Precificação Estratégica: Dominando a arte de definir preços

Como inserir, administrar e dar permissões a pessoas que vão usar o software:

É muito importante estabelecer quem tem acesso as informações e qual é este nível de acesso (integral ou parcial). A formação de custos é algo bastante estratégico para as empresas e pode determinar o sucesso ou não de um produto posto no mercado. Não são informações que qualquer pessoa possa estar acessando. Desta forma é bem importante definir os colaboradores que irão acessar o software e seus recursos. Esta definição requer estabelecer quem fará o que e esta ligada ao Setor de atividade do colaborador.

Exemplificando: Muito provavelmente as informações referentes ao custo de funcionários, salários por exemplo, ficará a cargo do setor de RH da empresa e restrito a apenas este, um colaborador desse setor irá inserir no software estas informações e por serem sigilosas somente este operador terá acesso ao conteúdo, porém o resultado será a utilização desta informação para elaborar o processo de custeio do valor da mão de obra interna direta e indireta.
É bastante comum a exploração de vulnerabilidades dos sitemas pelos operadores com o objetivo de burlar e se aproveitar de brechas para fins pessoais, portanto uma política de segurança se faz necessário para proteger o bem mais valioso da empresa, seus dados e informações.
Temos que lembrar que toda política de segurança é bem vinda a fim de preservar a integridade da expertise de negócio, delimitando acessos e protegendo os dados de perdas e acessos não permitidos.

Help: Cadastro de Empresa

1. Como cadastrar a empresa que utilizará o software:

Para garantir o preenchimento correto e completo do cadastro da empresa, é essencial reunir informações junto ao escritório de contabilidade, como o regime tributário da empresa e seus dados de constituição (por exemplo, o Contrato Social).

Orientações importantes:

• Preencha o formulário com o máximo de informações disponíveis, deixando em branco apenas os campos para os quais realmente não haja dados a inserir.

• O aplicativo foi projetado para que suas informações sejam integradas e complementares. Assim, a ausência de dados em determinados campos pode comprometer o funcionamento adequado de algumas funcionalidades.

Atenção especial aos campos essenciais:

• Valor da área construída

• Lucro anual desejado

• Regime tributário da empresa

Esses dados são cruciais para a formação de custos e influenciam diretamente na determinação de impostos, rateio de valores e análise de investimentos. Portanto, são determinantes para a precificação dos produtos ou serviços da empresa.

Dica: Reúna todas as informações em um único local. Essa tarefa pode demandar esforço, mas persistir nesse objetivo é essencial. Consulte a internet, o escritório de contabilidade, colaboradores e até mesmo dados disponíveis internamente na empresa. Em alguns casos, poderá ser necessário implementar métricas específicas para coletar informações relevantes.

Validação: Após reunir os dados, certifique-se de validá-los para garantir que estejam sempre completos e atualizados.

Melhores práticas para preenchimento:

• Utilize LETRAS MAIÚSCULAS.

• Evite caracteres especiais ([!%@#&*':<>?]), espaços duplicados e acentos.

• Siga a ordem de preenchimento exibida na tela: de cima para baixo e da esquerda para a direita.

• Preencha todos os campos possíveis e, caso uma informação se torne disponível futuramente, atualize o cadastro prontamente.

• Realize revisões periódicas. Alguns dados precisam ser atualizados mensalmente.

• Estabeleça rotinas de atualização e atribua acessos de acordo com as responsabilidades dos colaboradores.

Objetivo do cadastro:

O cadastro da empresa reúne dados relevantes que serão utilizados em outras áreas do aplicativo, como:

• Definição de cabeçalhos de relatórios.

• Criação da ficha cadastral da empresa.

• Emissão de Certidões Negativas de Débito (CNDs).

• Referência ao regime tributário.

• Registro da logomarca para uso em relatórios.

Inserindo o Logo da Empresa

Inserir o logo da empresa é essencial para personalizar e padronizar a impressão dos relatórios gerados pelo sistema. O arquivo deve estar no formato .jpg para garantir compatibilidade e resultados satisfatórios.

Importância de "popular" os campos corretamente

Os campos do sistema precisam ser preenchidos com o máximo de precisão e atenção possível para alcançar os resultados esperados. Lembre-se de que as informações completas garantem a funcionalidade integral do aplicativo.

Dicas importantes ao usar o aplicativo:

1. Gerenciamento de usuários e senhas

• Identifique as pessoas e cargos que irão operar o sistema.

• Utilize senhas fortes (compostas por letras, números, símbolos e com no mínimo 8 caracteres).

1. Preenchimento dos campos

• Preencha os campos utilizando LETRAS MAIÚSCULAS (exceto e-mails e URLs, que devem ser digitados em minúsculo).

1. Evite caracteres especiais

• Não insira caracteres como (!@#$%¨&*()_+}{ºª?/|) nos campos de texto.

1. Complete os campos obrigatórios

• Insira o maior número de informações possível, evitando deixar campos em branco. Campos obrigatórios estão circundados de cor azul.

1. Dados considerados "chaves primárias"

• Campos como CNPJ, CPF, ID e Código de Barras (GTIN/EAN) são únicos e essenciais. Certifique-se de preenchê-los corretamente, pois erros nesses dados podem causar duplicidade.

1. Evite abreviações inadequadas

• Quando necessário, abrevie apenas nomes intermediários. Por exemplo, use abreviações conhecidas como:

  • Apto (Apartamento)

  • R.: (Rua)

  • Ap. (Aparecida)

Manutenção e Atualização das Informações

· Atualize periodicamente
Certifique-se de revisar regularmente os dados no sistema. Informações como índices financeiros, tabelas de tributos e taxas (ex.: IR, INSS, ICMS, PIS, COFINS, ISSQN, IBPT, NCM) precisam ser ajustadas com frequência, pois seus valores estão sujeitos a mudanças.

· Fontes confiáveis

Busque sempre essas informações em fontes seguras, como órgãos governamentais, entidades reconhecidas ou o escritório de contabilidade da empresa.

Padronização e Organização dos Dados

Dê o seu melhor para organizar e padronizar as informações, garantindo:

• Revisões ortográficas e gramaticais.

• Consistência em nomenclaturas e codificações.

• Clareza na estrutura dos dados.

Essas práticas podem demandar esforço, mas os resultados valem a pena: relatórios mais profissionais, processos mais claros e maior eficiência no uso do sistema.

