Guía esencial para el uso de fórmulas y funciones con Excel

En esta clase veremos el concepto de "fórmula", su estructura básica y varios ejemplos de uso, y lo compararemos con el concepto de "función". Presentaremos también el concepto de referencia, concepto que será ampliado en posteriores clases.

En esta clase aprenderemos a crear fórmulas sencillas utilizando operadores básicos:

Operadores aritméticos: suma, resta, multiplicación, división, porcentaje, exponenciación y negación. Plantearemos los problemas derivados del uso de más de dos elementos en una fórmula.

Comparadores lógicos: Igualdad, mayor que, menor que, mayor o igual que, menor o igual que y diferencia.

Comparadores de texto: Concatenación.

Cuando escribimos una fórmula en la que se combinan diferentes operadores, Excel los aplica según un cierto orden de precedencia. En esta clase aprenderemos el orden en el que se aplican y cómo usar paréntesis para indicar a Excel el orden en el que queremos que se apliquen. Dedicaremos especial atención al uso de comparadores lógicos en fórmulas que involucran a más de dos elementos, pues los resultados obtenidos pueden no ser los que uno puede esperar.

Al igual que ocurre con celdas que contienen valores, podemos editar una celda que contenga una fórmula tanto en la propia celda como en la barra de fórmulas, tema que será revisado en esta clase.

Los conceptos de referencia absoluta, relativa y mixta son críticos en Excel, pues nos van a permitir replicar o mover nuestras fórmulas por la hoja de cálculo ahorrándonos un notable esfuerzo. Las referencias relativas cambiarán cuando movamos o copiemos la fórmula en la que se usan, mientras que las referencias absolutas permanecerán inalterables. Estos conceptos serán revisados en esta clase y en la siguiente.

Los conceptos de referencia absoluta, relativa y mixta son críticos en Excel, pues nos van a permitir replicar o mover nuestras fórmulas por la hoja de cálculo ahorrándonos un notable esfuerzo. Las referencias relativas cambiarán cuando movamos o copiemos la fórmula en la que se usan, mientras que las referencias absolutas permanecerán inalterables. Estos conceptos serán revisados en esta clase y en la anterior.

En esta clase revisaremos algunos de los métodos introducidos en las clases anteriores utilizados para copiar fórmulas y valores: uso de combinaciones de teclas y del ratón para el copiado rápido.

En ocasiones nos encontraremos en la situación la que queremos copiar una fórmulas que contiene referencias relativas o mixtas pero no queremos que Excel modifique dichas referencias. Veremos en esta clase cómo conseguirlo.

Las funciones son fórmulas sencillas predefinidas para obtener resultados complejos. Se trata de una de las más potentes herramientas ofrecidas por Excel y será el objeto de estudio de esta clase. Presentaremos alguna función básica y el concepto de parámetro.

Revisaremos en esta clase el comando "autosuma", que introduce en Excel la función "suma" y nos sugiere un rango a sumar. Veremos cómo modificar el rango de suma sugerido y cómo usar el teclado para la ejecución rápida de este comando.

Una herramienta extremadamente útil a la hora de calcular sumas totales en tablases usar la herramienta de análisis rápido, herramienta que veremos en esta clase. Veremos cómo nos permitirá calcular no solo la suma de las columnas o filas, sino también promedios, el recuento de celdas o el porcentaje respecto del total entre otras opciones.

En esta clase revisaremos las categorías de funciones incluidas en la cinta de opciones de Excel, categorías que cubren la mayor parte de las funciones que podemos usar en Excel:

• Recientes, que incluye las últimas funciones utilizadas
• Financieras
• Lógicas
• Texto
• Fecha y hora
• Búsqueda y referencia
• Matemáticas y trigonométricas
• Más funciones

Excel permite dar nombres a celdas y rangos lo que, aplicado a fórmulas y funciones, resulta en una asombrosa herramienta que nos permite simplificar nuestro trabajo y minimizar errores, lo que será cubierto en esta clase. Veremos cómo asignar nombres y cómo usarlos en nuestras fórmulas y funciones.

Una posibilidad poco conocida de Excel es su capacidad para manejar constantes y fórmulas tras darles un nombre, lo que nos permitirá usarlas en nuestras hojas de cálculo sin tener que repetir el valor o la fórmula en cuestión. En esta clase revisaremos cómo hacerlo y las ventajas que supone.

Algunas funciones de Excel incluyen dos versiones: una para trabajar con idiomas que utilizan el juego de caracteres de un byte (como el español o el inglés), y otra para trabajar con idiomas que utilizan el juego de caracteres de dos bytes (entre los que se incluyen el japonés, el chino simplificado y tradicional, y el coreano), lo que será revisado en esta clase.

Debido al alto número de funciones disponibles, resulta del todo imposible recordar la sintaxis de cada una de ellas o en qué parte de la cinta de opciones está situada. Habrás visto que cuando empiezas a escribir la función (“=…”), Excel sugiere los nombres de funciones que empiezan por las letras escritas, lo que es buena ayuda. Pero puede obtenerse más ayuda usando el asistente de funciones, lo que será cubierto en esta clase.

