Master en Excel-De novato a profesional

La gente utiliza el Excel como si fuera el Word y es el primer vicio que erradicar; en esta lección veremos cómo debemos organizar la información para evitar errores que más adelante nos creará dolores de cabeza.

No es lo mismo si en una columna voy a guardar fechas que si van a ser sueldos con 2 decimales, es esencial definir bien cada celda con el tipo de datos que vaya a almacenar. 

Veremos los diferentes tipos de datos que existen:

• General
• Texto
• Numero
• Moneda
• Contabilidad
• Científica
• Fecha
• Hora
• Porcentaje

• Etc

Si en una celda quiero que se escriban fechas y el usuario intenta introducir otra cosa gracias a "Validez" el programa lo evitará y nos quitará muchos problemas en el futuro. 

Esta herramienta será nuestro primer escudo ante los errores y fallos a la hora de introducir datos erróneos.

Cuando trates con muchos datos llegará un momento en que el manejo de esos datos se volverá dificil y engorroso, la inmovilización te hará ganar mucho timepo y te facilitará la vida a lo hora de moverte por esa gran cantidad de datos, verás las siguientes opciones:

• Inmovilizar columnas

• Inmovilizar filas

• Inmovilizar columnas/filas

El Excel que veo al abrirlo por primera vez, no es fijo y puedo cambiarlo y facilitarme la vida.

Una herramienta que me va a permitir ver mejor los datos será el Zoom con sus distintas opciones:

• Zoom

• 100%

• Ampliar selección.

Por defecto la altura (15) y anchura (10,71) de una celda de Excel puede cambiarse sin problemas si mis datos lo necesitan.

En esta clase controlarás todas las opciones.

El color negro de la letra puede cambiarse, al igual que el fondo de las celdas.

El tipo de letra también puede modificarse y aquí veremos cómo hacerlo paso a paso.

Aunque cuando vemos nuestra hoja de Excel parece que las celdas estás rodeadas con un borde, si imprimimos estás líneas no saldrán.

Te enseñaré cómo poner bordes a una celda y los distintos tipos de bordes que existen.

Los textos se alinean automáticamente a la izquierda, los números y fechas se alinean a la derecha; pero que pasa si quiero alinear de manera distinta.

Aquí te enseño las distintas formas de alineación tanto horizontal como verticalmente.

• Ejemplos para ordenar de mayor a menor dependiendo de uno o varios campos; también desde el punto de vista alfabético ascendente o descendentemente.

• Puede ordenar datos por texto (de la A a la Z o de la Z a la A), números (de menor a mayor o de mayor a menor) y fechas y horas (de más antiguos a más recientes y de más recientes a más antiguos) en una o varias columnas.

• También puede ordenar por una lista personalizada que cree (como Grande, Medio y Pequeño) o por formato, incluido el color de celda, el color de fuente o el conjunto de iconos.

• En los datos filtrados solo se muestran las filas que cumplen los criterios que haya especificado y se ocultan las filas que no quiere ver. 

• Después de filtrar los datos, puede copiar, buscar, editar, aplicar formato, representar con gráficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlos ni moverlos.

• También puede filtrar por más de una columna. 

• Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional se basa en el filtro actual y además reduce el subconjunto de datos.

• El formato condicional permite aplicar colores en las celdas según condiciones específicas, como valores duplicados, valores que cumplen criterios específicos.

• También puede mostrar la clasificación de celdas individuales comparadas con un rango de valores con barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. 

• El formato condicional es dinámico y, por lo tanto, a medida que cambien los valores, el formato se ajustará automáticamente.

En el mundo profesional el Excel suele ser utilizado para analizar datos de otros programas (Oracle, MySQL...) y estos datos a veces no vienen cómo nosotros desearíamos y antes de usarlos hay que formatearlos.

El texto en columnas nos va a permitir separar datos que vengan juntos en una misma celda, lo más común es que vengan separados por símbolos (punto y coma, coma, tabulación) y gracias a esta herramienta lograremos dejarlo cómo queramos.

• Para obtener acceso rápido a información relacionada en otro archivo o en una página web, puede insertar un hipervínculo en una celda de la hoja de cálculo. 

• También puede insertar hipervínculos en elementos de gráfico concretos.

Herramienta que examina los datos y analiza si hay datos repetidos, veremos cómo realizarlo y sobre todo los peligros que se deben evitar cuando la apliquéis.

Herramienta que me permite buscar palabra/s y reemplazarlas por otras.

Posiblemente la operación más repetida en Excel es la de sumar por grupos, aquí veremos esa herramienta básica.

Siempre buscamos la eficiencia y la rapidez a la hora de hacer trabajos en Excel, dos herramientas que vas a ver es este video: listas personalizadas y Series.

Listas personalizadas: verás que hay listas ya instaladas por defecto(meses, días de la semana..), también te enseñaré cómo crear las tuyas adaptadas a lo que necesites.

