Gestão de Tempo - aumentando seu desempenho profissional

A grande mudança de paradigma na Gestão do Tempo é separar suas atividades recorrentes e imprevistas em Urgência e Importância. Tudo que é urgente é necessariamente importante? A Importância está diretamente relacionada às suas metas. E urgência está intimamente ligada ao tempo que você dispõe para realizar a atividade sugerida.

Várias atividades podem ser urgentes e importantes. Uma crise com um cliente, um familiar doente precisando de apoio. Porém, muitas atividades são meramente urgentes, mas não estão alinhadas às suas metas e, por várias vezes, apenas desperdiçam seu tempo.

Todas as atividades (compromissos ou tarefas) que vivemos diariamente podem ser divididas em quadrantes. A formação desse modelo mental é baseada em dois conceitos fundamentais: importância e urgência.

Importante: atividades que estão alinhadas com seus interesses, valores e prioridades.

Urgente: atividades que possuem um prazo imediato.

Dessa forma divide-se o tempo em quatro quadrantes:

Quadrante 1 = Urgente e Importante = Necessidade

Quadrante 2 = Não Urgente e Importante = Eficácia

Quadrante 3 = Urgente e Não Importante = Decepção

Quadrante 4 = Não Urgente e Não importante = Desperdício e Excesso

Quadrante QIV

Eliminar QIV - desperdício em excesso - não urgente/não importante

atividades que não fazem parte das nossas metas

Como ELIMINAR o quadrante IV?

- Reflexão constante;

- Cuidado com os ladrões do tempo: televisão e internet;

- Gestão do estresse;

Quadrante QIII

Evitar QIII - urgente/ não importante - EVITAR

Alinhamento profissional

Discussão de relacionamento

Esclarecer expectativas

Delegar - autonomia

Aprender a dizer não - transferir decisão de prioridades

Como EVITAR o quadrante III?

- Alinhamento (profissional);

- Discutir a relação (pessoal);

- Esclarecer expectativas;

- Aprender a dizer não e a negociar novos prazos;

- Delegando poder (aumentando o nível de autonomia);

- Desde que seja possível, não atenda todas as suas ligações. Faça um filtro na origem das ligações e no momento em atendê-las. Interromper uma atividade importante pode levar à perda de foco;

Quandrante QI

Reduzir QI - urgente/importante

Ler o livro triade do tempo

Planejamento semanal

Delegar

Cuidar dos relacionamentos

Como REDUZIR o quadrante I?

- Realizando um Planejamento semanal;

- Cuidando dos relacionamentos;

- Delegando;

- Meta: 25% em urgências.

Quadrante QII

Focar QII - não urgente/importante

MUITO IMPORTANTE

Metas e objetivos

Planejamento semanal

Relacionamento como prioridade

Reflexão constante

Está aí uma tarefa bem complicada. Dizer não torna-se especialmente difícil quando, por mais que a atividade proposta seja de nenhuma importância em sua vida, a pessoa que está pedindo é. Leia abaixo os problemas relacionados e algumas dicas que vão facilitar o seu próximo NÃO.

Problemas:

- É algo contrário à nossa cultura;

- Muitas vezes passa antipatia, grosseria ou falta de atenção;

- Dicotomia entre a não importância da tarefa e a importância da pessoa;

Dicas:

- Tenha um planejamento semanal como escudo;

- Pense na tarefa você não realizará para atender o pedido;

- Faça perguntas: isso é necessário agora? Precisa realmente de mim? Precisa realmente ser feito?

- Não use o TALVEZ;

- Ao superior: transfira a ele a decisão sobre as suas prioridades;

- Fuja à popularidade e tenha coragem!

Todo sistema de Gestão de Tempo deve ter como base os seguintes pontos: contatos, compromissos, anotações e tarefas. O primeiro passo na organização desses pontos é a escolha da ferramenta que irá auxiliar o processo.

Todo sistema de Gestão de Tempo deve ter como base os seguintes pontos: contatos, compromissos, anotações e tarefas. O primeiro passo na organização desses pontos é a escolha da ferramenta que irá auxiliar o processo.

Todo sistema de Gestão de Tempo deve ter como base os seguintes pontos: contatos, compromissos, anotações e tarefas. O primeiro passo na organização desses pontos é a escolha da ferramenta que irá auxiliar o processo.

DEFINA SEU ESTILO

A escolha das ferramentas define o seu estilo de gestão.

TOTALMENTE ONLINE: smartphone, laptop e ferramentas online.

TOTALMENTE OFFLINE: agenda tradicional, papéis para anotações.

MISTO: um pouco de cada.

Em qual estilo você se enquadra?

TIPOS DE PLANEJAMENTO

Longo Prazo: mais de um ano para realizar.

Ex.: filhos, casamento, compra de apartamento, carro, etc.

Médio Prazo: menos de um ano para realizar.

Ex.: eventos, viagens, cursos, treinamentos etc.

Curto Prazo: uma semana.

Ex.: tarefas e compromissos.

Curtíssimo Prazo: follow up diário.

Ex.: verificação das atividades adiadas, do dia e que podem ser antecipadas.

O PLANEJAMENTO SEMANAL

- É o planejamento de rotina.

- Foco na execução.

- Melhor unidade de tempo para planejamento.

- Deve ser feito entre sexta a tarde (ideal) e segunda de manhã (menos indicado).

- Duração de 20 a 30 min.

PASSO A PASSO DO PLANEJAMENTO SEMANAL

Pauta, participantes, horário de inicio e termino, ter um grande mediador, ser sinérgico.

Algumas dicas para tornar suas reuniões mais objetivas e produtivas.

- Defina Pauta;

- Selecione os presentes;

- Defina horário de início e principalmente de término;

- Envie os arquivos necessários previamente;

- Comece SEMPRE no horário;

- Eleja um mediador;

- Seja o mais sinérgico possível.

Dicas para Delegar

Lutar contra a centralização, forme um substituto, valorize todo o time, defina escopo e expectativas, não esqueça tarefas delegadas, feedback constante.

O início é árduo e precisa de grande dedicação. É um processo de mudança de hábito. Assuma o compromisso de fazer por 4 semanas seguidas. Ao final de cada uma delas, veja o quanto você progrediu!

Nunca foi tão fácil ter acesso ao conhecimento. Pratique sistematicamente atividades de estudo como leituras, treinamentos, cursos formais e outros.

O melhor método de Gestão do seu tempo é o que você desenvolverá. Utilize as dicas discutidas nesse curso para criar seu próprio modelo. Algo que sugeri não surtiu efeito? Ignore! Você pensou em adaptar alguma dica para outro formato? Faça!

A melhor forma de fixar um método é compartilhá-lo com outras pessoas. Comece dividindo o modelo com alguém próximo e depois expanda seus horizontes.