Microsoft Access - Base de datos para la Gestión Comercial

En esta clase, los estudiantes verán en un ejemplo práctico, como se debe construir el Diagrama Entidad Relación que  represente el Modelo de Datos que cada uno debió definir después de las clases anteriores.

Se dará a los estudiantes una visión general a modo de ejemplo una base de datos para la gestión Comercial diseñada en este programa para que los estudiantes visualicen a donde queremos llegar.

Ingresaremos al programa Access para visualizar los diferentes objetos que conforman el programa.

Se crearán directamente en el Access las tablas para Líneas, Grupos y Productos y/o Servicios

Se crearán directamente en el Access las tablas para los vendedores, las Regiones, Ciudades, Clientes y Agenda

Se crearán directamente en el Access las tablas para el registro de los pedidos y facturación

Se crearán directamente en el Access las tablas para el registro de los recaudos recibidos de los clientes asociados a cada factura

Se crearán directamente en el Access la tabla para el registro de los usuarios autorizados para ingresar al sistema

Esta es la introducción a la sección 4 para la creación de Formularios.  En esta clase se explicará el alcance de la sección y se diseñará un formulario "FORMATO" que tendrá el diseño general que será aplicado en la mayoría de los formularios de la base de datos.

En esta clase los estudiantes crearán su primer formulario para los registros de las Líneas y Grupos de productos o  servicios. En esta primera parte se diseñará el formulario en la parte de Líneas. 

En esta clase, los estudiantes completarán el diseño del formulario para el control de Líneas y Grupos.  Así mismo, se generarán los primeros código de automatización de algunas rutinas en Visual Basic.  Se deja como tarea para los estudiantes, el diseño final del formulario en la pestaño de Grupos para que quede al gusto de cada uno.

En esta clase se continúa avanzando en la creación de los formularios principales.  Se crea el formulario para gestionar los campos de la tabla productos y/o servicios.

Los estudiantes desarrollarán un formulario en el que se podrán filtrar y crear todos los productos según el Grupo al que pertenecen.  En este formulario se incluirá solo la información básica de cada producto para que posteriormente pueda ser consultada y/o actualizada toda su información, haciendo un link con el formulario "Productos y/o Servicios" creado en las clase anteriores.

En esta clase se procederá a hacer la programación en VBA para hacer un vínculo automático entre el formulario "Lista de Productos" y el formularios d "Productos" para habilitar la opción de completar toda la información de los productos y/o servicios que se comercializan.

En esta clase se presenta a los estudiantes los formularios ya desarrollados para Vendedores, Ciudades, Clientes y Agenda para que ellos los desarrollen con base en los con base en los conocimientos adquiridos hasta el momento.  Se presenta otra forma de hacer filtros al listado de clientes utilizando programación de VBA.

En esta primea clase de creación del formulario de pedidos, se diseña el encabezado con toda la información para administrar la información de los pedido y sus facturas.

Esta clase se centra en toda la programación en Visual Basic para los diferentes botones de navegación que se montaron en el encabezado del formulario para el control de los Pedidos de Venta.

En el archivo de Access descargable adjunto a esta clase, se incluye toda la programación y los ajustan a  los formularios ya diseñados hasta el momento en las clases anteriores para que los estudiantes la analicen y hagan los cambios pertinentes en la que cada uno viene diseñando en el taller.

En esta clase se desarrolla el subformulario con el detalle de los productos y/o servicios que se comercializan. De igual forma que el las clases pasadas, se presenta la programación requerida en VBA para algunos campos y se incluye un modulo de programación para convertir números en letras que se podrá utilizar en cualquier parte de la base de datos.

En esta clase se diseña totalmente el Sub formulario para el registro y control de los recaudos o pagos recibido para cancelar las facturas emitidas a los clientes

Esta es una clase complementaria para el formulario de Pedidos, en la cual se diseñará el informe para poder imprimir o generar un reporte para el cliente con los productos o servicios que se le están cotizando. Este informe será generado desde el formulario de pedido para que esté vinculado a cada pedido en particular.

Esta clase estará centrada en el diseño del formulario de consulta para el control y seguimiento de las cuentas por pagar o "cartera".

En esta última clase de la sección 4 se diseña el formulario para la administración de los usuarios que tendrán acceso al sistema y sus respectivos permisos.  Se deja como material de descarga la base de datos con todos los avances alcanzados hasta el momento y también una carpeta.zip con algunos iconos que podrán ser utilizados en la sección siguiente donde se diseñarán los formularios de navegación y consulta.

