Microsoft One Drive. Condividi e collabora online

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione parleremo in generale delle tecnologie che Microsoft 365 ci mette a disposizione per lavorare on line sui file di Office (Word, Excel, PowerPoint e Access) senza sovrapporsi, come tradizionalmente avviene anche se il file è condiviso on line su One Drive o su Google Drive.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO:

1. LAVORARE SINCRONICAMENTE SULLO STESSO FILE CON ONE DRIVE FOR BISINESS

Lavorare in modo sincronico su un file con OneDrive for Business è una funzionalità che migliora notevolmente la collaborazione e la produttività all'interno delle aziende.

Questo strumento permette a più utenti di modificare contemporaneamente lo stesso documento, foglio di calcolo o presentazione, garantendo che tutti i collaboratori abbiano sempre accesso alla versione più aggiornata del file.

Grazie alla tecnologia di co-authoring, le modifiche vengono visualizzate in tempo reale, permettendo una collaborazione efficace anche quando i team sono distribuiti geograficamente.

Per iniziare, è necessario accedere a Office 365 con un account aziendale e navigare fino alla sezione OneDrive. Da qui, si possono selezionare i file da condividere e utilizzare l'opzione di sincronizzazione per assicurarsi che le modifiche siano aggiornate su tutti i dispositivi collegati.

Inoltre, OneDrive for Business si integra perfettamente con le applicazioni del pacchetto Office 365, offrendo un'esperienza utente fluida e senza interruzioni.

La sicurezza dei dati è garantita da robusti protocolli di sicurezza, assicurando che le informazioni sensibili siano protette durante la collaborazione.

Con la crescente tendenza verso lo smart working, OneDrive for Business si rivela uno strumento indispensabile per le aziende che desiderano rimanere competitive e agili in un mercato in rapida evoluzione.

2. LAVORARE SINCRONICAMENTE SULLO STESSO FILE CON IL PERSONAL ONE DRIVE

Lavorare in modo sincronico su un file con OneDrive personale è un processo che permette a più utenti di collaborare e apportare modifiche in tempo reale, garantendo che tutti vedano l'ultima versione del documento.

Questa funzionalità è particolarmente utile per team che lavorano a distanza o in diversi fusi orari, consentendo una collaborazione efficiente senza la necessità di inviare continuamente aggiornamenti via email o di dover attendere che un collega finisca di lavorare su un file prima di poter iniziare.

Con OneDrive, è possibile condividere file e cartelle selezionando l'opzione 'Condividi' e scegliendo se gli altri utenti possono visualizzare o modificare il file.

Inoltre, gli abbonati a Microsoft 365 hanno accesso a opzioni di condivisione avanzate, come la protezione dei file condivisi con password e la possibilità di impostare collegamenti in scadenza. Per sincronizzare i file con il proprio computer, è sufficiente selezionare l'app OneDrive, accedere con il proprio account e completare la configurazione, dopodiché la sincronizzazione avverrà automaticamente.

È anche possibile sincronizzare i propri documenti spostando la cartella Documenti predefinita nel percorso di OneDrive.

Queste funzionalità rendono OneDrive uno strumento essenziale per la gestione dei file e la collaborazione in tempo reale.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione verrà spiegato perché, prima di utilizzare qualunque applicazione della consolle Microsoft 365, è importante apprendere il sistema di funzionamento dell'ambiente di amministrazione configurandone le impostazioni.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Conoscere il sistema di amministrazione di Microsoft 365 è fondamentale prima di utilizzare le applicazioni perché permette di sfruttare al meglio le potenzialità del servizio cloud, garantendo sicurezza, affidabilità e produttività.

Un'adeguata comprensione del sistema di amministrazione consente di configurare correttamente gli ambienti di lavoro, gestire le licenze e le sottoscrizioni, e assicurare che le politiche di sicurezza siano impostate per proteggere i dati aziendali.

Inoltre, la conoscenza del sistema di amministrazione aiuta a ottimizzare l'uso delle risorse, riducendo i costi e migliorando l'efficienza operativa. Infine, una buona padronanza di Microsoft 365 facilita l'adozione di nuove tecnologie e l'integrazione con altri strumenti e servizi, contribuendo alla crescita e alla competitività dell'azienda nel panorama globale.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione procederemo ad una breve rassegna sulle funzionalità di Excel, ricordando quelle che sono tutte le sue straordinarie potenzialità da utilizzare anche on line con i colleghi.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Excel è uno strumento potente che offre una vasta gamma di funzioni per facilitare l'analisi e la manipolazione dei dati.

Le funzioni di Excel sono suddivise in diverse categorie, come Matematica e Trigonometria, Statistiche, Ricerca e Riferimento, Finanza, Logica, Testo, Data e Ora, e molte altre.

Ogni categoria ha un insieme di funzioni specifiche progettate per compiti particolari. Ad esempio, nella categoria Matematica e Trigonometria, troviamo funzioni come SOMMA, che calcola la somma di una serie di numeri, o RADQ, che restituisce la radice quadrata di un numero. Nella categoria Statistiche, abbiamo funzioni come MEDIA, che calcola la media aritmetica, o MEDIANA, che trova il valore mediano di un insieme di numeri.

Le funzioni di Ricerca e Riferimento, come CERCA.VERT e CERCA.ORIZZ, sono essenziali per trovare dati all'interno di grandi tabelle.

Le funzioni Finanziarie, come VAL.ATT e TIR, aiutano a valutare investimenti e progetti finanziari. Le funzioni Logiche, come SE e E, permettono di eseguire test condizionali sui dati.

Le funzioni di Testo, come CONCATENA e SOSTITUISCI, sono utili per manipolare stringhe di testo.