1.1.1. Guia de Instrução para Preenchimento do Cadastro de Empresa – PANDORA

Este documento tem o objetivo de orientar os operadores do sistema no preenchimento correto e padronizado dos campos do cadastro de empresa. Siga as instruções a seguir para garantir a integridade, a consistência e a atualização dos dados, fundamentais para o bom funcionamento do sistema e a geração de relatórios precisos.

1. Instruções Gerais

· Formato de Datas:

Todas as datas devem ser inseridas no formato DD/MM/AAAA para preservar a integridade dos registros e evitar erros de digitação e formatação.

· Consulta Automática à Receita Federal:

Ao digitar o campo CNPJ/CPF e pressionar a tecla Enter, o sistema realizará uma consulta gratuita à base da Receita Federal, preenchendo automaticamente os campos que dependem desses dados. (Somente CNPJ/MF podem ser consultados e obter informações de retorno. CPFs não são consultados).
Observação: Nem todas as informações estão contidas na base da Receita Federal, portanto, os campos não preenchidos automaticamente deverão ser completados manualmente pelo operador.

· Preenchimento Completo e Padronizado:

• • Utilize LETRAS MAIÚSCULAS para a maioria dos campos (exceto para endereços de e-mail e URLs de sites, que devem ser digitados em minúsculo).

  • Evite o uso de caracteres especiais (por exemplo: !@#$%¨&*()_+}{ºª?/|).

  • Preencha todos os campos possíveis e deixe em branco somente aqueles que realmente não possuírem informação.

  • Revise periodicamente os dados para manter a atualização das informações, especialmente aquelas que sofrem alterações constantes (índices financeiros, tabelas de tributos, etc.).

· Uso de Internet e Ferramentas de Cópia:

Sempre que possível, utilize os botões de acesso à Internet para consultar informações oficiais. Recomenda-se usar o processo de "copiar e colar" (CTRL+C e CTRL+V) para minimizar erros de digitação.

· Botões Funcionais:

Utilize os botões disponíveis para:

• • Pesquisar registros já cadastrados.

  • Importar dados a partir de arquivos *.xml.

  • Salvar alterações (clique sempre em Gravar após finalizar as edições).

· Telefones de Emergência:

O preenchimento do telefone de emergência é obrigatório para empresas que operam com produtos perigosos, pois esta informação é utilizada na elaboração da FISPQ (Ficha de Informações de Segurança de Produtos Químicos).

2. Instruções Campo a Campo

A. Dados Básicos da Empresa

1. Razão Social:

1. • Descrição: Nome completo da empresa, conforme consta em documentos oficiais (ex.: Contrato Social).

   • Orientação: Preencha com o nome completo e em LETRAS MAIÚSCULAS.

2. Nome Fantasia:

1. • Descrição: Nome comercial ou de marketing da empresa.

   • Orientação: Utilize a nomenclatura pela qual a empresa é popularmente conhecida, em LETRAS MAIÚSCULAS.

3. Data Fundação:

1. • Descrição: Data de fundação da empresa.

   • Orientação: Insira a data no formato DD/MM/AAAA. Essa informação pode influenciar cálculos e estatísticas internas (ex.: tempo de atividade).

4. CNPJ/CPF:

1. • Descrição: Número de identificação fiscal da empresa (CNPJ para empresas ou CPF para profissionais autônomos).

   • Orientação: Digite o número corretamente e pressione Enter para que o sistema consulte a base da Receita Federal e retorne os dados necessários para complementar o cadastro.

5. Ramo Atividade:

1. • Descrição: Setor ou área de atuação da empresa.

   • Orientação: Informe o ramo principal da empresa, por exemplo, "COMÉRCIO E SERVIÇOS", usando LETRAS MAIÚSCULAS.

6. Tipo:

1. • Descrição: Natureza jurídica da empresa.

   • Orientação: Selecione ou informe “JURÍDICA” conforme o caso.

7. Segmento:

1. • Descrição: Categoria ou segmento de mercado em que a empresa atua.

   • Orientação: Forneça uma descrição completa que pode incluir múltiplos serviços ou áreas, como "PRESTAÇÃO E SERVIÇOS, MANUTENÇÃO, REPARAÇÃO, INSTALAÇÃO".

B. Endereço e Contato

Esta seção é composta por diversos subcampos que, juntos, compõem a localização e os contatos da empresa.

1. Entrega, Correspondência, Faturamento e Cobrança:

1. • Descrição: Identifica qual endereço será utilizado para processos logísticos e financeiros.

   • Orientação: Geralmente, insira “SEDE” ou o nome que identifique o endereço principal.

2. Logradouro:

1. • Descrição: Tipo do logradouro (ex.: RUA, AVENIDA).

   • Orientação: Preencha com o tipo de via em LETRAS MAIÚSCULAS.

3. Endereço:

1. • Descrição: Nome do logradouro ou via.

   • Orientação: Utilize o nome completo, evitando abreviações que possam causar ambiguidades (exceto abreviações reconhecidas e padronizadas, se necessário).

4. Número:

1. • Descrição: Número do imóvel ou edifício.

   • Orientação: Informe o número sem espaços ou caracteres especiais.

5. Complemento:

1. • Descrição: Informações adicionais que complementem o endereço.

   • Orientação: Insira detalhes como “PREDIO COMERCIAL”, se aplicável.

6. Bairro:

1. • Descrição: Nome da localidade ou bairro.

   • Orientação: Informe o bairro em LETRAS MAIÚSCULAS.

7. Código (Cod.):

1. • Descrição: Código identificador, possivelmente o código IBGE da cidade.

   • Orientação: Informe o código exato, se disponível.

8. Cidade:

1. • Descrição: Nome da cidade.

   • Orientação: Preencha com o nome completo em LETRAS MAIÚSCULAS.

9. UF:

1. • Descrição: Sigla do estado (Unidade Federativa).

   • Orientação: Informe apenas a sigla (ex.: SP), em LETRAS MAIÚSCULAS.

10. CEP:

1. • Descrição: Código de Endereçamento Postal.

   • Orientação: Insira o CEP no formato correto (ex.: 18520-056).

11. Fone 1:

1. • Descrição: Número de telefone principal de contato.

   • Orientação: Informe o número conforme os padrões estaduais, incluindo DDD.

12. Fax:

1. • Descrição: Número de fax (se aplicável).

   • Orientação: Caso não possua, deixe o campo em branco.