Esta clase está centrada en la creación de los tres formularios básicos para poder ingresar y navegar en la base de datos.  Se crearán en primera instancia los formularios sin ninguna programación para: Inicio de Sesión, Ingreso por primera vez y Menú Principal.

Esta clase está destinada a la programación del formulario de inicio de sesión por primera vez. Se programa el formulario "login" para que limpie totalmente la pantalla ocultando la barra de herramientas y el Panel de Navegación de Access.  Posteriormente se programa el campo de selección del usuario para identificar el ingreso por primera vez a la base de datos y remitir al formulario "Login Inicial".  Se anexa la base de datos completa con todos los avances hasta esta clase.

En esta clase los estudiantes completarán la programación necesaria para el formulario "Login". Adicionalmente recibirán las instrucciones para cambiar el valor predeterminado del campo IdUsuario en todos los formularios que así lo requieren.  Para la clase siguiente deberán contar con un diseño preliminar de los botones o el listado de los diferentes módulos que se requieren para la base de datos según el diseño y el objetivo que se planteó iniciando este taller.

Esta clase le permitirá a los alumnos completar el diseño gráfico del Menú Principal y realizar la programación en VBA necesaria para controlar el acceso de los diferentes usuarios a los módulos a los cuales se les autorice el ingreso. Esta es una clase muy importante para garantizar la seguridad de la información que contiene la base de datos.

Como complemento a la clase anterior, en esta los estudiantes programarán en VBA cada uno de los botones de navegación que se han definido para los diferentes módulos.  Quedará pendiente la programación de aquellos elementos como consultas de ventas, dashboard para el análisis de la gestión comercial, informes de clientes, precios, etc, los cuales se programarán en la medida que sean diseñados en las clases siguientes.

Esta es la primera clase de la sección final del taller en la que los estudiantes aprenderán a diseñar consultas en las que intervienen varias tablas.  Se diseñará la consulta necesaria para identificar los productos y/o servicios vendidos y que se encuentran pendientes de entrega al los clientes. Incluyendo, la ciudad donde está ubicado el cliente, los datos del producto y/servicio pendiente como Grupo, descripción, cantidad, etc. Posteriormente, a partir de esta consulta, se diseñará el formulario en el que se verá esta información y en la con toda la información seleccionada.  Finalmente se hará la programación pertinente en VBA para que se pueda navegar desde el Menú Principal para ver este formulario de consulta.

En esta clase, se le dará la seguridad de acceso a la base de datos con lo cual al abrir el programa se cargará automáticamente el formulario de "Login".  Seguidamente se diseñará la consulta para identificar los productos o servicios vendidos a los clientes para posteriormente crear el formulario correspondiente para visualizar esa información y tomar decisiones.

En esta clase los estudiantes comenzarán con el diseño iniciar de las consultas y las gráficas que se presentarán en el Dashboard de resultados de la gestión comercial.  La clase inicia con la definición de  cual es la información que se quiere ver, la forma de verla y que se considera de importancia para analizar los resultados de la gestión comercial.

Esta clase se centra en la segunda parte del desarrollo del Formulario con el Dashboard de Gestión Comercial. Al finalizar esta clase, los estudiantes habrán completado el diseño propuesto para visualizar los gráficos de resultados con los filtros correspondientes para los rangos de fechas que se seleccionen.

En esta primera parte de la clase final del taller, los estudiantes definirán el contenido que se quiere ver en el informe de rentabilidad de los productos vendidos y diseñarán la consulta, el formulario de control de fechas y el diseño preliminar del informe.  Se harán también las programaciones de navegación requeridas para la generación del reporte desde el menú principal de la base de datos.

En esta segunda parte de la clase final, los estudiantes diseñarán totalmente el informe de rentabilidad, agrupando la información de ventas y costos por grupos de productos y por clientes.  Se trabajará en el diseño general y se crearán formatos condicionales en el resultado de la rentabilidad para que sean comparados con los márgenes esperados en cada producto.  El  archivo que  se anexa a esta clase, corresponde a la base de datos completa que se ha desarrollado a modo de ejemplo durante todo el taller.  Incluirá los informes con los listados de precios y clientes que se definieron en el menú principal y que no se desarrollaron en el taller por considerarlos sencillos de crear con los conocimientos adquiridos por los estudiantes durante todo el taller.

Esta clase es la final del taller.  En ella se le completará la seguridad a la base de datos y daré un serie de recomendaciones para el manejo, la seguridad y la evolución futura de la herramienta que se ha diseñado.