Ihre Meetings auf Erfolgskurs

Meetings ohne klare Ziele sind Zeitverschwendung und laufen Gefahr, in Kaffeekränzchen auszuarten.  Um das zu vermeiden, werden vorab die Ziele festgelegt. Dabei wird auch strikt geprüft, ob das Meeting überhaupt nötig ist. 

Die Ziele Ihres Meetings liegen fest. Um sie zu erreichen, brauchen Sie eine Agenda, auch Tagesordnung genannt. Die Agenda bestimmt, auf welchem Weg Sie die Ziele erreichen wollen.

Auf Grund der Agenda wissen Sie, wie Sie vorgehen wollen und wer teilnehmen wird. Fehlt noch die Organisation des Meetings, wie z.B. Raum buchen, für Technik sorgen.  

Ein Meeting ist nur so gut wie seine Moderation. Somit steht und fällt es mit den Fähigkeiten des Moderators. Moderation hilft, das Ziel des Meetings zu erreichen uunter Einbindung aller Teilnehmer und Berücksichtigung der Gruppenprozesse. 

Läuft ein moderiertes Meeting gut, wird der Moderator kaum wahrgenommen. Wenn es zu Spannungen oder gar heftigen Auseinandersetzungen kommt, bedarf es schon einiger Erfahrung, um die Meetingsziele zu erreichen und vor allem keine Verlierer aufkommen zu lassen.

Es gibt verschiedene Moderationstechniken. Führen durch Fragen ist eine davon. Fragen können Teilnehmer mobilisieren und die Diskussion lenken. Der Moderator greift zwar nicht inhaltlich ein, kann aber den Ablauf des Meetings durch seine Fragen steuern.

Aktives Zuhören ist die zweite Moderationstechnik, die erläutert wird. Aktives Zuhören bedeutet, dem Anderen die volle Aufmerksamkeit zu widmen, um ihn richtig zu verstehen und eine Vertrauensebene aufzubauen. 

Visualisierung, eine der allerwichtigsten Moderationsaktivitäten, erreicht, dass das Gesprochene auch gesehen werden kann. Eine Information wird umso eher behalten und verstanden, je mehr Wahrnehmungskanäle angesprochen werden.

Ein gut moderiertes Meeting ist Ihr Erfolg. Alle Teilnehmer verlassen das Meeting mit dem Gefühl, etwas erreicht zu haben und nicht nur "ihre Zeit abgesessen zu haben."

Bevor es im nächsten Abschnitt um die reine Praxis geht, erhalten Sie in dieser Lektion einen Überblick über den Ablauf eines Meetings.

Der Start des Meetings ist eine kritische Phase für den Erfolg. Als erstes geht es um das Aufwärmen der Teilnehmer durch Begrüßung und eine Vorstellungsrunde.

In der Hinleitungsphase des Meetings geht es für den Moderator darum, das Thema, die Ziele und die Bedeutung des Meetings zu erläutern. 

Was in Meetings getan wird, hängt ganz wesentlich von den Zielen ab. Was erreicht wird allerdings, hängt vom Umgang miteinander ab. Gemeinsam erarbeitete Grundregeln sind hilfreich.

Der Leiter des Meetings ist verantwortlich für den Ablauf des Meetings. In dieser Lektion geht es darum, wie er diese Aufgaben erledigen kann.

In Besprechungen mit vielen Teilnehmern macht es oft Sinn, die Teilnehmer in Gruppen aufzuteilen. Im Plenum könnten nur die Beiträge von einigen berücksichtigt werden. Zudem bietet sich die Chance, dass Experten zu einem Thema sich untereinander abstimmen und anschließend ihr Ergebnis für die anderen präsentieren.

In Meetings gibt es oft schwierige Situationen von Unstimmigkeiten über Streitigkeiten bis hin zu ausgewachsenen Konflikten. In dieser Lektion werden mögliche Situationen aufgegriffen und wie darauf reagiert werden kann. 

Manchmal beschleicht den Leiter des Meetings ein ungutes Gefühl, dass etwas nicht in Ordnung ist. Wenn Sie nicht richtig wissen, was eigentlich los ist, eignet sich die Blitzlichtmethode.

Spätestens zum Abschluss eines Meetings sollten die Aufgaben, die sich daraus ergeben haben, dargestellt werden. Zudem muss geklärt sein, wie es weiter geht.

Wenn der Leiter sich Feedback von den Teilnehmern zu dem Meeting einholt, hat er die Chance, sich zu verbessern. Wie man das machen kann, zeigt diese Lektion. 

Protokoll schreiben, wird oft als lästige Aufgabe empfunden. In dieser Lektion wird gezeigt, dass es - strukturiert durchgeführt - kein Hexenwerk ist.

Es ist gut, sich nach dem Meeting eine kurze Auszeit zu nehmen und darüber nachzudenken, was gut gelaufen ist in dem Meeting und was beim nächsten verbessert werden kann.