HMS Programme de Gestion Hôtelière

Il existe de nombreuses options pour suivre vos réservations sur HMS. Vous pouvez visualiser vos chambres sur la "page d'accueil" pour suivre vos réservations quotidiennes, et vous pouvez suivre les statistiques au bas de votre page pour un suivi instantané des chambres.

Vous pouvez également utiliser la page "Salle mensuelle" pour suivre un mois ou plus en même temps. Ainsi, vous pourrez visualiser sur un seul écran la date, le nom de l'invité et les notes de réservation de vos réservations sur le calendrier.

Avec la liste des réservations, vous pouvez accéder à vos réservations qui ont séjourné, qui arriveront dans le futur, qui ont déjà séjourné et aux réservations annulées.

Vous pouvez utiliser le bouton Ajouter une réservation dans le menu, vous pouvez cliquer sur le bouton Ajouter une réservation pour les réservations le jour même sur la page d'accueil, et vous pouvez créer une réservation en spécifiant la chambre souhaitée, les dates d'arrivée et de départ sur le calendrier de la page Chambre mensuelle.

Sur la page Ajouter une réservation, nous commencerons par déterminer les dates d'arrivée et de départ de la réservation. Ensuite, nous spécifions respectivement le type de chambre, le numéro de chambre, le type d'hébergement et le nombre de personnes pour lesquelles nous souhaitons ajouter une réservation. Ainsi, les prix que nous avons précédemment définis dans le système s'appliqueront automatiquement. Si vous le souhaitez, vous pouvez également modifier manuellement le prix de la réservation. Ensuite, à partir de l'option Agence, nous pouvons également sélectionner l'agence où la réservation est effectuée et spécifier le numéro de réservation.

Pour spécifier les informations relatives à l'invité, nous devons cliquer sur le bouton plus à gauche. Lorsque nous indiquons le numéro d'identification de l'invité, nous pouvons remplir automatiquement toutes les informations s'il s'agit de notre invité déjà enregistré, ou nous pouvons entrer un nouvel invité en cliquant sur le bouton Nouveau. Ensuite, nous introduisons le nom et le prénom de notre invité. Ces informations sont suffisantes pour la notification automatique de nos invités qui sont citoyens de la République de Turquie sur le système de notification d'identité, nous pouvons facultativement remplir d'autres informations. Pour nos hôtes étrangers, nous pouvons notifier automatiquement le système de notification d'identité en remplissant le numéro de passeport, le nom et le prénom, le sexe, le pays, la date de naissance et le lieu de naissance.

Si nous voulons connaître les prépaiements et les encaissements reçus pour notre réservation, nous pouvons nous connecter au système sur la même page. Enfin, nous définirons notre réservation dans le système en cliquant sur le bouton Enregistrer.

Nous pouvons accéder aux détails de la réservation et les modifier grâce au bouton Détails sur la page d'accueil, au bouton Afficher la réservation sur la page Chambre mensuelle et au bouton Afficher sur la page Liste des réservations.

Le bouton Invités nous permet d'entrer de nouveaux invités, de modifier nos invités existants et de les retirer de la chambre.

Sur l'écran Encaissement / Paiement, nous pouvons saisir de nouveaux encaissements ou paiements, consulter ou supprimer en détail des encaissements déjà saisis.

Dans l'onglet Mouvements, nous pouvons saisir et suivre les services et les produits fournis à nos hôtes. Les mouvements précédemment saisis dans le système peuvent également être supprimés ou modifiés sur cet écran.

Dans l'onglet Impression journalière, nous pouvons transférer les frais d'hébergement entre différentes réservations aux mêmes dates ou utiliser l'option pour changer les frais d'hébergement de la chambre sur une base journalière.

Le bouton Modifier permet de modifier les informations spécifiées sur la page de création de la réservation.

Nous pouvons créer une nouvelle réservation de groupe à l'aide du bouton Ajouter sous l'onglet Réservation de groupe. Ainsi, au lieu de saisir une à une les réservations liées à un seul groupe, nous pouvons fermer plusieurs chambres dans le système en saisissant les réservations en une seule fois.