13. Fone 0800:

1. • Descrição: Número de telefone gratuito, se houver.

   • Orientação: Preencha caso a empresa possua esse contato; caso contrário, mantenha em branco.

14. Celular:

1. • Descrição: Número de telefone celular para contato.

   • Orientação: Insira o número com DDD, em conformidade com o padrão nacional.

15. Site:

1. • Descrição: Endereço do site da empresa.

   • Orientação: Deve ser digitado em minúsculo (ex.: https://mtecapoio.com.br/).

16. Caixa Postal:

1. • Descrição: Número da caixa postal, se houver.

   • Orientação: Preencha se essa informação for relevante para a comunicação com os clientes.

C. Logomarca

· Descrição:
Espaço destinado à inserção da logomarca da empresa que será utilizada na impressão de relatórios, se autorizada.

· Orientação:

• • O arquivo de imagem deve estar no *formato .jpg.

  • Verifique a consistência visual e qualidade da imagem antes de importar.

  • Certifique-se de que a logomarca esteja de acordo com a identidade visual da empresa.

3. Considerações Especiais

· Atualizações e Validações:

Informações que não são obtidas automaticamente (como alguns dados manuais) devem ser validadas e revisadas periodicamente para garantir a precisão. Atualizações frequentes são recomendadas, especialmente para dados sujeitos a alterações constantes (ex.: índices financeiros, tributos, taxas, etc.).

· Consulta e Importação de Dados:

Utilize os botões de acesso à internet para ser redirecionado aos sites oficiais e facilitar consultas. Quando disponível, também é permitido importar informações a partir de arquivos *.xml.

· Procedimentos Pós-Alteração:

Após concluir o preenchimento e as alterações, NÃO ESQUEÇA de acionar o botão Gravar para salvar as informações inseridas.

Este guia visa padronizar o processo de cadastro, garantindo que todas as informações essenciais sejam registradas de forma completa e correta. Ao seguir estas instruções, os operadores contribuirão para a integridade dos dados, o bom funcionamento do sistema e a produção de relatórios precisos e eficazes.

Se houver dúvidas ou necessidade de ajustes adicionais, consulte o responsável pelo suporte do sistema PANDORA ou o setor de TI.

1.1.2. Funcionalidades e Utilidade das Informações no Cadastro de Empresa

Este guia integra as instruções de preenchimento com a utilidade prática de cada campo. Ao compreender onde e como essas informações serão utilizadas, os operadores poderão garantir dados completos, precisos e que agreguem valor ao sistema.

1. Funcionalidades Específicas do Cadastro

A. Personalização de Relatórios

• Razão Social, Nome Fantasia e Logotipo

  • Utilidade:

    • Identidade Visual: Esses dados são usados para customizar os cabeçalhos dos relatórios e demais documentos emitidos pelo sistema, reforçando a imagem da empresa.

    • Profissionalismo: Uma apresentação consistente e padronizada transmite profissionalismo e pode influenciar positivamente clientes e parceiros.

B. Credibilidade e Histórico da Empresa

• Data de Fundação

  • Utilidade:

    • Cálculo do Tempo de Operação: A data de fundação permite ao sistema calcular há quanto tempo a empresa está em atividade, dado que um tempo maior de mercado pode aumentar a credibilidade da empresa perante clientes e fornecedores.

    • Histórico: Este dado sustenta argumentos de solidez e experiência, fatores importantes em análises internas e negociações no mercado.

C. Conformidade Legal e Enquadramento Econômico

• Ramo de Atividade e Segmento

  • Utilidade:

    • Definição do CNAE: Esses dados são determinantes para definir o Código Nacional de Atividades Econômicas (CNAE), que enquadra as operações da empresa legalmente.

    • Operacionalidade e Tributos: Um correto enquadramento no CNAE define as atividades autorizadas, impactando a carga tributária e o regime de impostos a ser aplicado.

    • Direcionamento Estratégico: Além de questões fiscais, essa informação ajuda a segmentar a empresa no mercado e direcionar estratégias comerciais.

D. Gestão e Comunicação Eficiente

• Dados de Contato (Telefones, Endereços, E-mails, Sites, etc.)

  • Utilidade:

    • Comunicação: Esses dados garantem que a empresa esteja acessível para correspondências físicas e digitais, facilitando a comunicação com clientes, fornecedores e parceiros.

    • Suporte e Atendimento: A centralização e a atualização dessas informações possibilitam um atendimento mais ágil e coerente, tanto interno quanto externamente.

2. Atenção aos Detalhes de Endereço para a Validação da NFe

• Tipo de Logradouro:

  • Instrução Específica:

    • Não inclua o tipo de logradouro na descrição do endereço para evitar duplicidade de informação.

    • Utilidade:

      • Validação Fiscal: A exclusão do tipo de logradouro do campo “Endereço” é essencial para a correta validação da Nota Fiscal Eletrônica (NFe), que exige o bairro em um campo separado e outros dados formatados de maneira específica.

3. Resumo dos Benefícios para a Empresa

Ao seguir essas diretrizes:

· Consistência e Profissionalismo:

• • Todos os relatórios e documentos gerados estarão padronizados, reforçando a identidade visual e a marca da empresa.

· Credibilidade e Confiança:

• • Informações precisas, como a data de fundação, fortalecem a reputação da empresa e demonstram a sua experiência no mercado.

· Conformidade Legal:

• • O correto enquadramento pelo CNAE e a atualização dos dados de contato e endereços garantem cumprimento das normas fiscais e legais, evitando problemas em auditorias e na emissão de documentos fiscais.

· Comunicação Eficiente:

• • Dados atualizados garantem um canal de comunicação claro e ágil, melhorando o relacionamento com clientes e parceiros e otimizando os processos internos.

4. Considerações Finais

Cada informação inserida no cadastro não é apenas um dado isolado, mas um elemento fundamental que integra e impulsiona diversas funcionalidades do sistema. A correta utilização dessas informações possibilita:

• A personalização dos relatórios e documentos,

• A consolidação da identidade e credibilidade da empresa,

• O enquadramento correto em termos de atuação e tributação,

• Uma comunicação integrada e eficaz para todas as partes interessadas.

Portanto, ao preencher o cadastro, dedique especial atenção à integridade e à formatação dos dados. Essa prática assegura que o sistema opere de maneira fluida, que as informações estejam sempre atualizadas e que a empresa colha os benefícios de um dados bem estruturados.

