Introdução ao Google Workspace (Gsuite) - Seja Administrador

Considerações de domínio

Ao criar uma conta do Google Workspace, você a associa a um domínio principal que está registrado em um registrador de domínio, como Enom ou GoDaddy.

Durante o fluxo de crescimento do Google Workspace, você pode optar por comprar um domínio ou usar um domínio existente de sua propriedade. O exercício a seguir mostra como adquirir um domínio durante a inscrição. Isso garante que a propriedade do seu domínio seja verificada imediatamente e que os registros do Sistema de Nomes de Domínio (DNS) sejam configurados corretamente para uso com o Google Workspace.

Introdução

Como administrador do Google Workspace, você usa o console de administração para ativar serviços, adicionar usuários, configurar recursos e muito mais. A última etapa do Exercício # 1 o levará ao console de administração. Se você efetuou logout, conclua o seguinte exercício para efetuar login novamente.

instruções

1. Abra uma janela do navegador da web e vá para admin.google.com .

2. Digite o endereço de e-mail da conta de administrador do Google Workspace e clique em Avançar .

3. Digite sua senha de administrador e clique em Avançar . O console de administração é exibido.

Notas

1. Normalmente, você fará login no console de administração em admin.google.com . No entanto, se você já estiver conectado a outro serviço do Google Workspace, também poderá acessar o console de administração clicando no ícone Admin que pode ser encontrado no Iniciador de aplicativos.

2. Se você tiver problemas para fazer login, consulte o seguinte artigo: Não consigo fazer login no Admin Console .

3. Apenas um usuário com privilégios de administrador pode acessar o console de administração. Como administrador de domínio, você pode conceder privilégios de administrador a qualquer um de seus usuários. Discutiremos isso mais tarde no curso.

Introdução

Antes de usar qualquer serviço do Google Workspace, você deve associar um domínio verificado à conta do Google Workspace. As informações de domínio são gerenciadas por meio de um registrador de domínio (serviço de hospedagem) que armazena registros de Sistema de Nomes de Domínio (DNS) para o domínio. Esses registros permitem que as organizações se conectem a serviços online como e-mail ou sites.

Neste exercício, você entrará no registrador de seu domínio a partir do console de administração. Isso só pode ser feito se você adquiriu seu domínio como parte do processo de inscrição do Google Workspace. Caso contrário, você deve entrar separadamente para revisar e atualizar seus registros. Consulte os recursos da Central de Ajuda no final deste exercício para obter mais detalhes.

Material Extra Explicando como utilizar um domínio já existente este vídeo vai ajudar muito em implementações cujo cliente já tenha domínio.

Navegando no Admin Console

Introdução

A página inicial do console de administração mostra controles ou ícones que ativam várias configurações de administrador e possui links para ferramentas e tarefas administrativas comuns.

Na primeira vez que você entra no console de administração, os controles usados ​​com mais frequência ficam visíveis. Opções adicionais estão disponíveis dentro de cada controle ou no menu do Google Admin.

instruções

1. Se ainda não estiver conectado, faça login em seu domínio como administrador em admin.google.com . Você verá o seguinte painel.

2. Clique nas três linhas horizontais no canto superior esquerdo da tela para revelar o menu lateral. Este menu torna mais fácil ver, encontrar e navegar diretamente para as informações e configurações em seu console de administração:

· Digitalize facilmente um menu mais curto com várias camadas que o ajuda a encontrar as coisas rapidamente.

· Encontre rapidamente o que você está procurando passando o mouse e clicando no menu para ver as páginas que deseja ver.

· O menu simplificado remove a desordem para administradores delegados para que eles vejam apenas os itens de menu aos quais têm acesso com seu nível de privilégios administrativos.

Dica: Clique em Google Admin no canto superior esquerdo da tela para retornar à página inicial a qualquer momento ou clique em Página inicial no menu lateral.

Recursos da Central de Ajuda

· Consulte o mapa do Admin Console para obter uma lista de configurações que você pode gerenciar no Admin Console, junto com a localização do menu de cada configuração.

