Inspecciones y Auditorias de Seguridad y Salud en el Trabajo

Las Inspecciones de Seguridad son necesarias porque:

1. Muestran el Compromiso en Seguridad: Demuestran si las personas solo cumplen o están comprometidas con la Seguridad. Porque comprometerse va más allá de solo cumplir algo que se había dicho que se realizaría, es dar un poco más porque realmente nos importa y motiva para Mejorar la vida de las Personas. El cumplimiento es racional y el compromiso es emocional.

Si quieres que las personas incorporen la Seguridad en sus tareas primero tú tienes que comprometerte.

Estas son las características que tiene el Compromiso:

a. Nace de la libertad: Para pasar del cumplimiento al compromiso las personas tienen que tomar la decisión de hacerlo y tú como líder debes lograr que decidan comprometerse con la Seguridad. Se trata de tomar conciencia, no de obediencia. La imposición de los Procedimientos de Seguridad no genera compromiso, la imposición genera resentimiento, actitudes rebeldes y hasta evadir el cumplimiento de los Procedimientos.

b. Son relaciones humanas: Tú tienes la llave para esto. Es en la relación entre las personas dónde se mantiene y desarrolla el compromiso.

c. Se siente: Son los sentimientos y las emociones las que finalmente deciden si una persona se compromete o solo cumple.

d. Es honestidad: Si no eres una persona Integra y Honesta entre lo que dices y lo que haces, inspiraras desconfianza en las personas y no habrá compromiso.

2. Incrementan la Productividad de las empresas: Al realizar Inspecciones la empresa logra administrar mejor los recursos que tiene generando más productividad.

3. Cuando se realizan Inspecciones disminuyen los Accidentes: Está demostrado científicamente por un Estudio realizado en una Universidad de EEUU que si se realizan Inspecciones se reducen los Accidentes.

4. Las Inspecciones protegen legalmente a las empresas: Garantizan que las empresas no estarán expuestas a demandas judiciales o a multas.

Metas de las Inspecciones de Seguridad:

Estas son las 4 metas de las Inspecciones:

1. Identificar las deficiencias de equipos y materiales: al hacer las Inspecciones se logra encontrar si los equipos o materiales han sufrido algún tipo de desgaste o mal uso que pueda generar un Accidente.

2. Señalar los efectos de los cambios: con las Inspecciones sabrás si los cambios han provocado que aparezcan nuevos peligros, esto sucede por ejemplo cuando cambia un proceso o ingresa un nuevo equipo, cuando se incorpora nuevo personal que no está capacitado adecuadamente, entre otros.

3. Buscar las deficiencias de las acciones: luego de analizar la Inspección se determina cuáles serán las acciones y cómo se deben implementar, puede suceder que no se implementen correctamente las acciones y por este motivo es importante que realices el seguimiento de las áreas inspeccionadas para saber si las acciones son efectivas.

4. Realizar auto-evaluación: otra meta es usar las Inspecciones como herramienta para la auto-evaluación de la empresa. No puedes esperar que vengan Inspectores que no son de la empresa para saber si los trabajos son seguros o no.

Categorías de las Inspecciones de Seguridad:

Existen dos Categorías de las Inspección, corresponden a las Inspecciones Informales o Rápidas y a las Planificadas. Hay dos tipos de Inspecciones Planificadas son: las Inspecciones generales y las Inspecciones en áreas críticas.

I. Inspección Informal o Rápida: Se hace mientras se ejecutan las actividades diarias. No se planifica por lo tanto no se fija una fecha para realizarla. Cuando observes Peligros debes hacer este tipo de Inspección usando un formulario sencillo para reportar y comenzar a tratar a tiempo los Peligros antes que generen Accidentes. El Formulario debe tener mínimamente estos campos:

· Datos de la persona que realizo la Inspección.

· Descripción detallada de los Peligros.

· Acciones que se deben realizar para tratar los Peligros.

· Registro fotográfico de los Peligros.