1.1. Matriz Cadastro Complemento:

Instruções e Utilidade: Ramo de Atividade e Segmento de Atuação no Cadastro da Empresa

Este guia tem como objetivo orientar a inserção dos dados referentes ao ramo de atividade e ao segmento de atuação no cadastro da empresa, explicando a importância e o uso prático dessas informações dentro do sistema.

1. Introdução

Ao cadastrar o ramo de atividade e o segmento de atuação da empresa, você fornece dados essenciais derivados do Contrato Social – a certidão de nascimento da empresa. Nesse documento, estão descritas a identidade, os objetivos e as funções que a empresa desempenha. Essa categorização é indispensável para definir o enquadramento legal e operacional através do código CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas).

2. Importância do CNAE

· Definição e Finalidade:

• • O CNAE vincula o objetivo da empresa às atividades permitidas, determinando se a empresa pode comercializar materiais, industrializar produtos ou prestar serviços.

  • Atuar fora do CNAE definido caracteriza erro e pode acarretar problemas legais e operacionais.

· Utilidade no Mercado:

• • Durante negociações comerciais, é prática comum solicitar o "Cartão do CNPJ", que apresenta as atividades autorizadas para a empresa, garantindo que os parceiros estejam aptos a realizar a transação.

  • Uma empresa pode ter um CNAE principal e diversos secundários.

    • Microempreendedor Individual (MEI): Permite 1 CNAE principal e até 15 secundários.

    • Demais Regimes Tributários: Permitem 1 CNAE principal e até 99 secundários.

  • Caso a empresa acumule muitos CNAEs, pode ser vantajoso particioná-la em unidades ou constituir outras empresas do grupo para uma gestão mais eficaz e focada em cada atividade.

3. Obtenção dos Dados de Ramo de Atividade e Segmento

· Consulta Pública do CNPJ:

• • O ramo de atividade pode ser conferido através de consultas públicas no site oficial da Receita Federal ou outros sites governamentais (ex.: com terminação .gov).

  • Essa pesquisa ajuda a confirmar o enquadramento e a estruturar corretamente as atividades da empresa.

· Contrato Social:

• • O Contrato Social apresenta uma visão detalhada sobre quem é a empresa, seu propósito e as atividades que ela pode realizar.

  • Essas informações são fundamentais para definir tanto o ramo de atividade quanto o segmento de atuação no cadastro.

4. Obrigações e Impactos Administrativos

· Obrigações Legais e Contábeis:

• • O enquadramento correto da atividade (por meio do CNAE) implica na observância de obrigações de prestação de contas, obtenção de licenças, e no cumprimento de controles específicos, tais como enquadramento sindical, licenças ambientais, incidência de impostos e etc.

· Atualizações e Custos:

• • Alterações no Contrato Social que afetem o ramo de atividade ou o segmento resultam em despesas administrativas e novas obrigações para manter a conformidade das operações.

· Recomendação Profissional:

• • Consulte regularmente um contador ou consultor especializado para garantir que o cadastro esteja sempre de acordo com as normas legais e boas práticas de gestão.

5. Considerações para Negócios e Parcerias

· Validação de Parcerias Comerciais:

• • Antes de iniciar negociações, é fundamental que cada empresa consulte o "Cartão do CNPJ" de seus parceiros para verificar se o objeto da transação está compatível com as atividades permitidas.

· Flexibilidade nas Operações:

• • O sistema permite diversas atividades correlatas (através de múltiplos CNAEs) para acomodar a diversidade de operações de uma empresa, facilitando a adaptação a diferentes cenários de mercado.

6. Conclusão

Ao definir corretamente o ramo de atividade e o segmento de atuação:

· Integridade e Clareza:

• • As informações do cadastro refletem a identidade e os objetivos da empresa, promovendo a personalização e a padronização dos relatórios.

· Segurança e Conformidade:

• • Garante que a empresa opere dentro dos limites legais, evitando erros fiscais e operacionais.

· Facilidade de Negócios:

• • Clientes e parceiros podem verificar a compatibilidade comercial com base no “Cartão do CNPJ”, viabilizando relações de negócios mais seguras e confiáveis.

· Gestão Administrativa Otimizada:

• • Reduz as chances de retrabalho administrativo e facilita o cumprimento de obrigações legais e contábeis.

Dedique atenção a estes campos e mantenha a atualização periódica das informações, assegurando que o cadastro da empresa esteja sempre em conformidade com o Contrato Social e preparado para atender às demandas do mercado.

Este documento não só orienta os operadores na correta inserção dos dados, mas também ressalta como essas informações são estratégicas para a gestão, a conformidade legal e o sucesso nos negócios.

Definindo as Áreas, Departamentos e Setores da empresa.

O que fazemos aqui é iniciar o entendimento de nosso negócio, estruturando ele de forma a visualizarmos o que há em nosso empreendimento. Onde as "coisas" acontecem e se localizam fisica ou virtualmente nos blocos definidos para situar atividades afins.

Todo Setor estará contido em um Departamento que por sua vez pertence a uma Área da empresa, esta organização proporciona uma análise de atividades e custo por setor, por departamento e por área.

Distribui organizadamente as atividades da empresa nesta hierarquia, permite, entre outras coisas,  identificar o setor que consome maior valor em recursos, que demande certa atenção, controle ou necessite desmembramento.

No aplicativo utilizado como plataforma de estudo (PANDORA), esta hierarquia esta previamente estruturada de maneira a atender uma distribuição básica de organização.

Sinteticamente, uma empresa pode ser dividida em dois grandes grupos organizacionais, a saber:

1. Administração;

2. Produção.

Desta forma relacionamos todas as atividades que são administrativas na Administração e todas as atividades que tem natureza produtiva, na Produção, porém de forma organizada, detalhando.