Introdução

O perfil da empresa é onde você define as configurações de toda a empresa para propriedades, como idioma, fuso horário e nome da empresa. Você também usa esse perfil para gerenciar políticas, como quando os usuários podem ver recursos recém-lançados nos serviços do Google Workspace.

instruções

1. Se ainda não estiver conectado, faça login em seu domínio como administrador em admin.google.com .

2. Clique no ícone Configurações da conta .

3. Clique na seção Perfil .

É aqui que você pode definir as configurações de toda a empresa. Explore as várias configurações de perfil.

· O 'Nome' será obtido a partir das informações que você forneceu quando se inscreveu no Google Workspace. Este pode ser o seu nome de domínio ou o nome da empresa que você inseriu naquele momento. Este nome aparecerá para seus usuários em muitos serviços do Google Workspace.

· Os endereços de e-mail encontrados na seção 'Informações de contato' também correspondem às informações fornecidas durante o processo de inscrição.

· Você pode usar a seção 'Mensagem de suporte' para inserir uma mensagem que os usuários verão quando fizerem login no Painel do usuário . Este é um lugar útil para adicionar detalhes aconselhando seus usuários sobre como entrar em contato com o suporte.

· Verifique o 'Idioma' e o 'Fuso horário'. Elas representam as configurações padrão para novas contas.

4. Recolha a seção Perfil e expanda a seção Preferências .

· A configuração 'Novos recursos' é onde você controla a rapidez com que os novos recursos são lançados para seus usuários para os serviços existentes. Lançamento agendado é a configuração padrão e recomendada. Escolha esta faixa para atrasar o lançamento de novos recursos para os usuários (pelo menos 1 semana após o lançamento rápido), o que lhe dará mais tempo para treinar sua equipe de suporte e preparar os usuários para as mudanças que virão. Para obter mais informações, consulte Escolher quando os usuários obterão novos recursos .

· A configuração 'Novos produtos' permite que você controle se novos serviços do Google Workspace serão disponibilizados para seus usuários assim que forem lançados ou não. Para obter mais informações, consulte Ativar ou desativar novos serviços por padrão .

· A seção 'Preferências de comunicação' permite que você defina quais comunicações deseja receber do Google. Por padrão, todas as opções estão desabilitadas.

5. Recolha a seção Preferências e expanda a seção Personalização . É aqui que você pode fazer o upload do logotipo da sua empresa e promover os serviços do G Suite para seus usuários. Opcionalmente, crie um arquivo de imagem e carregue-o no perfil da sua empresa. O tamanho recomendado para uma imagem de logotipo é 320 x 132 pixels. Consulte Adicionar seu logotipo ao Google Workspace para obter mais informações.

Outros ajustes

· Armazenamento de dados suplementares: especifique um país adicional no qual deseja que os dados do usuário sejam armazenados. Este é um cenário para toda a empresa. Consulte Configurar armazenamento de dados suplementares para obter mais informações.

· Legal e Conformidade: Encontre links para informações legais e de conformidade e detalhes de contato.

· Gerenciamento de contas: usado para excluir sua conta do Google Workspace.

· URLs personalizados: defina URLs fáceis de usar para seus serviços principais do Google Workspace. Consulte Personalizar um URL de serviço do Google Workspace para obter mais informações:
https://support.google.com/a/answer/53340

Introdução

Nas lições a seguir, você aprenderá como provisionar (adicionar) usuários, grupos e recursos em seu domínio do Google Workspace. Posteriormente no curso, abordaremos usuários, grupos e gerenciamento de recursos com mais detalhes.

Antes de começar

Nestes exercícios, como administrador do Google Workspace, você tem controle sobre as senhas de usuário. Para evitar confusão ou bloqueio de uma conta, é melhor manter uma política consistente para a criação de senha. Para esses exercícios, a senha padrão para todos os novos usuários é mudar@123 , a menos que você escolha a opção de senha temporária gerada automaticamente. Sinta-se à vontade para escolher sua nova senha, mas lembre-se de anotar!

A conta de teste gratuita do Google Workspace que você está usando para este curso é gratuita para até 10 usuários. Para obter mais informações, consulte o artigo da central de ajuda Sobre o teste gratuito do Google Workspace .

