Module 3 - La clientèle / Comment trouver des clients

MODULE 3 – LA CLIENTELE

1 - Quelle clientèle obtenir ?

Vous avez choisi votre profil de secrétaire que vous souhaitez devenir, chaque secrétaire a ses compétences et sa façon de travailler.

DONC vous allez chercher des clients en fonction de vos compétences, et des critères que vous avez choisi dans le tableau du module 2

Il faut cibler les clients en fonction de ses compétences :

Plusieurs types de clients sont possibles :

A– les clients simples :

o Les artisans, professions du bâtiment (peintre, maçon, électricien, plombier etc…) ;

o Les TPE et PME ;

o Les commerces (pourquoi pas) ;

B – les clients à compétence technique

n Les professions avec des compétences techniques comme :

o Architecte ;

o Géomètre ;

o Maître d’œuvre ;

o Diagnostiqueurs ;

o Expert assurance, auto ;

o Etc.

C – Les clients à spécialisation et profession réglementée

n Les professions libérales :

o Toutes les professions médicales et para médicales ;

o Toutes les professions juridiques.

D - Les particuliers peuvent être des clients potentiels, toutefois vous pouvez vous faire payer en CESU https://www.kmfservices.fr/secretaire-externe-peut-on-beneficier-des-cheques-cesu/

Si vous possédez les compétences suivantes :

- Bonne orthographe ;

- Rigoureuse ;

- Organisée ;

- Autonome ;

- Maîtrise de l’outil informatique ;

- Polyvalente.

Alors, vous pouvez cibler les types de clients profil A et D

Si en plus de ces compétences vous avez une spécialisation dans le ou les domaines techniques, bâtiments ou autres, vous pouvez cibler les types de clients profil A – B et D

Si vous avez des compétences en médical ou juridique dans ce cas vous pouvez cibler les types de clients profil A – C et D

DANS TOUS LES CAS VOUS DEVREZ ÊTRE A l’AISE, SOURIANTE ET SAVOIR VOUS ADAPTER RAPIDEMENT

Chaque type de client aura des demandes concernant son corps de métier.

Par exemple pour les artisans :

La polyvalence est obligatoire, il faut savoir maîtriser l’outil informatique pour faire des factures et des devis et connaître plusieurs types de logiciels, car ATTENTION vous ne devez pas faire de factures et devis sur Word ou Excel.

La facturation avec Excel ou Word interdite depuis la loi contre la fraude à la TVA du 1er janvier 2018, il est interdit de facturer avec un logiciel de traitement de texte ou tableur (Word, Excel) c’est illégal.

Il est IMPÉRATIF d’utiliser un logiciel conforme à la loi.

Attention les artisans peuvent avoir des demandes très variées, il vaut mieux être un Mac-gyver du secrétariat, car ils ont tendance à « mélanger » le professionnel et le personnel.

Vous pouvez gérer les artisans en ponctuel mais aussi en récurrence.

Pour les professions libérales médicales ou juridiques :

La polyvalence est également obligatoire, il faut s’adapter très rapidement car peu de temps pour expliquer les tâches, soyez au TOP de l’adaptation, ça bouge rapidement !

Vous pouvez être amenée à faire des retranscriptions audio, j’y reviendrai dans un autre module.

Surtout, il vous faut être discrète car vous allez être confrontée au secret professionnel, et vous devrez savoir correctement vous exprimer.

Pour les particuliers :

Ce sera des besoins ponctuels, des CV, des lettres de motivation ou peut-être intervenir pour une aide administrative pour des dossiers.

Il faudra bien entendu les compétences et qualités dont je vous ai parlé dans les deux autres cas, à savoir :

- Bonne orthographe

- Rigoureuse

- Organisée

- Autonome

- Polyvalente

- Discrète

Mais aussi ÊTRE à l’écoute et attentive aux besoins, empathique et sociable, souriante.

EN CONCLUSION :

Vous pouvez avoir plusieurs types de clientèle si vous avez les compétences du besoin des clients.

PRENEZ Le temps de réfléchir et de détailler vos compétences pour les mettre en adéquation avec vos clients cibles !

2– Les besoins de ma clientèle

Nous venons de voir quelles sont mes cibles CLIENTS, voyons maintenant les besoins de chaque type de client.

A – les clients simples :

- Les artisans, profession du bâtiment (peintre, maçon, électricien, plombier etc…)

- Les TPE et PME ainsi que les commerces

B – les clients à compétences techniques

- Les professions avec des compétences techniques comme architecte, géomètre, maître d’œuvre, diagnostiqueurs, expert en assurance, expert n automobile etc…

C – Les clients à spécialisation et profession réglementée

- Les professions libérales médicales, paramédicales et juridiques

D- Les particuliers recherchent une écoute de leurs besoins. Ils attendent que vous soyez attentive, empathique, sociable, souriante et que vous soyez en capacité de leur apporter des conseils.