Importante: Os custos das atividades Administrativas geralmente são apropriadas pelo método de rateio por absorção, enquanto os custos de materiais (MPs), insumos e agregados diretos das atividade Produtivas (da produção), e a MOD (Mão de obra direta) são apropriados no momento de sua efetivação ao processo produtivo, logo NÃO SE APLICA RATEIO POR ABSORÇÃO a MOD e MATERIAIS APROPRIADOS DIRETAMENTE NA PRODUCAO. ESTES SÃO CUSTOS DIRETOS DE PRODUÇÃO (CDP) E CONSTITUEM O CUSTO BASICO (CB)

Há varias dúvidas neste momento, mas tentando simplificar e esclarescer, no momento de se montar o custo, somamos as partes que conseguimos medir diretamente, sequencialmente e temos um resultado, o custo básico do produto, fruto de seus componentes únicos e necessários a obter o produto desejado. Em um momento teremos que colocar (acrescentar) a este custo básico as demais despesas, que não conseguimos aprorpiar diretamente a montagem do item, neste momento, de posse do valor a ser distribuido (rateado), fazemos a absorção por rateio das despesas para que cada item absorva um pouquinho a fim de pagar os "operacionais" (internet, telefone, aluguel, etc... - as Despesas variáveis e outras fixas). que a empresa tem para permanecer estabelecida. Claro que existe outros acrescimos ao produto e um momento certo de faze-los.

Acredito que neste nivel você já possa ter entendido que a ferramenta que estamos usando, ajuda a identificar, separar, classificar, organizar e MEDIR cada etapa do processo de custeio, permitindo obter os resultados (números) necessários para incluirmos a formação do preço do produto ou serviço.

Pense nisso como um quebra cabeça que esta sendo montado, é uma boa analogia, sabemos o que queremos, precisamos encaixar as partes certas para chegarmos ao objetivo desejado.

As peças são os dados e informações que temos, disperços pela empresa aos quais vamos obter e inserir no aplicativo.

O aplicativo é nossa mesa de trabalho, local onde organizadamente colocaremos cada peça.

O fazer é nossa capacidade de observar, obter, gerar, abastecer, manipular. Nossa "inteligencia", esta inteligencia esta sintetizada em formulas, relacionamentos, interatividade e iteratividade,  cálculos, regras de negócio, legislação, expertises, "feeling" para obter o resultado final, o preço do item.

O Aplicativo PANDORA, reune  formulas, relacionamentos, interatividade e iteratividade,  cálculos, regras de negócio, legislação, expertises, "feeling" para nos proporcionar os resultados desejados.

Acrescentando detalhes a utilização do Cadastro de Áreas, Departamentos e Setores

Você pode alterar a estrutura hierárquica, promovendo mudanças nos vínculos das Áreas, Departamento e Setores, ou acrescentando ou subtraindo novas Áreas, Departamentos e Setores de forma a atender da melhor maneira a estrutura organizacional e funcional da sua empresa.

Lembrando que uma empresa é um organismo vivo, nasce cresce, se mantem e morre, constantemente precisa ser cuidada para ter sua existencia rolongada, passando assim de geração a geração (cudados com o processo sucessórios).

Há uma máxima que adotamos, informações são sempre arquivadas, nunca destruidas (exluídas), servem de fatos históricos e estatisticos, logo sugiro manter os parametros e apenas inutilizar os que não forem utilizados.

Uma dica é pegar o organograma da empresa e procurar identificar nele toda esta estrutura e aplicar dentro do Software, criando a mesma estrutura do organograma fisico existente na empresa, fazendo a organização das Áreas, dos Departamentos e dos Setores conforme estiver no organograma já existente que a empresa possui.

Caso a empresa não possua um organograma é um bom momento par definir um, mesmo que seja bem simples.

Obtendo resultados dos Cadastros de Áreas, Departamento e Setores. Relatórios

Uma vez montada a estrutura organizacional da distribuição das Áreas, Departamentos e Setores (com base no organograma da empresa), ficará disponível para a alocação da MOD na respectiva hierarquia, a qual deve ser vinculada na Folha de pagamento de acordo com o arranjo feito no software, ou seja: os funcionários, na folha de pagamento devem ser organizados nos setores da mesma forma como foram organizados nos setores do aplicativo, dendo assim, a folha deve sair com as mesmas Áreas, Departamento e Setores sendo que cada funcionário deve estar alocado nesta hierarquia como foi alocado no software. Percebe-se que a Gestão de Pessoas, deve fornecer elementos para esta etapa e integrar o conjunto de trabalho da formação do custo. Aliás toda estrutura empresarial estará de certa forma integrada ao sistema de formação de custo.

Dúvida: Quando um colaborador participar com suas atividades em mais de um setor, deverá ser alocado no setor principal (onde ele participe mais), no custo a apropriação de suas atividades deverá ser proporcional ao custo que ele representa pela produtividade obtida nos setores que ele participa.

Os custos com o pessoal vinculado a Setores "Administrativos", são custos indiretos, portanto serão considerados como Despesa e não Custo, logo seu valor será absorvido por rateio.

O Plano de Contas é a estrutura básica para a organização dos recursos de entrada e saída, entenda-se por recursos de entrada e de saída (movimentação patrimonial - Contas a Pagar e Receber), toda forma de pagamento (dinheiro, cartão, movimentos bancários, etc.), a sua origem e o seu destino (de onde veio o recurso e para onde foi).

O Plano de Contas estruturado servirá para analisarmos quais são os recursos prioritários e quais deles demandam mais nossa atenção, sejam de entrada ou de saída.

Quais destes recursos estão relacionados diretamente a produção (CDP - Custos Diretos de Produção) e quais irão para "rateio por absorção" (CIP - Custos Indiretos de Produção), para que passem a participar na formação do preço de venda do produto ou serviço, absorvendo desta forma estes "custos, despesas e gastos".

• Importante que este plano se alinhe com o que a Contabilidade utiliza em suas demonstrações, quando isto ocorre facilita muito a tomada assertiva de decisões por parte dos gestores da empresa, logo, uma reunião prévia com a Contabilidade e os operadores da empresa para definir o melhor Plano de Contas a ser adotado, irá facilitar muito o entrosamento das partes quando dos fechamentos mensais, DRE, Balancetes e Balanço.

Vamos estabelecer um conceito e definição para:

1. Custo: Esta diretamente ligado ao objeto do negócio, é tudo que se pode medir e apropriar diretamente a produção ou a comercialização ou serviços, mexer em custo sempre impacta em qualidade. Nas empresas isto representa a maior participação de saída de recursos, em média 50% do Contas a Pagar é para aquisição de itens para produção (MP - Matéria-prima), insumos, embalagens e agregados para compor o produto Acabado, portanto, toda energia e controle devem ser direcionados para se comprar bem (adquirir itens de qualidade e preço). Assim também, para operações comerciais, que compram mercadorias e revendem e ou prestadores de serviço. Mercadorias adquiridas para revenda são Custo, elaboração de recursos para serviços a serem prestados são Custos. São exemplos de custo:

   • Matéria-prima

   • Embalagens (individual e coletiva dos produtos acabados)

   • Agregados, acessórios, manuais de instrução, baterias, etiquetas, e tudo que vai no produto final e não tem retorno (filmes plásticos, paletes, etc..)