Infine, le funzioni di Data e Ora, come OGGI e ORA, sono impiegate per gestire date e orari.

Oltre a queste, ci sono funzioni avanzate come quelle di matrice, che lavorano con interi blocchi di dati, e funzioni personalizzate, che possono essere create dagli utenti per soddisfare esigenze specifiche.

Con l'aggiunta di nuove funzionalità in ogni versione, Excel continua ad essere uno strumento indispensabile per professionisti e aziende in tutto il mondo.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo il procedimento di creazione e salvataggio del file Excel on line, analizzando tutte le opzioni possibili: One Drive for Business, Personal One Drive, Share Point.

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DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

La creazione e il salvataggio di file Excel online sono processi che permettono agli utenti di accedere e modificare i fogli di calcolo in qualsiasi momento e luogo, garantendo una maggiore flessibilità e collaborazione.

Per creare un nuovo file Excel online, è possibile utilizzare Microsoft Excel per Microsoft 365 o altre piattaforme come Google Sheets.

Una volta creato il file, è possibile salvarlo direttamente nel cloud, come OneDrive o Google Drive, consentendo l'accesso da diversi dispositivi e la condivisione con altri utenti.

È importante prestare attenzione alla scelta del formato di salvataggio, poiché ciò può influenzare la compatibilità con altri software o dispositivi. Inoltre, funzionalità come il salvataggio automatico possono essere attivate per prevenire la perdita di dati in caso di interruzioni improvvise.

La gestione efficiente dei file salvati online include l'organizzazione delle cartelle, la comprensione dei formati di file e la sincronizzazione con l'archiviazione cloud per il backup.

Queste pratiche assicurano che i file siano facilmente recuperabili e sicuri. Infine, è consigliabile familiarizzare con le opzioni di privacy e condivisione per controllare chi può visualizzare o modificare i file Excel online.

L’obiettivo di questo esercizio è imparare a creare e salvare un file Excel online utilizzando diverse piattaforme di archiviazione cloud: OneDrive for Business, Personal OneDrive e SharePoint. Lo studente dovrà analizzare le opzioni disponibili su ciascuna piattaforma per comprendere come sfruttarle al meglio sia in un contesto personale che aziendale.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione faremo un'introduzione al concetto del file di office on linee cioè alla possibilità di lavorare su queste applicazioni non da desktop, ma dal browser: i files cioè avranno un indirizzo internet: per questo sarà possibile lavorarci in più persone in remoto.

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DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Excel Online, noto anche come Excel per il web, è una versione gratuita del famoso software di foglio di calcolo Microsoft Excel che funziona direttamente dal browser web.

Questa versione permette agli utenti di creare, visualizzare e modificare fogli di calcolo direttamente online senza la necessità di installare alcun software.

Offre molte delle funzionalità della versione desktop, inclusa la possibilità di utilizzare formule, grafici e strumenti di analisi dei dati. Inoltre, Excel Online facilita la collaborazione in tempo reale, permettendo a più utenti di lavorare sullo stesso foglio di calcolo contemporaneamente.

È particolarmente utile per chi ha bisogno di accedere ai propri file da dispositivi diversi o per chi collabora con team che si trovano in luoghi differenti.

Per iniziare a utilizzare Excel Online, è sufficiente avere un account Microsoft e accedere al sito web di Microsoft 365.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo dove collocare il file Excel e come raggiungere la cronologia delle versioni, vale a dire i singoli file che vengono salvati in automatico on line come versione precedente nel momento in cui un altro utente, o anche lo stesso, va a fare delle modifiche.

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DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

La funzionalità di cronologia delle versioni in Microsoft 365 è uno strumento essenziale per la gestione dei documenti, permettendo agli utenti di visualizzare e ripristinare versioni precedenti dei loro file.

Questo è particolarmente utile in caso di modifiche accidentali o dannose, poiché offre la possibilità di tornare a una versione precedente del documento.

Per accedere alla cronologia delle versioni, è necessario che il file sia salvato su OneDrive o SharePoint in Microsoft 365. Gli utenti possono semplicemente aprire il file desiderato, cliccare sul titolo del file e selezionare l'opzione 'Cronologia versioni' per vedere le varie versioni disponibili. Da lì, è possibile selezionare una versione specifica e aprirla in una finestra separata per visualizzarla o ripristinarla se necessario.

L’esercizio mira a familiarizzare lo studente con la funzione di cronologia delle versioni di un file Excel online su piattaforme come OneDrive for Business e SharePoint. Attraverso questo strumento, è possibile visualizzare le modifiche apportate al file nel tempo, ripristinare versioni precedenti e tracciare l’evoluzione di un documento. Questa capacità è cruciale per gestire collaborazioni in team e prevenire la perdita di informazioni importanti.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come utilizzare i modelli Excel che Microsoft 365 ci mette a disposizione.

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DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

I modelli di Excel in Microsoft 365 offrono una vasta gamma di soluzioni preconfezionate per vari scopi, che vanno dalla gestione finanziaria alla pianificazione e al monitoraggio.

Questi modelli sono progettati per essere facilmente personalizzabili, consentendo agli utenti di adattarli alle proprie esigenze specifiche. Che si tratti di creare un budget, una fattura, un calendario o un piano di progetto, i modelli di Excel forniscono una struttura di base che può essere modificata e estesa.

Gli utenti possono cambiare tipi di carattere, colori e elementi di design per riflettere il proprio stile personale o l'identità del proprio marchio.

Inoltre, l'integrazione con altre applicazioni di Microsoft 365 come Power BI permette di aggiungere funzionalità avanzate di analisi dei dati ai modelli. Con l'uso di formule e funzioni predefinite, anche coloro che non sono esperti di Excel possono iniziare a lavorare con i modelli e sfruttare la potenza del software per organizzare e analizzare le informazioni in modo più efficiente.