Series: podré realizar series matemáticas que se adapten a lo que necesite.

Herramienta que nos permite agrupar filas/columnas para una mejor organización, podremos crear grupos de elementos lo que nos facilitará el realizar ciertas acciones.

Insertar información que no afecta a las celdas y aparece con un cuadrado rojo en la esquina de la celda.

Veremos cómo insertar un comentario, modificar y borrarlo, también nos moveremos automáticamente de un comentario a otro.

En Símbolos nos encontraremos con todos los caracteres que no están en el teclado y también de otros idiomas

Imagina que necesitas arrastra una celda sobre 500.000 celdas, con este método podrás hacerlo sin problemas.

Distintas opciones a la hora de Borrar, veremos que no solo se puede borrar el contenido de la celda sino también el formato, comentarios...etc.

Video dónde veremos proteger la estructura del libro o proteger la apertura del libro con contraseña.

Distintas opciones a la hora de proteger una hoja:

• Sin contraseña
• Con contraseña
• Dejando seleccionar datos
• Aumentar esos permisos

Queremos proteger toda la hoja Excel, menos unas cuantas celdas. Aquí veremos paso a paso cómo realizarlo para que no cometáis fallos.

Segundo método para cerrar toda la hoja y dejar solo unas celdas abiertas. Haremos lo mismo que en la clase anterior, pero de al revés.

La importancia de saber crear un gráfico desde abajo, es decir, paso a paso y dándose cuenta de que partes consta el grafico y entender que se puede modificar absolutamente todo lo que vea en él.

Conceptos de Serie y Categoría.

Una vez realizado el gráfico podemos acceder a bastantes opciones de configuración en ese gráfico.

En esta lección veremos qué es una tabla dinámica y que operaciones puedo realizar con ella.

Esta herramienta nos será muy útil a la hora de trabajar con muchos datos.

Se verán las cuatro partes de que consta y que formulas se pueden hacer.

Las tablas dinámicas recomendadas son tablas por defecto que se pueden aplicar de manera rápida y efectiva

Fórmulas que se pueden aplicar: suma, promedio, producto, max, min..etc

Al igual que una tabla normal tiene su gráfico correspondiente, con la tabla dinámica se pueden realizar los gráficos dinámicos que cambiarán según mis necesidades de información.

 Ejercicios para controlar el funcionamiento de las cuatro fórmulas básicas usadas en el programa

Posicionamiento relativo: las celdas referidas en una celda se mueven si arrastro o propago la fórmula.

Posicionamiento absoluto: las celdas referidas no se mueven, aunque arrastre o propague la fórmula.

Maneras y trucos de aplicar una fórmula a varias celdas.

1. Arrastrando
2. Doble clic
3. Rellenando

Practicaremos como trabaja una fórmula que usa celdas de varias hojas y de varios libros

Es muy importante saber de dónde proviene una fórmula o saber si una fórmula está siendo utilizada en otras celdas. 

Practicarás sobre conceptos básicos y trabajaremos todas las opciones.

Herramienta que realiza las funciones básicas (suma, producto, promedio, max, min y contar) de manera automática y directa.

La usaremos y os enseñaré como evitar el principal error que se comete con esta opción.

Sobre todo, al principio usaremos la pantalla de ayuda de fórmulas ya que nos irá guiando paso a paso, cuando tengamos más experiencia solo lo usaremos para ampliar información.

En esta lección veremos dos trucos sobre formulas al usar los símbolos de & y +, todo lo que nos haga ahorrar tiempo será bienvenido

Estas fórmulas son las más utilizadas en el programa, antes de empezar deberás controlarlas perfectamente.

No siempre me va a hacer falta que las fórmulas se calculen inmediatamente; sobre todo cuando trabaje con archivos grandes; aquí veremos las dos opciones que nos ofrece el programa.

Puedo poner un nombre a un determinado conjunto de celdas(rangos) y de esa manera facilitar su identificación y tratamiento.

Herramienta muy útil cuando no sé exactamente que hace una formula o de donde viene su resultado, añadiéndole una inspección podré saberlo de manera sencilla y efectiva.

¿Cómo obtener la hora del sistema automáticamente? ¿Cómo puedo saber la fecha a la que estamos? Con la formula ahora() se puede lograr.

DIA() me permite extraer el día de una fecha determinada en formato numérico

Con MES() puedo obtener el número de mes: 1 para Enero, 2 Febrero...etc

Con AÑO() extraigo el nº de año de esa fecha

HORA() me permite extraer la hora de una celda con una hora completa en ella

Con MINUTO() me permite extraer el minuto de una celda con una hora completa en ella

Con SEGUNDO() me permite extraer el segundo de una celda con una hora completa en ella

Aplico la fórmula a una celda con una fecha dentro y me devuelve un número que representa el día de la semana (1-lunes, 2-martes, 3-miercoles…).

Veremos el principal problema de esta fórmula que es el tipo.