   • Insumos, diretos aplicados aos produtos acabados, desde que medidos e apropriados diretamente (energia elétrica, gás, água, temperos, química, etc...)

   • MOD - Mão de Obra Direta (salários da produção)

2. Despesa: A classificação para despesa pode ser entendida como os recursos necessários, indiretos para viabilizar o objeto do negócio. As Despesas são gerenciáveis (podem ser controladas até certo ponto), necessárias, administradas, incluem-se aqui os exemplos

   • MOA - Mão de Obra Administrativa

   • Telefone, internet, gás de cozinha, material de limpeza, água de galão, tarifas e taxas bancárias, energia elétrica desde que não apropriada na produção, mimos e brindes, seguros, gastos com veículos desde que não sejam objeto do negócio, ações publicitárias, despesas  eventuais e etc.

   • Se a empresa tiver contas a Contabilizar, ou seja operações AINDA não escrituradas e por força de operações não foram disciplinadas contabilmente, estes lançamentos entrarão aqui neste grupo (despesa).

3. Gastos: São todas as saídas não inclusas em Custo ou Despesa, saídas estas das quais a empresa ou negócio não são dependentes, não precisam dela para operar ou obter o produto final. Exemplo: a assinatura de uma revista ou jornal, compra de enfeites e objetos para decoração, etc... Na atuação da gestão financeira a classificação, com o auxílio do plano de contas, e por alguns chamados de centro de despesa, contribui para identificar o que é Custo, Despesa ou Gasto e atuar de forma a "CORTAR" as saídas desnecessárias ( despesas ou gastos).

Importante Conclusão: Custo é critério (compramos bem), Despesa gerenciamos (planos de uso racional) e Gastos cortamos (supérfluo).

O Pandora tras nativamente um Plano Estruturado de Contas, este plano serve tanto para as operações Contábeis quanto a Contabilizar. As contas são genéricas e dentro dela se classificam os lançamentos que tem "afinidade" com a descrição da Conta.

O grau de "acurácia" (detalhamento), que a empresa quer dar as contas deve refletir na estrutura do Plano de Contas, logo quanto mais detalhes deseja-se observar, mas caracteristica será a conta, ao ponto de a Conta ser realmente a operação. Exemplo: Cobrança bancária da cesta de serviços bacários da conta xxxxx-x do banco "Invest Bank", esta conta é bem específica e recebe os lançamentos somente do custo mensal da cesta de serviços contratada para este banco. Diferentemente de uma conta "Despesas Bancarias", que receberá todas e qualquer despesa bancária, independente do que seja, pois o importnte é o registro da movimentação e não o controle da Conta, não havendo um grau de "acurácia" envolvido.

A empresa deve, apos identificar a origem e destino dos recursos, montar seu plano de contas de acordo com as saídas e entradas que possui (a contabilidade da empresa pode auxiliar nisto).

• O Grau de acurácia (detalhamento) dependerá de quanto a empresa deseja detalhar e acompanhar as movimentações destes recursos.

Um grau de alto detalhamento só é desejável em empresas maiores e cujas movimentações necessitem serem acompanhadas profundamente.

Exemplo: Se a empresa tem uma frota de veículos, e percebe que as saídas com eles é relevante, é boa prática passar a controlar e registrar mais detalhadamente estas movimentações, assim sendo, podemos elaborar em plano de contas que permita visualizar tais saídas com mais detalhes, como a seguir:

• Combustível veiculo placa ABC 1A234

• Combustível veículo placa DEF 1B234

• Combustível veículo placa GHI 1C234

• Seguro veiculo placa ABC 1A234

• Seguro veiculo placa DEF 1B234

• Seguro veiculo placa GHI 1C234

• Manutenção veículo placa ABC 1A234

• Manutenção veículo placa DEF 1B234

• Manutenção veículo placa GHI 1C234

• IPVA veiculo placa ABC 1A234

• IPVA veículo placa DEF 1B234

• IPVA veículo placa GHI 1C234

E assim prosseguiríamos no detalhamento, mas se a empresa não precisa de tal, bastaria uma unica conta, como segue:

• Despesas com veículos

Minha sugestão é que algumas saídas tenham um detalhamento, pois elas exigem, são elas:

1. As saídas relativas a operações bancária

   1. Cesta de serviço;

   2. Tarifas e taxas bancárias;

   3. Juros de empréstimos;

   4. Taxas referentes a movimentações Cartão de Crédito e Débito;

   5. Custas emissão e administração de boletos (cobrança)

   6. etc.

2. As saídas relativas a operações com veículos;

3. As saídas relativas a operações do setor comercial;

   1. Propagandas radio, TV, mídias sociais, etc;

   2. Eventos;

   3. Telemarketing;

   4. SAC;

   5. etc.

4. As saídas relativas a operações com comunicação

   1. Telefone numero DD XXXX-XXXX;

Lembrando que todas estas saídas são "DESPESAS", portanto necessitam ser administradas, controladas.

A estrutura do Plano de Contas ajuda a agrupar/separar os recursos de saída e de entrada de forma que facilite a compreensão e também a forma como estes recursos serão ou não absorvidos pelos itens a serem produzidos pela empresa ou serviços a serem prestados (apropriação por rateio - absorção).

• Preferivelmente o Plano de Contas da empresa deve ser consoante com o que a Contabilidade adotará para a empresa. É bem importante que eles andem juntos (se possível tenham as mesmas contas nominadas da mesma forma - tanto de resultados de entrada quanto de saída)

O Plano de Contas (centro de receitas e "despesas"), esta estruturado em níveis.

Nível 01: É o nível mais básico, procura seguir a classificação contábil e se sub divide em grandes grupos, para sub classificar a movimentação patrimonial.

Nível 02: A partir daqui a classificação dos grupos tende a ir se especificando, se subdividindo em grupos ainda mais específicos para poder receber os registros segundo é a conta. Estará vinculado a divisão da estrutura do Nível 01.

Nível 03: Sub divisão do Nível 02. Estará vinculado a divisão da estrutura do Nível 02. Com grupos ainda mais específicos.