L’esercizio proposto ha l’obiettivo di far familiarizzare lo studente con l’utilizzo dei modelli predefiniti di Excel per la creazione e la gestione di documenti aziendali, come budget, piani di progetto e report. Attraverso questa attività, lo studente imparerà a selezionare, personalizzare e salvare un modello, rendendolo uno strumento utile per le proprie esigenze lavorative o scolastiche.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come ripristinare ed eventualmente eliminare i file di Excel che non sono stati salvati ma che, in quanto on line, rimangono in memoria.

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DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Per ripristinare le cartelle di lavoro di Excel non salvate, è possibile seguire alcuni passaggi che possono aiutare a recuperare i dati. In primo luogo, è consigliabile verificare la cartella 'Documenti Recuperati' di Excel, che si trova nella scheda 'File' sotto 'Informazioni'.

Se il documento non è presente, si può tentare di cercare i files temporanei di Excel, che di solito hanno l'estensione '.tmp'. Un altro metodo consiste nell'utilizzare la funzione 'Recupera cartelle di lavoro non salvate', disponibile nella stessa scheda 'File' di Excel.

Questa funzione elenca i file che non sono stati salvati a seguito di una chiusura inaspettata del programma. Per prevenire future perdite di dati, è utile attivare l'opzione di salvataggio automatico di Excel, che salva periodicamente una copia del lavoro in corso.

Inoltre, mantenere abilitata la funzione di 'AutoRipristino' può garantire che, in caso di chiusura imprevista, Excel proponga al riavvio il recupero dei dati non salvati. Se i metodi standard non dovessero funzionare, esistono software di terze parti specializzati nel recupero di dati da file danneggiati o non salvati.

Tuttavia, è importante ricordare che l'uso di questi strumenti può comportare rischi per la sicurezza e la privacy dei dati, pertanto è consigliabile procedere con cautela e preferibilmente dopo aver effettuato un backup dei dati importanti.

Per quanto riguarda l'eliminazione delle cartelle di lavoro, è importante sapere che, una volta rimosse, potrebbe non essere possibile recuperarle se non si dispone di un backup.

Prima di procedere con l'eliminazione, è quindi consigliabile verificare attentamente che i dati contenuti non siano più necessari o che siano stati salvati in un'altra posizione. In caso di dubbi, è sempre meglio optare per il backup prima di eliminare definitivamente qualsiasi file.

Questo esercizio si propone di insegnare allo studente come ripristinare file Excel non salvati ma rimasti in memoria online, e come eventualmente eliminare tali file se non più necessari. L'obiettivo è acquisire competenze pratiche per gestire documenti Excel in ambienti digitali, migliorando l'efficienza e riducendo i rischi di perdita di dati.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione procederemo ad una presentazione delle modalità di condivisione dei files Excel on line per lavorarci da remoto insieme ai colleghi e condividerli con utenti sia interni che esterni all'organizzazione (account Office 365) o con il nostro personal One Drive.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

L'uso dei file di Office nel cloud è diventato uno strumento essenziale per il lavoro da remoto, offrendo accesso e collaborazione in tempo reale da qualsiasi luogo.

Con Microsoft 365, gli utenti possono iniziare a lavorare sui loro file in OneDrive, garantendo una base solida per condividere e modificare insieme, eliminando la necessità di inviare allegati via email o gestire più versioni di un documento.

Inoltre, la collaborazione in team è resa più semplice e sicura con Microsoft Teams, che permette di avere tutti i file di squadra, le chat e altro in un unico posto, facilitando la pianificazione e la partecipazione a riunioni online.

La co-autoria in tempo reale è un'altra caratteristica notevole, permettendo a più persone di lavorare su un unico file contemporaneamente, visualizzando le modifiche degli altri in diretta.

Queste funzionalità trasformano il modo di lavorare, rendendo il lavoro da remoto non solo possibile, ma anche efficiente e produttivo.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione analizzeremo la diversa condizione in cui si trova il file Excel già nel cloud, cioè on line, e quello che invece risiede, per il momento, solo sul desktop.

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DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

I file Excel che si trovano nel cloud e quelli memorizzati localmente sul PC presentano alcune differenze significative.

I file nel cloud, come quelli salvati su OneDrive, offrono la possibilità di essere accessibili da qualsiasi dispositivo connesso a Internet, permettendo la collaborazione in tempo reale tra più utenti. Questo significa che le modifiche apportate da un utente possono essere immediatamente visibili agli altri collaboratori, facilitando la gestione di progetti condivisi e il lavoro di squadra. Inoltre, i file nel cloud sono protetti da backup automatici, riducendo il rischio di perdita di dati a causa di guasti hardware o errori umani.

D'altra parte, i file Excel salvati localmente sul PC sono accessibili solo da quel dispositivo specifico, a meno che non vengano trasferiti o condivisi tramite altri metodi, come unità USB o e-mail. Questo può offrire un livello di sicurezza maggiore per dati sensibili che non si desidera siano accessibili online. Tuttavia, senza una strategia di backup adeguata, questi file sono più vulnerabili a perdite di dati. Inoltre, la collaborazione su file locali richiede spesso l'invio di versioni multiple del file tra i membri del team, il che può portare a confusione e difficoltà nel tracciare le ultime.

La scelta tra l'utilizzo di file Excel nel cloud o sul PC dipende dalle esigenze specifiche di accessibilità, collaborazione e sicurezza dei dati. Per le aziende e i team che lavorano a distanza, il cloud offre vantaggi ineguagliabili in termini di accesso e collaborazione. Per gli individui o le organizzazioni con requisiti di sicurezza elevati o che lavorano su dati particolarmente sensibili, mantenere i file localmente potrebbe essere la scelta preferibile.