Sur la page Ajouter une réservation de groupe, après avoir sélectionné la date d'arrivée et la date de départ, nous devons spécifier le nom du groupe et le nom autorisé du groupe dans le système. En option, nous pouvons également utiliser la section de description.

Contrairement aux informations figurant dans l'écran de création de la réservation, nous devons saisir manuellement la section Prix. Cette section détermine le tarif journalier d'une chambre.

Ensuite, pour déterminer les chambres, nous devons d'abord sélectionner le type de chambre souhaité, puis les numéros de chambre et utiliser le bouton Ajouter une chambre. Ainsi, les chambres que nous avons sélectionnées dans le champ Chambres en bas de la page seront listées. Nous pouvons ajouter des invités dans les chambres répertoriées dans le champ Chambres et supprimer les chambres que nous avons ajoutées par erreur à l'aide du bouton Supprimer cette chambre.

Nous pouvons définir des informations supplémentaires pour notre réservation de groupe en utilisant les champs facultatifs Courrier et Téléphones.

Avec le bouton "Ajouter" en bas de la page, nous pouvons enfin créer notre réservation de groupe dont les informations ont été saisies dans le système.

La liste des clients énumère les clients qui ont séjourné dans notre hôtel jusqu'à présent ou qui ont été transférés dans notre système à partir d'une autre liste. Sur cette page, nous pouvons donc rechercher nos clients par numéro de téléphone, nom, prénom, numéro de carte d'identité turque ou numéro de passeport, créer une nouvelle réservation avec les mêmes informations sur le client à l'aide du bouton Réservation rapide, modifier les informations sur le client à l'aide de l'option "informations détaillées" ou "informations moins détaillées", et consulter les détails sur le client.

Sur l'écran Guest View, auquel on accède avec le bouton View, on peut accéder à toutes les réservations créées au nom de notre invité avec l'onglet Reservations.

Il est possible de transférer dans HMS la liste des invités que vous avez tenue manuellement ou que vous avez reprise d'un autre logiciel. Pour ce faire, vous pouvez télécharger l'exemple de modèle en utilisant le bouton Transférer la liste d'invités et transférer la liste que vous avez éditée selon ce modèle dans le système.

Pour transférer votre liste d'invités dans le système, vous pouvez accéder à la page Liste d'invités en sélectionnant Invités > Liste dans le menu de gauche, et vous pouvez importer des invités ou des agences en cliquant sur le bouton Importer en bas à droite de cette page.

Nous pouvons définir des clients problématiques pour le système en utilisant le bouton Liste noire dans la liste des invités. Ainsi, le système nous avertira plus tard lorsque nous voudrons à nouveau créer une réservation pour le même invité.

Lorsque nous cliquons sur le bouton Liste noire, nous pouvons gérer nos invités sur liste noire et ajouter de nouveaux invités à cette liste. Nous pouvons également accéder facilement à l'invité en recherchant son nom et son numéro de carte d'identité ou de passeport dans le champ Sélectionner l'invité. Dans la section Description en bas, vous pouvez saisir la raison pour laquelle l'invité est sur liste noire.

Le module Relations avec les clients permet d'envoyer des e-mails et des SMS aux clients en votre nom, manuellement ou automatiquement, dans les délais que vous indiquez.

Vous pouvez permettre au système d'envoyer automatiquement des e-mails ou des SMS en votre nom après la réservation, avant l'enregistrement du client à l'hôtel, pendant le séjour du client à l'hôtel et après son départ de l'hôtel avec les brouillons que vous spécifiez en utilisant l'option "Relations avec les clients > Modifier le détail" dans le menu.

Pour modifier les brouillons existants, vous pouvez cliquer sur le brouillon ou créer un nouveau brouillon à l'aide du bouton Ajouter un nouveau message.

Lors de la modification d'un brouillon ou de la création d'un nouveau brouillon, nous devons d'abord sélectionner l'option Mail ou SMS pour ce brouillon. Nous définirons le texte que nous voulons envoyer dans le champ de contenu du brouillon à droite. Ce champ peut également être modifié ultérieurement. Dans la section Règles à gauche, nous pouvons choisir les règles que le texte que nous voulons envoyer doit suivre.