En esta clase revisaremos las diferentes áreas en las que se divide la ventana del asistente de funciones y la información que encontramos en cada una de ellas.

No importa cuán cómodos nos sintamos trabajando con Excel o lo acostumbrados que estemos a usar una función: siempre nos encontraremos con situaciones en las que debamos aplicar una función nueva o que no hemos usado demasiado, o con dudas acerca del comportamiento de una función en determinadas circunstancias. Para estos casos, Excel nos ofrece una muy buena documentación integrada en la aplicación a la que podemos recurrir siempre que necesitemos. Esta documentación incluye incluso ejemplos que podemos copiar a un libro de cálculo para asegurar que hemos comprendido todos los detalles.

Excel incluye cientos de funciones de todos los tipos. Veremos en esta clase cómo las organiza en categorías y cómo encontrarlas en el asistente, ya sea accediendo a la categoría de "usadas recientemente", o dando a Excel una descripción básica de lo que necesitamos..

En este bloque de funciones encontramos todo tipo de funciones orientadas al dinero: cálculo del valor presente o futuro de una cantidad, pagos, etc.

La función PAGO calcula los pagos de un préstamo que está basado en pagos y tasa de interés constantes. En esta clase aprenderemos a usarla.

Excel incluye numerosas funciones para la gestión de fechas y horas, pero su uso puede resultar complejo si no se entienden correctamente. En esta clase haremos un repaso rápido por los calendarios usados a lo largo de los últimos 2000 años y los límites que impone Excel al uso de estas funciones.

La función AHORA devuelve la fecha y hora actuales (según el calendario gregoriano) con formato de fecha y hora. Revisaremos esta función en esta clase.

La función DIAS devuelve la cantidad de días entre las dos fechas. Revisaremos en esta clase cómo usarla.

Esta función devuelve el número total de días laborables entre dos fechas tras excluir fines de semana y los festivos que indiquemos. En esta clase revisaremos cómo usarla.

En esta clase repasaremos los detalles de la función DIAS.LAB.INTL. Esta función devuelve el número de días entre dos fechas, pudiendo personalizar cuántos días y qué días se corresponden con el fin de semana y qué días deben ser considerados no laborables (por ser vacaciones o festivos).

La función DIASEM devuelve un número de 1 a 7 que identifica el día de la semana. En esta clase revisaremos cómo se usa.

En esta clase revisaremos la función HOY, función que devuelve la fecha actual con formato de fecha.

Estas funciones aceptan como argumento un valor de fecha y hora (o solo de hora) y devuelven el segundo, minuto, hora, día, mes y año, respectivamente. En esta clase veremos cómo se usan y haremos algunos ejemplos.

En esta categoría de funciones -a la que dedicaremos esta clase- encontraremos numerosas funciones matemáticas y trigonométricas: cálculo de números aleatorios, el valor entero de una cifra decimal, una función para la conversión de números arábigos en romanos, sumas, cálculo de senos, cosenos, etc.

La función ABS que cubriremos en esta clase devuelve el valor absoluto de un número, es decir, un número sin su signo.

La función ALEATORIO devuelve un número real aleatorio mayor o igual que cero y menor estricto que 1, distribuido uniformemente. Veremos cómo se usa en esta clase.

La función ALEATORIO.ENTRE devuelve un número entero aleatorio entre los números que se especifiquen. Aprender a usar esta función será el objetivo de esta clase.

Tanto la función ALEATORIO como ALEATORIO.ENTRE son muy útiles para probar una hoja de cálculo antes de llenarla de contenidos reales. Repasaremos en esta clase pros y contras del uso de estas funciones y cómo aprovecharlas para poner a prueba nuestras hojas de cálculo.

En esta clase revisaremos la función COCIENTE, función que devuelve la parte entera de una división, es decir, la parte entera del valor resultante de la división. 

La función ENTERO redondea un número hasta el entero inferior más próximo. Aprenderemos a usarla en esta clase.

La función M.C.D que revisaremos en esta clase devuelve el máximo común divisor de los números enteros indicados como parámetros.

La función NUMERO.ROMANO convierte un número arábigo en romano, con formato de texto. Veremos en esta clase cómo se utiliza y los diferentes estilos que la función pone a nuestra disposición.

La función SUMA que será el objeto de esta clase es una de las más usadas en Excel. Suma todos los números indicados, pudiendo aceptar valores individuales, referencias de celdas, rangos o combinaciones de los tres tipos.

En esta clase aprenderemos a usar la función SUMAR.SI, útil función que suma las celdas que cumplen determinado criterio o condición.

Esta versátil función suma las celdas que cumplen un determinado conjunto de condiciones o criterios. Veremos en esta clase cómo se utiliza.

Revisaremos en esta clase la función TRUNCAR, que convierte un número decimal a uno entero al quitar la parte decimal o de fracción.