Nível 04: Sub divisão do Nível 03. Estará vinculado a divisão da estrutura do Nível 03.

Nível 05: Plano de Contas proposto que visa contemplar as situações que as empresas vivenciam quando classificam suas operações de entrada e saída. Sempre uma conta do Nível 06 (NC) estará, vinculada a uma conta do Nível 05. Por ser este nível padronizado no sistema, ele será a base de todas as análise de movimentações de entrada e saída de recursos, os gráficos estarão diretamente ligados a esta estrutura para representar a movimentação patrimonial. Estará vinculado a estrutura do Nível 04 e assim por diante nos níveis anteriores.

O nível 5, contem uma estrutura pré definida, ao qual a empresa informa seu plano de contas no nível NC (nível 6 - Nível de Conta propriamente dito) e vincula a uma conta do Nível 05 que já contem uma estrutura definida. é possível acrescentar novas estruturas de contas e fazer o vínculo.

Nível 06 ou NC: É a Conta propriamente dita, esta conta deve ser a que a empresa utiliza para classificar seus centros de saída e entrada de recursos.

Podemos imprimir os relatórios da estrutura do Plano de Contas em todos os seus níveis para saber o que cada nível contem e como as Contas estão estruturadas e seguir a melhor prática de classificação das ocorrências (os lançamentos).

Configurando uma conta com as devidas características, objetivando filtrar informações de forma agrupada e elaborar o Balanço e a DRE.

Uma conta (nível NC ou Nível 06) corresponde a conta de movimento propriamente dita.

Quando fazemos um lançamento, quer ele seja "contábil" ou "a contabilizar", entendemos que este registro possui uma série de características que precisam estar previamente vinculadas a Conta, tanto a NC nível 06 como a conta de nível 05, tais como:

Características no nível NC ou Nível 06

• A Conta é uma conta de Débito - A Pagar ou Crédito - A Receber ou NA (não aplicável);

• Ela gera financeira (Contas a Pagar ou a Receber), é de movimento ou simples registro (apenas documental - informativa);

• A conta é de Rateio - Ratear significa aqui distribuir o valor da conta, pela produção de itens acabados - (quanto dela será absorvido por rateio, "100%").

• Tem ocorrência sazonal, não definida, anual ou mensal;

• Tem um dia especifico de ocorrência;

No nível 05 são atribuídas certas classificações as contas para melhor identificá-las e agrupá-las, com o objetivo de obter relatórios, indicadores, balanço e DRE.

Estão assim classificadas no Nível 05:

01) Grupo de Contas "01 - Integração" :

• CDF - Custo Direto de Fabricação; Custo direto de fabricação, não tem rateio, apropria diretamente.

• CIF - Custo Indireto de Fabricação; É acrescido ao valor do item por absorção, geralmente setorial.

• DA - Despesas Administrativas; São as saídas que compõe o percentual a ser absorvida por rateio a produção.

• Investimento; Opção de a empresa absorver ou não (geralmente não absorve), retorno futuro.

• NA (não se aplica); Não aplicável (deve-se evitar esta classificação)

02) Grupo de Contas "02 - Tipo": A conta corresponde a uma saída/entrada classificada como:

• GF - Gasto Fixo; DE ocorrência frequente, permanente ou recorrente.

• GR - Gasto Retornável ou de reembolsável; Saída que em algum momento será reembolsada.

• DV - Despesas Variáveis ou Gastos Variáveis; Saídas diversas, esporádicas, geralmente administrativas.

• NA (não se aplica); Não aplicável (deve-se evitar esta classificação)

03) Grupo de Contas "03 - Categoria": Classifica as Contas em uma visão Financeira:

• Custo; Objeto do empreendimento geram os produtos acabados, estoques.

• Despesa; São saídas necessárias ao empreendimento, controláveis e precisam ser medidas.

• Gasto; Saídas desnecessárias. Devem ser eliminadas.

• Receita; Entradas de recursos no empreendimento.

• NA (não se aplica); Não aplicável (deve-se evitar esta classificação). Simples registro.

04) Grupo de Contas "04 - Impacto": Como a conta impacta no empreendimento:

• Operacional (ocorre porque é objeto da empresa, é o negócio da empresa);

• Não Operacional (outras saídas ou entradas que não são objeto da atividade da empresa);

• NA (não se aplica); Não aplicável (deve-se evitar esta classificação). Simples registro.

05) Grupo de Contas "05 - Auditoria": Atenção que deve ser dada a Conta:

• Reduzir; Monitoramento da conta com o objetivo de reduzir seu valor.

• Monitorar; Conta em observação.

• Estável; Conta dentro das expectativas.

• NA (não se aplica); Não aplicável (deve-se evitar esta classificação).

06) Grupo de Contas "06 - Modo": Classifica a conta conforme sua movimentação

• Fixa; Contas cujo movimento é fixo, em valor e em frequência de ocorrência.

• Variável; Conta cujo movimento é variável, não tem valor fixo nem frequência.

• NA (não se aplica); Não aplicável (deve-se evitar esta classificação).

07) Grupo de Contas "07 - Registro": Forma de registro da Conta, se Contábil (registrada na contabilidade) ou a Contabilizar (pendente por algum motivo de registro Contábil)

• Contábil; Possui todos os requisitos para ser Contabilizada.

• "a Contabilizar"; Esta pendente com requisitos para ser Contabilizada.

A definição das características ajudará a filtrar as contas para análise e ações de controle sobre a conta (o que fazer para um melhor desempenho de resultados desta conta).

Como cadastrar M.O.E. para ser utilizada posteriormente na formação do Custo.

As M.O.E. precisam ser definidas no processo de produção em atividades que correspondem a ações.

Por exemplo: Cortar, pregar, abrir, encher, tirar, sacar, empacotar, etc.

Usamos sempre os verbos para descrever uma M.O.E.

E uma sequencia lógica de operações para identificar o trabalho que é realizado, assim sendo, temos por exemplo a tarefa de confeccionar roupas:

1) setor corte:

1. a) estender o tecido; R$ 0,10

2. b) riscar; R$ 0,05

3. c) cortar; R$ 0,20

4. d) costurar; R$ 0,50

5. e) revisar; R$ 0,20

6. f) etc.