Après avoir publié le projet que nous avons créé à l'aide du bouton Enregistrer et publier en bas de page, nous pouvons exécuter le projet que nous avons publié à l'aide du bouton Activer sur la page Relations avec les visiteurs.

Dans la tarification basée sur les personnes, un nombre principal de personnes est déterminé et c'est le prix principal que nous introduirons dans le système. Les prix des autres personnes seront automatiquement générés par le système sur la base des tarifs que nous avons définis.

Pour ce faire, nous devons suivre le chemin Établissement > Type de chambre et cliquer sur le bouton Modifier à côté du type de chambre dont nous voulons fixer ou modifier les tarifs. Les dispositions doivent être prises sous l'onglet Politique des prix de la page de modification du type de chambre. Le champ Prix par personne servira de prix indicatif pour les tarifs que nous voulons fixer. Si le prix principal est fixé à deux personnes, les prix des autres personnes seront automatiquement modifiés en fonction des changements que nous aurons déterminés dans les champs situés à côté du type d'hébergement en bas de la page. Une fois les tarifs définis, ils sont sauvegardés à l'aide du bouton Enregistrer situé en bas de la page.

Pour déterminer les prix, mettre à jour la disponibilité et gérer les restrictions des canaux intégrés à HMS, vous devez suivre le chemin Prix périodiques > Mise à jour en bloc.

Sur l'écran Bulk Update, sélectionnez le titre de la mise à jour à effectuer dans le champ Updates à gauche, les dates de début et de fin, les jours pendant lesquels les changements seront effectués et les canaux auxquels ces mises à jour seront envoyées. Après avoir déterminé les critères de la mise à jour à effectuer, vous devez agir en fonction du type de mise à jour. Vous pouvez utiliser "Prix" pour saisir un nouveau prix, "Modifier le prix" pour modifier un prix précédemment défini dans le système, "Disponibilité" pour envoyer une nouvelle disponibilité ou modifier manuellement la disponibilité existante, "Hébergement" pour déterminer la période minimale ou maximale d'hébergement, "Fermer à l'arrivée" pour laisser la vente du type de chambre ouverte jusqu'à un certain jour, et "Restrictions" pour fermer ou ouvrir un ou plusieurs types de chambres ou types d'hébergement à la vente, à l'enregistrement et à l'embarquement.

Pour suivre les mises à jour périodiques que vous avez effectuées, vous pouvez utiliser la page Tarifs périodiques > Aperçu. Sur cette page, il vous suffira de sélectionner le canal et la date à laquelle vous souhaitez voir la version la plus récente et de cliquer sur le bouton Modifier.

Comment suivre les réservations à partir d'un canal et comment en afficher les détails ?

Vous pouvez dresser la liste des réservations effectuées auprès des chaînes en suivant le chemin Réservation > Réservation auprès de la chaîne dans le menu. Vous pouvez filtrer les réservations à l'aide des sélections en haut de la page, et vous pouvez effectuer une recherche basée sur le nom de l'invité, le numéro de réservation et la date à l'aide du champ de recherche.

Vous pouvez utiliser le bouton Voir dans la colonne Transactions pour afficher les détails de la réservation. Ce champ est créé sur la base des données envoyées à HMS par le canal pertinent à partir duquel la réservation est reçue.

Comment consulter les informations relatives à la carte de crédit des réservations reçues de la chaîne ?

Si vous souhaitez consulter les informations relatives à la carte de crédit d'une réservation sur la page de réservation de la chaîne, cliquez sur le bouton "View" pour accéder aux détails de la réservation. Sur la page qui s'ouvre, cliquez sur le bouton Rooms dans les onglets en haut à droite, descendez jusqu'au bas de la page et cliquez sur le champ "Click for Information" dans le champ Credit Card Information. Après avoir saisi le mot de passe de l'utilisateur que vous utilisez pour vous connecter au système dans la fenêtre qui s'ouvre, vous pouvez accéder aux informations relatives à la carte de crédit de la réservation concernée en cliquant sur le bouton "Afficher les informations relatives à la carte".

Vous pouvez utiliser la page Mouvements > Inventaire > Inventaire > Liste du menu pour suivre vos stocks et les stocks du système.