L'obiettivo dell'esercizio è aiutare lo studente a identificare le differenze operative e funzionali tra un file Excel salvato nel cloud (ad esempio, tramite Microsoft OneDrive o Google Drive) e un file Excel salvato localmente sul proprio desktop. Verranno esplorati aspetti quali la collaborazione, la sincronizzazione, l'accesso remoto e la sicurezza.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come condividere un file Excel con un utente interno all'organizzazione aziendale Microsoft 365, cioè con un membro o con un ospite con una funzionalità che non richiede l'invito per Email come nel cosa della condivisione con un soggetto esterno.

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DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

La condivisione dei file di Office all'interno di un account Microsoft 365 è un processo che permette una collaborazione efficiente e sicura tra gli utenti.

Quando si accede con un account aziendale, è possibile condividere documenti, fogli di calcolo, presentazioni e altri file con colleghi, garantendo che solo le persone autorizzate possano accedere e modificare i file condivisi.

Il processo di condivisione è semplice: selezionando il file desiderato, si può utilizzare l'opzione 'Condividi' per inviare un collegamento diretto agli utenti interni, oppure si possono impostare autorizzazioni specifiche per controllare il livello di accesso.

È anche possibile revocare l'accesso in qualsiasi momento per mantenere la sicurezza dei dati. Per una maggiore protezione, si possono applicare etichette di riservatezza e attivare l'opzione 'Blocca download' per impedire il salvataggio locale dei file.

Queste funzionalità sono parte integrante di Microsoft 365, che mira a facilitare la collaborazione e la gestione dei documenti in un ambiente di lavoro connesso e produttivo.

L’esercizio si propone di insegnare allo studente come condividere un file Excel con un utente interno alla propria organizzazione, utilizzando le funzionalità e i comandi di Microsoft 365. Verranno affrontati i passaggi necessari per garantire l’accesso controllato e collaborativo al documento, con un focus sulle opzioni di condivisione e permessi.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come condividere il file Excel con un utente esterno tramite l'invito per Email e le operazioni da compiere da parte sua per arrivare a poter lavorare sincronicamente sul file insieme a chi con lui lo ha condiviso.

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DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

La condivisione di file Excel (o altri di Office) con utenti esterni all'account Microsoft 365 può essere gestita in modo sicuro e efficiente.

Microsoft offre diverse opzioni per condividere documenti con persone al di fuori della propria organizzazione, garantendo al contempo la sicurezza dei dati.

È possibile condividere un intero sito SharePoint o singoli documenti, invitando gli utenti esterni ad accedere con un account Microsoft o un account di lavoro o di istruzione.

Inoltre, è possibile inviare un collegamento guest che consente la visualizzazione anonima di documenti specifici.

Per una maggiore sicurezza, si consiglia di creare un sito secondario con autorizzazioni uniche per condividere contenuti con utenti esterni, evitando così l'accesso a informazioni importanti o riservate.

Per la condivisione di cartelle di lavoro di Excel, è possibile selezionare le autorizzazioni appropriate e inviare un invito via email agli utenti esterni, che potranno così visualizzare o modificare il file secondo le necessità.

L'obiettivo di questo esercizio è apprendere come condividere un file Excel con un utente esterno al proprio account Microsoft 365. Imparerai a configurare le autorizzazioni di condivisione, a garantire la sicurezza dei dati e a comprendere le funzionalità integrate di Microsoft Excel per la collaborazione. Questo è essenziale per lavorare in modo efficace in team distribuiti o per condividere informazioni con clienti o partner esterni.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come estrarre un file Excel (o altro di office) dalla libreria, cioè come togliere la possibilità a coloro con cui lo abbiamo condiviso di fare modifiche quando non siamo collegati on line anche noi.

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DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Per prevenire temporaneamente le modifiche ai file, è possibile utilizzare diverse funzioni e metodi a seconda del software in uso.

Ad esempio, in Microsoft Excel, si può proteggere una cartella di lavoro o un foglio di lavoro per impedire modifiche non autorizzate. Questo può essere fatto selezionando l'opzione 'Proteggi cartella di lavoro' o 'Proteggi foglio' dal menu 'Revisione'.

Inoltre, è possibile impostare password per limitare l'accesso o la modifica dei file.

Un altro metodo consiste nell'utilizzare la funzione 'Segna come finale' di Microsoft Word, che rende un documento di sola lettura, indicando agli altri utenti che si è terminato di lavorare su di esso e si sconsigliano ulteriori modifiche.

È importante notare che mentre queste misure possono dissuadere le modifiche non autorizzate, spesso non forniscono una sicurezza a prova di manomissione, quindi dovrebbero essere utilizzate come parte di un approccio più ampio alla sicurezza dei dati.

Segui la lezione per vedere un procedimento di blindatura temporanea del file, cioè fino a quando non deciderai che potrà essere nuovamente modificabile da parte della o delle persone a cui a dato i poteri di modifica.

L’esercizio ha l’obiettivo di insegnare agli studenti come utilizzare la funzione “Estrai” di Excel per controllare, filtrare e analizzare dati da un file condiviso. Attraverso questo strumento, è possibile isolare informazioni rilevanti, ottimizzare la gestione dei dati e migliorare la collaborazione in contesti aziendali.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come arrivare allo stesso risultato di condivisione con conseguente possibilità di lavoro sincronico e simultaneo on line anche senza l'account Office 365 e cioè con il personal One Drive gratuito che tutti abbiamo nel nostro menù ad albero di Windows.

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DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Per condividere file Office tramite il proprio account OneDrive personale senza un abbonamento a Microsoft 365, è possibile utilizzare le funzionalità di condivisione integrate in OneDrive.