II. Inspecciones Planificadas:

A. Inspecciones generales: Este tipo de Inspección se planifica, se fijan las fechas, se determinan las áreas que se inspeccionaran según la criticidad y también quienes serán las personas que participaran en cada una de las Inspecciones. Inicia con una caminata o recorrido de Seguridad por un área determinada, inspeccionando completamente este lugar.

B. Inspecciones en áreas críticas: también se planifica, se fijan fechas, áreas y participantes, pero son más precisas porque se centran por ejemplo en inspeccionar una determina parte de las maquinas, a ciertos materiales, a las áreas con más probabilidades de generar Accidentes.

Todos deben participar en la realización de las Inspecciones, está demostrado que mientras más personas realicen las Inspecciones mejores serán los resultados en Seguridad porque al hacer más Inspecciones disminuye la probabilidad de Accidentes.

Etapas de las Inspecciones Planificadas:

A continuación, te explico cómo debes realizar las diferentes etapas de las Inspecciones Planificadas.

1. Preparación

a) Actitud Positiva: desde el inicio adopta una Actitud Positiva, usa estas técnicas: Visualiza en tu mente que realizaras con éxito la Inspección, Sonríe no estés serio y negativo cuando realizas la Inspección, No uses palabras agresivas o negativas en el momento que interactúes por ejemplo con las personas del área que se está inspeccionando, Piensa Positivamente no dejes que pensamientos negativos, el entorno o lo que digan los demás te hagan cambiar de opinión de hacer la Inspección porque esta herramienta es la más importante para Mejorar la Seguridad. Recuerda que la Actitud Positiva se contagia, porque todos los seres humanos imitamos lo que nos hace sentir bien y además si sos Positivo se fortalece el Trabajo en Equipo.

b) Planifica la Inspección: tienes que definir con anticipación las fechas en las cuales se realizaran las Inspecciones, quienes serán las personas que participaran, que áreas se inspeccionaran. Es importante comunicar la planificación a los interesados recuerda el objetivo no es salir a buscar que área está mal sino usar esta herramienta positivamente.

c) Prepara los Formularios: antes que inicies debes saber que Inspección toca ese día y cuál es el procedimiento para completar ese Formulario. Lo ideal es que no uses papel y tengas todos los Formularios Digitalizados para que los cargues en forma remota desde cualquier lugar.

d) Revisa las Inspecciones anteriores: controla y analiza el registro histórico de las Inspecciones que se realizaron anteriormente para saber cuándo fue la última vez que se Inspecciono una determinada área, quienes participaron, y debes ver el último Informe de la Inspección de esa área. Si usas un Tablero de Control puedes controlar y analizar las Inspecciones en tiempo real desde cualquier equipo con conexión a Internet.

e) Busca los equipos y materiales: para hacer ciertas Inspecciones debes usar algunos equipos por ejemplo explosímetro, luxómetro, decibelímetro, control de temperatura, control de la velocidad del viento, cinta métrica, linterna, los equipos de protección personal necesarios para la Inspección por ejemplo equipos para trabajo en altura o en espacios confinados y los planos de las áreas que se Inspeccionaran. Te recomiendo que también uses un dron porque este equipo es ideal para acceder a las áreas de Peligro sin exponer al personal. Debes estar capacitado para saber cómo se usan, es importante que sepas cual es el mantenimiento que deben tener y como controlar que están en buenas condiciones para que funcionen correctamente (por ejemplo, algunos de ellos deben tener una calibración una vez por año).