Les quantités en stock des articles figurant dans votre liste de stock sont affichées dans cette liste. Vous pouvez ainsi suivre l'état instantané des stocks dont vous avez besoin et prendre des précautions.

Pour définir un nouveau stock dans le système, vous devez utiliser le bouton "Ajouter un nouveau stock" en haut à droite de la page concernée. Sur la page qui s'ouvre, vous devez spécifier le nom et le prix du stock que vous souhaitez définir dans le système. Les autres champs de la page ne sont pas obligatoires, mais ce sont des fonctions qui peuvent être utilisées de manière facultative. Vous pouvez enregistrer le numéro du code-barres, vous pouvez permettre au client de l'acheter pendant le processus de réservation en ligne, vous pouvez spécifier le taux de TVA, vous pouvez choisir si les quantités en stock peuvent être suivies, vous pouvez sélectionner le champ approprié dans lequel vous voulez que l'article en stock que vous avez créé soit situé.

Comment créer et suivre les ventes ouvertes ?

Vous pouvez ajouter, collecter et suivre les ventes que vous avez effectuées à vos clients qui ne sont pas des clients de l'hôtel à partir de la page Actions > Ventes ouvertes dans le menu.

Vous pouvez ajouter une nouvelle vente en cours en utilisant le bouton Ajouter une vente en cours en haut à droite. Dans le champ "Select Transaction", sélectionnez le champ à partir duquel la vente sera effectuée. Sélectionnez ensuite le produit à vendre à l'aide du bouton "Ajouter un produit". Pour compléter le processus de vente, il convient d'indiquer le nom de la personne à qui la vente sera faite, le numéro de ticket, le cas échéant, le taux de réduction, et si le prix n'est pas spécifié, il doit l'être.

Vous pouvez supprimer et modifier les ventes ouvertes que vous avez créées sur la même page, transférer le compte de la vente ouverte vers le compte de la salle que vous souhaitez et entrer la collection dans le système.

Comment créer des dépenses ?

En traitant les dépenses de votre hôtel dans votre système, vous pouvez assurer un suivi plus précis de votre trésorerie. Pour ce faire, vous devez utiliser le bouton Mouvements > Dépenses dans le menu.

Sur la page qui s'ouvre, vous pouvez accéder à l'écran d'ajout de dépenses en cliquant sur Ajouter une nouvelle dépense. Dans la section d'ajout de dépenses, il faut tout d'abord déterminer l'élément de dépense. Ensuite, il faut spécifier la société ou la personne à laquelle la dépense appartient et le montant.

En créant un compte d'utilisateur spécial pour votre personnel, vous pouvez suivre les transactions effectuées par quel personnel, et vous pouvez limiter les opérations que votre personnel peut effectuer sur HMS grâce à l'autorisation.

Vous pouvez accéder à l'écran de création d'un compte personnel en sélectionnant Outils > Personnel > Ajouter dans le menu. Après avoir saisi les informations relatives au personnel dans le système, sur la page qui s'ouvre, vous devez activer le champ "Panneau Web actif". Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous devez définir les informations nécessaires sur l'utilisateur.

Pour l'autorisation, vous devez utiliser le champ Autorisations (Permissions) dans le coin supérieur droit de la page. Sur cette page, vous devez marquer les opérations que votre personnel peut effectuer lorsqu'il se connecte à son propre compte. Après avoir effectué toutes les opérations, vous pouvez créer le compte de votre personnel en utilisant le bouton Ajouter en bas de la page.

Vous devez utiliser le champ Clôture et transfert en cliquant sur le champ portant votre nom en haut à droite de votre écran HMS. La page qui s'ouvre montre instantanément les coffres ouverts dans le système et les coffres qui ont été précédemment fermés et transférés.

Modification du moteur de réservation en ligne

Vidéo de formation expliquant comment enregistrer des photos et des caractéristiques dans le moteur de réservation en ligne intégré au programme HMS Hotel.

Utilisation des menus sans contact

Zone de création de coupons sur la page de réservation en ligne

Opérations de fin de journée

Afficher L'adresse IP

Affichage de la Carte de Credit dans une Réservation reçue du Canal

Le Scannage D'identité