Macros y VBA para Microsoft Access

Para comenzar bien este curso, es necesario sentar las bases y explicar qué es la programación, así como los recursos con los que contamos en Microsoft Access.

Siempre que hay que añadir alguna funcionalidad a nuestra base de datos, debemos decidir si usaremos una macro, o código VBA. Aunque con el tiempo y la experiencia, dichas decisiones se vuelven casi automáticas, conviene entender en qué debemos basar nuestras decisiones.

Antes de continuar, es importante tener claros algunos conceptos sobre el código VBA. En esta lección se exponen dichos conceptos.

Sentamos las bases sobre las macros en Access.

Comenzamos con los ejemplos. Vamos a hacer una macro para cerrar ventanas.

El panel de exploración de Access se puede modificar con las macros. En esta lección vamos a ver qué ajustes se pueden llevar a cabo con las macros.

Una herramienta que suele ser muy útil en todos los programas, son los cuadros de mensaje. Con ellos, se facilita información al usuario, e incluso se puede recabar datos que se utilizarán en el programa. En este vídeo veremos como mostrar un cuadro de mensaje desde una macro.

Al diseñar macros nos encontramos con un grupo denominado "Comandos de macro". En esta lección analizaremos algunos de estos comandos.

Las macros de Access también nos proveen de soluciones para algunos comandos del sistema. En este vídeo veremos dichas macros.

Al trabajar con bases de datos, a menudo nos encontramos con la necesidad de aplicar filtros o realizar búsquedas o consultas. En esta clase vamos a ver estas macros.

Una función que suele ser muy interesante es la de exportar datos a formatos de Excel o PDF. Microsoft Access permite hacer estas tareas con macros. Las veremos en este vídeo.

El grupo de macros "Objetos de la base de datos" es uno de los más importantes. Dentro de este grupo encontramos macros que nos permiten, por ejemplo, navegar entre los registros. Vamos a verlos en esta lección.

Entre las macros que Microsoft Access pone a nuestra disposición, están las del grupo "Operaciones de entrada de datos". Veamos en esta lección qué son estas macros.

En esta lección práctica, diseñaremos una macro para mostrar un informe de impresión asociada al formulario facturas.

En la base de datos de ejemplo, se utilizó un método para abrir los formularios que ahora vamos a cambiar. Vamos a diseñar macros para abrir los diferentes formularios de la aplicación.

En esta ocasión, diseñaremos cuatro macros sencillas que nos permitirán navegar entre los registros de la tabla de facturas.

En esta clase veremos un ejemplo práctico de una macro que cambia la propiedad habilitado de un botón, según los datos de la base de datos.

Hasta el momento hemos diseñado macros incrustadas, es decir, macros asociadas al comportamiento de un objeto, casi siempre,  un botón. Ahora vamos a diseñar una macro independiente.

Para completar esta sección, nos vamos a familiarizar con el catálogo de acciones de macros.

Colocamos los fundamentos de nuestros conocimientos sobre Visual Basic para Aplicaciones.

Pongamos las bases para entender qué es el editor de código VBA

Para comprender bien la programación, es necesario entender cada uno los conceptos que se vuelven a explicar en esta lección

Abs: devuelve el valor absoluto de un número, ignorando su signo positivo o negativo

AbsolutePosition: Devuelve un número que indica la posición absoluta de un registro en un recordset

AddMenu: agrega un menú personalizado

AddNew: agrega un nuevo registro a un conjunto de registros

ApplyFilter (DoCmd): aplica un filtro a una tabla, formulario o informe

Array: crea una matriz de variables

Asc: devuelve el carácter ASCII según su código

Avg: devuelve el promedio entre valores numéricos

Beep (DoCmd): hace sonar un beep de sistema

BOF: principio de un recordset

BorwseTo (DoCmd): navega entre objetos de un proyecto

CancelEvent (DoCmd): cancela un evento

CancelUpdate: cancela las actualizaciones pendientes de un registro

Case (Select Case): selección de opciones dentro de un grupo

CBool, CByte, CCur, CDate, CDbl, CDec, CInt, CLng, CSng, CStr, CVar: conversión de tipos de valores

Choose: devuelve un valor de una lista de valores basado en su posición

ChDir: cambia la ruta actual

ChDrive: cambia o devuelve la unidad actual

Chr: devuelve un carácter basado en su código ASCII

ClearMacroError (DoCmd): borra un error en una macro

Close (DoCmd): cierra un formulario, informe o ventana

CloseDataBase (DoCmd): Cierra la base de datos actual

CopyDatabaseFile (Cmd): copia la base de datos actual

CopyObject (DoCmd): Copia un objeto de la base de datos

Count: Cuenta los registros de una tabla mediante una consulta SQL

CurDir: Devuelve la ruta actual

CurrentDb: devuelve una variable que representa la base de datos actual

CurrentUser: devuelve una variable de tipo texto que representa al usuario actual