I file salvati su OneDrive sono privati fino a quando non si decide di condividerli con altri.

È possibile condividere file e cartelle selezionando l'opzione di condivisione desiderata, che può includere la creazione di un link di condivisione che può essere inviato via email o pubblicato sui social media, oppure invitando persone specifiche a visualizzare o modificare i file.

Quando si condividono cartelle con autorizzazioni di modifica, gli utenti con cui si condivide possono aggiungere le cartelle condivise al proprio OneDrive, facilitando la collaborazione e la sincronizzazione degli aggiornamenti.

Per una maggiore sicurezza, è possibile impostare date di scadenza per i link di condivisione o rimuovere l'accesso in qualsiasi momento. La condivisione di file Office tramite OneDrive è un modo efficace per collaborare con altri anche senza un abbonamento a Microsoft 365.

L’esercizio ha l’obiettivo di insegnare allo studente come condividere un file Excel utilizzando il Personal OneDrive. L’attività include la configurazione del file per la condivisione, l’utilizzo delle funzionalità di accesso e permessi, e la verifica della corretta condivisione. Questo esercizio permette di acquisire competenze fondamentali per la gestione e la collaborazione su documenti digitali in un ambiente cloud.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come condividere e lavorare simultaneamente, sincronicamente e senza sovrapporsi con i files di Word, sia con utenti interni all'account Office 365 sia con utenti esterni. Vedremo anche come ottenere lo stesso risultato anche senza l'account Office 365 e cioè con il personal One Drive gratuito che tutti abbiamo nel nostro menù ad albero di Windows.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

La condivisione di file Microsoft Word tramite il cloud è un processo semplice e sicuro che può essere effettuato sia con OneDrive for Business che con Personal OneDrive.

OneDrive offre la possibilità di condividere documenti e cartelle in modo che siano accessibili da qualsiasi dispositivo, mantenendo al contempo la privacy e il controllo sui propri dati.

Quando si condivide un documento di Word, si può scegliere di permettere ad altri di visualizzarlo o di modificarlo, a seconda delle proprie necessità.

È anche possibile generare un link di condivisione che può essere inviato via email o tramite altri canali di comunicazione.

Questo link può essere impostato per consentire l'accesso solo a persone specifiche o per essere aperto a chiunque lo riceva.

Inoltre, se si lavora in un ambiente aziendale, OneDrive for Business integra ulteriori funzionalità di sicurezza e conformità che sono essenziali per la gestione dei dati sensibili.

Per condividere un file di Word, è sufficiente accedere al proprio account OneDrive, selezionare il file desiderato e utilizzare l'opzione di condivisione per impostare le autorizzazioni appropriate.

In questo esercizio imparerai a condividere un file Word utilizzando il cloud. L'obiettivo è comprendere come caricare, condividere e gestire documenti in uno spazio virtuale per facilitare la collaborazione con altre persone. A fine esercizio, sarai in grado di utilizzare strumenti come OneDrive o Google Drive per condividere documenti Word in modo efficiente e sicuro.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come condividere e lavorare simultaneamente, sincronicamente e senza sovrapporsi con i files di PowerPoint, sia con utenti interni all'account Office 365 sia con utenti esterni. Vedremo anche come ottenere lo stesso risultato anche senza l'account Office 365 e cioè con il personal One Drive gratuito che tutti abbiamo nel nostro menù ad albero di Windows.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

La condivisione di file PowerPoint tramite OneDrive for Business e Personal OneDrive offre un modo efficiente e sicuro per collaborare con colleghi e contatti personali.

Con OneDrive for Business, gli utenti possono condividere documenti con colleghi all'interno della propria organizzazione o con persone esterne, garantendo al contempo la sicurezza dei dati grazie a funzionalità come la verifica dell'identità tramite codice monouso.

Per gli account personali, la condivisione è possibile solo tra utenti che dispongono di un account Microsoft personale, assicurando che i file siano accessibili solo alle persone autorizzate.

Inoltre, è possibile gestire le autorizzazioni di condivisione e interrompere la condivisione in qualsiasi momento per mantenere il controllo sui propri file.

Queste opzioni di condivisione sono integrate in Microsoft 365, consentendo l'accesso e la collaborazione ai file da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento, migliorando così la produttività e la collaborazione sia in ambito professionale che personale.

L’obiettivo di questo esercizio è imparare a condividere un file di PowerPoint nel cloud utilizzando Microsoft OneDrive o un altro servizio di archiviazione online. Lo studente apprenderà come caricare il file, configurare i permessi di accesso e invitare collaboratori a visualizzare o modificare il documento. Questo processo è essenziale per il lavoro collaborativo in ambiti sia accademici che professionali.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezioni vedremo come condividere i files di Office (Word, Excel, PowerPoint) nelle principali applicazioni di Office 365, facendo in modo che lo stesso file sia raggiungibile ed utilizzabile anche da altri ambienti con modifiche sincrone per tutti.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

La condivisione dei file di Office attraverso Teams, SharePoint e Planner rappresenta un'evoluzione significativa nel modo in cui le organizzazioni gestiscono la collaborazione e la comunicazione nei progetti.

Teams offre un ambiente basato su chat che facilita la comunicazione in tempo reale, mentre SharePoint permette di archiviare i file nel cloud e di condividerli con il team o l'organizzazione, utilizzando una gestione delle autorizzazioni avanzata.

Planner, d'altra parte, è uno strumento di gestione delle attività che consente ai membri del team di accedere a un unico spazio di pianificazione interattivo.

