティ、整理、および管理を向上させるための重要なプラクティスです。これらのアプローチにより、より詳細なアクセス制御が可能になり、情報の検索が容易になり、コラボレーションが向上します。これらの戦略を採用することで、組織は機密情報を保護し、運用効率を向上させながら、SharePoint を最大限に活用できます。

この演習の目的は、Microsoft SharePoint サイト内の個々のリストに対する権限設定を理解し、実践することです。このアクティビティを通して、受講者はリストコンテンツへのアクセスを効果的に管理し、許可されたユーザーのみがリストに含まれるデータを閲覧、編集、または提供できるようにすることができます。

この演習では、Microsoft SharePoint サイト上の特定のリストアイテムの権限を設定する方法を学習します。権限を設定することで、アイテムへのアクセスをカスタマイズし、特定のユーザーのみが特定のデータを表示または変更できるようにすることができます。これは、機密情報を保護したり、機密データへのアクセスを制限したりする必要がある場合に特に役立ちます。

この演習では、Microsoft SharePoint でプライマリサイトの権限を設定し、特定のグループとユーザーの役割と権限を定義する方法を学習します。目標は、SharePoint の管理を簡素化し、エンタープライズリソースのセキュリティと効率性を向上させることです。

この演習の目的は、Microsoft SharePoint のサブサイトに対する権限の作成と設定方法を学習することです。この演習を通して、アクセスレベルを効果的に設定し、サイトのデータに許可されたユーザーのみがアクセスできるようにする方法を理解します。