Date: devuelve la fecha actual

DateAdd: agrega una cantidad de tiempo especificado a una fecha

DateDiff: calcula la diferencia entre dos fechas

DatePart: devuelte una parte de una fecha especificada

DateSerial: devuelve una fecha en base a tres variables

DateValue: Convierte una cadena de texto en una fecha

Day: muestra el día del mes a partir de una fecha

Delete: borra uno o varios registros

DeleteObject: borra un objeto de la base de datos

DeleteSetting: borrar una clave de registro

Análisis de las variables

Dir: alista los archivos de una carpeta o directorio

Dlookup: Devuelve el valor de una campo desde un grupo específico de registros

DoEvents: Permite que el sistema operativo puede procesar otros eventos

Echo: Activa o desactiva la actualización de pantalla

Environ: devuelve una variable del sistema operativo

EOF: Final de un Recordset

Error: Devuelve el número de identificación de un error

Eval: Evalúa una expresión que da como resultado un valor numérico o de texto

Execute: Invoca la ejecución de un procedimiento

Exp: Devuelve un tipo de datos Double que especifica un número elevado a una potencia

FileDateTime: Devuelve la fecha y la hora en que se creó o modificó por última vez un archivo

FileLen: Devuelve el tamaño en bytes de un archivo

FindFirst / FindLast / FindNext / FindePrevious: Encuentra registros en un RecordSet

FindRecord: Buscar un registro

First: devuelve el primer registro de un grupo de registros

Fix: Devuelve la parte entera de un número

For: parte principal de un bucle

Format: Devuelve una expresión con un formato

GetAttr: Devuelve un valor entero que representa los atributos del archivo o carpeta

GoToRecord: Ir a un determinado registro

Hex: Devuelve el valor hexadecimal de un número

Hour: Devuelve la hora del día en un número entre 0 y 23

HourGlass: activa o desactiva el reloj de arena como icono del puntero

If - Then - Else - End If: declaraciones de VBA

InputBox: muestra un cuadro de texto que pide datos al usuario

Insert: Agregar registros en una tabla

InStr: Indica la posición de una cadena de texto

IPmt: Devuelve un tipo de valor doble que especifica el pago de intereses

IsArray: Indica si una expresión es una matriz

IsDate: Indica si una expresión tiene un formato válido de fecha

IsEmpty: Se utiliza para determinar si una variable se ha inicializado

IsMissing: Indica si se ha pasado el argumento opcional de un procedimiento

IsNull: Indica si una expresión es nula o no

IsNumeric: Examina una expresión para determinar si es numérica o no

Last: Devuelve el último resultado de una consulta SQL

LCase: Convierte una cadena de texto en minúsculas

Left: Extrae una subcadena a partir de una cadena, empezando por la izquierda de la cadena

Len: Devuelve la longitud de una cadena de texto

LoadPicture: Carga un gráfico en un control ActiveX

LockNavigationPane: Bloquea el panel de navegación de Access

Log: Devuelve el logaritmo natural de un número

Ltrim: Remueve los espacios iniciales al principio de una cadena

Max: Devuelve el valor máximo de una consulta SQL

Maximize: Ajusta el tamaño de la ventana actual al ancho y alto de la pantalla

Mid: Extrae una subcadena de una cadena, comenzando con una posición dada

Min: Devuelve el valor mínimo de una consulta SQL

Minute: Devuelve el minuto de la hora (0 a 59)

MkDir: Crea un directorio

Month: Devuelve el mes con un número comprendido entre 1 y 12, a partir de una fecha dada

MonthName: Devuelve una cadena de texto que identifica al mes

Move: Mueve la posición de un registro a un determinado recordset

MoveFirst: Mover el registro a un recordset diferente al actual

MoveSize: Mover o redimensionar una ventana

MsgBox: Muestra una ventana emergente

Now: Devuelve el tiempo y la hora actual

Nz: Detecta un valor nulo o una cadena de longitud cero

Oct: Convierte un valor numérico en una variable de tipo octal

OpenForm: abrir un formulario

OpenQuery: abre una consulta SQL

OpenRecordSet: abre un nuevo conjunto de registros

OpenReport: abrir un informe

Orden de eventos para objetos de base de datos

OutputTo: genera varios formatos de salida a partir de datos almacenados en la base de datos

Quit: salir de Microsoft Access

Refresh: actualiza los datos mostrados en un formulario

RefreshRecord: refresca los datos en un formulario

Rename: renombra un objeto

ReapintObject: fuerza el método gráfico para repintar un objeto en pantalla

Replace: reemplaza caracteres en una cadena

Requery: vuelve a consultar los datos en un formulario o control

Restore: restaura la ventana activa

RGB: devuelve un valor que representa u color RGB

Right: extrae una subcadena desde una cadena a partir del último carácter de la derecha

Rnd: genera un número aleatorio

Round: devuelve un número redondeado según un número específico de decimales

Rtrim: remueve los espacios finales de una cadena de texto

RunCommand: ejecutar un comando de menú de la barra de herramientas

RunDataMacro: ejecuta una macro de datos con nombre desde VBA

RunMacro: ejecuta una macro desde VBA

RunSavedImportExport: ejecuta una especificación de importación/exportación guardada