2. Inspección

a) Resalta lo Positivo: lo primero que debes buscar es lo Positivo, debes remarcar todo aquello que demuestra que se está mejorando en Seguridad porque al resaltar lo Positivo ayudas a los responsables del área que estas Inspeccionado para que muestren su compromiso en Seguridad y así puedan continuar avanzado en la Mejora Continua.

b) Realiza las acciones temporales necesarias: además de registrar todo aquello que se debe mejorar piensa si puedes adoptar acciones inmediatas que logren la prevenir los Accidentes y ejecútalas con la colaboración de las personas que sean necesarias.

c) Determine las causas: luego debes investigar, en conjunto con las personas que participan de la Inspección, cuáles son las causas que generaron cada uno de los Peligros, esto es importante para saber cuáles son las acciones correctas que se deben ejecutar para cada Peligro.

d) Describe las acciones: el formulario debe permitirte que luego de completar cada uno de los campos de la Inspección puedas describir detalladamente que acciones se deben realizar para tratar los Peligros, donde se ubican, en que fechas se realizaran las mejoras y quienes son los responsables de cada mejora, esto lo puedes hacer usando la Tecnología móvil que te permite tomar y editar fotografías, vídeos, ubicación geográfica y también puedes adjuntar notas de vos. Cuando usas la tecnología para hacer las Inspecciones estas mejorando la Seguridad.

3. Seguimiento

a) Evalúa el progreso: luego de realizar las Inspecciones se debe fijar una fecha para evaluar el progreso de las acciones para no esperar hasta llegar a la fecha límite, es importante que todas las personas que participaron de la Inspección acompañen y colaboren a los responsables para que logren cumplir con las mejoras. Al estar todos enfocados en el cumplimiento de las mejoras acordadas se logra mejorar de la Seguridad de una forma estratégica y en equipo.

b) Verifica la efectividad: cuando los responsables comunican que se cumplieron las mejoras se realiza una nueva Inspección en el área para verificar que fue efectiva, sino fue así se inicia de nuevo aprendiendo de esto hasta lograr tratar correctamente los Peligros.

c) Realizar reconocimiento: si los responsables cumplen las acciones siempre debes realizar el reconocimiento en el informe de la Inspección y comunicar los avances positivos a todos los interesados usando todas las herramientas de comunicación que tiene la empresa. Esto incrementa la concientización, participación y Compromiso en Seguridad de todas las personas que trabajan en el área que se inspecciono.

Reconocimiento de Mejoras:

Implementa un Reconocimiento Lúdico (Juego) usando la tecnología por ejemplo la entrega de Medallas Doradas para que sea divertido el reconocimiento, así cuando cada área cumpla con las mejoras recibirá una x cantidad de Medallas Doradas.

Usa el Tablero de Control para mostrar los avances de las Inspecciones, los Indicadores y las Medallas Doradas que tiene cada área, esto generara una Competencia Positiva porque todos desearan ser los Campeones o Héroes de la Seguridad.

Coloca un Smart tv en cada área y agrega la web del Tablero de Control para que todos puedan ver en tiempo real como mejora la Seguridad y cuáles son las áreas reconocidas por su Compromiso.

También te permitirá usar la pantalla para otras cosas como por ejemplo en los Simulacros de Emergencia para comunicar toda la información necesaria, para comunicar las tareas críticas que se están ejecutando y también para comunicar el aprendizaje de la investigación de los Incidentes y Accidentes.

Puedes hacer que mejore significativamente las Inspecciones si se evalúan la calidad de estas, para esto es esencial que los Directivos y Gerentes estén comprometidos en mejorar la Seguridad.

A continuación, te presento 7 formas para mejorar las Inspecciones de Seguridad:

Controlar la Calidad de los Informes.

Guías de Inspección.

Entrenar a los Inspectores.

Evaluación de los Inspectores.

Reconocimiento a los Inspectores.

Comunicar las Inspecciones.

Uso correcto de las Fotos y Vídeos.

Te presento 7 formas para mejorar las Inspecciones de Seguridad.

Controlar la Calidad de los Informes: Al usar un Tablero de Control que está en la Nube puedes ver desde cualquier lugar y en cualquier momento los Informes de las Inspecciones de Seguridad, esto permite poder controlar la calidad de los Informes para encontrar las Buenas Prácticas y las Oportunidades de Mejoras.

Guías de Inspección: si desarrollas estas guías o procedimientos para hacer Inspecciones de Seguridad en cada área te aseguras que todas las personas tienen la formula correcta para hacer mejores Inspecciones. Las guías deben estar disponibles para que se puedan ver siempre, puedes usar una plataforma de capacitación online.