Exercício nº 1 - Adicionar usuários individualmente

Introdução

Neste exercício, você adicionará manualmente um usuário individual: Paulo Baptista o gerente de TI.

Introdução

Adicionar usuários manualmente pode ser uma tarefa tediosa e demorada, especialmente se você precisar adicionar muitos usuários de uma só vez. Felizmente, há uma maneira mais eficiente de lidar com essa situação: o upload em massa. Ao fazer upload de vários usuários de uma vez, você pode economizar tempo e garantir a precisão dos dados inseridos. Neste tutorial, você aprenderá como fazer o upload em massa de usuários para simplificar a gestão de usuários em sua plataforma ou sistema. Vamos começar!

Introdução

O serviço Grupos do Google inclui:

· Grupos do console de administração : grupos usados ​​para comunicação, colaboração e administração. Os administradores criam e gerenciam esses grupos no console de administração.

· Grupos para empresas (gerenciados por administradores e usuários) : grupos usados ​​para comunicação e colaboração. Ao ativar o Groups for Business, você e seus usuários podem gerenciar os recursos do grupo no Grupos do Google ( groups.google.com ). Saiba mais sobre o Groups for Business .

Introdução

O serviço Grupos do Google inclui:

· Grupos do console de administração : grupos usados ​​para comunicação, colaboração e administração. Os administradores criam e gerenciam esses grupos no console de administração.

· Grupos para empresas (gerenciados por administradores e usuários) : grupos usados ​​para comunicação e colaboração. Ao ativar o Groups for Business, você e seus usuários podem gerenciar os recursos do grupo no Grupos do Google ( groups.google.com ). Saiba mais sobre o Groups for Business .

O serviço Grupos do Google inclui: · Grupos do console de administração : grupos usados ​​para comunicação, colaboração e administração. Os administradores criam e gerenciam esses grupos no console de administração. · Grupos para empresas (gerenciados por administradores e usuários) : grupos usados ​​para comunicação e colaboração. Ao ativar o Groups for Business, você e seus usuários podem gerenciar os recursos do grupo no Grupos do Google ( groups.google.com ). Saiba mais sobre o Groups for Business .

E-book: Introdução ao Grupos do Google

Introdução: O Google Grupos é um serviço poderoso que pode ajudar as empresas a se comunicar e colaborar de maneira mais eficiente. Este e-book tem como objetivo fornecer uma introdução clara ao Google Grupos e destacar as funcionalidades que o tornam uma ferramenta valiosa para as empresas.

Capítulo 1: O que é Google Grupos? O Google Grupos é um serviço que permite criar e gerenciar grupos de discussão para a comunicação interna da empresa. Ele oferece uma plataforma centralizada para compartilhamento de informações, discussões e colaboração em projetos. O serviço inclui dois tipos de grupos: grupos do console de administração e grupos para empresas gerenciados por administradores e usuários.

Capítulo 2: Grupos do console de administração Os grupos do console de administração são criados e gerenciados pelos administradores da empresa. Eles são usados ​​para comunicação, colaboração e administração. Os administradores podem adicionar ou remover membros, definir as configurações de privacidade e enviar mensagens de e-mail para todo o grupo. Os grupos do console de administração podem ser usados para gerenciar usuários, fornecer suporte e compartilhar informações importantes.

Capítulo 3: Grupos para empresas gerenciados por administradores e usuários Os grupos para empresas gerenciados por administradores e usuários são usados ​​para comunicação e colaboração. Quando o Groups for Business é ativado, os usuários podem gerenciar os recursos do grupo no Grupos do Google. Os usuários podem criar, gerenciar e participar de grupos com base em seus interesses e necessidades. Eles podem compartilhar informações, enviar mensagens de e-mail e colaborar em projetos usando o Google Docs.

Capítulo 4: Vantagens do Google Grupos O Google Grupos oferece várias vantagens para as empresas, incluindo a centralização de informações e a melhoria da comunicação e colaboração interna. Ele permite que as empresas gerenciem grupos de discussão de forma mais eficiente, economizando tempo e recursos. O Google Grupos também oferece integração com outras ferramentas do Google, como o Google Drive e o Google Agenda.