Total da tarefa de confeccionar roupa: R$ 1,05. Este seria então o valor total que a tarefa de confeccionar roupa executa externamente, portanto a M.O.E CONFECCIONAR ROUPA = R$ 1,05

Uma M.O.E. sempre estará relacionada a um setor, mesmo que este seja definido como externo. Mesmo sendo externo ele é considerado parte integrante da empresa e do processo de produção ou prestação de serviços.

O valor da M.O.E. Também pode ser baseada no valor pago quando a atividade é executada dentro da empresa (custo da M.O.D. - Mão de Obra Direta), porem sem os encargos trabalhistas incidentes na folha de pagamento desta M.O. - Mão de Obra, já que o prestador de serviço não faz parte do quadro de funcionarios da empresa, não estando portanto sujeito aos encargos equiparados aos funcionários.

IMPORTANTE: Há legislação específica para fazer a coisa certa na contratação de terceiros (serviços externos) para que não configure vinculo empregatício. (ver reforma trabalhista)

Aprendendo a calcular o valor de um serviço externo (M.O.E.).

Um serviço externo é um trabalho terceirizado que uma empresa ou pessoa faz no produto ou serviço da empresa e o qual é aplicado no processo de formação do valor do produto ou serviço final.

Ele se vale de um parâmetro, geralmente o valor pago pelo mercado ou piso salarial ou ainda o salário mínimo para a categoria de trabalhadores específica do trabalho ou serviço realizado. A este "piso de referencia" a empresa solicitante pode acrescer um percentual remuneratório para valorizar a prestação do serviço.

Seu cálculo leva em consideração o "valor de referencia especificado" para uma métrica, que geralmente é quantidade produzida de peças/hora.

Cadastrando o IPI.

O IPI é o Imposto sobre Produtos Industrializados. Somente a industria poderá ter incidência deste Tributo.

Em empresas prestadoras de Serviços e Comerciais este tributo não se aplica.

Quem paga o IPI é quem compra um produto industrializado para revenda ou consumo.

Então quem emite a NFe (Nota Fiscal Eletrônica), destaca este tributo na nota e arrecada do consumidor o valor correspondente e fica obrigado a repassar ao FISCO.

O IPI será aplicado somente no final do processo de formação de preço do produto. Constituindo o percentual pago pelo consumidor por adquirir um produto industrializado.

Os Tributos são percentuais aplicados em momentos específicos da formação do valor do produto ou serviço.

Tais Tributos estão intimamente relacionados ao Regime Tributário da Empresa, e seguem uma premissa:

• Quanto mais pequena e simples for a empresa menos incidência de impostos e tributos terá, e quanto maior a empresa mais aplicação de impostos e tributos teremos. Observar que isso não tem a ver com o valor de imposto pago, pois por vezes uma empresa de grande porte pode até pagar menos impostos e tributos que uma empresa de pequeno porte. Tudo dependerá de uma gestão administrativa e aplicação da legislação e da oportunidades que cada Regime Tributário proporciona.

Esta configuração deve ser validada pela Contabilidade da Empresa, pois ela se baseia em  leis definidas pelos poderes Federal, Estadual e Municipal e também por alguns órgãos reguladores e fiscalizadores, portanto a Contabilidade deve fornecer estes Tributos, impostos e os índices que se apliquem ao regime sob qual a empresa atua para desempenho de suas atividades para parametrizar o valor do índice e o momento correto de sua aplicação no fluxo de precificação.

Identificando as diversas tabelas de códigos e nomenclaturas que se padronizou para serem utilizados na definição das Tributações incidentes nas diversas operações de comercialização de produtos e prestação de serviços.

Tais tabelas são padronizadas por leis Federais, Estaduais e Municipais e devem ser inseridas em documentos que comprovem operações comercial e de serviços, tais como a NFe e NFeS (Nota Fiscal Eletrônica (comercialização de bens) e Nota Fiscal Eletrônica de Serviços).

Conhecer as regras de utilização destes códigos constitui um grande diferencial de mercado, pois sua interpretação especifica inequivocamente o formato da operação que esta sendo feito, os impostos e tributos incidentes na operação e o custo real de aquisição do material ou serviço.

A legislação tributária é bem complexa, e cabe um estudo a parte para melhor entendimento, aqui buscaremos esclarecer algumas ocorrências longe de esgotar o assunto.

As Contribuições são definições bem resolvidas de índices aplicados no final da etapa de precificação as quais a empresa tem certeza de incidirem na comercialização e ou serviços por ela efetuados.

Estas Contribuições tem por finalidade acrescer ao valor os índices que sustentam as ocorrências que a empresa definir, todavia essas Contribuições precisam estar devidamente calculadas pois se aplicadas sugerem que as operações contemplam estes custos, desta forma um calculo errado pode definir um índice superior ou inferir ao necessário, no caso os dois extremos seriam prejudiciais a empresa, pois se superestimado poderá inviabilizar o valor do produto ou serviço colocado no mercado o que dificultaria  a sua comercialização e por outro lado se subestimado não cobrirá os recursos necessários a sua produção ou execução o que representaria um prejuízo comercial.

O cadastro de funcionamento é aplicado para fazermos o calculo do custo do funcionário por unidade produzida, assim precisamos informar os dias que serão feriados, os dias que serão concedidos em "ponte" e os feriados variáveis.

Sabendo quantos dias trabalhados serão realizados no ano, podemos saber a média mensal e estabelecer quanto será o custo hora do funcionário.

Esta informação é um parâmetro para o calculo da M.O.E.

Definimos as Unidades padrões a serem utilizadas como medidas nos materiais e produtos adquiridos e produzidos e também os serviços.

Importante utilizar as métricas padronizadas e suas siglas de acordo com as convenções da ABNT.

Quando utilizamos embalagens fechadas como forma de comercialização devemos informar o fator de conversão, que é um agente multiplicador ou divisor para fazer frente a menor unidade de comercialização ou consumo. Por exemplo um material que é adquirido por caixa e é consumido por unidade e cuja caixa contém 12 unidades, o fator de conversão deve ser caixa para unidade com 12 no fator de conversão.

Já a Linha é a definição de uma separação de características de itens que a empresa possa produzir ou comercializar. Como por exemplo uma empresa de vestuário que possui a linha de produtos masculinos e femininos, portanto duas linhas distintas.

A identificação de linhas de produtos ou serviços nos ajuda a separar e organizar  os itens produzidos em uma especie de "conjunto de produtos", que amplia nossa visão de relacionamento e afinidades no quesito preço.