L'integrazione di questi strumenti consente di creare un flusso di lavoro senza soluzione di continuità, dove i documenti possono essere facilmente condivisi e collaborati in tempo reale, indipendentemente dalla posizione geografica dei membri del team.

Questa sinergia tra Teams, SharePoint e Planner non solo aumenta l'efficienza, ma migliora anche la trasparenza e la coesione all'interno dei team, contribuendo a una migliore gestione dei progetti e a una maggiore produttività complessiva. Inoltre, l'uso di dispositivi mobili con Teams assicura che i membri del progetto possano lavorare ovunque, garantendo flessibilità e accessibilità.

La condivisione controllata e l'accesso ai file attraverso questi strumenti di Microsoft 365 rappresentano un vantaggio competitivo per le aziende che cercano di ottimizzare i loro processi di lavoro digitali.

L’esercizio ha come obiettivo principale l’apprendimento delle funzionalità di condivisione dei file in Microsoft Teams. Lo studente imparerà a caricare, condividere e gestire documenti all’interno di un canale o di una chat, garantendo l’accesso ai colleghi e collaboratori in modo efficace e organizzato.

L’esercizio si concentra sull’apprendimento delle modalità di condivisione dei file all’interno di Microsoft Planner. Attraverso questa attività, lo studente acquisirà competenze pratiche per organizzare e condividere documenti con il proprio team utilizzando uno strumento di gestione del lavoro collaborativo. L’obiettivo è sviluppare familiarità con i comandi del programma e comprendere il loro ruolo nel miglioramento della comunicazione e della produttività aziendale.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come creare un file di database Microsoft Access che dovrà essere condiviso on line con altri utenti in modo diverso da Word, Excel e PowerPoint in quanto Access è utilizzabile solo da desktop.

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DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Per condividere online un file di Microsoft Access, ci sono diverse opzioni a seconda delle esigenze specifiche e delle risorse disponibili.

Una soluzione è utilizzare Access 2010 in combinazione con Access Services, un componente di SharePoint, per creare applicazioni di database web che possono essere utilizzate in un browser web. Questo metodo consente di proteggere e gestire l'accesso ai dati e di condividerli all'interno di un'organizzazione o su Internet.

Un'altra opzione è condividere un database desktop tramite SharePoint, che offre diversi metodi di condivisione basati sul numero di utenti, l'ambiente di rete e altri fattori. Inoltre, è possibile condividere documenti selezionando l'opzione di condivisione e impostando le autorizzazioni desiderate, consentendo o meno la modifica e inviando il link a persone specifiche tramite email.

Infine, per file e cartelle personali, OneDrive offre la possibilità di condividere selezionando la cartella desiderata e scegliendo le autorizzazioni appropriate prima di inviare l'invito a collaborare. Queste opzioni forniscono flessibilità e controllo sulla condivisione dei dati, garantendo al contempo la sicurezza e l'integrità delle informazioni.

L’esercizio si concentra sull’apprendimento delle modalità per condividere un file di Microsoft Access online, garantendo l’accesso ai collaboratori e mantenendo la sicurezza e l’integrità dei dati. Attraverso questo esercizio, lo studente imparerà a configurare correttamente un file Access per la condivisione su piattaforme come OneDrive o SharePoint e ad impostare i permessi di accesso.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come sincronizzare Access e Share Point per rendere il database Access un Web Database in cui sarà possibile inserire dati compilando i campi degli elenchi Share Point e viceversa. Si illustrerà inoltre il procedimento per creare, dall'elenco Share Point collegato ad Access ed in modo semplice, un'applicazione smartphone con PowerApps.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO:

1. SINCRONIZZAZIONE ACCESS / SHARE POINT

La sincronizzazione tra Access e SharePoint e la creazione di applicazioni in PowerApps a partire da SharePoint sono processi che possono trasformare significativamente il modo in cui le organizzazioni gestiscono i dati e le applicazioni.

Con SharePoint, gli utenti possono facilmente condividere e gestire contenuti, conoscenze e applicazioni per promuovere il lavoro di squadra, trovare rapidamente informazioni e collaborare senza problemi all'interno dell'organizzazione.

Integrando Access con SharePoint, si può sfruttare la potenza di un database relazionale per gestire i dati con maggiore efficienza, mentre la piattaforma SharePoint fornisce un ambiente collaborativo e accessibile da qualsiasi dispositivo connesso a internet.

2. CREAZIONE APP SMARTPHONE IN POWER APPS DA ELENCO SHARE POINT

(anche quello che scaturisce dalla sincronizzazione Access / Share Point).

PowerApps, d'altra parte, consente agli utenti di creare applicazioni personalizzate senza dover scrivere codice, rendendo il processo di sviluppo accessibile anche a coloro che non hanno competenze tecniche avanzate. Queste app possono essere costruite direttamente su SharePoint, permettendo di utilizzare i dati esistenti e di sfruttare le funzionalità di SharePoint come la gestione dei documenti e la sicurezza integrata. La creazione di app in PowerApps a partire da SharePoint può semplificare i processi aziendali, automatizzare le attività e fornire agli utenti strumenti personalizzati per l'analisi e la visualizzazione dei dati.

Per iniziare con la sincronizzazione e la creazione di app, è importante comprendere i vari scenari di integrazione tra SharePoint e PowerApps. Questi includono la filtrazione di elenchi di ricerca in un'app, l'utilizzo di elenchi a discesa con scelte di colonne di ricerca, la personalizzazione di schermate dell'app basate sullo stato di colonna in un elenco e la gestione delle autorizzazioni in un elenco di ricerca da un sito di SharePoint. Inoltre, è possibile creare app canvas integrate di SharePoint per visualizzare, modificare, aggiungere ed eliminare voci di elenco.