Conclusão: O Google Grupos é uma ferramenta valiosa para empresas que desejam melhorar a comunicação e colaboração interna. Com sua plataforma centralizada e recursos poderosos, o Google Grupos pode ajudar as empresas a se tornarem mais eficientes e produtivas. Esperamos que este e-book tenha fornecido uma introdução clara ao Google Grupos e destacado as funcionalidades que o tornam uma ferramenta valiosa para as empresas

Introdução

Neste exercício, você criará dois grupos no console de administração. Leia o cenário e as instruções abaixo para praticar a criação de grupos gerenciados por administradores.

Exercício # 1 - Adicionando recursos de calendário

Introdução

Neste exercício, você criará dois recursos de calendário estruturado para seu prédio principal. Você também definirá alguns recursos que podem ser aplicados a cada recurso. Leia o cenário e as instruções abaixo para praticar a criação de recursos de calendário.

Introdução

Agora que você adicionou um lote maior de usuários, alguns de seus usuários já se inscreveram e começaram a usar o Google Workspace. Neste exercício, você verá um cenário em que será solicitado a criar um alias de email para um usuário. Um alias de e-mail permite que um usuário receba e-mails enviados para vários endereços em sua caixa de entrada do Gmail.

Leia o cenário e siga as etapas para concluir o exercício!

Introdução

Como administrador, é provável que você se depare com uma situação em que um usuário precise que sua senha seja redefinida.

· Um usuário pode simplesmente esquecer sua senha

· A conta de um usuário está comprometida (questões de segurança)

O Google Workspace inclui um recurso que permite aos usuários recuperar suas próprias senhas, mas isso é desativado por padrão, e cada usuário deve adicionar um telefone ou endereço de e-mail de recuperação à sua conta para que esse recurso funcione.

Quando o usuário não sabe sua senha e as informações de recuperação não foram adicionadas (ou se a recuperação de autoatendimento não estiver ativada), o administrador deve redefinir a senha.

Introdução

Como administrador do serviço Google Workspace de sua organização, você altera o endereço de e-mail de um usuário no Admin Console. Você também pode alterar o nome de exibição que aparece nos e-mails que eles enviam, convites de calendário e assim por diante. Os usuários também podem alterar seus próprios nomes de exibição, mas não podem alterar seus endereços.

Introdução

Como administrador do Google Workspace, você pode bloquear temporariamente o acesso de um usuário aos serviços do Google Workspace suspendendo a conta do usuário. Isso desativa a conta sem excluir o usuário ou quaisquer dados em sua conta. Qualquer conteúdo de sua propriedade e compartilhado com outras pessoas permanece acessível aos colaboradores.

Um usuário suspenso não consegue fazer login na conta, e novos e-mails e convites de agenda são bloqueados. Como a conta não é excluída, uma taxa de licença ainda se aplica.

Introdução

Quando um usuário sai de sua organização, você pode excluir sua conta do Google Workspace. Isso exclui todos os seus dados e eles não poderão mais fazer login no Google Workspace. É importante entender a diferença entre exclusão e suspensão de conta, portanto, você deve desenvolver um processo para os usuários que deixam a empresa e criar uma política que melhor se adapte às suas necessidades de negócios.

Depois de excluir, os dados da conta são retidos por um período de 20 dias, portanto, você tem a oportunidade de restaurar uma conta, caso seja necessário, dentro de um período de tempo limitado. Além disso, também é possível transferir certos dados (por exemplo: Documentos, Calendário) para um novo proprietário no momento da exclusão da conta.

Introdução

O superusuário do Google Workspace pode restaurar uma conta de usuário em até 20 dias após excluí-la. Após esse período, o console de administração exclui permanentemente a conta do usuário e ela não pode ser recuperada, nem mesmo pelo suporte técnico do Google.

Na maioria dos casos, restaurar uma conta de usuário excluída também restaura os dados associados do usuário, incluindo e-mail e eventos de calendário; no entanto, o Google não garante a recuperação total dos dados de um usuário excluído.