RunSQL: ejecuta una consulta SQL

Save: guarda un objeto de la base de datos

SaveSetting: almacena un valor en el registro de Microsoft Windows

SearchForRecord: buscar un registro específico

Second: devuelve los segundos de un minuto para un valor de tiempo dado

Select: recuperar datos desde una o más tablas o consultas

SendObject: envía un email con un objeto de base de datos como archivo adjunto

SendKeys: envía una o más pulsaciones de teclas a la ventana activa

SetAttr: establece los atributos de un archivo

SetDisplayedCategories: especifica que categorías se muestran en la barra de título del panel de navegación

SetFilter: aplica un filtro a una tabla, informe o formulario

SetFocus: mueve el enfoque a un determinado control

SetMenuItem: establece un comando de menú

SetOrderBy: aplica un orden a la tabla, formulario o informe activo

SetParameter: establece un parámetro antes de abrir un formulario, informe o macro

SetWarnings: muestra u oculta los mensajes de sistema

Sgn: devuelve el signo de un número, positivo o negativo

Shell: ejecuta un programa externo

ShowAllRecords: elimina cualquier filtro activo y muestra todos los registros

ShowToolbar: muestra u oculta una barra personalizada

Space: devuelve un número de espacios

Sqr: devuelve la raíz cuadrada de un número

Str: devuelve una cadena de texto en base a un número

StrComp: compara dos cadenas de texto

StrConv: devuelve una cadena convertida a mayúsculas, minúsculas o unicode

String: repite un carácter un número determinado de veces

Sum: suma un conjunto de resultados de una consulta SQL

Switch: examina una lista de expresiones y devuelve un valor que corresponde con el primero que sea True

SysCmd: método de sistema con diversas utilidades

Time: devuelve el tiempo actual del sistema

Timer: cronómetro del formulario

TimeSerial: devuelve un valor de tiempo

TimeValue: convierte una cadena de texto a un valor de tiempo

TransferDatabase: importa o exporta datos desde otra base de datos

TransferSharePointList: importa o vincula datos desde un sitio de SharePoint Foundation

TransferSpreadsheet: importa o exporta datos a un archivo de hoja de cálculo

TransferSQLDatabase: copia una base de datos SQL Server

TransferText: exportar o importar datos desde o hacia un archivo de texto

Trim: remueve los espacios iniciales y finales de una cadena

Ubound: devuelve un valor que contiene el subíndice mayor disponible para dimensión indicada de una matriz

UCase: convierte en mayúsculas una cadena de texto

Undo: deshace la última acción de datos

Update: guarda los cambios pendientes en el recordset

Val: extrae un valor numérico de una cadena de texto

VarType: identifica el tipo de variable

WeekDay: devuelve un número que representa un día de la semana

WeekDayName: devuelve una cadena que representa el día según el valor determinado

Year: devuelve el año a partir de un valor determinado

Como código de ejemplo, en esta clase vamos a ver cómo agregar un nuevo registro mediante SQL y DoCMD

En esta clase veremos como actualizar un registro mediante RunSQL Update

Como eliminar un registro mediante RunSQL Delete

Además de la edición, eliminación y creación de registros, RunSQL se puede usar para otras tareas, tal como se muestra en esta calse

En este vídeo, añadiremos un registros mediante ADD y Update

En esta ocasión, modificando levemente el código de la clase anterior, actualizaremos un registro mediante DAO

En esta clase, buscaremos un registro y mostraremos los datos mediante DAO

Las variables son un aspecto importante en la programación de VBA. En esta clase se explican los diversos tipos de variables que hay.

¿Qué tipo de gestión de errores debo usar? En este vídeo veremos qué método puede ser el más apropiado.

Comportamiento selectivo según If Then Else y End If.

Funciones reiteradas con Do Loop

Vamos a escribir el código VBA necesario para buscar los datos de un determinado cliente

Preparar un formulario para un nuevo documento (factura, presupuesto etc.) puede suponer bastante código. Vamos a ver todo el código que necesitamos escribir.

Preparar un formulario para un nuevo documento requiere de diversas funciones con código. En esta parte, agregamos contenido a una tabla al crear una nueva factura.

Uno de los aspectos más interesantes del código VBA es como nos permite añadir nuevos registros. En esta clase y en la siguiente, veremos como agregar líneas a una factura de ejemplo.

Esta es una continuación de la clase anterior, en la que veremos código para completar el alta de un registro nuevo en una tabla de la base de datos.

Otro de los aspectos que nos interesa aprender es cómo modificar registros en una tabla de la base de datos.

Por supuesto, VBA permite realizar cálculos matemáticos. En esta lección veremos algunos cálculos básicos.

Algunas opciones muy interesantes de VBA son las que tienen que ver con el cambio de propiedades de los objetos. En este vídeo aprenderemos a programar dichos cambios.

En esta lección veremos cómo abrir un informe de impresión con código VBA.

Al escribir código debemos esforzarnos por tener "buena caligrafía". En este vídeo analizamos esta cuestión con un caso práctico.

Finalización del curso