Per connettersi a SharePoint da un'app canvas, è necessario creare una connessione attraverso Power Apps, selezionando 'Dati' e poi 'Connessioni', e infine 'Nuova connessione'. Da qui, si può scegliere di connettersi a SharePoint Online o a un sito locale tramite il gateway dati locale. Una volta stabilita la connessione, è possibile aggiungere dati a un'app esistente o creare un'app da zero, sfruttando le funzionalità di SharePoint per gestire i dati in modo efficace e sicuro.

3. MIGLIORAMENTO DEI PROCESSI E DELLA PRODUTIVITA' AZIENDALI

Per coloro che desiderano trasformare un'applicazione desktop Access in un'app online con Power Apps, è possibile utilizzare PowerApps per accedere con le proprie credenziali e selezionare un elenco da SharePoint per la creazione dell'app. Questo processo consente di sfruttare la potenza del cloud e di rendere l'applicazione accessibile da qualsiasi luogo, migliorando la collaborazione e l'efficienza operativa.

In conclusione, la sincronizzazione Access/SharePoint e la creazione di app in PowerApps da SharePoint rappresentano opportunità preziose per le organizzazioni che cercano di modernizzare i loro sistemi informativi e di migliorare la collaborazione e la gestione dei dati. Con le giuste conoscenze e strumenti, è possibile trasformare i processi aziendali e aumentare la produttività attraverso soluzioni innovative e personalizzate.

L’esercizio mira a sviluppare competenze pratiche nell’integrazione di dati tra Microsoft Access e SharePoint, per poi utilizzare tali dati nella creazione di un’app in PowerApps. L’obiettivo è far comprendere al discente come sincronizzare una tabella di database con un elenco SharePoint, garantendo una gestione fluida dei dati in un contesto collaborativo e dinamico. Infine, lo studente apprenderà come sfruttare i dati sincronizzati per progettare una facile interfaccia utente tramite PowerApps.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come mettere il file di Access a disposizione di più utenti che lo utilizzeranno via desktop, ma inseriranno i dati nell'unico ambiente on line Share Point.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

La sincronizzazione tra SharePoint e Access è una funzionalità potente che permette agli utenti di collegare un database Access a una lista SharePoint, consentendo così di gestire i dati in modo più efficiente.

Questo processo non solo facilita l'aggiornamento e la manutenzione dei dati, ma consente anche agli utenti di sfruttare le funzionalità di collaborazione e condivisione di SharePoint.

Attraverso la sincronizzazione, le modifiche apportate al database Access vengono riflesse automaticamente nella lista SharePoint e viceversa, garantendo che tutti i membri del team abbiano accesso alle informazioni più aggiornate.

Inoltre, questa integrazione supporta la mobilità dei dati, poiché gli utenti possono accedere e modificare le informazioni da remoto, migliorando la produttività e l'efficienza del lavoro di squadra.

La sincronizzazione è configurabile e personalizzabile in base alle esigenze specifiche dell'organizzazione, offrendo così una soluzione flessibile per la gestione dei dati aziendali.

L’obiettivo di questo esercizio è imparare a utilizzare un database Microsoft Access collegato a SharePoint in modo che più utenti possano lavorare contemporaneamente e visualizzare le modifiche in tempo reale. Ogni utente avrà una copia sincronizzata del proprio file Access, mentre i dati saranno condivisi attraverso elenchi SharePoint. Questo approccio consente una collaborazione efficace e aggiornata tra i membri di un team.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo come collegare il file di Access ad un elenco Share Point esistente in modo che i dati inseriti in Share Point siano visibili nelle tabelle di access e viceversa.

Si raccomanda ti tenere sempre aperte le diapositive PowerPoint in un'altra finestra mentre si segue la lezione.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO

Per creare una tabella in Access a partire da SharePoint, è possibile seguire diversi approcci.

Uno dei metodi consiste nell'importare direttamente i dati da SharePoint in Access.

Questo processo crea una copia dell'elenco di SharePoint in un database di Access, dove gli elementi e le colonne dell'elenco originale vengono copiati come campi e record nel database di Access.

Durante l'importazione, si può scegliere quali elenchi copiare e se importare l'intero elenco o solo una visualizzazione specifica.

Un altro metodo è quello di collegare i dati tra Access e SharePoint, che consente di visualizzare e modificare i dati più recenti in entrambi i programmi. Inoltre, è possibile spostare i dati in SharePoint, creando elenchi nel sito di SharePoint che rimangono collegati alle tabelle del database e ne mantengono le relazioni.

L'obiettivo di questo esercizio è acquisire competenze pratiche nella creazione di una tabella in Microsoft Access importando dati da un elenco preesistente in SharePoint. Attraverso questo esercizio, lo studente imparerà a collegare Access a SharePoint, importare i dati e organizzare una tabella per l'uso in applicazioni database. Questo tipo di attività è essenziale per integrare strumenti collaborativi con database relazionali.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione analizzeremo il concetto di database relazionale, cioè quello che dà la possibilità di mettere i dati in relazione e legarli a doppio filo anche in sede di interrogazione e consultazione. Esempio: un cliente ad infinite fatture e una fattura ad infinite scadenze di incasso.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

Il concetto di database relazionale si basa sull'idea di organizzare i dati in tabelle, o relazioni, che sono collegate tra loro attraverso chiavi uniche. Questo modello, introdotto dal matematico Edgar F. Codd negli anni '70, ha rivoluzionato il modo in cui i dati vengono gestiti e recuperati nei sistemi informatici. In un database relazionale, ogni tabella rappresenta un insieme di dati correlati e ogni riga in una tabella rappresenta un record. Gli attributi di questi record sono definiti dalle colonne della tabella e ogni record ha un identificatore unico, noto come chiave primaria, che consente di distinguere ogni record in modo univoco.