3– Vos différences face à la concurrence ?

Elles font partie de votre personnalité, vos expériences, vos qualités et vos compétences par rapport à la concurrence.

Par exemple : vous avez travaillé 10 ans dans un cabinet d’avocat, vous avez donc :

a) - Une spécialité de métier, le juridique pour notre exemple,

b) - Les cabinets d’avocats sont donc une clientèle que vous connaissez bien, c’est rassurant pour votre prospection

c) - Une expérience significative dans votre parcours pour rassurer votre clientèle et surtout avoir les bons arguments pour signer vos contrats.

d) - Un réseau, dans vos amis, famille, activités sportives ou autres, des groupes d’amis (réseau Les bonnes copines, etc.), des groupes d’entrepreneurs et les réseaux sociaux (facebook, Instagram, LinkedIn)

e) - Un mode de communication, comme un blog, un site internet, les réseaux sociaux, mais aussi les annuaires de métier, les sites apporteurs d’affaires.

f) - Et surtout vos tarifs, je vous en parle un peu plus tard, mais surtout ne faites pas des tarifs tirés vers le bas, sous prétexte que la concurrence est là. Vos tarifs doivent être qualitatif, vos tarifs vous les justifieraient toujours par un travail de qualité, qui assure votre crédibilité.

Votre objectif : VOUS DÉMARQUER de la concurrence, afin de donner envie à vos cibles de travailler avec vous et d’utiliser vos services.

4– Les moyens de vous faire connaître

Comment passer à l’action pour trouver des clients,

Au début vous allez ouvrir une page Facebook, puis un profil LinkedIn, puis Instagram, puis un site internet, oui il faut ces outils, mais ATTENTION il faut les alimenter régulièrement et avoir des idées pour les alimenter, sinon cela ne sert à rien. Vous perdrez du temps sur ces réseaux et en oublierez votre métier.

Il faut réfléchir à une STRATEGIE avant de se jeter dans la communication pour absolument trouver des clients. Je préconise plutôt de choisir vos canaux de communication au regard :

Votre offre : Répond-elle à un projet que les gens aiment partager ?

Votre positionnement sur le marché Où se trouve la concurrence ?

Des personnes avec lesquelles vous voulez travailler où les trouver ?

De vos compétences Combien de temps allez-vous pouvoir consacrer à votre communication, et à vous faire connaître ?

Avez-vous les moyens d’en déléguer une partie ou saurez-vous utiliser des outils logiciels pour vous aider ?

Enfin, de la stratégie que vous aurez arrêtée et qu’il vous faudra tester et évaluer, avant d’en changer, si besoin.

1 Site internet

2 - Page Google-My-Business.

3 - Les réseaux professionnels et amateurs

4 - Les réseaux sociaux

5 La prospection téléphonique

6 Les annuaires professionnels

7 Les plateformes

8 – Vos anciens employeurs

9 - Contacter les télésecrétaires déjà installées et proposer votre collaboration en sous-traitance

10 Essai gratuit,

11 - Votre mairie,

12- Si vous intégrez une couveuse ou une pépinière,

SURTOUT TOUJOURS CHERCHER À ÉTENDRE SON RÉSEAU

6– Le rendez-vous

Ça y est vous avez décroché un rendez-vous pour votre proposition.

Toujours avoir une bonne présentation correcte :

- Être présentable (éviter de fumer en attendant le rdv, d’abord y a l’odeur, et ensuite si quelqu’un vous voit ça peut ne pas plaire) ;

- Bien habillée, maquillée, peignée.

Pendant l’entretien, évitez les jurons et autres mots d’argot.

N’oubliez pas le bloc note car prendre les notes sur son téléphone portable ne fait pas très sérieux.

L’IDÉAL est d’avoir préparé votre entretien avec une fiche et des questions, vous n’oublierez pas l’essentiel.

et les  questions à poser :

AVANT DE PASSER AU MODULE SUIVANT METTEZ BIEN EN ACTION TOUTES TECHNIQUES

JE VOUS METS UN EXERCICE DE COMMUNICATION POUR UN RENDEZ VOUS,  JE mets également le fichier avec les réponses,  essayez de faire cet exercice sans regarder les réponses

au sujet de l'exemple de fiche pour le rendez vous et les questions, vous pouvez en rajouter autant que vous le souhaitez.