Introdução

Inicialmente, todos os seus usuários são colocados em uma única organização. Todas as configurações feitas no console de administração se aplicam a esta organização de nível superior e, portanto, a todos os usuários em sua conta do Google Workspace.

Uma única organização pode ser limitante, no entanto, você pode querer criar uma estrutura organizacional adicionando unidades organizacionais (UOs) à sua conta do Google Workspace. Existem vários motivos pelos quais você faria isso, por exemplo:

· Para controlar quais aplicativos e serviços estão disponíveis para os usuários

· Para configurar os serviços disponíveis de forma diferente para diferentes conjuntos de usuários

Você pode criar quantas unidades organizacionais desejar, no mesmo nível ou em uma hierarquia. Cada unidade organizacional filha herda as configurações de seu pai. Alterar uma configuração em um nível superior altera a configuração de todas as UOs filhas, a menos que você tenha substituído a herança e as configurações personalizadas da UO filha.

Existe um único usuário em apenas uma UO.

Neste módulo, você criará duas unidades organizacionais (UOs) para sua empresa e colocará os usuários em cada UO de acordo com sua função. Você também aprenderá como desabilitar um serviço do Google para uma UO individual.

Recursos da Central de Ajuda

· Como funciona a estrutura organizacional
https://support.google.com/a/answer/4352075

Introdução

Neste exercício, você criará duas UO e moverá seus usuários para a UO apropriada com base em suas funções na empresa.

Introdução

No exercício anterior, você criou duas UOs abaixo de sua organização de nível superior. Uma vantagem de aplicar uma estrutura organizacional como essa é que agora você pode habilitar / desabilitar serviços no nível da UO. As configurações em um nível são normalmente herdadas por quaisquer UOs filhas, mas também é possível substituir a herança no nível da UO, proporcionando maior flexibilidade.

Leia o cenário e siga as etapas para concluir o exercício!

Visão geral do diretório do Google Workspace

O diretório do Google Workspace é um recurso valioso para organizações que buscam gerenciar de forma eficiente seus usuários, grupos e dispositivos. O diretório permite que os administradores criem e gerenciem usuários, grupos, dispositivos e recursos de rede em uma plataforma centralizada. Além disso, ele oferece recursos de segurança avançados, permitindo que os administradores controlem o acesso e as permissões de seus usuários.

O diretório do Google Workspace também oferece integração com outros serviços do Google Workspace, como o Gmail, o Google Drive e o Google Meet. Isso significa que os usuários podem se comunicar e colaborar de forma mais eficiente e produtiva. Além disso, o diretório é altamente escalável, permitindo que as organizações gerenciem facilmente um grande número de usuários e dispositivos.

Neste guia, vamos explorar em detalhes os recursos e benefícios do diretório do Google Workspace. A partir disso, os administradores poderão entender como aproveitar ao máximo esta plataforma para gerenciar seus usuários, grupos e dispositivos de forma eficiente e segura. Se você está procurando uma solução de gerenciamento de usuários e dispositivos escalável e integrada, o diretório do Google Workspace pode ser a escolha certa para a sua organização.

Visão geral do diretório

Por que ativar o diretório

Introdução

Introdução

Por que ativar o diretório?

Veja o que acontece quando o diretório está ativado (a configuração padrão):

• Seus usuários encontram informações de perfil nos Contatos e em outros serviços do Google.

• Os endereços individuais e de grupos são preenchidos automaticamente quando os usuários começam a digitá-los.

• Quando os usuários apontam para a foto do perfil de alguém ou tocam nela, um card é aberto com as informações do perfil.

• O Google Agenda sugere salas de reunião de forma inteligente com base no local e no número de convidados. Veja mais detalhes em Definir edifícios, funcionalidades e outros recursos.

• No Sala de Aula, os alunos podem enviar e-mails para professores e colegas de turma.
  
  

• Quais endereços são compartilhados?

Quando o diretório está ativado, as pessoas na sua organização podem encontrar:

• todos os usuários no diretório ou os usuários no diretório personalizado atribuído à unidade organizacional à qual elas pertencem;

• os endereços de grupo definidos como visíveis;

• os contatos delegados por outras pessoas.