Entrenar a los Inspectores: el entrenamiento se realiza con las guías o los procedimientos en este punto usa una Plataforma de Capacitación Online porque aplican la tecnología a la educación logrando que cualquier persona con conexión a internet puede acceder al entrenamiento para aprender de una forma efectiva.

Evaluación de los Inspectores: luego del entrenamiento debes explicarles a las personas que realizaran las Inspecciones cual será el procedimiento para evaluar la calidad de los Informes.

Reconocimiento a los Inspectores: en el procedimiento debe estar explicado cual será el reconocimiento que recibirán los Inspectores que mejoren la calidad de los Informes y los que superen la cantidad de Inspecciones según el requisito mínimo.

Comunicar las Inspecciones: debes usar todas las herramientas de comunicación que tiene disponible la empresa por ejemplo mostrar el Tablero de Control en las reuniones para explicar los resultados del análisis de los Datos de las Inspecciones, en el procedimiento debe estar registrado que la frecuencia mínima debe ser una vez por semana.

Uso correcto de las Fotos y Vídeos: es importante que los informes, los registros fotográficos y los vídeos se usen de una forma constructiva y positiva para reconocer los avances y para mostrar las oportunidades de mejora. No pueden usarse de una forma negativa porque generará que se escondan muchas cosas o no se quieran mostrar porque se piensa que perjudicará al responsable del área.

Esta excelente herramienta de Seguridad entrega gratis estos beneficios a todas las empresas, lo único que tienes que hacer es comenzar a realizarlas.

A. Permiten la identificación de los Peligros, estos afectan a las personas, instalaciones y procesos.

B. Las personas perciben un sincero interés de la gerencia por mejorar las condiciones de trabajo y esto genera altos niveles de compromiso en Mejorar la Seguridad.

C. Cuando las acciones de mejoras son efectivas generan un efecto positivo de participación de las personas porque aportan información para crear recomendaciones de control y mejoramiento de las condiciones de trabajo.

D. Aportan información valiosa para orientar los planes estratégicos de la empresa.

E. Crean espacios de debate para analizar alternativas de mejoramiento en todas las áreas de la empresa integrando todos los procesos.

F. Facilitan el control sobre el avance del Sistema de Gestión de Seguridad, porque permiten establecer cuando se realizaran las mejoras y además puedes comparar estas fechas con las fechas en las cuales se detectaron los Peligros.

G. Son una fuente de datos importante para crear Indicadores por ejemplo áreas inspeccionadas, cantidad de inspecciones, tipos de inspecciones realizadas.

H. Permiten la actualización en tiempo real de los Indicadores y comunicación de los Informes si usas las nuevas tecnologías para realizar las Inspecciones de Seguridad.

La empresa debe designar un equipo liderado por ti para que se reúna y realice estos seis sencillos pasos para crear los formularios de las Inspecciones de Seguridad. El equipo debe estar integrado mínimamente por Supervisores de Seguridad, Supervisores de Operación, Responsables de las áreas y operadores de esas áreas.

Primer Paso: Clasifique por categoría todo lo que tiene la Empresa, por ejemplo, maquinarias, equipos, productos químicos, materiales, áreas.

Segundo Paso: Delimiten las áreas de responsabilidad, considerando las instalaciones físicas y operacionales, y luego asigna los responsables de cada área.

Tercer Paso: Preparen una lista de todos los objetos que existen en cada una de las categorías (maquinarias, equipos, etc.).

Cuarto Paso: Con este listado identifiquen las que partes de estos objetos podrían causar Accidentes.

Quinto Paso: Con esta información diseñen los formularios de Inspección y los procedimientos indicando además que se debe inspeccionar, como se realiza la inspección, quién hará la inspección y con qué frecuencia.

Sexto Paso: Cuando tienen los diseños de los formularios lo siguiente que debes hacer es contratar la Digitalización de estos formularios para que se puedan cargar en forma remota usando la tecnología móvil.