Le relazioni tra le tabelle sono stabilite attraverso l'uso di chiavi esterne, che sono riferimenti alle chiavi primarie in altre tabelle. Questo permette di mantenere l'integrità dei dati e di eseguire query complesse che possono incrociare più tabelle. Il modello relazionale supporta anche operazioni come la normalizzazione, che aiuta a ridurre la ridondanza dei dati e a migliorare l'efficienza del database.

I database relazionali utilizzano il linguaggio SQL (Structured Query Language) per la manipolazione e l'interrogazione dei dati. SQL è uno standard industriale che permette agli utenti di scrivere query complesse in modo relativamente semplice e intuitivo. Grazie alla sua flessibilità e potenza, SQL è diventato il linguaggio di riferimento per i database relazionali.

Tra i vantaggi dei database relazionali vi è la capacità di gestire grandi quantità di dati strutturati in modo efficiente, garantendo al contempo l'integrità e la sicurezza dei dati. Sono inoltre scalabili e flessibili, adattandosi bene alle esigenze di aziende di diverse dimensioni e settori. Tuttavia, presentano anche alcuni svantaggi, come la complessità nella gestione di grandi volumi di dati non strutturati o la difficoltà nel gestire richieste di dati in tempo reale ad alte prestazioni.

Nonostante l'emergere di nuovi modelli di database, come quelli NoSQL che sono ottimizzati per specifici tipi di dati e applicazioni, i database relazionali rimangono una scelta popolare e affidabile per molte applicazioni aziendali. Alcuni dei sistemi di gestione di database relazionali più noti includono MySQL, PostgreSQL, Microsoft SQL Server, Oracle Database e SQLite, ognuno con le proprie caratteristiche e casi d'uso specifici.

In conclusione, il concetto di database relazionale è fondamentale nell'informatica moderna e continua a essere un pilastro nella gestione dei dati, offrendo strumenti robusti e affidabili per l'archiviazione, la manipolazione e il recupero delle informazioni in un'ampia varietà di applicazioni.

La sua importanza è evidenziata dalla prevalenza di sistemi di gestione di database relazionali nel panorama tecnologico attuale e dalla continua evoluzione di SQL e delle tecniche di normalizzazione per rispondere alle sfide emergenti nel campo del data management.

DESCRIZIONE SINTETICA ARGOMENTO

In questa lezione vedremo approfonditamente come costruire un elenco di dati Share Point e come, quindi, utilizzare questa applicazione come un Web Database. Lo faremo in ordine a clienti e fatture.

DESCRIZIONE TECNICA ARGOMENTO:

1. COME APRIRE UN SITO SHARE POINT

Per aprire un sito SharePoint, è necessario seguire alcuni passaggi chiave. Innanzitutto, accedere al proprio account Office 365 e selezionare l'opzione 'Siti' disponibile nel pannello delle applicazioni.

Successivamente, cliccare su 'Nuovo' per iniziare la creazione del sito e inserire il nome desiderato. È importante personalizzare il sito modificando titolo, descrizione e logo attraverso le 'Impostazioni del sito'.

Per rendere il sito più attraente, si può cambiare l'aspetto scegliendo un tema, un layout e un font diversi sempre dalle 'Impostazioni del sito'.

La personalizzazione può continuare modificando i menu di navigazione aggiungendo, eliminando o trascinando i link dall'opzione 'Modifica collegamenti'.

Un altro passo fondamentale è caricare un documento nella biblioteca documenti e, se necessario, sapere come eliminarlo e ripristinarlo dal Cestino. Infine, per una maggiore pulizia visiva, si può rimuovere l'introduzione al sito dalla homepage.

Questi passaggi rappresentano solo l'inizio della creazione di un sito SharePoint funzionale e personalizzato, che può essere ulteriormente arricchito e adattato alle specifiche esigenze di comunicazione e collaborazione all'interno di un'organizzazione.

2. COME CREARE UN ELENCO DI DATI IN SHARE POINT

Per creare un elenco di dati in SharePoint, è possibile seguire diversi approcci. Iniziare accedendo al sito SharePoint e navigando alla pagina dei contenuti del sito.

Qui, si può creare un nuovo elenco selezionando l'opzione 'Nuovo elenco' e scegliendo tra iniziare da un modello, un file di Excel esistente o da zero.

Se si parte da un modello, SharePoint offre una varietà di modelli predefiniti che possono essere utilizzati come punto di partenza per organizzare le informazioni.

Per esempio, il modello 'Gestione problemi' include colonne preimpostate e dati di esempio per aiutare a visualizzare come sarà strutturato l'elenco. Se si sceglie di iniziare da un file di Excel, è possibile importare facilmente i dati esistenti in SharePoint, creando un elenco che rifletta la struttura del foglio di calcolo originale.

In alternativa, partire da un elenco vuoto permette la massima flessibilità per definire le colonne e i tipi di dati che meglio si adattano alle esigenze specifiche. Una volta creato l'elenco, è possibile aggiungere elementi manualmente selezionando '+ Nuovo' o modificare l'elenco in modalità griglia per un inserimento più rapido e flessibile.

È anche possibile aggiungere colonne per diversi tipi di informazioni, come testo, numeri, date o collegamenti. SharePoint consente inoltre di personalizzare ulteriormente gli elenchi con la creazione di viste, che possono filtrare, ordinare e raggruppare i dati in modi diversi per facilitare l'analisi e la condivisione delle informazioni.

Infine, per gestire elenchi con un grande numero di elementi, SharePoint offre strumenti per la gestione delle prestazioni e la configurazione del controllo delle versioni, assicurando che l'elenco rimanga gestibile e che le modifiche siano tracciabili nel tempo.