Quais informações nunca são compartilhadas?

• Contatos pessoais que as pessoas adicionam

• Pessoas que você suspende ou exclui

• Pessoas que você oculta no diretório

Recursos da Central de Ajuda

· Ativar ou desativar o diretório

https://support.google.com/a/answer/60218

Introdução

Neste exercício, você confirmará se o compartilhamento de contatos está habilitado para sua organização.

Introdução

Como administrador, você pode adicionar informações como números de telefone, endereços de e-mail secundários e detalhes de localização ao perfil de um usuário. Você pode editar perfis individualmente no console de administração ou pode usar a API Admin SDK ou um produto de terceiros. Você também pode usar o GCDS para atualizar perfis de usuário. Por fim, você também pode permitir que os próprios usuários atualizem algumas informações de perfil.

Neste exercício, você atualizará o perfil de um usuário no console de administração. Em seguida, você atualizará suas configurações de diretório para permitir que os usuários atualizem seus próprios perfis.

Introdução

Em um ambiente de domínio único, sua organização terá um diretório (lista de endereços global) e todos os usuários podem ver todos nesse diretório. Em um ambiente de vários domínios, você pode restringir a visibilidade de forma que os usuários em um domínio só possam ver outros usuários em seu domínio principal.

Você também pode configurar diretórios personalizados para limitar quem os usuários podem encontrar nas listas de preenchimento automático, contatos e pesquisas. Os diretórios personalizados são aplicados no nível da UO.

Neste exercício, você criará uma nova OU e a configurará para usar um diretório personalizado.

Introdução

O diretório da sua organização armazenará informações sobre os usuários em sua conta do Google Workspace, mas é muito provável que você lide com usuários de fora da organização regularmente.

O Google fornece a API de contatos compartilhados do domínio, que permite adicionar contatos externos ao seu diretório. Esses contatos externos serão apresentados aos seus usuários em serviços como o Gmail ao preencher os endereços.

Além de usar a API diretamente para criar seus contatos externos, você também pode usar o GCDS. Existem também vários aplicativos de terceiros disponíveis que adicionarão essas informações ao seu diretório.

Notas

Cada usuário também pode gerenciar sua própria lista de contatos pessoais, onde podem adicionar informações de destinatários externos.

Recursos da Central de Ajuda

· Adicionar contatos externos compartilhados ao diretório

https://support.google.com/a/answer/9281635

Introdução

As funções de administrador fornecem privilégios de usuário para gerenciar o acesso de outro usuário ao Google Workspace ou para executar ações que afetam a configuração da conta do Google Workspace de sua organização. Você pode tornar um usuário um superadministrador com acesso total à conta do Google Workspace ou pode atribuir uma função que limita as tarefas administrativas que o usuário pode executar.

Recursos da Central de Ajuda

· Funções de administrador predefinidas

https://support.google.com/a/answer/2405986

· Tornar um usuário um administrador

https://support.google.com/a/answer/172176

· Crie, edite e exclua funções de administrador personalizadas
https://support.google.com/a/answer/2406043

· Definições de privilégio de administrador

https://support.google.com/a/answer/1219251

Introdução

Neste exercício, você concederá a função 'Super administrador' a Matheus Fernandes, promovido a analista de TI. Este é um exemplo de função de administrador predefinida que é padrão em todas as contas do Google Workspace.

Introdução

Neste exercício, você criará uma função administrativa que possui um conjunto personalizado de privilégios.

Introdução

Conforme discutido no início do curso, o período de avaliação do Google Workspace dura 14 dias. Ao final desse período, você será cobrado, a menos que tenha cancelado sua assinatura.

Se você não pretende fazer os cursos adicionais da série Administração do Google Workspace ou se seu período de avaliação está prestes a expirar e deseja evitar cobranças, cancele sua assinatura agora .

Use os links abaixo para saber mais sobre sua avaliação e como cancelar sua assinatura do Google Workspace.

Recursos da Central de Ajuda

· Sobre sua avaliação gratuita do Google Workspace

https://support.google.com/a/answer/6388094

· Cancelar Google Workspace

https://support.google.com/a/answer/1257646